1. Objet.

L' objet de la présente instruction est de décrire, pour les achats dits en urgence opérationnelle, la procédure à mettre en œuvre de l'expression du besoin à la livraison des matériels, en assignant des rôles précis aux principaux acteurs en charge de l'opération.

Toutefois, ce document, bien qu'introduisant une procédure particulière compte tenu de la contrainte de temps imposée par le caractère « urgence opérationnelle », respecte dans l'esprit les principes de conduite des opérations d'acquisition d'armement décrits dans les autres instructions ministérielles en vigueur.

2. Domaine d'application.

La présente instruction s'applique aux entités d'achat de la délégation générale pour l'armement en concertation avec les structures de soutien ⁽¹⁾ et aux états-majors d'armées.

Un achat en urgence opérationnelle peut concerner une opération (par exemple : opération extérieure) en cours ou en phase de planification ou peut résulter du constat d'une lacune capacitaire devenue critique. L'annexe I de la présente instruction définit une typologie des achats en urgence opérationnelle.

3. Références et terminologie.

  Guide relatif à la participation des états-majors au choix des titulaires des marchés.

Guide n^o G003/DPM/SDA/RDAEC/PA (n.i. BO).

  Plan de dépouillement des offres techniques.

Document qui décrit les conditions et le mode opératoire (avec, en particulier, la grille d'analyse des critères d'évaluation des offres avec leurs coefficients de pondération éventuelle) de comparaison et classement des offres techniques.

  Fiche de démarche contractuelle.

Document présentant la démarche prévisionnelle relative à un marché (mode de passation, calendrier du déroulement de la procédure, particularités du marché…). Cette fiche doit être approuvée par la personne responsable du marché avant le lancement de la contractualisation.

4. Lancement de la procédure.

La procédure d'achat en urgence opérationnelle doit rester exceptionnelle.

Il importe que le dialogue s'instaure au plus tôt entre l'état-major et la délégation générale pour l'armement. En particulier, une concertation entre la délégation générale pour l'armement et l'état-major est recommandée avant toute décision de lancement d'une acquisition pour urgence opérationnelle et la formalisation de l'expression de besoin.

Cette concertation doit permettre de déterminer l'entité traitante (service de programmes ou armée) de l'achat en urgence opérationnelle à partir de critères tels que :

• le niveau de complexité de l'affaire et besoin de management associé ;

• des spécifications techniques spécifiques ou un achat sur « étagère » ;

• des prestations d'intégration et/ou de qualification ;

• le besoin d'une gestion de la configuration de la définition du produit acheté ;

• la complexité de la procédure d'achat.

Une fois l'entité traitante déterminée, le caractère « urgence opérationnelle » d'une acquisition (dite affaire dans la suite du texte) doit faire l'objet d'une décision écrite à un niveau sous-chef de l'état-major concerné [état-major des armées (EMA), état-major de l'armée de l'air (EMAA), état-major de la marine (EMM) ou état-major de l'armée de terre (EMAT) ou autre gouverneur de crédits, direction générale de la gendarmerie nationale (DGGN), direction centrale du service de santé des armées (DCSSA), direction centrale du service des essences des armées (DCSEA)...].

Cette décision motivée exposera la raison de l'urgence et montrera que l'événement urgent est indépendant de la volonté de la personne publique et qu'il relève de l'imprévisibilité (cf. ANNEXE I).

5. Acteurs concernés par la décision de lancement de la procédure.

Il convient que l'état-major concerné désigne au plus tôt (et au plus tard lorsque la décision écrite est signée) le ou les correspondants chargés de l'affaire au sein de l'état-major. Dans le cas où le besoin opérationnel concernera plus d'un état-major, un état-major pilote sera désigné par le chef d'état-major des armées. Lorsque plusieurs correspondants sont désignés au sein d'un état-major, il conviendra de définir celui qui sera le correspondant du service de programmes concerné, dit correspondant de l'état-major dans la suite du texte.

Le premier rôle du (ou des) correspondant(s) chargé(s) de l'affaire au sein de l'état-major est d'identifier les achats à effectuer dans le cadre de l'affaire et d'en informer l'adjoint aux affaires générales du service de programme pressenti et, s'il existe, le conseiller militaire de la délégation générale pour l'armement (DGA) concerné.

En retour, la délégation générale pour l'armement désignera le manager responsable de l'affaire.

6. Expression du besoin.

Chaque achat identifié au titre de l'affaire considérée devra faire l'objet d'une expression de besoin établi e par l'état-major selon le modèle en annexe II. Il importe que l'expression de besoin soit transmise au plus tôt à la délégation générale pour l'armement. Dans ce contexte, l'expression de besoin pourra se limiter dans un premier stade à la partie expression de besoin synthétique. Il convient que la description du besoin, sauf cas particuliers, soit fonctionnelle et non orientée sur un matériel ou une solution précise. Lorsqu'un nouveau matériel a été identifié par l'état-major comme étant de nature à répondre au besoin exprimé, il pourra faire l'objet d'une fiche « matériel potentiel » jointe à l'expression de besoin (cf. modèle en ANNEXE II).

Une typologie indicative des achats susceptibles d'être effectués en urgence opérationnelle est définie en annexe I. Il convient également d'identifier autant que possible dès l'expression de besoin synthétique :

• si l'achat implique des prestations d'intégration et/ou une qualification (ou complément de qualification) ;

• si le produit acheté requiert une gestion de configuration de la définition ;

• les besoins de prestations de maintien en condition opérationnelle (MCO) hors approvisionnement de rechanges. Il convient alors de définir les prestations de MCO requises en définissant s'il s'agit de prestations spécifiques ou pouvant exister a priori sur « étagère » et en déterminant les acteurs responsables de ces différentes prestations.

L'état-major précisera dès l'expression de besoin synthétique le budget prévisionnel affecté à l'achat considéré et l'imputation envisagée. L'objectif est de vérifier le plus tôt possible la cohérence de ce budget prévisionnel avec le coût prévisionnel de la totalité des prestations (y compris intégration, qualification, gestion de configuration, MCO...) qui sera estimé par le service de programmes en charge de l'achat.

7. Relations entre la délégation générale pour l' armement et l' état-major concerné pour la contractualisation de l'achat.

L'organisation à mettre en place en phase de contractualisation sera définie en commun par le service de programme menant et l'état-major concerné ⁽²⁾.

En particulier, le manager de la délégation générale pour l'armement associera le correspondant d'état-major aux phases suivantes de la contractualisation :

• détermination de la démarche contractuelle et du calendrier associé.L'objectif est de soumettre la fiche de démarche contractuelle à l'approbation de la personne responsable du marché (PRM) dans un délai de dix jours ouvrables à partir de l'expression du besoin et sous réserve que le correspondant de l'état-major concerné émette un avis conforme sur ladite fiche dans un délai de deux jours ouvrables ;

• validation de la spécification technique de besoin (STB) ;

• approbation des éventuelles simplifications envisagées en cours de contractualisation (en particulier en termes de performances ou de qualification), par exemple en vue de raccourcir les délais ;

• définition, pondération, ou à défaut, hiérarchisation des critères de choix des candidats et des offres ;

• validation finale du projet de contrat (avant signature par le titulaire).

Si la PRM le juge utile, l'accord de l'état-major sur le plan de dépouillement des offres techniques et sa participation au dépouillement de celles-ci seront mis en œuvre conformément au guide cité en texte de référence au point 3 ci-dessus.

8. Suivi de l'exécution du contrat.

Après notification du contrat, le changement éventuel de correspondant de l'état-major devra être communiqué par écrit au manager du service de programme qui a notifié le contrat (servi ce de programme menant) et, le cas échéant, au conseiller militaire de la délégation générale pour l'armement concerné.

Un calendrier prévisionnel de réalisation jusqu'à la mise en service opérationnelle sera conjointement établi par le(s) manager(s) et le correspondant de l'état-major.

Les modalités de « reporting » en phase d'exécution du contrat seront convenues entre le manager du service de programme menant et le correspondant de l'état-major. En cas de non-respect des jalons calendaires convenus entre les deux parties, un compte rendu justificatif précisant les actions correctives entreprises sera adressé par le directeur du service de programme menant au sous-chef de l'état-major concerné, avec copie au conseiller militaire concerné de la délégation générale pour l'armement.

À l'issue de la mise en service opérationnelle, une fiche d'analyse détaillée sera établie, selon le modèle joint en annexe III, par le correspondant de l'état-major concerné en liaison avec le manager du service de programme menant. Cette fiche contribuera à la capitalisation du retour d'expérience, en particulier en termes de tenue des délais.