La présente instruction a pour but de décrire l'organisation du management par la qualité mise en place dans le service du commissariat de la marine, en application des dispositions de la circulaire citée en référence b).

1. Principes généraux.

Le management par la qualité a vocation à fédérer les bonnes pratiques mises en œuvre dans le service, à normaliser l'activité du service selon des orientations et des critères arrêtés par le directeur central en concertation avec les autorités locales du commissariat de la marine et à fournir au directeur central des instruments pour le pilotage et la surveillance administrative et technique du service.

Ces instruments (schéma directeur, charte qualité, etc.) sont présentés et commentés lors des revues de sous-directions et de bureaux indépendants de la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM) et lors des conseils de gestion tenus dans les organismes extérieurs du service.

Le directeur central du commissariat de la marine définit, sous timbre DCCM/OAG, les grandes orientations à donner au service en matière de qualité, lesquelles sont diffusées par l'intermédiaire du réseau management du service : contrôleurs de gestion des organismes extérieurs et correspondants management des sous-directions et bureaux indépendants de la DCCM.

2. Le comité de pilotage du management.

Le comité de pilotage du management (COPILMAN) réunit deux fois par an, sous la présidence du directeur central, le directeur adjoint, les sous-directeurs et chefs de bureaux indépendants de la DCCM ainsi que le chefs des organismes extérieurs.

L'inspecteur du commissariat de la marine est invité à y participer.

Ce comité de pilotage forme l'instance d'arbitrage du schéma directeur de la qualité sur la base des orientations définies annuellement par le directeur central et des propositions recueillies par le bureau organisation, audit, gestion (DCCM/OAG) auprès des participants pour le 15 octobre de chaque année.

Les certifications inscrites au schéma directeur font, après validation lors du second comité de pilotage de l'année, l'objet de marchés publics passés par le service technique et des marchés généraux du commissariat de la marine (SERTE MARCO) puis d'un suivi technique par ce même service.

3. Les demandes normatives.

3.1. Le schéma directeur de la qualité du service.

Les orientations du directeur central sont prises sur le fondement du schéma directeur de la qualité de l'état-major de la marine et en application des directives annuelles du contrôle de gestion évoqués au point 2, alinéas 6 et 7 de la circulaire citée en référence b).

Ces orientations sont ensuite traduites dans le schéma directeur de la qualité du service (SDQ) qui fixe, pour six années glissantes, les certifications ISO à conduire pour l'ensemble du service, à l'exclusion de tous audits internes, dont les auto-évaluations continues de conformité (AEC).

Le schéma directeur de la qualité du service, présenté pour la première fois au premier comité de pilotage du management de l'année 2006, est ensuite mis à jour pour le second comité de pilotage du management de chaque année.

Il est retenu comme principe qu'une certification est décidée au titre d'une activité : en conséquence, toute activité de même nature est certifiable quelle qu'en soit la localisation.

L'orientation qui préside à l'élaboration du premier schéma directeur s'appuie sur la notion de risque. Toute activité comportant un facteur de risque dont il convient d'analyser sommairement la teneur, est, en conséquence, définie, localisée et inscrite au schéma directeur.

Les activités qui ne relèvent pas de cette orientation et qui bénéficient d'une certification antérieure sont inscrites dans une annexe du schéma directeur : le renouvellement de la certification est alors traité au cas par cas.

Le schéma directeur de la qualité, dont le modèle est donné en deuxième annexe, comporte au moins les rubriques ci-après :

• domaines d'activité ;

• activités à certifier ;

• nature des risques identifiés ;

• objectifs de certification ;

• services concernés par les certifications ;

• dates d'acquisition et de dernier renouvellement des certifications ;

• échéancier sur six années ;

  • des moyens humains à mettre en œuvre en « équivalents temps plein » (ETP) ;

  • des moyens financiers à budgétiser.

Le schéma directeur de la qualité est diffusé sur le site informatique du commissariat de la marine à la rubrique « Management ».

3.2. La mise en œuvre des certifications.

Il revient à l'organisme concerné par la certification à conduire d'en assurer la mise en œuvre avec le conseil technique de SERTEMARCO.

Les sous-directions, bureaux indépendants de la DCCM ainsi que les organismes à vocation transverse [centre informatique du commissariat de la marine (CIC) etc.] sont consultés toutes les fois que la mise en œuvre d'une certification concerne leur domaine de politique générale et de responsabilité technique.

Les marchés de certification sont passés, sauf cas particulier déterminé en comité de pilotage par SERTEMARCO. Dans la perspective d'orientations communes décidées en comité de coordination des commissariats (CCC), les marchés du service du commissariat de la marine peuvent être notifiés dans le cadre d'un marché centralisé passé par une autre armée.

Une copie du marché est systématiquement transmise aux organismes bénéficiaires des certifications en question.

Comme le schéma directeur de la qualité, les certificats obtenus par les organismes certifiés sont également publiés sur le site du commissariat de la marine dans une rubrique spécialement aménagée (management/certificats ISO).

Un indicateur mesurant l'exécution du schéma directeur de la qualité est entretenu par le bureau DCCM/OAG et inséré au tableau de bord du directeur central.

3.3. Les audits internes de qualité.

Les organismes extérieurs et, le cas échéant, le directeur adjoint de la DCCM prennent l'initiative des audits internes de qualité, dont les auto-évaluations continues de conformité, dans le cadre des mesures de contrôle interne qui leur incombent. Compte rendu systématique en est fait lors des conseils de gestion locaux et, le cas échéant, lors des revues de sous-directions et de bureaux indépendants. Un point de situation peut être également fait à l'occasion des comités de pilotage semestriels du management. Ces audits sont mentionnés dans les procès-verbaux de surveillance administrative.

3.4. Les démarches contractuelles : la charte qualité.

Les engagements de service du commissariat de la marine sont pris au titre d'une charte qualité publiée sur le site informatique du service (cf. annexe III). Cette charte a pour but :

• de fédérer l'ensemble des engagements de service passés dans le service, notamment ceux contractés localement par voie de protocoles ;

• d'assurer en toutes occasions un support de communication pour le service.

Cette charte, qui sert de référentiel des engagements du service, comprend trois rubriques d'engagements et neuf engagements génériques (cf. annexe III) déclinés en sous-engagements et en engagements particuliers recouvrant, selon les orientations du directeur central et les protocoles signés localement, la totalité des activités du service : logistique des matériels et des vivres, administration du personnel et des formations, achat public, etc.

La charte qualité du service est, à l'intérieur de l'architecture générale qui lui a été donnée, essentiellement évolutive : sa mise à jour est assurée par le bureau DCCM/OAG au fur et à mesure des évolutions qui sont portées à sa connaissance et, en tout état de cause, au minimum une fois par an, sur son initiative, dans la perspective du conseil de gestion du service et des conseils de gestion locaux.

Des indicateurs, intégrés dans les différents tableaux de bord concernés du service, sont mis en place pour en mesurer la réalisation.

Les engagements de service constituant la charte qualité du service répondent aux objectifs indiqués dans la circulaire citée en référence b) (annexe III, point 2.1.3. : S'engager sur le service rendu). Il est cependant précisé :

• qu'ils se distinguent à la fois des obligations législatives et réglementaires (respect des règles) et des objectifs assignés au service par l'état-major de la marine (respect des objectifs logistiques, opérationnels, administratifs, etc.) en ce qu'ils ressortissent à la notion de « négociation » ;

• qu'ils doivent répondre à la notion de juste satisfaction du client en évitant d'instaurer une surenchère par rapport aux obligations et aux objectifs évoqués ci-dessus, sous peine de mettre en œuvre des moyens sans commune mesure avec le bénéfice retiré (surcoût, surcroît de disponibilité du personnel, etc.).

4. Application de l'instruction.

L'organisation décrite ci-dessus est schématisée en première annexe. Elle est effective pour compter du 1er janvier 2006. Elle se substitue à celle décrite dans le guide relatif à la certification, à l'auto-évaluation et aux engagements de service dans le commissariat de la marine par note n^o 190/DEF/DCCM/OAG du 21 mars 2002 qui est abrogé pour compter du 1er janvier 2006.