1. Objet de l'instruction.

Conformément à l'article R. 3233-6. du code de la défense, le service des essences des armées (SEA) est chargé de la définition des spécifications et de l'homologation des produits pétroliers et assimilés nécessaires aux armées.

La présente instruction a pour objet de définir la portée, la nature et le déroulement des opérations nécessaires à l'homologation des produits distribués par le SEA.

2. Définitions.

2.1. Spécification.

La spécification est le document technique de référence qui définit principalement les caractéristiques physico-chimiques et les performances attendues d'un produit.

La majeure partie des produits pétroliers et assimilés distribués par le SEA font référence à une spécification militaire ou civile, française ou étrangère.

Dans la plupart des cas, il s'agit de spécifications maîtrisées par le SEA :

• spécifications « direction centrale du service des essences des armées (DCSEA) » élaborées par le SEA ;

• spécifications techniques de la marine « STM » élaborées par la marine nationale avant d'être placées sous la responsabilité du SEA en 2012 ;

• normes AIR élaborées par la direction générale de l'armement avant d'être placées sous la responsabilité du SEA en 1997.

En plus des caractéristiques physico-chimiques et des performances des produits, ces documents définissent les règles d'homologation et de contrôle qualité.

2.2. Fournisseur.

Dans la présente instruction, le terme « fournisseur » désigne la société avec laquelle le SEA est susceptible de passer un contrat de fourniture de produit, que cette société fabrique ou non le produit.

2.3. Homologation.

Une homologation est délivrée par le SEA à un fournisseur donné pour un produit défini par une référence commerciale donnée. Cette homologation constitue un acte officiel reconnaissant les points suivants :

• le produit concerné est conforme aux exigences techniques définies dans une spécification maîtrisée par le SEA (DCSEA, STM, norme AIR) ;

• le produit concerné est dûment identifié et fabriqué par une société connue ;

• le cas échéant, le fournisseur est apte à fabriquer industriellement le produit conforme à l'échantillon qui a subi les essais d'homologation et, compte tenu des informations disponibles au moment de l'établissement de l'homologation, il peut assurer la fourniture de ce produit pendant la durée de validité de cette homologation ;

• le fournisseur, s'il est différent du fabricant, est apte à approvisionner le produit répondant aux critères définis par le SEA et, compte tenu des informations disponibles au moment de l'établissement de l'homologation, il peut assurer la fourniture de ce produit pendant la durée de validité de cette homologation.

Par ailleurs, le SEA se réserve la possibilité d'appliquer la procédure d'homologation pour les produits répondant aux exigences techniques définies dans une spécification reconnue mais non maîtrisée par le SEA [spécifications civiles françaises ou étrangères, spécifications de l'organisation du traité de l'Atlantique Nord (OTAN) et militaires étrangères].

Une homologation peut être accordée sur dossier ou sur épreuves techniques conformément aux indications contenues dans la spécification de référence.

La durée de validité d'une homologation est en général de dix ans.

3. Responsabilités.

Les organismes du SEA concernés par les procédures d'homologation sont la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA) et le laboratoire du service des essences des armées (LSEA).

La DCSEA est responsable de l'homologation des produits. Les procédures d'homologation et la signature des courriers afférents sont déléguées par le directeur central du SEA au directeur du LSEA. Dans ce cadre, le LSEA est chargé de l'engagement des procédures d'homologation, de leur pilotage et de l'établissement du document sanctionnant la fin de la procédure. Il est également responsable de la sollicitation éventuelle de tout organisme du ministère de la défense pouvant être impliqué dans une procédure d'homologation. Il s'agit principalement de la direction générale de l'armement (DGA) et du service de soutien de la flotte (SSF).

En outre, le LSEA est chargé de la mise en œuvre technique de la procédure d'homologation, qu'il s'agisse de l'examen de la documentation fournie par le candidat ou, le cas échéant, de la réalisation des épreuves techniques. Il est responsable de la sollicitation éventuelle de tout organisme extérieur au ministère de la défense susceptible de réaliser des prestations techniques dans le cadre d'une procédure d'homologation.

4. Usage d'une homologation.

L'homologation est une condition nécessaire pour répondre à une consultation ou à un appel d'offres concernant des produits qui requièrent une telle qualification. Cependant, celle-ci n'a qu'une valeur technique et ne préjuge pas du choix du fournisseur qui est effectué lors du dépouillement des appels d'offres.

L'homologation est un acte qui ne revêt aucun caractère confidentiel. L'entreprise bénéficiaire peut donc s'en prévaloir et notamment en faire état dans la description du produit considéré figurant à ses catalogues sous la forme : « produit homologué au titre de la spécification DCSEA XXX/Y ». Les références portées doivent être rigoureusement exactes. De même, la liste des produits homologués au titre d'une spécification peut être diffusée par le SEA sans restriction.

5. Mise en oeuvre d'une procédure d'homologation.

5.1. Engagement d'une procédure.

Une procédure d'homologation peut être engagée à l'initiative d'un industriel. Dans ce cas le SEA réalise une première évaluation des produits proposés afin de s'assurer qu'ils répondent techniquement aux besoins du SEA et étudie les capacités du candidat à satisfaire les exigences que le SEA attend de ses fournisseurs (pérennité de la production, maîtrise des processus de fabrication, nature des conditionnements, délais de livraison, etc.)

Une procédure d'homologation peut également être engagée à l'initiative du SEA. Ce dernier cas correspond alors à une campagne d'homologation dont l'ouverture est annoncée dans les journaux officiels français et européens. Dans ce cas, l'annonce précise quelles sont les spécifications concernées et décrit brièvement la nature des produits recherchés ainsi que les particularités qui pourraient intervenir par rapport aux spécifications de référence.

5.2. Dossier de candidature.

Quelle que soit la façon dont la procédure est engagée, le fournisseur doit adresser au SEA un dossier technique dont la composition dépend de la spécification de référence.

Les frais générés par la réalisation des éventuels essais sont à la charge du fournisseur lorsque celui-ci est à l'origine de la procédure de sélection et sont pris en charge par le SEA dans le cadre d'une campagne d'homologation.

5.3. Documents induits.

5.3.1. Fiche d'identification.

La fiche d'identification (FI) est un document contractuel établi par le SEA. Il comporte des renseignements qui permettent de caractériser précisément un produit homologué. Une FI n'est établie que pour les produits ayant subi des épreuves techniques d'homologation.

La FI comporte notamment un tableau des caractéristiques mesurées assorties d'intervalles de limites plus étroits que ceux figurant dans le document technique de référence (DCSEA, STM ou AIR). Il s'agit ainsi d'identifier les éventuelles dérives qui pourraient intervenir dans les fabrications ultérieures du produit homologué et de détecter tout changement de formulation de ce produit.

Le tableau de caractéristiques de la FI est établi à partir des résultats obtenus lors des épreuves techniques d'homologation. Les intervalles des caractéristiques mesurées prennent en compte les incertitudes de mesure liées aux méthodes d'essais et les tolérances admises lors de la fabrication industrielle. Ils sont fixés en concertation avec le fournisseur.

Tout lot de produit approvisionné après l'établissement de la FI doit être conforme aux exigences de ce document.

Les règles d'élaboration et de mise à jour de cette fiche ainsi que son contenu sont décrits dans la procédure interne au SEA PROCMET-PROD-02.

5.3.2. Décision d'homologation.

La décision d'accorder ou non une homologation est prise par le SEA sur la base des conclusions émises par le LSEA.

Cette décision est formalisée par une lettre adressée au fournisseur ainsi qu'aux organismes du SEA concernées.

Dans le cas de l'attribution d'une homologation ayant mis en jeu des épreuves techniques, cette lettre est accompagnée d'une fiche d'identification ainsi que des rapports d'analyses et d'essais.

5.3.3. Liste des produits homologués.

La DCSEA tient à jour une liste de tous les produits dont l'homologation est en cours de validité. Cette liste, appelée « liste des produits homologués » (LPH) est à la disposition de tout industriel qui en fait la demande. Elle peut être diffusée aux nations alliées.

5.4. Déroulement d'une procédure.

Une procédure d'homologation suit les étapes décrites dans la procédure interne au SEA PROCMET-PROD-01.

6. Évolution d'une homologation.

6.1. Mise à jour d'une homologation.

6.1.1. Prorogation.

Le SEA peut décider de proroger une homologation lorsque sa date de validité est atteinte.

En l'absence de modification de la spécification de référence et de la formule homologuée, cette prorogation ne donne lieu qu'à l'émission d'une nouvelle décision reprenant les paramètres antérieurs. Le cas échéant, cette décision est accompagnée d'une FI modifiée.

6.1.2. Évolution de la spécification de référence.

Si les caractéristiques d'un produit homologué, déterminées dans le cadre d'une procédure d'homologation précédente, répondent aux exigences du nouveau document de référence, le SEA peut prononcer directement une nouvelle homologation sans faire procéder à de nouvelles investigations.

Une nouvelle décision est alors établie et le cas échéant la FI est modifiée.

Si un produit n'est plus conforme aux nouveaux documents techniques de référence, le SEA adresse au fournisseur un courrier pour l'informer de cette situation et lui signifier qu'il ne peut plus proposer son produit dans le cadre d'une consultation faisant référence à ces nouveaux documents techniques.

6.1.3. Modification de formule.

Toute évolution de formule d'un produit homologué doit être portée à la connaissance du SEA par le fournisseur. Le SEA se réserve alors le droit d'engager ou non une procédure complète d'homologation pour la nouvelle formule proposée et de retirer l'homologation de la formule initiale.

Une nouvelle homologation doit faire l'objet d'une nouvelle décision et, le cas échéant, d'une nouvelle FI.

6.2. Retrait d'une homologation.

La procédure de retrait d'homologation peut être mise en œuvre à l'initiative du SEA lorsqu'un produit a subi une modification notable dans sa composition et ses caractéristiques. Cette modification du produit peut être observée lors de sa recette ou lors d'un contrôle périodique en cours de stockage et pendant la période de validité du produit.

Le retrait d'homologation est notifié au fournisseur par lettre du SEA dont le contenu est précisé dans la procédure PROCMET-PROD-01.

6.3. Validation d'une homologation.

Sauf décision contraire, la durée de validité d'une homologation est limitée à dix ans à compter de la date de la lettre d'homologation. À l'issue de cette période, l'homologation peut être prorogée sur décision de la DCSEA (cf. point 6.1) ; dans le cas contraire, elle est périmée.

La péremption d'une homologation ne fait pas l'objet de notification au fournisseur dans la mesure où la durée de validité a été précisée dans le courrier de décision d'homologation.

7. Conservation du secret commercial.

Tous les renseignements fournis par le demandeur en exécution d'une procédure d'homologation sont considérés comme strictement confidentiels et, à ce titre, protégés par le SEA.

Tous les échantillons fournis dans le cadre de cette procédure demeurent acquis au SEA mais ne peuvent en aucun cas être confiés tels quels à un tiers, étranger à l'administration. En particulier, dans le cas d'essais effectués à l'extérieur du SEA, les échantillons sont banalisés sous un code propre au LSEA afin de faire disparaître toute référence.

8. Texte abrogé.

L'instruction n° 3300/DEF/DCSEA/SDE/1/TD du 19 juin 2009 relative aux modalités de sélection technique des produits distribués par le service des essences des armées est abrogée.