Préambule.

Prise en application du décret 2005-884 du 01 août 2005 susvisé, la présente instruction a pour objet de préciser les conditions réglementaires d'établissement, de communication, et de contrôle de la notation des militaires du service de santé des armées.

Cette instruction s'applique à tous les officiers du service de santé, à tous les militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées (MITHA) soumis aux lois et règlements applicables aux officiers et aux sous officiers, et a tous les sous-officiers féminins du service de santé des armées (SOFSSA) qui ont accompli au moins cent vingt jours (120) de présence effective en position d'activité au titre de l'armée active durant la période de notation. La présence effective comprend les samedis, dimanches, jours fériés et les jours de permission, mais n'inclut pas les jours de congés pris par le militaire lorsqu'il est en position d'activité.

Les militaires en détachement font l'objet de dispositions spécifiques précisées à l'article 3 de la présente instruction.

Ce texte s'articule en deux titres, comporte une annexe et huit imprimés répertoriés.

1. Dispositions générales.

1.1. Principes généraux.

Conformément aux dispositions de l'article 35 de la loi portant statut général des militaires du 24 mars 2005, les militaires sont notés au moins une fois par an.

La notation annuelle des militaires consiste en une évaluation de leurs qualités morales, intellectuelles et professionnelles, de leurs aptitudes physiques et de leur manière de servir pendant une période déterminée, ainsi que de leur aptitude à tenir dans l'immédiat et ultérieurement des emplois de niveau plus élevé.

La notation doit donc satisfaire à trois impératifs :

• 1. Procurer à l'administration centrale tous les renseignements indispensables à la mise en œuvre d'une gestion optimale du personnel notamment pour ce qui concerne :

  • l'adéquation des militaires aux emplois ;

  • la sélection des meilleurs pour l'avancement ;

  • l'orientation de carrière de chacun.

• 2. Apporter à l'intéressé(e) une information précise sur la façon dont sa manière de servir est perçue par les autorités hiérarchiques.

• 3. Inciter le militaire concerné à conforter ses acquis et, le cas échéant, à améliorer son comportement.

En conséquence, la notation doit être :

• complète et précise, de façon à fournir tous les éléments nécessaires aux décisions de gestion ;

• objective, de manière à rendre compte exactement, sans sévérité, ni indulgence excessive, des mérites et des aptitudes, mais aussi des déficiences et des limites de chacun constatées pendant la période de notation concernée ;

• relative, afin de permettre la comparaison entre les militaires d'un même corps et d'un même grade, ce qui exige qu'une gradation soit respectée dans l'éloge comme dans la critique de la manière de servir de ces personnels ;

• sélective et exempte d'appréciations surfaites pour permettre d'effectuer des choix précis.

La notation annuelle devant être un facteur de progrès pour les militaires notés, elle doit apporter à ces derniers une information précise concernant notamment les points sur lesquels ils doivent faire porter leurs efforts. L'obligation de communication des notes ne doit pas conduire à surestimer les qualités ni à minimiser les points faibles du noté.

La notation ne pourra atteindre ce but que dans la mesure où les autorités hiérarchiques intervenant dans cette procédure et, en particulier le premier notateur, prennent le soin de porter un jugement solidement étayé à partir de l'observation du comportement du personnel noté pendant le service et au quotidien, mais également par des évaluations des performances qui doivent être effectuées chaque fois que l'occasion leur en est donnée en cours d'année.

Enfin, il convient de préciser que la notation du militaire ne doit pas reposer sur de simples impressions ou sur des faits mal établis, ni se fonder sur des jugements sans rapport avec la manière de servir du noté. Par ailleurs, toutes les mentions relatives à l'accès au grade supérieur, à l'échelon exceptionnel, à une qualification après sélection ou toute autre mesure individuelle, relevant de la compétence du ministre après avis d'une commission, sont formellement proscrites. En outre, la notation annuelle ne doit pas comporter de mention relative à un manque de disponibilité lié à l'octroi de congés statutaires accordés de plein droit (congé de maternité, congé parental ou congé de maladie par exemple), ni faire explicitement mention d'une sanction disciplinaire ou pénale cependant, les faits ayant donné lieu a une sanction peuvent être relevés dans la notation.

La notation est traduite par des appréciations littérales données par l'une au moins des autorités chargées de la notation et des niveaux de valeur ou des notes chiffrées.

  1.1. Les appréciations littérales.

Elles ont pour but de préciser l'appréciation portée par le notateur sur le noté, de souligner ses qualités ou de détailler les griefs qui peuvent lui être opposés.

  1.2. La note.

Au sein du service de santé des armées, selon le grade considéré, la note est définie par un niveau de valeur ou un niveau global chiffré. Cette note a essentiellement pour but de situer le noté relativement parmi ses pairs.

  1.2.1. Le niveau de valeur.

Il ne s'applique qu'aux officiers généraux, aux officiers du grade de chef des services et aux colonels du corps technique et administratif (CTA).

Il sert à évaluer la qualité des services rendus selon trois critères :

• exceptionnel ;

• normal ;

• insuffisant.

  1.2.2. Le niveau global chiffré.

Le niveau global chiffré (NGC) est une note chiffrée qui est déterminée sur une grille de 7 à 1, et s'applique à tous les militaires non concernés par les dispositions de l'article 1.2.1.

  1.2.2.1. La détermination du niveau global chiffré des militaires notés pour la première fois.

Pour les praticiens du service de santé des armées :

• 5 pour les officiers du corps des praticiens ;

• 7 pour les officiers du corps des internes.

Pour les officiers du CTA :

• 5 pour les lieutenant-colonels, les commandants et les capitaines ;

• 6 pour les lieutenants (LT) ;

• 7 pour les sous-lieutenants (S/LT).

Pour les MITHA :

• 5 pour ceux soumis aux lois et règlements applicables aux officiers ;

• 5 pour les MITHA du grade de classe supérieure, de classe exceptionnelle et les SOFSSA ;

• 7 pour les MITHA du grade de classe normale ;

• 5 pour les techniciens supérieurs hospitaliers chefs ;

• 5 pour les techniciens supérieurs hospitaliers principaux ;

• 7 pour les techniciens supérieurs hospitaliers.

Une circulaire annuelle indiquera le NGC à attribuer aux militaires de carrière qui intègrent l'un des corps des MITHA en application des dispositions de l'article 13 du décret 2002-1490 du 20 décembre 2002 (BOC, 2003, p. 488 ; BOEM 621-4*), modifié, fixant le statut des militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées.

  1.2.2.2. La détermination du niveau global chiffré des militaires inscrits au tableau d'avancement.

Le NGC 5 est attribué au titre de l'année de notation N à tous les militaires inscrits à un TA au titre de l'année N, quel que soit leur grade ou leur statut. Afin d'éviter tout risque d'erreur, ce NGC est pré-renseigné sur le bulletin de notes du militaire concerné. Cette détermination d'office correspond à une baisse technique et est matérialisée par l'adjonction d'un astérisque au NGC de l'année considérée. En conséquence, les militaires qui sont inscrits à un TA au titre de l'année N ne peuvent pas bénéficier d'une augmentation de NGC au titre de la notation de l'année N.

  1.2.2.3. La détermination du niveau global chiffré des militaires promus à un grade supérieur.

Les militaires promus au titre de l'année N-1 peuvent bénéficier d'une augmentation de NGC au cours de la notation de l'année N.

  1.2.2.4. La progression du niveau global chiffré.

La variation du NGC (à la hausse ou à la baisse) ne peut être que d'un niveau d'une année sur l'autre. Un rapport particulier dûment motivé doit être établi par l'autorité qui propose et celle qui arrête le NGC :

• lorsqu'un militaire bénéficie d'une augmentation du NGC pendant trois années consécutives ;

• lorsqu'un militaire est maintenu pendant au moins quatre années consécutives au même NGC ;

• lorsqu'un militaire connaît une baisse de NGC par rapport à la notation de l'année précédente qui n'entre pas dans le cadre des dispositions de la baisse technique.

Le nombre de militaires pouvant bénéficier d'une augmentation du NGC correspond au nombre de barreaux à répartir, et ne doit pas excéder 33 p. 100 de l'effectif des militaires d'un même corps (tous grades confondus et quelque soit le lien au service) dépendant de la même autorité de fusionnement.

Le nombre maximal de barreaux à attribuer par une autorité de fusionnement est précisé pour chaque corps sur un bordereau récapitulatif (imprimé n^o 621-2*/13). En sus du quota et, à titre exceptionnel, toute autorité de fusionnement peut présenter à la commission centrale de notation (article 9) une demande d'augmentation du NGC pour un militaire relevant de sa filière de notation.

Sont exclus du calcul du nombre de barreaux à répartir :

• les militaires d'un même corps notés au NGC 1 ;

• et ceux notés pour la première fois dans leur corps.

Les différents notateurs intervenant dans le processus de notation doivent strictement respecter les règles citées dans le présent article.

1.2. La période de notation.

La notation annuelle des militaires du service de santé des armées couvre la période allant du 1er avril au 31 mars de l'année suivante. Les appréciations portées par les différents notateurs ne peuvent concerner que cette seule période de référence. En outre, la notation attribuée par le dernier notateur (autorité de fusionnement), doit être arrêtée à une date postérieure au 31 mars.

Dans le cas d'une mutation du militaire noté :

• le militaire muté avant le premier octobre est noté par les autorités dont il relève après sa mutation ;

• le militaire muté à partir du premier octobre est noté à tous les degrés par les autorités dont il relevait avant sa mutation.

Toutefois s'il a accompli au moins cent vingt (120) jours de présence effective en position d'activité durant la période de notation avant sa mutation, une notation intermédiaire doit être établie par l'autorité notant en premier ressort dont il relevait.

Dans le cas d'une mutation de l'autorité notant en premier ressort :

• lorsque l'autorité notant en premier ressort est mutée avant le 1er octobre, elle établit une notation, sur un feuillet intercalaire de notes (FIN), (FIN, imprimés n^o 621-2*/11, ou n^o 621-2*/11bis), des militaires sous ses ordres qui ont accompli au moins cent vingt (120) jours de présence effective ;

• lorsque l'autorité notant en premier ressort est mutée à partir du 1er octobre, elle établit une notation, avant son départ, sur un FIN, des militaires sous ses ordres qui ont accompli au moins cent vingt (120) jours de présence effective et vis-à-vis desquels elle a pouvoir de notation. Dans ces conditions, cette notation constitue le premier ressort de la notation annuelle.

Les mutations des notateurs en deuxième et troisième ressort n'ont aucune incidence sur la procédure de notation.

1.3. Le militaire en détachement.

Aux termes de l'arrêté du 29 août 2005 rappelé en référence, il résulte que le militaire en détachement est noté par les seules autorités dont il relève dans son emploi de détachement, et le cas échéant par les autorités définies annuellement par le ministre de la défense. Par ailleurs, les règles relatives à la notation des militaires en cas de mutation s'appliquent, dans les mêmes conditions, au moment de la mise en détachement et au moment de la réintégration en position d'activité dans les armées. Enfin, les militaires placés en détachement pour exercer des fonctions électives ne sont pas notés durant la période de leur détachement.

2. La procédure.

2.1. Les autorités intervenant dans le processus de notation.

En application des dispositions de l'article 2 du décret 1er août 2005 cité en référence, le militaire est noté à un ou plusieurs degrés par les autorités dont il relève. Ces autorités (notateurs en premier, deuxième et troisième ressort) sont désignées chaque année par une circulaire ministérielle appelée « Filières de notation ».

2.2. Les attributions des différents notateurs.

  5.1. Le premier notateur (autorité notant en premier ressort).

Le premier notateur et le noté doivent vérifier l'exactitude des informations administratives portées en première page du bulletin de notes (BN, imprimés n^o 621-2*/10, 621-2*/10 bis et 621-4*/03), et le cas échéant, signaler les modifications qui s'imposent à la direction centrale du service de santé des armées (bureau chancellerie).

L'autorité notant en premier ressort se prononce dans l'absolu et doit s'attacher à bien connaître l'intéressé, de manière à porter sur lui des appréciations complètes et précises. Pour ce faire, si le premier notateur n'est pas placé au plus près du militaire noté, il doit consulter l'autorité civile ou militaire d'emploi afin de recueillir tous les éléments d'information se rapportant à la manière de servir.

Le premier notateur est notamment chargé de renseigner la grille d'analyse de la personnalité du noté (cartouche I des imprimés n^o 621-2*/10 et 621-4*/03) et d'étayer de manière conséquente dans ses appréciations littérales les points forts, les points faibles et les résultats dans son emploi du militaire noté. Il doit assurer une cohérence entre la grille d'analyse de la personnalité qu'il renseigne et ses appréciations littérales.

Le premier notateur est également chargé de la communication de la notation dans les conditions précisées à l'article 6 de la présente instruction.

  5.2. Le deuxième notateur (autorité notant en deuxième ressort).

Le deuxième notateur confirme ou infirme les appréciations portées par le notateur précédent, et propose pour toutes les catégories de corps le NGC. Il doit situer chaque noté par rapport aux autres personnels du même grade dans le même corps. Il doit impérativement justifier dans son appréciation, d'une part, toute proposition de baisse de NGC par rapport à celui arrêté l'année précédente et, d'autre part, les divergences éventuelles entre son analyse et celle du premier notateur.

  5.3. Le troisième notateur appelé « autorité de fusionnement » (autorité notant en dernier ressort).

L'autorité notant en dernier ressort rend la notation définitive, en attribuant notamment le NGC pour l'année considérée. Elle doit en outre arbitrer toute divergence d'appréciations existant entre le premier et le deuxième notateur, et le cas échéant motiver sa décision. Elle assure la cohérence de l'ensemble du bulletin de notes.

  5.4. Dispositions générales.

L'autorité chargée de renseigner un FIN (imprimés n^o 621-2*/11 ou n^o 621-2*/11 bis) doit accomplir cette tâche dans les mêmes conditions que celles précisées au 3e alinéa de l'article 5.1.

La connaissance personnelle du noté n'est pas indispensable pour les notateurs en deuxième et troisième ressort. À ces niveaux, il s'agit essentiellement d'un fusionnement des travaux de notation effectués au profit de l'ensemble des officiers, des MITHA et des SOFSSA d'un même corps. Il convient toutefois de préciser que l'absence d'appréciations littérales à ces deux niveaux, équivaut à valider celles portées par le(s) notateur(s) subordonné(s).

De plus, il appartient à chaque notateur de procéder au contrôle de son propre travail (ie de le confronter aux dispositions de la présente instruction), mais également de celui effectué par les échelons qui lui sont subordonnés.

2.3. La communication des notes.

Le noté doit recevoir communication des notes et des appréciations de toutes les autorités qui sont intervenues dans la procédure de notation. Ainsi sont obligatoirement communiqués aux intéressés le bulletin de notes (BN) et les FIN établis lors de la période de notation considérée.

Le rapport particulier précisé à l'article premier point 1.2.2.4. de la présente instruction (sous réserve qu'il présente un caractère nominatif) doit être communiqué dans les mêmes conditions que le bulletin de notes qu'il accompagne.

La communication des notes et des appréciations est effectuée une première fois par le premier notateur au cours d'un entretien. Le notateur doit en conséquence préparer et consacrer le temps nécessaire à cet entretien pour faire un bilan aussi objectif que possible de l'activité et du comportement du noté. Il doit s'agir d'un dialogue constructif qui doit permettre au noté de confirmer sa manière de servir ou de la faire progresser.

À cette occasion, le noté signe la notation arrêtée en premier ressort. Il dispose d'un délai de huit (8) jours francs pour porter ses observations sur le relevé annexe (imprimé n^o 621-2*/12).

Le militaire prend connaissance une seconde fois de l'ensemble de sa notation lorsqu'elle a été arrêtée par l'autorité notant en dernier ressort, lors d'un second entretien avec le premier notateur, au plus tard :

• avant le 31 décembre de l'année, pour les militaires ne concourant pas pour un avancement de grade au choix ;

• avant la date fixée annuellement par l'administration centrale pour les militaires concourant pour un avancement de grade au choix.

La communication des notations établies sur un FIN est assurée par son auteur ou, en cas d'impossibilité, lors de l'entretien avec le premier notateur (à l'occasion du premier entretien pour le(s) FIN établi(s) avant l'intervention de la notation en premier ressort, à l'occasion du second entretien pour le(s) FIN établi(s) après l'intervention de la notation en premier ressort).

Pour les BN qui ne peuvent être communiqués en temps opportun (mutation, mission extérieure, congé maladie ou déplacement de longue durée), une mention provisoire doit être portée sur le bulletin de notes par le premier notateur. Dans ce cas, une copie de la notation arrêtée en premier ou en dernier ressort est adressée au noté par voie postale pour émargement (en recommandé avec accusé de réception).

En tout état de cause, les notations en deuxième et dernier ressort ne peuvent être arrêtées, tant que la preuve matérielle de la communication en premier ressort n'est pas acquise.

Il y a lieu de rappeler que la signature du noté atteste de la réalité de la communication des notes mais ne vaut en aucun cas approbation du contenu du bulletin de notes ou du feuillet intercalaire de notes. En conséquence, le noté ne peut donc pas refuser d'apposer sa signature sur les documents qui lui sont communiqués ; toutefois si tel est le cas une mention express doit être faite par le notateur à l'emplacement considéré.

Toute modification de notes et appréciations intervenant après la communication en premier ou dernier ressort, soit à la suite de la rectification d'une erreur matérielle dans la rédaction, soit à l'issue de l'exercice du droit de recours prévu à l'article 9 cité ci-après, doit être communiquée au militaire dans les formes réglementaires.

Toutes les difficultés rencontrées en la matière doivent être signalées à la DCSSA (bureau chancellerie) dans les délais les plus brefs.

2.4. La délivrance d'une copie du bulletin de notes.

En application des dispositions du dernier alinéa de l'article 5 du décret du 5 août 2005 susvisé, une copie du bulletin de notes est systématiquement remise au noté lors de chaque communication de la notation.

2.5. L'exercice du droit de recours.

Tout militaire qui estime devoir contester sa notation annuelle définitive arrêtée par le dernier notateur, est en droit d'exercer un recours auprès de la commission instituée par l'article premier du décret 2001-407 du 07 mai 2001 , modifié.

2.6. Les commissions centrales de notation.

Les commissions centrales de notation ont pour mission de :

• veiller à la régularité des opérations de notation ;

• proposer au directeur central du service de santé des armées des demandes d'attribution exceptionnelle de barreaux et des modifications des filières de notation ;

• proposer à la décision du directeur central du service de santé des armées toute mesure à caractère général afin de remédier à certaines anomalies qui pourraient être constatées ou signalées dans le cadre des travaux de notations.

Il existe deux commissions centrales de notation :

  9.1. La commission centrale de notation des officiers et des militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées soumis aux lois et règlements applicables aux officiers.

Elle est présidée par le médecin général des armées, inspecteur général du service de santé des armées ou, à défaut, par le plus ancien des inspecteurs du service de santé composant ses membres et comprend :

• l'inspecteur du service de santé pour l'armée de terre ;

• l'inspecteur du service de santé pour la marine ;

• l'inspecteur du service de santé pour l'armée de l'air ;

• l'inspecteur du service de santé pour la gendarmerie ;

• le sous-directeur des ressources humaines de la DCSSA.

En outre, pour les questions relatives à la notation des :

• officiers servant dans les hôpitaux, dans les services médicaux et de biologie : l'inspecteur technique des services médicaux des armées ;

• officiers servant dans les hôpitaux, dans les services chirurgicaux, de radiologie et d'odontologie : l'inspecteur technique des services chirurgicaux des armées ;

• officiers affectés à l'école du Val-de-Grâce (EVDG) en qualité de praticiens confirmés ou de stagiaires de l'enseignement supérieur : le directeur de l'EVDG ;

• officiers de leurs corps :

  • l'inspecteur technique des services pharmaceutiques et chimiques des armées ;

  • l'inspecteur technique des services vétérinaires et biologiques des armées ;

  • l'inspecteur technique administratif.

  9.2. La commission centrale de notation des militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées et sous-officiers féminins du service de santé des armées soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers.

Elle est présidée par le médecin général inspecteur, directeur adjoint du service de santé des armées ou, à défaut, par le sous-directeur des ressources humaines de la DCSSA et comprend :

• le sous-directeur ressources humaines ;

• le sous-directeur hôpitaux ;

• le sous-directeur organisation, soutien et projection ;

• le sous-directeur action scientifique et technique.

2.7. Les documents de la notation.

Les documents utilisés au cours de la procédure de notation comprennent :

• les bulletins de notes (BN) :

  • d'officier, hors colonel du CTA, hors officier du grade de chef des services ou officier général et MITHA soumis aux lois et règlements applicables aux officiers (imprimé n^o 621-2*/10) ;

  • des colonels du CTA, des officiers du grade de chef des services ou des officiers généraux (imprimé n^o 621-2*/10 bis) ;

  • des MITHA/SOFSSA soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers (imprimé n^o 621-4*/03).

  Ces BN sont destinés à recueillir la notation annuelle. Ils sont mis en place par l'administration centrale et sont en partie pré-renseignés par traitement automatisé.

  Il faut cependant souligner, en ce qui concerne certaines rubriques (décorations et titres universitaires), que seuls sont pris en considération les titres les plus récents ou les plus importants.

• le feuillet intercalaire de notes (FIN) : (imprimé n^o 621-2*/11 et 621-2*/11 bis).

  Ce document est utilisé pour recevoir toutes les notations intermédiaires du fait d'une mutation en cours d'année du premier notateur ou du noté, à l'occasion de stages ou de missions extérieures, pour recueillir l'avis de toutes autorités en contact permanent ou occasionnel avec le noté.

• le feuillet intercalaire de notes (FIN) des praticiens confirmés et internes en formation : (imprimé n^o 621-2/11 ter).

  Ce document est renseigné selon les modalités définies dans la circulaire annuelle relative aux filières de notation.

• le relevé annexe des observations du noté : (imprimé n^o 621-2*/12).

  Cet imprimé est renseigné lorsque le noté formule des observations dans un délai de huit (8) jours francs après la communication de sa notation en premier ressort.

• le bordereau récapitulatif : (imprimé n^o 621-2*/13).

  Le bordereau récapitulatif des bulletins de notes est destiné exclusivement à l'autorité notant en dernier ressort. Il fait apparaître, pour chaque militaire noté, le relevé des niveaux globaux chiffrés attribués au cours des quatre dernières années, ainsi que le nombre total de barreaux pouvant normalement être accordé mais en aucun cas dépassé pour chaque corps pour l'année considérée. Ce document renseigné et visé par le dernier notateur, est adressé à la DCSSA avec l'ensemble des bulletins de notes.

  En cas d'erreur matérielle constatée sur ce document, il appartient à chaque dernier notateur d'en rendre compte immédiatement à la DCSSA, bureau chancellerie, et d'apporter, à l'encre rouge, les rectifications appropriées.

La mise en place et les modalités de transmission de ces documents sont précisées annuellement par une circulaire relative au travaux de notation et d'avancement.