INSTRUCTION N° 481180/DEF/PMAT/RESERVE relative à la notation des sous-officiers de réserve de l'armée de terre.
Abrogé le 05 juin 2008 par : INSTRUCTION N° 301578/DEF/PMAT/RSV/GI relative à la notation des sous-officiers de réserve de l'armée de terre. Du 26 mai 2005NOR D E F T 0 5 5 1 2 5 9 J
La présente instruction fixe les principes et les modalités de la notation des sous-officiers de réserve de l'armée de terre.
1. Principes.
1.1. Les caractéristiques de la notation.
La notation des sous-officiers de réserve est établie une fois par an. Elle est effectuée à deux niveaux :
celui du commandant d'unité élémentaire ou de l'autorité d'un niveau équivalent (premier notateur) ;
celui du chef de corps ou de l'autorité d'un niveau équivalent (dernier notateur).
Toutefois, la région terre (RT) ou l'organisme de gestion (OG) de niveau équivalent, contrôle l'évolution numérique globale des niveaux et se prononce sur les décisions individuelles qui lui sont soumises dans les cas particuliers précisés, notamment, dans le point consacré aux modalités de la notation.
L'année de notation (année A) des sous-officiers de réserve couvre la période allant du 1er juillet de l'année civile précédente (année A — 1) au 30 juin inclus de l'année civile en cours (année A). À partir cycle 2006-2007, l'année de notation (année A) des sous-officiers de réserve couvre la période allant du 1er juin de l'année civile précédente (année A — 1) au 31 mai inclus de l'année civile en cours (année A) (ex. : 1er juin 2006 - 31 mai 2007). Toutefois, il importe que la notation ne soit pas considérée par les autorités qui en sont responsables, comme un acte isolé.
Cela signifie d'abord que les notateurs, et surtout le premier, doivent mettre à profit toutes les occasions pour réunir les éléments d'appréciation qui leur permettront, le moment venu, de formuler un jugement solidement étayé. Ils peuvent au besoin, provoquer ces occasions en effectuant des contrôles soit inopinés, soit annoncés à l'avance et ayant pour but principal de vérifier la qualité et l'efficacité de l'action menée par les sous-officiers de réserve.
En outre, il importe que les notateurs n'attendent pas sa communication pour faire connaître aux sous-officiers de réserve leur appréciation sur leur manière de servir. Ils doivent, au contraire, à chaque occasion, leur adresser leurs encouragements et leurs critiques, en soulignant tout particulièrement les domaines dans lesquels ils doivent s'efforcer d'améliorer leur comportement.
1.2. Seuil annuel d'activités requis pour faire l'objet d'une notation.
Seuls font l'objet d'une notation annuelle les sous-officiers de réserve qui ont accompli pendant la période de notation un minimum d'activités fixé à cinq journées. Seules sont prises en compte les activités effectuées sous engagement à servir dans la réserve opérationnelle dans la fonction ou préparant directement à celle-ci et qui mettent le sous-officier de réserve en situation d'exprimer ses qualités et ses capacités.
Les sous-officiers de réserve qui n'ont pas effectué le minimum requis d'activités significatives au cours du cycle d'instruction ne font pas l'objet d'une notation annuelle. La notation antérieure de ces sous-officiers de réserve, si elle existe, est reconduite jusqu'à la reprise d'activités. La feuille de notes (cf. imprimé 312/10) comportera seulement dans le cartouche « Appréciations d'ensemble » la mention « sous-officier de réserve ne pouvant être noté, faute d'activités suffisantes. Notation précédente reconduite ».
1.3. Les objectifs de la notation.
La notation annuelle des sous-officiers de réserve a pour but :
de rendre compte de la valeur professionnelle des intéressés ;
de permettre la sélection des plus aptes au grade supérieur ;
de conduire à l'affectation dans chaque poste des plus qualifiés pour les occuper.
Conditionnant donc, tout à la fois, l'avenir des sous-officiers de réserve et la qualité de l'encadrement des formations administratives de l'armée de terre, elle doit être :
complète et précise, de façon à fournir aux responsables de la gestion tous les éléments nécessaires aux décisions qu'ils sont appelés à prendre ;
objective, de manière à rendre compte exactement, sans sévérité ni indulgence excessive, des mérites et des aptitudes, mais aussi des déficiences et des limites de chacun ;
relative, afin de permettre la comparaison, ce qui exige qu'une gradation soit respectée dans l'éloge des sous-officiers de réserve dont la manière de servir est satisfaisante, comme dans la critique de ceux qui sont jugés insuffisants.
Répondant à ces critères, la notation annuelle est donc à la fois un facteur de progrès pour les notés et un outil de gestion entre les mains du commandement, soucieux de mener en permanence une politique de valorisation de son personnel sur le fondement de l'appréciation des mérites de chacun. Elle est également l'occasion, pour le subordonné, de dialoguer avec son supérieur hiérarchique sur sa manière de servir et sur le déroulement de sa carrière.
2. Modalités.
2.1. Les éléments de la notation.
2.1.1. Le niveau.
Le niveau relatif a pour objet de situer le sous-officier de réserve parmi l'ensemble des sous-officiers de réserve du même grade selon une échelle graduée de un à onze. Le premier niveau correspond aux meilleurs et le onzième aux moins performants.
2.1.2. Le taux de progrès.
2.1.2.1. Principes.
Le niveau de notation atteint par un sous-officier de réserve ou un groupe de sous-officiers de réserve n'implique pas obligatoirement un progrès chaque année.
S'il est normal d'envisager que dans un groupe de sous-officiers de réserve, un minimum d'entre eux réalise, d'une année à l'autre, un progrès significatif, il paraît difficile d'admettre que tous les sous-officiers de réserve aient progressé. Dans ce cadre, la progression globale annuelle d'un groupe de sous-officiers de réserve doit être limitée et régulée afin de rester conforme à l'esprit du système de notation.
Le seuil maximal de progrès autorisé est fixé à 36 p. 100 de la seule population de sous-officiers de réserve pouvant progresser. La variation maximale autorisée est arrondie au nombre supérieur.
La somme algébrique des baisses et des hausses contribuant à la réalisation du progrès d'ensemble (une baisse d'un niveau annulant une hausse d'un niveau) ne doit pas être inférieure à la variation minimale.
Le seuil minimal de progrès est fixé à 15 p. 100 de l'effectif des sous-officiers de réserve pouvant progresser. La variation minimale est arrondie au nombre supérieur à partir de 0,5 (cf. ANNEXE I).
2.1.2.2. Modalités de calcul.
Règle générale.
L'effectif à prendre en considération pour le calcul du taux de progrès est celui des sous-officiers de réserve, tous grades réunis, inscrits au registre du corps le 1er mars de la période de notation en cours, desquels sont soustraits :
a). Les sous-officiers de réserve notés comme tels dans l'armée de terre pour la première fois de leur carrière.
b). Les sous-officiers de réserve faisant l'objet d'une mesure de plafonnement ou d'un reclassement.
c). Les sous-officiers de réserve ayant moins de cinq jours d'activités.
d). Les sous-officiers détenant le niveau 3 et ne pouvant prétendre au niveau 2 parce qu'ils n'ont pas été notés au minimum et successivement au niveau 3 au cours des quatre années précédentes de notation avec attribution d'un niveau relatif (NR reconduit exclus).
e). Les sous-officiers de réserve détenant le niveau 2 et ne pouvant prétendre au niveau 1 parce qu'ils n'ont pas été notés au minimum et successivement au niveau 2 au cours des quatre années précédentes de notation avec attribution d'un niveau relatif (NR reconduit exclus).
f). Les sous-officiers de réserve détenant le niveau 1.
Cas particuliers.
Sont pris en compte dans le calcul du taux de progrès :
a). Les sous-officiers de réserve qui remplissent les conditions techniques d'accès au niveau 2 ou 1.
b). Les sous-officiers de réserve qui ne peuvent pas faire l'objet d'une élévation de niveau pour la quatrième année consécutive.
c). Les sous-officiers de réserve du grade d'adjudant notés 2.
d). Les sous-officiers de réserve ne pouvant pas progresser qui sont baissés de niveau en raison de la détérioration de leur manière de servir.
e). Les sous-officiers de réserve en reprise d'activités significatives (au moins 5 jours d'activités).
Nota.
Les sous-officiers de réserve affectés depuis le 1er mars et ayant effectué cinq jours d'activités significatives seront notés hors taux de progrès sur une feuille intercalaire de notes ou feuille de notes.
2.1.3. Les mesures de plafonnement.
2.1.3.1. Cas général : première notation dans son grade donné.
Un sous-officier de réserve noté pour la première fois à la suite d'une nomination, d'une promotion ou d'une réduction de grade, ne peut pas être classé à :
a). Un niveau et un résultat dans la fonction supérieurs à 7 et « dans la moyenne » pour un sergent, un maréchal des logis ou un maître ouvrier de seconde classe.
b). Un niveau supérieur à :
5 : pour un sergent-chef, un maréchal des logis-chef.
4 : pour un adjudant ou un sous-chef de musique de 2e classe.
3 : pour un adjudant-chef, un maître ouvrier de 1re classe ou un sous-chef de musique de 1re classe.
2 : pour un major ou un maître ouvrier principal.
2.1.3.2. Procédure particulière appliquée aux sous-officiers de réserve notés pour la première fois.
Le volontaire venant du civil, et admis dans la réserve en qualité de sous-officier, reçoit une première notation hors taux de progrès suivant les dispositions du point 2.1.3.1.
2.1.3.3. Cas particulier des sous-officiers de réserve appelés à servir dans l'armée de terre à la suite d'un changement d'armée.
Le niveau de départ des sous-officiers de réserve servant dans l'armée de terre à la suite d'un changement d'armée est attribué par la direction du personnel militaire de l'armée de terre/bureau réserve à la demande des RT ou OG de niveau équivalent.
2.1.3.4. Cas particuliers des sous-officiers de carrière ou engagés.
La dernière notation dans l'active du sous-officier de carrière ou engagé admis dans la réserve sert de base à la première notation de l'intéressé en tant que réserviste. De ce fait, il rentre dans le taux de progrès s'il n'est pas concerné par les mesures de reclassement.
2.1.4. Les mesures d'encadrement.
Les derniers notateurs sont tenus de se conformer aux normes concernant les variations de niveau définies ci-dessus. Les RT ou OG de niveau équivalent quant à eux, ne peuvent pas accorder l'accès au niveau 1 à plus de 50 p. 100 des majors et à plus de 25 p. 100 des adjudants-chefs relevant de leur autorité et remplissant les conditions techniques pour obtenir ce niveau (cf. imprimé 312/18).
Lorsque s'avère une impossibilité de progression liée à l'affectation (formation à petit effectif ne comportant qu'un major ou qu'un seul adjudant-chef) et aux limites déterminées ci-dessus, les cas des intéressés sont également à soumettre à la RT ou l'OG de niveau équivalent.
2.1.4.1. Variation de niveau due à la manière de servir.
La variation normale autorisée d'une année sur l'autre, est d'un niveau en hausse ou en baisse. Dans des cas exceptionnels, la variation peut être de deux niveaux. Une variation de plus de deux niveaux est interdite.
Une hausse (baisse) d'un niveau doit traduire une amélioration (détérioration) sensible de la manière de servir du noté qui apparaît dans la notation manuscrite.
Une variation de deux niveaux doit être exceptionnelle et justifiée par un rapport particulier émanant du dernier notateur. Ce rapport, qui est soumis au contrôle préalable de la RT ou l'OG de niveau équivalent, est joint à la feuille de notes. D'une façon générale, les appréciations du dernier noteur doivent indiquer clairement les raisons des variations exceptionnelles précitées.
Il est interdit à tout dernier notateur de faire subir une baisse aux sous-officiers de réserve proches de leur limite d'âge ou de service qui ne serait pas justifiée par leur manière de servir.
2.1.4.2. Conditions d'accès au niveau 2.
L'accès au niveau 2 est réservé aux seuls sous-officiers de réserve s'étant vu attribuer au minimum et successivement le niveau 3 au cours des quatre années précédentes de notation avec attribution d'un niveau relatif (NR reconduit exclus) et dont la manière de servir justifie une telle progression.
2.1.4.3. Conditions d'accès au niveau 1.
Niveau le plus élevé de l'échelle de valeurs, le niveau 1 est réservé aux sous-officiers de réserve capables de s'imposer sans difficulté et en toutes circonstances dans l'exercice du commandement et qui, à travers la compétence technique, l'autorité naturelle, le sens de l'organisation dont ils font preuve et l'exemple qu'ils représentent pour les plus jeunes, sont manifestement aptes, soit au grade de major, soit à l'état d'officier.
Dans cet esprit, l'attribution du niveau 1 ne peut bénéficier qu'aux seuls sous-officiers de réserve des grades d'adjudant-chef et de major s'étant vus attribuer au minimum et successivement le niveau 2 au cours des quatre années précédentes de notation avec attribution d'un niveau relatif (NR reconduit exclus) et dont la manière de servir justifie une telle progression.
À l'échelon de la RT ou l'OG de niveau équivalent, les contingents autorisés (cf. imprimé 312/18) pour l'attribution du niveau 1 sont calculés à partir de l'effectif des adjudants-chefs et des majors remplissant les conditions techniques d'accès à ce niveau, de l'ensemble des formations qui lui sont subordonnées (la variation autorisée étant éventuellement arrondie au nombre supérieur à partir de 0,5).
2.1.4.4. Interdiction de progression pendant quatre années consécutives.
Tout sous-officiers de réserve, dont le niveau a progressé pendant trois années consécutives ne peut se voir attribuer un niveau au titre de l'année de notation en cours.
2.1.4.5. Variation de résultat dans la fonction due à la manière de servir.
Une variation d'un niveau de résultat dans la fonction, en hausse ou en baisse, d'une année sur l'autre, est considérée comme normale. Toute variation de deux niveaux, en hausse ou en baisse, est soumise au contrôle préalable de la RT ou l'OG de niveau équivalent. Une variation de plus de deux niveaux, en hausse ou en baisse, est proscrite.
2.1.5. Mesures de reclassement après un changement de grade.
2.1.5.1. Dispositions communes.
Tout sous-officier de réserve ayant effectué un changement de grade pendant l'année de notation fait l'objet d'un reclassement conforme aux normes de plafonnement (cf. point 2.1.3.1). Cette opération de reclassement sera effectuée avec le niveau de notation obtenue l'année de promotion.
Les sous-officiers de réserve notés pour la première fois dans leur nouveau grade sont exclus des effectifs pris en compte pour la détermination du taux de progrès autorisé de leur formation.
Suivant les cas, l'application de ces mesures aura pour effet :
soit d'imposer une « baisse technique » aux sous-officiers de réserve classés l'année précédente à un niveau supérieur au plafond fixé pour leur nouveau grade ;
soit de maintenir ceux qui « n'ont pas démérité » à leur niveau antérieur si ce dernier était identique ou inférieur au plafond fixé par leur nouveau grade.
Il est donc interdit de faire progresser un sous-officier de réserve l'année de son reclassement. En revanche, le sous-officier de réserve qui a démérité peut être baissé de niveau.
L'opération de reclassement constitue un préalable à toute notation après un changement de grade. Elle doit impérativement être signalée dans la rédaction de l'appréciation d'ensemble.
Qu'elle soit ou non amplifiée au regard de la manière de servir de l'intéressé dans les conditions prévues au point 2.1.4.5, la baisse de niveau consécutive à un changement de grade n'est pas prise en compte pour le calcul du taux de progrès réalisé de la formation concernée.
La baisse de niveau qui découle exclusivement de l'application des règles de plafonnement n'est pas pris en compte dans le calcul du taux de progrès de la formation.
2.1.6. Résultat dans la fonction.
Le résultat dans la fonction a pour objet d'apprécier à la fois le degré de qualification de l'intéressé et les services rendus dans une fonction principale tenue.
Le résultat dans la fonction est concrétisé par une proposition de note :
A : Parmi les meilleurs.
B : Au-dessus de la moyenne.
C : Dans la moyenne.
D : Au-dessous de la moyenne.
E : Parmi les plus faibles.
2.1.7. La feuille de notes.
Le support de la notation est la feuille de notes (cf. imprimé 312/10).
Cette feuille de notes est établie pour tous les sous-officiers de réserve présents sur les contrôles du corps le 1er mars de l'année de notation. Le grade pris en compte est celui détenu à la date du 1er janvier de cette même année.
Des conseils pratiques sur la façon de la remplir figurent dans l'annexe III.
La feuille de notes est destinée à être insérée dans le dossier du personnel détenu au niveau de la formation d'emploi.
Aucune trace des récompenses et des punitions ne doit apparaître sur la feuille de notes ainsi que sur le feuillet intercalaire de notes. En outre, ces documents ne doivent jamais être utilisés afin d'y reporter des observations relatives à l'avancement du noté. Les récompenses diverses et les punitions éventuelles sont mentionnées par les premiers notateurs sur un relevé particulier joint à la feuille de notes.
Ce relevé indique pour les sous-officiers de réserve proposables, toutes les récompenses décernées et toutes les punitions supérieures ou égales à quinze jours d'arrêts non amnistiées et non effacées encourues au cours de la carrière.
S'agissant des récompenses, ne sont prises en compte que celles attribuées à partir de l'échelon immédiatement supérieur au chef de corps. Le relevé fait apparaître leur nature, les dates et autorités les ayant attribuées. Pour les punitions, le relevé précise le numéro et le libellé des motifs, la nature, le taux, la date et l'autorité les ayant infligées. Il n'est pas établi d'état néant.
2.1.8. Le feuillet intercalaire de notes.
Le feuillet intercalaire de notes (cf. imprimé 312/11) est le support imprimé de la notation complémentaire. Cette notation, prise en compte dans la notation annuelle, est destinée à aider, dans leur évaluation, les notateurs responsables de la notation annuelle.
Une notation complémentaire doit être établie :
par le premier notateur en cas de mutation de ce dernier ou du sous-officier de réserve noté ;
à l'occasion de missions opérationnelles de courte durée (opération extérieure ou renfort temporaire à l'étranger) ou de stages ;
par une autorité ne détenant pas les prérogatives de notateur mais exerçant, de manière permanente, temporaire ou occasionnelle, des attributions de commandement à l'égard du noté, qu'elle ait été ou non sollicitée par les notateurs responsables de la notation annuelle.
La notation complémentaire doit être communiquée dans les mêmes conditions que la notation annuelle à laquelle le feuillet intercalaire de notes est obligatoirement joint.
2.2. Les étapes de la notation.
2.2.1. La commission de notation.
La réunion d'une commission de notation des sous-officiers de réserve est facultative et laissée à l'initiative du dernier notateur. Cette commission a un rôle uniquement consultatif et limité à la notation, elle n'a notamment pas à connaître de la préparation du travail d'avancement.
Elle apporte aux premier et dernier notateurs des éléments complémentaires d'appréciation en les aidant à mieux situer, les uns par rapport aux autres, les sous-officiers de réserve devant être notés. Elle permet également aux premiers notateurs d'exprimer leurs besoins en termes de niveaux en vue de donner au dernier notateur les éléments nécessaires à la répartition des niveaux disponibles pour le corps (y compris le niveau 1) en fonction des situations et des besoins des différentes unités élémentaires (ou assimilées).
En dehors du chef de corps, du commandant en second, du président des sous-officiers de réserve ou du conseiller réserve et un sous-officier supérieur de réserve désigné par le chef de corps (membres de droit), la commission consultative de notation peut en outre être composée, d'un ou plusieurs chefs de service et/ou des commandants d'unité ayant sous leurs ordres les sous-officiers de réserve notés dont le cas est étudié.
2.2.2. Approbation de la région terre ou de l'organisme de gestion de niveau équivalent.
À l'issue de la commission, le dernier notateur soumet à l'approbation de la RT ou l'OG de niveau équivalent, dans les meilleurs délais et au moyen de l'imprimé 312/17 :
les propositions relatives à l'évolution numérique globale des niveaux ;
les cas des sous-officiers de réserve pour lesquels une variation de deux niveaux est proposée ou l'attribution du niveau 1 demandé, accompagnés des rapports justificatifs ;
les cas des sous-officiers de réserve pour lesquels une variation de deux niveaux est proposée dans le cadre du résultat dans la fonction.
Après contrôle du taux de progrès et décision en ce qui concerne le cas des sous-officiers de réserve précités, la RT ou l'OG de niveau équivalent en informe le dernier notateur en lui adressant, en retour, l'imprimé précité renseigné.
2.2.3. Attribution des niveaux aux premiers notateurs.
Les premiers notateurs se voient attribuer chacun un volume de niveaux par le dernier notateur après que celui-ci ait pris connaissance de la réponse de la RT ou l'OG de niveau équivalent.
Le taux minimum de niveaux, que le dernier notateur doit attribuer à des premiers notateurs, est fixé à 30 p. 100 de la population pouvant progresser (ce taux est appliquée à l'ensemble de la population du corps, ou équivalent, et non pas au sein des unités élémentaires, ou équivalent).
Exemple : pour 200 sous-officiers de réserve entrant dans le calcul du taux de progrès, 36 p. 100 donne 72 niveaux disponibles, 30 p. 100 donne 60 niveaux disponibles. En conséquence, le dernier notateur doit donc répartir, comme il l'entend, entre ses premiers notateurs des niveaux dont le total doit être compris entre 60 minimum et 72.
Une note confidentielle est ensuite adressée par le dernier notateur à chaque premier notateur afin de leur indiquer :
le nombre de niveaux, à l'exclusion du niveau 1, alloué à leur unité ;
le cas échéant, les sous-officiers de réserve désignés nominativement auxquels le dernier notateur est autorisé à attribuer un niveau 1 ;
le cas échéant, les sous-officiers de réserve désignés nominativement dont le dernier notateur est autorisé à faire varier la notation de deux niveaux.
2.2.4. L'établissement de la notation par le premier notateur.
Il appartient au premier notateur d'établir la notation de ses subordonnés au moyen des feuilles de notes. Les appréciations qu'il porte permettent d'évaluer :
le résultat proposé dans la fonction ;
les qualités foncières ;
le niveau.
Elles sont complétées par une appréciation d'ensemble concernant le style de commandement et l'appréciation générale. Le premier notateur doit porter ses appréciations dans chaque rubrique et établir une corrélation entre les appréciations portées dans les trois domaines que sont le résultat proposé dans la fonction, les qualités foncières et le niveau.
2.2.4.1. Résultat dans la fonction.
Le premier notateur propose une note correspondant au résultat dans la fonction principale tenue par le sous-officier de réserve.
En cas de changement de fonction au cours de la période de notation, la fonction principale est celle qui a été effectivement la plus longtemps tenue au cours de l'année de notation.
2.2.4.2. Qualités foncières.
Il s'agit d'analyser la personnalité du sous-officier de réserve noté, en situant celui-ci sur une échelle de valeurs, au regard de 15 critères. Pour chacun de ceux-ci, le notateur doit formuler son jugement de façon indépendante, sans être influencé par la position du noté par rapport aux autres critères.
Un même individu peut, en effet, posséder certaines qualités tout en étant dépourvu de certaines autres.
2.2.4.3. Niveau.
Il concrétise la valeur globale du sous-officier de réserve et s'exprime par référence à l'ensemble des sous-officiers de réserve de même grade.
2.2.4.4. Appréciation d'ensemble.
Synthèse destinée à dépeindre toute la personnalité du noté et à compléter l'ensemble des appréciations successives de la feuille de notes, elle ne saurait en aucun cas :
faire référence à l'avancement ;
reposer sur de simples impressions ou sur des faits mal établis et susceptibles d'apparaître ultérieurement comme « manifestement inexacts » ;
se fonder pour l'essentiel sur des jugements sans rapport avec la manière de servir du noté ;
faire explicitement mention d'une sanction disciplinaire ou pénale (appelée à être effacée du dossier individuel de l'intéressé en application des dispositions législatives ou réglementaires) ;
faire référence à un manque de disponibilité lié aux absences de nature statutaire, notamment pour congé de maladie.
Les appréciations du premier notateur sont composées de deux parties :
Le style de commandement.
Il doit s'apprécier en fonction de deux composantes :
les qualités humaines dans le commandement ;
l'exemplarité du comportement.
L'appréciation générale.
Elle doit caractériser brièvement le sous-officier de réserve, faire ressortir ses qualités et ses déficiences les plus frappantes, ainsi que ses possibilités de progression.
L'appréciation est formulée en se plaçant du double point de vue du comportement général du sous-officier de réserve et de son rendement dans sa spécialité.
2.2.5. La communication de la notation.
Après avoir daté et signé la feuille de notes à une date postérieure au 31 mai de l'année notation, le premier notateur la communique au sous-officier de réserve au cours d'un entretien. À cette occasion, il lui commente l'appréciation sur sa manière de servir et lui donne les conseils nécessaires en faisant ressortir les points sur lesquels il devra faire porter ses efforts afin de progresser.
Il lui commente le niveau qui lui a été attribué afin de lui permettre de se situer par rapport à l'ensemble des sous-officiers de réserve de sa catégorie. À l'issue, le noté date et signe la feuille de notes. Cette communication devra être effectuée lors d'une activité déjà programmée et ne donnera pas lieu à une convocation particulière.
2.2.6. L'établissement de la notation par le dernier notateur.
Après avoir pris connaissance des appréciations portées par l'autorité notant en premier ressort, du niveau attribué au sous-officier de réserve, le dernier notateur établit puis arrête définitivement la notation à une date postérieure au 31 mai de l'année de notation en remplissant les rubriques qui lui sont réservées. Ces rubriques concernent :
le niveau ;
le résultat dans la fonction ;
l'aptitude à occuper des responsabilités du niveau supérieur ;
le potentiel.
Elles sont complétées par des conclusions exprimées sous forme libre.
2.2.6.1. Niveau.
Après avoir vérifié que sa décision est compatible avec les dispositions relatives aux taux de progrès, le dernier notateur retient un niveau définitif pour chaque sous-officier de réserve et l'inscrit dans la case prévue à cet effet.
En ce qui concerne l'attribution du niveau, le dernier notateur peut :
soit confirmer le niveau attribué par le premier notateur ;
soit accorder en sus ou retirer un niveau par rapport à la notation du premier notateur.
Dans ce cas, le dernier notateur dispose :
des niveaux non répartis initialement entre les unités élémentaires (entre 0 et 6 p. 100 de la population entrant dans le calcul du taux de progrès) ;
des niveaux qu'il a éventuellement retirés.
En tout état de cause le taux maximum de 36 p. 100 doit être impérativement respecté.
2.2.6.2. Résultat dans la fonction.
Après avoir éventuellement recueilli les éléments nécessaires à son appréciation, le dernier notateur retient un niveau définitif de résultat dans la fonction pour chaque sous-officier de réserve et l'inscrit dans la case prévue à cet effet.
2.2.6.3. Aptitude à occuper des responsabilités du niveau supérieur.
Cette rubrique concerne l'ensemble des sous-officiers de réserve. Sa caractérisation dans le temps (à court terme, à moyen terme, incertaine) est une prise de position sur la capacité du sous-officier de réserve à tenir principalement dans son domaine de spécialité, des fonctions d'un niveau supérieur à celle tenue durant la période de notation.
2.2.6.4. Potentiel.
Il permet d'évaluer l'aptitude du sous-officier de réserve à accéder :
à l'état d'officier, quel que soit le grade du sous-officier de réserve noté ;
au grade de major, si le sous-officier de réserve noté est adjudant-chef.
2.2.6.5. Conclusions.
Elles constituent la synthèse finale de la notation et doivent donc tenir compte :
des appréciations portées par le premier notateur ;
des avis donnés par la commission de notation ;
du jugement personnel du dernier notateur.
Elles ne doivent comporter aucune référence à l'avancement.
2.2.7. Délivrance d'une copie de la feuille de notes.
Dès la communication de sa notation, le noté peut, s'il le souhaite et sur simple demande orale, obtenir une copie de sa feuille de notes. Cette copie lui est délivrée immédiatement en un seul exemplaire et mention en est portée, par le notateur, sur la feuille de notes, dans le cartouche qui lui est réservé et dans les termes suivants : « copie délivrée le ».
Par contre, passé le jour de la communication, il y a lieu d'appliquer la procédure décrite dans l'instruction relative à la communication des dossiers pour ce qui concerne la délivrance d'une copie de la feuille de notes de l'année en cours ou des notations antérieures [cf. instruction générale 10603 /DEF/DFAJ/AA/2 du 08 juillet 1985 (BOC, p. 4119) modifiée].
2.2.8. Voies et délais de recours.
La notation peut faire l'objet d'un recours auprès de la commission des recours des militaires instituée par l'article premier du décret 2001-407 du 07 mai 2001 (BOC, p. 2501), dans un délai de deux mois à compter de la date de notification. La saisine de la commission est un préalable obligatoire à l'exercice d'un recours contentieux devant la juridiction administrative compétente.
2.2.9. Le contrôle de la notation.
La RT ou l'OG de niveau équivalent transmet à la DPMAT (bureau réserve) pour le 15 septembre au plus tard, l'ensemble des documents faisant apparaître la progression des corps ou formations :
fiche-bilan du taux de progrès (imprimé 312/17) ;
état des niveaux 1 (imprimé 312/18).
3. Dispositions particulières.
3.1. Mutation.
3.1.1. Mutation du premier notateur.
L'autorité notant en premier ressort, mutée dans les six derniers mois (entre le 1er décembre et le 31 mai inclus) de la période de notation, doit noter avant son départ, sur feuille de notes (imprimé 312/10), les sous-officiers de réserve vis-à-vis desquels elle a pouvoir de notation. Cette notation constitue le premier degré de la notation annuelle. En conséquence, le premier notateur doit, avant son départ et dans la mesure où la commission de notation ne s'est pas encore réunie, solliciter, auprès du chef de corps, les niveaux qu'il souhaite attribuer. Si le premier notateur est muté dans les six premiers mois (entre le 1er juin et le 30 novembre inclus), il établit une notation complémentaire sur un feuillet intercalaire de notes (imprimé 312/11), en trois exemplaires, pour les sous-officiers de réserve dont un changement dans la manière de servir la justifie.
Cette autorité doit la communiquer avant son départ dans les conditions prévues au point 2.2.5. Les exemplaires de ce feuillet sont classés provisoirement dans le dossier du sous-officier de réserve noté, jusqu'à l'établissement des expéditions de la feuille de notes auxquelles ils seront joints. La notation annuelle est ensuite établie par le nouveau premier notateur de la formation.
3.1.2. Mutation du sous-officier de réserve.
3.1.2.1. Principes.
Dans le cadre de la notation annuelle, la feuille de notes (imprimé 312/10) du sous-officier de réserve muté est établie :
soit par la formation d'origine quand la mutation intervient dans les six derniers mois (entre le 1er décembre et le 31 mai inclus) de la période de notation ;
soit par la formation d'accueil quand la mutation intervient dans les six premiers mois (entre le 1er juin et le 30 novembre inclus) de la période de notation.
Un feuillet intercalaire de notes (imprimé 312/11) doit être établi par le premier notateur et transmis à la formation d'accueil :
en cas de modification de la manière de servir du sous-officier de réserve muté ;
sur demande du dernier notateur de la formation d'accueil ;
lorsque l'affectation provisoire dans un organisme à vocation administrative prend effet après le 30 novembre.
3.1.2.2. Cas particuliers.
3.1.2.2.1. Première affectation dans une formation en qualité de sous-officier de réserve.
Pour les militaires du rang de réserve nommés au grade de sergent ou de maréchal des logis, il convient de se reporter à la procédure particulière appliquée aux sous-officiers de réserve en début de carrière. Les feuilles de notes ainsi établies (avec ou sans niveau et résultat dans la fonction) avant la mutation de l'intéressé sont obligatoirement transmises au corps d'accueil.
3.1.2.2.2. Sous-officier de réserve en mission de courte durée.
Les sous-officiers de réserve effectuant une mission dans le cadre d'une opération extérieure ou d'un renfort temporaire à l'étranger font obligatoirement l'objet d'une notation complémentaire si la durée de la mission est supérieure ou égale à quatre-vingt-dix jours (3 mois).
Toutefois, cette notation n'est pas obligatoire si le sous-officier de réserve reste placé, pendant la durée de la mission de courte durée (MCD), sous l'autorité directe du premier notateur de sa formation d'affectation.
Cette notation est établie par l'autorité d'emploi (d'un niveau équivalent à celui de commandant d'unité ou de chef de service) sur un feuillet intercalaire de notes (imprimé 312/11).
L'autorité d'emploi doit communiquer cette notation au sous-officier de réserve avant le retour de celui-ci dans sa formation. Il la transmet ensuite aux autorités responsables de la notation annuelle.
Nota.
Il est du devoir « naturel » des notateurs de prendre leurs dispositions pour que les travaux de notation, la communication des notes et leur transmission, soient effectués dans les délais.
4. Texte abrogé.
L' instruction 1058 /DEF/PMAT/EG/B du 13 mars 2001 modifiée, relative à la notation des sous-officiers de réserve de l'armée de terre est abrogée.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
L'administrateur civil, sous-directeur affaires générales et personnel civil,
Jean-Baptiste HOUCHET.
Annexes
ANNEXE I. Tableau des variations minimales.
| Effectif pouvant progresser. | Variation minimale. | Arrondi supérieur à partir de 0,5. |
|---|---|---|
| 1 | 0,15 | 0 |
| 2 | 0,30 | 0 |
| 3 | 0,45 | 0 |
| 4 | 0,60 | 1 |
| 5 | 0,75 | 1 |
| 6 | 0,90 | 1 |
| 7 | 1,05 | 1 |
| 8 | 1,20 | 1 |
| 9 | 1,35 | 1 |
| 10 | 1,50 | 2 |
ANNEXE II.
ANNEXE III. Définitions des qualités foncières et échelle des valeurs.
1 Qualités foncières.
1.1 Présentation.
Soin apporté à se comporter, en toutes circonstances, avec retenue, correction et respect envers tous.
1.2 Caractère.
Maîtrise de soi : aptitude à garder le contrôle de ses moyens physiques ou intellectuels et de ses réactions émotionnelles en toutes circonstances, y compris dans les situations inopinées ou critiques.
Autorité : pouvoir de commander et de se faire obéir, de s'imposer aisément et naturellement à ses subordonnés.
Esprit d'initiative : goût pour entreprendre spontanément et de façon judicieuse.
1.3 Dispositions intellectuelles.
Vivacité d'esprit : promptitude à comprendre, à raisonner.
Jugement : aptitude à apprécier avec justesse ce qui ne fait l'objet, ni d'une connaissance immédiate certaine, ni d'une démonstration rigoureuse.
Expression : Faculté de s'exprimer par écrit ou oralement, avec aisance et facilité, de se faire-comprendre clairement.
Sens de l'organisation : aptitude à aborder et régler les problèmes avec méthode, ordre et réalisme, en tenant compte de tous les éléments de la situation.
1.4 Comportement.
Ardeur au travail : zèle et promptitude naturels à accomplir les tâches confiées, sans avoir besoin d'y être encouragé.
Esprit d'équipe : aptitude et goût à agir de concert et volontairement avec d'autres personnes, en vue d'un but commun, à les aider dans leur action et dans leurs efforts. Capacité de susciter la cohésion et la coopération. Sens de l'intérêt général, esprit de camaraderie.
Esprit de discipline : constante disposition à se conformer fidèlement aux ordres et aux règlements, quelles que soient ses conceptions et tendances personnelles.
Dignité : conformité de la conduite aux exigences de l'état militaire. Cette expression englobe :
l'éducation, le savoir-vivre ;
la rectitude dans le comportement, la retenue dans les attitudes, les paroles et les actes (modération, sobriété, etc.) ;
primauté de l'éthique dans le commandement : franchise, loyauté et rigueur morale.
Comportement à l'égard des subordonnés : la façon de se conduire à l'égard des subordonnés peut s'estimer par rapport aux critères suivants :
intérêt porté aux subordonnés et à leurs problèmes ;
souci de leur condition matérielle et morale et de leur épanouissement ;
respect de leur personnalité ;
cordialité et simplicité dans les relations avec eux.
1.5 Qualités professionnelles.
Sens pédagogique : souci constant et capacité de transmettre son savoir tout en l'adaptant à son auditoire.
Faculté d'adaptation : faculté de saisir rapidement, l'intelligence d'une situation et la mesure d'un milieu social pour y tenir sa place efficacement. Capacité à réaliser, dans les délais, les objectifs fixés. Aptitude à exercer d'emblée une fonction nouvelle et à y trouver rapidement une pleine efficacité.
2 Échelle des valeurs.
Le notateur apprécie le noté en regard de chaque qualité en portant une croix dans la case appropriée.
Chaque qualité est traduite de façon simple par l'échelle de valeurs suivante :
à l'aide du signe « + + » pour une qualité possédée à un niveau remarquable (individu possédant au plus haut degré et dans sa plénitude la qualité considérée) ;
à l'aide du signe « + » pour une qualité possédée à un niveau développé ;
à l'aide du signe « + » pour une qualité possédée à un niveau moyen (individu se situant à égale distance du remarquable et du faible dans le domaine considéré) ;
à l'aide du signe « » pour une qualité possédée à un niveau insuffisant ;
à l'aide du signe « » pour une qualité possédée à un niveau faible (individu presque totalement dépourvu de la qualité considérée ou présentant de façon marquée le défaut correspondant).
« Développé et insuffisant » constituent les qualificatifs intermédiaires, respectivement au-dessus et au-dessous de la moyenne.
Les deux qualificatifs de « remarquable » et « faible » se présenteront rarement et tendront à concerner des cas extrêmes. La majorité des individus se répartira dans les trois colonnes « développé », « moyen », « insuffisant ».
La notation intermédiaire (entre « + + » et « + », entre « + »,…) est interdite.
3 Définition des qualités foncières, grilles des valeurs.
+ + | + | + - | - | - - | |
|---|---|---|---|---|---|
Présentation. | Exemplaire et impeccable en toutes circonstances. | Toujours correcte. | Correcte. | Tenue et comportement donnant lieu à des observations. | Manières et tenue négligées. |
Maîtrise de soi. | Inspire en toutes circonstances calme et confiance par son sang-froid et sa lucidité. | Seules des situations exceptionnelles pourraient atteindre son contrôle de lui-même. | Conserve généralement la maîtrise de soi. | Réactions peu contrôlées et donc relativement imprévisibles. | Comportement émotionnel et excessif. |
Autorité. | Obtient de la part de ses subordonnés une adhésion profonde et durable. | Sait s'imposer et obtenir l'adhésion de tous. | Fait respecter et exécuter les ordres correctement. | Autorité insuffisante ou maladroite. Est obéi sans enthousiasme. | Ne fait pas d'effort pour obtenir l'adhésion de ses subordonnés. Éprouve des difficultés à s'imposer. |
Esprit d'initiative. | En toutes circonstances, fait preuve d'initiatives intelligentes. | A les réactions adaptées aux circonstances du moment. | Sait prendre des initiatives et faire des choix. | Esprit d'initiative insuffisant ou utilisé de façon insatisfaisante. | Incapable de prendre une initiative, a besoin d'être constamment guidé. |
Vivacité d'esprit. | Esprit vif, curieux, à la compréhension rapide. Agilité intellectuelle. | Bonne compréhension. Assez inventif pour les problèmes courants. | Vivacité d'esprit satisfaisante. | Éprouve des difficultés à comprendre les problèmes auxquels il est confronté. | Esprit limité, lent et peu imaginatif. |
Jugement. | Jugement sûr en toutes circonstances. Aptitude à prendre du recul par rapport à l'événement. | Jugement sain et objectif, empreint de bon sens. | Jugement correct. | Jugement influençable et peu sûr. | Jugement manquant de sûreté, de bon sens et d'objectivité. |
Expression. | Rédaction claire et concise. Vocabulaire riche et adapté. Improvisation aisée. | En toutes circonstances style correct et bonne élocution. | Style et vocabulaire satisfaisants. | Rédaction lourde. Élocution hésitante. Vocabulaire imprécis. | Rédaction confuse. Expression verbale difficile. |
Sens de l'organisation. | Méthodique, ordonné. Sens de l'efficacité dans l'attribution des tâches. Organisateur de talent. | Bon organisateur. Possède un sens méthodique et pratique développé. | Sait faire preuve de méthode et de sens pratique. | Manque d'ordre et de réalisme. | Choisit des solutions compliquées ou inadaptées. |
Ardeur au travail. | Déploie un dynamisme remarquable dans son travail. | Fait preuve d'une grande application dans son travail. | Ardeur au travail satisfaisante. | Fait preuve d'un intérêt limité pour son travail ; a parfois besoin d'être rappelé à l'ordre. | Ardeur au travail inexistante ; doit constamment être rappelé à l'ordre. |
Esprit d'équipe. | Suscite le travail en groupe et y apporte une contribution déterminante. | Se plaît au travail en équipe. Attitude ouverte vis-à-vis du groupe. | Accepte le travail en commun. Attitude neutre vis-à-vis du groupe. | Peu à l'aise dans le travail en équipe. S'intègre avec difficultés dans le groupe. | Cherche à éviter le travail en équipe. Fait preuve d'un comportement négatif à l'égard du groupe. |
Esprit de discipline. | Obéissance spontanée et entière. Fait preuve d'une rigueur exemplaire. | Exécute spontanément et efficacement les ordres. | Se conforme aux ordres sans forcément chercher à en pénétrer l'esprit. | Exécute les ordres mais en les interprétant. | Rechigne à exécuter les ordres. Tendance à les discuter. Passivité. |
Dignité. | D'une grande rigueur morale. D'un comportement exemplaire. | D'une moralité sûre. Comportement tout à son honneur. | Comportement conforme aux usages et aux obligations militaires. | Comportement manquant de dignité. | Comportement de nature à porter atteinte à l'institution. |
Comportement à l'égard des subordonnés. | Se montre en permanence disponible et attentif aux problèmes rencontrés par ses subordonnés. | Fait preuve d'un intérêt certain à l'égard de ses subordonnés. | Manifeste de l'attention à l'égard de ses subordonnés. | Susceptible d'avoir un comportement déplacé vis-à-vis de ses subordonnés. | Comportement non conforme aux règles morales et à l'éthique militaire. |
Sens pédagogique. | Excellent pédagogue, précis et efficace. A le souci constant de former ses subordonnés. | Bon pédagogue. Prodigue une formation vivante et intéressante. | Pratique l'instruction avec une efficacité satisfaisante. | S'intéresse à la formation si nécessaire. Résultats limités. | Brouillon, confus. Sens insuffisant de la pédagogie. Incapable de transmettre son savoir. |
Faculté d'adaptation. | Adapte en toutes circonstances son comportement aux situations et aux personnes. | Réagit avec aisance à l'évolution des situations. | S'adapte généralement aux exigences de la situation et du milieu. | Mal à l'aise face aux changements de toutes sortes. Réagit souvent trop tardivement. | Perturbé profondément par tout changement d'environnement. |
4 Style de commandement et sens des relations humaines.
Commander, c'est d'abord donner des ordres et les faire exécuter.
À cet égard, l'appréciation du style de commandement doit, de façon générale, permettre de juger, à tous les niveaux :
du sens de la mesure dans l'exercice de l'autorité ;
de la sûreté et de la détermination du caractère ;
de la clarté, de la précision et du sens des responsabilités dans la prise de décision.
Le commandement s'exerce sur des hommes. Il ne peut se réduire au seul exercice de l'autorité. Il est aussi, et surtout, au coeur des rapports entre les individus.
C'est pourquoi tout notateur doit avoir conscience de l'importance de la notation. En portant un jugement de valeur sur ses subordonnés, il influe directement sur le déroulement de leur carrière future. Il est donc du devoir et de la responsabilité de tout notateur de réaliser cette appréciation avec la plus grande objectivité possible et sans parti pris.
Ce faisant, le style de commandement doit s'apprécier en fonction des deux composantes suivantes :
les qualités humaines dans le commandement, c'est-à-dire la faculté d'intégrer, en toute circonstance, le facteur humain dans tout processus de prise de décision, ainsi que la capacité à établir un rapport à autrui équilibré ;
l'exemplarité du comportement du noté, qui doit permettre de stigmatiser les comportements individuels ou collectifs répréhensibles ou susceptibles de porter préjudice à l'image de l'institution militaire.
4.1 Les qualités humaines dans le commandement (1re partie de l'appréciation sur le style de commandement).
En donnant un jugement sur la qualité des relations humaines du noté, l'appréciation manuscrite relative au style de commandement doit faire ressortir les points forts et les points faibles du noté dans ses fonctions (cumulées ou non) :
d'instructeur (qualités pédagogiques, capacité d'écoute) ;
de chef (force de caractère, autorité et rayonnement) ;
de compagnon d'armes (connaissance des hommes, aisance dans les rapports humains) ;
de spécialiste (technicien, gestionnaire, administrateur, etc.) ;
d'éducateur.
Plus particulièrement, lorsque le noté exerce son autorité hiérarchique sur un faible nombre de subordonnés (on peut penser au cas des rédacteurs en état-major), l'analyse du style de commandement doit s'appuyer sur le sens de l'humain, c'est-à-dire :
la connaissance du milieu humain ;
les capacités de contact et l'aptitude à communiquer ;
la correction des attitudes.
Pour être objectivement évaluées, les qualités humaines dans le commandement impliquent la prise en compte des éléments suivants :
4.1.1 Intérêt porté aux subordonnés.
Attention portée à la vie courante dans le service.
Prise en compte des préoccupations personnelles des subordonnés et aptitude à les armer pour leur permettre de gérer leur vie personnelle.
4.1.2 Aptitude à la communication.
Capacité d'écoute.
Aptitude à instaurer un climat de confiance.
Aptitude à se situer comme compagnon d'armes.
4.1.3 Pertinence du commandement et aptitude à motiver les hommes.
Sens de la mesure et des limites à observer dans les rapports humains.
Aptitude à aider et à guider les plus vulnérables (physiquement et psychologiquement).
Recours à l'initiative et aux responsabilités individuelles : notion de commandement par objectif.
Aptitude à motiver ses subordonnés, notamment par la mise en valeur de la compétence des hommes et des équipes.
Recherche de la cohésion de l'ensemble.
4.1.4 Rectitude du commandement.
Justesse de ton dans l'expression des ordres.
Correction des attitudes.
Respect d'autrui.
Sens de l'équité.
Le notateur devra, s'il y a lieu, signaler clairement dans ce point les attitudes inacceptables ou inadaptées du noté vis-à-vis de ses subordonnés, et tout particulièrement les manquements éventuels au respect de la dignité de la personne. Leur omission engage la responsabilité du notateur.
4.2 Exemplarité du comportement (2e partie de l'appréciation sur le style de commandement).
Dans un contexte de médiatisation sans cesse accrue de toute action des forces armées, il apparaît primordial que le militaire ait conscience, en toute circonstance, de la nécessaire exemplarité de son comportement. Cette exemplarité doit trouver sa traduction tant à l'occasion de l'exécution du service qu'hors service.
4.2.1 Exemplarité du comportement dans le service.
Ce point doit permettre de distinguer les meilleurs et de stigmatiser, s'il y a lieu, les comportements individuels ou collectifs répréhensibles dans le service, ou hors service uniquement s'ils ont des répercussions néfastes sur l'exécution du service, notamment ceux pouvant porter un préjudice à l'image de l'institution militaire.
Il explicite l'appréciation graduée déjà portée dans la ligne « dignité » du cartouche « comportement » de la feuille de notes de sous-officier de réserve.
Obligatoirement rempli, il sera très bref si le noté a un comportement irréprochable et équilibré. Dans le cas contraire, il devra comporter clairement l'énoncé des faits reprochés au noté, notamment l'intempérance pendant le service, ou ses conséquences sur le service si elle est constatée en dehors du service.
Les écarts de comportement hors service qui sont du ressort de la justice et qui n'ont pas de conséquences sur le service ne devront pas être pris en compte car ils seront sanctionnés par le nouveau statut général des militaires à compter du 1er juillet 2005.
4.2.2 Exemplarité du comportement hors service.
Hors service, le militaire doit faire preuve de qualités morales indéfectibles.
Outre que le militaire ne doit pas porter atteinte à l'image de l'armée, il est de surcroît nécessaire qu'il fasse preuve d'un esprit civique développé.
Le jugement positif porté sur l'armée réside certes dans la reconnaissance de sa fonction opérationnelle, mais tient également à l'appréciation de son « rôle social » et de sa contribution à la cohésion de la société dans son ensemble.
Il s'agit donc de porter un jugement de valeur sur les qualités morales du militaire et plus spécifiquement sur la manière dont il conçoit et répercute l'esprit de défense auprès de ses concitoyens, à l'exclusion de tout jugement sur sa vie privée.
Cet esprit de défense est fondé non sur un rationalisme étroit, mais sur un patriotisme ouvert, qui défend à travers la France des valeurs universelles d'équité, de respect des droits de l'homme et de sauvegarde des biens d'autrui.
Le militaire doit donc être un exemple de probité et de rigueur qui, par son comportement dans la vie quotidienne, doit s'efforcer de renforcer l'esprit civique de ses concitoyens.