La présente circulaire a pour objet de préciser, pour le service des essences des armées (SEA), les modalités d'allocation des indemnités perçues par le personnel participant, à titre accessoire, à des activités de formation ou liées au fonctionnement de jurys d'examens ou de concours organisés pour le compte du ministère de la défense ou de ses établissements publics en 2014.

Dans le document, la notion de directeur local désigne le chef de cabinet de la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA), le directeur de la direction de l'exploitation et de la logistique pétrolières interarmées (DELPIA), le directeur de la base pétrolière interarmées (BPIA) et le directeur du laboratoire du service des essences des armées (LSEA).

1. Principes.

Des indemnités de formation peuvent être attribuées aux fonctionnaires, agents civils et militaires de l'État assurant, à titre d'occupation accessoire, une activité de formation (cours ou préparation de supports pédagogiques), ou bien participant au fonctionnement de jurys, commissions d'examen ou de concours.

Les conditions d'attribution de ces indemnités sont fixées par l'arrêté référencé.

1.1. Décisions d'homologations.

La décision d'homologation est le document permettant l'ouverture des droits au paiement des indemnités de formation. Elle est signée par le directeur central du service des essences des armées.

Il existe deux types de décisions, la première, publiée annuellement, relative aux commissions et aux jurys d'examens et de concours, la seconde qui peut être prononcée à tout moment, concernant les activités de formation.

Les demandes d'homologations sont adressées par les directeurs locaux à la DCSEA selon le modèle joint en annexe II., dans la mesure du possible de manière collective trois fois par an en fonction du besoin. La première, courant janvier 2014, permet d'homologuer les personnes sur l'année, la deuxième et troisième, courant septembre et décembre 2014, permet de régulariser ceux qui n'auraient pas été homologués en début d'année.

Après signature du directeur central, les décisions d'homologation sont transmises aux directions locales qui en informent le personnel concerné ainsi qu'aux organismes bénéficiaires des prestations de formation ou de fonctionnement des jurys.

En cas de nécessité de remplacer un personnel déjà homologué, une demande de modification d'homologation dont un exemplaire figure en annexe II. est adressée à la DCSEA.

Une personne n'ayant pas fait l'objet d'une décision d'homologation signée du directeur central ne peut prétendre à indemnisation.

1.1.1. Jury ou commission d'examen et de concours du service des essences des armées.

La désignation des membres des commissions et jurys fait l'objet d'une décision annuelle. Cette dernière tient lieu d'homologation.

1.1.2. Activités de formation.

Formations organisées par le groupement école de la BPIA.

Le chef du groupement « école » (GE) de la BPIA transmet au bureau ressources humaines (SDA2/PM/EFR) de la DCSEA une demande d'homologation (annexe II.) dans laquelle figure la liste du personnel extérieur au GE qui exercera une activité de formation à son profit, ouvrant droit aux indemnités de formation au cours de l'année 2014.

Formations organisées par des organismes du SEA autres que le GE de la BPIA ou externes au SEA.

Les directeurs locaux transmettent au bureau ressources humaines (SDA2/PM/EFR) de la DCSEA une demande (annexe II.) dans laquelle figure la liste du personnel de leur établissement qui exercera une activité de formation autre que celles dispensées par le GE de la BPIA ouvrant droit aux indemnités de formation au cours de l'année. 

1.1.3. Activité de préparation de cours.

À la demande du GE de la BPIA ou d'un directeur local, un personnel peut être homologué pour la préparation ou la remise à jour de cours. Dans ce cas, la demande d'homologation est effectuée dans les mêmes conditions qu'une demande pour une activité de formation.

Les fiches et supports de cours réalisés devront ensuite être remis à l'autorité commanditaire qui les conservera en vue d'une utilisation ultérieure.

1.2. Restrictions.

1.2.1. Cas du personnel affecté au groupement école de la base pétrolière interarmées.

Le personnel affecté au groupement école de la BPIA pour exercer, à titre d'activité principale, une activité de formation ou de recrutement, ne peut prétendre aux indemnités de formation ou de jury. Toutefois, il pourra en bénéficier s'il exerce ces activités à titre accessoire.

1.2.2. Cas des réservistes.

N'entre pas dans le champ de ce dispositif, le personnel servant au titre de la réserve en qualité de formateur. Dans ce cas, en effet, le réserviste est rémunéré au titre de son contrat d'engagement spécial à servir dans la réserve.

1.2.3. Activités n'ouvrant pas droit aux indemnités de formation.

Toute prestation n'entrant pas dans le cadre d'une formation, de la préparation d'un cours ou de la participation à une commission ou un jury n'ouvre pas droit aux indemnités de formation.

En particulier, toute prestation exercée par un personnel dans le cadre de sa fonction et effectuée à l'intention de visiteurs, stagiaires ou de tout autre personnel telle que présentation du service, d'un établissement, d'une unité ou d'un bureau, instructions cadres, participation à un séminaire d'information, etc., n'entre pas dans le domaine d'une occupation accessoire et n'ouvre donc pas droit aux indemnités de formation.

Lors d'un concours ou examen, aucune indemnité ne sera attribuée au personnel non examinateur pour les différents travaux de secrétariat ou ceux à caractère administratif.

La correction des devoirs écrits et les contrôles oraux, donnés dans le cadre normal du contrôle des connaissances des formations font partie intégrante de la formation et ne font pas l'objet de rémunération complémentaire.

2. Classement des cycles de formation.

L'arrêté du 30 août 2011 crée quatre groupes de classification au sein desquels sont réparties les différentes prestations ouvrant droit au bénéfice des indemnités spécifiques :

• formation ou recrutement du personnel d'exécution ou assimilé (engagé volontaire du SEA, personnel civil de catégorie C) ;

• formation ou recrutement du personnel d'application, de coordination ou assimilé (sous-officier subalterne, personnel civil de catégorie B) ;

• formation ou recrutement du personnel d'encadrement ou assimilé (sous-officier supérieur, officier subalterne, personnel civil de catégorie A) ;

• formation ou recrutement du personnel d'encadrement supérieur ou assimilé (officier supérieur, personnel civil de catégorie HN).

Le classement de la prestation dans l'un de ces groupes constitue l'un des critères permettant de déterminer le taux d'indemnité à allouer au personnel concerné.

Lorsque l'activité de formation ou de recrutement vise des personnes de niveaux différents, elle est classée au niveau rassemblant le plus grand nombre de participants.

Le groupe de classification de prestations de formation ou de recrutement délivrées au profit d'un organisme extérieur au SEA est défini par ses soins.

3. Montant des indemnités.

Les indemnités accordées varient en fonction des prestations assurées répondant aux critères suivants :

• niveau d'expertise de l'intervenant ;

• groupe de classification (niveau du public) ;

• durée du cours ou du nombre de copies ;

• action menée.

Les montants sont calculés à partir des paramètres fixés par les annexes de l'arrêté du 30 août 2011 et les directives de l'instruction de 3^e référence.

L'indemnisation concernant les prestations fournies est donnée en annexe I.

4. Frais de déplacement.

Le paiement des indemnités de formation est totalement dissocié de celui des frais de déplacement, dont les conditions sont fixées par la réglementation en vigueur sur le sujet.

5. Modalités de mise en paiement des indemnités.

L'intervenant, uniquement pour les formations, remplit une feuille de présence individuelle destinée au paiement des indemnités de formation (annexe IV.) et la transmet, avec une copie de la décision l'homologuant, à l'autorité responsable de la formation pour signature. L'autorité élabore alors l'état de renseignement individuel, correspondant à la prestation de formation, dont les modèles figurent en annexe III. 

Pour les jurys ou commissions, l'organisme d'administration responsable de l'organisation élabore l'ensemble des états de renseignement individuel des membres.

L'état de renseignement individuel dûment complété (à l'exception du numéro d'identification concerto), la feuille de présence (uniquement pour les formations) ainsi que la copie de la décision d'homologation (uniquement pour les formations) sont adressés au bureau de gestion ressources humaines (RH) de l'organisme d'administration (OA) du militaire, ou à la cellule rémunération de la section personnel civil (PC) de la DELPIA pour le PC hors DCSEA, ou à la cellule de la section PC de la DCSEA pour le PC de la DCSEA, dans les conditions suivantes :

• jurys ou commissions : signature de l'état de renseignement individuel par le président du jury ou de la commission et transmission par l'organisme d'administration responsable de l'organisation ;

• stages organisés par le GE de la BPIA : signature et transmission de l'état de renseignement individuel et de la feuille de présence par le chef du GE ;

• stages hors GE de la BPIA : signature et transmission de l'état de renseignement individuel et de la feuille de présence par le directeur local ou le directeur de l'établissement au profit duquel a été réalisée la prestation ;

• préparation de cours au profit d'une formation ou à la demande du GE : signature et transmission de l'état de renseignement individuel par l'autorité au profit de laquelle a été réalisée la prestation.

À la réception du dossier de paiement, le bureau ou la cellule contrôle l'ensemble des documents et applique la procédure de mise en paiement correspondant à l'intéressé. 

La mise en paiement des indemnités de formation via le flux LOUVOIS intervient dans les deux mois suivant la saisie par le bureau de gestion.

6. Suivi des dépenses.

Au mois de février 2014, les directeurs locaux transmettent sous format électronique à la DCSEA un état des dépenses au titre des indemnités de formation versées au cours de l'année 2013 tel que présenté en annexe V.

7. Texte abrogé.

La circulaire n° 8006/DEF/DCSEA/SDA/SDA2/PM/EFR du 12 juin 2012 modifée, relative à la rémunération des agents du service des essences des armées participant, à titre d'activité accessoire, à des activités de formation et de recrutement est abrogée.

8. Diffusion.

La présente circulaire sera insérée au Bulletin officiel des armées.