INSTRUCTION N° 31512-5/DEF/DCCA/AG/ORG fixant l'organisation, les attributions et le fonctionnement du service logistique du commissariat de l'air.
Abrogé le 21 janvier 2014 par : INSTRUCTION N° 347/DEF/DCSCA/SD_REJ/BREG portant abrogation de textes. Du 01 juillet 2005NOR D E F L 0 5 5 1 6 1 0 J
Préambule.
La présente instruction a pour objet de définir l'organisation, les attributions et le fonctionnement du service logistique du commissariat de l'air (SELOCA).
1. Principes généraux.
1.1. Définition.
Le SELOCA est un organisme extérieur du service du commissariat de l'air (SCA).
1.2. Missions.
Il est chargé :
de la conception et de l'étude des matériels du commissariat de l'air ;
de la réalisation de ces matériels, selon les programmes pluriannuels de ravitaillement qu'il propose au directeur central du commissariat de l'air ;
de la gestion des flux logistiques, des stocks et du ravitaillement de ces matériels au profit des unités de l'armée de l'air stationnées en métropole, outre-mer et à l'étranger, sous réserves de la compétence d'un autre organisme ;
d'assurer l'interface, dans le domaine technique, entre l'économat des armées et les unités de l'armée de l'air ;
du soutien des sites hors métropole (outre-mer et opérations extérieures) non rattachés à une direction des commissariats dans les domaines financiers et matériels, relevant du SCA.
Le SELOCA est également compétent dans les domaines suivants :
expertise technique des installations et des matériels de restauration, de gestion air, quelle que soit leur localisation géographique ;
études d'implantation des matériels du commissariat, notamment dans le domaine de la restauration ;
études relatives aux denrées alimentaires et au référencement de ces produits ;
recrutement et formation des experts du commissariat de l'air ;
suivi de l'activité des maîtres ouvriers travaillant au profit de l'armée de l'air.
Le SELOCA assure le contrôle de gestion et l'audit des établissements logistiques du commissariat de l'air (ELCA) et la surveillance administrative des sites hors métropole non rattachés à une direction des commissariats d'outre-mer (DICOM) ou à une direction des commissariats d'outre-mer de théâtre d'opérations (DIRCOM) dans les conditions prévues à l'article 6.5.
1.3. Subordination.
Le SELOCA relève, pour l'accomplissement de l'ensemble de ses missions, de la DCCA.
Dans le cadre des directives particulières qui lui sont données, le SELOCA correspond directement avec la DCCA, les différents organismes du SCA, les bases aériennes, les grands commandements organiques et opérationnels et l'état-major de l'armée de l'air (EMAA).
Le SELOCA est doté d'un timbre officiel.
1.4. Organisation.
Le SELOCA comprend une direction et deux divisions, pour accomplir la mission qui lui est impartie :
une division « approvisionnements » ;
une division « soutien de l'homme ».
Un organigramme du SELOCA figure en annexe.
1.5. Relations avec la base support.
La responsabilité du support territorial du SELOCA incombe au commandant de la région aérienne et au commandant de la base aérienne de stationnement, dans les conditions définies par l' instruction 1453 /DEF/EMAA/1/ORG du 15 avril 1985 .
Le personnel du SELOCA participe aux exercices et évaluations de la base, dans la mesure où la charge qu'ils représentent est compatible avec sa mission. Le directeur du SELOCA définit les conditions dans lesquelles la permanence de la chaîne logistique est assurée.
Le SELOCA dispose d'une autonomie complète en ce qui concerne les activités relevant de sa mission spécifique.
2. Fonctionnement et attributions.
2.1. La direction.
2.1.1. Le directeur du service logistique du commissariat de l'air.
Le directeur du SELOCA est un officier général du corps des commissaires de l'air, qui relève directement du directeur central du commissariat de l'air. Il coordonne les activités de l'ensemble du service.
6.1. Le directeur du service logistique du commissariat de l'air :
est responsable de la mise en application des directives et instructions qui lui sont données par le directeur central du commissariat de l'air ;
exprime auprès de la DCCA les besoins nécessaires au fonctionnement du SELOCA et des ELCA ;
propose les programmes annuels de réalisation des matériels ;
est responsable de l'application des directives d'instruction et de communication données par les échelons supérieurs ;
engage les dépenses sur les crédits qui lui sont alloués pour le fonctionnement du service.
Il note le personnel du service et détient le pouvoir disciplinaire dans les conditions fixées par la réglementation.
6.2. Le directeur du SELOCA exerce une autorité hiérarchique et fonctionnelle sur les directeurs des ELCA, dont l'organisation et le fonctionnement sont définis par une instruction particulière. Il leur donne toute directive nécessaire à la réalisation de leur mission.
Le directeur :
détermine les bases aériennes abonnées à chaque établissement ;
définit les niveaux de stocks de l'établissement, les modalités techniques de stockage et les matériels nécessaires ;
participe à la définition des règles et des principes généraux de distribution des articles de gestion centralisée ;
fixe le montant du budget de fonctionnement des ELCA et s'assure de la mise en place des crédits auprès de ces établissements. Il fixe, arrête et suit le plan de charge des experts des ELCA, ainsi que celui des équipes mobiles du commissariat (EMCA).
6.3. Il donne des directives fonctionnelles aux sections des matériels du commissariat (SMC) des bases aériennes. En liaison avec les directions du commissariat de l'air en région aérienne (DCA), il peut participer aux visites d'audit effectuées dans ces sections.
6.4. Sur délégation de signature des autorités mentionnées par l' arrêté du 26 juin 1997 , il exerce la surveillance administrative des ELCA.
6.5. Dans le cadre des délégations de signature qui lui sont consenties et des attributions définies par l'article 4 du décret 91-687 du 14 juillet 1991 , le directeur du SELOCA exerce la surveillance administrative et désigne les commissaires chargés d'assurer la vérification des comptes des unités, des organismes et formations administratives de l'armée de l'air outre-mer et en opérations extérieures (OPEX) non rattachés à une DICOM ou à un DIRCOM.
Dans le cas où ces directions ne disposeraient pas de commissaire de l'air, le SELOCA peut proposer, en tant que de besoin, une assistance technique pour la conduite de ces travaux.
6.6. Le directeur du SELOCA agit, en outre, comme :
ordonnateur secondaire des crédits qui lui sont délégués ;
personne responsable des marchés (PRM) au sens de la réglementation des marchés publics, pour les marchés relevant de sa compétence, et dans les limites fixées par l'arrêté portant désignation des autorités habilitées à signer les bons de commande pour la compte du ministre de la défense ;
ordonnateur répartiteur des matériels de la défense, pour les matériels relevant de sa compétence, conformément aux dispositions des arrêtés du 1er octobre 1991.
2.1.2. Le directeur adjoint.
Le directeur du SELOCA est assisté par un directeur adjoint, officier supérieur du corps des commissaires de l'air, qui le remplace en cas d'absence ou d'empêchement.
2.1.3. Le secrétariat particulier.
Il est chargé des tâches de secrétariat au profit du directeur et tient le répertoire des actes administratifs du service.
Il organise les visites du service.
2.1.4. Le bureau « audit-contrôle de gestion, qualité ».
Il est chargé :
de l'audit des ELCA et des sites extérieurs relevant de la compétence du SELOCA et des opérations de vérification sur pièces afférentes ;
d'audits de procédures à la demande du directeur du SELOCA ;
de l'animation du contrôle de gestion interne au service et du dialogue de gestion avec la DCCA et les ELCA ;
du suivi et du pilotage de la carte stratégique du SELOCA ;
de la mise en oeuvre de la démarche qualité du SELOCA et des ELCA ;
de la communication externe du SELOCA.
Il participe aux missions de surveillance administrative des ateliers des maîtres ouvriers de l'armée de l'air en liaison avec les équipes d'audit régionales.
2.1.5. La section de commandement.
Elle est chargée :
du suivi des véhicules du service ;
du suivi de l'instruction et de la documentation technique et administrative ;
du suivi de l'entretien courant du bâtiment ;
de la comptabilité du matériel en service de toutes les gestions ;
du courrier général et de la reprographie ;
de la fonction informatique et réseaux du SELOCA et des ELCA ;
des relations avec la DCCA et le service informatique du commissariat de l'air (SICA) dans le domaine informatique.
Elle assure, en outre, les fonctions de secrétariat d'unité élémentaire (SUE). À ce titre, elle est chargée :
d'effectuer les opérations d'administration élémentaire du personnel prévues par l' instruction 2402 /DEF/EMAA/BORH/LA/ADM du 11 septembre 1998 (BOC, p. 3603) ;
de réaliser les travaux de chancellerie concernant la gestion du personnel du code « 70 » (notation, avancement, décoration, punitions) ;
d'assurer le service général de l'unité : encadrement, discipline, service intérieur et instruction militaire et professionnelle.
2.1.6. La cellule « contrôle de légalité ».
Elle est chargée :
de mettre en oeuvre, pour le compte de la PRM, le contrôle de régularité de l'ensemble des documents relatifs à l'achat public élaborés par les divisions du SELOCA ;
de suivre et analyser, au plan juridique, les contestations pouvant résulter de l'activité du SELOCA en matière d'achat public ;
de tenir la bibliothèque juridique du service ;
de participer en liaison avec la DCCA, à toute étude à caractère juridique, notamment celles relatives à la mise en oeuvre du code des marchés publics.
2.1.7. Le « laboratoire ».
Il est chargé :
des contrôles analytiques des matières, demi-produits, accessoires échantillons et têtes de série ;
du contrôle des articles lors des réceptions des marchés ;
de participer aux essais inter-laboratoires et aux travaux de mobilisation des essais de laboratoire.
2.2. Les divisions.
2.2.1. La division « approvisionnements ».
La division approvisionnements assure les opérations de passation et de suivi administratif, technique est financier des marchés, ainsi que celles relevant de la fonction d'ordonnateur secondaire. Elle peut, par ailleurs, prêter son concours à des actions de formation.
Elle comprend :
la section « planification - aide au pilotage » ;
le bureau « contrats » ;
le bureau « finances ».
13.1. La section « planification - aide au pilotage ».
Relevant directement du chef de la division « approvisionnements », cette section est chargée :
de la préparation et du suivi du calendrier de passation et d'exécution des marchés ;
de la définition et de la tenue du tableau de bord de la division et de l'établissement des indicateurs du dialogue de gestion et des statistiques d'activité ;
du contrôle des parutions ;
de la planification des réalisations ;
de la définition et du suivi des procédures qualité au sein de la division.
13.2. Le bureau « contrats ».
Il se compose de deux sections : la section « équipements individuels », composée des cellules « habillement » et « cuirs et matériaux plastiques », et la section « équipements collectifs » composée d'une cellule « matériel de projection » et d'une cellule « matériel de restauration ». Il comprend en outre un secrétariat des commissions d'appels d'offres.
Les deux sections sont chargées, chacune dans son domaine de compétence :
de la mise en oeuvre des programmes annuels de réalisation dans toutes leurs phases en application des directives et du programme reçus de la DCCA ;
de la définition de la forme du marché à adopter ;
des enquêtes techniques auprès des entreprises candidates pour évaluer leur potentiel d'activité et le volume de contrats pouvant être passés par le service ;
de la rédaction des clauses administratives et techniques nécessaires à l'établissement des dossiers de marchés ainsi que de la rédaction des dossiers de consultation des entreprises et de la préparation des publications obligatoires ;
de la préparation des documents et correspondances nécessaires à la préparation des marchés jusqu'aux formalités de notification incluses ;
de l'analyse des échantillons en liaison avec le laboratoire ;
de la préparation des rapports et de la constitution des dossiers nécessaires à la présentation aux autorités de contrôle ;
du suivi du déroulement des marchés : agrément des demi-produits, des têtes de série, lancement de fabrication, surveillance de la production, réception des articles… ;
de la diffusion aux ELCA de directives en matière technique ;
de la participation aux travaux d'études menés par le bureau prospective études ;
des relations avec les maîtres ouvriers en ce qui concerne notamment l'étude des propositions qu'ils formulent en matière de confection et de tarif ;
de la participation aux travaux des comités « textiles et confection » et « cuir » du groupe permanent d'étude des marchés (GPEM) ;
de la réalisation des timbres officiels ;
de l'établissement des bons de commande, affermissements de tranches et ordres de service en exécution des marchés notifiés.
Le secrétariat des commissions d'appels d'offres est chargé :
de la tenue du calendrier du bureau contrats, en liaison avec la section planification/aide au pilotage ;
de la tenue du calendrier des commissions d'appels d'offres, dont il assure les convocations, le secrétariat et dresse les procès-verbaux ;
de l'envoi des dossiers de consultation des entreprises ;
de la réception et de l'enregistrement des plis contenant les candidatures et des offres ;
d'assurer la réception des échantillons et le suivi des têtes de séries ;
du stockage des prototypes d'études et des modèles type ;
de réceptionner et expédier les matériels et de faire procéder aux opérations de transport correspondantes.
13.3. Le bureau « finances ».
Il est chargé :
d'exprimer les besoins en autorisations de programme de crédits de paiement auprès des services gestionnaires de crédits ; il tient leur comptabilité, établit les situations financières, en effectue l'analyse ;
de mettre en place les moyens financiers nécessaires sur les sites outre-mer ou métropolitains pour lesquels le SELOCA a reçu compétence ;
de réunir les pièces administratives et financières préparatoires à l'engagement ou à l'ordonnancement des marchés en cours d'exécution ;
de procéder à l'engagement, à la liquidation et au mandatement des dépenses ;
de suivre des marchés notifiés jusqu'à leur terme ;
d'instruire l'ensemble des opérations susceptibles d'affecter les marchés en cours : livraison, sous-traitance, avances, acomptes, avenants, sursis, prolongation de délais, pénalités et résiliations… ;
de tenir la DCCA informée des événements pouvant affecter les marchés en cours et la consommation d'AP et de CP ;
d'établir les bons de commande, les affermissements de tranches et les ordres de service en exécution des marchés notifiés ;
de calculer les modifications qui affectent le prix à partir du commencement d'exécution du marché ;
de la mise à jour des prix inventaire.
2.2.2. La division « soutien de l'homme ».
Elle est chargée de la manoeuvre logistique, de la tutelle des ELCA, du suivi de l'activité des maîtres ouvriers, du soutien de certains sites outre-mer, ainsi que du soutien des opérations extérieures. Cette division comprend trois bureaux et une section.
14.1. Le bureau « études planification ».
Il comprend deux sections :
14.1.1. La section études et prospective.
Elle est responsable de la veille technologique, des études et de l'examen des expressions de besoin. Elle comprend trois cellules.
14.1.1.1. La cellule études.
Elle a pour mission dans le domaine de l'habillement et du matériel :
de concevoir les produits adaptés aux besoins des utilisateurs : mise au point de nouveaux articles, amélioration des articles existants, suivi des expérimentations ;
d'étudier et définir leurs caractéristiques techniques ;
de veiller à la faisabilité de l'expression du besoin au regard du savoir-faire industriel ;
de définir et réaliser certains prototypes ;
de conduire les études nécessaires à la mise au point des approvisionnements et de procéder à l'évaluation des conditions d'emploi des produits nouveaux ;
de participer aux lancements de fabrication de produits nouveaux ;
de tenir à jour la liste des études ;
d'élaborer les notices ou descriptifs techniques ;
de participer aux études et au suivi de l'activité des maîtres ouvriers.
14.1.1.2. La cellule ingénierie de restauration et de l'hôtellerie.
Elle est chargée :
de centraliser et d'exploiter l'état de l'existant des locaux et des matériels des bases aériennes destinés à la restauration collective et à l'hôtellerie ;
de participer, dans le domaine de compétence du commissariat de l'air, à la quantification des besoins des installations et des matériels et d'élaborer les documents techniques correspondants ;
de participer à l'élaboration du programme ;
d'élaborer et de tenir à jour le catalogue des matériels de restauration ;
d'assurer le suivi du matériel ;
de participer au calcul des prix et à la définition des modalités d'acheminement des matériels, objet des commandes réalisées par le service ;
de fournir une assistance technique au démarrage des organismes nourriciers, nouvellement créés ou rénovés.
14.1.1.3. La cellule prospective.
Elle est chargée de la veille technologique dans les domaines de l'habillement et du matériel et à ce tire :
entretien et met à jour une base de données recensant l'ensemble des évolutions technologiques des secteurs industriels intéressant l'activité du SELOCA ;
se tient informée en permanence des matériels en service dans les armées françaises ou étrangères ainsi que des études visant à leur amélioration ou à de nouvelles définitions ;
maintient des relations avec les différents organismes nationaux ou internationaux intervenant dans les domaines de compétence du SELOCA ;
participe aux salons professionnels et aux réunions de normalisation relatives aux équipements de sécurité ;
organise des enquêtes de satisfaction auprès des utilisateurs des matériels commissariat de l'armée de l'air, recueille leurs expressions de besoins, définit les priorités et lance les études nécessaires. Il est rendu compte à la DCCA de ces actions.
14.1.2. La section programmation et aide au pilotage logistique qui :
élabore le programme annuel des réalisations des matériels du commissariat ;
instruit les demandes de modification de dotations individuelles et collectives et les soumet à l'approbation de la DCCA et effectue les opérations d'enregistrement afférentes ;
effectue les études relatives à la logistique du commissariat de l'air ;
définit le niveau de stock des ELCA et des SMC des bases aériennes ;
tient les tableaux de bord permettant de mesurer l'activité de la filière logistique et propose les mesures correctives nécessaires ;
définit les actions nécessaires en matière de gestion des flux et des procédures ;
traite les questions relatives à la démarche qualité au sein de la division logistique ;
veille à la cohérence du système d'information du SELOCA et des ELCA et propose les adaptations nécessaires ;
recense et analyse les ruptures de stocks ;
assure la gestion du catalogue central ;
participe à l'élaboration des comptes de gestion et établit les comptes de stock ;
anime le contrôle de gestion et le dialogue de gestion de la chaîne logistique aval.
14.2. Le bureau « flux logistiques ».
Il assure la gestion des stocks de matériels du commissariat, ordonne les mouvements, dirige et coordonne le fonctionnement des ELCA.
Il comprend deux sections.
14.2.1. La section des mouvements de matériels qui :
assure la gestion des matériels, de projection et de survie détenus par les ELCA, les bases aériennes et les sites hors métropole ou opérations extérieures ;
arrête les procédures de ravitaillement des différents articles et des seuils correspondants ;
instruit les demandes de matériels ne relevant pas de procédures de ravitaillement automatisé ;
exploite les dossiers de cession de matériels ;
coordonne, en relation avec l'état-major opérationnel air (EMO-air) et le centre de soutien logistique et de transport (CSLT), les transports de matériels ;
traite, en relation avec le CSLT et la section finances, les demandes d'achat au profit des sites outre-mer ou des opérations extérieures ;
assure le suivi comptable, les recensements et les réformes des matériels mis en place sur les sites extérieurs.
14.2.2. La section de suivi des établissements et des maîtres ouvriers qui :
assure la tutelle des ELCA, arrête leur politique d'équipement et détermine le plan de charges ;
arrête le programme d'activité des EMCA, et en informe les DCA ;
suit et coordonne l'activité des maîtres ouvriers intervenant au profit de l'armée de l'air, arrête les plans de charge et propose à la DCCA les modifications de la cartographie de rattachement des ateliers ;
exploite et suit les comptes rendus d'activité des établissements.
14.3. Le bureau restauration/logement.
Ce bureau est chargé des prestations de service dans les domaines de la restauration, de l'hébergement et des activités annexes (notamment le « welfare »).
Il comprend deux sections.
14.3.1. La section hygiène technique/produits alimentaires.
Cette section :
établit le catalogue national des produits alimentaires non ravitaillés par l'économat des armées, élabore les spécifications techniques des produits, assure le suivi des cotations, met en oeuvre le mécanisme de révision des prix et consolide les informations relatives aux consommations ;
participe à la définition de la politique du SCA en matière d'analyse des risques et des points critiques en vue de leur maîtrise (hazard analysis and critical control point, HACCP) et en contrôle l'application, notamment à l'occasion des missions d'audits conduites par les DCA ou les DICOM ;
assure un rôle de veille technologique et réglementaire dans le domaine agroalimentaire et conduit les études nécessaires ; à ce titre, elle participe à la formation assurée dans ce domaine, à l'élaboration du système qualité appliqué au sein des organismes nourriciers, ainsi qu'aux travaux du comité « denrées alimentaires » du groupe permanent d'étude des marchés (GPEM) ;
assure la remontée et la diffusion des informations techniques et qualitatives nécessaires au ravitaillement des unités de l'armée de l'air qui sont abonnées à l'économat des armées ;
assure la gestion des vivres de combat détenus par les ELCA, les bases aériennes et les sites hors métropole ou opérations extérieures ;
propose les mesures d'amélioration des fonctions d'hôtellerie et loisirs des sites métropole et hors métropole.
14.3.2. La section condition de vie et formation.
Elle est chargée :
du suivi des actions dites « welfare » sur les bases aériennes et au profit des opérations extérieures ;
de la coordination des actions dites « welfare » au profit de l'armée de l'air ;
de la centralisation des actions spécifiques de formation conduites au profit des personnels de la restauration et de l'hôtellerie.
14.4. La section « ressources financières ».
Relevant directement du chef de la division « soutien de l'homme », cette section est chargée :
d'arrêter et suivre le budget de fonctionnement des ELCA ;
de décider de la mise en place des crédits des budgets de fonctionnement des sites extérieurs pour lesquels le SELOCA a reçu compétence, d'établir le compte rendu analytique de gestion ;
de suivre les consommations des crédits ouverts au CSLT pour les opérations extérieures ;
de suivre les provisions du service des essences des armées (SEA) des sites outre-mer pour lesquels le SELOCA a reçu compétence ;
d'assurer la gestion financière des crédits de restauration pour lesquels le SELOCA a reçu compétence ;
d'exploiter les dossiers de pertes, de déficits ou d'excédents sur fonds publics relevant de sa compétence ;
d'assurer la gestion financière des crédits relatifs aux maîtres ouvriers.
2.3. Les moyens humains et financiers.
2.3.1. Moyens en personnel.
Le directeur du SELOCA dispose du personnel militaire et civil affecté dans la limite des droits ouverts au tableau d'effectifs, établi par l'EMAA sur proposition de la DCCA.
2.3.2. Moyens financiers.
Les moyens financiers nécessaires au fonctionnement du SELOCA lui sont attribués par la DCCA sous la forme d'un budget de fonctionnement.
Le suivi des crédits de fonctionnement attribués à l'unité, des achats sur ces crédits lorsqu'ils ne relèvent pas de la compétence d'un service achat existant sur la base aérienne, ainsi que l'établissement du compte rendu analytique de gestion et la participation à l'élaboration du compte de gestion sont assurés par les personnels de spécialité comptable désignés à cet effet par le directeur.
2.3.3. Moyens en matériels et logiciels.
Le SELOCA dispose :
des matériels informatiques et des logiciels nécessaires à son fonctionnement, dont le besoin est exprimé auprès de la DCCA ;
des matériels techniques (véhicules, outillages…) prévus par ses dotations ;
des matériels commissariat mis en place par la base support.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général, directeur central du commissariat de l'air,
Jacques AUBARD.