1. Objet de la directive logistique.

En application des règles du maintien de la navigabilité, la présente directive a pour objet de définir les règles d'identification et de traçabilité des matériels aéronautiques de la catégorie « pièces standards et matières » (cf. point 3.1.) mis en œuvre par les unités logistiques étatiques via les systèmes d'information logistique. L'ensemble des matériels dits « consommables » se retrouvent dans cette catégorie.

2. Champ d'application.

Tous les établissements (entrepôts, unités de ravitaillement, etc.) métropolitains et extérieurs y compris les sites d'opération extérieure (OPEX), le porte-avions (Charles de Gaulle) ainsi que les ateliers industriels aéronautiques (AIA) du service industriel de l'aéronautique (SIAé) ⁽¹⁾ et d'une manière générale tout établissement ayant à stocker ou à mouvementer les matériels aéronautiques entrent dans cette catégorie.

3. Convention de terminologie.

3.1. Terminologie.

Pièces standards et matières.

Suivant les termes de la navigabilité étatique, ces matériels sont ceux qui ne sont pas soumis à un entretien devant être certifié par certificat « Fra Form 1 » (ou FRA 1). Les matériels servant à l'entretien en général, consommables non soumis à intervention devant être tracée pour la navigabilité, sont dans cette catégorie.

Ces matériels peuvent être répartis suivant :

• ceux qui servent à l'entretien assujetti à des contraintes de suivi technique ou de traçabilité, identifiables en « composant, matière ou ingrédient à suivi » : les pièces standards et matières premières ou consommables suivis par lot (correspondant aux types 2, 3 de la directive de sixième référence ⁽²⁾] ;

• ceux qui servent à l'entretien libre de contraintes, identifiables à « composant, matière ou ingrédient sans suivi » : les pièces standards et matières premières ou consommables, sans préjuger du fait que certains matériels puissent être réparés [correspondant aux types 0, 1 et 4 de la directive de sixième référence ⁽²⁾].

Dans le domaine logistique, les matériels aéronautiques sont identifiés par articles (instruction de troisième référence).

Article de production (ARP) : article composé de pièces, d'objets ou d'ensembles groupés sous une même référence article, conforme à un même dessin d'exécution ou de spécification et ayant satisfait aux mêmes épreuves de contrôle de fabrication.

L'identifiant de l'ARP est composé de la référence article (RA) et du code entreprise (CE).

Article de ravitaillement (ARV) : ensemble d'ARP ayant les mêmes caractéristiques techniques et logistiques. Ils entrent dans la composition des approvisionnements constitués en vue des opérations de ravitaillement et retenus en tant que tel pour satisfaire un besoin logistique précis.

Tout article de ravitaillement est identifié en nomenclature interarmées avec un sigle numéro de nomenclature de l'organisation du traité de l'Atlantique Nord (NNO OTAN) (système OTAN) :

• réception : actions de contrôle et de prise en compte ;

• livraison : actions de mise à disposition auprès de l'utilisateur final pour consommation ;

• expédition : actions de mise dans le circuit d'approvisionnement au profit d'un organisme de ravitaillement.

4. Dispositions générales.

4.1. Domaine d'application.

Cette directive logistique fixe les grands principes d'identification et de traçabilité des pièces standards et matières du périmètre de gestion de la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense (SIMMAD) répertoriés type 0 à 4 dans la typologie des matériels aéronautiques de la défense [directive de sixième référence ⁽²⁾] et suivis comme tels dans les systèmes d'informations.

4.2. Modalités d'utilisation.

Cette directive logistique s'applique à tout processus logistique et/ou technique qui nécessite une identification complète des articles aéronautiques (réception, emmagasinage, distribution, etc.), en particulier à l'entrée et pour l'utilisation interne des organismes d'entretien (OE) FRA 145 niveau de soutien opérationnel conformément aux trois manuels des spécifications de l'organisme d'entretien des armées.

Le traitement logistique à l'entrée des OE FRA 145 niveau de soutien opérationnel (NSO) comprend également les pièces fournies par l'OE niveau de soutien industriel (NSI) SIAé.

Cette directive indique au point 6. les modalités prévues lorsque l'OE NSI SIAé est alimenté par un autre organisme étatique (entrepôts, unités de ravitaillement, etc.).

4.2.1. Règles de gestion.

La SIMMAD dispose d'un référentiel d'identification pour les articles de son périmètre de gestion (matériel aéronautique de la défense) accessible au travers du système opérationnel pour la recherche d'articles dans la nomenclature OTAN (SOPRANO).

Les principes de l'identification du matériel aéronautique sont conformes : à la réglementation du matériel militaire de la défense qui est définie par le manuel 14T et l'A-COD P1 et aux arrêtés de première et seconde référence :

• un(e) article/norme est identifié(e) par sa RA et son CE. Les règles d'attribution fixées assurent l'unicité de chaque couple RA/CE au sein du matériel de la défense ;

• le référentiel actuel des articles/normes de la défense se trouve dans le système d'informations : système d'aide à la création et à la recherche d'articles pour la logistique (SACRAL) entretenu par le centre d'identification des matériels de la défense (CIMD). Le référentiel d'identification de la SIMMAD est un sous-ensemble du référentiel d'identification du matériel militaire de la défense ;

• l'attribution du RA/CE s'accompagne de l'attribution d'un (ou plusieurs) NNO, de l'enregistrement des données techniques de l'article/norme, des données de l'entreprise ainsi que des données qui caractérisent le lien RA/CE - NNO (codes annexes de codification). La commande doit donc certifier l'unicité de la RA/CE pour satisfaire le besoin logistique ;

• un article n'ayant pas fait l'objet d'une codification OTAN (en cours d'approvisionnement par exemple), ne fait pas partie du référentiel d'identification. Son intégration sans NNO dans le système d'informations central n'a pas lieu d'être, puisque sans existence logistique ;

• les RA/CE de codes annexes de codification [code catégorie de référence (CCR), code valeur (CV) et code valeur de référence pour l'approvisionnement (CVRA)] portant le même NNO sont interchangeables quel que soit le point d'emploi. L'interchangeabilité est dite totale ;

• en cas de conflit entre les deux référentiels, c'est le système d'information du CIMD qui fait foi. En revanche, la mise à jour et la synchronisation des systèmes d'information logistique (SIL) n'étant pas instantanée, il se peut que des délais soient accordés. Cette mise à jour est effectuée par flux avec un mode d'intégration différente selon le SIL.

4.2.2. Exigence en matière de traçabilité.

La traçabilité est obtenue lorsque le mécanicien (utilisateur final) en charge d'avionner un article est en mesure de s'assurer que celui-ci dispose d'une déclaration de conformité ; il doit pouvoir la consulter à tout moment.

La responsabilité de la SIMMAD relative à la traçabilité débute à la réception de l'article accompagné de la déclaration de conformité du fournisseur, en particulier le SIAé. Le cas échéant, la traçabilité amont est de la responsabilité du fournisseur ou du SIAé. S'il est différent du fabricant, celui-ci doit indiquer sur sa déclaration de conformité le code fabricant et le numéro de lot de fabrication.

4.2.3. Informations obligatoires présentes dans la déclaration de conformité.

À l'issue de la phase transitoire, une déclaration de conformité sera valide à la réception lorsqu'elle contiendra les éléments suivants [cf. annexe I. et directive de sixième référence ⁽²⁾] :

• la mention « déclaration de conformité NF L 00-015 C » ;

• la dénomination, la référence (RA/CE) ou le type de fourniture ;

• le code fabricant ;

• le numéro de lot de fabrication ;

• le nom, la fonction et la signature du fournisseur ;

• la présence de la formule d'engagement appropriée.

À l'issue des opérations de réception, elle doit contenir :

• un numéro de clé d'accès à la déclaration de conformité (CADC) unique (cf. point 6.) ;

• l'identification de la personne ayant assuré la réception (nom et signature, tampon, etc.).

Certaines informations peuvent (cf. instruction de troisième référence) figurer sur le bordereau de livraison sous réserve que celui-ci soit identifié par son numéro sur ladite déclaration. Dans ce cas, le bordereau sera considéré comme étant une partie de ladite déclaration et devra comporter la clé d'accès à la déclaration de conformité (CADC) de la déclaration de conformité associée selon les mêmes règles. Le bordereau de livraison ou tout autre document comportant des éléments nécessaires au suivi de la traçabilité doit être joint à la déclaration de conformité lors de l'enregistrement sur le site du centre documentaire technique de l'armée de l'air (CDTAA).

En cas d'absence d'informations obligatoires, le litige spécifiera comme motif le non-respect de la norme NF L 00-015C. Si le numéro de lot de fabrication ne figure pas sur la déclaration de conformité, la livraison ne peut normalement être acceptée en l'état. Le non-respect de cette disposition doit être tracé par une dérogation prenant en compte l'analyse de la pérennité du système de soutien existant ou envisagé, afin de garantir l'accès au numéro de lot de fabrication en cas de besoin.

Nota.

La phase transitoire doit être mise à profit pour vérifier l'intégration de ces directives dans les différents contrats soit par avenant soit lors du renouvellement. Pendant cette phase, les procédures sont celles définies dans les manuels des organismes d'entretien agréés par la direction de la sécurité aéronautique d'État (DSAÉ).

Si sur la même déclaration de conformité, il y a plusieurs articles ayant la même RA/CE :

• avec différents numéros de lot, il sera créé autant de copies et de numéro de CADC que de numéro de lot (le numéro de CADC renverra à une déclaration de conformité qui ne traitera que du lot concerné). Le numéro de CADC devra être raccroché au lot sans ambiguïté sur la déclaration de conformité (cf. annexe II.) ;

• avec des dates de péremptions différentes, il sera créé autant de copies et de numéro de CADC que de dates de péremptions (le numéro de CADC renverra à une déclaration de conformité qui ne traitera que du lot concerné). Le numéro de CADC devra être raccroché à la date de péremption sans ambiguïté sur la déclaration de conformité (cf. annexe II.).

Si sur la même déclaration de conformité, il y a plusieurs articles ayant des RA/CE différents, il n'est pas obligatoire de reproduire cette déclaration autant de fois qu'il y a de RA/CE. Les dispositions exposées en annexe III. peuvent être adoptées, à condition que le numéro de CADC puisse être raccroché à l'article sans ambiguïté. En cas de nécessité, se reporter aux modèles en annexes I. et II.

5. Identification des articles à la réception.

5.1. Articles de type 1 et 4.

Il s'agit soit :

• d'articles qui ne sont pas posés sur aéronefs et ne sont par ailleurs pas rattachés fonctionnellement à l'environnement de navigabilité des aéronefs ;

• d'articles exclus du champ d'application de deuxième référence.

En conséquence, ils ne sont pas soumis aux règles de la navigabilité décrites dans cette présente directive. Les matériels ne réalisant pas une fonction nécessaire à la conduite du vol et dont la défaillance n'a pas d'impact significatif sur les marges de sécurité peuvent être avionnés tout en ayant l'indicateur matériel aérien à N [non soumis à navigabilité conformément à la directive de sixième référence ⁽²⁾], après avis de l'autorité technique par l'intermédiaire des flottes conformément à l'instruction de cinquième référence. Pour les matériels de type 1 avionnés, l'archivage d'une version numérisée de la décision d'exclusion du périmètre de navigabilité se fait suivant le même procédé que pour les déclarations de conformités. Ils ne nécessitent pas de numéro de lot.

5.2. Articles de type 2 ou 3.

Il s'agit d'articles qui sont posés sur aéronefs ou rattachés fonctionnellement à l'environnement de navigabilité des aéronefs. Ils concernent les articles suivis en lot.

Ces articles consommables doivent être livrés avec une déclaration de conformité ainsi qu'un étiquetage reprenant les informations d'identification.

Par ailleurs et à des fins de traçabilité, les articles qui font l'objet d'un fractionnement du lot initial pour les besoins de livraisons et d'expéditions doivent pouvoir être rattachés en permanence au lot initial et à la documentation afférente. En permanence, ils doivent être identifiables et rattachés au numéro de CADC dudit lot.

Afin de respecter les exigences en matière de traçabilité demandées par la navigabilité, la déclaration de conformité relative à un article de type 2 ou type 3 doit être consultable sur le site intradef du CDTAA [ou B@SEREC 9^e bataillon de soutien aéromobile (9^e BSAM)] par tout acteur de la chaîne logistique et technique y compris par l'opérateur en charge du montage de l'article sur un ensemble supérieur.

À chaque réception d'articles consommables de type 2 ou 3, un numéro de CADC unique (cf. point 6.) est généré par l'organisme réceptionnaire de l'OE FRA 145 NSO. Ce numéro de CADC est créé une seule fois lors de la réception de l'article en provenance du fournisseur ou du SIAé. Il est ensuite transmis avec la documentation lors de tous les mouvements de l'article, y compris entre différentes entités du ministère de la défense puisque partie intégrante de l'identification de l'article en qualité de numéro de lot.

Lors de l'expédition de matériel possédant une déclaration de conformité vers un destinataire ministère de la défense n'ayant pas accès au site du CDTAA [hors ministère de la défense (MINDEF) ou B@SEREC 9^e BSAM], il est impératif de transmettre une photocopie des documents en ligne relatifs au numéro CADC.

5.3. Phase transitoire.

L'arrêté de deuxième référence dans son article 32. stipule les dispositions transitoires suivantes :

« [...] Tout organisme d'entretien peut délivrer ou mettre en service, sans document d'acceptation et jusqu'à épuisement des stocks de l'État, une pièce standard ou une matière approvisionnée au plus tard jusqu'au 31 décembre 2016, sous réserve que ce matériel soit identifié :

• soit par un numéro de nomenclature du système de codification de l'organisation du traité de l'Atlantique Nord mis en œuvre conformément à l'arrêté du 7 août 1970 susvisé ou  ;

• selon une procédure de l'organisme d'entretien, acceptée par l'autorité de sécurité aéronautique d'État. ».

À compter de la date définie par l'article 32. ci-dessus, entrera en vigueur la procédure de litige avec refus de réception pour non-concordance de la déclaration de conformité avec les préconisations du point 4.2.3. L'échéance du 31 décembre 2016 pourra être repoussée en fonction des évolutions de l'article, à l'exception des pièces standards et matières provenant des stocks de l'État (« stock état » mis en place chez les industriels et stock industriel du SIAé) et approvisionnées avant le 31 décembre 2016 à partir d'un marché notifié antérieurement au 3 mai 2013.

D'ici cette échéance, les modalités sont celles des manuels de spécifications des organismes d'entretien FRA 145 agréés par la DSAÉ.

Cette phase doit être mise à profit pour garantir dans les supports contractuels la forme et le contenu des informations demandées, en particulier le numéro de lot de fabrication.

À compter du 1^er janvier 2015, il sera procédé à une information de litige futur auprès du fournisseur pour la non-concordance de la déclaration de conformité. Les articles concernés seront réceptionnés avec la déclaration de conformité en l'état. Il sera fait mention de l'anomalie sur ladite déclaration à laquelle sera joint le courrier adressé au fournisseur. Si besoin, la déclaration de conformité sera corrigée des données nécessaires.

Exemple durant la période transitoire : la norme NF L 00-015 C point 5.1. précise que la déclaration de conformité doit comporter obligatoirement « inscrire l'information absente (généralement le numéro de lot) », en conséquence si la traçabilité n'est pas assurée, l'État ne pourra pas accepter la livraison en l'état.

6. Création et attribution du numéro de clé d'accès à la déclaration de conformité.

Le numéro de CADC a pour objectif de garantir au mécanicien que le matériel a été contrôlé selon les exigences de navigabilité et surtout de servir de lien avec la déclaration de conformité mise en ligne via intradef sur le site du CDTAA ou du 9^e BSAM. Cela évite des duplications systématiques lors des phases de transfert et supprime les risques de perte. Ce numéro de CADC est utilisé en qualité de numéro de lot dans le SIL local.

Le numéro de CADC généré par le gestionnaire de l'entrepôt ou de l'unité de ravitaillement de l'OE FRA 145 NSO  est constitué de la manière suivante :

• 1^er caractère : code de l'armée ;

Nota. La lettre S pour « SIMMAD », est utilisée sur directive de la SIMMAD lors de la prise en compte par décision de dérogation.

• 2, 3 et 4^ecaractère : code unité. Exemples :

  • 557 pour le magasin central unique de Montauban ;

  • EQR pour le détachement du centre logistique de l'aéronautique navale (CeLAé) de Lann-Bihoué, SMD pour le détachement CeLAé de Hyères ;

  • 602 pour l'entrepôt de l'armée de l'air (EAA) de Romorantin, 106 pour l'escadron de soutien du ravitaillement technique (ESRT) de Mérignac,

• 5 et 6^e caractère : année (13 pour 2013) ;

• 7, 8 et 9^e caractère : quantième de l'année (086 pour le 27 mars 2013) ;

• 10, 11 et 12^e caractère : numéro chronologique journalier d'enregistrement (001,156).

Afin de garantir l'unicité du numéro chronologique, celui-ci est créé automatiquement dans un fichier excel installé sur l'ordinateur de chacun des contrôleurs en service réception (une tranche de numéro chronologique d'enregistrement sera affectée à chaque contrôleur, exemple : 0 à 099 pour le premier opérateur de réception, 100 à 199 pour le second opérateur, etc.). Cette tranche peut être réinitialisée à chaque début de journée.

Lorsque les pièces sont destinées à l'OE NSI SIAé, le gestionnaire de l'entrepôt ou de l'unité de ravitaillement chargé de l'expédition communiquera une copie de la déclaration de conformité associée au numéro CADC.

7. Archive numérique de la déclaration de conformité.

Le CDTAA a développé une application nommée « déclaration de conformité », disponible sur son site intradef, permettant aux utilisateurs de pouvoir consulter la déclaration de conformité par le numéro de CADC. Les matériels réceptionnés par l'aviation légère de l'armée de terre (ALAT) sont enregistrés sur le site B@SEREC. Seuls ces sites doivent être utilisés afin de garantir l'accès à la déclaration de conformité à tous les intervenants, y compris lors de transfert entre différentes entités du ministère de la défense ⁽³⁾.

Les unités logistiques ont accès au site du CDTAA ou du 9^e BSAM, en tant que contributrices, afin de mettre en ligne les copies numérisées des déclarations de conformité.

Sur le site du CDTAA, la mise en ligne, réservée aux seuls contributeurs, est accessible, après ouverture du droit d'accès, par :

• un identifiant correspondant à une adresse intradef fonctionnelle ;

• un mot de passe.

L'identifiant est utilisé comme adresse de confirmation de prise en compte des dépôts et de transmission d'informations. Les adresses individuelles sont à proscrire afin de ne pas surcharger inutilement le serveur.

Le mode opératoire d'utilisation de l'application « déclaration de conformité » est disponible sur le site intradef du CDTAA rubrique navigabilité.

Lien intradef de mise en ligne : http://www.cdtaa.air.defense.gouv.fr/sql/AGAP/index.php.

Lien de consultation 9^e BSAM : http://www.bsmat11-montauban.terre.defense.gouv.fr/ modules.php?name=baserec.

8. Identification des articles lors de la livraison ou l'expédition.

Tout article consommable de types 2 ou 3 à la livraison ou à l'expédition doit disposer d'un numéro de CADC. Il doit être inscrit sur l'étiquette de livraison/d'expédition ou à l'intérieur de l'emballage s'il est visible.

9. Articles présents dans les stocks - règle du « grand-père ».

Le stock est composé de l'ensemble des articles se trouvant en rayonnage dans les entrepôts principaux, les unités de ravitaillement ou les lots de fonctionnement. Il s'agira ici de rétablir le lien entre l'article géré en stock sous un NNO et une référence article décrivant l'article physique.

Il est rappelé que les articles en stock sans réelle déclaration de conformité doivent être utilisés en priorité afin de favoriser l'épuisement de ces stocks, en conformité avec les dispositions transitoires de la DSAÉ (arrêté de deuxième référence) rappelées au point 5.3.

9.1. Articles consommables.

Les articles présents dans les stocks ont été entreposés sans distinction de numéro de lot, de date d'entrée en stock ou de conditionnement dans les rayonnages. Les articles pour lesquels seule l'identification par un NNO est possible seront décrits par la référence préférentielle du NNO concerné. Cette information est disponible dans les SIL centraux et accessible à tous les acteurs qui contribuent au maintien en condition opérationnelle aéronautique de la défense.

Dans le cas d'une RA/CE identifiée sur l'article ou son emballage, seules celles présentes dans le référentiel d'identification du CIMD peuvent être utilisées. Si la RA/CE identifiée n'existe pas, la RA/CE préférentielle sera utilisée.

L'interchangeabilité entre RA/CE étant totale sous un même NNO, le rattachement au RA/CE préférentiel permet de respecter la conformité et le référentiel applicable du matériel.

Les procédures d'application de la règle du grand-père (RDGP) sont celles définies dans les manuels des spécifications des organismes d'entretien agréés par la DSAÉ.

9.2. Article non identifiable par son numéro de nomenclature organisation du traité de l'Atlantique Nord et sa référence article/code entreprise.

Lorsqu'un article ne peut être identifié ni par son NNO, ni par sa RA/CE, il doit faire l'objet d'une procédure de réforme.

De même, un article dont l'aspect physique ne correspond pas à la désignation du NNO doit faire l'objet d'une procédure de réforme.

Toutefois, lorsque l'estimation de la valeur de perte est jugée prohibitive, une procédure d'identification : demande d'identification article (DIA) vers la SIMMAD pourra être initiée. L'élimination ne pourra être effectuée qu'en local sur site du fait de l'impossibilité d'identification.

10. CONFORMITÉ TECHNIQUE EN SORTIE DE STOCK « NIVEAU DE SOUTIEN OPÉRATIONNEL ».

10.1. Surveillance et vérification lors du stockage.

Tout article doit, dès sa réception, être accompagné d'un document de conformité initial (cf. point 4.). De plus, une garantie doit être apportée démontrant que, pour un article soumis à une surveillance particulière ou des vérifications spécifiques (programmées ou ponctuelles), ces opérations ont bien été effectuées pendant le stockage. En particulier :

• qu'il a été stocké et subi les opérations éventuelles d'entretien et de contrôle selon la documentation technique applicable ;

• que les données de navigabilité supplémentaires pouvant potentiellement concerner cet article [consignes de navigabilité, limites, directives du fabricant, du détenteur du certificat de type (DCT) ou de l'autorité technique (AT)] ont bien été veillées, exploitées, et si besoin, appliquées à l'article.

10.2. Traçabilité de la qualité du stockage.

Pour les matériels définis au point 10.1. (soumis à une surveillance particulière), le modèle de formulaire en annexe IV. doit être rempli lors d'une sortie du stock d'une unité logistique et associé à la documentation pour l'entité destinataire, que ce soit au sein du ministère de la défense ou en dehors.

Cette disposition sera susceptible d'évoluer après la définition, le cas échéant, par la DSAÉ, pour les matériels le nécessitant, de documents servant de certificats libératoires acceptables en sortie de stock « NSO », uniformisés et reconnus par l'ensemble des entités labellisés FRA 145.

11. Suivi et mise à jour.

La SIMMAD assure le suivi et la mise à jour de cette directive dans les conditions fixées par la circulaire n° 3671/DEF/SIMMAD/DIRM/BRJ du 9 mars 2010 relative aux modalités d'élaboration et de gestion de la règlementation du maintien en condition opérationnelle aéronautique.

12. Publication.

La présente directive sera publiée au Bulletin officiel des armées.