Préambule.

En application de l'instruction citée en référence g), les directeurs du commissariat de la marine de Brest et de Toulon et les directeurs interarmées des commissariats d'outre-mer (DICOM) disposent d'un mandat permanent pour accomplir systématiquement les investigations de surveillance administrative pour le compte des autorités de commandement. Toutefois, ces concours ne déchargent pas ces dernières de leur devoir permanent et général de surveillance.

La présente instruction a pour objet de définir l'organisation et les principes de mise en œuvre du contrôle externe de l'administration des formations dont l'exercice relève de la compétence du commissariat de la marine. Elle met en œuvre, pour la première fois dans la marine, un système de contrôle externe de l'administration des formations fondé sur les techniques de l'audit.

Les méthodes et procédures qui ont pour objet de guider ou régler l'action quotidienne des organismes du commissariat chargés du contrôle externe des formations de la marine sont précisées dans un guide méthodologique spécifique.

Les modalités particulières régissant les relations de travail entre les différentes parties prenantes du contrôle externe (formations, section d'audit, autorités de commandement) sont précisées en tant que de besoin par des protocoles de surveillance administrative passés entre les autorités de commandement et les directions du commissariat de Toulon et de Brest, ainsi que les directions des commissariats d'outre-mer.

Le terme « formation » employé dans la présente instruction recouvre :

• les « formations administratives autonomes » ;

• les « formations administratives rattachées » ;

• les « formations administrées » ;

• les « organismes » divers,

tels qu'ils sont définis par le décret en référence b) et les instructions citées en références g) et h).

Par simplification, sauf mention particulière, le terme « formation » désignera dans la présente instruction l'ensemble des entités ci-dessus mentionnées ; également, par « commandant de formation » on entendra aussi le chef ou responsable d'organisme.

De même, par « autorité de commandement » on entendra les autorités responsables de la surveillance administrative telles que définies par l'arrêté cité en référence d) et par les instructions citées en référence g) et h).

Sont exclus du champ de la présente instruction les organismes et formations cités par le décret mentionné en référence b) qui relèvent de l'autorité des directeurs de service.

1. Organisation du contrôle des formations de la marine.

Le contrôle de l'administration des formations de la marine est organisé différemment suivant le niveau de l'autorité qui en est responsable :

• le « contrôle interne » relève de la responsabilité du commandant de formation ;

• le « contrôle externe » relève :

  • de la responsabilité des autorités de commandement s'agissant de la surveillance administrative ;

  • du service du commissariat s'agissant de la vérification des comptes.

1.1. Le contrôle interne de l'administration des formations.

Conformément à l'instruction citée en référence g), le contrôle interne regroupe l'ensemble des procédures nécessaires au commandant de formation administrative pour lui permettre de contrôler l'administration dont la responsabilité lui est confiée par le décret rappelé en référence a).

Le commandant est responsable de la bonne conduite du contrôle interne au sein de sa formation ; ce contrôle constitue une prérogative dont l'étendue est directement liée aux compétences administratives effectivement exercées au niveau de la formation.

Processus intégré au fonctionnement courant et susceptible d'être mis en oeuvre par chacun des agents de la formation, le contrôle interne est destiné à donner en permanence au commandement l'assurance raisonnable que :

• les opérations administratives et comptables sont réalisées, sécurisées, optimisées et permettent à la formation d'atteindre les objectifs qui lui sont assignés ;

• les informations financières et comptables sont fiables ;

• le patrimoine de la formation est sauvegardé ;

• les lois, règlements, directives et instructions en vigueur sont respectés.

Les modalités d'exercice du contrôle interne (contenu, forme, comptes rendus) sont définies par une circulaire prise sous timbre de la direction centrale du commissariat de la marine.

Des synthèses semestrielles des résultats du contrôle interne sont adressées aux services de la solde et DICOM.

1.2. Le contrôle externe de l'administration des formations.

Conformément à l'instruction citée en référence g), les directions du commissariat de la marine de Brest et de Toulon et les directions interarmées des commissariats d'outre-mer (DICOM) participent à l'exercice du contrôle externe de l'administration des formations de la marine par des missions dont le fondement juridique et les modalités de mise en œuvre procèdent de dispositions réglementaires distinctes :

• la vérification des comptes ;

• la surveillance administrative.

1.2.1. La vérification des comptes [cf. réf. a), art. 10.2].

L'organisation et l'exercice de la vérification des comptes relèvent de la responsabilité du directeur central du commissariat de la marine ; celui-ci désigne les commissaires vérificateurs qui en sont chargés. Ces officiers sont responsables devant le ministre de l'exercice de cette mission ; les régularisations qu'ils prescrivent dans le cadre de la vérification sont exécutoires.

Justifiée par l'application d'une procédure dérogatoire aux règles de la comptabilité publique, la vérification des comptes est exclusivement limitée aux domaines couverts par le régime des dépenses à bon compte :

• les fonds d'avances ;

• les fonds de masses.

Elle a pour objet le contrôle des opérations comptables afin de s'assurer de leur réalité, exactitude et conformité aux dispositions législatives et réglementaires.

La réalité des opérations vise l'existence physique des données comptables.

L'exactitude des comptes concerne leur justesse ou exactitude arithmétique.

La conformité aux dispositions législatives et réglementaires vise le respect des règles propres aux dépenses à bon compte et la correcte application des lois, décrets, arrêtés et dispositions d'application prises au sein du ministère (instructions, circulaires et notes en vigueur).

Les autorités en charge de la vérification des comptes s'attachent en outre à examiner la bonne présentation des opérations comptables.

Une mission de vérification des comptes donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal de vérification des comptes. La forme et le contenu de ce procès-verbal sont précisés par le « guide méthodologique du contrôle externe des formations ».

L'apurement, opération qui s'inscrit dans le prolongement de la vérification des comptes, est assuré par les services de la solde métropolitains. Le service de la solde fixe aux formations, par note circulaire annuelle, la liste des documents à envoyer pour procéder à l'apurement, sur pièces, des comptabilités relevant de la vérification des comptes.

1.2.2. La surveillance administrative [cf. réf. a), art. 10.1].

La surveillance administrative des formations relève de la responsabilité des autorités de commandement désignées par l'arrêté cité en référence d).

Les services du commissariat apportent leur concours à l'exécution des tâches de surveillance administrative sous forme de missions ponctuelles ; ces missions sont menées à partir de l'analyse des résultats du contrôle interne figurant dans les synthèses semestrielles mais aussi des risques identifiés au sein des formations. Ils peuvent également intervenir, à tout moment, à la demande des autorités de commandement lorsque des circonstances particulières l'exigent.

La surveillance administrative a pour objet :

• de s'assurer que l'action administrative est accomplie dans le respect des lois, règlements, directives et règles internes au ministère de la défense ;

• d'apprécier la qualité de la gestion des formations auditées ce qui comporte, entre autres, l'examen des moyens des formations et l'évaluation de la viabilité des activités.

Elle comporte donc deux volets :

• le contrôle de régularité qui tend à vérifier la conformité de l'organisation et du fonctionnement de la formation aux lois, règlements et règles internes au ministère de la défense ; l'autorité en charge de la surveillance administrative est responsable de la régularisation des anomalies portées à sa connaissance ;

• le contrôle d'efficacité, d'efficience et d'opportunité qui se traduit par l'évaluation des résultats des actes d'administration et de gestion et de l'opportunité des décisions prises par les commandants de formation en matière d'administration. Il débouche sur l'appréciation de l'adéquation des moyens de la formation et, le cas échéant, sur l'identification des anomalies susceptibles d'entraver l'amélioration de l'administration.

En matière de surveillance administrative, le contrôle de régularité s'applique à tous les domaines, à l'exception de ceux relevant de la vérification des comptes ; le contrôle d'efficacité, d'efficience et d'opportunité a vocation à s'appliquer à tous les domaines de l'administration, sans exclusion.

Une mission de surveillance administrative donne lieu à l'établissement d'un rapport de surveillance administrative qui comprend trois sous-rapports :

• le sous-rapport d'audit de régularité ;

• le sous-rapport d'audit d'efficacité, d'efficience et d'opportunité ;

• le sous-rapport « propositions de modification des textes réglementaires et des instructions en vigueur ».

La forme et le contenu de ce rapport sont précisés par le « guide méthodologique du contrôle externe des formations ».

2. Organisation du contrôle exercé par le commissariat.

Pour remplir les missions qui lui incombent au titre de la vérification des comptes et de la surveillance administrative des formations, le commissariat de la marine dispose d'une organisation qui assure la direction, la mise en œuvre et l'évaluation des missions d'audit de l'administration.

Les modalités d'organisation qui suivent ne sont pas applicables à la fonction « contrôle externe » des DICOM qui fait l'objet de dispositions propres à ces directions.

2.1. Les bureaux de la direction centrale du commissariat de la marine.

Les bureaux de la direction centrale du commissariat ont pour attributions :

• d'élaborer les directives relatives à l'exercice du contrôle externe ;

• d'animer et de coordonner l'action des différentes sections d'audit ;

• d'évaluer l'efficience et l'efficacité du contrôle externe exercé par le commissariat et de proposer les mesures propres à en améliorer les résultats ;

• d'exploiter le retour d'expérience.

2.2. La « section audit » des services de la solde de Brest et de Toulon.

2.2.1. Organisation interne.

L'exécution des missions de contrôle externe de la compétence du commissariat est confiée à la section audit constituée auprès des services de la solde de Brest et de Toulon. Constituée en section de service, elle est placée sous l'autorité d'un officier supérieur commissaire vérificateur.

2.2.2. Missions.

La section audit a pour missions :

• la réalisation des plans annuels de vérification des comptes et de surveillance administrative des formations de la marine de son ressort ;

• l'exécution de missions inopinées demandées par les autorités responsables de la surveillance administrative ;

• le conseil administratif aux formations et aux autorités de commandement ;

• la réalisation des études prescrites par la direction centrale et les directions locales du commissariat ;

• la diffusion de la réglementation et des directives concernant le contrôle de l'administration.

2.3. Le personnel chargé du contrôle externe.

2.3.1. Le chef de la section audit.

Le chef de la section audit exerce l'autorité sur l'ensemble du personnel de la section. Il a pour mission essentielle d'assurer l'organisation, l'animation, la coordination et le contrôle de l'action de la section audit.

Il a pour attributions :

• de recueillir, coordonner et mettre en œuvre les orientations données par les autorités de commandement et d'entretenir avec celles-ci un dialogue permanent ;

• d'arrêter et de faire réaliser le plan annuel d'audit des formations ;

• d'organiser, coordonner et contrôler les différentes missions ;

• de veiller à l'efficacité des procédures et à la cohérence de la doctrine ;

• de veiller à l'emploi et à la formation du personnel de sa section ;

• d'accroître l'efficience globale de la section audit ;

• de réaliser les objectifs quantitatifs et qualitatifs ;

• de transmettre à la DCCM les indicateurs de contrôle des formations ;

• de préparer la synthèse annuelle sur l'administration des formations.

2.3.2. Le chef de mission.

Chaque mission est confiée à un officier chef de mission.

Lorsque la mission comporte la vérification des comptes, le chef de mission doit être choisi parmi les commissaires vérificateurs désignés par le directeur central du commissariat de la marine.

Lorsque la mission ne comporte pas de vérification des comptes, le chef de mission est désigné par le chef du service de la solde parmi les officiers de son service ; l'officier désigné est responsable devant lui de la bonne exécution de la mission.

Le chef de mission a pour attributions :

• de diriger et de contrôler l'emploi du personnel mis à sa disposition ;

• de conduire la préparation, la réalisation et le suivi de la mission en prenant toutes les initiatives nécessaires ;

• de modifier les conditions initiales d'exécution de la mission en fonction des incidents ou des informations rapportées et des risques qui en découlent ;

• d'émettre une opinion sur les situations constatées et les mesures à prendre ;

• de contrôler la rédaction et de signer les procès verbaux de vérification, par lesquels il engage sa responsabilité, ainsi que les rapports de surveillance administrative.

Le chef de mission est assisté d'adjoints et d'assistants militaires ou civils dont le nombre et la qualification varient en fonction de la nature et de l'objet de la mission.

2.3.3. L'adjoint au chef de mission.

Pour les missions les plus importantes, un adjoint au chef de mission peut être désigné parmi les commissaires vérificateurs, officiers d'autres corps ou cadres civils de catégorie A affectés au service.

L'adjoint au chef de mission assiste celui-ci dans ses attributions énumérées ci-dessus, dans le respect des procédures prévues par le guide méthodologique de contrôle externe.

Afin d'assurer la continuité du contrôle et de la présence du chef de mission, l'adjoint assure la suppléance de celui-ci en cas d'absence ou d'empêchement. Si le chef de mission l'estime nécessaire, cet adjoint peut se voir confier l'audit d'un secteur particulier au sein de la formation auditée.

2.3.4. Les assistants.

Les assistants sont choisis parmi les officiers mariniers et personnels civils de la section audit ou, si nécessaire, à l'extérieur. Sous la direction du chef de mission ou de son adjoint, les assistants effectuent les opérations techniques de l'audit.

Appliquant les procédures prévues par le guide méthodologique de contrôle externe, ils engagent leur responsabilité par l'obligation qu'ils ont de relever les dysfonctionnements constatés.

Les assistants ont vocation à intervenir dans tous les domaines de la réglementation. Ils contribuent à l'efficience et à l'efficacité de l'audit par leur polyvalence et le niveau de qualification qu'ils acquièrent par l'expérience professionnelle et la formation continue.

2.3.5. Les participants extérieurs.

La section audit dispose en permanence du personnel qui lui est nécessaire pour assurer la plupart des missions de contrôle externe qui lui incombent ; toutefois, elle peut faire appel à du personnel extérieur choisi en raison de ses compétences spécifiques dans un domaine particulier de l'administration.

Dans le cadre des opérations de vérification des comptes et de surveillance administrative des formations, le service de la solde peut faire appel à tout expert civil ou militaire dont le concours lui parait nécessaire.

Les experts effectuent en principe les opérations de contrôle dans les mêmes conditions que les assistants. Leurs travaux sont réalisés sous la direction du chef de mission ; une copie en est conservée dans les dossiers.

Les experts comptables qui interviennent dans les cercles et foyers certifient les comptes sous leur propre responsabilité ; leurs travaux ne sont pas réalisés sous la direction du chef de mission.

3. Principes méthodologiques du contrôle externe.

Pour exercer ses compétences en matière de surveillance administrative et de vérification des comptes, le personnel habilité met en œuvre une méthode fondée essentiellement sur les techniques de l'audit, dont le concept et les principes généraux sont définis ci-après.

3.1. Le concept d'audit.

Par son caractère universel, la fonction d'audit conduit à s'intéresser à tout ce qui, dans les différentes activités d'une organisation, concourt à la sécurité des biens, à la protection du patrimoine, à la fiabilité de l'information financière et comptable, à l'efficience et à l'efficacité de la gestion et à la réalisation des objectifs.

L'audit a pour but, parmi toutes les dispositions prises et les dispositifs mis en place pour assurer le bon fonctionnement de l'organisation, d'identifier les non-conformités susceptibles de conduire à des erreurs, à des pertes d'efficacité, d'efficience ou de substance.

Destinée à donner aux responsables une vision et une assurance raisonnable sur le degré de maîtrise des opérations accomplies sous leur autorité, la méthode utilisée vise aussi à garantir la permanence et la pertinence du contrôle de l'administration.

Cette démarche doit conduire à l'émission d'une opinion objective et indépendante sur le fonctionnement administratif de la formation et à la formulation de prescriptions ou recommandations en vue de remédier aux insuffisances qui seraient observées.

Cette opinion se traduit par une cotation dont l'élaboration est définie dans le guide méthodologique de contrôle externe.

Technique d'analyse objective et indépendante, l'audit comporte quatre phases :

• la revue des informations produites par la formation ;

• la comparaison de ces informations avec une norme et la recherche des écarts ;

• l'identification et l'analyse des causes des écarts éventuels ;

• la proposition de solutions curatives, correctives ou préventives.

Les différents échelons de l'organisme audité sont étroitement associés aux travaux des auditeurs ; ils participent au constat et à l'analyse des dysfonctionnements, à l'élaboration des prescriptions et recommandations qu'ils seront ensuite chargés de mettre en œuvre.

3.2. La déontologie de l'audit.

L'audit s'inscrit dans une démarche itérative de progrès qui postule entre les parties prenantes du contrôle externe une forte synergie suscitant de nouveaux rapports, chacun des acteurs (expert, prescripteur, exécuteur) étant conduit à s'approprier les échecs, comme les réussites, de la formation auditée.

Au-delà des règlements en vigueur, ces nouveaux rapports prennent leur source dans des protocoles d'accord que les autorités de commandement sont amenées à passer avec le commissariat. Ces protocoles permettent de définir de manière consensuelle et évolutive les conditions d'un véritable partenariat :

• engagement commun visant concertation, transparence, partage d'informations ;

• participation de l'autorité de commandement par la formulation des orientations, le choix des priorités, l'évaluation du risque, le suivi des recommandations ;

• participation de la formation par l'acceptation des constats, l'adhésion aux analyses et recommandations, l'appropriation des plans d'action ;

• engagement de la section audit à dérouler une procédure écrite et contradictoire, à entretenir et améliorer l'efficacité de ses procédures et la qualification de son personnel.

3.3. Les techniques de l'audit.

3.3.1. La chaîne continue des contrôles.

La caractéristique principale de la démarche d'audit consiste à mettre en oeuvre une chaîne continue et intégrée de contrôles associant contrôle interne et externe.

Ainsi, les opérations de vérification des comptes et de surveillance administrative s'appuient sur les résultats du contrôle interne de l'administration dont la fiabilité est préalablement évaluée.

L'objectif d'une telle chaîne de contrôle est d'accroître l'efficacité de la surveillance administrative et de la vérification des comptes en permettant une bonne remontée de l'information et en évitant une redondance des différents contrôles.

La continuité de cette chaîne nécessite une formalisation claire et précise du contenu et du périmètre des différentes opérations de surveillance à chacun des niveaux.

3.3.2. L'évaluation et l'analyse des risques.

Procédant d'une exigence d'efficience, la prise en compte des risques permet de concentrer les actions de contrôle sur les points critiques des chaînes de responsabilité. La démarche d'audit se fonde sur une analyse et une évaluation précise des risques associés aux différents domaines ou fonctions développés par l'organisation auditée.

Le risque peut se définir comme le résultat de l'évaluation visant à apprécier la probabilité que survienne un événement susceptible d'affecter une formation du fait de la nature de ses missions ou de ses activités.

La démarche doit intégrer une approche progressive du risque en trois phases :

• choix des formations à auditer en priorité à partir de l'identification de critères de risques apparents (interne ou externe) ;

• choix des domaines ou des fonctions à auditer au sein de la formation, déterminés à partir d'indicateurs de risques apparents révélés lors de l'étude préalable du dossier ;

• constat au cours de la mission d'audit des risques réels encourus.

Le degré de connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de la formation conditionne la qualité de l'évaluation des risques ; le caractère non exhaustif des investigations à mener au titre du contrôle externe (vérification des comptes ou surveillance administrative), parfaitement justifié dans son principe, ne se révèle fondé que si l'évaluation des risques est fiable.

La méthodologie à mettre en oeuvre pour analyser les différents risques encourus par les formations de la marine est développée par le guide méthodologique du contrôle externe des formations.

4. Conduite et évaluation du contrôle externe.

4.1. Déroulement de la campagne d'audit.

La campagne d'audit se déroule suivant un schéma de principe qui vise à concilier trois facteurs : l'exigence de qualité des travaux de la section audit, la nécessité de prendre en compte les résultats de l'évaluation des risques, mais aussi le volume limité des moyens consentis par la marine pour accomplir cette mission.

Les différentes phases de déroulement de la campagne d'audit sont détaillées dans le guide méthodologique du contrôle externe des formations.

4.1.1. Le plan annuel d'audit.

Au cours du quatrième trimestre, la section audit établit la liste de priorité des formations à auditer au cours de l'année suivante, en fonction des risques identifiés a priori, par domaine, en collaboration avec chacune des autorités organiques.

La section audit établit ensuite un plan annuel qui fusionne les priorités déterminées et intègre les orientations données par les autorités organiques et la DCCM.

Ce plan annuel constitue la base d'un calendrier des opérations de contrôle, établi et diffusé périodiquement par la section audit, qui tient compte de ses propres moyens et plan de charges, de la disponibilité des formations et de l'incidence des missions inopinées.

4.1.2. Déroulement de la mission d'audit.

4.1.2.1. Préparation de la mission.

La mission est ouverte par un message adressé par la section audit à la formation à auditer et à l'autorité de commandement dont elle relève ; ce message précise notamment les conditions de la mission sur place et les mesures préparatoires à prendre par la formation.

Dès le début de la mission, l'équipe d'audit procède à l'analyse des risques.

Celle-ci donne lieu à l'établissement de la « note d'orientation générale » (NOG), par laquelle le chef de mission rappelle l'analyse des principaux risques et détermine la stratégie qu'il entend conduire.

La préparation de la mission incombe à l'équipe d'audit qui doit pouvoir compter sur le concours de l'autorité de commandement et des responsables de l'administration de la formation.

4.1.2.2. Exécution de la mission.

La phase d'exécution commence par une réunion d'ouverture de la mission sur place en présence de l'équipe d'audit et des responsables de l'administration de la formation ; le chef de mission y expose les principaux objectifs et le principe des interventions prévues.

L'exécution des travaux d'audit se déroule dans l'ordre de principe suivant :

• examen du suivi des prescriptions et des recommandations de la précédente mission ;

• validation du contrôle interne de la formation ;

• arrêté formel des documents comptables ;

• mise en œuvre du programme d'investigations défini par le chef de mission.

Le chef de mission coordonne les investigations qui doivent nécessairement être conduites sur place et les contrôles documentaires qui peuvent être effectués au siège de la section audit ; dans ce dernier cas, le chef de mission se fait remettre les documents à contrôler ou leur copie dès l'ouverture de la mission.

4.1.2.3. Clôture de la mission.

La mission s'achève par une réunion de clôture à laquelle participent l'équipe d'audit et les responsables de l'administration de la formation auditée.

Le chef de mission y donne acte par écrit des constats importants auxquels l'audit a donné lieu. S'agissant spécialement de la surveillance administrative, il fait connaître son opinion sur l'administration de la formation, recueille les remarques de ses représentants et leur présente les recommandations qu'il compte proposer à l'autorité responsable de la surveillance administrative

A l'issue de la réunion de clôture, le chef de mission fait connaître ses conclusions au commandant de la formation.

4.1.2.4. Formalisation des travaux.

Dans le délai de vingt-cinq jours suivant la réunion de clôture, le pôle d'audit diffuse le procès-verbal de vérification des comptes et/ou le rapport de surveillance administrative établis au cours de la mission, selon les modalités et dans la forme précisées par le guide méthodologique de contrôle externe.

Le procès-verbal de vérification des comptes, établi à partir des travaux et conclusions des membres de l'équipe d'audit, est signé du chef de mission avant d'être transmis par le chef du service de la solde au commandant de la formation pour action.

Une copie de la lettre d'envoi, présentant la synthèse des observations, est adressée pour information à l'autorité responsable de la surveillance administrative.

Les régularisations prescrites par ce procès verbal sont immédiatement exécutoires, quels que soient les avis éventuellement exprimés par le commandant de la formation ou l'autorité de commandement.

La formation dispose alors d'un délai d'un mois pour rendre compte des suites données aux prescriptions du procès verbal. Leur exécution est contrôlée par l'équipe d'audit.

Le chef du service de la solde rend compte à la DCCM de toute irrégularité persistante.

Au sein des DICOM, le procès-verbal de vérification des comptes est signé par le DICOM lui-même, celui-ci étant personnellement responsable de la vérification des comptes, conformément aux termes de l'instruction citée en référence e).

Le rapport de surveillance administrative, également établi à partir des travaux et conclusions des membres de l'équipe d'audit, est signé du chef de mission et visé par le chef de la section audit avant d'être transmis par le chef du service de la solde à l'autorité responsable de la surveillance administrative qui en assure l'exploitation et le suivi. Le chef du service de la solde reste libre d'apprécier au cas par cas l'opportunité de faire transmettre le rapport par le directeur local.

Le contrôle de l'exécution des recommandations formulées par le rapport de surveillance administrative relève de la responsabilité des autorités de commandement, tant en ce qui concerne la régularité que l'opportunité. Des protocoles de surveillance administrative précisent localement les conditions dans lesquelles la section audit est associée à ce contrôle.

Le rapport spécial est réservé aux situations les plus graves. Lorsque les investigations font apparaître des anomalies graves, susceptibles notamment d'entraîner des poursuites judiciaires, le chef de mission établit sans délai un rapport spécial adressé à l'autorité organique sous couvert du directeur local en tenant informée la DCCM.

Ce rapport ne se confond pas avec la mise en œuvre de la procédure « EVENGRAVE » qui relève de la responsabilité de l'autorité de commandement.

4.2. Coordination de l'action du commissariat dans le domaine du contrôle externe.

Le principe même de l'audit postule une large autonomie d'action au profit des organes chargés de l'exécution des missions. Toutefois, dans un souci de cohérence et d'efficacité du contrôle, il est nécessaire d'assurer une coordination de l'action des différentes sections audit relevant des directions du commissariat de Brest et de Toulon et des DICOM. Cette coordination a pour objet :

• d'assurer à toutes les formations ou organismes un traitement fondé sur des méthodes et des critères d'appréciation comparables ;

• de faire bénéficier chaque équipe d'audit du retour d'expérience des autres, de partager et confronter leurs constats, leurs analyses et leurs conclusions ;

• de faciliter la réalisation des synthèses au niveau des autorités centrales, en vue notamment de mesurer l'efficacité et l'efficience du contrôle externe.

4.2.1. Conférence annuelle de coordination de l'audit.

La direction centrale du commissariat de la marine s'assure de la coordination de l'action des échelons locaux dans le domaine du contrôle externe par la tenue d'une conférence annuelle de coordination à laquelle peuvent être associés les représentants des autorités de commandement en charge de la surveillance administrative. Cette conférence a notamment pour objet :

• d'étudier et commenter les évolutions méthodologiques ;

• d'examiner les résultats de la campagne d'audit en cours ou échue ;

• de commenter l'évolution des règlements et de la pratique administrative ;

• d'étudier et commenter les thèmes ou propositions d'orientation susceptibles d'être traités au titre de la surveillance administrative.

4.2.2. Circulaire d'audit.

La circulaire d'audit consiste en une mise en circulation des dossiers les plus caractéristiques entre les directions locales de Brest et de Toulon d'une part, et les DICOM d'autre part.

Les dossiers évoqués à cette occasion sont assortis d'une fiche-commentaire sur l'analyse des questions de fond ou de forme caractérisant le dossier.

Cette circulaire n'a pas valeur de contrôle. Son but est essentiellement informatif et pédagogique. Elle doit permettre à chaque section audit de se tenir précisément et complètement informée des méthodes mises en œuvres et des éventuels progrès méthodologiques validés par les autres.

A cette occasion il peut être proposé d'intégrer au guide méthodologique du contrôle externe certaines techniques ou méthodes utilisées par l'une des sections d'audit, susceptibles d'être généralisées et dont l'efficacité serait attestée par un retour suffisant d'expérience.

4.2.3. Synthèse annuelle sur l'administration des formations.

Les sections audit des services de la solde et des DICOM sont chargées d'établir annuellement une synthèse sur l'administration des formations de la marine. Cette synthèse s'inspire principalement des travaux effectués dans le cadre de l'audit des formations :

• principales irrégularités constatées par domaine ;

• moyens d'améliorer l'administration et la gestion ;

• propositions éventuelles de modification de textes réglementaires.

Cette synthèse est transmise à la fin de chaque année civile par le directeur local du commissariat (ou DICOM) à la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM) qui, après exploitation, établit une revue annuelle diffusée à toutes les directions locales du commissariat et DICOM, avec copie au GECM.

Les éléments essentiels de cette revue, accompagnés des principaux indicateurs, sont présentés par la DCCM au chef d'état-major de la marine, en conseil de gestion. A ce titre, une base de données permettant de recueillir, sous forme d'indexation statistique, les principales observations émises par les services de la solde et DICOM est tenue et centralisée par le service de la solde de Toulon qui en communique les éléments chaque année à la DCCM, avant le 1er mars de l'année suivante.

Cette base de données est mise à jour par les sections audit au fur et à mesure de la rédaction des différents procès-verbaux de vérification et rapports de surveillance administrative.

4.3. Qualité et évaluation du contrôle externe.

En sa qualité de directeur de service visé par le décret rappelé en référence b), le directeur central du commissariat de la marine est responsable de la surveillance administrative et technique de l'ensemble des organismes placés sous son autorité.

A ce titre, il fait assurer selon des modalités définies par une instruction propre à ce domaine, la surveillance administrative de la fonction « contrôle externe » au sein des directions locales de Brest et de Toulon et des DICOM PF et Cap vert qui lui sont directement rattachées. Des modalités particulières sont définies à l'égard des autres DICOM, selon les dispositions retenues par le comité de coordination des commissariats.

Ayant vocation à se prononcer sur la situation d'organismes susceptibles de bénéficier d'un système qualité, l'audit de contrôle externe s'inscrit dans une démarche d'assurance qualité conforme à la norme ISO 9001/2000.

Les sections d'audit des directions du commissariat de Brest et de Toulon sont en conséquence soumis à un audit au minimum annuel réalisé par un auditeur qualifié dans ce domaine (cf. 8.2 de la norme ISO 9001/2000), désigné par le directeur local.

4.4. Contrôle externe et contrôle de gestion.

Les opérations de contrôle externe des formations sont soumises à des procédures et dispositifs normalisés de management destinés à garantir que les moyens mis en œuvre (personnel et outils) sont utilisés de manière efficace et efficiente pour atteindre les objectifs de contrôle externe assignés par l'autorité centrale.

Dans ce but, les sections audit tiennent une comptabilité des moyens engagés pour chacune des prestations fournies (missions de contrôle, études, etc.). Une évaluation financière en coût complet est produite à titre indicatif à l'appui de chacun des rapports, procès verbaux et comptes rendus.

Par ailleurs, elles fournissent à la direction locale les éléments permettant d'évaluer leur coût complet au titre du contrôle de gestion.

4.5. Dispositions diverses.

Le service de la solde de Toulon, après concertation avec celui de Brest, est chargé :

• d'élaborer le guide méthodologique de contrôle externe des formations de la marine et d'assurer sa mise à jour ;

• d'établir les modèles des documents associés au guide et émis dans le cadre des missions d'audit (standardisation des procès-verbaux de vérification des comptes et des rapports de surveillance administrative, note d'orientation générale, questionnaires, tableau d'analyse des risques, etc.) ;

• d'assurer la diffusion, aux services de la solde et DICOM, des documents mentionnés ci-dessus ;

• de mettre en oeuvre et d'assurer la mise à jour de la base de données permettant d'indexer les principales observations ou recommandations faites à l'occasion des missions d'audit.

5. Textes abrogés.

L' instruction 15 /DEF/DCCM/ADM/UNITES du 11 juillet 1996 , relative à la vérification des comptes dans les formations de la marine et les circulaire 161 /DEF/DCCM/ADM/UNITES du 18 juin 1998 , relative à la mise en service du guide pour la surveillance administrative des formations relevant de commandement et n^o 149/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 13 mai 1998, relative aux indicateurs normalisés concernant la vérification des comptes et les opérations de surveillance administrative, sont abrogées.

La présente instruction prend effet à compter du 1er décembre 2002.