CIRCULAIRE N° 690/DEF/DCSSA/AAF/AAGDS relative aux conditions de reversement des archives des organismes subordonnés à la direction centrale du service de santé des armées.
Du 09 mars 1995NOR D E F E 9 5 5 4 0 3 0 C
La présente circulaire a pour objet de définir les modalités de reversement des archives courantes des organismes subordonnés à la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA).
1. Définition des archives courantes.
1.1. Définition générale des archives.
Les archives du service de santé des armées (SSA) comprennent l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par les organismes subordonnés à la DCSSA dans l'exercice de leurs activités.
Ont notamment la qualité d'archives les documents techniques produits par le service de santé des armées, les documents administratifs comptables et médicaux, pour lesquels les informations sont transcrites sur des supports divers (papier, film radiographique, etc.), transférés ou non sur microforme ou sur tout support technique lisible par un ordinateur.
1.2. Critères de qualification d'archives courantes.
Sont qualifiés d'archives courantes, les documents produits ou reçus, et habituellement utilisés par les organismes subordonnés à la DCSSA dans le cadre de leurs activités.
Lorsque les documents ne sont plus considérés comme archives courantes mais qu'ils ne peuvent pas faire l'objet de tri et d'élimination en raison de leur intérêt administratif, ils sont qualifiés « d'archives intermédiaires ».
Lorsque les documents ont subi les tris et les éliminations nécessaires et qu'ils doivent être conservés sans limitation de durée, ils sont qualifiés « d'archives définitives ».
Ces deux dernières catégories d'archives sont traitées par les organismes de dépôt destinataires des archives courantes et spécialisés dans le traitement de celles-ci.
2. Modalités de reversement des archives courantes.
2.1. Archives médicales courantes des hôpitaux des armées.
Les archives médicales courantes regroupent tous les documents se rapportant notamment à la santé et au suivi médical des malades, et établis par les hôpitaux des armées.
Elles peuvent être individuelles ou collectives.
Les archives médicales courantes ayant atteint cinq (5) ans d'âge au 31 décembre de l'année écoulée, sont reversées à la section des archives médicales hospitalières des armées (SAMHA) de Limoges selon les modalités définies en annexes I et II.
Les archives médicales courantes ne pouvant être microfilmées, correspondant notamment aux films radiologiques, ayant atteint cinq (5) ans d'âge, ne seront pas transmises à la SAMHA. Elles pourront être, selon leur degré d'intérêt ou selon que le malade est toujours suivi par l'hôpital, soit conservées par l'établissement, soit remises aux patients, soit éliminées. Dans cette dernière hypothèse, les hôpitaux des armées doivent prendre en compte les obligations réglementaires en matière d'élimination des déchets résultant de leur destruction.
2.2. Autres archives courantes des organismes subordonnés à la DCSSA.
Les autres archives courantes des organismes subordonnés à la DCSSA sont reversées selon les modalités définies en annexe II.
2.3. Archives informatiques courantes des organismes subordonnés à la DCSSA.
Les archives informatiques courantes des organismes subordonnés à la DCSSA sont reversées selon les modalités définies en annexe II.
3. (3 ème modificatif) archives courantes des organismes dissous.
Les archives courantes des organismes subordonnés à la DCSSA dissous sont :
soit regroupées à « l'établissement central de ravitaillement sanitaire (ECRS) de Vitry-le-François » pour ce qui concerne les archives courantes comptables et financières, à l'exception des archives financières relatives aux années « N » (année de dissolution de l'organisme) et « N — 1 » qui sont conservées par les ordonnateurs secondaires dont dépendaient les organismes dissous ;
soit reversées selon les modalités définies au paragraphe 2 de la présente circulaire pour ce qui concerne toutes les autres catégories d'archives courantes.
Les modalités de conservation des archives financières et comptables courantes des organismes dissous font l'objet de l'annexe III.
4. DIVERS.
Cette circulaire abroge la circulaire no 2879/DEF/DCSSA/4/AAGDS du 5 décembre 1984 et son premier modificatif du 27 novembre 1985.
Les présentes dispositions sont applicables dès la publication au Bulletin officiel des armées.
Les archives de la direction centrale du service de santé des armées font quant à elles l'objet d'une note particulière.
Pour le ministre d'État, ministre de la défense et par délégation :
Le médecin général inspecteur, directeur central du service de santé des armées,
Pierre METGES.
Annexes
ANNEXE I. Modalités de reversement des archives médicales courantes par les hôpitaux des armées.
Contenu
(Remplacé : 4e et modifiée : 5e mod.)
Contenu
Plan de versement des archives médicales courantes par les hôpitaux des armées.
Sont versées à la section des archives médicales hospitalières des armées (SAMHA) de Limoges, à l'année N + 1, les archives qui ont atteint cinq (5) ans d'âge au 31 décembre de l'année écoulée (année N), selon le calendrier suivant :
1. Versement au cours du premier trimestre.
Hôpitaux d'instruction des armées :
Val-de-Grâce, Paris ;
Laveran, Marseille.
2. Versement au cours du deuxième trimestre.
Hôpitaux d'instruction des armées :
Bégin, Saint-Mandé ;
Robert-Picqué, Bordeaux.
3. Versement au cours du troisième trimestre.
Hôpitaux d'instruction des armées :
Percy, Clamart ;
Clermont-Tonnerre, Brest.
4. Versement au cours du quatrième trimestre.
Hôpitaux d'instruction des armées :
Sainte-Anne, Toulon ;
Desgenettes, Lyon ;
Legouest, Metz.
ANNEXE II. Archives courantes des organismes subordonnés à la DCSSA.
(modifiée : 1er, 2e, 4e et 5e mod.)
Désignation des archives. | Composition. | Détenteurs des archives courantes. | Durée de conservation. | Destinations. |
|---|---|---|---|---|
1. ARCHIVES DE COMMANDEMENT, DE DIRECTION ET DE CONTRÔLE ADMINISTRATIF. | I. Réglementation, documents de portée générale et d'interprétation des textes. Directives. Circulaires. Dépêches de portée générale interprétatives du droit et des textes réglementaires. Notes de service de portée générale. | Tout organisme de la logistique santé et directions du service de santé en régions militaires de défense, maritimes ou aériennes, et dans le commandement militaire de l'Ile-de-France, chefferies santé en circonscription de défense et arrondissements maritimes. | 10 ans. | Service historique de l'armée de terre qui fournira des doubles des bordereaux de versement au service historique de la marine, en ce qui concerne les archives provenant des établissements de la marine avant la fusion du 31 juillet 1968. Il rendra également destinataire le service historique de l'armée de l'air des bordereaux de versement des archives air. |
II. Organisation. Fonctionnement. | ||||
Dossiers généraux sur l'organisation du service et des établissements. | » | 10 ans. | » | |
Rapports périodiques sur l'organisation et le fonctionnement du service et sur les activités. | » | 10 ans. | » | |
Journaux des marches et opérations (JMO). | » | 6 mois (à reverser pour les 31 janvier et 31 juillet de chaque année, en temps de paix. Un exemplaire est conservé dans les archives de la formation). | ||
III. Budget. | ||||
Budget de gestion. | » | 5 ans. | » | |
Compte de gestion. | » | 5 ans. | » | |
IV. Missions. Objectifs, Emploi. | ||||
Études et décisions de caractère général concernant les missions spécifiques et annexes, l'emploi et les objectifs du service de santé des armées (SSA) (armées, hors armées). | » | 10 ans. | » | |
V. Activités. | ||||
Statistiques d'activité. | » | 10 ans. | » | |
Procès-verbaux des commissions, comités, réunions diverses. | » | 10 ans. | » | |
Bilan d'activités par secteurs (hôpitaux, laboratoires épidémiologie, etc.). | » | 10 ans. | » | |
VI. Inspections. | ||||
Rapports et dossiers d'inspection de toute nature. | » | 5 ans. | » | |
VII. Personnel (sauf dossiers individuels). | ||||
Politique du personnel (statuts, décisions à caractère général). | » | 10 ans. | » | |
Recrutement (contingent, commissions d'aptitude, sélection, besoins, bilans, etc.). | » | 10 ans. | » | |
Gestion (notes et rapports concernant les statistiques des effectifs et les besoins en personnel, départs anticipés des médecins, etc.). | » | 10 ans. | » | |
Personnels militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées (MITHA) (statut des MITHA). | » | 10 ans. | » | |
Réservistes (notes à caractère général concernant les qualifications et l'emploi). | » | 10 ans. | » | |
VIII. Instruction. Enseignement (objectifs, politique suivie). | ||||
1. Personnel enseignant. | » | 10 ans. | » | |
2. Écoles (programme des cours polycopiés et autres listes d'élèves, rapports de fin de stage des élèves, conseils de discipline, notation des élèves, baptêmes de promotion, etc.). | » | 10 ans. | » | |
3. Formation continue et enseignement militaire supérieur des sciences et techniques (EMSST) (rapports de stage et diplôme d'étude). | » | 10 ans. | » | |
IX. Infrastructure. Équipement. | ||||
Rapports et dossiers d'ensemble concernant la création et la rénovation des hôpitaux et établissements, la conservation des bâtiments historiques, les opérations immobilières (relations avec les municipalités, le secteur civil et les services constructeurs). | » | 10 ans. | » | |
X. Hygiène et prophylaxie. | ||||
Instructions, directives générales. | » | 10 ans. | » | |
Dossiers de consignes et d'évaluation. | » | 10 ans. | » | |
XI. Relations publiques. | ||||
Opérations de relations publiques, visites de personnalités, inaugurations, discours, allocutions. | » | 10 ans. | » | |
Jumelages. | » | 10 ans. | » | |
Relations avec le secteur public et privé hospitalier. | » | 10 ans. | » | |
XII. Missions extérieures et relations avec les alliés et l'étranger. | ||||
Envoi d'équipes médicales outre-mer. | » | 10 ans. | » | |
Assistance médicale et coopération. | » | 10 ans. | » | |
Participation aux réunions médicales de l'OTAN. | » | 10 ans. | » | |
Stagiaires étrangers en France et stagiaires français à l'étranger. | » | 10 ans. | » | |
Hospitalisation de militaires étrangers en France. | » | 10 ans. | » | |
Missions humanitaires, élément militaire médical d'intervention (EMMIR) | » | 10 ans. | » | |
Coopération scientifique et culturelle (accords). | » | 10 ans. | » | |
XIII. Moral. | ||||
Rapports sur le moral. | » | 5 ans. | » | |
Notes et dossiers sur l'état d'esprit. | » | 5 ans. | » | |
XIV. Études historiques. | ||||
Études concernant les hôpitaux, les écoles, les personnalités médicales, symbolique et tradition, journal des marches et des opérations. | » | 5 ans. | » | |
2. ARCHIVES TECHNIQUES. A) De recherche. | ||||
Clinique dans les hôpitaux des armées. | Rapports, comptes rendus, bilans. | Établissement producteur. | 10 ans. | École d'application au service de santé des armées (EASSA). |
Centre de recherches et instituts du SSA. | Rapports, comptes rendus, bilans. | Établissement producteur. | 10 ans. | Dépôt d'archives de recherche du SSA envisagé au centre de recherches du service de santé des armées (CRSSA) de Grenoble : dans l'attente de la réalisation de ce dépôt d'archives et selon possibilités à l'EASSA. |
Recherches spécifiques aux maladies tropicales. | Établissement producteur. | 10 ans. | Institut de médecine tropicale du service de santé des armées (IMTSSA), Marseille. | |
B) Hospitalières. | ||||
Collectives. | Registres ou états : — des entrées, sorties, présents ; — du médecin de garde ; — des décès, autopsies ; — de tous les services. | Établissement producteur. | 5 ans. | Service des archives médicales hospitalières des armées (SAMHA). |
Individuelles. | Dossiers médicaux. | Établissement producteur. | 5 ans (à partir de la date de la dernière mise à jour du dossier médical). | SAMHA. |
C) Épidémiologiques. | ||||
Recherches. | Études, rapports, directives. | Établissement producteur. | 10 ans. | Dépôt d'archives de recherche du SSA envisagé au CRSSA de Grenoble. Si recherches liées à maladies tropicales, archivage à l'IMTSSA |
Bilan (surveillance épidémiologique). | 10 ans. | EASSA. | ||
D) Divers. | ||||
Archives médicales hospitalières relatives aux missions et théâtres d'opérations extérieurs. | Tout document s'y rapportant. | Établissement producteur. | 1 an ou à la fin de l'opération si sa durée est inférieure à 1 an. | SAMHA. |
3. ARCHIVES ADMINISTRATIVES. | ||||
A) Surveillance administrative. | Feuille de vérification, réponses.
| Établissement producteur. | 10 ans. | Destruction sur place et PV. |
B) Personnels. | ||||
Collectives (1). | Registres, situations diverses y compris registres médicaux des personnels et registres des constatations (ou équivalent « marine »). | Établissement producteur. | 10 ans. | Versement au dépôt d'archives spécialisées à savoir : SSA, bureau central d'archives administratives militaires (BCCAM), Pau. |
Individuelles. | Dossiers individuels y compris livrets médicaux, décisions nominatives. | Établissement producteur. | 5 ans (2). | Terre (BCCAM, Pau). Air (Chartres). Mer (service historique du port). Personnels civils (3) : Châtellerault. |
C) Marchés contrats. | Dossiers d'appels d'offres, marchés, contrats, conventions. | Établissement producteur. | 10 ans après fin d'exécution. | Destruction sur place et PV. |
D) Archives comptables (4). | ||||
Financières. | Comptabilité de l'ordonnateur. | Établissement producteur. | 10 ans après la prise et remise de service entre titulaire. | Destruction sur place et PV. |
Comptabilité du régisseur, pièces justificatives. | Établissement producteur. | 10 ans. | Destruction sur place et PV. | |
Bilan, situations divers. | Établissement producteur. | 10 ans. | Destruction sur place et PV. | |
Comptabilité analytique. | Tous les éléments. | Établissement producteur. | 5 ans. | Destruction sur place et PV. |
Matières. | Registres situation, registres, journaux, pièces justificatives de mouvement, PV de réforme, certificats administratifs, factures. | Établissement producteur. | 10 ans. | Destruction sur place et PV. |
Pharmacie. | Stupéfiants. | Établissement producteur. | 10 ans (5). | Destruction sur place et PV. |
Autres substances vénéneuses. | 5 ans (5). | Destruction sur place et PV. | ||
Hospitalisations. | Dossiers administratifs des malades [autres que registres cités au point 2 B)]. | Établissement producteur. | 10 ans. | Destruction sur place et PV. |
Restauration. | Bilan comptable annuel. | Établissement producteur. | 10 ans. | Destruction sur place et PV. |
Foyer. | Registre-journal et pièces justificatives. | Établissement producteur. | 10 ans. | Destruction sur place et PV. |
Certificats administratifs. | Établissement producteur. | 10 ans. | Destruction sur place et PV. | |
Procès verbaux. | Établissement producteur. | 10 ans. | Destruction sur place et PV. | |
E) Enseignement. Formation. | Documents collectifs : Stages, concours et examens (programmes, liste des candidats et des reçus, épreuves). | Établissement producteur. | Ref. : Instruction générale 12292 /DEF/DAG/AA/4/ARC du 06 avril 1987 . | |
Copies du concours. | Établissement producteur. | Minimum 1 an, maximum 5 ans. | Un échantillonnage est effectué et conservé sur place ; les autres copies sont détruites sur place et donnent lieu à l'établissement d'un PV de destruction. | |
F) Soins en milieu civil. | Dossiers de prise en charge de frais de soins en milieu civil au profit des bénéficiaires obligés. | Établissement producteur. | 5 ans. | Destruction sur place et PV. |
4. ARCHIVES MAGNÉTIQUES (6). | Toutes catégories d'informations traitées, à l'exclusion des logiciels. | Établissement producteur. | (7). | Les archives demeurent à l'établissement, au-delà les conditions particulières de conservation s'appliquent pour les archives définitives (8). |
5. ARCHIVES AUDIOVISUELLES. | Établissement producteur. | 10 ans. | Centre audiovisuel du service de santé des armées (CAVSSA), Lyon. | |
Tous les 5 ans. | Inventaire pour établissement cinématographique des armées (ECPA) (9) | |||
(1) Certains documents d'archives collectives des personnels civils tels que les registres de paiement établis avant la création des CTAC (l'organisme payeur était alors la formation d'emploi) sont sollicités pour le calcul des retraites. Leur conservation est donc impérative pour la sauvegarde des droits des particuliers. (2) Personnels civils : les dossiers individuels sont conservés cinq ans après la radiation des contrôles des intéressés (dépêche no 200140/DEF/DPC/4 modifiée du 7 janvier 1977, BOC, p. 3393) ; les dossiers médicaux sont conservés cinq ans, sauf exceptions prévues par le paragraphe 22.2.3. de l' instruction 3018 /DEF/DCSSA/AST/TEC/3 du 21 décembre 1992 (BOC, 1993, p. 1791) relative à la médecine de prévention. (3) Une instruction à paraître fixera les modalités de reversement. (4) Les archives comptables hospitalières (frais de traitement des malades peuvent être conservés pendant une période supérieure à 10 ans en prévision de contentieux s'étalant parfois au delà de ce délai. (5) Article 10 de l' instruction 1789 /DEF/DCSSA/OL/ER/2 du 28 février 1991 (BOC, p. 1045) et article 29 de l' instruction 1792 /DEF/DCSSA/OL/ER/2 du 25 avril 1991 (BOC, p. 2213). (6) Pour l'organisation de la sécurité informatique au sein du ministère de la défense, voir BOEM 160. (7) Durée limite technique d'exploitation des supports magnétiques 5-7 ans. Cependant, si nécessité au-delà de ce délai de pouvoir exploiter les données à conserver : — soit par reproduction sur un autre support (en cas de changement de systèmes, par exemple) ; — soit éventuellement édition papier conservée selon les règles précédemment définies. (8) Instruction technique 11340 /DEF/DFAJ/AA du 27 décembre 1984 , relative aux archives informatiques et notamment les paragraphes 3 et 4 qui prévoient le versement, aux services historiques et centres de dépôt d'archives habilités, des informations à conserver sur supports traditionnels papier ou microforme. Le choix des produits, élaborés à partir des traitements automatisés, à verser aux archives, est effectué par les services historiques ou les dépôts d'archives, en liaison avec les centres de traitement et les gestionnaires des informations en cause. (9)Avant tout versement au CAVSSA, les archives audiovisuelles doivent faire l'objet d'un inventaire qui est soumis à l'EPCA pour désignation des archives définitives lui revenant. | ||||
ANNEXE III. Modalités de conservation des archives financières et comptables courantes des organismes dissous.
1 Conditionnement des archives financières et comptables par les organismes dissous.
Chaque organisme dissous conditionne les archives financières et comptables courantes par année et par nature :
procès-verbal de clôture administrative ;
comptabilité matière (registre-journal, répertoire analytique des procès-verbaux, certificats administratifs sortie par destinataire) ;
comptabilité restauration (bilan comptable annuel) ;
comptabilité régie (totalité des archives) ;
comptabilité foyer (registre-journal, certificats administratifs sortie par destinataire des matériels appartenant au foyer, procès-verbal de clôture des comptes).
2 Versement des archives financières et comptables courantes.
2.1
Avant le terme de la durée normale de conservation, les archives sont reversées à L'ECRS DE VITRY-LE-FRANÇOIS l'exception des archives financières des années « N » et « N - 1 ».
2.2
Après le terme de la durée normale de conservation, la destination des archives est définie au paragraphe 2 de la présente circulaire.