La publication des décrets rappelés en référence et l'abrogation corrélative du décret du 22 avril 1927 (BO/M, p. 1010 ; BOR/M, p. 53) ont modifié l'organisation générale de l'administration dans les unités de la marine.

De plus, s'agissant précisément de l'administration financière du personnel militaire de la marine, l'utilisation de l'informatique et de réseaux de transmission de données numérisées a ouvert la possibilité de recourir à des solutions techniques nouvelles.

L'ensemble de cette évolution a conduit la marine à définir une nouvelle organisation du travail relatif au recueil, à la transmission et au traitement des données ; le système informatisé local de l'administration des marins (SILAM) regroupe l'ensemble des moyens nécessaires à la satisfaction des droits à la solde et à l'indemnisation des dépenses de déplacement des militaires de la marine.

 

Conformément aux directives du chef d'état-major de la marine, le SILAM a été conçu de manière à alléger les tâches des unités administratives ; la partie du travail d'exploitation des données précédemment dévolue aux unités est désormais confiée à des centres interunités locaux d'administration des marins (CILAM).

La présente instruction est complétée par deux notices détaillées :

• la notice SILAM, destinée aux unités administratives ;

• la notice CILAM, destinée aux CILAM et au centre informatique du commissariat (CIC).

1. Rôle des unités administratives.

Les unités administratives exercent les fonctions suivantes  :

• information du personnel militaire de la marine en service dans l'unité sur sa situation administrative individuelle et sur les questions d'ordre général intéressant l'administration financière du personnel ;

• recueil des informations et des documents justifiant la création, la modification ou la suppression des droits du personnel à la solde et à l'indemnisation des déplacements ;

• envoi au CILAM des informations et des documents après vérification, certification et authentification ;

• paiement sur fonds d'avances des indemnités qui ne peuvent pas être payées par le CIC.

Pour exercer ces fonctions, les unités administratives disposent de deux logiciels :

• le logiciel « COURRIER », destiné à suivre la transmission au CILAM des informations et des documents ;

• le logiciel « CORSAIR  », destiné à suivre les comptes individuels de solde.

La tenue sur support papier des documents individuels est supprimée ; les informations contenues par le dossier individuel de solde, par la fiche financière, par le bulletin périodique et par le second exemplaire du bulletin mensuel de solde figurent sur un disque optique numérique (CD ROM) diffusé chaque mois à toutes les unités administratives par le CIC ; chaque unité a directement accès aux informations concernant le personnel connu des fichiers du CIC comme étant en service dans cette unité ; le commandant de l'unité reçoit chaque mois un code confidentiel permettant d'élargir les consultations au reste du personnel de la marine ; il le communique, sous sa responsabilité, au personnel qu'il habilite à effectuer ces consultations.

Le disque CD ROM mis en œuvre par le logiciel CORSAIR comporte, en outre, une bibliothèque de textes et divers applicatifs.

Le personnel continue à s'adresser, pour faire valoir ses droits, au bureau administratif de son unité ; toutefois, dans les unités rattachées les plus importantes, un officier marinier fourrier exerçant la fonction de « délégué administratif  » est habilité à représenter le personnel de l'unité rattachée auprès du bureau administratif de l'unité administrative pour l'accomplissement des formalités de routine, y compris les formalités d'embarquement et de débarquement.

2. Rôle des CILAM.

2.1.

Les CILAM sont placés sous l'autorité du chef du service de la solde, ou du directeur local du commissariat de la marine dans les ports dépourvus de service de la solde.

Chaque CILAM  :

• exploite les informations et les documents transmis par les unités administratives ; tous les documents et informations parvenus au CILAM avant la date limite de saisie mensuelle sont réputés saisis avant cette date ; dans le cas contraire, le CILAM signale sans délai à l'unité administrative concernée les dossiers non saisis ;

• transfère les données, après traitement, dans les fichiers du CIC  ;

• accomplit tous les actes d'administration collectifs et individuels qui peuvent être réalisés sans inconvénient hors des unités administratives (tenue des comptes généraux, confection des cartes du service militaire actif délivrées postérieurement à l'incorporation, …).

Le CILAM comporte un bureau de liaison, un bureau « organisation et méthodes » et des sections de traitement spécialisées.

2.2.

Le bureau de liaison est chargé de :

• recevoir, examiner, enregistrer et répartir entre les sections de traitement les documents provenant des unités administratives ;

• informer sans délai les unités administratives de toute difficulté conduisant le CILAM à ne pas traiter un ou plusieurs documents reçus des unités ;

• recevoir et expédier le courrier, gérer le trafic des messages et des télécopies, ainsi que les communications téléphoniques ;

• archiver les pièces justificatives après traitement ;

• recevoir, le cas échéant, pour instruire un dossier administratif ponctuel, le représentant d'un militaire durablement éloigné du port-base.

2.3.

Le bureau organisation et méthodes exerce la fonction de contrôle interne, pour le compte du chef du CILAM. A ce titre :

• il s'assure de la régularité juridique de l'appréciation des droits et de la disponibilité des pièces justificatives ;

• il effectue des opérations de contrôle ;

• il veille à la bonne application des règles de sûreté ;

• il instruit les dossiers faisant apparaître des difficultés d'interprétation de la réglementation.

Une instruction particulière définit les méthodes d'action de ce bureau.

Par ailleurs le bureau organisation et méthodes tient à jour la documentation du centre.

2.4.

Les sections de traitement assurent l'exploitation des dossiers.

Toute difficulté conduisant une section à différer la prise en compte de données au-delà de la date limite de saisie mensuelle doit être signalée sans délai au bureau de liaison, chargé lui-même de transmettre cette information à l'unité administrative concernée.

2.5.

Les CILAM utilisent des logiciels spécifiques, dont la maintenance est assurée par le CIC. Ils sont abonnés au réseau de transmission de données de la marine pour la transmission et la consultation des informations.

Ne disposant pas de fonds d'avances, les CILAM n'accomplissent aucun paiement.

3. Rôle du CIC.

Le CIC assure le calcul et le paiement mensuel de la solde, ainsi que le paiement continu pendant le mois des indemnités de déplacement.

Les données nécessaires à sa fonction lui sont fournies par les CILAM, à l'exception de celles qui sont directement recueillies auprès de la direction du personnel militaire de la marine ; ces dernières font l'objet d'une liste exhaustive adressée par le CIC aux CILAM et constamment tenue à jour.

Les unités administratives ne s'adressent en aucun cas directement au CIC ; en revanche, le CIC adresse directement aux unités administratives certains documents (listes de paiement, bulletins de solde, date de passage des examens prénataux, …).

Par exception aux principes généraux énoncés par cette instruction, le CIC est responsable du suivi des situations familiales particulières ; cette mesure est prise afin que les organismes extérieurs à la marine continuent à s'adresser à un correspondant unique.

4. Circulation des informations et règlement des litiges.

Pour que le système fonctionne harmonieusement, les règles suivantes doivent être strictement respectées :

• le personnel en service dans les unités ne doit jamais être autorisé à s'adresser directement au CILAM ; son seul interlocuteur est son unité administrative ;

• les documents émanant des CILAM et du CIC et destinés au personnel en activité de service doivent toujours être transmis à leurs destinataires par l'intermédiaire des unités administratives.

Les droits financiers du personnel peuvent occasionnellement faire l'objet d'appréciations divergentes ; l'organisation du SILAM a été conçue de façon à faciliter les échanges d'information nécessaires en tel cas.

Ainsi, dès lors que l'étude d'un dossier met en évidence une divergence d'appréciation entre l'unité administrative et le CILAM, il appartient au commandant (ou au commissaire, par ordre du commandant) de l'unité de saisir le chef du CILAM, puis le chef du service de la solde, de la difficulté rencontrée.

Si aucun accord ne peut être trouvé à ce niveau, le litige est porté à la connaissance de l'autorité organique, qui en saisit le directeur local du commissariat.

5. Mesures transitoires.

Le logiciel unique à vocation interarmées de la solde (Louvois) sera expérimenté au CIC, puis dans les CILAM, à partir de l'année 2002. Des mesures d'adaptation du dispositif décrit ci-dessus pourront être prises sous timbre du bureau « administration des unités » dans l'attente d'une refonte de la présente instruction.