1. Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet de définir les conditions et modalités de mise en œuvre de l'audit pour l'exercice de la surveillance administrative et de la vérification des comptes des formations administratives de l'armée de l'air en métropole par les commissaires de l'air.

Une instruction particulière définit les principes régissant l'exercice de ces attributions hors métropole.

Le terme de « formation administrative » tel qu'il est employé par les textes de référence recouvre à la fois les bases aériennes et les unités administratives placées sous l'autorité des commandements organiques et spécialisés ou des directions centrales de service. Par commodité, les expressions « base aérienne » et « information administrative » seront indifféremment employées dans la présente instruction, sauf lorsque la distinction s'impose.

2. Dispositions générales.

2.1. Organisation de la surveillance de l'administration.

Les différents niveaux de surveillance de l'administration des bases aériennes sont définis par l'instruction citée en référence e).

La surveillance de l'administration s'effectue pour l'essentiel :

• à l'échelon régional ;

• au sein de la base aérienne.

2.1.1. Surveillance de l'administration exercée à l'échelon régional.

Les missions d'audit réalisées par les directions du commissariat de l'air en région aérienne (DCA) ont pour objet d'assurer, d'une part, la vérification des comptes, d'autre part, la surveillance administrative des formations administratives.

2.1.1.1. Vérification des comptes.

La vérification des comptes des formations administratives est une attribution particulière confiée par les décrets cités en références a) et c), à des commissaires responsables directement devant le ministre.

Elle a pour objet le contrôle de toutes les opérations comptables afin de s'assurer de leur réalité et de leur exactitude.

La réalité des opérations comptables fait référence à la notion d'existence physique et de traduction fidèle de situations en données comptables chiffrées (réalité d'un procès-verbal d'inventaire ou de caisse…). Le contrôle de la réalité des opérations doit permettre de s'assurer que toutes les transactions passées correspondent à leur réalité économique et pour le bon montant.

L'exactitude s'entend de la justesse intrinsèque des comptes (exactitude arithmétique).

La vérification des comptes des formations administratives en métropole est confiée à des commissaires, officiers supérieurs, désignés par les directeurs du commissariat de l'air en région aérienne. Ils exercent cette responsabilité pour le compte du ministre.

2.1.1.2. Surveillance administrative.

La surveillance administrative relève de la compétence des commandants organiques en métropole ou hors métropole ainsi que des directeurs centraux de service selon une liste définie par l'arrêté cité en référence. Ces autorités l'exercent, soit personnellement, soit en déléguant leur signature aux directeurs du commissariat de l'air en région aérienne.

La surveillance administrative a pour objet de s'assurer que les besoins des formations administratives sont satisfaits conformément aux directives législatives et réglementaires. Elle consiste à vérifier l'efficacité, l'opportunité et la régularité des actes d'administration et de gestion de ces formations et permet ainsi d'apprécier à la fois les résultats obtenus et les moyens mis en œuvre pour les atteindre.

La surveillance administrative peut s'exercer à partir des opérations de vérification des comptes et à l'aide de toute technique d'analyse.

2.1.2. Surveillance de l'administration exercée au sein des formations administratives.

Les modalités de surveillance de l'administration sur les bases aériennes sont définies par l'instruction citée en référence e) et précisées par des textes particuliers.

Il existe sur les bases aériennes trois types d'actions formalisées de surveillance de l'administration :

• la surveillance interne ;

• les vérifications particulières des fonds et des matériels ;

• la surveillance de l'administration intérieure.

2.1.2.1. Surveillance interne.

La surveillance interne incombe aux autorités de la base aérienne ayant qualité de commandant d'unité. Elle constitue une prérogative de commandement dont l'étendue est directement liée aux responsabilités administratives exercées, à savoir :

• des tâches d'administration élémentaire pour l'ensemble des commandants d'unité ;

• des tâches centralisées d'administration pour certains d'entre eux.

Elle vise à s'assurer que les opérations élémentaires sont effectuées conformément aux directives du commandement, que les moyens mis en œuvre sont suffisants et que les actes d'administration sont efficients.

Les modalités d'exercice de la surveillance interne (contenu, périodicité, formalisation) sont déterminées par les directions centrales concernées.

Dans le domaine administratif, la surveillance interne fait l'objet de comptes rendus établis dans les conditions (objet, périodicité) précisées par instruction citée en référence f) et enregistrés au répertoire des actes administratifs.

2.1.2.2. Vérifications particulières des fonds et matériels.

La réglementation impose à certaines autorités des vérifications particulières des fonds et matériels détenus sur la base aérienne. Ces vérifications ne sont pas liées à la qualité de commandant d'unité comme la surveillance interne mais à la détention de fonds et de matériels dont il importe de garantir l'existence.

En ce qui concerne les fonds, des reconstitutions d'avances en numéraire sont effectuées selon des modalités et une périodicité définies par la direction centrale du commissariat de l'air.

En ce qui concerne les matériels, des vérifications d'existants sont imposées aux détenteurs dans les conditions fixées par les directions centrales concernées.

2.1.2.3. Surveillance de l'administration intérieure.

La surveillance de l'administration intérieure permet de juger de la régularité et de l'efficacité des actes d'administration, de la bonne tenue et de l'exactitude des comptes. Elle vise à assurer au commandant de base que la base aérienne a reçu les ressources auxquelles elle peut prétendre, qu'elle est pourvue des moyens qui lui sont nécessaires et qu'elle les emploie de manière opportune et conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Elle relève de la compétence du commandant de base qui peut, selon la procédure de la signature par ordre, en confier l'exercice au chef du soutien du personnel, commissaire de base (CSP), au chef du soutien technique et au chef du service médical.

Le chef du soutien technique et le chef du service médical exercent la surveillance de l'administration intérieure dans les domaines précis fixés par l'instruction citée en référence e). Le contenu des travaux à réaliser dans ce cadre est défini par les directions centrales concernées.

Le chef du soutien du personnel, commissaire de base exerce la surveillance de l'administration intérieure sur tous les aspects de l'administration qui ne sont pas confiés expressément à l'une des deux autorités précédemment mentionnées. Il dispose à cet effet d'un bureau de la gestion et du contrôle (BGC).

Les modalités d'exercice de la surveillance de l'administration intérieure par le chef du soutien du personnel, commissaire de base sont définies par l'instruction citée en référence f).

Elles comportent deux volets distincts mais complémentaires :

• le contrôle interne ;

• le contrôle de gestion.

Le contrôle interne consiste :

• d'une part, à s'assurer que des dispositifs d'auto-contrôle sont mis en œuvre par les différents acteurs de l'administration et que les opérations de surveillance interne et les vérifications particulières des matériels et des fonds sont réalisées ;

• d'autre part, à s'assurer au moyen de contrôles formalisés et prédéterminés, sur pièces ou au sein des unités, du respect de la réglementation et des directives de commandement et de l'efficacité des procédures administratives.

Le contrôle de gestion consiste à suivre l'activité administrative et financière de la base aérienne et à apprécier :

• les résultats obtenus par référence aux objectifs préétablis ou par référence à des normes ;

• l'opportunité et l'efficience des actes d'administration et de gestion, c'est-à-dire l'analyse du rapport entre les moyens engagés et les résultats obtenus.

2.2. Principes méthodologiques.

Pour exercer ses compétences en matière de vérification des comptes et de surveillance administrative, le service du commissariat de l'air met en œuvre une méthode essentiellement fondée sur les techniques de l'audit dont les principes sont définis dans le présent paragraphe.

2.2.1. Le concept d'audit.

D'une manière générale, l'audit peut être défini comme une revue des informations produites par une organisation en vue d'exprimer sur celles-ci une opinion responsable et indépendante par référence à un critère de qualité.

Ainsi le caractère universel de la fonction d'audit conduit à s'intéresser à tout ce qui, dans les différentes activités d'une organisation, concourt à la sécurité des biens, à la protection du patrimoine, à l'efficacité accrue de la gestion.

L'audit va examiner, parmi toutes les dispositions prises et dispositifs mis en place pour assurer un bon fonctionnement, quels sont les points de faiblesse, de dysfonctionnement, les insuffisances susceptibles de conduire à des erreurs, des pertes d'efficacité, des malversations…

Afin de remplir cette obligation de moyens qui lui est assignée, la démarche d'audit procède d'une méthode particulière qui vise à garantir la permanence et la pertinence de la surveillance de l'administration.

Cette démarche, qui se traduit par un avis émis sur le fonctionnement administratif et financier et par des recommandations formulées pour corriger les insuffisances qui seraient observées, participe notamment :

• d'une chaîne continue et intégrée de contrôles ;

• de l'évaluation préalable des risques par appréciation de la situation générale des formations et de l'efficacité de leurs procédures de contrôle interne ;

• de l'analyse par cycles regroupant les services traitant un même flux d'informations ou appliquant des procédures identiques ;

• d'une formalisation adéquate des contrôles effectués.

2.2.2. Les principes de l'audit.

2.2.2.1. La chaîne continue de contrôles.

La caractéristique principale de la démarche d'audit consiste en la mise en place d'une chaîne continue et intégrée de contrôles dont chacun des niveaux de surveillance de l'administration rappelés au 2.1 constitue un maillon essentiel.

Le principe de cette intégration consiste à utiliser, à chaque niveau de contrôle, les résultats des niveaux inférieurs.

A ce titre, les opérations de vérification des comptes et de surveillance administrative s'appuient sur les résultats de la surveillance de l'administration intérieure qui, elle-même, doit intégrer ceux de la surveillance interne. Le chef du soutien du personnel, commissaire de base, garant de la bonne application des mesures de contrôle interne qui sous-tendent la vérification des comptes et la surveillance administrative, doit s'assurer de leur réalité, de leur validité et de leur efficacité.

L'objectif d'une telle chaîne est d'accroître l'efficacité de la surveillance administrative et de la vérification des comptes en permettant une bonne remontée de l'information, en évitant une redondance des différents contrôles et en assurant une corrélation efficace entre les visites sur place et les vérifications sur pièces.

La continuité de cette chaîne nécessite une formalisation claire et précise des différentes opérations de surveillance intervenant à chacun des niveaux.

Les modalités de mise en œuvre de ce principe sont exposées au 8 de la présente instruction.

2.2.2.2. L'évaluation des risques.

L'évaluation des risques par appréciation de la situation générale des formations et de l'efficacité de leurs procédures de contrôle interne est un principe qui s'impose à toute mission d'audit.

En effet, l'impossibilité pratique de procéder à un contrôle exhaustif des opérations exige des choix qui conduisent à accepter des incertitudes et des risques résiduels. Or, la bonne gestion de ces risques suppose une évaluation préalable de l'environnement, de la qualité et de l'application effective des procédures de contrôle interne ainsi que des risques intrinsèques à chaque poste comptable.

L'audit procède d'une approche sélective conduite par exceptions. Elle consiste, d'une part à accentuer les travaux là où les risques apparaissent importants et, d'autre part à maîtriser, pour les atténuer, les risques résiduels au moyen de techniques et d'outils qui lui sont propres.

La nature et l'étendue des interventions sont liées à l'évaluation des risques propres aux services de la base qui conduit à déterminer l'étendue des contrôles.

L'analyse des risques consiste principalement en :

• une appréciation de l'environnement externe (survenance d'événements majeurs auxquels la base doit faire face, particularités dans l'organisation de celle-ci, …) ;

• une appréciation des risques internes (propres à chaque poste comptable) ;

• une synthèse des informations historiques (fréquence des erreurs relevées les années passées, prise en compte et mise en application par la base des recommandations passées, comptes rendus des travaux du CSP et de son BGC, synthèse de la vérification des comptes sur pièces…) ;

• une appréciation du résultat des travaux menés au titre du contrôle interne ;

• une appréciation des principales données issues du contrôle de gestion de la base (tableaux de bord, indicateurs, analyse de bilans…).

2.2.2.3. L'analyse par cycles.

L'analyse par cycles consiste à identifier toutes les opérations d'une même chaîne et à s'assurer qu'il n'existe pas de points de faiblesse aux interfaces, c'est-à-dire aux points de liaison entre les différents cycles (information erronée ou perdue…). Il s'agit donc de regrouper, dans un cycle donné, les services traitant des mêmes flux de transactions et d'informations ou utilisant des procédures comptables identiques.

Les objectifs d'un découpage en quelques grands cycles sont :

• d'obtenir une vue d'ensemble du fonctionnement des services ;

• de mieux comprendre les flux de transactions en les appréhendant dans leur ensemble, donc de repérer leurs points de faiblesse éventuels, permettant ainsi une analyse plus fine des risques spécifiques ;

• de simplifier la répartition du travail au sein de l'équipe d'audit, chaque membre traitant un ou plusieurs cycles.

L'analyse par cycles peut notamment s'avérer pertinente dans le cadre d'une analyse thématique de la régularité et de l'opportunité des actes d'administration et de gestion.

2.2.2.4. La formalisation des contrôles.

La formalisation, selon des normes précisément établies, des contrôles menés par des auditeurs a pour objectif de leur conférer un caractère probatoire, opposable à tout tiers.

Les règles de formalisation et de documentation des travaux sont exposées au 6 de la présente instruction.

3. Organisation de la fonction « audit » au sein des directions du commissariat de l'air en région aérienne.

3.1. La division « audit, contrôle de gestion ».

3.1.1. Organisation interne.

L'organisation de la division « audit, contrôle de gestion » est définie par l'instruction citée en référence g).

La division « audit, contrôle de gestion » est dirigée par un chef de division assisté d'un adjoint. Elle est organisée en bureaux « audit » à compétence territoriale et comporte une cellule « contrôle de gestion » directement rattachée au chef de la division.

Les compétences territoriales respectives des différents bureaux « audit » ainsi que la répartition des attributions entre ceux-ci sont arrêtées par le directeur du commissariat de l'air en région aérienne.

3.1.2. Attributions.

La division « audit, contrôle de gestion » est chargée :

• de diffuser la réglementation et les directives de l'échelon central concernant la surveillance de l'administration ;

• de veiller au respect des normes d'audit et de s'assurer de la qualité des procédures mises en œuvre par les équipes d'audit afin d'en garantir l'homogénéité et la fiabilité ; dans ce cadre, le chef de division peut se faire communiquer à tout moment les documents retraçant les missions en cours ainsi que les comptes rendus de missions avant signature par les autorités compétentes ;

• d'organiser la formation permanente du personnel participant aux missions d'audit ;

• d'assurer l'information des bases aériennes sur l'évolution des méthodes et de participer à la formation du personnel des bureaux de la gestion et du contrôle des bases aériennes ;

• de mettre à jour les dossiers permanents des bases qui constituent une synthèse des informations relatives à l'organisation et au fonctionnement administratif et financier de la base auditée ;

• de préparer le plan d'audit régional prévoyant les opérations de surveillance sur pièces et sur place ;

• de conduire les opérations de vérification sur pièces et de s'assurer de leur coordination avec les visites sur place conduites par les chefs de mission ;

• de préparer les programmes de travail standard qui seront adaptés par chaque chef de mission à la base examinée et aux risques constatés ;

• d'assurer la préparation et le suivi des missions sur un plan logistique ;

• de veiller aux délais d'établissement et de diffusion des comptes rendus de mission d'audit ;

• de préparer la synthèse annuelle sur l'administration des bases aériennes.

3.2. Le personnel chargé de l'audit.

3.2.1. Généralités.

La division « audit, contrôle de gestion », structure permanente, fournit l'essentiel du personnel chargé des opérations d'audit sur pièces et sur place. Il peut cependant être fait appel au personnel des autres divisions de la direction du commissariat de l'air en région aérienne ainsi qu'à du personnel extérieur à la direction choisi en raison de ses compétences particulières dans un domaine de l'administration.

Les missions sur place sont effectuées sous la responsabilité d'un chef de mission, commissaire officier supérieur. Il est aidé d'au moins un collaborateur et d'assistants. Participent aux missions, des commissaires de l'air, des officiers du corps des bases de l'air, des personnels sous-officiers et des personnels civils.

3.2.2. Le chef de mission.

Un chef de mission, officier supérieur du corps des commissaires de l'air, est désigné nominativement par le directeur du commissariat de l'air en région aérienne. Il est choisi prioritairement mais non exclusivement au sein de la division « audit, contrôle de gestion ».

Pour l'exercice de la vérification des comptes, le chef de mission est directement responsable devant le ministre chargé des armées. Il signe le rapport d'audit comptable et l'acte de certification des comptes, ce dernier étant de surcroît contresigné par le directeur du commissariat de l'air en région aérienne.

Pour l'exercice de la surveillance administrative, le chef de mission est responsable hiérarchiquement de la bonne exécution de la mission devant le directeur du commissariat de l'air en région aérienne. Il ne peut lui être consenti de délégation de signature. En effet, la signature du rapport de surveillance administrative mentionné au 7.2.2.1 de la présente instruction doit obligatoirement être apposée par le délégataire exclusif de la surveillance administrative, en l'occurrence le directeur du commissariat de l'air en région aérienne ou, en cas d'absence ou d'empêchement, par le directeur adjoint. Le chef de mission propose au directeur du commissariat de l'air en région aérienne le déclenchement d'une procédure d'alerte dans les conditions définies par la présente instruction.

Le programme de travail retenu pour la base considérée est déterminé par le chef de mission, puis exécuté sous sa responsabilité. Celui-ci s'assure de sa stricte mise en œuvre par les membres de l'équipe. Il est seul habilité à décider, en fonction des informations qui lui sont rapportées par ces derniers, de modifier la nature et l'étendue des opérations de contrôle initialement programmées. Les diverses attributions du chef de mission sont précisées dans les différents articles de la présente instruction.

3.2.3. Les collaborateurs.

Le premier collaborateur est l'élément essentiel de l'équipe d'audit. Il est choisi parmi les commissaires officiers subalternes de la division « audit, contrôle de gestion ».

Ayant reçu une formation approfondie aux méthodes d'audit, le premier collaborateur participe à la définition et à la réalisation des opérations de vérification sur pièce pour les bases aériennes dont il a la charge et assure la direction technique des opérations effectuées sur place. Il conseille, à toutes les étapes de la mission d'audit, le chef de mission sur l'utilisation des techniques d'audit et le remplace lorsque celui-ci n'est pas présent sur la base auditée.

Le premier collaborateur peut être assisté d'autres collaborateurs, officiers subalternes de la division « audit, contrôle de gestion » des autres divisions de la direction du commissariat de l'air en région aérienne ou de services dépendant du commissariat de l'air en région aérienne.

3.2.4. Les assistants.

Ils sont choisis parmi les sous-officiers ou personnels civils assimilés de la division « audit, contrôle de gestion », et, si nécessaire, des autres divisions de la direction. Sous la conduite du chef de mission ou du collaborateur, ils effectuent les opérations techniques de l'audit.

3.2.5. Les participants extérieurs au service du commissariat de l'air.

Dans le cadre des opérations de vérification des comptes et de surveillance administrative des formations administratives, la direction du commissariat de l'air en région aérienne peut faire appel à des spécialistes extérieurs relevant par exemple de bureaux de l'état-major régional ou d'autres directions en région aérienne.

Ceux-ci effectuent les opérations de contrôle de l'administration dans les mêmes conditions que les collaborateurs ou les assistants. Leurs travaux sont réalisés sous la direction du chef de mission ; une copie en est conservée dans les dossiers de travail.

4. Objet et méthodologie de la mission d'audit.

La mission annuelle d'audit des bases aériennes comporte deux volets :

• relevant de la mission de vérification des comptes : l'audit comptable ;

• relevant de la mission de la surveillance administrative : l'audit de régularité et d'opportunité.

4.1. Audit comptable.

4.1.1. Définition.

4.1.1.1. Domaine concerné.

L'audit comptable est exercé dans le cadre de la mission de vérification des comptes confiée aux commissaires de l'air telle qu'elle est définie au 2.1.1.

Il vise à certifier que les comptes sont réguliers, sincères et donnent une image fidèle de la situation de la base aérienne.

Les contrôles, qui ont pour objet de relever les erreurs comptables, s'effectuent notamment sur les points suivants :

• tenue de la comptabilité : existence des documents comptables (comptabilité générale, comptabilité spécifique à une manifestation lorsque son établissement est requis, pièces d'enregistrement comptable et pièces justificatives à l'appui), classement des pièces et tenue des registres, archivage des comptabilités, respect de la chronologie des écritures comptables ;

• maîtrise des opérations comptables : régularité de la passation des écritures (connaissance des opérations comptables, établissement par la base aérienne des pièces comptables obligatoires tels que des procès-verbaux, absence d'erreurs d'imputation ou de ventilation, cohérence globale des états de synthèse (équilibre d'un bilan, cohérence du solde des comptes), respect des nomenclatures « articles », utilisation correcte d'un logiciel comptable ;

• régularité des pièces comptables d'enregistrement ou des pièces justificatives conservées à l'appui : absence de vices de forme (régularité des signatures, mention de l'objet de l'opération, signature intervenant préalablement à l'achat, utilisation d'un formulaire d'achat ou d'un document comptable conforme, pièce intégralement renseignée), opérations de régularisation comptable conformes aux procédures en vigueur ;

• utilisation conforme et à bon escient des procédures et opérations comptables : justification des transferts de charges sur d'autres comptabilités, non-utilisation de procédures comptables dans le but de fausser l'image réelle d'un budget ou d'un résultat, respect de la séparation des exercices lorsque celle-ci est imposée ;

• cohérence entre les opérations ou situations réelles et comptables : existence des mouvements réels ou correcte évaluation de ceux-ci, concordance entre la situation comptable et la situation réelle, existence d'une opération comptable pour retracer un mouvement réel, mise à jour des fichiers clients ou administrés, justification des soldes comptables.

Ces contrôles portent exclusivement sur les aspects comptables du fonctionnement de la base aérienne, toute autre considération relevant de l'audit de régularité et d'opportunité.

4.1.1.2. Objectif des contrôles.

4.1.1.2.1. Acte de certification.

L'audit comptable vise avant tout à émettre, au travers d'un acte de certification, un jugement global sur les comptes qui consiste :

• soit en une certification pure et simple des comptes de la base ;

• soit en une certification avec réserve sur certains fascicules ou documents comptables agrégés, les réserves émises ne devant pas mettre gravement en cause la réalité et l'exactitude des comptes qui sont globalement justes ;

• soit en un refus de certification faisant suite à la découverte de malversations ou à la détection d'erreurs qui font apparaître que la comptabilité de la base est structurellement faussée.

La décision de certifier ou non, avec ou sans réserve, doit demeurer de la responsabilité exclusive du chef de mission. Celui-ci se détermine à l'issue d'un long processus, homogène et cohérent, allant de l'analyse du risque à l'émission d'une opinion sur les comptes.

L'acte de certification doit être clairement distingué du simple redressement d'une erreur comptable. S'il appartient en effet au chef de mission de prescrire la régularisation des erreurs comptables relevées (compte tenu éventuellement du seuil d'ajustement retenu ; le 4.1.2.2) ces dernières ne justifient pas nécessairement l'émission d'une réserve ou un refus de certification.

L'acte de certification a une portée plus large : il constitue une appréciation globale de la comptabilité fondée sur un ensemble de critères. Il ne doit pas reposer exclusivement sur la totalisation arithmétique des erreurs mais sur un ensemble d'éléments pertinents permettant de juger de la qualité d'une comptabilité.

La non-certification doit être réservée aux cas graves (persistance d'une situation, malversations, erreurs comptables ou vice de procédure comptable d'une importance particulière). Un refus de certification ou une réserve doivent être clairement justifiés dans le rapport d'audit comptable (ou le rapport spécial).

4.1.1.2.2. Réserves techniques.

Lorsque le chef de mission constate des irrégularités comptables ne lui permettant pas de certifier purement et simplement les comptes mais ne pouvant en aucun cas être imputées à la base aérienne (par exemple, dysfonctionnement avéré d'un programme informatique, destruction d'actifs ou de documents comptables liée à des circonstances extérieures, …), il émet une réserve dite « technique » en précisant les motifs précis.

Les causes de ces irrégularités ou dysfonctionnements doivent, le cas échéant, être portées à la connaissance des organismes ou autorités concernés.

4.1.2. Méthodologie.

4.1.2.1. Techniques d'audit.

L'audit comptable s'effectue selon l'approche par risques décrite au 2.2.2.1 qui implique le principe de non-exhaustivité des contrôles. Afin de respecter ce principe, sans compromettre la fiabilité des travaux, la méthode d'audit comptable met en œuvre un certain nombre d'outils spécifiques qui sont explicités dans un mémento diffusé auprès des équipes d'audit, appelé « mémento des normes d'audit ».

La méthode fait notamment appel aux instruments suivants :

L'examen analytique qui consiste à examiner des documents comptables en les rapportant à des données provenant :

• de périodes précédentes ;

• de bases aériennes ou d'organismes comparables à l'échelon national ou régional,

et en relevant les écarts par rapport à une moyenne ou les évolutions inhabituelles.

La vérification de pièces comptables et leurs justificatifs.

La circularisation ou confirmation directe qui consiste à obtenir, auprès des tiers qui entretiennent des relations commerciales ou financières avec la base aérienne (fournisseurs) ou des organismes militaires extérieurs à la base aérienne, des informations sur le solde de leurs comptes avec la base aérienne ou sur des opérations effectuées avec elle.

L'observation physique qui vise notamment à vérifier les stocks, les espèces en caisse, les valeurs (tickets, cartes, …).

Le choix des pièces et l'étendue des contrôles sont déterminés au moyen de techniques de complexité variable :

• règle des 80/20 ;

• échantillonnage statistique ;

• taux de couverture ;

• seuils d'investigation, etc.

4.1.2.2. Notion de seuil de signification.

La méthodologie de l'audit et le principe de non-exhaustivité des contrôles qu'elle sous-tend impliquent la mise en œuvre de seuils, différents mais complémentaires, intervenant sur l'ensemble des phases de la procédure.

Le seuil d'investigation constitue le seuil en deçà duquel les informations comptables (écriture, compte, …) sont considérées comme non significatives et ne font pas l'objet d'un examen.

Le seuil d'ajustement constitue le seuil en deçà duquel les erreurs constatées sont considérées comme non significatives et ne nécessitent pas de correction.

Les conditions d'emploi de ces deux seuils sont définies au moment de l'examen sur pièces ou sur place des comptabilités et permettent de porter l'essentiel des travaux sur les données significatives.

Les seuils de signification proprement dits constituent le niveau maximum d'erreur que peuvent comporter les comptes sans entraîner une modification du jugement porté sur ceux-ci. Ils sont fonction de l'importance relative et absolue des opérations concernées et doivent être adaptés au secteur audité (pourcentage d'un stock, d'un chiffre d'affaires ou d'un budget).

Les seuils de signification sont définis par le chef de mission, seul compétent, lors de la préparation de la mission finale destinée à certifier les comptes. Ils sont mentionnés dans la note d'orientation générale correspondante. Ils peuvent être revus à la hausse ou à la baisse lors du déroulement de la mission en fonction d'éléments nouveaux constatés sur place.

Les seuils de signification doivent être considérés comme un instrument mis à la disposition du chef de mission dans le cadre de la certification des comptes, en particulier pour apprécier l'impact financier d'erreurs comptables de même nature. Ils ne sauraient constituer un critère exclusif de certification des comptes. Ils ne sont pas applicables pour certaines obligations légales ou réglementaires ni lorsque la phase d'analyse des risques fait apparaltre un fort risque de fraude ou d'irrégularité.

Dans un souci d'harmonisation et à titre indicatif, les directions du commissariat de l'air en région aérienne peuvent définir une doctrine destinée à assister les chefs de mission.

4.2. Audit de régularité, d'efficacité et d'opportunité.

4.2.1. Définition.

L'audit de régularité, d'efficacité et d'opportunité s'effectue dans le cadre de la mission de surveillance administrative telle qu'elle est définie au 2.1.2. Il est réalisé sur délégation du commandant de région aérienne et, le cas échéant, d'autres commandants ayant des compétences organiques.

L'audit de régularité, d'efficacité et d'opportunité vise d'abord à rendre compte à cette autorité du fonctionnement administratif de chaque base aérienne (ou unité spécialisée) sur le plan de la régularité comme de l'efficacité et de l'opportunité. Il intéresse également le commandant de base qui sera chargé de procéder aux régularisations ou de mettre en œuvre les recommandations.

Il constitue également le moyen privilégié par lequel le directeur du commissariat de l'air en région aérienne, au travers de l'examen de l'administration des bases aériennes, rend compte au commandement du respect des orientations que celui-ci a données et conseille ce dernier sur les mesures générales à prendre pour améliorer le fonctionnement administratif et financier des bases aériennes.

Sauf restriction expresse dans la décision portant délégation de signature, l'audit porte sur l'ensemble des fonctions administratives et financières de la base aérienne envisagées sous l'angle de la régularité et de l'opportunité.

Il comporte deux volets complémentaires :

• l'audit de régularité ;

• l'audit d'efficacité et d'opportunité.

4.2.1.1. L'audit de régularité.

L'audit de régularité des actes et procédures administratives et financières vise à s'assurer de leur conformité à l'ensemble des documents normatifs applicables aux formations administratives de l'armée de l'air :

• dispositions législatives et réglementaires ;

• directives de l'échelon central ou de l'autorité responsable de la surveillance administrative quelle qu'en soit la forme (circulaire, instruction, note, lettre, …).

L'audit de régularité s'intéresse notamment :

• aux actes pris dans le cadre de l'administration et de la gestion du personnel militaire et civil ;

• au respect des règles d'administration et de gestion des matériels commissariat (conservation des actifs, gestion des stocks, règles de distribution, …) ;

• au fonctionnement technique des organismes de restauration et d'hôtellerie ;

• à la tenue des registres et autres documents officiels, à l'utilisation des timbres officiels, à la forme juridique des actes pris sur la base aérienne (intérim, suppléances, modalités de signature, …) ;

• au respect des procédures d'achat et des modalités de calcul des droits ouverts à la base aérienne ;

• au respect des règles régissant l'utilisation des ressources financières ou des dotations (achat interdit par la réglementation ou relevant d'un autre budget, utilisation excessive d'une procédure la détournant de ce fait de son objet initial, non-respect d'un plafond de dépenses, … ;

• à l'établissement des pièces et à la tenue des documents de synthèse ou des dossiers divers relatifs aux déplacements temporaires, aux changements de résidence, à la solde, aux traitements et salaires ;

• au respect des règles d'archivage et de tenue de la documentation officielle ;

• au respect de la réglementation en matière d'assurances, de fiscalité, de droits d'auteurs, de transport de personnes, de participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques, d'exercice des activités sportives, de mise en œuvre du droit du travail pour le personnel civil, etc. ;

• aux principes d'organisation de la base aérienne et de ses unités.

L'audit de régularité tel que précédemment défini exclut l'examen de la régularité des règles, procédures et opérations spécifiquement comptables qui relève exclusivement de l'audit comptable selon les principes développés au 4.1.1.

Ainsi, des irrégularités ayant pour effet de diminuer la richesse de la base aérienne ou de contrevenir aux règles ou procédures en vigueur se rattachent à l'audit de régularité dès lors qu'elles n'affectent pas directement la régularité et la sincérité des comptes.

Par ailleurs, lorsque les irrégularités relevées à l'occasion de la mission d'audit portent sur des comptabilités autres que celles de la base aérienne (ex. : irrégularités affectant le paiement de soldes des cadres ou de traitements et salaires), elles relèvent de l'audit de régularité. Les causes de ces irrégularités ou dysfonctionnements doivent, le cas échéant, être portées à la connaissance des organismes ou autorités concernées.

Les erreurs ou difficultés constatées dans le cadre de l'audit de régularité doivent faire l'objet d'une régularisation sauf s'il apparaît qu'il n'est techniquement plus possible de les mettre en œuvre ; dans ce cas des recommandations devront être prises pour l'avenir.

4.2.1.2. L'audit d'efficacité et d'opportunité.

L'audit d'efficacité et d'opportunité vise :

• d'une part, à porter un jugement pouvant aller jusqu'à l'opportunité sur les actes d'administration et de gestion tels qu'ils ont été pris sur la période considérée ;

• d'autre part, à proposer les mesures ou les orientations à prendre pour améliorer l'administration ou la gestion.

L'audit d'efficacité et d'opportunité porte en premier lieu sur la gestion des moyens financiers ou des dotations en matériel alloués à la base aérienne.

Peuvent être examinés dans ce cadre :

• le niveau des crédits mis en place et des dotations en matériel rapporté à la mission de la base aérienne ou comparé à d'autres formations aux caractéristiques comparables ;

• les conditions de mise en place des budgets ou des matériels en dotation (délais, efficacité des procédures, ruptures de stocks) ;

• la mise en œuvre par la base aérienne d'un contrôle de gestion comportant la fixation d'objectifs quantifiés, la définition de moyens adaptés et d'indicateurs permettant d'apprécier les résultats, le suivi d'activité et l'évaluation périodique des résultats ;

• les choix de gestion (répartition d'un budget par catégorie d'opérations, choix d'investissement,…) en s'assurant de leur opportunité compte tenu des caractéristiques de la base aérienne, du respect des objectifs définis par le commandant de base dans le cadre du contrôle de gestion et, d'une manière plus générale, des orientations données par les échelons régionaux ou centraux ;

• le mode d'exécution d'une mission (réalisation par la base, externalisation,…) ;

• la maîtrise de la gestion au travers de l'examen de ratios, de l'évolution des chiffres d'affaires et des résultats ou de toute analyse de tendance ou d'écarts par rapport aux prévisions ;

• la situation quantitative et qualitative des stocks et dotations mis en place sur la base aérienne ;

• le rythme de consommation des crédits ;

• la viabilité sur un plan financier d'une activité ou d'un organisme.

L'audit d'efficacité de l'administration et de la gestion a en second lieu pour objet d'examiner le bon emploi des moyens en personnel :

• adéquation des tableaux d'effectifs aux missions de la base aérienne ;

• satisfaction de ces tableaux d'effectifs sur les plans quantitatif et qualitatif ;

• répartition et emploi du personnel au sein des unités ;

• formation du personnel ;

• efficacité des procédures de recrutement et des mesures de reconversion du personnel.

L'audit d'efficacité de l'administration et de la gestion doit enfin porter sur l'efficacité et la bonne organisation de l'administration, en particulier dans ses relations avec les administrés et sur les conditions de travail et de vie sur la base aérienne :

• satisfaction des administrés (accueil, délais) ;

• fonctionnement des outils informatiques dédiés à l'administration ;

• organisation des services permettant d'assurer la plus grande efficacité administrative (regroupement de moyens,…) ;

• mise en œuvre de procédures administratives rationnelles ;

• conditions de vie du personnel (activités de loisirs) ;

• qualité des prestations.

Dans ce cadre non exhaustif, le chef de mission agissant pour le compte du directeur du commissariat de l'air en région aérienne pourra examiner plus particulièrement l'opportunité de réaliser certains projets spécifiques.

4.2.2. Méthodologie.

L'audit de régularité et d'opportunité est traité au moyen de deux examens distincts mais complémentaires :

• un examen systématique de procédures et d'actes d'administration permettant d'en apprécier la régularité et le bien-fondé ;

• un examen thématique permettant de traiter de manière approfondie des questions jugées comme prioritaires.

4.2.2.1. Examen systématique par fonction.

Cet examen du fonctionnement administratif de la base aérienne, qui s'effectue pour l'essentiel au moment de l'intérim, est notamment destiné à :

• s'assurer du suivi des recommandations de l'audit de la campagne précédente ;

• expliquer les faiblesses constatées lors de l'analyse des risques ;

• examiner la régularité des procédures et actes d'administration selon un programme de travail préparé par le chef de mission.

Cette phase est essentielle puisqu'elle permet dans chacune des fonctions :

• d'une part, de vérifier la pertinence de l'analyse des risques menée sur pièces avant la mission d'intérim à partir des éléments disponibles (conclusions de l'audit de la campagne précédente, documents de contrôle interne examinés sur pièce, revues analytiques,…) ;

• d'autre part, de compléter ce travail en identifiant sur pièce les forces et faiblesses de l'administration.

S'il repose sur un programme de travail standard établi par la division « audit, contrôle de gestion » comportant dans chacune des fonctions des points de contrôles obligatoires, choisis en raison des risques généralement constatés sur les bases, l'examen systématique par fonction :

• n'est pas un contrôle exhaustif qui serait contraire à la méthodologie d'audit ; il consiste par différentes techniques à s'assurer de la maîtrise de l'activité administrative et de l'absence de dysfonctionnement majeurs ;

• n'est pas un contrôle prédéterminé ; il appartient au chef de mission de l'adapter aux caractéristiques de la base auditée.

Les faiblesses ou irrégularités mineures font l'objet de recommandations sur place reprises, le cas échéant, dans le rapport d'étape ; l'analyse de dysfonctionnements plus importants peut se poursuivre et être traitée de manière plus approfondie lors de la mission finale après élaboration de programmes de travail ad hoc.

Des dysfonctionnements récurrents ou généralisés sur les bases aériennes peuvent justifier qu'ils soient intégrés en cours de campagne dans le programme d'audit de régularité thématique décrit au 4.2.2. Ils sont alors traités, à titre exceptionnel, dans le cadre de la mission finale.

Dans le cadre de cet examen, il est notamment recouru aux méthodes suivantes :

• entretiens avec les chefs de soutien, commandants d'unité et autres autorités ayant une responsabilité en matière administrative ou financière sur la base visant en particulier à expliquer les faiblesses constatées lors de l'analyse des risques, à apprécier la maîtrise de l'activité de leur service, à évaluer les initiatives prises pour améliorer la qualité des prestations ou le fonctionnement de l'administration et à s'assurer du suivi des recommandations de l'audit de la campagne précédente ;

• exploitation des données du contrôle de gestion, des statistiques ou bilans d'activité divers, de l'ensemble des éléments administratifs disponibles (PV de commissions d'usagers, cahiers d'observations) permettant d'évaluer l'efficacité de l'administration et le niveau de satisfaction des administrés ;

• visites dans les unités ;

• revues de procédures accompagnées de tests de conformité portant sur les principales procédures définies par la réglementation mais sur des procédures plus spécifiques où des erreurs sont fréquemment constatées par les directions du commissariat de l'air en région aérienne ;

• vérification de l'existence et de la régularité d'actes ou de documents participant de l'organisation administrative de la base aérienne, de ses unités ou d'une fonction administrative : notes de désignation d'autorités, registres ou documents réglementaires, notes de service ou règlements intérieurs, comptes rendus ou procès-verbaux de commissions diverses,… ;

• vérification par sondages, en fonction des risques potentiels ou évalués, de la régularité d'actes d'administration ou de gestion dans les différentes fonctions administratives.

Le chef de mission et son collaborateur doivent veiller tout particulièrement :

• à ce que toute information recueillie soit vérifiée au moyen de tests de conformité ou par tout autre moyen ;

• à ce que les travaux effectués reposent sur des programmes de travail ou canevas qui auront été définis pour chaque fonction et qui seront adaptés à chaque base à partir des risques évalués ;

• à ce que les travaux soient formalisés, révisés par le chef de mission ou son collaborateur et archivés dans les dossiers de travail des auditeurs.

4.2.2.2. Examen thématique.

L'examen thématique vise à répondre aux préoccupations du commandement en lui apportant un éclairage sur des questions importantes au regard de l'actualité ou du contexte.

Il permet :

• de traiter de manière globale et cohérente un sujet intéressant diverses fonctions administratives et financières ;

• d'examiner des thèmes d'un point de vue fonctionnel et non plus structurel ; cet examen se rapproche de l'analyse par cycles mentionnée au 2.2.2.3 ;

• d'examiner des questions se situant généralement en marge des fonctions administratives et financières traditionnelles et de manière plus prospective.

Les thèmes de l'audit de régularité sont fixés selon les modalités suivantes :

• Thèmes propres à chaque direction du commissariat de l'air en région aérienne.

  Le directeur du commissariat de l'air en région aérienne définit, en fonction de demandes exprimées par les autorités responsables de la surveillance administrative ou de son propre chef, des thèmes d'étude et de contrôle propres à la direction du commissariat de l'air en région aérienne. Ceux-ci peuvent être complétés, si nécessaire, à l'issue des intérims, au cas où des dysfonctionnements récurrents ou généralisés seraient constatés sur les bases aériennes.

  Les thèmes à étudier sont mentionnés dans le plan annuel d'audit de la direction du commissariat de l'air en région aérienne complété si nécessaire en cours d'année. Afin de pouvoir être mis en œuvre par les auditeurs, ils doivent être traduits de manière plus détaillée dans des programmes de travail et adaptés, le cas échéant, à la base concernée.

• Thèmes communs aux directions du commissariat de l'air en région aérienne.

  Ces thèmes sont déterminés au cours d'une réunion annuelle qui se tient à la fin du deuxième trimestre à l'issue de la campagne d'audit précédente.

La direction centrale du commissariat de l'air propose les thèmes d'étude et de contrôle qui lui paraissent devoir nécessiter un examen approfondi au cours de la campagne à venir afin d'orienter sa politique et de rendre compte du fonctionnement de l'administration au chef d'état-major de l'armée de l'air. De même, les directions du commissariat de l'air en région aérienne présentent, à partir des enseignements de la campagne précédente, les principales questions pouvant être étudiées,

Un procès-verbal arrête les thèmes jugés prioritaires.

Au vu du plan de charges des équipes d'audit, le directeur du commissariat de l'air en région aérienne peut décider de traiter ces questions sur une période pluriannuelle.

4.3. Complémentarités et différences entre l'audit comptable et l'audit de régularité et d'opportunité.

4.3.1. Complémentarités de l'audit comptable et l'audit de régularité et d'opportunité.

L'audit comptable et l'audit de régularité et d'opportunité présentent des éléments proches voire communs :

• le chef de la mission d'audit désigné par le directeur du commissariat en région aérienne assume la responsabilité de chacun de ces volets de la mission d'audit ;

• les opérations menées dans le cadre de l'intérim, à savoir notamment la validation du contrôle interne et l'examen systématique par fonction, constituent le socle de la mission d'audit de régularité et d'opportunité ainsi qu'une composante de l'audit comptable permettant de mieux dimensionner les opérations de vérification des comptes ;

• les opérations de vérification sur pièces ou sur place des comptabilités peuvent faire apparaître des dysfonctionnements qui feront l'objet de recommandations dans le cadre de l'audit de régularité et d'opportunité : utilisation irrégulière de crédits, situation financière critique, utilisation excessive d'une procédure,… ;

• certaines techniques de l'audit comptable peuvent être mises en œuvre pour effectuer l'audit de régularité ;

• les trois types de dossiers d'audit élaborés dans le cadre de la mission d'audit comptable (dossier permanent, dossier de synthèse et dossiers de travail) sont également utilisés pour définir la mission d'audit de régularité et d'opportunité et en conserver les pièces essentielles.

4.3.2. Différences entre l'audit comptable et l'audit de régularité et d'opportunité.

L'audit de régularité et d'opportunité doit être distingué de l'audit comptable en ce que :

• le fondement des deux types d'audit est différent : l'audit comptable est exercé dans le cadre de la vérification des comptes des formations administratives confiée au service du commissariat de l'air ; l'audit de régularité relève de la surveillance administrative ;

• l'objet de l'audit comptable consiste exclusivement à porter un jugement sur la réalité, la sincérité et l'exactitude des comptes ;

• certaines méthodes de l'audit comptable ne seront pas utiles ou pertinentes pour l'audit de régularité. Ainsi, la notion de seuil de signification utilisée dans le cadre de la certification des comptes est inappropriée au cas de l'audit de régularité où tout manquement à la régularité doit être relevé quelle qu'en soit l'importance ;

• si les trois dossiers prévus par les normes d'audit sont utilisés pour retracer l'ensemble de la mission d'audit, il convient, à l'intérieur de chaque dossier de travail (ou section de ces mêmes dossiers), d'individualiser les travaux relevant de chaque type d'audit. La nomenclature de ces dossiers doit faciliter le classement des pièces et feuilles de travail selon ce principe ;

• les deux types d'audit donnent lieu à des comptes rendus distincts.

5. Déroulement d'une campagne d'audit.

Le déroulement d'une campagne d'audit, tel qu'il est présenté dans cette partie, doit servir de cadre aux directions du commissariat de l'air en région aérienne. Il permet de concilier l'exigence de sérieux et de qualité des travaux, les moyens en matériel et en personnel disponibles au sein des directions du commissariat de l'air en région aérienne et de limiter le temps de présence des équipes d'audit sur place.

5.1. Vérification sur pièces des comptabilités.

5.1.1. Principes.

5.1.1.1. Vérification sur pièces et vérification sur place.

La vérification sur pièces et la vérification sur place constituent deux modalités différentes d'exercice de la vérification des comptes des formations administratives qui conduit à la certification des comptes. Elles s'inscrivent toutes deux dans le cadre de la méthodologie d'audit ; elles sont complémentaires et coordonnées.

La vérification sur pièces présente l'avantage :

• de s'effectuer de manière continue au cours de l'exercice, permettant ainsi de relever et de faire rectifier sans délai les erreurs comptables constatées ;

• de nécessiter des moyens logistiques moins importants que la vérification sur place.

Elle doit être privilégiée, dans toute la mesure du possible, en veillant cependant à ce que le fonctionnement des services comptables de la base ne soit pas affecté par l'envoi périodique de pièces comptables.

Toutefois, la totalité des contrôles ne pouvant s'effectuer sur pièces, soit pour des motifs tenant au mode de classement des pièces comptables ou à leur importance, soit parce que certains d'entre eux consistent en des contrôles de valeurs (sondages sur des stocks ou des valeurs par exemple), le chef de la mission d'audit doit effectuer sur place tous les contrôles complémentaires nécessaires à l'émission d'un jugement sur les comptes.

5.1.1.2. Programme de vérification sur pièces et certification des comptes.

La vérification sur pièces est réalisée tout au long de l'exercice comptable de manière organisée dans le cadre d'un « programme de vérification sur pièces ».

Le chef de la division « audit, contrôle de gestion » en assume la responsabilité pour le compte du directeur du commissariat de l'air en région aérienne. Il assure durant l'exercice comptable étudié le suivi des travaux par rapport aux objectifs définis, l'actualisation périodique du programme et sa coordination avec les travaux conduits par les différents chefs de mission d'audit.

Le programme régional de vérification sur pièces constitue le socle de la vérification des comptes sur lequel s'appuient les chefs de mission pour certifier les comptes. Il doit donc répondre aux besoins des chefs de mission et être, d'une manière régulière, coordonné avec les missions d'audit.

Toutefois, s'il constitue un élément de première importance mis à la disposition du chef de mission, le programme de vérification sur pièces n'a pas pour objet de porter un jugement sur les comptes mais simplement de relever et de quantifier les erreurs.

Le chef de mission doit pour certifier les comptes :

• prendre en considération d'autres facteurs, tels que le contrôle interne ;

• effectuer à l'occasion de la visite finale (lors de sa préparation, sur place ou si nécessaire à l'issue) les vérifications complémentaires à celles menées dans le cadre du programme de vérification sur pièces ;

• se prononcer en fonction de critères tels que les seuils de signification qu'il définit lui-même.

5.1.2. Objet et méthode.

La vérification sur pièces porte sur l'ensemble des comptes faisant l'objet d'un acte de certification des comptes principalement dans les domaines de la finance et de la restauration et du matériel.

Elle s'effectue au travers des méthodes suivantes :

• Examen direct des documents comptables.

  La direction du commissariat de l'air en région aérienne définit le rythme de remontée des comptabilités ainsi que les comptes ou types de pièces concernés.

  Afin de sélectionner les pièces, les techniques d'audit telles que les taux de couverture, les seuils d'investigation ou les sondages peuvent être utilisées. Certains comptes, en raison des risques généralement constatés, doivent faire l'objet de contrôles approfondis.

  Il est recommandé d'établir un guide pratique des contrôles à effectuer afin d'assister le personnel de la division dans ses travaux.

• Autres méthodes.

  La vérification sur pièces ne doit pas se limiter à un examen direct des documents comptables et doit utiliser :

  • toute technique d'audit ou information pertinente telle que les revues analytiques portant sur des documents comptables de synthèse ou le contrôle de gestion ;

  • tout support technique notamment des bases de données informatiques pouvant être consultées à distance.

5.1.3. Organisation.

5.1.3.1. Vérification des pièces comptables du premier semestre de l'exercice.

La vérification sur pièces des comptes de l'exercice en cours commence au second semestre et porte sur les comptabilités du premier semestre.

La division « audit, contrôle de gestion » :

• définit le cadre méthodologique de la vérification sur pièces (comptes à risques faisant l'objet de contrôles approfondis, choix des techniques d'audit, nature des vérifications pour chaque type de pièces…) ;

• arrête le programme de vérification sur pièces de chaque base aérienne.

A cet effet, elle recueille l'ensemble des informations comptables disponibles (dossier permanent, comptes rendus semestriels de contrôle interne, données du contrôle de gestion, résultats de la certification des comptes de l'exercice précédent et, le cas échéant, des dossiers de travail du contrôle interne) et procède, si nécessaire, à des analyses complémentaires (revues analytiques, analyse de résultats de gestion,…). Les chefs de mission sont consultés notamment à l'occasion d'une réunion préparatoire.

Le programme de vérification sur pièces doit se présenter sous la forme de tableaux par base aérienne indiquant le niveau de contrôle retenu pour chaque compte étudié (taux de couverture, seuils d'investigation,…). Après avoir été approuvé par le directeur du commissariat de l'air en région aérienne, il est adressé pour information à la direction centrale du commissariat de l'air.

A l'issue des travaux réalisés au deuxième semestre, la division « audit, contrôle de gestion » dresse un bilan des travaux. Celui-ci doit comporter les éléments chiffrés permettant d'évaluer l'importance des travaux effectués et des erreurs constatées.

Ces travaux concluant le programme de vérification du premier semestre donnent lieu à l'élaboration :

• d'une synthèse des travaux dont la présentation est laissée à l'appréciation du directeur du commissariat de l'air en région aérienne et qui doit retracer, pour chaque base aérienne, puis globalement, les taux de couverture réalisés et les taux d'erreurs constatés, ceux-ci pouvant être présentés par nature. Ce document est adressé pour information aux différents chefs de mission ;

• de feuilles d'observations adressées à chaque base aérienne présentant l'ensemble des constats et préconisant les régularisations comptables adaptées.

5.1.3.2. Vérification des pièces comptables du deuxième semestre de l'exercice et des documents de synthèse finaux de l'exercice.

La seconde phase de la vérification sur pièces commence au premier semestre de l'année suivant l'exercice examiné et concerne les comptabilités du deuxième semestre écoulé et les documents de synthèse de fin de gestion.

Le chef de mission assisté de son collaborateur effectue dans le cadre de sa mission d'audit comptable une analyse des risques comptables à partir des informations disponibles (dernier compte rendu semestriel de contrôle interne, travaux effectués dans le cadre du contrôle interne en particulier ceux effectués à la bascule de gestion, données du contrôle de gestion, bilan annuel de la vérification sur pièces…).

Il procède à des analyses complémentaires, notamment des revues analytiques portant sur l'ensemble de l'exercice.

A l'issue de ces travaux :

• il établit une note d'orientation générale fixant le cadre de la mission finale consacrée à la certification des comptes et notamment les seuils de signification ;

• dans ce cadre il propose au chef de la division « audit, contrôle de gestion » les opérations de vérification sur pièces relatives à la comptabilité du second semestre qui lui semblent nécessaires.

Le chef de la division « audit, contrôle de gestion » arrête le programme de vérification sur pièces de chaque base aérienne à partir de ces propositions, après avoir vérifié le plan de charge de sa division et procédé aux éventuels arbitrages. Il en assure l'exécution pour le compte des chefs de mission qui en ont proposé le contenu.

Après avoir été approuvé par le directeur du commissariat de l'air en région aérienne, ce programme est adressé pour information à la direction centrale du commissariat de l'air.

Les travaux concluant cette deuxième phase du programme de vérification sur pièces donnent lieu, comme à l'issue de la première, à l'élaboration :

• d'une synthèse des travaux ;

• de feuilles d'observations adressées à chaque base aérienne.

A toute période de l'année, sans même attendre les opérations de fin de semestre, des feuilles d'observations peuvent être adressées aux bases aériennes pour prescrire des régularisations comptables immédiates dans le cas où des irrégularités graves seraient portées à la connaissance de la direction du commissariat de l'air en région aérienne.

5.1.4. Coordination de la vérification sur pièces avec la mission d'audit.

Dans le cas général, la coordination de la vérification sur pièces avec la mission d'audit est obtenue par la présence au sein des équipes d'audit du personnel de la division « audit, contrôle de gestion » et la désignation comme chef de mission du chef de division ou de son adjoint.

Elle est également assurée par les commissaires de l'air, officiers subalternes, de la division « audit, contrôle de gestion » qui font également office de collaborateurs d'un chef de mission. Leur rôle dans la vérification des comptes est essentiel :

• ils participent à la définition de la méthodologie de la vérification sur pièces de la région aérienne ;

• pour les missions auxquelles ils sont associés et après consultation du chef de mission, ils proposent au chef de la division « audit, contrôle de gestion » les techniques d'audit et niveaux de contrôle adaptés à chaque base aérienne au titre du programme de vérification sur pièces portant sur les documents comptables du premier semestre de l'exercice en cours ;

• ils effectuent l'analyse des risques comptables, participent à l'élaboration de la note d'orientation générale de la mission finale et proposent dans ce cadre au chef de mission le programme de vérification sur pièces portant sur les documents comptables du deuxième semestre de l'exercice étudié ainsi que la définition de seuils de signification.

Les chefs de mission, pour les bases aériennes dont ils sont chargés :

• sont tenus informés des travaux relatifs aux contrôles sur pièces ;

• participent, à titre de conseillers, aux réunions périodiques d'actualisation du programme de vérification sur pièces ;

• participent à la définition des méthodes (seuils d'investigation, taux de couverture…) et des objectifs, en particulier au titre de la vérification des pièces comptables du deuxième semestre, sous réserve que ceux-ci restent en concordance avec l'ensemble des opérations de vérification sur pièces et s'intègrent au plan de charge de la division « audit, contrôle de gestion ».

5.2. Plan annuel d'audit.

Les observations faites lors de la campagne d'audit de l'année écoulée pour chaque base aérienne ainsi que l'ensemble des informations disponibles depuis lors constituent les éléments permettant d'établir le plan annuel d'audit.

La forme et la date d'élaboration du plan annuel sont laissées à l'appréciation des directions du commissariat de l'air en région aérienne. Ce plan prévoit en particulier :

• les responsables de la mission (chef de mission et collaborateur principal) ;

• le calendrier des intérims (date et durée prévue) ;

• si possible, le dimensionnement prévisionnel des missions (effectifs, moyens).

Un document ultérieur arrêtera le calendrier des missions finales.

La direction du commissariat de l'air en région aérienne peut fixer à l'occasion de l'établissement du plan annuel d'audit :

• les thèmes d'étude et de contrôle retenus au titre de la surveillance administrative ;

• les principes méthodologiques adoptés au sein de la direction afin d'assurer l'homogénéité des travaux :

  • déroulement de l'analyse des risques ;

  • organisation générale des missions (intérim, finales) ;

• critères de certification (à titre indicatif).

Ceux-ci doivent constituer une charte de travail entre la direction du commissariat de l'air en région aérienne et les différents intervenants de l'audit. Sous la responsabilité du chef de mission, cette base de travail peut être adaptée aux risques constatés en cours de mission sur chaque base aérienne.

5.3. Visites d'intérim.

La campagne d'audit commence par une phase dite d'intérim qui aboutit à une visite sur place au cours du quatrième trimestre.

Cette phase est pour l'essentiel consacrée à l'audit de régularité et d'efficacité, les travaux de nature comptable étant, au cours de cette période, pris en charge par la division « audit, contrôle de gestion » dans le cadre du programme de vérification sur pièces (cf. 5.1).

L'objectif de cette phase est de déterminer les forces et les faiblesses de l'administration et d'inciter la base aérienne à corriger ces dernières. Sauf cas grave, les conclusions données à ce stade sont provisoires et ne prendront leur caractère définitif qu'à l'issue de la mission finale.

5.3.1. Préparation.

5.3.1.1. Analyse des risques.

L'analyse des risques débouche sur l'attribution d'un niveau de risque attaché à chaque fonction administrative ou financière. Ce classement vise à adapter la nature et l'étendue des travaux de l'équipe d'audit. Ainsi, un service à risque faible fera l'objet d'un audit comparativement allégé par rapport à un service à risque modéré ou, a fortiori, élevé.

L'analyse des risques est réalisée par le collaborateur désigné dans le cadre du plan annuel d'audit sous la conduite du chef de mission. Elle s'effectue à la fin du troisième trimestre ou au début du quatrième trimestre.

L'analyse de risques est réalisée notamment à partir :

• de l'examen des documents figurant dans le dossier permanent des bases aériennes ;

• des travaux de la campagne d'audit précédente et des réponses apportées par les bases aériennes ;

• du contrôle interne mis en œuvre par les bases aériennes au cours du premier semestre (tableau de bord des contrôles et synthèse semestrielle) ; les directions du commissariat de l'air en région aérienne peuvent également demander aux bases aériennes l'envoi des dossiers de travail du contrôle interne afin d'en apprécier, sur pièces, la qualité.

Pour cette étape, l'analyse des risques prend en compte, à titre principal, les travaux portant sur la régularité des actes et procédures.

Toutefois, les informations de nature comptable peuvent utilement être prises en compte dans la mesure où elles peuvent faire apparaître des irrégularités (utilisation irrégulière de crédits ou dotations, manquement aux règles de l'achat public,…).

Cette analyse des risques de même que les principaux documents qui y ont concouru doivent être conservés dans le dossier de synthèse. Afin d'en formaliser les résultats, une grille d'analyse des risques peut être utilisée.

5.3.1.2. Adaptation des programmes de travail standard.

Les programmes de travail standard préparés par la division « audit, contrôle de gestion » au titre de l'examen systématique par fonction (cf. le 4.2.2.1) comme de l'examen thématique (cf. le 4.2.2.2) sont adaptés par le chef de mission pour tenir compte des risques identifiés lors de leur analyse et des moyens en temps et en personnel alloués à la visite d'intérim.

Ces programmes de travail adaptés sont conservés dans les dossiers de travail par fonction (au début du dossier ou en tête de chaque section). Le chef de mission s'assure de leur exécution en cours de mission.

5.3.1.3. Établissement d'une note d'orientation générale.

La note d'orientation générale (NOG) est le document par lequel le chef de mission rappelle les principaux risques et en déduit une stratégie d'audit.

Document court d'environ quatre ou cinq pages, elle comporte notamment les rubriques suivantes :

• un rappel succinct des principales caractéristiques de la base aérienne (autorités, chiffres clés, …) et les évolutions les plus significatives ;

• une synthèse de l'analyse des risques ; des fiches d'analyse de risques réalisées par le collaborateur ou des assistants peuvent y être annexées par le chef de mission ;

• une présentation des principaux axes de contrôle et techniques d'audit à mettre en œuvre. Ainsi, tous les risques constatés lors de l'analyse des risques doivent se traduire par un objectif de contrôle clairement défini : revues de procédures, entretien avec le responsable du service, vérification sur place de l'existence ou de la conformité des actes, … Les programmes de travail précédemment mentionnés peuvent être annexés à la NOG ;

• les moyens mis en œuvre (effectifs, durée des missions sur place,…).

Sur le plan formel, la NOG doit comporter une date d'élaboration et être explicitement validée par le chef de mission (signature ou mentions manuscrites). Elle est conservée dans le dossier de synthèse de la mission.

5.3.2. Déroulement de la visite d'intérim.

La visite d'intérim sur place est effectuée en principe au dernier trimestre de l'année.

Elle doit commencer par une réunion d'ouverture regroupant les membres de l'équipe d'audit, le commandant de base et le chef du soutien du personnel au cours de laquelle le chef de mission rappelle les objectifs principaux de la mission, présente les différents membres de l'équipe et expose le détail des interventions prévues. La présence du chef de mission est obligatoire.

Le chef du soutien du personnel, commissaire de base, tout au long de la mission, devra être un interlocuteur privilégié et suffisamment disponible.

La visite d'intérim est consacrée :

• au suivi des recommandations faites lors de la dernière campagne dans le cadre de la certification des comptes et de la surveillance administrative ;

• à la validation du contrôle interne du premier semestre ;

• à la mise en œuvre de l'examen systématique par fonction selon le programme de travail arrêté par le chef de mission ;

• à la réalisation des contrôles thématiques.

Les travaux conduisant à la certification des comptes seront, pour l'essentiel, conduits dans le cadre de la mission finale. Sauf cas particulier, la visite d'intérim n'est donc pas directement consacrée à des opérations de vérification préalables à la certification des comptes : inventaires, examen de pièces comptables, validation de sections comptables,…

Toutefois, bien que la vérification de comptes ne soit pas l'objet principal de l'intérim, les travaux effectués dans ce cadre contribuent dans une mesure non négligeable à l'audit comptable :

• tous les problèmes comptables identifiés lors de l'analyse des risques ou dans le cadre de la certification des comptes de l'exercice précédent doivent faire l'objet de demandes d'explication lors de l'intérim voire de contrôles spécifiques, en particulier, si les régularisations comptables prescrites n'ont pas été effectuées ;

• une partie des revues de procédures et des opérations de validation du contrôle interne porte sur des procédures comptables et financières. Les résultats de ces travaux viendront alimenter l'analyse des risques menée avant la visite finale dans le cadre de la certification des comptes et contribueront au dimensionnement des travaux.

5.3.3. Conclusion et formalisation des travaux d'intérim.

5.3.3.1. Réunion de conclusion en présence des autorités locales.

Bien que facultative, la tenue d'une réunion de conclusion de la mission d'intérim en présence du chef de mission, de son collaborateur et des autorités de la base aérienne (commandant de base et chef du soutien du personnel, commissaire de base) est recommandée.

Elle permet de sensibiliser ces derniers sur les actions à entreprendre sans délais et de présenter les forces et faiblesses de l'administration.

5.3.3.2. Feuilles de travail.

Les travaux effectués à ce stade seront individualisés à l'intérieur de chaque dossier de travail des auditeurs (ou section de dossier).

5.3.3.3. Rapport d'étape.

Les conclusions de la mission d'intérim sont retracées dans un « rapport d'étape » selon des modalités précisées au 7.1.

5.3.3.4. Note de revue.

A l'issue de l'intérim, le chef de mission ou le collaborateur peuvent consigner dans une « note de revue » certaines observations qui leur seront utiles lors de l'orientation de la mission finale : travaux à compléter, risques constatés mais non traités, etc.

Ce document est interne, facultatif et sans formalisme particulier. Il est conservé en archive dans le dossier de synthèse.

5.4. Visite finale.

La phase finale de la mission d'audit, qui se déroule nécessairement après l'arrêté définitif des comptes de la gestion concernée, a pour objectif principal de mettre en œuvre les contrôles directs destinés à couvrir les risques comptables résiduels. A l'issue de la phase finale, le chef de mission doit avoir rassemblé suffisamment d'éléments probants pour donner une opinion définitive sur les comptes de l'exercice audité.

La phase finale est celle à l'issue de laquelle les travaux menés dans le cadre de la campagne d'audit aussi bien au titre de la vérification des comptes que de la surveillance administrative prendront leur caractère définitif.

En principe, la mise en œuvre d'une phase dite « pré-finale », destinée à limiter la charge de travail durant la phase finale, n'est pas utile. Elle peut toutefois être décidée par le chef de mission dans le cas de bases complexes ou de bases à risques importants.

La phase « préfinale » consiste à procéder à la vérification des postes comptables dont la nature ou les spécificités de l'entité auditée font qu'ils ne sont pas a priori sujet à variations importantes sur les derniers mois de la gestion. Il s'agit, par exemple, des budgets consommés pour leur quasi-totalité avant la fin d'exercice ou bien des stocks matériels ou restauration si les procédures d'inventaire permanent de la base aérienne se sont montrées fiables à l'issue de la phase intérimaire.

5.4.1. Travaux préparatoires à la mission finale.

5.4.1.1. Analyse des risques.

L'analyse des risques effectuée avant l'intérim est actualisée et complétée :

• pour prendre en compte des éléments plus récents :

  • tout événement survenu et qui justifierait des actions particulières (détournement mis au jour, insuffisance nouvelle en personnel, …) ;

  • les travaux de contrôle interne effectués sur la base aérienne au titre du deuxième semestre avec le tableau de bord des contrôles et la synthèse semestrielle correspondants ;

  • les réponses au rapport d'étape et la synthèse de la vérification sur pièces du semestre écoulé ;

• pour intégrer des travaux de nature spécifiquement comptable concourant à la certification des comptes :

  • bilan annuel des opérations de vérification sur pièces ;

  • revues analytiques réalisées à partir des états de fin de gestion ;

  • travaux de contrôle interne réalisés à la bascule de gestion.

5.4.1.2. Définition des objectifs de vérification des comptes.

A partir du cadre méthodologique de la vérification sur pièces défini par la division « audit, contrôle de gestion » en début de campagne (cf. le 51.) et en fonction des conclusions de l'analyse des risques, le collaborateur propose au chef de mission des objectifs de vérification des comptes permettant à ce dernier de porter un jugement sur les comptes à l'issue de la visite finale.

Sont ainsi fixés les taux de couverture, seuils d'investigation et autres techniques. Des travaux spécifiques peuvent être retenus.

Le chef de mission transmet ce document au chef de la division « audit, contrôle de gestion » qui arrête sur cette base le programme de vérification sur pièces de chaque base aérienne après avoir procédé aux éventuels arbitrages. Il en assure l'exécution pour le compte des chefs de mission.

5.4.1.3. Actualisation de la note d'orientation générale.

La NOG est actualisée à l'issue de ces travaux.

D'un point de vue formel, elle est allégée : les informations de la NOG initiale restant d'actualité (ex. : présentation de la base aérienne, principales autorités, …) n'ont pas à être reprises.

Sur le fond, cette NOG actualisée doit orienter la mission finale et opérer une distinction entre les opérations à mener se rapportant à la mission de certification des comptes et celles, résiduelles, relatives à la mission d'audit de régularité et d'opportunité.

Dans le cadre de la certification des comptes, la NOG doit faire apparaître le dimensionnement des travaux comptables au moyen des méthodes d'audit. Le chef de mission :

• définit les techniques (circularisation, seuils de matérialité, taux de couverture, contrôles exhaustifs, …) adaptées à la mission et les quantifie ;

• retient un seuil de signification pour chaque comptabilité examinée lui permettant d'éclairer le jugement sur les comptes.

Ces éléments doivent figurer dans la NOG (ou un document récapitulatif annexé à cette dernière). Les programmes de travail sont actualisés en conséquence et communiqués aux assistants.

Pour la part éventuelle relevant de l'audit de régularité et d'opportunité, la NOG doit mentionner les thèmes restant à étudier ainsi que les principaux contrôles à effectuer pour traiter chacun d'eux.

5.4.2. Déroulement de la visite finale.

La deuxième visite sur place dite visite finale est effectuée en principe au premier semestre suivant l'exercice faisant l'objet de la certification. Elle est consacrée pour l'essentiel à la certification des comptes.

Le chef de mission doit cependant :

• s'assurer du suivi des recommandations faites lors de l'intérim ou dans tout autre cadre ;

• se saisir de toute question nouvelle relevant de la surveillance administrative.

Il traite également dans ce cadre les contrôles thématiques de régularité ou d'opportunité qui n'auraient pas été définitivement examinés lors de la mission d'intérim ou de toute question nouvelle décidée par le directeur du commissariat en région aérienne.

Dans chaque dossier de travail (ou section de dossier), les travaux réalisés au cours de la finale, d'une part, dans le cadre de la certification des comptes, d'autre part, dans le cadre de la surveillance administrative, sont répertoriés de manière distincte.

5.4.3. Conclusion et formalisation des travaux.

5.4.3.1. Réunion de conclusion en présence des autorités locales.

La visite finale sur place se termine par une réunion de clôture présidée par le commandant de base et réunissant le chef du soutien du personnel, commissaire de base, les différents responsables concernés, le chef de mission et son collaborateur principal.

A cette occasion, le chef de mission peut faire connaître au commandant de base son opinion sur les comptes de la base ou, si nécessaire, subordonner la certification des comptes à la production de pièces complémentaires.

Il peut également faire état des procédures d'alerte dont il va proposer le déclenchement et, sous réserve de l'accord préalable du directeur du commissariat de l'air en région aérienne, présenter les autres conclusions de la mission de surveillance administrative.

5.4.3.2. Documents de synthèse de la mission.

Une fois les travaux sur place terminés, le chef de mission procède à la synthèse de la mission en élaborant, en collaboration avec l'équipe d'audit, les différents rapports et actes obligatoires tels que définis au 7.2.2.

6. Normes de travail.

6.1. Dossiers d'audit.

La division « audit, contrôle de gestion » ouvre et tient pour chaque base aérienne ou unité faisant l'objet d'un audit les dossiers suivants :

• le dossier permanent permet le recueil de l'ensemble des documents (notes d'organisation, tableaux d'effectifs, comptes rendus d'inspections diverses, tableaux de bord du contrôle de gestion, statistiques, chiffres caractéristiques, …) utiles à la connaissance de chaque formation administrative. Il est mis à jour à partir de documents venant de la base aérienne ou de toute autre formation ou direction. La division « audit, contrôle de gestion » peut fixer une liste des documents qu'elle souhaite recevoir dans ce cadre. Elle veille à l'actualisation des données et à la suppression des documents périmés ou devenus inutiles ;

• le dossier de synthèse conserve les documents retraçant les différentes phases de la campagne d'audit : rapports de la campagne précédente, organisation matérielle, analyse des risques et notes d'orientation générales, notes de revue et le cas échéant, rapports finaux. Il est tenu durant la campagne d'audit par le collaborateur principal sous la responsabilité du chef de mission. Le chef de la division « audit, contrôle de gestion » peut, à tout moment, s'assurer de sa correcte tenue. A la fin de la campagne, le dossier de synthèse est conservé intégralement et en l'état afin de pouvoir être présenté dans le cadre d'un contrôle par une autorité extérieure à la direction. Un nouveau dossier est ouvert pour la campagne suivante ;

• les dossiers de travail par fonction permettent de classer selon des règles d'indexation l'ensemble des fiches de travail des auditeurs avec les pièces justificatives utiles. A la fin de la campagne, les dossiers de travail sont conservés en l'état.

  Les règles de classement et d'indexation figurent en annexe au dossier des normes d'audit. Elles peuvent être adaptées par les divisions « audit, contrôle de gestion » sous réserve d'en permettre l'exploitation ultérieure par une autorité de contrôle.

6.2. Formalisation des travaux.

Les travaux d'audit répondent à des normes de présentation et de standardisation qui fondent le principe de la chaîne continue de contrôles. Cette formalisation fournit la preuve des diligences accomplies au cours de l'audit et permet un suivi et un contrôle de l'avancement des travaux par le chef de mission.

Elle fait apparaître clairement les choix effectués et la justification du dimensionnement des contrôles.

En outre, elle facilite la compréhension des travaux par un tiers rompu à la technique et donc l'exploitation des dossiers par d'autres auditeurs (contrôle qualité, changement de personnel au sein de l'équipe d'audit…) ainsi que des comparaisons ou des agrégations de données.

6.2.1. Utilité pour le commissaire chef de mission.

Grâce à la formalisation, le chef de mission a la possibilité, à tout moment :

• de suivre l'exécution du programme de travail qu'il a défini ;

• de s'assurer de la qualité des contrôles mis en œuvre par les membres de l'équipe et de leur adaptation à l'entité faisant l'objet de l'audit ;

• d'apprécier la qualité des procédures d'exécution et celle du contrôle interne de la base ;

• d'élaborer l'acte de certification et les différents rapports de la mission.

6.2.2. Utilité pour les auditeurs.

Les membres de l'équipe d'audit peuvent justifier, vis-à-vis de leurs supérieurs respectifs :

• du respect des normes de travail ;

• du suivi du programme de travail qui leur est assigné ;

• des observations qu'ils formulent ;

• des recommandations qu'ils proposent éventuellement.

Enfin, cette formalisation permet aux membres de l'équipe d'audit d'intégrer plus facilement les travaux du BGC à leurs propres travaux.

6.3. Documentation des travaux.

D'une manière générale, les fiches de travail doivent être documentées, c'est-à-dire contenir des photocopies des états comptables de synthèse vérifiés à partir desquels les travaux de contrôle sont réalisés, ainsi que des éléments probants dans le cas où une difficulté ou une erreur seraient décelées.

Dans les autres cas, les fiches de travail doivent indiquer de manière précise les références et montants des documents contrôlés : numéro, date, ordre, objet et montant d'un chèque par exemple.

Cette exigence permet :

• de justifier sans contestation possible de la véracité des éléments relevés (erreur, malversation…) ;

• de retrouver facilement et rapidement les documents testés.

6.4. Archivage des dossiers.

Les dossiers permanents doivent être conservés en permanence par la direction du commissariat de l'air en région aérienne à disposition des auditeurs.

Les dossiers de synthèse et les dossiers de travail sont archivés selon les règles suivantes :

Année en cours.	Conservés par les auditeurs en cours de mission et dans les locaux de la division « audit, contrôle de gestion » en dehors de la mission.
Année précédente (n - 1).	Idem.
Année n - 2.	Conservés dans les locaux de la division « audit, contrôle de gestion ».
Année n - 3 à n - 5.	Conservés en archives en région aérienne.
Au-delà.	Destruction des dossiers.

 

6.5. Délégation et supervision.

Le chef de mission ne pouvant effectuer tous les travaux, il est assisté d'une équipe comprenant :

• un collaborateur (ou exceptionnellement plusieurs) ;

• des assistants.

Le chef de mission délègue l'exécution des contrôles au collaborateur puis aux assistants en fonction du degré de complexité de ces contrôles, du niveau et de l'expérience de chacun des membres de son équipe.

Il peut notamment déléguer l'exécution des tests et revues de procédure de la période intérimaire, ainsi que la majorité des contrôles directs de la phase finale. Il doit cependant veiller à rester impliqué suffisamment dans la rédaction des documents obligatoires tels que la NOG, les rapports et comptes rendus ou encore des programmes de travail.

Si le chef de mission délègue une partie des travaux, il n'en reste pas moins responsable de leur qualité et doit pour cela procéder à une supervision permanente de son équipe. La supervision par le chef de mission permet de garantir une bonne qualité des travaux d'audit. Celui-ci peut recentrer en temps utile l'action de l'un de ses collaborateurs qui rencontrerait des difficultés ou même modifier son approche initiale et les programmes de travail lorsque cela s'avère nécessaire.

Les techniques de supervision sont triples ; elles s'articulent autour :

• des programmes de travail qui servent de cadre à l'équipe et qui permettent au chef de mission de suivre les travaux effectués en temps réel ;

• des points d'avancement oraux ;

• de la revue des dossiers des membres de l'équipe. Pour être probante, cette revue doit être formalisée par le paraphe du chef de mission sur les documents de travail et faire apparaître, si nécessaire, une liste des points à revoir par le collaborateur en tête des dossiers. En tout état de cause, les fiches de travail portant sur des domaines où des problèmes ont été constatés doivent faire l'objet d'une lecture approfondie par le chef de mission avec, si nécessaire, des observations manuscrites.

7. Documents de synthèse de la mission.

7.1. Documents de synthèse de la visite d'intérim.

Les conclusions de la mission d'intérim sont retracées dans un « rapport d'étape » ; elles n'auront de caractère définitif qu'à l'issue de la mission finale.

En conséquence, le rapport d'étape est signé par le chef de mission lui-même, le directeur du commissariat pouvant en retracer les grandes lignes dans une lettre d'accompagnement présentant ses observations personnelles.

Le rapport est adressé au commandant de base et pour information au commandant de la région aérienne. Toutefois, si pour un motif grave, une procédure d'alerte était déclenchée dans les conditions définies au 7.2.2.2, elle serait obligatoirement adressée, à titre de compte rendu, au commandant de région.

La forme du rapport d'étape est laissée à la discrétion des directions du commissariat de l'air en région aérienne. Une présentation sous forme de voyants de couleur accompagnés de commentaires succincts peut utilement être retenue.

Une diffusion dans un délai d'un mois suivant la visite d'intérim doit être recherchée.

7.2. Documents de synthèse de la visite finale.

La mission d'audit est matérialisée par l'élaboration d'un acte de certification, d'un rapport d'audit comptable assorti des recommandations qu'il appelle, et d'un rapport de surveillance administrative.

Dans les cas les plus graves, le chef de mission :

• établit un rapport spécial (cas d'un refus de certification) ;

• déclenche une procédure d'alerte (problème grave portant sur la régularité ou l'opportunité des actes d'administration et de gestion).

7.2.1. Les documents retraçant la mission d'audit comptable.

7.2.1.1. L'acte de certification.

L'acte de certification est le document solennel par lequel le chef de mission émet une opinion sur les comptes annuels de la base aérienne considérée.

Sa forme, définie en annexe I à la présente instruction, est impérative.

L'acte de certification est établi et signé par le commissaire chef de mission sur la base des principaux éléments présentés dans le rapport d'audit comptable. Il est contresigné par le directeur du commissariat de l'air en région aérienne.

Il est adressé au ministre (directeur central du commissariat de l'air), au commandant de base et au chef du soutien du personnel. Il peut être transmis pour information au commandant de région aérienne et éventuellement à tout autre commandant organique si la réserve ou le refus de certification concerne les comptes d'une unité dépendant de ce commandement.

L'acte de certification consiste comme mentionné au 4.1.1.2.1 en :

• une certification pure et simple des comptes de la base ;

• ou une certification avec réserve sur certains fascicules ou documents comptables agrégés ;

• ou enfin un refus de certification.

Le motif de chaque réserve doit être formulé dans l'acte de certification de la manière la plus succincte possible, des éléments plus précis figurant dans le rapport d'audit comptable. En outre, dans le cas d'un refus de certification, un rapport spécial doit être établi.

Le timbre humide officiel portant le nom du chef de mission est apposé, à l'issue de la mission d'audit, sur l'acte de certification des comptes. Cette attribution correspond, en effet, à une responsabilité particulière dévolue aux commissaires de l'air.

La certification porte sur les documents définis ci-après qui devront être conservés dans le dossier de synthèse de la mission :

• registre des comptes et registre de vérification à la date du changement de gestion pour la comptabilité « finances » de la base aérienne ;

• compte de résultat annuel et bilan au 31 décembre pour l'ensemble des organismes de la division « restauration, logement » ;

• arrêté comptable de fin de gestion des inventaires « service « approvisionnement réservé » et « mise à disposition » à la date précisée annuellement par la direction centrale du commissariat de l'air pour les matériels « commissariat ».

Le chef de mission porte la mention « certifié », « certifié avec réserve », ou « non certifié » sur les documents ci-dessus mentionnés, les signe et appose le timbre « chef de mission ».

7.2.1.2. Le rapport d'audit comptable.

Le rapport d'audit comptable est un document synthétique qui :

• rappelle, de manière sommaire, les méthodes utilisées dans le cadre de la certification des comptes : résumé de l'analyse des risques, taux de couverture retenus ;

• présente, pour chaque fonction, les principales remarques d'ordre comptable ayant ou non justifié l'émission d'une réserve, propose les mesures correctrices lorsque celles-ci sont encore possibles et fixe les délais éventuels de production des pièces comptables de régularisation.

Le rapport d'audit comptable est établi et signé exclusivement par le chef de mission, responsable de la vérification des comptes devant le ministre, à partir des travaux et conclusions des membres de son équipe. Il est destiné au commandant de base et au chef du soutien du personnel commissaire de base et peut être transmis, pour information, au commandant de région aérienne et éventuellement à tout autre commandant organique si la réserve ou le refus de certification concerne les comptes d'une unité dépendant de ce commandement.

7.2.1.3. Le rapport spécial.

En cas de refus de certification, un rapport spécial est établi, en plus du rapport d'audit comptable pour en préciser les raisons.

Ce rapport doit préciser la nature et l'étendue des réserves soulevées et indiquer les corrections et changements de méthode qui s'imposent. Il est signé par le chef de mission dans les mêmes conditions que le rapport d'audit comptable.

7.2.2. Les documents retraçant la mission de surveillance administrative.

7.2.2.1. Le rapport de surveillance administrative.

Les travaux relevant de la surveillance administrative sont retracés dans un « rapport de surveillance administrative », comportant deux parties :

• une partie appelée « audit de régularité » ;

• une partie appelée « audit d'efficacité et d'opportunité ».

La forme du rapport de surveillance administrative est laissée à l'appréciation des directions du commissariat de l'air en région aérienne. Ses deux parties peuvent être présentées de manière distincte.

La partie « audit de régularité » vise à relever et faire corriger les irrégularités affectant l'administration et la gestion et à éviter qu'elles ne se reproduisent (cf. le 4.2.1.1). A cet effet, devront être mis en évidence :

• les irrégularités constatées dans les différentes fonctions ou à l'examen des différents thèmes arrêtés dans le plan annuel d'audit ;

• le risque présenté par les situations relevées ;

• les actions à entreprendre formulées de manière claire et précise ;

• les délais d'exécution et, le cas échéant, les moyens mis en œuvre par la direction du commissariat de l'air en région aérienne pour vérifier l'exécution des régularisations (réponse de la base aérienne, envoi de pièces justificatives, etc.).

La partie « audit d'efficacité et d'opportunité » vise d'une part, à évaluer l'efficacité de l'administration et de la gestion, d'autre part, à proposer les voies d'amélioration. Concernant ce dernier aspect, elle doit faire apparaître clairement :

• les objectifs à atteindre ;

• les moyens permettant de les atteindre ;

• les autorités pouvant ou devant intervenir pour atteindre les objectifs.

Le rapport de surveillance administrative, signé par le directeur du commissariat en région aérienne, est adressé au commandant de base ou aux entités ayant fait l'objet d'un audit. Il est transmis à titre de compte rendu aux autorités délégantes.

Sur la base des faits relevés dans ce rapport, le commandement concerné peut demander un audit approfondi sur certains points particuliers au directeur du commissariat en région aérienne ou à d'autres autorités en fonction de la nature des problèmes soulevés.

7.2.2.2. La procédure d'alerte.

Lorsqu'il apparaît, dans le cadre de la surveillance administrative, une situation d'une particulière gravité dans l'administration ou dans la gestion, une procédure d'alerte doit être déclenchée.

La procédure d'alerte concerne aussi bien la régularité que l'efficacité et l'opportunité des actes et de la gestion. A titre indicatif, peuvent nécessiter la mise en œuvre d'une procédure d'alerte :

• des achats interdits sur le budget considéré, répétés ou pour un montant élevé ;

• le non-respect d'une procédure réglementaire, répété ou portant sur des montants importants ;

• l'utilisation excessive d'une procédure financière ou administrative pouvant s'analyser comme un détournement de procédure ;

• la persistance d'une situation non viable d'un point de vue économique, d'une situation financière grave ou l'absence totale de maîtrise de la gestion ;

• l'absence de réaction à une recommandation importante ou à une directive précise venant de l'échelon régional ou central ;

• une situation matérielle susceptible d'avoir des conséquences sur la sécurité du travail ou la préservation des actifs ;

• une situation susceptible de mettre la base aérienne dans l'impossibilité de fonctionner normalement ou d'accomplir sa mission opérationnelle ;

• des actes irréguliers susceptibles d'entraîner des recours, des actions en justice ou dont les bases juridiques apparaissent incertaines.

La décision de proposer ou non le déclenchement d'une procédure d'alerte incombe au chef de mission. Cette décision est formalisée dans la document dont la forme est fixée en annexe II. Ce document doit être établi même si aucune procédure d'alerte n'est déclenchée au cours de la campagne. Le motif de la procédure d'alerte doit être clairement mais sommairement exposé.

La proposition du chef de mission doit être expressément approuvée par le directeur du commissariat de l'air en région aérienne, délégataire de signature en matière de surveillance. Celui-ci peut ne pas suivre la proposition du chef de mission et la mentionne dans le document susmentionné. La décision du directeur peut être formulée de manière manuscrite et assortie de commentaires ou de recommandations particulières.

Ce document possède, dans le cadre de la surveillance administrative, la même importance que l'acte de certification pour la vérification des comptes.

Toutefois, l'acte de certification consacre un dysfonctionnement uniquement imputable à la base. Le rapport d'alerte, qui s'adresse prioritairement au commandant de région aérienne, doit mettre en évidence les principaux problèmes administratifs quelles qu'en soient les autorités responsables et l'origine.

7.3. Remarques communes aux différents documents.

La division « audit, contrôle de gestion » est chargée de s'assurer que les rapports sont produits dans des délais satisfaisants : un mois au plus pour les rapports d'étape, un mois et demi pour les documents retraçant la mission finale. Un délai supplémentaire pourra être accepté si la signature des documents est liée à la production par la base aérienne de pièces complémentaires.

La mise en place des recommandations proposées devra faire l'objet d'un suivi régulier par le chef de mission tant en ce qui concerne les délais que la qualité des réponses fournies.

Tous les documents de synthèse de la mission annuelle d'audit sont adressés à la direction centrale du commissariat de l'air au fur et à mesure de leur parution.

7.4. La synthèse annuelle sur l'administration des bases aériennes.

La division « audit, contrôle de gestion » est chargée d'établir une synthèse annuelle sur l'administration sur les bases aériennes.

Cette synthèse, signée par le directeur du commissariat de l'air en région aérienne, doit très largement utiliser les travaux effectués dans le cadre de l'audit des bases aériennes :

• bilan chiffré de la certification des comptes comportant une analyse des motifs qui ont justifié des réserves ou un refus de certification ;

• principales irrégularités dans chacune des fonctions ;

• conclusions de l'examen thématique effectué dans le cadre de la surveillance administrative ;

• moyens d'amélioration de l'administration et de la gestion.

La synthèse annuelle sur l'administration des bases aériennes est adressée au général commandant la région aérienne et, pour les unités et domaines qui les concernent, aux généraux commandants spécialisés et aux directeurs centraux de service sur délégation desquels des opérations de surveillance administrative ont été effectuées. Un exemplaire de cette synthèse est également adressé à la direction centrale du commissariat de l'air.

Les éléments essentiels de ce rapport sont intégrés dans la synthèse annuelle présentée par le directeur central du commissariat de l'air au chef d'état-major de l'armée de l'air.

8. Intégration dans la chaîne continue des travaux du chef du soutien du personnel.

8.1. Principes.

Le principe de la chaîne continue des contrôles, qui constitue l'une des caractéristiques de la méthodologie d'audit retenue par le commissariat de l'air, est définie au 2.2.2.1.

Le principe de cette intégration consiste pour les équipes chargées de l'audit des bases aériennes à utiliser dans le cadre de la vérification des comptes comme de la surveillance administrative les résultats du contrôle interne conduit sur la base aérienne par le chef du soutien du personnel, commissaire de base par ordre du commandant de base ainsi que des autres opérations de surveillance de l'administration conduites sur la base aérienne.

Bien qu'étant différentes par leur nature, ces opérations sont complémentaires.

Si le contrôle interne vise prioritairement à répondre aux objectifs de contrôle de l'administration propres à la base aérienne et s'effectue selon des méthodes sensiblement différentes de celles de l'audit, il contribue de manière importante aux travaux conduits par les équipes d'audit. De même, le contrôle interne ne constitue pas la seule source d'informations dont disposent les équipes d'audit mais participe à l'analyse des risques et par conséquent au dimensionnement des travaux.

8.2. Facteurs d'intégration du contrôle interne.

L'intégration du contrôle interne aux travaux d'audit est facilitée par un certain nombre de facteurs.

8.2.1. L'objet des contrôles.

Les contrôles effectués dans le cadre du contrôle interne comme de l'audit portent pour l'essentiel sur les mêmes domaines ; seules les techniques de contrôle ainsi que leur étendue varie. Par ailleurs, des travaux de fin de gestion (vérification de documents de synthèse, inventaires) réalisés par le chef du soutien du personnel contribuent à la mission de vérification des comptes des bases aériennes.

8.2.2. Le calendrier de réalisation du contrôle interne.

Au cours du premier semestre de l'année, le contrôle interne prévoit un contrôle complet dans chacune des fonctions administratives. Les résultats de ces travaux peuvent donc être pris en compte par les équipes d'audit lors de l'analyse de risques préparatoire à la phase d'intérim et lors de l'examen systématique par fonction.

Les opérations du second semestre, qui comportent des contrôles supplémentaires dans les domaines où des faiblesses ont été constatées et des vérifications spécifiques au changement de gestion s'intègrent parfaitement à la mission finale qui vise à certifier les comptes et à porter un jugement définitif sur la régularité et l'opportunité des actes.

8.2.3. La formalisation des travaux.

Les opérations de contrôle interne donnent lieu à une formalisation importante (utilisation de feuilles de travail prédéfinies et de formulaires de restitution de travaux comptables, mention des travaux effectués, conservation des pièces litigieuses) qui facilitent leur exploitation par les équipes régionales.

8.2.4. Les documents de synthèse.

Deux types de documents viennent synthétiser les opérations de contrôle interne : le compte rendu semestriel et le tableau de bord du contrôle interne.

8.3. Méthode d'intégration du contrôle interne.

La méthode de validation du contrôle interne est laissée à l'appréciation des directions du commissariat de l'air en région aérienne. Celle-ci s'effectue sur pièces et sur place selon les principes généraux ci-après.

8.3.1. Intégration du contrôle interne lors de la phase d'intérim.

La validation du contrôle interne s'effectue pour l'essentiel lors de la phase d'intérim (deuxième semestre de l'année). Elle commence par l'examen sur pièces à partir des éléments dont dispose la direction du commissariat de l'air en région aérienne :

• la synthèse semestrielle du contrôle interne correspondant au premier semestre de l'année ;

• le tableau de bord du contrôle interne renseigné par le CSP ainsi que le tableau de synthèse des activités de surveillance et de contrôle.

La direction du commissariat de l'air en région aérienne peut demander aux bases aériennes l'envoi à titre complémentaire :

• des dossiers de travail ;

• des comptes rendus adressés aux unités.

Les travaux de validation effectués à ce stade doivent être formalisés au moyen de feuilles de travail synthétisées sous la forme de tableaux récapitulatifs faisant apparaître notamment :

• les fonctions, modules ou fiches examinés ;

• l'importance des travaux réalisés (un contrôle complet au cours du premier semestre).

Ces travaux réalisés sur pièces sont complétés sur place notamment :

• en s'assurant par sondages de la réalité des opérations consignées dans les dossiers de travail ;

• en s'assurant dans les unités ou auprès du BGC du suivi des recommandations faites dans le cadre du contrôle interne.

8.3.2. Intégration du contrôle interne lors de la phase finale.

La validation du contrôle interne s'effectue à titre complémentaire lors de la phase dite finale (premier semestre suivant l'exercice étudié) consacrée pour l'essentiel à la certification des comptes. Elle est réalisée selon les mêmes principes que lors de la phase dite d'intérim.

Toutefois, les travaux d'intégration du contrôle interne diffèrent sensiblement pour des raisons tenant :

• à la nature des opérations de contrôle interne du second semestre de l'année écoulée, orientées vers les domaines à risques ou de nature comptable : contrôles supplémentaires obligatoires ou décidés par le CSP en fonction de son appréciation des faiblesses de l'administration, contrôles dits « à 100 p. 100 » et travaux de fin de gestion ;

• à l'importance plus limitée des travaux d'un point de vue quantitatif.

9. Coordination et évaluation de l'audit.

9.1. Coordination de l'action du commissariat de l'air dans le domaine de l'audit.

La méthode d'audit se caractérise à la fois par sa rigueur et sa technicité et par l'importance des responsabilités confiées à ses acteurs :

• responsabilité du chef de mission pour ce qui est du choix des techniques et de l'appréciation des résultats ;

• grande latitude laissée aux directions du commissariat de l'air en région aérienne pour organiser la campagne d'audit annuelle et adapter les instruments aux caractéristiques locales.

Il est donc nécessaire d'assurer une coordination de l'action des directions du commissariat de l'air en région aérienne afin :

• d'assurer aux bases aériennes de chaque région un traitement fondé sur des méthodes et des critères d'appréciation comparables ;

• de faire bénéficier chaque équipe d'audit des outils mis en œuvre dans l'autre région aérienne et d'échanger des informations sur les problèmes administratifs et financiers les plus couramment observés.

9.1.1. Rôle de la direction centrale du commissariat de l'air.

La direction centrale du commissariat de l'air est chargée d'assurer la coordination de l'action des directions du commissariat de l'air en région aérienne dans le domaine de l'audit.

Dans ce cadre, elle organise au moins une fois par an, en principe à la fin du deuxième trimestre, une réunion d'information permettant :

• d'étudier ou de commenter les évolutions de la méthode ;

• d'examiner les résultats de la campagne d'audit en cours ou en voie d'achèvement ;

• de préparer la nouvelle campagne en examinant notamment, à partir des propositions de chacun, les thèmes pouvant être traités au titre de la surveillance administrative.

9.1.2. Rôle des directions du commissariat de l'air en région aérienne.

9.1.2.1. Revue de qualité.

La revue de qualité a un but essentiellement informatif et pédagogique. Elle procède d'une revue « tournante » des dossiers entre les directions du commissariat en région aérienne.

Chaque direction du commissariat de l'air en région aérienne transmet aux deux autres directions un dossier de son choix. La direction destinataire revoit le dossier qu'elle retourne à la direction émettrice, assorti de commentaires sur les procédures d'audit retracées dans le dossier.

Cette revue n'a pas valeur de contrôle. Elle doit permettre à chaque division « audit, contrôle de gestion » de se tenir précisément et complètement informée des méthodes mises en œuvre et des éventuelles « avancées méthodologiques » adoptées au sein d'une autre direction.

Les directions du commissariat de l'air en région aérienne peuvent proposer à la direction centrale du commissariat de l'air d'intégrer aux « normes d'audit » certaines techniques ou méthodes employées par l'une d'entre elles et jugées particulièrement efficaces.

9.1.2.2. Échanges informels.

Il appartient aux équipes d'audit de procéder régulièrement à des échanges informels en particulier :

• lors de la préparation des programmes de travail utilisés dans le cadre de l'examen systématique par fonction ;

• lors de la préparation du programme de vérification sur pièces ;

• au cours de la campagne d'audit pour signaler des dysfonctionnements récurrents ou d'un type nouveau.

9.2. Évaluation de l'audit.

9.2.1. Dispositions générales.

Le directeur central du commissariat de l'air est responsable de la surveillance administrative de l'ensemble des organismes du service du commissariat de l'air. A ce titre et selon les dispositions définies par instruction particulière, il peut effectuer, lui même ou en mandatant à cet effet l'un de ses adjoints, la surveillance administrative de la fonction « audit » au sein des directions du commissariat de l'air en région aérienne.

Dans le cadre général précédemment défini et pour tenir compte des caractéristiques de la fonction « audit », la direction centrale du commissariat de l'air met en œuvre une procédure d'évaluation de l'audit appelée revue administrative.

La revue administrative est destinée à garantir :

• la qualité des dossiers ;

• la bonne application de la méthode d'audit.

Cette revue constitue un contrôle de forme au sens, où l'analyse porte sur les dossiers d'audit, en tant que présentation formalisée des contrôles menés et de leurs conclusions. Elle est effectuée chaque année et porte sur un nombre prédéterminé de dossiers d'audit. Elle est menée par référence à une grille d'évaluation de la qualité.

Ce contrôle consiste en :

• un questionnaire annuel adressé aux directions du commissariat de l'air en région aérienne ;

• une revue de dossiers choisis par la direction centrale du commissariat de l'air.

L'établissement, l'exploitation des réponses du questionnaire et la revue de dossiers sont assurés par le chef du bureau « audit, contrôle de gestion » de la direction centrale du commissariat de l'air assisté des spécialistes de son choix et sous l'autorité du sous-directeur « administration générale ».

La revue de dossiers porte sur la construction et la cohérence formelle des dossiers d'audit.

Sont ainsi examinées :

• la qualité de l'application des règles de formalisation ;

• la cohérence des conclusions par rapport aux travaux effectués et aux résultats obtenus par l'équipe d'audit ;

• la claire justification des choix du chef de mission, notamment ceux relatifs à l'analyse des risques.

La revue de dossiers peut être complétée par une visite au sein des directions du commissariat de l'air en région aérienne destinée :

• à étudier l'organisation de la division « audit, contrôle de gestion » et la conduite d'ensemble de la campagne d'audit ;

• à s'entretenir avec les responsables de la direction sur ses difficultés éventuelles ;

• à présenter les premières conclusions de la revue de dossiers.

Un rapport écrit est transmis aux directions du commissariat de l'air en région aérienne.

9.2.2. Revue normative.

Comme précisé dans la présente instruction, la vérification des comptes des formations administratives est assurée par des commissaires désignés à cet effet qui, pour cette mission particulière, sont responsables devant le ministre chargé des armées.

Le respect de l'obligation de moyens, résultant de cette responsabilité particulière, est assuré par un contrôle des procédures d'audit mises en œuvre par les commissaires de l'air chefs de missions dénommé revue normative.

La revue normative est engagée lorsque sont mis au jour, postérieurement à la certification des comptes, des erreurs graves, des fraudes ou des détournements significatifs non relevés par l'audit.

La revue normative est un contrôle mené, sous la responsabilité du directeur central du commissariat de l'air, sur les choix successifs qui ont conduit le commissaire chef de mission à la rédaction de l'acte de certification.

Elle constitue un contrôle de fond en ce qu'il vise à juger de la valeur des éléments probants ayant motivé la certification. Elle est ponctuelle en ce qu'elle ne porte que sur le dossier d'une seule base aérienne et sur une seule période comptable.

Cette revue peut donner lieu à une visite sur place par l'équipe prévue au paragraphe suivant au sein de l'organisme ayant fait l'objet de l'audit.

La revue normative s'effectue dans le cadre de l'obligation de moyens qui est assignée au commissaire chef de mission, sa responsabilité devant le ministre pouvant être mise en cause.

Elle consiste à retracer, « pas à pas » au moyen des dossiers d'audit, toutes les étapes ayant mené à la certification des comptes, notamment :

• l'analyse des risques ;

• la revue du contrôle interne ;

• le dimensionnement des contrôles à partir des risques relevés ;

• l'effectivité de ces contrôles ;

• le collationnement des éléments probants.

Ces contrôles doivent permettre de porter un jugement sur le bien-fondé des conclusions du chef de mission d'audit ayant permis la certification des comptes.

9.2.2.1. Mise en œuvre de la revue normative.

Elle est déclenchée par le directeur central dans deux cas :

• lors de la révélation, fortuite ou non, postérieurement à la certification des comptes d'erreurs significatives ou de faits délictueux non détectés par l'audit ;

• lorsqu'il estime nécessaire au vu des résultats d'une revue administrative ayant relevé une grave insuffisance des travaux effectués ou des techniques mises en œuvre.

Elle est menée par une équipe spécialement désignée par le directeur central.

L'équipe de revue remet ses conclusions au directeur central qui décide de l'opportunité de faire examiner le dossier par le comité de contrôle de l'audit (CCA).

9.2.2.2. Comité de contrôle de l'audit.

Le comité de contrôle de l'audit (CCA) a pour mission, sur convocation du directeur central du commissariat de l'air, d'instruire le dossier à partir des conclusions de la revue normative et de donner un avis technique motivé sur les travaux menés par le chef de mission d'audit incriminé et sur le bien-fondé de la certification des comptes accordée par celui-ci.

Le directeur central peut, à la demande du CCA, décider de convoquer le commissaire chef de mission devant cette assemblée.

Le CCA, présidé par le directeur adjoint du commissariat de l'air, rassemble :

• le directeur du commissariat de l'air en région aérienne concerné ;

• le sous-directeur « administration générale » de la direction centrale du commissariat de l'air ;

• le chef de la division « audit, contrôle de gestion » relevant de la direction du commissariat de l'air en région aérienne non concernée ;

• le chef du bureau « audit, contrôle de gestion » de la direction centrale du commissariat de l'air ;

• tout spécialiste technique appelé en qualité d'expert par le directeur central du commissariat de l'air.

Le directeur central du commissariat de l'air décide de la suite à donner aux propositions du CCA en tant que représentant du ministre de la défense.

10. Dispositions particulieres.

L'instruction n^o 3151222/DEF/DCCA/OP/1 du 6 novembre 1995 portant définition et modalités de mise en œuvre de l'audit pour la surveillance de l'administration et la vérification des comptes des formations administratives de l'armée de l'air est abrogée.