Préambule.

La présente circulaire a pour objet de préciser les modalités d'exécution des travaux d'avancement des officiers du corps technique et administratif du service de santé des armées (OCTASSA) comme suit :

• au titre de l'année 2015 :

  •  pour les OCTASSA de l'armée active (de carrière et sous contrat, hors officiers commissionnés et élèves en formation) ;

• au titre de l'année 2014 :

  • pour les OCTASSA de réserve.

En raison de l'admission des officiers de ce corps, ainsi que de ceux qui y sont rattachés, dans le corps des commissaires des armées pendant la période 2014-2016, les travaux d'avancement sont disjoints des autres corps d'officiers du service de santé des armées.

1. GÉNÉRALITÉS.

Les dispositions réglementaires concernant l'avancement sont fixées par les décrets portant statut particulier des OCTASSA.

Les officiers proposables à un avancement de grade concourent entre eux par statut (officier de carrière ou sous contrat et réservistes), par corps et par grade.

2. CALENDRIER DES TRAVAUX ANNUELS.

Préalablement aux travaux d'avancement, le correspondant « chancelier » doit s'assurer de l'exhaustivité des listes du personnel devant faire l'objet de proposition à l'avancement, vérifier les documents extraits du système d'information des ressources humaines (SIRH) et planifier les travaux afin de respecter stricto sensu les dates indiquées ci-après :

	MILITAIRES DE L'ARMÉE D'ACTIVE.	MILITAIRES DE LA RÉSERVE OPÉRATIONNELLE.
TRAVAUX ARRÊTÉS AU PREMIER DEGRÉ (CLASSEMENTS, MENTION D'APPUI ET INDICE RELATIF INTERARMÉES 2014 PROPOSÉS SUR L'ÉTAT RÉCAPITULATIF DES TRAVAUX D'AVANCEMENT).	15 avril 2014.	/
TRAVAUX ARRÊTÉS AU DERNIER DEGRÉ (CLASSEMENTS, MENTION D'APPUI ARRÊTÉS SUR L'ÉTAT DE CLASSEMENT PRÉFÉRENTIEL COLLECTIF - INDICE RELATIF INTERARMÉES ARRÊTÉS SUR L'ÉTAT COLLECTIF D'ATTRIBUTION DE L'INDICE RELATIF INTERARMÉES ET/OU DEMANDE DE PRÉSENTATION EN COMMISSION CENTRALE INDICE RELATIF INTERARMÉES.	2 juin 2014.	/
TRAVAUX ARRÊTÉS AU PREMIER DEGRÉ (CLASSEMENT DES PROPOSABLES ET MENTIONS D'APPUI).	/	15 mai 2014.
TRAVAUX ARRÊTÉS AU DERNIER DEGRÉ (CLASSEMENTS ARRÊTÉS ET MENTIONS D'APPUI ARRÊTÉES POUR LES PROPOSABLES).	/	1er juillet 2014.

3. TRAVAUX D'AVANCEMENT CONCERNANT LES OFFICIERS DE L'ARMÉE ACTIVE.

Les travaux d'avancement applicables aux militaires de carrière et officiers sous contrat (OSC) du service de santé des armées (SSA) (hors officiers commissionnés, élèves en formation), portent sur l'indice relatif interarmées (IRIs), le classement et les mentions d'appui selon les modalités détaillées dans l'instruction interarmées de 9^e référence et son annexe, « dispositions spécifiques au service de santé des armées » (annexe IX.).

Cas particuliers : en raison de l'admission des OCTASSA dans le corps des commissaires des armées pendant la période 2014-2016, tous les lieutenants nommés avant le 1^er janvier 2014 feront l'objet de travaux d'avancement [état récapitulatif des travaux d'avancement (ERTA) - état de classement préférentiel collectif (ECPC) - état collectif d'attribution de l'IRIs (ECAI)].

3.1. L'indice relatif interarmées.

L'IRIs est une cotation chiffrée déterminée sur une échelle de 1 à 7, constituant un des éléments de l'appréciation du potentiel de l'officier d'active, qu'il soit ou non proposable à l'avancement, entrant dans le champ d'application de l'instruction de 9^e référence et son annexe (IX.).

Le potentiel est l'ensemble des ressources personnelles de l'officier, pressenties, encore partiellement exploitées et/ou déjà révélées dans l'exercice de ses fonctions, qui pourront lui permettre de progresser et d'évoluer vers des responsabilités de niveau supérieur à court, moyen ou long terme. Ces ressources personnelles s'apprécient au regard de son aptitude au commandement, de sa capacité d'action et de réflexion, de ses qualités humaines et de ses compétences managériales.

Chaque cotation est définie très précisément par grade, au sein d'une grille de lecture interarmées, incluse dans l'instruction relative à l'avancement interarmées des officiers. Celle-ci doit être scrupuleusement appliquée lors des travaux d'avancement.

L'IRIs est un instrument du dispositif de l'avancement, indépendant du travail de notation.

3.2. Travaux relevant du notateur en premier ressort.

3.2.1. L'indice relatif interarmées annuel des proposables et des non proposables.

Le notateur en premier ressort (NPR) est chargé de proposer au notateur en dernier ressort (NDR) l'IRIs annuel de chaque officier qui lui est rattaché sur l'état récapitulatif des travaux d'avancement (ERTA), modèle joint en annexe I. de la présente circulaire.

S'il n'est pas contingenté pour les cotations les plus hautes (6 et 7), le notateur en premier ressort doit cependant conduire ses travaux d'IRIs avec rigueur et sens de la mesure, en appliquant strictement la grille de lecture interarmées qui définit chaque niveau de cotation par grade, afin de ne pas dénaturer le travail relevant du notateur en dernier ressort et de contribuer à pérenniser l'intérêt et la pertinence de ce nouveau processus de cotation.

3.2.2. Le classement des proposables et des non proposables.

Le classement est exprimé dans la rubrique « classement annuel » de l'état récapitulatif des travaux d'avancement (ERTA) et se présente sous la forme d'une fraction faisant apparaître au numérateur le numéro de préférence du militaire proposable ou non proposable et au dénominateur, le nombre de militaires du même statut, du même corps, du même grade et, le cas échéant, de la même catégorie de choix, concourant ou non à un avancement de grade.

Les autorités désignées annuellement notatrices en premier ressort sont chargées de classer les officiers proposables et non proposables à un avancement de grade, à partir du grade de « lieutenant ».

Il classe chaque officier qui lui est rattaché en tenant compte notamment de la qualité de proposable ou de non proposable du personnel concerné.

3.2.3. Les mentions d'appui.

À ce classement du notateur au premier ressort est associé, uniquement pour les proposables à l'avancement, l'une des mentions d'appui suivantes :

• « à inscrire en priorité » : IP ;

• « mérite d'être inscrit » : MI ;

• « à inscrire si possible » : IS ;

• « ajourné » : AJ.

La mention d'appui IP ne peut être utilisée par un même notateur en premier ressort que dans la limite de 33 p. 100 des militaires qu'il doit noter et qui concourent entre eux à un avancement de grade. Le volume ainsi déterminé est, le cas échéant, arrondi à l'unité supérieure.

L'ensemble des éléments préparatoires à l'avancement (IRIs proposé, classement proposé, mention d'appui proposée) ne donnent lieu à aucune communication aux militaires concernés. Cette règle doit être scrupuleusement respectée.

3.3. Travaux relevant du notateur au second et dernier ressort.

3.3.1. L'indice relatif interarmées annuel des proposables et des non proposables.

Le notateur en dernier ressort est chargé d'arrêter l'IRIs annuel de chaque officier qui lui est rattaché sur l'état collectif d'attribution de l'IRIs (ECAI), modèle joint en annexe II. Pour cela, il doit s'appuyer sur les travaux conduits par les notateurs en premier ressort et sur la grille de lecture interarmées qui définit chaque niveau de cotation par grade.

Il doit strictement respecter le contingentement des niveaux de cotations 6 et 7 cumulées limité à 20 p. 100 par grade.

Par conséquent, le contingentement maximal ne doit pas être recherché systématiquement. Il n'est en aucune manière un but à atteindre.

3.3.1.1. Modalités de détermination de l'indice relatif interarmées annuel.

3.3.1.1.1. Cas général.

Le notateur en dernier ressort arrête annuellement l'IRIs de chaque officier qui lui est rattaché après réception de la proposition d'IRIs établie par le notateur au premier ressort.

Il se réfère à la grille de lecture interarmées et à l'annexe spécifique au service de santé des armées figurant dans l'instruction  n° 3307/DEF/EMA/RH/PRH du 12 mars 2013 relative à l'avancement des officiers et à l'évaluation de leur potentiel.

3.3.1.1.2. Cas des officiers entrant pour la 1re fois dans le processus d'indice relatif interarmées ou promus dans un nouveau grade.

Le notateur en dernier ressort portera une attention toute particulière à la détermination des cotations des officiers entrant dans le processus IRIs pour la 1^re fois (exemple : en 1^re année d'affectation à l'issue de leur formation initiale).

Il est recommandé aux autorités précitées, d'attribuer à ces officiers une cotation raisonnable (exemple : cotation 2 généralement pour un lieutenant OCTASSA sortant d'école, en 1^re année d'affectation).

Cette recommandation d'attribution d'une cotation raisonnable et cohérente s'applique également lors d'un changement de grade, un même niveau chiffré de cotation répondant à une définition spécifique selon le grade concerné.

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3.3.1.1.3. Cas particulier des propositions d'évolution de l'indice relatif interarmées.

Lorsque le notateur en dernier ressort propose de faire évoluer l'IRIs de l'officier (tous grades) à la cotation chiffrée 6 ou 7, cette proposition, doit être obligatoirement justifiée, explicitée et soumise à l'avis préalable de la commission centrale IRIs (CCI).

Le rapport figurant à l'annexe III. sera obligatoirement joint à la demande.

Dans le cas où le dernier notateur se trouve au niveau central, le premier notateur souhaitant faire évoluer l'IRIs justifiera son intention en rédigeant le rapport figurant en annexe III., qu'il transmettra pour validation et signature au dernier notateur.

Il en est de même pour toute proposition de baisse de cotation IRIs de 7 à 6 ou de 6 à 5, quelque soit le grade de l'officier.

Enfin, toutes les propositions suivantes, qui doivent demeurer exceptionnelles, sont également soumises à l'avis de la CCI accompagné du rapport (annexe III.) :

• progression consécutive de l'IRIs sur 3 ans et régression consécutive de l'IRIs sur 3 ans, l'IRIs initial étant comptabilisé dans les 3 années consécutives ;

• saut d'IRIs (de 2 à 4 par exemple) ;

• demande de dépassement du contingentement de 20 p. 100 des cotations 6 et 7 (cumulées).

Les demandes d'évolution devront être impérativement transmises à la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA) pour le 2 juin 2014. Au-delà de cette échéance, les dossiers ne seront pas étudiés par la CCI.

La CCI transmet ses avis au directeur central pour décision. L'IRIs est arrêté par le directeur central sur le feuillet de communication.

3.3.1.2. Modalités de communication de l'indice relatif interarmées annuel.

3.3.1.2.1. Principe général.

L'IRIs, arrêté annuellement par le notateur en dernier ressort, est communiqué selon la procédure définie dans le point 1.2.5. de l'annexe spécifique du service de santé des armées de l'instruction n° 3307/DEF/EMA/RH/PRH du 12 mars 2013 relative à l'avancement des officiers et à l'évaluation de leur potentiel.

Cette communication a lieu à compter du 1^er juin, elle est effectuée par le notateur en premier ressort sauf en cas de circonstances particulières, de préférence à l'issue de la communication de la notation arrêté en dernier ressort.

Cette communication doit être obligatoirement réalisée avant le 30 septembre pour les officiers proposables à l'avancement, et avant le 30 novembre pour les non proposables.

3.3.1.2.2. Cas particuliers.

Lorsque le notateur en dernier ressort envisage de faire évoluer l'IRIs de l'officier selon les hypothèses fixées au point 3.3.1.1.3. ci-dessus, la communication de l'IRIs arrêté définitivement pour l'année considérée, se fera à l'aide du feuillet de communication de l'IRIs, signé du directeur central après la CCI.

3.3.2. Le classement des proposables.

Le notateur en dernier ressort arrête le classement de l'officier ou assimilé, proposable à l'avancement ainsi que les lieutenants, sur l'état de classement préférentiel collectif (ECPC), modèle joint en annexe IV., sous la forme d'une fraction faisant apparaître au numérateur le numéro de préférence du militaire proposable et, au dénominateur le nombre de militaires du même statut, du même grade, concourant à un avancement de grade.

3.3.3. Les mentions d'appui.

Le notateur en dernier ressort classe les proposables à l'avancement et les lieutenants pour leur attribuer une des mentions d'appui suivantes :

• IP ;

• MI ;

• IS ;

• AJ.

La mention d'appui IP ne peut être utilisée par un même notateur en dernier ressort que dans la limite de 33 p. 100 des militaires qu'il doit noter et qui concourent entre eux à un avancement de grade. Le volume ainsi déterminé est, le cas échéant, arrondi à l'unité supérieure.

À l'issue des travaux d'avancement, le notateur en dernier ressort date et signe les différents états récapitulatifs nécessaires aux travaux du niveau central.

Les classements et mentions d'appui ne donnent lieu à aucune communication aux militaires concernés. Cette règle doit être scrupuleusement respectée.

Les imprimés réglementaires pour les militaires proposables à un avancement de grade, datés et signés des autorités compétentes, sont adressés dans les délais prescrits à la direction centrale du SSA - bureau « chancellerie et officiers généraux » sous pli « confidentiel personnel officier » et sous double enveloppe.

Il appartient à chaque correspondant « chancelier » de vérifier, avant transmission des travaux d'avancement à la DCSSA qu'un extrait d'acte de naissance de chaque officier figure impérativement dans l'application SIRH « ARHMONIE ». À défaut, le nécessaire sera fait sans délai.

4. TRAVAUX CONCERNANT LE PERSONNEL DE LA RÉSERVE OPÉRATIONNELLE.

4.1. Identification des proposables.

Conformément à l'arrêté du 17 juillet 2009 modifié, fixant les conditions à remplir pour être proposable au grade ou à la classe supérieurs dans la réserve opérationnelle du service de santé des armées, les militaires de la réserve opérationnelle rattachés aux OCTASSA doivent compter dans leur grade l'ancienneté minimale requise, mentionnée dans le tableau joint en annexe V.

Les services sont arrêtés au 31 décembre 2014.

Le calcul de l'ancienneté dans le grade, pour la réserve, est réalisé comme suit :

• l'ancienneté acquise dans la réserve avant le 4 décembre 2000 est comptée en temps plein ;

• l'ancienneté acquise après cette date est calculée en ancienneté réelle (sous contrat). Les interruptions de contrat sont prises en compte. Un contrat débute à la date d'homologation par un commissaire. Tout contrat n'ayant pas été homologué par un commissaire ne peut être pris en compte.

4.2. Travaux relevant du notateur au premier degré.

4.2.1. Le classement des proposables.

Le classement individuel est exprimé sur le formulaire approprié (appendice IX.D. de l'instruction de 9^e référence) et se présente sous la forme d'une fraction faisant apparaître au numérateur le numéro de préférence du militaire proposable et au dénominateur, le nombre de militaires du même statut, du même corps, du même grade et, le cas échéant, de la même catégorie de choix, concourant à un avancement de grade ou de classe.

Seuls les proposables à l'avancement font l'objet d'un classement au premier degré.

4.2.2. Les mentions d'appui.

À ce classement du notateur au premier degré est associée, uniquement pour les proposables à l'avancement, l'une des mentions d'appui suivantes :

• IP ;

• MI ;

• IS ;

• AJ.

La mention d'appui IP ne peut être utilisée par un même notateur au premier degré que dans la limite de 33 p. 100 des militaires qu'il doit noter et qui concourent entre eux à un avancement de grade. Le volume ainsi déterminé est, le cas échéant, arrondi à l'unité supérieure.

Les documents nominatifs préparatoires à l'avancement (classement proposé, mention d'appui proposée) ne donnent lieu à aucune communication aux militaires concernés.

4.2.3. Travaux relevant du notateur au dernier degré.

4.2.3.1. Le classement des proposables.

Le notateur au dernier degré arrête le classement de chaque officier proposables à l'avancement qui lui est rattaché sur formulaire approprié (appendice IX.E. de l'instruction de 9^e référence) sous la forme d'une fraction faisant apparaître au numérateur le numéro de préférence du militaire proposable et au dénominateur, le nombre de militaires du même statut,  du même grade concourant à un avancement de grade ou de classe.

4.2.3.2. Les mentions d'appui.

IP.

MI.

IS.

AJ.

La mention d'appui IP ne peut être utilisée par un même notateur au dernier degré que dans la limite de 33 p. 100 des militaires qu'il doit noter et qui concourent entre eux à un avancement de grade. Le volume ainsi déterminé est, le cas échéant, arrondi à l'unité supérieure.

À l'issue des travaux d'avancement, le notateur au dernier degré date et signe les différents états récapitulatifs précités.

Rappel : les documents nominatifs préparatoires à l'avancement ne donnent lieu à aucune communication aux militaires concernés.

4.2.4. Documents à transmettre à la direction centrale du service de santé des armées.

Le notateur au dernier degré fait parvenir, à l'appui des états récapitulatifs datés et signés, les documents suivants :

• pour le personnel non IP en 2013 :

  • le contrat d'engagement à servir dans la réserve (CESR) et non le programme prévisionnel d'activités (PPA) couvrant la date de promotion ;

  • les trois derniers bulletins de notation ;

  • un extrait d'acte de naissance ou une copie de la carte nationale d'identité s'ils ne sont pas rattachés dans le SIRH « ARHMONIE » ;

  • la fiche individuelle relative au classement préférentiel du premier notateur (appendice IX.D.) ;

• pour le personnel IP en 2013 :

  • le CESR (et non le PPA) couvrant la promotion en cas de renouvellement ;

  • la notation 2014 ;

  • la fiche individuelle relative au classement préférentiel du premier notateur (appendice IX.D.).

Il est demandé aux correspondants « chanceliers » de faire parvenir les documents de façon dématérialisée, pièce par pièce, et classés par personnel dans l'ordre de classement.

Pour tous les corps d'officiers n'ayant pas de proposables à l'avancement, un état néant signé est systématiquement adressé au bureau « chancellerie et officiers généraux » de la DCSSA.

Les états récapitulatifs seront envoyés au format « A4 » et par courriel en respectant scrupuleusement les tableaux réglementaires fournis.

5. Texte abrogé.

La circulaire n° 343/DEF/DCSSA/CHOG du 13 mars 2013 relative aux travaux d'avancement pour 2013 (réserve opérationnelle) et pour 2014 (de l'armée d'active) des militaires du service de santé des armées est abrogée.