Objet de l'instruction ; généralités.

Les matériels de restauration collective dont peuvent être dotés les organismes d'alimentation sont définis par l'instruction interarmées n^o 425/DEF/EMA/ORG/LOG/L/2 du 27 février 1976 (BOC, p. 655) modifiée.

La présente instruction a pour objet de préciser les conditions dans lesquelles sont arrêtées les dotations et sont suivis, entretenus, renouvelés et comptabilisés les matériels qui les composent.

Les dotations et le renouvellement des matériels de restauration concernent deux niveaux de responsabilité : au niveau central, le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre (SCERCAT) établit les catalogues de matériels et la liste des fournisseurs agréés ; au niveau local, la direction du commissariat de l'armée de terre effectue les études, élabore la programmation, réalise les matériels et en effectue le suivi, en collaboration avec la circonscription militaire de défense, le service des travaux du génie, le service de santé des armées et le centre de responsabilité élémentaire concerné. Le schéma général du fonctionnement figure dans les annexes I et II.

Ces principes sont applicables aux cuisines centrales ; leurs modalités d'exécution font par ailleurs l'objet de directives particulières.

Dans la suite du texte, l'expression direction du commissariat (DICAT) recouvre, la direction du commissariat de l'armée de terre en circonscription militaire de défense, auprès du commandement militaire de l'Ile-de-France et celle des forces françaises en Allemagne.

1. Définition des matériels.

1.1. Qualitative.

(modifié : instruction du 11/03/1987).

Le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre a pour mission de se tenir informé de façon permanente des matériels offerts par les constructeurs. Il apprécie leur convenance aux besoins des collectivités de l'armée de terre et procède à leur évaluation qualitative. Cette évaluation est faite en s'appuyant sur les recommandations des organismes spécialisés de la commission centrale des marchés : groupe de coordination des contrôles de qualité et groupe permanent d'études des marchés.

Les études et, le cas échéant, les expérimentations que le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre conduit dans ce cadre donnent lieu à des décisions d'autorisation de réalisation qui sont notifiées aux fournisseurs et aux organismes de la circonscription militaire de défense. Les matériels doivent, outre la qualité requise, offrir tous les dispositifs de sécurité exigés par la réglementation en vigueur au jour de leur agrément. Ces dispositifs doivent être conformes aux normes homologuées ⁽¹⁾.

Les décisions d'autorisation de réalisation sont suivies de l'élaboration des notices techniques descriptives nécessaires à la passation des marchés ⁽²⁾.

1.2. Fonctionnelle.

 

Le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre représente le commissariat de l'armée de terre aux commissions de normalisation interarmées des blocs d'alimentation. À ce titre, il adresse aux directions du commissariat en circonscription militaire de défense et dans les territoires, les directives d'application des textes régissant l'organisation et l'équipement de ces blocs.

À partir de ces directives et en liaison avec le service des travaux du génie et le service de santé, la direction du commissariat effectue les études d'équipement des centres de restauration et celles afférentes au renouvellement des matériels en service.

Les réalisations doivent répondre aux spécifications techniques et aux modèles agréés par le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre. La capacité des matériels est définie en fonction des normes prévues par l'instruction interarmées précitée. Leur choix tient compte, d'une part, des surfaces et de l'agencement des locaux en vue de préserver des aires de circulation offrant un seuil de sécurité acceptable, et d'autre part, de l'asservissement qu'imposent les modèles, de façon à réduire au minimum, chaque fois que possible, les servitudes en personnel. Leur environnement est conçu aux mêmes fins.

1.3. Financière.

 

Le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre évalue annuellement les coûts des matériels susceptibles d'être réalisés et diffuse avant le 31 décembre de chaque année aux directions du commissariat le catalogue des coûts standards. Ce catalogue est destiné à servir de base aux choix des catégories de matériels et à l'évaluation financière des programmes de dotation et de renouvellement.

2. Classification des matériels.

2.1. Classes.

 

En vue de la programmation financière prévisionnelle des besoins, les matériels sont par ordre d'importance répertoriés en cinq classes :

• Classe I : matériels de cuisson ;

• Classe II : matériels de laverie ;

• Classe III : matériels frigorifiques ;

• Classe IV : matériels de distribution des repas ;

• Classe V : matériels annexes.

La liste des matériels entrant respectivement dans chacune de ces cinq classes est donnée en annexe I.

2.2. Durée de vie.

 

Dans chaque classe et pour chaque matériel, le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre indique la durée de vie escomptée dans le cadre d'un entretien périodique systématique.

3. Dotation des organismes d'alimentation.

3.1. Contenu

La dotation des organismes d'alimentation en matériels de conservation, de préparation, de cuisson des aliments et de traitement de la vaisselle est assurée par la direction du commissariat, organe réalisateur, au fur et à mesure de la mise en chantier des projets immobiliers décidés par l'état-major de l'armée de terre.

3.2. Attribution.

 

  311. La dotation initiale est attribuée lors de la construction d'un ensemble de restauration et de loisirs ou d'un bloc cuisine et de son environnement.

  312. Une dotation nouvelle est consentie à l'occasion de la restructuration complète d'un bloc cuisine en service et de son environnement.

Dans ce dernier cas, les matériels en place sont proposés pour la réforme s'ils ont atteint leur limite d'usage théorique. Dans le cas contraire, ils sont expertisés par l'atelier spécialisé de l'établissement du commissariat chargé du soutien. Cette expertise doit être rigoureuse et ne doit pas conduire à renouveler systématiquement les matériels. Les matériels des classes I, II, III, IV, jugés aptes à être réutilisés après révision, sont placés en maintenance en vue d'être affectés soit à titre de dépannage soit aux fins de renouvellement transitoire. Les matériels de classe V peuvent être soit réinstallés soit également placés en maintenance aux mêmes fins. La décision de réutilisation est prise par la direction du commissariat lors de l'étude de la composition de la nouvelle dotation.

3.3. Cession.

 

La dotation initiale et la dotation nouvelle sont délivrées à titre gratuit au profit des formations et des organismes d'intérêt privé.

3.4. Définition.

(remplacé : instruction du 25/03/1993)

Au début de chaque année, la direction centrale du commissariat de l'armée de terre communique, sous le timbre de la sous-direction approvisionnements, à chaque direction du commissariat, l'état des opérations d'infrastructure financées par l'état-major de l'armée de terre au titre de l'année considérée.

La notification de ces opérations est faite au moyen de l'imprimé n^o 540-1/030. Sur la base des études qu'elle a préalablement conduite avec le service des travaux du génie, la direction du commissariat arrête l'état des dotations à satisfaire pour la réalisation desquelles les autorisations de programmes nécessaires sont mises en place au début de l'année suivante.

Cet état est transmis aux différentes autorités parties prenantes.

3.5. Expression des besoins.

(modifié : instruction du 25/03/1993)

Les besoins de dotation sont exprimés par la direction du commissariat à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre, sous-direction approvisionnements, pour la date fixée par la décision ministérielle portant envoi de l'état des opérations d'infrastructure financées par l'état-major de l'armée de terre au titre de l'année considérée.

L'état statistique des ensembles de cuisson, des laveries et des chambres froides est également joint à l'expression des besoins sous la forme de l'état imprimé n^o 540-1/031.

4. Suivi des matériels.

4.1. Contenu

Les matériels en dotation dans les formations et les organismes d'intérêt privé sont suivis conjointement par la direction du commissariat et l'atelier spécialisé de l'établissement du commissariat chargé de leur soutien. Il en va de même des matériels stockés en maintenance dans les établissements.

4.2. Monographie.

(modifié : instruction du 25/03/1993)

Le suivi des matériels est effectué à partir d'un document de base qui est la monographie du bloc d'alimentation.

Ce document a la forme de l'imprimé n^o 540-1/032.

Il est établi une monographie pour chacun des blocs d'alimentation dont disposent les formations et les organismes d'intérêt privé.

La monographie comporte la liste des matériels qui, aux termes de l'instruction interarmées n^o 425/DEF/EMA/ORG/LOG/L/2 du 27 février 1976 (BOC, p. 655) modifiée, sont susceptibles d'être attribués. Chaque matériel, dont le centre d'alimentation est effectivement pourvu, y est répertorié par mention de sa marque, de sa catégorie et de sa durée de vie estimée. L'année où le renouvellement est à prévoir en fonction de la durée de vie estimée y est mentionnée. Ce document permet à l'atelier spécialisé de l'établissement du commissariat chargé du soutien des matériels, de donner son avis, le moment venu, sur l'opportunité du renouvellement prévu.

Chaque monographie constitue de la sorte pour les organismes du commissariat chargés de l'expression et de la satisfaction des besoins ainsi que du suivi et de l'entretien des matériels, le répertoire de la dotation du bloc d'alimentation et le plan prévisionnel de renouvellement des matériels qui la composent.

La monographie est établie et renseignée lors de l'attribution de la dotation, en deux exemplaires.

Le premier exemplaire est conservé aux fins de :

• servir de guide à l'examen des matériels en service lors des visites techniques effectuées dans les formations et les organismes d'intérêt privé ;

• dresser l'état statistique imprimé n^o 540-1/031 ;

• élaborer chaque année l'état prévisionnel des renouvellements de l'année suivante.

L'autre exemplaire est destiné à l'atelier spécialisé de l'établissement du commissariat ayant à la charge du soutien des matériels du bloc d'alimentation concerné. L'exemplaire destiné à cet atelier lui est transmis par la voie du commissariat local de rattachement. Outre le répertoire pour le suivi des matériels qu'il constitue, ce document sert de support à ces organismes pour l'établissement du plan prévisionnel annuel des renouvellements de la circonscription.

4.3. Fiche de caractéristiques.

(modifié : instruction du 25/03/1993)

Tout matériel inscrit en dotation sur la monographie d'un bloc d'alimentation fait l'objet d'une fiche de caractéristiques imprimé n^o 540-1/033.

La fiche de caractéristiques est articulée en trois parties :

• la première constitue le descriptif détaillé du matériel ;

• la seconde, l'ordre d'attribution du matériel au bénéficiaire ;

• la troisième, l'attestation de prise en charge par ce dernier du matériel attribué.

Elle est établie en trois exemplaires lors de l'édition de la monographie relative à la dotation ou lors du renouvellement d'un matériel constitutif de la dotation.

L'attribution du matériel est prononcée sur la seconde partie de la fiche de caractéristiques.

Un exemplaire de la fiche est destiné à l'atelier spécialisé de l'établissement ; le troisième exemplaire est destiné à la formation ou à l'organisme d'intérêt bénéficiaire.

La troisième partie de ces trois exemplaires « prise en charge » est complétée par la suite dans les conditions définies au titre VIII.

Les fiches de caractéristiques des matériels en dotation dans un bloc d'alimentation déterminé sont enliassées par l'atelier spécialisé assurant le soutien de ces matériels dans l'ordre où les matériels sont répertoriés sur la monographie.

4.4. Dossier du bloc d'alimentation.

(modifié : instruction du 25/03/1993).

Pour chaque bloc d'alimentation, il est constitué par la direction du commissariat et l'atelier spécialisé assurant le soutien un dossier des matériels en service comprenant :

• un sous-dossier de base composé de la monographie, des fiches d'activité établies par les ateliers au titre des réparations comportant échange de pièces, et des duplicata des factures des entreprises privées ayant, le cas échéant, également procédé à des réparations avec échanges de pièces ;

• un sous-dossier annexe constitué des fiches de caractéristiques enliassées comme précisé plus haut.

Le sous-dossier de base et le sous-dossier annexe sont mis à jour et épurés au fur et à mesure du remplacement des matériels.

5. Entretien, prévention, réparation et surveillance technique des matériels.

5.1. Contenu

(modifié : instruction du 25/03/1993).

5.2. Entretien.

 

L'entretien des matériels en dotation incombe au 1er degré aux utilisateurs et au 2e degré aux ateliers spécialisés des établissements du commissariat qui effectuent périodiquement des visites systématiques d'assistance technique.

Sur propositions du ou des chefs d'établissement, la direction du commissariat arrête pour sa circonscription, en vue de la planification des opérations d'entretien du 2e degré et des réparations, un plan de soutien des formations et des organismes d'intérêt privé. Ce plan est établi en fonction du nombre, de l'implantation et du potentiel des ateliers spécialisés des établissements des subsistances de la circonscription.

  511. Entretien au 1er degré.

 

L'entretien au 1er degré englobe l'ensemble des vérifications et des opérations que la notice du constructeur, remise à l'utilisateur lors de la réception du matériel, prévoit d'effectuer selon une périodicité déterminée.

Outre la notice du constructeur, l'utilisateur dispose pour la conduite des opérations d'entretien du 1er degré, de l'instruction technique relative à l'emploi et à l'entretien des matériels de cuisine et de chauffage éditée par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre.

À l'aide de ces deux documents, l'officier responsable du bloc d'alimentation dresse le planning annuel des vérifications et des opérations à effectuer tous les mois sur les matériels qui y sont en service. Il fait exécuter les opérations programmées d'entretien en veillant bien à ce que soient consignées sur le registre ouvert à cet effet (point 54.) les dates et les conditions de leur exécution et inscrit le nom de l'exécutant.

Afin que les formations et les organismes d'intérêt privé puissent disposer en permanence de personnels qualifiés pour mener à bien les vérifications et les opérations d'entretien, des stages de formation sont organisés dans chaque circonscription par la direction du commissariat. Les programmes et le calendrier de ces stages sont définis par la direction du commissariat sur proposition des chefs d'établissement ayant la responsabilité de leur organisation. L'animation et le contrôle du déroulement des stages sont à la charge de la direction du commissariat, qui contrôle le taux de participation, la qualification des personnels désignés et l'adéquation des programmes au but recherché.

Le calendrier annuel des stages est transmis pour diffusion aux autorités concernées.

  512. Entretien au 2e degré.

 

Dans chaque circonscription, les opérations d'entretien au 2e degré sont effectuées sous la responsabilité des chefs des établissements des subsistances disposant d'ateliers « chaud » et « froid ».

L'entretien au 2e degré comporte, au premier stade, des visites systématiques préventives des matériels en dotation dans les blocs d'alimentation et, au second, les réparations entrant dans la compétence des ateliers spécialisés de soutien. Cette compétence est exercée dans les conditions définies par une instruction particulière.

Dans le cadre des visites systématiques préventives, chaque atelier est tenu de procéder, chaque semestre, à l'examen détaillé et à la mise au point des matériels en service dans les blocs d'alimentation des formations et des organismes d'intérêt privé qui lui sont abonnés. Lorsque soit le potentiel, soit le nombre d'ateliers ne permettent pas de procéder à des visites semestrielles, les matériels sont examinés au moins une fois l'an par l'atelier.

Le calendrier des visites systématiques préventives est arrêté par le chef d'établissement. Il est soumis à l'approbation du directeur du commissariat. Les bénéficiaires en sont rendus destinataires. Le calendrier est dressé de telle sorte que les blocs d'alimentation, pour lesquels les monographies font ressortir des prévisions de remplacement de matériels des classes I à IV pour l'année suivante, soient visités avant la date d'établissement des programmes annuels de renouvellement.

5.3. Réparations.

 

Toute réparation effectuée par un atelier spécialisé donne lieu à l'établissement d'une fiche d'activité du modèle fixé par l'instruction n^o 5007/DEF/DCCAT/PBF/PRI du 4 février 1986 (n.i. BO) relative au budget et compte de gestion. La fiche d'activité doit mentionner de façon précise les pièces échangées, leur coût et le temps de main-d'oeuvre consacré à la réparation afin de faire ressortir le moment venu le coût de l'entretien du matériel en cause.

Les réparations de la compétence des ateliers spécialisés susceptibles d'être réalisées sur place à l'occasion des visites systématiques préventives sont faites, soit sur le champ si l'atelier dispose du nécessaire, soit dans les meilleurs délais après la visite si la réparation exige des rechanges ou un outillage spécifique non détenu au moment de l'examen systématique du matériel.

Les matériels non susceptibles d'être réparés sur place sont remis en état en atelier. Avant l'enlèvement pour réparation, le chef d'établissement en rend compte à la direction du commissariat chaque fois que la durée prévisible de l'indisponibilité du matériel engendre une gêne majeure pour l'organisme.

Les transports des matériels, soit pour réparation en atelier, soit pour réforme à la suite de son remplacement, sont assurés par les établissements du commissariat.

  521. Priorités.

 

L'ordre de priorité de réparation d'un matériel est fixé par le chef d'établissement en considération du degré de nécessité que présente, pour la formation ou l'organisme, le matériel incriminé dont le remplacement n'a pu être assuré.

Les formations ont en règle générale, priorité sur les organismes d'intérêt privé.

  522. Réparations par appel au secteur privé.

 

Les formations et les organismes d'intérêt privé peuvent faire appel au secteur privé lorsque l'atelier chargé de leur soutien n'est en mesure d'effectuer la réparation que dans un délai tel que la gêne en résultant est incompatible avec la bonne exécution du service.

5.4. Résultats des visites systématiques préventives.

 

Chaque visite systématique des matériels en dotation dans un bloc d'alimentation fait l'objet d'un compte rendu destiné à la direction du commissariat. Ce compte rendu émet une appréciation succincte sur la régularité et la qualité de l'entretien au premier degré et mentionne uniquement les matériels ayant fait l'objet d'une réparation sur place ou à réparer en atelier ainsi que ceux présentant un état général ou des défectuosités mettant en cause leur durée de vie estimée. Les opérations d'entretien et de réparation sont précisées dans l' instruction 40600 /DEF/DCCAT/AP/M du 07 juillet 1987 (BOC, p. 3973).

5.5. Contrôle de l'entretien.

 

Dans chaque bloc d'alimentation et sous la responsabilité de l'officier qui le dirige est tenu un registre d'entretien des matériels, imprimé n^o 540-1/034.

Le registre d'entretien est articulé en trois parties :

• dans la première partie sont consignées les vérifications et les opérations d'entretien au 1er degré effectuées par l'utilisateur selon la planification élaborée à cet effet ;

• dans la seconde partie sont relatés succinctement par le chef d'équipe les résultats de la visite systématique préventive. Ce dernier y prescrit, le cas échéant, les opérations du 1er degré que l'utilisateur est tenu d'effectuer dans les meilleurs délais. L'exécution de ces opérations y est mentionnée par ce dernier dès leur accomplissement ;

• dans la troisième partie sont inscrites les interventions effectuées p ar les entreprises civiles.

Ce registre est visé par le commissaire local lors de ses visites sur place de l'organisme d'alimentation suivant les dispositions précisées au paragraphe 5.6.

5.6. Suivi et règlement des réparations.

 

Pour toute réparation comportant échange de pièces, l'atelier spécialisé de l'établissement du commissariat établit deux duplicata de la fiche d'activité.

L'un est adressé à la direction du commissariat pour insertion dans le sous-dossier de base du bloc d'alimentation et être exploité lors de l'établissement du programme annuel des renouvellements de la circonscription ; l'autre sert de facture à présenter à la formation ou à l'organisme bénéficiaire de la réparation. Toute réparation effectuée par les ateliers du commissariat donne lieu à un règlement qui porte uniquement sur le coût des pièces détachées fournies. Le duplicata de la fiche d'activité est mis après règlement, à l'appui de la comptabilité des deniers.

Lorsqu'une réparation a été effectuée par une entreprise privée, la formation ou l'organisme doit exiger une facture détaillée mentionnant de façon précise la ou les pièces échangées et leur coût. Lors de la vérification sur pièces de la comptabilité financière de la formation ou de l'organisme, la direction du commissariat établit deux copies de toute facture comportant échange de pièces. L'une est jointe aux mêmes fins que le duplicata d'une fiche d'activité au sous-dossier de base du bloc d'alimentation qu'il détient, l'autre est transmise à l'établissement du commissariat pour compléter son propre sous-dossier.

À l'occasion de la prochaine visite systématique, l'atelier spécialisé s'assure du bien fondé et de la qualité de la réparation. À cet effet, l'utilisateur doit exiger de l'entreprise qui a assuré la prestation, la restitution de la ou des pièces incriminées.

5.7. Surveillance technique.

 

Dans le cadre des directives générales, prescrites par l'état-major de l'armée de terre, la surveillance technique des installations de restauration relève de la direction du commissariat. Elle est exécutée lors des visites techniques des matériels ressortissant au commissariat de l'armée de terre, lesquelles sont exercées par délégation des autorités responsables.

Ces visites font l'objet d'un programme annuel qui est soumis à l'approbation des différentes autorités délégantes pour le 1er octobre de l'année qui précède son exécution.

La surveillance technique vise à :

• contrôler que l'emploi et la conservation des matériels sont assurés conformément à la réglementation en vigueur ;

• conseiller les formations et les organismes d'intérêt privé dans ces domaines ;

• s'assurer de la bonne application des directives nationales et régionales complémentaires dont les matériels peuvent faire l'objet ;

• vérifier la régularité et la qualité du soutien incombant aux organismes du commissariat ;

• apprécier sur place la qualité et l'adaptation des matériels ;

• recueillir l'avis et les souhaits des utilisateurs et leur apporter en retour l'information sur les évolutions à court terme.

Les visites techniques effectuées dans ce cadre donnent lieu à un compte rendu qui est adressé à chaque autorité responsable. :

• à la formation ou à l'organisme d'intérêt privé en lui donnant les instructions et les conseils que les constatations relatées appellent. Selon la nature de ces constatations, une correspondance particulière peut-être adressée au chef de corps ou au président du conseil d'administration ;

• au chef d'établissement concerné afin de procéder aux réparations qui relèvent de son niveau. Ces comptes rendus sont insérés au sous-dossier de base des matériels.

6. Renouvellement.

6.1. Opportunité.

(modifié : instruction du 25/03/1993).

Les matériels sont en principe à renouveler lorsqu'ils ont atteint la durée de vie estimée.

L'estimation faite par le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre est indicative. La durée de vie effective dépend de l'intensité de l'usage, de la régularité et de la qualité des soins. Les matériels peuvent ainsi :

• être maintenus en service au-delà de l'année où leur renouvellement est prévu ;

• présenter une usure générale prématurée nécessitant leur remplacement anticipé ;

• plus qu'exceptionnellement, recéler des vices de fabrication rendant leur usage aléatoire et leur maintien en service très onéreux.

L'appréciation de l'état réel des matériels et de l'opportunité de leur remplacement incombe en premier lieu aux ateliers des établissements des subsistances qui en assurent le soutien. Les éléments de cette appréciation sont recueillis lors des visites systématiques préventives. Les renouvellements à envisager sur le territoire de la circonscription sont ensuite définis par la direction du commissariat lors des études menées en liaison avec les autorités concernées.

6.2. Modalités.

(modifié : instruction du 25/03/1993).

  621. Enveloppe financière indicative.

 

Pour permettre à la direction du commissariat de donner des directives en vue de l'élaboration des programmes annuels prévisionnels des renouvellements de chaque circonscription, la direction centrale du commissariat de l'armée de terre lui notifie au mois de février de l'année A—1 l'enveloppe indicative des ressources financières qui, en fonction de la programmation pluriannuelle établie par l'état-major de l' armée de terre, est susceptible d'être accordée par les renouvellements à envisager au titre de l'année A.

La direction du commissariat élabore ses directives à partir des données de l'état statistique imprimé n^o 540-3./031, du montant de l'enveloppe indicative et des informations complémentaires.

  622. Plan prévisionnel de circonscription.

 

Chaque direction du commissariat a la charge d'établir le plan prévisionnel des renouvellements de sa circonscription.

À cet effet, Elle invite les établissements des subsistances placés sous sa surveillance et disposant d'un atelier spécialisé, à traduire en propositions les éléments d'appréciation sur l'état des matériels, recueillis au cours des visites systématiques préventives.

Les ateliers formulent leurs propositions pour chaque bloc d'alimentation qu'ils soutiennent sur les monographies correspondantes en leur possession.

Ces propositions sont exprimées pour chaque matériel concerné sous l'une des trois formes suivantes :

• M.S. : maintien en service ;

• R.E. : remplacement à échéance ;

• R.A. : remplacement anticipé.

La tolérance normale admissible pour un remplacement anticipé est de deux ans par rapport à la durée de vie estimée.Toute proposition excédant cette tolérance est dûment justifiée sur une fiche annexe.

La direction du commissariat dresse ensuite, sur la base des directives reçues de la direction du commissariat de la région, des propositions des ateliers spécialisés et des autres données des sous-dossiers de base des blocs d'alimentation tenus à jour par ses soins, le plan prévisionnel des renouvellements de sa circonscription conformément à l'imprimé n^o 540-1/035. Ce plan comprend cinq tableaux afférents respectivement aux matériels des classes I à V.

Lorsque les classes comportent différentes catégories, les tableaux spécifient les renouvellements à envisager par catégorie. Chaque proposition est affectée d'un ordre de priorité et, si besoin, justifiée par une fiche annexe lorsqu'elle concerne un remplacement anticipé en deçà de la norme admise.

  623. Étude de l'installation.

(remplacé : instruction du 25/03/1993).

La direction du commissariat centralise les besoins de différentes autorités responsables dans le territoire de la circonscription militaire de défense et élabore un calendrier des études à effectuer sur place, en liaison avec le service des travaux du génie au sein d'une commission. Ces études portent sur la définition des matériels et l'évaluation par ce service des crédits immobiliers à prévoir pour leur installation.

Le calendrier est notifié suffisamment tôt pour informer les bénéficiaires de la date de réunion de la commission.

  624. Priorités locales.

 

À l'occasion de l'étude effectuée sur place, la proposition de renouvellement est examinée contradictoirement en vue du maintien en état de l'installation ou de sa modification.

La proposition est classée dans l'ordre des priorités à attribuer au niveau de la circonscription militaire de défense.

  625. État prévisionnel de circonscription.

 

Lorsque toutes les commissions interservices ont été réunies, la direction du commissariat porte sur les plans prévisionnels pour chaque matériel qui y figure, l'ordre de priorité qu'il estime devoir être retenu et son avis sur les matériels pour lesquels la proposition de renouvellement est modifiée, ainsi que les propositions complémentaires qui lui paraissent devoir être présentées.

Le coût de chaque matériel dont le remplacement est envisagé ainsi que le montant des crédits immobiliers nécessaires à son installation y sont mentionnés.

La direction du commissariat de circonscription dresses, à partir de ces plans, l'état régional des renouvellements sous la forme de l'état imprimé n^o 540-1/036. Le montant financier cumulé des états relatifs aux matériels des classes I à V ne peut excéder celui de l'enveloppe indicative notifiée à la région. Cet état est dressé par classe de matériel.

L'état des renouvellements de la circonscription a, à ce stade, un caractère prévisionnel. Il est arrêté de façon définitive après notification par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre, de l'autorisation de programme accordée à la région.

  626. Calendrier.

 

Les états prévisionnels de circonscription des renouvellements afférents aux matériels établis au titre de l'année A sont transmis à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre, sous-direction approvisionnements, pour le 30 septembre de l'année A—1, dans la forme originale.

La direction du commissariat de la circonscription élabore le calendrier des opérations à conduire pour l'établissement de ces états de telle sorte que cette échéance soit strictement respectée.

7. Mise en place des dotations et des renouvellements.

7.1. Contenu

(modifié : instruction du 25/03/1987).

Le 1er février de chaque année, la direction centrale du commissariat de l'armée de terre notifie à la direction du commissariat la délégation d'autorisation de programme allouée en vue de la mise en place au cours de l'année considérée des dotations et des renouvellements demandés l'année précédente.

7.2. États définitifs.

 

L'état définitif des dotations est établi en fonction de l'échéancier actualisé des constructions nouvelles et des rénovations financées par l'état-major de l'armée de terre au titre de l'année précédente.

Les états définitifs des renouvellements sont arrêtés en fonction de l'autorisation de programme allouée en considération des crédits immobiliers susceptibles d'être affectés à l'installation des matériels et des décisions de reports d'installations qu'impliquent éventuellement les orientations nouvelles intervenues ente temps, en matière de stationnement des forces ou de politique d'infrastructure.

7.3. Reports d'opérations.

 

Les réalisations envisagées sur l'état circonscription des renouvellements qui ne peuvent être satisfaites par suite de l'insuffisance du budget immobilier de la circonscription, lors de l'arrêté de l'état définitif, sont reconduites en premières priorités au titre de l'année suivante dès lors qu'elles ne font pas l'objet d'une suspension provisoire. Leur coût est réactualisé le moment venu.

Lorsque, par suite de retard dans les travaux immobiliers, les matériels afférents aux dotations ne peuvent être l'objet de placement de commandes au cours de l'année où leur réalisation doit intervenir, celle-ci est reprise au titre de l'année suivante dans l'état des besoins en dotations. Seul le coût différentiel éventuel par rapport à celui indiqué lors de l'expression initiale du besoin est alors chiffré.

7.4. Réalisation des matériels.

 

En métropole et dans les forces françaises en Allemagne, les matériels sont réalisés par marchés de circonscription et signés par le directeur du commissariat, qui en est la personne responsable dans la limite de sa compétence.

  731. Modalités.

 

Le calendrier de lancement des marchés afférents à la réalisation des matériels destinés aux dotations est établi en fonction de la date à laquelle le service des travaux souhaite disposer du plan détaillé d'installation fourni par le constructeur.

En principe, le lancement des marchés relatifs à la réalisation des matériels destinés aux renouvellements est assuré, d'une part, en fonction de l'ordre de priorité arrêté et d'autre part, également, compte tenu de la date à laquelle le service des travaux du génie désire que lui soit fourni le plan détaillé d'installation.

  732. Contrôle technique des réalisations.

 

La réalisation des matériels dont la liste est donnée en annexe 4 fait l'objet d'un contrôle a posteriori du service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre. Cette même annexe précise le dossier à lui adresser en vue de ce contrôle. Le dossier est expédié dès la prise de décision du directeur du commissariat.

Le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre examine les dossiers au fur et à mesure de leur réception et rend compte à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre des observations éventuelles qu'ils appellent. Il s'assure en particulier que les matériels réalisés répondent en tout point aux contraintes d'hygiène et de sécurité fixées par la législation en vigueur, ont la capacité requise et présentent les qualités fonctionnelles les mieux adaptées. Il effectue le suivi de l'ensemble des réalisations dont il assure le contrôle a posteriori.

Pour tous les matériels non soumis à ce contrôle, les directeurs du commissariat adressent pour le 31 décembre de chaque année au service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre un état récapitulatif des réalisations effectuées. Unique pour l'ensemble des réalisations, cet état précise pour chaque classe et catégorie de matériel :

• le type ou modèle ;

• les quantités ;

• le ou les fournisseurs ;

• le prix T.T.C. en précisant si l'installation a été ou non à la charge du fournisseur.

Au cours du premier mois de l'année qui suit, le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre élabore à partir de l'ensemble des données extraites des contrôles a posteriori et de l'état des réalisations fourni par la circonscription, la synthèse technique d'ensemble de l'année écoulée. Cette synthèse a le double caractère d'information et de directive technique. Elle fait ressortir de façon anonyme la politique suivie par chaque circonscription et les lacunes graves éventuellement relevées. Elle précise pour les réalisations à venir, les matériels nouvellement agréés, leur usage, leur durée normale de vie, les fabricants à consulter pour leur réalisation, ainsi que toutes autres informations et recommandations techniques de nature à améliorer les prestations du commissariat.

Cette synthèse est adressée par le service central d'études et de réalisations du commissariat de l'armée de terre aux circonscription pour le 15 février de chaque année. La direction centrale du commissariat de l'armée de terre en est destinataire à titre de compte rendu. Elle diffuse aux circonscription les directives complémentaires éventuelles qu'elle estime nécessaires.

  733. Suivi financier des réalisations.

 

Le suivi financier des réalisations est effectué par la sous-direction prévisions, budget, finances au vu des états d'exécution du budget demandés aux directions du commissariat.

En liaison avec cette sous-direction, la sous-direction approvisionnements effectue les retraits et les répartitions nouvelles qui s'imposent.

8. Installation et réception des matériels.

8.1. Contenu

(modifié : instruction du 25/03/2005).

8.2. Installation.

 

Dès qu'il a connaissance des dates de production au service des travaux du génie des plans détaillés des installations fournis par les constructeurs, la direction du commissariat établit le calendrier de mise en place des matériels. Ce calendrier, précise les dates auxquelles les matériels en service doivent avoir été préalablement enlevés par l'atelier spécialisé de l'établissement du commissariat ayant en charge le bloc d'alimentation.

La direction du commissariat :

• fait effectuer en temps voulu le démontage et l'enlèvement des matériels ;

• fait procéder à leur expertise ;

• définit la destination de ces matériels ;

• met en place en temps voulu des moyens nécessaires pour assurer la continuité du service de restauration pendant la phase de démontage de l'ancien matériel et d'installation du nouveau.

8.3. Réception.

 

  821. Réception après installation.

 

En règle générale, les opérations de réception sont faites après l'installation du matériel par le fournisseur sur le lieu d'utilisation.

Au plan quantitatif, la réception porte sur le contrôle de la réalité de la fourniture du matériel lui-même et des accessoires objet du marché. Au plan qualitatif, elle englobe la vérification de la présence et du bon fonctionnement des sécurités exigées, de la conformité de l'appareil ou de l'ensemble de chacun de ses composants ainsi que des matériels utilisés par le constructeur, des réglages adéquats et des performances annoncées au contrat. Il est procédé à ces fins à des essais de fonctionnement.

La réception est faite par une commission interservices , en présence du spécialiste de l'atelier ayant à assurer le soutien du matériel et du représentant mandaté par le fournisseur. Celui-ci doit être averti auparavant par lettre recommandée avec accusé de réception, du jour, de l'heure et du lieu de la réception. Cette correspondance précise qu'en l'absence du mandataire, le fournisseur s'en remet aux décisions de la commission et les accepte par avance. Les décisions lui sont notifiées par lettre recommandée avec accusé de réception.

La réception donne lieu à l'établissement d'une décision de réception sans ou avec réserve(s) ou d'ajournement, imprimé n^o 540-1/037.

Lorsque la réception est prononcée avec réserve(s) ou qu'il est pris une décision d'ajournement, la décision mentionne le délai dans lequel le fournisseur doit avoir satisfait à la ou aux réserve(s) ou procédé à la mise en conformité du matériel. Mention de cette disposition doit être insérée au cahier des clauses particulières.

La direction du commissariat invite ensuite le représentant du fournisseur à contresigner la décision. Le contreseing du représentant du fournisseur vaut engagement contractuel de ce dernier. La non-exécution de cet engagement met en jeu les sanctions contractuelles prévues au cahier des clauses particulières.

La décision de réception avec réserve(s) est prise lorsque la livraison ne satisfait pas en partie aux exigences des documents contractuels et que la ou les insuffisances relevés n'affectent pas, soit séparément, soit cumulativement, la sécurité, la qualité intrinsèque, le fonctionnement normal de l'appareil ou de l'un de ses constituants.

La décision de réception avec réserve(s) permet le versement éventuel d'un acompte dont le montant maximal est précisé par les documents contractuels.

La décision d'ajournement est prononcée dans tous les cas où l'une ou plusieurs des insuffisances de l'espèce sont dûment constatées.

Dans le cas où la décision de réception avec réserve(s) résulte du défaut de livraison d'un élément ou d'un accessoire n'exigeant pas un nouveau contrôle de fonctionnement ou de qualité, la levée de la ou des réserve(s) peut être faite après contrôle de la mise en conformité de la livraison l'établissement du commissariat assurant le soutien du bloc d'alimentation, ou encore le commissaire assurant les fonctions de direction administrative et financière de la formation. Une copie de la décision portant levée de la ou des réserve(s) est adressée au fournisseur.

Dans les autres cas, et lorsqu'une décision d'ajournement a été prise, la mise en conformité par le fournisseur donne lieu à de nouvelles opérations de réception sur place.

  822. Réception en usine.

 

La réception est faite en usine dès lors qu'il s'avère nécessaire de différer l'installation du matériel et chaque fois que le cahier des clauses particulières le prévoit.

Lorsque le marché comporte l'installation du matériel par le fournisseur, la réception en usine donne lieu à une décision de réception avec réserve. La réserve est levée après contrôle sur place du bon fonctionnement.

Dans le cas où l'installation par le fournisseur n'est pas incluse au marché, la décision de réception sans réserve est prononcée à l'issue des opérations de réception en usine. L'installation par le fournisseur peut faire l'objet d'un contrat ultérieur consécutif incluant l'obligation de la mise au point du matériel, donnant lieu à un contrôle sur place de son bon fonctionnement, dans les mêmes conditions que la livraison avec installation.

8.4. Prise en charge du matériel neuf ou rénové.

 

L'installation d'un matériel neuf ou rénové entraîne la prise en charge du matériel par le comptable de la formation ou de l'organisme d'intérêt privé.

La prise en charge intervient soit à l'issue de la réception sur place, en cas de livraison et d'installation par le fournisseur débouchant sur une décision de réception sans réserve, ou après levée de la ou les réserve(s), soit à l'issue de la livraison d'un matériel dont l'installation est assurée par l'établissement du commissariat chargé du soutien.

La prise en charge est authentifiée par apposition de la date et de la signature du comptable sur la troisième partie de l'exemplaire de la fiche de caractéristique imprimé n^o 540-0/033 dont la formation ou l'organisme ont été destinataires à titre d'ordre d'attribution ainsi que sur l'exemplaire détenu par l'atelier chargé du soutien. Ce dernier présente à cette fin cet exemplaire au comptable soit à l'issue de la réception sans réserve du matériel installé par le fournisseur, soit lorsqu'il effectue lui-même la livraison et l'installation du matériel.

8.5. Prise en charge d'un matériel installé à titre de dépannage.

 

La mise en place provisoire d'un matériel de dépannage est faite à titre de prêt. Elle donne lieu, au niveau de l'établissement, à l'émission d'un ordre de mouvement réglementaire et, à l'égard du bénéficiaire, à la délivrance d'un bon de prise en compte provisoire. Ce bon est daté et signé par le comptable lors de la livraison et lui est restitué après annulation lors de la remise du matériel réparé qui est en dotation effective.

9. Comptabilité des matériels.

9.1. Contenu

(modifié : instruction du 25/03/1993).

9.2. Principes.

 

Le surveillant comptable des matériels est l'officier responsable du bloc d'alimentation ou l'officier désigné pour assurer cette fonction dans l'organisme d'intérêt privé.

9.3. Dossier des pièces justificatives.

 

Le dossier des pièces justificatives est constitué par l'enliassement des fiches de caractéristiques des matériels portant ordre d'attribution du commissariat local de rattachement et prise en charge comptable.

10. Départements, territoires d'outre-mer et territoire extérieurs.

10.1. Contenu

Les dispositions de la présente instruction sont applicables dans les départements et les territoires d'outre-mer ainsi que sur les territoires où sont implantées des forces prépositionnées sous les réserves qui suivent.

10.2. Dotations.

 

Les dotations consécutives soit à la création de blocs d'alimentation, soit à la rénovation complète d'ensembles existants font l'objet de demandes particulières qui portent référence de la décision de création ou de rénovation prise soit par l'état-major de l'armée de terre, soit par le général commandant les forces.

Ces demandes sont exprimées dès que la décision est connue de la direction du commissariat concernée. Elles précisent, le cas échéant, les propositions des réalisations locales envisagées aux plans technique et financier.

10.3. Renouvellement.

(modifié : instruction du 25/03/1993).

Les besoins de renouvellement sont exprimés selon la périodicité fixée par l'instruction n^o 500010/DEF/INT/PBF/AP du 13 février 1981 (n.i. BO) modifiée.

11. Dispositions diverses.

(modifié : instruction du 25/03/1993).

Le titre II de l' instruction 20650 /T/3/2/INT du 30 octobre 1965 est abrogée.

La présente instruction est applicable dès publication.

Les anciens imprimés portant les numéros 540-3/... seront utilisés jusqu'à épuisement des stocks.