Préambule.

Les arrêtés de références c) et d) fixent la liste des gestionnaires de biens mobiliers du ministère de la défense et définissent le rôle des acteurs de la gestion logistique. Les modalités d'application de ces arrêtés sont précisées dans l'instruction citée en référence g). Celle-ci fixe les modes d'établissement et de transmission des données de gestion logistique pour prendre en compte les exigences de la comptabilité générale imposées par la loi organique relative aux lois de finances (LOLF).

L'instruction de référence h) précise au sein du service d'infrastructure de la défense l'organisation de la gestion logistique des biens mobiliers, en application de cette nouvelle réglementation.

La présente directive synthétise les procédures de prise en compte des biens au sein du service d'infrastructure de la défense (SID). Pour faciliter la lecture, elle suit la présentation de l'instruction de référence g).

La prise en compte dès à présent des procédures décrites ci-après permettra un fonctionnement optimal de l'application système d'information logistique (SIL) à venir qui intégrera les modes de fonctionnement du manuel des processus de gestion logistique des biens de la défense ⁽¹⁾ et repris dans cette directive. En l'absence actuelle de SIL, dans la présente directive, le terme employé sera celui de SI (système d'information).

1. Le périmètre des biens immobiliers.

1.1. Le périmètre (cf. annexe I.).

La note citée en référence i) ⁽²⁾, et détaillée dans l'annexe I. de la présente directive, fixe le nouveau périmètre de responsabilité du directeur central du SID sur les biens suivis en gestion logistique. Elle fait l'objet d'une révision annuelle validée par l'état-major des armées (EMA) que la direction centrale du service d'infrastructure de la défense (DCSID) transmettra aux gestionnaires de biens délégués (GBD).

La prise en compte de ce nouveau périmètre va se faire progressivement sur 2013 et 2014 par le transfert de responsabilité administrative et le changement de gestionnaire de biens dans CHORUS macro-processus 9 (MP9).

1.2. Les modalités de suivi.

Deux cas sont à distinguer :

1. les biens dont la valeur d'acquisition toutes taxes comprises (TTC) est supérieure ou égale à 10 000 euros : les travaux afférents relèvent de la responsabilité de la direction centrale. Ils constituent la base des travaux à mener dans le cadre de la clôture des comptes du SID, dont le directeur central est responsable. Les établissements du service d'infrastructure de la défense (ESID) sont tenus de suivre avec exactitude les mouvements relatifs à ces biens qui feront l'objet d'un inventaire annuel ;

2. les biens dont la valeur d'acquisition TTC est inférieure à 10 000 euros : il appartient au GBD d'en établir la liste et d'en assurer le suivi. Il est précisé que les achats liés à la notion de consommation au 1^er usage ne sont pas suivis. 

2. Le cycle de vie d'un bien.

Le GBD a la responsabilité d'assurer le suivi du bien tout au long de son existence et doit pouvoir répondre à tout moment de sa position. Le suivi logistique consiste à tracer la vie du bien au sein des ressources logistiques d'un organisme. Le suivi du bien se décompose en trois phases :

• la création du bien ;

• la vie du bien ;

• la fin de vie du bien.

Au cours de sa vie, le bien est obligatoirement classé dans un des statuts suivants :

• en exploitation ;

• disponible ;

• non-disponible.

Le statut non-disponible est détaillé en sous-statuts :

• pour intervention technique ;

• pour expédition ;

• pour mise à disposition d'un autre organisme ;

• en attente de traitement fin de vie ;

• en attente de décision ;

• réservé.

Les sous-cycles présentés dans les parties ci-dessous sont issus du « manuel description détaillée des processus de gestion logistique des biens de la défense » [annexe I. de l'instruction de référence g)].

2.1. La création du bien (cf. annexe II.).

La création d'un bien résulte d'un des actes suivants :

• une production ;

• une acquisition ;

• une récupération ;

• une demande en prêt ;

• une location ;

• un don ou un legs.

Lorsque le bien est réceptionné par le GBD, il entre dans les ressources logistiques, ce qui est matérialisé par l'établissement d'un procès-verbal de prise en charge. Le fait générateur de l'entrée du bien dans le patrimoine de l'État correspond à la date du procès-verbal de réception ou de constatation d'un excédent physique lors des opérations d'inventaires.

Cf. manuel des processus sous-cycle 1 : entrée en ressources logistique d'un bien [instruction de référence g)].

2.2. La vie du bien (cf. annexe III.).

Tout au long de son existence dans les ressources logistiques, le bien peut faire l'objet de différents mouvements définis par des changements de statut. Ainsi, la connaissance qualitative du bien doit permettre de déterminer avec précision l'aptitude à exploiter le bien. Ces mouvements sont suivis par le détenteur. Cette identification doit revêtir un caractère officiel. Il y a, donc, établissement d'un document officiel traçant ses mouvements et attestant du statut du bien suivi.

2.2.1. Statut « en exploitation ».

L'utilisation du bien est autorisée, il est en état de fonctionnement et est effectivement en cours d'usage. À l'entrée en ressource d'un bien, le GBD peut décider sa mise « en exploitation » pour satisfaire le besoin d'un utilisateur. Il précise le détenteur chargé d'appliquer ses directives.

Cf. manuel des processus sous-cycle 2 : mise en exploitation d'un bien entré [instruction de référence g)].

2.2.2. Statut « disponible ».

L'utilisation du bien est autorisée, il est en état de fonctionnement mais n'est pas exploité. À l'entrée en ressources d'un bien, il peut être décidé sa mise en statut « disponible » pour un usage ultérieur par un utilisateur. Dans ce cas, le GBD précise le lieu d'entreposage et le détenteur.

Cf. manuel des processus sous-cycle 3 : mise en statut disponible d'un bien entré [instruction de référence g)].

2.2.3. Statut « non-disponible ».

Le bien n'est ni en exploitation ni disponible. Il appartient à chaque ESID d'organiser cette information à son niveau pour en assurer une connaissance exacte.

À l'entrée en ressource d'un bien, le GBD peut décider sa mise en statut « non disponible » pour les motifs suivants :

• intervention technique ;

• expédition ;

• mise à disposition d'un autre organisme ;

• en attente de traitement de fin de vie ;

• en attente de décision ;

• réservé.

Cf. manuel des processus sous-cycle 4 : mise en statut non disponible d'un bien entré [instruction de référence g)].

Compte tenu de l'absence de SIL à ce jour, les processus 5 et 6 ne sont pas à mettre en œuvre pour l'instant.

Le statut non-disponible est détaillé en sous-statuts.

Intervention technique.

Le bien est magasiné en attente de son envoi en intervention technique. Le bien est placé en statut « non disponible/en attente d'intervention technique » dans le SI.

Le bien est en attente ou en cours d'intervention technique pour une réparation, une modification, une expertise technique.

Cf. manuel des processus sous-cycle 7 : mise en intervention technique d'un bien [instruction de référence g)].

Une mise en intervention technique peut être décidée :

• pour une maintenance :

  • curative : suite à une panne détectée ou supposée, un besoin d'expertise, une détérioration ;

  • préventive : pour une régénération de potentiel, pour la réalisation d'une vérification périodique, etc.

Cf. manuel des processus sous-cycle 8.1 : intervention technique du type maintenance [instruction de référence g)] ;

• pour une modification : dans le cadre d'une évolution technique (modernisation, mise aux normes environnementales, etc.).

Cf. manuel des processus sous-cycle 8.2 : intervention technique du type modification [instruction de référence g)].

L'intervention technique peut être demandée ou décidée par l'utilisateur. Elle peut également être déclenchée par le GBD.

Pour expédition.

Le bien est en attente ou en cours d'expédition, ce qui comprend la préparation du bien pour son transport.

Mise à disposition d'un autre organisme (cf. annexe IV.).

Un bien mis à disposition doit faire l'objet d'un suivi individualisé en gestion logistique spécifique, notamment en ce qui concerne la restitution du bien à son organisme d'origine et à sa comptabilisation pendant sa mise à disposition. En effet, c'est la notion de contrôle sur le bien qui détermine la prise en compte de ce bien en comptabilité générale.

1. Au ministère de la défense (MINDEF), un bien mis à disposition continue d'être contrôlé par le GB ou le GBD, fournisseur du bien mis à disposition ; la mise à disposition donne lieu à l'établissement d'un contrat entre les deux services gestionnaires.

2. Si l'organisme demandeur est externe au MINDEF, l'autorisation est donnée par le MINDEF. Des conventions, protocoles ou marchés fixent les règles particulières liant les deux parties (durée, remise en état du bien, conditions de son utilisation et de sa restitution). La notion de contrôle sur le bien déterminant l'organisme qui inscrit ce bien en comptabilité générale, il importe que ces textes précisent qui, des deux parties, exerce le contrôle sur le bien.

Une demande de mise à disposition formulée par un autre organisme est acceptée et fait l'objet d'une décision par le GB ou le GBD. Si le bien est accepté par l'organisme réceptionnaire, il est placé en statut « non disponible/mis à disposition d'un autre organisme » dans le SI de l'organisme ayant réalisé la mise à disposition.

Cf. manuel des processus sous-cycle 9 : mise à la disposition d'un autre organisme [instruction de référence g)].

En attente de traitement de fin de vie.

Le bien est en attente de sortie définitive des ressources logistiques suite à une destruction accidentelle, une remise en état impossible ou non rentable, une interdiction d'emploi ou un retrait d'exploitation suite à un abandon du besoin. Le placement d'un bien « en attente de traitement de fin de vie » est prononcé par le GB ou GBD selon ses limites d'attributions (annexe II.). Il s'agit d'une étape intermédiaire qui n'a pas vocation à perdurer. Il est rappelé au GBD d'être attentif aux risques d'utilisation intempestive de ces biens pouvant présenter un risque pour les personnes.

Quel que soit son statut (en exploitation, disponible ou non disponible), un bien peut être mis en attente de traitement de fin de vie dans les cas suivants :

• être proposé à l'élimination, après un avis technique éventuel, suite à :

  • une destruction accidentelle, pour laquelle une remise en état est impossible ou non retenue ;

  • une limite de vie ou de péremption ;

  • un état non utilisable (défaillant, en état d'usage) pour un bien non réparable ;

• être proposé au retrait d'exploitation suite à une décision du commandement ;

• être proposé à un déclassement ;

• être proposé à la cession, par décision du GB.

Cf. manuel des processus sous-cycle 10.1 : mise en traitement fin de vie d'un bien en exploitation [instruction de référence g)].

Cf. manuel des processus sous-cycle 10.2 : mise en traitement fin de vie d'un bien disponible ou non-disponible [instruction de référence g)].

En attente de décision.

Il faut attendre une décision du GB pour la suite à donner quant à l'avenir du bien (réparation, élimination, cession).

Réservé.

Il s'agit d'un bien généralement disponible, il doit être utilisé dans des conditions précises (utilisation exceptionnelle en cas de crise sur autorisation d'une autorité). Le bien est placé en attente d'une autorisation d'utilisation.

2.3. La fin de vie du bien (cf. annexe V.).

Cette phase constitue la sortie définitive du bien des ressources logistiques. Elle survient lors de sa consommation, de sa perte, de son élimination, de sa cession, ou de sa restitution à l'organisme prêteur. Elle fait suite à un échange standard, une intégration, une destruction, etc. Un bien peut être perdu, volé, cédé, mis à disposition, obsolète, hors d'usage, etc. Dans ces cas, le GBD compétent décide de l'action à réaliser au vu des pièces justificatives fournies. Selon les conditions dans lesquelles le bien a été perdu, détruit, détérioré ou déclaré manquant, le GB ou le GBD peut prononcer une sanction disciplinaire.

La cession et le retrait d'exploitation sont réalisés par le GBD après décision du GB. Dans ce cas, le bien est sorti des ressources. La proposition d'élimination est réalisée par le GBD qui formule un avis technique et propose l'élimination. Après décision du GB, elle conduit soit à une destruction, soit à une aliénation après une récupération éventuelle de constituants. Le bien est sorti des ressources après l'élimination.

La sortie des ressources donne lieu à la mise à jour du SI. La sortie du bien des ressources logistiques est réalisée à la date du départ physique du bien (cession, aliénation) ou au vu du document constatant la date de la destruction, de la perte ou de vol, de l'échange ou le déclassement, du bien.

Rappel : un bien reçu en prêt ou en location n'est pas pris en ressources par le bénéficiaire dans le SI. Il doit faire l'objet d'un suivi spécifique de gestion. Sa restitution ne donne, donc, pas lieu à une sortie des ressources dans le SI mais à une mise à jour du suivi spécifique.

Cf. manuel des processus sous-cycle 11 : sortie des ressources logistiques d'un bien [instruction de référence g)].

3. Les réformes (cf. Annexe VI.).

Lorsqu'un bien est en fin de vie, considéré comme obsolète ou hors d'usage, il doit alors faire l'objet d'une décision de réforme.

Le modèle de procès-verbal à utiliser est présenté en annexe VI. Les mentions « Décision de réforme n° » et « Signature de l'autorité […] » sont remplies par la DCSID.

La procédure à appliquer est la suivante :

• réunir une commission de réforme au sein de l'organisme, composée d'un président (le GBD) et de trois membres [dont le détenteur, le chef du bureau d'aide à l'activité (BAA), l'utilisateur] ;

• remplir le procès-verbal (PV) de réforme, le dater et le signer ;

• adresser pour décision cette demande à : DCSID/Service de la stratégie/Sous-direction du pilotage des ressources humaines et financières/Bureau des comptabilités (STG/SDPR/BDC) ;

• le PV est adressé en retour à l'ESID suite à décision de la DCSID. Il incombe par la suite à l'ESID de prendre contact avec « France Domaine » qui prendra en charge l'élimination du bien ;

• transmettre à la DCSID/STG/SDPR/BDC le document d'élimination de « France Domaine » (en principe à demander), PV de vente lotie, d'élimination, de destruction.

4. Les inventaires et le recensement (cf. Annexe VII.).

4.1. L'inventaire physique.

L'inventaire physique porte sur l'ensemble des biens qui sont suivis en gestion logistique. La connaissance quantitative permet de dénombrer avec exactitude les biens relevant de la responsabilité du SID. Tout GBD est responsable de l'inventaire physique des biens de son périmètre de gestion. Il fixe les modalités relatives aux opérations de recensement. Il s'appuie pour sa réalisation sur les détenteurs.

L'inventaire physique contribue à donner une image fidèle de la situation patrimoniale du MINDEF, par la vérification de l'existence physique des biens, ainsi que la justification de leur valorisation comptable. Des rapprochements entre les inventaires comptables et physiques sont exécutés suivant des modalités fixées par voie d'instructions. L'ensemble des biens doit être enregistré dans un fichier disponible et auditable à première demande.

4.2. Le recensement.

Le recensement est un terme générique qui englobe tous types de vérification nécessaires aux objectifs de la gestion logistique des biens.

4.2.1. Définition.

Le recensement consiste à contrôler l'existence des biens, puis à comparer les résultats obtenus aux écritures portées sur les inventaires logistiques puis sur les inventaires comptables. Il est effectué par une équipe de recensement constituée par les détenteurs ; pour la chaîne SID, les BAA s'appuient sur des détenteurs délégués désignés nominativement par les GBD au sein de chaque unité de soutien de l'infrastructure de défense (USID) et antenne, les bureaux des moyens généraux (BMG) pour les organismes en outre-mer. Toute opération de recensement donne lieu à l'établissement d'un document faisant ressortir, le cas échéant, les différences constatées (joint en appendice VII.B.).

4.2.2. Principe.

Le recensement consiste à s'assurer, à un instant déterminé, de la concordance des informations contenues dans le SI avec l'existant réel et réciproquement. Les revues de fiabilisation commandées par le GB entrent dans ce cadre.

4.2.3. Objectifs.

Le recensement permet de fiabiliser les données enregistrées dans le SI. Il porte également sur l'aspect qualitatif des biens en vue d'identifier d'éventuelles dégradations pouvant se traduire par une dépréciation dans le cadre de la comptabilité générale. Dans ce cas, les éléments d'appréciation sont transmis au responsable de la comptabilité auxiliaire des immobilisations ministériel (RCAIM) qui prépare les écritures comptables.

4.3. Périodicité des inventaires physiques.

4.3.1. Biens dont la valeur est supérieure ou égale à dix mille euros.

Le recensement doit être annuel pour les biens inscrits en gestion logistique et en comptabilité générale de l'État et selon un calendrier en amont de la clôture dans la limite de trois mois.

4.3.2. Biens dont la valeur est inférieure à dix mille euros.

La possibilité de ne pas inventorier la totalité des articles au cours d'exercice est envisageable dans la mesure où l'inventaire permanent s'appuie sur des méthodes statistiques rigoureuses et fiables. Un inventaire tournant doit permettre un contrôle exhaustif des biens sur une période de 2 ans. Il appartient à chaque GBD de formaliser la méthode à appliquer.

4.3.3. Organisation.

Le recensement sera organisé selon les principes suivants :

• désigner le personnel chargé du dénombrement en nombre suffisant pour le réaliser dans les délais impartis. Selon la nature des biens, il peut être nécessaire de désigner des personnels ayant une certaine compétence technique ;

• établir le plan des zones à inventorier ;

• préparer les lieux (marquage des biens ou gisements à recenser, définition des unités de comptage) et limiter le risque d'erreurs (rangement, regroupement, séparation des biens selon qu'ils sont contrôlés ou non et selon leur statut ou sous-statut) ;

• arrêter ou à défaut réduire les mouvements de biens pendant le dénombrement. Il s'agit d'éviter les erreurs (doublons ou omissions) et de faciliter l'analyse des éventuels écarts ;

• réaliser le dénombrement. Il s'agit de remettre au personnel désigné pour cette tâche une liste d'inventaire des biens à dénombrer (sans précision de quantité), afin que le personnel y reporte les quantités trouvées ainsi que des observations qualitatives éventuelles (biens abîmés ou périmés) ; puis, de centraliser et de consolider, si nécessaire, les listes d'inventaires logistique. Outre les éléments d'identification courants, les biens dénombrés doivent être marqués clairement ;

• traiter les écarts (différences entre les quantités comptées et les quantités dans les SI. Il appartient au GB ou GBD d'établir ou de faire, si besoin, les documents de régularisation.

Il convient d'établir le document permettant de tracer la réalisation du recensement et son résultat (cf. annexe VII.).

4.4. Perte, destruction, détérioration, déficit après recensement.

L'imprimé de procès-verbal de perte, destruction, détérioration ou déficit après recensement fait l'objet des annexes I. et II. de la note de référence g). Il est transmis dans la présente directive en annexe VIII.