1. Objet.

En application des décrets cités en références, l'instruction de quatrième référence définit le contenu des prestations que le service des essences des armées (SEA) effectue au profit des forces armées, directions et services en matière de conseil technique relatif à la logistique pétrolière interne à leurs formations, ainsi qu'en matière de contrôle technique de leurs infrastructures de stockage et de distribution d'hydrocarbures. Ces prestations sont regroupées sous le vocable de conseil technique infrastructure (CTI) et réalisées par des contrôleurs techniques essences (CTE).

Exercée en application de l'article 4 du décret de deuxième référence, cette activité d'expertise doit conserver une valeur homogène. Elle est organisée de manière à garantir le maintien du niveau de compétence des CTE dans le temps et l'équivalence ou l'universalité des jugements qu'ils portent dans le cadre des contrôles qu'ils effectuent.

La présente instruction a pour objet de définir l'organisation et le fonctionnement des structures internes au SEA impliquées dans l'activité de CTI, exercée au profit des armées dans le cadre de la surveillance technique et administrative, définie dans l'arrêté cité en référence.

Elle s'inscrit dans une démarche qualité dans la perspective d'une évolution annoncée de la réglementation de la protection de l'environnement.

2. Champ d'application.

La présente instruction s'applique :

• à l'ensemble des départements français ;

• dans tous les territoires et collectivités territoriales où a été décidé l'application de la réglementation métropolitaine de protection de l'environnement ;

• aux pays étrangers où stationnent des forces françaises dans le cadre d'accords de défense et sur les théâtres d'opérations extérieures, après décision des autorités compétentes.

Elle concerne :

• tous les organismes du SEA prestataires directs de CTI dans le cadre des délégations accordées par les commandants des forces armées et les directeurs, responsables de la surveillance administrative et technique (SAT) de leurs formations, exercée dans le cadre de l'arrêté de troisième référence ;

• les organismes qui apportent un concours indirect à l'activité tels que :

  • la base pétrolière interarmées (BPIA) pour la formation du personnel ;

  • l'établissement administratif et technique du SEA (EATSEA) pour les veilles technique et réglementaire et pour la diffusion de la documentation ;

  • le laboratoire du SEA (LSEA) pour la réalisation d'essais en tant que de besoin.

De plus elle concerne individuellement chaque membre de la commission permanente du conseil technique infrastructure (CPCTI) et tout le personnel chargé de l'exécution des contrôles, c'est-à-dire les contrôleurs techniques essences.

3. Organisation de l'activité de conseil technique infrastructure.

L'activité de CTI s'articule autour d'organismes responsables du pilotage de cette activité, d'organismes prestataires directs de CTI auprès des armées, et enfin d'organismes associés à cette activité de par leurs attributions et compétences spécifiques au sein du SEA.

3.1. Organismes de pilotage du conseil technique infrastructure.

3.1.1. La direction centrale du service des essences des armées.

La direction centrale du service des essences des armées (DCSEA) pilote l'activité de CTI.

3.1.2. La commission permanente du conseil technique infrastructure.

Organe de réflexion et de proposition, elle :

• définit les référentiels et les règles applicables par tous les acteurs du CTI et contrôle leur application ;

• définit les qualifications à posséder par les CTE et s'assure de leur maintien à niveau ;

• veille à l'homogénéité de la formation du personnel et à la cohérence de l'exercice de l'activité ;

• oriente l'action de veilles technique et réglementaire ;

• prend tout contact utile interne ou externe aux armées nécessité par ces veilles ;

• coordonne l'action des organismes mentionnés au point 2 ;

• élabore et met à jour le document de base unique à l'usage des CTE : le mémento ;

• valide les autres documents diffusés aux CTE ;

• propose toute modification à la présente instruction.

3.2. Organismes prestataires directs de conseil technique infrastructure.

3.2.1. Les directions régionales interarmées du service des essences des armées.

Les directeurs régionaux étant délégataires en matière de surveillance technique, les directions régionales interarmées du service des essences des armées (DRSEA) sont les principaux prestataires du CTI. Le CTI est réalisé par les CTE placés sous les ordres des directeurs régionaux.

Les directions régionales apportent également aux armées le conseil technique demandé en matière de conception et de construction des installations pétrolières.

3.2.2. Autres organismes.

Les chefs de détachement, habilités CTE, qui placés hors métropole reçoivent délégation de leur autorité d'emploi pour la SAT, cumulent dans ce cadre les attributions d'un directeur régional métropolitain et d'un CTE. Les chefs de détachement habilités CTE, qui ne reçoivent pas cette délégation, sont en mesure d'accomplir tous les actes menant à la rédaction des procès-verbaux et rapports de contrôle de conformité prévus à l'instruction de quatrième référence. Ces documents sont ensuite validés par l'autorité responsable de l'exercice de la SAT.

3.3. Organismes associés au conseil technique infrastructure.

3.3.1. L'établissement administratif et technique du service des essences des armées.

Il assure les veilles technique et réglementaire et l'édition de la documentation à la demande de la CPCTI, apporte à la commission une aide technique spécialisée (communication des études) et peut être sollicité pour participer à la formation des CTE.

3.3.2. La base pétrolière interarmées.

La base pétrolière assure l'organisation pratique du séminaire d'orientation défini au point 5.1. Elle participe à la formation des CTE, et utilise les acquis des travaux de la CPCTI au titre de la formation dispensée dans d'autres stages.

3.3.3. Le laboratoire du service des essences des armées.

La laboratoire réalise pour le compte de la CPCTI les études et essais relevant de sa compétence et assure, si nécessaire, la formation « produits » des CTE.

4. La commission permanente du conseil technique infrastructure.

4.1. Composition de la commission.

Sa composition est arrêtée comme suit :

• président : le sous-directeur emploi de la DCSEA ou un directeur régional, désigné par le directeur central du SEA ;

• vice-président : officier supérieur, CTE reconnu pour sa maîtrise du domaine ;

• secrétaire permanent : officier de la section infrastructure du bureau équipements de la DCSEA ;

• membres :

  • correspondants régionaux : un par DRSEA, détenant l'habilitation CTE formateur ;

  • conseillers techniques permanents au nombre de deux au moins ;

  • un représentant de l'EATSEA, bureau infrastructure ;

  • un représentant de la BPIA, division formation.

La liste nominative, proposée par la CPCTI, est arrêtée par le directeur central et jointe au PV de la réunion correspondante.

4.2. Rôles particuliers des membres de la commission.

Outre la participation aux réunions plénières et aux travaux d'étude et de synthèse, certains membres de la CPCTI sont chargés de missions particulières.

4.2.1. Le secrétaire permanent.

Le secrétaire permanent est chargé de :

• convoquer les réunions de la commission ;

• convoquer le séminaire d'orientation et le colloque annuel de retour d'expérience ;

• rédiger les procès-verbaux de réunion, les diffuser aux membres de la commission et aux organismes cités au point 2 et les archiver ;

• délivrer les habilitations aux CTE.

Il dispose d'un suppléant désigné au sein de la direction centrale.

4.2.2. Le correspondant régional.

Un CTE par région, reconnu pour sa maîtrise de l'activité, est désigné correspondant régional de la commission. Il est généralement chef ou adjoint du service qui, dans chaque direction régionale est en charge du CTI. Il dispose d'un suppléant au sein de sa direction régionale d'appartenance.

Le correspondant régional est chargé de :

• contrôler la bonne exécution et l'homogénéité des opérations menées par les CTE de la région ;

• suivre la formation complémentaire et les qualifications des CTE ;

• tenir à jour le fichier des CTE de la région ;

• recueillir et diffuser l'information vers les CTE de la région, les correspondants des autres régions et la commission ;

• participer au traitement, avec l'aide des autres correspondants régionaux, des questions posées par les CTE, et de la diffusion des réponses ;

• diffuser aux CTE de sa région l'ensemble de la documentation concernant leur activité.

4.2.3. Le conseiller technique permanent.

En raison de sa compétence et de son expérience, il est le garant de la continuité de raisonnement dans l'approche des questions étudiées.

4.2.4. Le représentant de l'établissement administratif et technique du service des essences des armées.

Il assure : les veilles technique et réglementaire, la liaison entre les travaux de la commission et ceux de l'EATSEA pour mise en commun de l'expérience acquise, et l'édition de la documentation à la demande de la commission.

Il apporte à la commission une aide technique spécialisée et peut être sollicité pour participer à la formation des CTE.

4.2.5. Le représentant de la base pétrolière interarmées.

Il assure la liaison entre la commission et la division formation, afin de mettre à la disposition de la BPIA l'expérience acquise.

4.2.6. Le secrétariat technique tournant.

Un correspondant régional, désigné par la commission, assure le secrétariat tournant pour une durée maximale de deux ans.

À ce titre il est chargé de :

• la conservation de la version officielle du mémento et de sa mise à jour ;

• la conservation des documents permanents de la commission, de leur mise à jour et de leur diffusion ;

• la gestion des CTE affectés hors direction régionale, y compris hors métropole ;

• la préparation des travaux inscrits à l'ordre du jour ;

• l'organisation pratique des réunions de la commission et du colloque annuel des CTE, sauf décision particulière de ladite commission ;

• l'organisation de fond du séminaire annuel d'orientation.

Lorsque le secrétariat technique tournant change de direction régionale, la direction qui remet sa charge transfère tous les dossiers à jour à la direction montante.

4.2.7. Missions ponctuelles.

Lors des réunions, la commission peut confier à un membre de la commission toute mission de recherche ou d'étude.

4.3. Fonctionnement de la commission.

4.3.1. Fréquence des réunions.

La commission se réunit trimestriellement sur la base de la composition mentionnée au point 4.1 augmentée des suppléants aux correspondants régionaux.

Sur convocation du président, elle peut se réunir en séance exceptionnelle afin d'étudier certains points particuliers ou urgents.

En fonction des points à traiter, des spécialistes ès qualités peuvent participer aux travaux de la commission.

4.3.2. Déroulement des réunions.

4.3.2.1. Ordre du jour.

L'ordre du jour définitif est arrêté en début de réunion, il se compose :

• d'une partie « technique, réglementation et étude des textes » ;

• d'une partie « organisation, fonctionnement, procédures ».

4.3.2.2. Étude des questions inscrites à l'ordre du jour.

Chaque point de l'ordre du jour est étudié par l'ensemble de la commission et fait l'objet, si nécessaire, d'une proposition de décision.

Les propositions de décisions concernant les sujets techniques et la lecture de la réglementation sont prises à l'unanimité moins une voix des membres suivants : président, vice-président, correspondants régionaux et leurs suppléants, et conseillers techniques permanents. Si un désaccord persiste, notamment sur la lecture de la réglementation, la CPCTI sollicite l'avis d'un organisme tiers expert ; un membre de la commission reçoit mandat à cet effet.

Les propositions de décisions concernant l'organisation, le fonctionnement ou les procédures sont prises à la majorité des membres suivants : président, vice-président, secrétaire permanent, correspondants de l'EATSEA, de la BPIA et correspondants régionaux et leurs suppléants. La voix du président est prépondérante en cas d'égalité des voix.

4.3.2.3. Préparation de la réunion suivante.

La date de la réunion suivante est fixée ainsi que les éléments connus de l'ordre du jour. Cet ordre du jour prévisionnel peut être modifié afin de prendre en compte des points particuliers apparaissant entre deux réunions. Il est donné si nécessaire mandat d'étude à un ou plusieurs membres de la CPCTI. Les résultats des travaux sont adressés à l'ensemble des membres de la commission pour étude préalable.

4.3.2.4. Procès-verbal de réunion.

Le procès-verbal de réunion est rédigé par le secrétaire permanent.

Il est soumis à la signature du président. La diffusion est faite aux membres de la commission.

4.3.3. Réunions particulières.

La réunion du deuxième trimestre est groupée avec le colloque annuel des CTE défini au point 5.3. Au cours de cette réunion sont arrêtés les points étudiés lors du colloque.

La réunion du troisième trimestre précède le séminaire d'orientation. Au cours de cette réunion le programme définitif du séminaire est arrêté ainsi que la liste des participants. Les actes du colloque sont étudiés et validés. La composition nominative de la CPCTI est mise à jour et arrêtée.

La réunion du quatrième trimestre suit le séminaire. Au cours de cette réunion les résultats du séminaire sont analysés et les enseignements validés.

4.4. Circulation de l'information.

4.4.1. Principes.

La circulation de l'information entre les CTE et la CPCTI doit être rapide et sans formalisme.

Les questions posées aux correspondants régionaux de la commission par les CTE doivent être traitées immédiatement et les éléments de réponses communiqués sans délai et directement par tous moyens appropriés.

Certaines questions sont éventuellement traitées ultérieurement dans le cadre du colloque (cas concrets) ou lors d'une réunion afin de faire l'objet d'une prise de position de la commission.

4.4.2. Animation et rôle des intervenants.

L'animation est assurée à tous les niveaux :

• le CTE est à l'origine des questions. Il détecte sur site les cas concrets qu'il communique au correspondant régional ;

• le correspondant régional est responsable de l'animation de la circulation de l'information vers les autres correspondants régionaux, les CTE de sa région et la commission ; il traite les questions posées par les CTE avec les autres correspondants régionaux et rédige si possible les réponses ;

• l'EATSEA transmet au secrétariat technique tournant tout élément susceptible de concerner la commission, notamment les textes réglementaires nouveaux, la documentation concernant les techniques nouvelles utilisées dans le domaine ;

• le secrétariat technique tournant assure la gestion de la banque des données, recueille les questions posées et les réponses apportées et prépare le programme des cas concrets traités lors du colloque ;

• la CPCTI examine les questions posées et les réponses apportées ; elle approuve les réponses qu'elle estime satisfaisantes après amendement éventuel. Les questions non résolues font l'objet d'études complémentaires.

4.4.3. Banque de données.

La banque de données, composée des fiches de cas concrets et des actes des colloques, complète la documentation de base contenue dans le mémento.

5. Formation et suivi des contrôleurs techniques essence.

La garantie de la qualité des prestations servies dans le cadre du CTI, exige que les CTE reçoivent au préalable une formation spécifique et permanente adaptée à cette activité. Elle comprend :

• un séminaire d'orientation ;

• une formation complémentaire ;

• la mise en commun de l'expérience acquise lors du colloque annuel.

De plus, un suivi permanent de la qualité d'exécution de leur prestation et de leur niveau de compétence dans le domaine est assuré par la commission.

5.1. Séminaire d'orientation.

Les cadres du SEA suivent un cycle de formation technique ès qualités. Les connaissances acquises lors de cette formation initiale doivent toutefois être complétées et adaptées aux opérations de contrôle spécifiques aux installations pétrolières de plus petite taille rencontrées dans les armées.

C'est l'objet du séminaire d'orientation au cours duquel l'instruction, dispensée par la CPCTI et certains intervenants extérieurs, est destinée à apporter au futur CTE des bases de travail pratiques, identiques pour tous. Cette mobilisation orientée des connaissances est immédiatement mise à l'épreuve durant le séminaire lors d'un exercice pratique réalisé sur une installation et d'un test final de connaissance théorique.

Le contenu du programme de formation du séminaire, défini et validé par la commission, s'adresse à des cadres ayant auparavant effectué les stages « feu » « antipollution » et « produits ». Préalablement au séminaire, chaque participant est systématiquement initié à l'activité du CTI en accompagnant un CTE formateur au cours d'une visite.

À l'issue du séminaire, le personnel ayant obtenu un résultat satisfaisant au test final est déclaré contrôleur stagiaire et admis à suivre une formation complémentaire. Le mémento, qui constitue le document de base officiel et unique en matière de directives d'exécution du contrôle technique, leur est remis.

5.2. Formation complémentaire.

5.2.1. Formation complémentaire des contrôleurs stagiaires.

L'aptitude du CTE stagiaire doit être confirmée le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de deux ans après le séminaire d'orientation. Dans le cas contraire l'intéressé doit suivre un nouveau séminaire.

Le CTE stagiaire effectue, sous le contrôle d'un CTE formateur, des visites d'installations qui constituent sa formation complémentaire.

Après avis du formateur le reconnaissant apte à la fonction, il reçoit, sur demande du directeur régional, la qualification de contrôleur technique essences. Cette qualification, délivrée par le directeur central, l'habilite à la signature des rapports de conformité et des procès-verbaux, dont les modèles sont annexés à l'instruction de quatrième référence.

5.2.2. Qualification des contrôleurs formateurs.

Des CTE ayant acquis une expérience et une compétence particulière sont désignés par la CPCTI, sur proposition de leur directeur régional, pour participer au séminaire en tant que contrôleurs formateurs stagiaires. Dans ce cadre, ils participent à la partie pratique du séminaire sous le contrôle d'un membre de la commission. À l'issue ils reçoivent, après avis de la commission, la qualification de CTE formateur.

Cette qualification, délivrée par la DCSEA sur demande du secrétariat technique tournant, leur permet ensuite de dispenser la formation complémentaire au sein de leur direction régionale.

5.3. Mise en commun de l'expérience acquise.

Une fois par an, un colloque est organisé afin de mettre en commun l'expérience acquise.

Au cours de ce colloque, auquel participent les membres de la CPCTI, les CTE présentent des cas concrets ayant donné lieu à controverse ou hésitation quant à l'application des textes, ou présentant un intérêt particulier dans ce cadre.

Après étude et débat, si nécessaire une directive est rédigée validée par la commission et diffusée sous forme d'actes du colloque.

Le colloque joue également le rôle de boucle « retour d'expérience » pour le système CTI. De plus, il permet aux membres présents de la CPCTI d'apprécier directement la démarche de travail des CTE participants.

5.4. Suivi permanent de la qualité d'exécution et de la compétence.

5.4.1. Principes.

Tous les CTE font l'objet d'un suivi permanent du maintien de leur compétence. Ce suivi est effectué par la CPCTI lors de chaque réunion à partir des éléments fournis par les correspondants régionaux.

Chaque correspondant régional transmet régulièrement au secrétariat tournant les modifications à apporter à la situation d'activité des CTE qui lui sont rattachés. Une édition actualisée de la situation d'activité est éditée une fois par an, transmise aux correspondants régionaux et au secrétariat permanent, et archivée par le secrétariat technique tournant.

Cet état est aussi transmis à la section formation du bureau personnels de la DCSEA.

5.4.2. Remise à niveau, radiation.

Maintien de l'habilitation : tous les CTE qui n'exercent plus du fait d'un changement d'emploi par exemple, doivent, lorsqu'ils reviennent dans la filière, subir un recyclage.

Tout CTE qui n'a pas exercé de visite de contrôle pendant une période allant de un à trois ans doit effectuer des visites de remise à niveau et de vérification d'aptitude au CTI sous la tutelle d'un CTE formateur en exercice.

Au-delà de trois ans sans activité la radiation est prononcée d'office.

Par ailleurs, un CTE qui ne satisfait pas à ses obligations (en particulier sérieux, compétence, observation des règles de l'instruction de 4e référence, et des directives de la CPCTI) peut se voir retirer son habilitation sur demande du directeur régional ou du président de la commission.

6. Documentation.

Les CTE disposent, pour l'exercice du CTI, d'une documentation officielle directive.

Elle se compose :

• du mémento ;

• du recueil des cas concrets ;

• des actes du colloque.

Le mémento est remis aux CTE à l'issue du séminaire d'orientation.

Le recueil des cas concrets et les actes du colloque sont remis aux CTE sous la responsabilité du correspondant régional.

Les documents originaux sont détenus par le secrétariat technique tournant.

6.1. Le mémento.

Le mémento est un document à l'usage du personnel effectuant les visites de surveillance technique des formations des armées, de la gendarmerie, des directions et des services interarmées et participant au titre de conseiller technique à l'élaboration des projets d'infrastructure pétrolière.

Édité sous le timbre de la DCSEA, c'est le document de travail de base des CTE. Son édition est réalisée par l'EATSEA sur demande de la commission.

Son contenu et ses mises à jour sont élaborés et validés en réunion par la CPCTI. Les mises à jour, éditées par le secrétariat technique tournant, sont diffusées aux CTE sous la responsabilité des correspondants régionaux.

Le mémento se compose de trois parties :

• une partie intitulée : « Visites de surveillance technique » contenant principalement l'instruction de quatrième référence ;

• une partie intitulée : « Conseil technique » contenant, sous forme d'un cahier des clauses techniques, un recueil de solutions techniques éprouvées et conformes à la réglementation ;

• une partie documentation contenant : les textes de droit commun applicables aux différentes installations, les textes internes aux armées, les fiches techniques décrivant des installations types respectant la réglementation et destinée à faciliter la conception des installations.

6.2. Recueil des cas concrets.

Ce document est constitué de fiches décrivant des cas concrets rencontrés par les CTE et pour lesquels la CPCTI a été amenée à prendre une position afin d'assurer l'homogénéité du CTI. Ce document et ses mises à jour sont diffusés aux CTE sous la responsabilité des correspondants régionaux.

6.3. Les actes du colloque.

Rédigés par la CPCTI après chaque colloque, ils décrivent chaque cas étudié. Le cas étudié fait en tant que de besoin l'objet d'une prise de position de la commission appelée « directive ».

6.4. Mise à jour de la documentation détenue par les contrôleurs techniques essences.

La mise à jour et le contrôle de la documentation détenue par les CTE relèvent de la responsabilité du correspondant régional. Les CTE affectés hors direction régionale (en particulier hors métropole) dépendent du secrétariat technique tournant.