En cas d'absence du titulaire des fonctions d'autorité définies par l'arrêté cité en référence a) ou du personnel qui est chargé d'activités concernant la sécurité des navigateurs, on applique au service hydrographique et océanographique de la marine (SHOM) les règles décrites ci-après :

1. La suppléance du directeur.

 (Remplacé : 1^er mod.).

La suppléance du directeur est en principe assurée par le directeur adjoint.

Les délégations de signature du ministre de la défense font l'objet d'arrêtés, mis à jour à l'occasion de chaque changement du ministre ou d'un titulaire de délégation de signature et conformes aux dispositions de l'instruction citée en référence c).

En cas d'absence simultanée, un cadre de la direction est désigné pour faire face aux situations d'urgence et contacter le directeur ou le directeur adjoint en cas de nécessité.

2. Suppléance des postes exigeant une qualification spécifique.

 (Remplacé : 1^er mod.).

Les modalités d'exercice de la suppléance des fonctions de directeurs et des directeurs techniques de mission sont définies par la directive citée en référence b).

Les autres fonctions critiques pour la qualité des résultats des opérations conduites par les missions et des produits livrés directement par les missions sont définies dans le cadre de la description et de l'amélioration des processus qui précise les qualifications exigées. La désignation des remplaçants des titulaires est faite sous l'autorité des directeurs de missions, en fonction de l'urgence des activités planifiées pendant la période de remplacement et notamment des documents à valider et à signer.

Ces principes rendus nécessaires par les exigences de qualité des produits livrés ou simplement des documents validés seront également appliqués au sein de l'établissement principal du SHOM (EPSHOM) et du bureau établissement-mission de la direction.

Pour l'exercice des fonctions administratives (gestion du personnel, gestion financière), la suppléance est organisée en appliquant avec discernement les principes de la délégation de pouvoir et de la délégation de signature définis pour les délégations du ministre par l'instruction citée en référence c).

En particulier, il est rappelé que :

• dans le domaine de la gestion de personnel il faut tenir le plus grand compte de la portée et des conséquences du type de décision déléguée, notamment du risque de recours en cas d'insatisfaction d'un personnel concerné ;

• dans le domaine financier, seules sont autorisées à signer les personnes dont la signature a été préalablement déposée.

3. Permanences, astreintes, congés.

Pour les activités qui exigent une permanence ou un délai de réaction fixé (NAVAREA, groupe d'avis aux navigateurs, fourniture de documents urgents aux forces, …) un tour de permanence ou des astreintes seront organisés par les directions des organismes du SHOM et communiqués aux responsables concernés.

Pour les autres activités, on organisera les absences pour permettre aux personnels civils et militaires de bénéficier des jours de congés réglementaires, sans compromettre l'application des dispositions de prévention relatives à l'hygiène, à la sécurité et aux conditions du travail (HSCT) et en préservant l'efficacité des activités menées en équipes.

En cas de fermeture d'une entité, une suppléance de son commandement sera organisée pour permettre de décider et d'organiser le rappel du potentiel nécessaire pour faire face à un besoin avéré ou imposé ; une personne de permanence (éventuellement discontinue ou appartenant à un service coopérant), assure les activités nécessaires à la sécurité, consulte les demandes adressées en urgence et communique celles qui concernent l'entité au suppléant.

4. Documents nécessaires.

Les modalités pratiques seront réglées dans chaque organisme du SHOM, si nécessaire par des procédures permanentes, et sinon au cas par cas, en veillant à ce que les situations provisoires de suppléance de l'autorité soient communiquées à tous les personnels et organismes concernés et soient enregistrées lorsque la traçabilité des décisions est exigée.