INSTRUCTION N° 83-001/DEF/APM/EO relative à l'organisation et au fonctionnement du centre administratif des personnels extérieurs de la justice militaire.
Abrogé le 11 mars 2014 par : INSTRUCTION N° 61243/DEF/SGA/DAJ/DAPM/EDP portant abrogation de textes. Du 06 janvier 1983NOR
1. Du chef du centre.
Le chef du centre administratif des personnels extérieurs de la justice militaire (CAPE-JM) est, dans le grade le plus élevé, le plus ancien de tous les officiers greffiers affectés audit centre.
Il a des attributions administratives et disciplinaires.
1.1. Attributions administratives.
Sur le plan administratif, le chef du centre est responsable du fonctionnement du centre et exerce à ce titre des pouvoirs de direction et de contrôle général.
1.1.1. Organisation intérieure du service.
Le chef du centre répartit les locaux mis à sa disposition entre les différents services du centre et prend toutes les mesures propres à prévenir les risques de vol, d'incendie ou de dégâts des eaux.
Il répartit les tâches entre les officiers greffiers, les sous-officiers commis greffiers et huissiers appariteurs et les personnels civils extérieurs affectés au centre. Le général commandant la 1re région militaire pourvoit à la mise en place des personnels civils suivant un tableau de dotation établi par l'administration centrale.
1.1.2. Gestion des personnels.
Sont affectés au centre administratif des personnels extérieurs les personnels militaires employés à ce centre et dans les organismes extérieurs à la justice militaire.
Le chef du centre traite toutes les questions d'ordre administratif concernant ces personnels.
Il tient à jour les dossiers première et deuxième parties et les dossiers de pension de ces personnels à l'exception de la deuxième partie de son propre dossier qui est détenu par l'administration centrale et assure les liaisons nécessaires avec les organismes détenteurs des dossiers des personnels civils employés au centre administratif des personnels extérieurs.
Il veille à la tenue des registres réglementaires :
contrôle nominatif du personnel ;
registre des visites médicales ;
registre des constatations des blessures, infirmités et maladies ;
registre des permissions ;
registre des punitions,
et de tous autres registres ou contrôles prescrits par des instructions particulières.
Il s'assure que les mémoires de proposition pour l'avancement, les décorations ou les récompenses sont établis conformément aux textes en vigueur.
Il transmet à l'administration centrale pour le 15 novembre de chaque année les fiches de renseignement (modèle N° 663*/133) concernant les personnels qu'il administre et les personnels civils du centre administratif des personnels extérieurs.
Tout changement dans la position, les droits à solde, la situation de famille intervenant en cours d'année est immédiatement signalé par l'envoi d'une fiche N° 663*/133.
Il signale les absences des personnels et adresse à l'administration centrale, le 1er de chaque mois, un état des mutations intervenues dans le mois écoulé (modèle N° 663*/132).
Il est informé des changements intervenus dans les situations individuelles et des absences par les intéressés eux-mêmes ou par leur organisme employeur.
Il s'assure de la tenue des dossiers de mobilisation.
1.1.3. Notification et diffusion des décisions émanant de l'administration centrale.
Le chef du centre administratif des personnels extérieurs est destinataire de toute communication faite par l'administration centrale.
Il en assure éventuellement la diffusion.
Si la notification lui en est prescrite, il rend compte de l'exécution de cette mesure.
1.1.4. Contrôle de la gestion administrative du régisseur d'avances.
Le chef du centre administratif des personnels extérieurs autorise le paiement des dépenses. À cet effet, il vise, avant paiement, toutes les pièces de dépense.
Il s'assure de la régularité des comptes et des écritures, vérifie les justifications de dépenses et leur transmission en temps utile.
1.1.5. Contrôle de l'entretien des locaux et du matériel.
1.1.5.1. Locaux.
Les dépenses afférentes aux travaux de première catégorie (réparations, entretien courant, travaux divers et périodiques) et de deuxième catégorie (aménagements, améliorations) sont à la charge du budget de la justice militaire. Les états de prévisions, établis dans les conditions réglementaires, sont transmis chaque année par le service du génie à l'administration centrale de la justice militaire.
Celle-ci, en fonction des disponibilités budgétaires et des ordres d'urgence, fixe la liste des travaux (et des dépenses y afférentes) à effectuer au titre de l'année considérée et délègue aux services du génie compétents les crédits correspondants. Ces crédits ne peuvent être utilisés pour des travaux non retenus ou non prévus. Toutefois les crédits forfaitaires sont alloués pour l'entretien courant ; il est donc possible au chef du centre administratif des personnels extérieurs de demander aux services du génie l'exécution de menues réparations. Si de grosses réparations imprévues et urgentes s'avèrent nécessaires, il y a lieu d'alerter les services locaux du génie et de rendre compte sans délai à l'administration centrale de la justice militaire.
Le service du génie est chargé de la réalisation des travaux prescrits ; il appartient cependant au chef du centre administratif des personnels extérieurs d'en contrôler la bonne exécution et de rendre compte, pour le 15 octobre de chaque année, de leur achèvement ou des motifs de retard.
1.1.5.2. Matériel.
Le chef du centre administratif des personnels extérieurs contrôle la gestion du mobilier et du matériel.
Les propositions d'achats sont soumises à l'administration centrale. S'il s'agit de mobilier métallique de bureau soumis au régime de la centralisation des achats, les besoins de l'année suivante doivent être prévus pour le 15 novembre de chaque année ; pour les autres mobiliers, des demandes peuvent être présentées dans le courant de l'année, assorties des justifications nécessaires et d'au moins deux devis différents. Après approbation, les demandes sont, soit satisfaites par l'intermédiaire du service de l'intendance pour les achats centralisés, soit réalisées sur le plan local pour les autres achats.
Le chef du centre administratif des personnels extérieurs procède une fois par an au moins et avant le 1er décembre au recensement des mobiliers et matériels affectés au centre. Il rend compte à l'administration centrale des constatations faites lors de ces opérations.
Il transmet à l'administration centrale les propositions de réforme des mobiliers ou matériels impropres à l'usage ou vétustes.
1.1.6. Instruction des cadres de réserve.
L'école de perfectionnement des officiers de réserve et assimilés spéciaux de la justice militaire est dirigée par un magistrat désigné par l'administration centrale.
Le chef du centre administratif des personnels extérieurs est responsable de son fonctionnement.
Il établit un programme d'enseignement dans les conditions fixées par les circulaires ministérielles et le soumet à l'approbation du ministre avant le 1er septembre de chaque année.
Les officiers du service ou les militaires des réserves et assimilés spéciaux volontaires peuvent être chargés des cours et conférences.
Le chef du centre administratif des personnels extérieurs adresse chaque année au ministre un compte rendu de l'activité de l'école de perfectionnement.
Il y mentionne l'assiduité de ceux qui sont inscrits aux cours. Il adresse le même compte rendu au général commandant la région militaire qui note les intéressés.
1.2. Pouvoirs disciplinaires.
1.2.1. Visa des correspondances officielles émanant des personnels.
Toutes demandes, comptes rendus ou correspondances ayant un caractère officiel et dont l'objet se rapporte au service, ou à des faits résultant ou ayant résulté du service, adressés par les personnels affectés au centre à une autorité administrative, doivent être acheminés par la voie hiérarchique.
Le chef du centre administratif des personnels extérieurs formule dans sa transmission un avis circonstancié (1).
1.2.2. Permissions, autorisations diverses.
Il accorde et signe les permissions supérieures à huit jours dans les conditions prévues par les règlements.
Les permissions dont il peut lui-même bénéficier sont accordées par le ministre de la défense (direction générale de la gendarmerie nationale).
Il délivre les ordres de mission pour nécessités de service.
1.2.3. Sanctions.
Le chef du centre administratif des personnels extérieurs exerce, en matière disciplinaire, les pouvoirs d'un chef de corps tels qu'ils sont définis par le règlement de discipline générale dans les armées.
1.2.4. Notation des personnels. Propositions pour l'avancement, les décorations ou les récompenses.
En exécution des prescriptions des circulaires annuelles et dans le cadre des dispositions prévues par les textes de portée permanente, le chef du centre administratif des personnels extérieurs note les personnels et fait procéder, en temps opportun, à la préparation des travaux relatifs à l'avancement, aux décorations ou autres récompenses.
1.3. Intérim du chef du centre administratif des personnels extérieurs.
Lorsque le chef du centre administratif des personnels extérieurs est absent, ses attributions administratives et disciplinaires sont exercées par l'officier adjoint.
Tous les documents officiels signés en l'absence du chef du centre administratif des personnels extérieurs doivent porter l'indication du nom et de la qualité du signataire.
2. De l'officier adjoint.
Le chef du centre est assisté et, au besoin, supplée par son adjoint qui, de tous les officiers greffiers moins âgés que lui affectés audit centre, est le plus ancien dans le grade le plus élevé.
Il est plus spécialement chargé des domaines suivants :
régies d'avances ;
gestion des matériels ;
contrôle du service du courrier ;
bibliothèque et archives ;
fournitures de bureau et produits d'entretien.
2.1. Régie d'avances.
L'officier adjoint est régisseur d'avances dans les conditions fixées par l' arrêté du 07 février 1963 modifié. Il dispose d'une caisse, d'un compte courant postal et d'un compte de dépôt du Trésor. Pour toutes les opérations qu'il effectue en cette qualité, il est tenu aux garanties et encourt les responsabilités prescrites par les décrets du 28 mai 1964 (2) et décret du 15 novembre 1966 (BOC/SC, p. 1038). Il est notamment assujetti à un cautionnement qui peut être constitué en numéraire, en rentes sur l'État ou remplacé par la garantie fournie par l'affiliation à une association française de cautionnement mutuel agréée.
Il se conforme à la réglementation générale en vigueur ainsi qu'aux dispositions particulières aux armées ou propres à la justice militaire.
Il est notamment responsable, en cette qualité :
de la situation de sa caisse et des fonds qui y sont déposés ;
de la tenue des écritures et de leur concordance avec les fonds existants ;
de tous paiements irréguliers ;
de toute erreur comptable, omission, double emploi, surcharge ou altération d'écriture.
Le régisseur d'avances remplit ses fonctions sous le contrôle du chef du centre administratif des personnels extérieurs, qui vise toutes les pièces comptables, et sous la surveillance de l'intendant militaire compétent et des fonctionnaires du Trésor habilités.
Sa responsabilité est permanente. En cas d'absence, il donne procuration à un officier greffier ou, à défaut, au commis greffier le plus ancien, pour assurer la gestion de la régie. La durée de validité de cette procuration ne peut excéder deux mois.
La procuration donnée par l'officier adjoint est établie sur papier libre, visée par le chef du centre administratif des personnels extérieurs et l'intendant militaire avant d'être remise au comptable du Trésor.
Cette procuration est indépendante de celle qui est délivrée pour l'utilisation du compte courant postal et qui doit être rédigée conformément à la réglementation particulière en vigueur.
Si aucun mandataire n'a été constitué ou si l'absence est supérieure à deux mois, il est procédé soit à la nomination d'un régisseur intérimaire soit à la désignation d'un nouveau régisseur.
La comptabilité de la régie d'avances est tenue dans les conditions fixées par l'instruction générale du ministère de l'économie et des finances, en date du 23 mars 1968 (3) sur les régies de recettes et les régies d'avances de l'État et des établissements publics nationaux (titre VIII : comptabilité simplifiée).
Néanmoins, toutes les dispositions réglementaires qui apportent à ces règles générales des dérogations ou qui en précisent les modalités de mise en œuvre pour les postes comptables des armées, demeurent intégralement applicables. En particulier, le modèle de « demande de relèvement du montant maximum de l'avance à consentir au régisseur », annexé à la circulaire provisoire no 1948/MA/CCG/T/CG/2 du 4 avril 1963 (4) qui fournit des renseignements plus complets et mieux adaptés aux services des armées que le modèle proposé par l'instruction générale du 23 mars 1968 (5) doit toujours être utilisé.
2.2. Gestion des matériels.
L'officier adjoint est chargé, dans le cadre de la réglementation adoptée par le service de la justice militaire, de la gestion et de la comptabilité des matériels dont dispose le tribunal : mobiliers divers, machines à écrire, appareils duplicateurs…
Il adresse annuellement à l'administration centrale pour le 15 février, un état récapitulatif du matériel existant à la date du 31 décembre précédent (modèle N° 663*/153).
Les machines de bureau (machines à écrire, machines comptables, duplicateurs) sont portées sur un état récapitulatif particulier (modèle N° 663*/154) adressé en double exemplaire pour le 15 janvier à l'administration centrale.
Un état modèle N° 663*/155 des appareils téléphoniques en service, certifié par le commandant du groupement régional d'exploitation des transmissions compétent, est adressé en double exemplaire à l'administration centrale pour le 15 décembre de chaque année.
L'officier adjoint veille à l'entretien des matériels et fait procéder aux menues réparations.
Il transmet au chef du centre administratif des personnels extérieurs des propositions pour la réforme des matériels vétustes ou hors d'usage et pour leur remplacement éventuel.
Il informe annuellement l'administration centrale (service de la justice militaire) du produit des aliénations de biens meubles remis à l'administration des domaines.
2.3. Contrôle du service du courrier.
Les fonctions de vaguemestre sont assurées par un sous-officier, sous la surveillance de l'officier adjoint.
Celui-ci s'assure de la bonne tenue des registres réglementaires et de l'enregistrement régulier du courrier au départ et à l'arrivée.
Il fait appliquer la réglementation sur la protection du secret de la défense nationale.
2.4. Bibliothèque et archives.
L'officier adjoint est responsable de la tenue de la bibliothèque et du catalogue des ouvrages qui la composent.
L'achat d'ouvrages de bibliothèque doit être demandé à l'administration centrale qui passe éventuellement la commande et assure la livraison.
Le classement des archives est assuré, sous la responsabilité de l'officier adjoint, par un sous-officier.
2.5. Fournitures de bureau, imprimés, produits d'entretien.
Un crédit forfaitaire est alloué chaque année par l'administration centrale pour l'achat des fournitures de bureau, des registres et des imprimés autres que ceux de la nomenclature propre à la justice militaire, et des produits d'entretien.
L'officier adjoint règle l'utilisation de ce crédit suivant les besoins du centre.
Les imprimés de la nomenclature font l'objet de commandes annuelles (modèle N° 663*/143) à l'administration centrale qui en assure la fourniture gratuite.
3. Des dépenses du centre administratif des personnels extérieurs.
Les dépenses du centre administratif des personnels extérieurs sont réglées soit sur régie d'avances, soit par mandement direct de l'ordonnateur compétent.
3.1. Dépenses acquittées par le régisseur d'avances.
Conformément aux dispositions régissant la comptabilité publique, toute dépense, quelle que soit sa nature, peut toujours être réglée par mandatement direct. Toutefois, l'article premier de l' arrêté du 07 février 1963 modifié, instituant une régie d'avances et une régie de recettes auprès de chacun des tribunaux des forces armées, fixe la liste des dépenses qui, afin de faciliter l'exécution du service, peuvent être payées sur les fonds de ces régies d'avances.
En ce qui concerne le centre administratif des personnels extérieurs, ces dépenses sont relatives au fonctionnement courant du centre.
3.1.1. Entretien et réparation des machines à écrire, appareils duplicateurs et autres matériels.
Les dépenses d'entretien des machines à écrire et appareils duplicateurs en service sont imputées aux crédits du service de la justice militaire et réglées dans les conditions précisées par l'instruction no 20800/DC/M/AR/41 du 28 avril 1958 (BO/G, p. 2000) et la dépêche no 54625/T/DC/M/AR/41 du 14 novembre 1958 (6).
Les conditions d'engagement des dépenses de réparation des machines à écrire et appareils duplicateurs sont les suivantes :
l'autorisation est donnée par le ministre (direction générale de la gendarmerie nationale), lorsque le montant des travaux à effectuer excède 30 euros ; le livret matricule du matériel à réparer est joint à la demande d'autorisation ;
le chef du centre administratif des personnels extérieurs autorise la dépense lorsque son montant est égal ou inférieur à la somme fixée ci-dessus.
3.1.2. Brochage et reliure.
Les Journaux officiels, les Bulletins officiels des armées de la bibliothèque sont brochés à la diligence de l'officier adjoint.
3.1.3. Achat de registres et d'imprimés hors nomenclature, de fournitures de bureau et de produits d'entretien.
L'ensemble des dépenses engagées :
pour l'achat des registres et imprimés hors nomenclature et des fournitures de bureau ;
pour l'entretien, le blanchissage, l'achat d'objets et ingrédients de propreté,
ne doit pas dépasser, dans chaque catégorie, le montant de l'allocation fixée annuellement par l'administration centrale.
Un état comparatif (modèle N° 663*/142), certifié par le chef du centre administratif des personnels extérieurs et vérifié par l'intendant militaire, est arrêté en fin d'année et adressé à l'administration centrale pour le 1er février.
3.2. Dépenses réglées par l'intendance militaire.
3.2.1. Dépenses imputables au budget de la justice militaire.
3.2.1.1. Frais d'abonnement et de taxes téléphoniques.
Les dépenses d'abonnement et de taxes téléphoniques sont mandatées à l'organisme régional des transmissions sur production d'états décomptés bimestriels.
Une copie de ces états est transmise à l'administration centrale (direction générale de la gendarmerie nationale) à titre de compte rendu.
Les frais entraînés par des travaux d'installation de faible importance sont payés de la même manière.
3.2.1.2. Frais d'achat de matériel et d'ameublement non soumis à la centralisation.
Les dépenses relatives à l'achat de matériel ou d'ameublement sont à la charge du service de la justice militaire. Elles sont autorisées par le ministre (cf. supra, 1152).
3.2.2. Dépenses imputables au budget des armées (éclairage, chauffage, eau).
L'éclairage et le chauffage des locaux sont assurés selon les règles établies pour les bureaux des états-majors et services, et les organismes assimilés.
La fourniture de l'eau est assurée dans les mêmes conditions.
3.3. Dépenses ordonnancées par l'administration centrale (imputables au budget de la justice militaire).
3.3.1. Frais d'abonnement et d'achat d'ouvrages de bibliothèques.
Les abonnements au Journal officiel, aux revues et périodiques judiciaires sont assurés par l'administration centrale.
Toutes les demandes d'achat d'ouvrages de jurisprudence et de doctrine doivent être adressées à l'administration centrale qui en assure la fourniture, si la demande lui paraît justifiée.
3.3.2. Frais d'achat d'imprimés de la nomenclature propre à la justice militaire.
Les imprimés de la nomenclature propre au service de la justice militaire sont fournis gratuitement par l'administration centrale.
Les demandes d'imprimés (modèle N° 663*/143) établies en triple exemplaire, sont adressées à la direction générale de la gendarmerie nationale (sous-direction des affaires pénales militaires) le 1er juillet de chaque année, pour les besoins de l'année suivante. Ces besoins sont exprimés en multiples de 250, pour tenir compte du conditionnement courant des imprimés.
Des demandes exceptionnelles, dûment justifiées, peuvent toutefois être adressées à toute époque de l'année.
3.3.3. Frais d'achat de mobilier métallique soumis à la centralisation.
Ces frais sont réglés par l'administration centrale (cf. supra, 1152).
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le directeur général de la gendarmerie nationale,
Charles BARBEAU.