INSTRUCTION N° 4361/DEF/DCSSA/4 sur la comptabilité des fonds dans les écoles du service de santé des armées, les écoles d'application et l'institut de médecine tropicale du service de santé des armées.
Abrogé le 06 mai 2015 par : INSTRUCTION N° 509273/DEF/DCSSA portant abrogation de textes. Du 09 décembre 1975NOR
1. Organisation et fonctionnement du service des fonds.
1.1. Dispositions générales.
1.1.1. Objet de l'instruction.
La présente instruction définit l'organisation et le fonctionnement du service des fonds dans les écoles du service de santé des armées, les écoles d'application et l'institut de médecine tropicale du service de santé des armées.
Dans le corps de l'instruction les six établissements concernés sont désignés sous le terme générique « écoles ».
1.1.2. Base de la réglementation.
Les dispositions prévues dans l'instruction sont consécutives à l'intervention des décrets :
décret 75-396 du 13 mai 1975 (BOC, p. 2271) relatif à l'organisation des écoles du service de santé des armées ;
décret no 75-397 du 13 mai 1975 (BOC, p. 2276) ; abrogé par le décret 93-1011 du 18 août 1993 (BOC, p. 4652) relatif aux écoles d'application et à l'institut de médecine tropicale du service de santé des armées, et des arrêtés respectifs du 13 mai 1975 (BOEM 621-1*).
1.1.3. Principes de fonctionnement.
Les écoles du service de santé étant des organismes interarmées placés sous l'autorité directe du ministre de la défense (DCSSA), une comptabilité spécifique des fonds a été définie afin de répondre aux besoins particuliers de ces établissements dont le fonctionnement financier utilise :
soit le régime des masses et des dépenses à bon compte ;
soit le mandatement direct des dépenses publiques.
La présente instruction ne s'applique qu'aux mouvements de fonds de la première catégorie de dépenses indiqués ci-dessus.
1.1.4. Trésorerie de l'école.
L'ensemble des deniers détenus par l'école constitue, sous la dénomination de « fonds généraux », sa trésorerie.
Celle-ci doit lui permettre :
d'assurer le règlement des droits individuels, acquis par les personnels de l'école tels que : solde, traitement, indemnités de frais de déplacement, vivres payés ;
de payer les dépenses engagées pour la satisfaction des besoins matériels de ces mêmes personnels ou pour les besoins collectifs de la formation.
1.1.5. Origine des fonds.
L'école dispose :
de fonds budgétaires : fonds d'alimentation, fonds de la solde, fonds des masses, etc. ;
de fonds en dépôt : cautionnements des fournisseurs, etc. ;
de recettes diverses : pénalités infligées aux fournisseurs, contribution des communes (1), cessions d'effets consenties aux élèves, etc.
Dès leur réception, ces fonds cessent d'être individualisés suivant leur origine et sont utilisés indistinctement pour acquitter toutes les dépenses régulières incombant à la formation.
1.1.6. Catégories de fonds.
Les fonds de l'école se composent :
1. Du numéraire.
2. Des valeurs de caisse.
3. Des fonds en dépôt à un compte courant postal ou éventuellement au Trésor.
Les deux premières catégories de fonds sont conservées à l'école dans les conditions décrites à l'article 15.
1.1.7. Objet du service des fonds.
Le service des fonds a pour objet la gestion des deniers visés aux articles précédents.
Cette gestion comprend :
la prise en compte des deniers ;
leur conservation ;
leur utilisation régulière ;
la tenue des écritures comptables.
1.1.8. Unité du service des fonds.
Il n'existe qu'un service des fonds par école. Toutes les opérations de recettes et de dépenses de l'école sont enregistrées dans une comptabilité unique appelée « Comptabilité-deniers » dans tous les cas où elles ne donnent pas lieu à ordonnancement ou à ordre de versement.
1.1.9. Règles générales de gestion.
La gestion des fonds, rassemblés dans une seule caisse, est confiée, pour l'ensemble de l'école, à un officier (2), comptable des deniers, chargé de la gestion financière.
Ce dernier est seul habilité à recevoir les fonds destinés à la formation et à en donner quittance.
Seules les opérations de recettes et de dépenses réglementaires sont autorisées.
Elles doivent être effectuées sans compensation et enregistrées distinctement.
Les écritures tenues doivent permettre à tout instant de déterminer avec exactitude l'avoir-deniers de l'école.
1.2. Organisation du service des fonds. Attributions et responsabilités des personnels.
1.2.1. Le directeur ou commandant de la formation.
Responsable du fonctionnement et de l'administration générale de l'école, le directeur ou commandant de la formation doit notamment :
1. Désigner, si une autorité supérieure ne l'a pas fait, l'officier comptable-deniers de l'école ainsi que le suppléant de celui-ci, avec inscription au registre des actes administratifs.
2. Mettre à la disposition de cet officier les moyens en personnels, locaux et matériels nécessaires à l'exécution de son service.
3. Engager ou faire engager les dépenses dans les conditions fixées par les règlements.
4. S'assurer que l'officier, chef des services administratifs, exerce une surveillance active et constante sur la gestion de l'officier chargé de la gestion financière.
5. Selon les cas, viser ou arrêter les comptes après constatation par le chef des services administratifs de la régularité des recettes et des dépenses.
6. Constater au moins une fois par trimestre l'existence effective des fonds que doit contenir la caisse de l'école et mentionner le résultat de ses vérifications sur le registre-journal des recettes et des dépenses.
7. Signer la correspondance concernant le service des fonds. Il peut, toutefois, en déléguer la signature au chef des services administratifs excepté ce qui concerne les rapports d'administration, les demandes de secours aux masses, ainsi que la correspondance relative au contrôle.
Cette délégation est personnelle, annuelle et révocable.
Les décisions du directeur ou commandant de la formation sont formulées par écrit et transcrites immédiatement sur le registre des actes administratifs.
Le directeur ou commandant de la formation est responsable, en ce qui concerne le service des fonds de l'école, des conséquences :
de toute mesure non réglementaire qu'il aurait prescrite ou autorisée et de celles résultant de la non-exécution sur son ordre, des dispositions réglementaires ;
de toute carence qu'il aurait commise concernant les mesures à prendre pour faire cesser les irrégularités dont il aurait été avisé.
Si un préjudice matériel pour l'état, la formation ou les personnes résulte des manquements spécifiés ci-dessus, la responsabilité du directeur ou commandant de la formation peut être engagée.
1.2.2. Le chef des services administratifs.
Sous l'autorité directe du directeur ou commandant de la formation, l'officier, chef des services administratifs, dirige l'action du service des fonds et le contrôle. A cet effet, il doit notamment :
1. Régler le fonctionnement du service ainsi que les liaisons entre l'officier chargé de la gestion financière, d'une part, les autres bureaux et services, d'autre part.
2. Déterminer l'emploi des moyens mis à la disposition de l'officier chargé de la gestion financière pour garantir la sécurité des fonds (local, coffre, garde-caisse).
3. Fixer la répartition de l'avoir en deniers entre la caisse de l'école et le compte courant postal ou éventuellement le compte au Trésor.
4. S'assurer que l'officier chargé de la gestion financière a fait valoir en temps utile tous les droits de la formation et a perçu toutes les ressources correspondant à ces droits.
5. Autoriser toutes les dépenses en deniers autres que celles engagées de plein droit et en viser les pièces justificatives.
6. Signer avec l'officier chargé de la gestion financière tous les documents comptables relatifs à la gestion.
7. S'assurer que les écritures comptables sont tenues régulièrement au jour le jour, sans erreur ni lacune.
8. Effectuer inopinément une fois par mois au moins, une vérification de caisse.
9. Rendre compte immédiatement au directeur, ou commandant de l'école des irrégularités constatées au cours de ses diverses vérifications, prendre les mesures appropriées pour les redresser et mettre en jeu, s'il y a lieu, les responsabilités encourues.
10. Faire procéder en cas de mutation ou de départ temporaire de l'officier chargé de la gestion financière, à la remise contradictoire du service au successeur ou au remplaçant provisoire.
Si, par suite des circonstances, l'officier chargé de la gestion financière sortant ne peut attendre à la formation l'arrivée de son successeur, le chef des services administratifs fait désigner un intérimaire qui prend provisoirement en charge le service et le remet au successeur désigné lors de son arrivée. Le chef des services administratifs, à la suite de la passation, prend, le cas échéant, les mesures qui s'imposent.
Dans le cas où il ne peut y avoir de remise contradictoire du service entre l'officier chargé de la gestion financière sortant et son successeur ou son intérimaire, le chef des services administratifs arrête ou fait arrêter en sa présence les écritures et établit la situation du service de façon à déterminer très exactement le point de départ de la gestion de l'intérimaire.
Le chef des services administratifs peut déléguer à l'officier chargé de la gestion financière la signature des documents n'ayant pas le caractère de pièce comptable. Cette délégation personnelle et toujours révocable est inscrite au registre des actes administratifs.
Le chef des services administratifs est responsable des erreurs ou irrégularités commises dans l'exécution des opérations réglementaires qui lui incombent quand il en résulte un préjudice matériel pour l'Etat, l'école ou les personnes.
Sa responsabilité peut être engagée conjointement avec celle de l'officier chargé de la gestion financière pour les erreurs ou irrégularités commises par ce dernier si le chef des services administratifs les a autorisées, tolérées ou ignorées par manque de surveillance ; il en est de même si, les ayant connues, il a omis d'en avertir le directeur ou commandant de la formation. Il est également responsable des conséquences des ordres non conformes ou règlement donnés par le directeur ou commandant de la formation s'il n'a pas présenté des remarques écrites sur leur régularité.
1.2.3. L'officier chargé de la gestion financière. (3)
L'officier chargé de la gestion financière assure, sous l'autorité du chef des services administratifs :
la conservation et le maniement des fonds ;
la perception des recettes pour lesquelles il doit donner quittance ;
le paiement des dépenses engagées de plein droit et de celles autorisées par le chef des services administratifs ;
la tenue des pièces, écritures et comptes concernant les opérations qu'il effectue ;
la signature de la correspondance pour laquelle il a reçu délégation du chef des services administratifs.
Dans le cadre des dispositions du décret 74-705 du 06 août 1974 (BOC, p. 1957) la responsabilité de l'officier chargé de la gestion financière est mise en jeu notamment en ce qui concerne :
les fonds qu'il a reçus et la justification de leur emploi ;
les pertes de deniers et de valeurs ;
les paiements irréguliers et les avances non autorisées par le directeur ou commandant de la formation ;
toutes opérations et ommissions comptables ayant pour effet d'altérer l'avoir en deniers de la formation.
Cette responsabilité est toujours présumée. Il ne peut en être déchargé qu'en cas de force majeure, de cas fortuit ou de circonstances particulières de service.
Dans les autres cas, sa responsabilité est seulement disciplinaire.
1.3. Le fonctionnement du service des fonds.
1.3.1. Généralités.
Le fonctionnement du service des fonds consiste essentiellement dans la réalisation des recettes et l'exécution des dépenses.
1.3.2. Comptable unique et unité de caisse.
Pour la régularité et la sécurité des opérations relatives à la gestion des fonds un comptable-deniers ne peut gérer qu'une seule caisse.
Il apparaît ainsi qu'il existe par école :
un seul service des fonds ;
une seule comptabilité-deniers ;
un seul comptable-deniers ;
une seule caisse.
1.3.3. Conservation des fonds en numéraire et des valeurs de caisse.
La totalité des fonds en numéraire et en valeur de caisse est conservée dans un coffre-fort installé dans un local désigné par le directeur ou commandant de la formation. Dans la mesure du possible ce coffre est scellé au mur. Un service spécial assure la garde de la caisse de jour et de nuit. Les consignes permanentes pour la protection de la caisse sont établies par l'officier chargé de la gestion financière et soumises par le chef des services administratifs à la décision du directeur ou commandant de la formation. Toute décision relative à la sécurité des fonds est portée au registre des actes administratifs. Les clefs du coffre sont détenues en permanence par l'officier chargé de la gestion financière.
Le double de la clé est conservé dans les conditions prévues par la circulaire 250 /DEF/DCSSA/4/GF du 21 janvier 1975 (BOC, p. 357).
Le coffre ne doit contenir aucune somme ou valeur étrangère aux fonds généraux de la formation.
1.3.4. Importance des sommes en numéraire à conserver à la formation.
L'importance des sommes en numéraire à conserver à la formation est fixée par le chef des services administratifs. Elle doit être strictement limitée au montant présumé des dépenses à payer en numéraire pendant le délai nécessaire à l'exécution d'un retrait de fonds du compte courant postal ou, éventuellement, du compte de dépôt de fonds au Trésor.
1.3.5. Réalisation des valeurs de caisse.
L'officier chargé de la gestion financière s'attache à obtenir dès que possible l'inscription au crédit du compte courant postal de l'école des mandats ordinaires chèques postaux et des chèques bancaires qu'il peut détenir. Ces valeurs sont adressées à cet effet au centre de chèque postaux. S'il s'agit d'un chèque bancaire, qu'il soit barré ou non, l'officier chargé de la gestion financière doit, au préalable, l'endosser à l'ordre du chef de centre de chèques postaux.
1.3.6. Fonds en dépôt à un compte courant postal ou éventuellement au Trésor.
Les fonds en excédent des besoins en numéraire définis à l'article 16 ci-dessus sont obligatoirement déposés à un compte courant postal ou éventuellement à un compte de dépôt au Trésor.
Sauf cas d'impossibilité absolue, chaque école doit être pourvue d'un compte courant postal.
Conjointement avec le compte courant postal, l'école peut éventuellement disposer d'un compte de dépôt de fonds au Trésor.
Les comptes courants postaux fonctionnent selon les règles précisées par le code des postes et télécommunications (extraits dans le BOEM 410*), modifié notamment par les loi 72-10 du 03 janvier 1972 (BOC/SC, p. 76) et loi 75-04 du 03 janvier 1975 (BOC, p. 3783).
1.3.7. Diverses catégories de recettes.
a). A la mise en place du service des fonds, l'école reçoit :
des fonds d'avance au titre de la solde et de l'alimentation ;
des allocations forfaitaires en deniers attribuées à chaque masse à titre de première mise, mandatées par le ministre (DCSSA) ou l'ordonnateur de rattachement de la formation.
b). Au cours de sa vie administrative, l'école réalise des recettes dont les principales sont :
1. Le recomplètement mensuel des fonds d'avance par remboursement des dépenses de solde et d'alimentation.
2. Le renouvellement annuel de ces mêmes fonds au début de chaque exercice.
3. La perception périodique des primes acquises aux différentes masses (4).
4. Les allocations complémentaires ou extraordinaires accordées aux masses sur décision du ministre (DCSSA) (4).
5. Le remboursement des avances faites par l'école pour le compte de l'Etat : remboursement des frais de déplacement (cf. Article 43).
6. Des imputations ou des cessions.
1.3.8. Exécution des recettes.
Les recettes sont exécutées :
normalement par virement au CP ou au compte au Trésor de l'école ;
exceptionnellement en numéraire entre les mains de l'officier chargé de la gestion financière.
Les retraits de fonds effectués au CCP ou au compte au Trésor de l'école, les perceptions faites aux caisses du Trésor de mandats ordonnancés au profit de l'école, sont enregistrés sur le carnet de perception des fonds modèle N° 620-9*/46.
Les recettes doivent être strictement effectuées aux échéances et aux époques prévues par les règlements, marchés et conventions. Elles sont immédiatement enregistrées dans la comptabilité-deniers.
1.3.9. Diverses catégories de dépenses.
Les dépenses comprennent notamment :
1. Le paiement aux personnels des droits individuels quand ce paiement incombe à la formation (soldes et rémunérations, indemnités pour frais de déplacement).
2. Le paiement à des tiers créanciers pour fourniture de denrées, matières, matériels, travaux, services, etc.
3. Le versement au Trésor :
le cas échéant du reliquat du fonds d'avance qui n'a pas été utilisé en fin d'année ;
des trop-perçus à divers titres.
4. Les versements à la caisse des dépôts et consignations :
des successions des militaires décédés ;
des créances revenant à des fournisseurs saisis ;
des sommes dues par la formation et que les créanciers refusent de recevoir.
Dans ces deux derniers cas, les dépôts doivent toujours être accompagnés d'un extrait des oppositions ou d'un extrait des significations d'accepter les paiements adressés aux créanciers.
1.3.10. Engagement des dépenses.
Les dépenses faites par l'école peuvent être engagées ;
de plein droit : soldes et rémunérations, indemnités pour frais de déplacement, frais de déplacement, alimentation, etc. ;
sur décision du directeur ou commandant de la formation, ou du chef des services administratifs s'il en a reçu délégation ;
après décision des autorités compétentes pour toutes les dépenses imputables à des ressources qui ne sont pas mises préalablement à la disposition de l'école (relevés de dépenses).
1.3.11. Titre de créance.
Le paiement n'intervient, sauf pour les dépenses de plein droit, que sur présentation d'un titre de créance (facture, mémoire, ordre de versement au Trésor). Ce titre doit répondre aux conditions de forme et de fonds prévues par les règlements sur la comptabilité publique (5).
Les formations doivent exiger la production de ces titres dans les délais prévus par les marchés et conventions.
Les titres de créance dont le montant doit être payé par l'école sont dispensés des droits de timbres de dimension et de quittance.
1.3.12. Modes de paiement.
Les dépenses peuvent être payées :
par virement à un compte courant postal. Ce procédé, qui est le mode normal de paiement, doit être obligatoirement utilisé pour les dépenses dépassant une certaine somme (6) ;
en numéraire à la caisse de l'école ou par chèque d'assignation, dans la limite où le paiement par virement postal n'est pas obligatoire ;
par chèque sur le Trésor si un compte est ouvert.
1.3.13. Bénéficiaire du paiement.
Le paiement doit être fait entre les mains du véritable créancier après justification de ses droits et pour l'acquittement d'une fourniture ou d'un service fait. Avant tout paiement, l'officier chargé de la gestion financière doit :
reconnaître la régularité des pièces produites ;
contrôler la désignation du titulaire de la créance et celle du compte à créditer.
1.3.14. Justification du paiement.
Le titre de créance doit être revêtu soit de l'acquit du créancier, soit d'une mention de règlement certifiée par le comptable-deniers portant référence au chèque émis, ou accompagné de toute preuve réglementaire de paiement telle que déclaration de recette au Trésor.
1.3.15. Constatation des excédents.
Tout excédent de caisse est constaté dans le procès-verbal rapporté par l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école, soit sur le rapport du directeur ou commandant de la formation, soit spontanément au cours de ses vérifications, soit à la demande d'une autorité ayant qualité pour procéder à des vérifications de caisse sans pouvoir établir le procès-verbal.
Le montant de l'excédent est pris en compte dans la comptabilité-deniers de l'école et reversé ensuite au Trésor sur ordre de l'ordonnateur de rattachement.
1.3.16. Constatation des pertes.
En cas de perte de fonds, l'officier chargé de la vérification des comptes de la formation, prévenu d'urgence :
effectue toutes les vérifications de caisse et de comptabilité nécessaires pour chiffrer le montant du déficit ;
prescrit de porter provisoirement en dépense dans la comptabilité de la formation le montant du déficit ;
rapporte un procès-verbal constatant le déficit.
Ce procès-verbal indique notamment :
la date et les circonstances de la constatation ;
les causes constatées ou présumées ;
le mode de régularisation provisoire qu'il a prescrit.
S'il s'agit de vol ou de détournement, la justice militaire est saisie sans délai par le directeur ou commandant de la formation afin de permettre l'ouverture immédiate d'une enquête.
1.3.17. Mise en cause des responsabilités.
Le fondement et l'application des responsabilités pécuniaires sont régis par le décret 74-705 du 06 août 1974 (A) pris en application de l'article 17 de la loi du 13 juillet 1972 (B).
En matière de pertes de fonds, l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école, après avoir établi le procès-verbal de constat dans les formes indiquées à l'article précédent, procède à une enquête administrative en vue de déterminer les responsabilités encourues, les régularisations définitives à effectuer et les mesures conservatoires à prendre pour garantir tous recours ultérieurs de l'Etat.
Le dossier constitué à cet effet doit contenir notamment :
une copie du procès-verbal ;
un rapport du directeur ou commandant de la formation indiquant avec détails les causes de déficit et donnant son avis sur les responsabilités ;
les explications écrites des officiers ainsi que de toutes personnes dont la responsabilité est susceptible d'être retenue ;
l'avis de l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école. Cet avis doit porter sur les responsabilités à mettre en cause, les sanctions à envisager, les régularisations définitives de fonds à prévoir ainsi que les mesures conservatoires à prendre.
Le directeur ou commandant de l'école adresse le dossier au ministre (DCSSA) pour décision.
Dès que la décision parvient à la formation, il est procédé aux régularisations prescrites. La décision est notifiée à toute personne dont la responsabilité a été, soit totalement, soit partiellement, retenue.
Le cas échéant, des recours peuvent être engagés auprès du ministre par les personnes mises en cause par la décision ministérielle. Ces recours sont introduits dans la forme prévue à l'article 7 du décret précité.
1.3.18. Recouvrement des imputations.
Le montant des imputations peut être recouvré :
par versement direct dans la caisse de l'école ;
par retenues sur la solde, dans les conditions et les proportions fixées par les règlements en vigueur ;
par versement au Trésor à la suite de l'émission d'un ordre de versement rendu, si besoin est, exécutoire ou à la suite d'un arrêté de mise en débets pris par le ministre.
La procédure exécutoire est utilisée à défaut de versement volontaire et quand le recouvrement par voie de retenue sur la solde ne peut être poursuivi (défaut ou insuffisance des allocations saisissables).
Si la perte de fonds n'a été constatée qu'après l'admission de son auteur à pension de retraite ou de réforme, il en est fait spécialement mention dans le dossier d'enquête administrative transmis au ministre.
Les régularisations comptables concernant la sortie provisoire des comptes du montant de la perte, ainsi que la prise en recette du montant de l'imputation, sont effectuées dans les conditions fixées à l'article 42 ci-après :
le montant des imputations concernant des matériels appartenant aux masses est, sauf cas d'émission d'ordres de versement, porté directement en recette à la masse concernée ;
les ordres de versement relatifs aux imputations de même nature donnent lieu à rétablissement de crédits au chapitre de fonctionnement du service.
2. La comptabilité-deniers.
2.1. La comptabilité.
2.1.1. But.
La comptabilité-deniers doit permettre aux autorités responsables de l'administration de l'école :
d'être renseignées sur la situation des fonds de la formation ;
de rendre compte de la gestion de ces fonds en faisant ressortir, dans des documents écrits :
la consistance des droits acquis ;
la nature et l'importance des ressources perçues ;
l'emploi de ces ressources ;
les résultats obtenus.
Cette comptabilité permet également aux autorités extérieures à l'école d'apprécier l'opportunité et la régularité des actes d'administration du directeur ou commandant de la formation.
2.1.2. Base de la comptabilité.
La comptabilité-deniers repose sur les éléments de bases suivants :
Les « écritures » qui ont pour objet d'enregistrer dans l'ordre chronologique toutes les opérations de recettes et de dépenses et de permettre la connaissance de la situation des fonds.
Les « comptes » qui présentent ces mêmes opérations mais méthodiquement, par catégories de droits et de ressources, et qui permettent, par leur balance, de faire apparaître le solde de chacun d'eux.
Les « pièces justificatives » qui appuient les écritures pour attester la réalité des opérations et leur régularité.
Les modèles de documents utilisés pour la tenue des « écritures » et des « comptes » sont annexés à la présente instruction.
Ils sont exclusifs de tous autres documents créés à l'initiative des comptables.
2.1.3. Ecritures.
L'inscription au jour le jour de toutes les recettes et de toutes les dépenses sur le registre-journal modèle N° 620-9*/41, constitue la règle fondamentale. Cependant, par exception à cette règle, l'inscription de certaines dépenses limitativement énumérées peut être différée (cf. Article 38) ; ces dépenses sont dites non inscrites.
Pour préparer ces écritures, le comptable-de-deniers :
vérifie, complète ou prépare les pièces justificatives des opérations qu'il effectue ;
porte ces opérations, y compris celles non inscrites au registre-journal, sur un registre de caisse modèle N° 620-9*/40.
2.1.4. Opérations motivant les écritures.
Les principales opérations de recette et de dépense effectuées par le comptable-deniers, ainsi que les pièces qui les justifient, figurent en annexe à la présente instruction.
2.1.5. Conditions de validité des pièces justificatives.
La force probante des pièces justificatives repose essentiellement sur l'authenticité, la sincérité et l'exactitude de ces pièces.
A cet effet, elles doivent :
1. Etre identifiées avec précision : elles font mention notamment :
du numéro de FORSSA de l'école ;
du numéro d'inscription au registre-journal.
2. Mentionner pour chaque opération effectuée :
la décision particulière d'engagement qui l'a autorisée si elle ne résulte pas d'un texte général ;
l'autorisation donnée par le directeur ou commandant de la formation ou par le chef des services administratifs de payer la dépense si celle-ci n'est pas de plein droit ;
les émargements contradictoires de l'officier chargé de la gestion financière, d'une part, du créancier ou du débiteur, d'autre part, attestant la réalité de la recette ou de la dépense (7) ;
le cas échéant la certification du service fait ou de la prise en charge du matériel dans la comptabilité-matières.
3. Porter le visa de vérification du chef des services administratifs et l'empreinte de son timbre humide.
4. Ne comporter ni lacune, ni grattage, ni surcharge. Les rectifications éventuelles doivent être approuvées par tous les signataires du document.
2.1.6. Le registre de caisse.
Avant d'être enregistrées au registre-journal, toutes les opérations de recettes et de dépenses réalisées en numéraire sont inscrites sans délai par le comptable-deniers, dans l'ordre de leur exécution, sur un registre de caisse modèle N° 620-9*/40.
Le registre de caisse ne constitue pas un document comptable. Il permet de connaître à tout moment l'avoir en numéraire de la caisse de l'école.
Les dispositions de détail relatives à la tenue du registre de caisse sont données en tête du registre.
2.1.7. Le registre-journal.
Les opérations de recettes et de dépenses réalisées au cours de la journée sont inscrites en fin de journée au registre-journal modèle N° 620-9*/41 dans l'ordre chronologique.
Ce document coté et paraphé par l'officier chargé de la surveillance administrative (8) formé d'un ensemble de doubles feuillets (des primata adhérents et des duplicata détachables) présente la répartition des opérations selon leur mode de réalisation : numéraire, compte courant postal, compte au Trésor. Il permet également, par la mention du numéro de compte d'imputation, de connaître la répartition par nature de fonds.
Lorsqu'un feuillet du registre-journal de l'école est rempli, le duplicata est détaché et transmis à l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école.
Le registre-journal est arrêté :
1. A chaque vérification de caisse.
2. Lors des passations de service entre deux officiers chargés de la gestion financière. Il est alors signé respectivement par les comptables sortant et entrant ; le chef des services administratifs y appose son visa.
Le registre-journal est balancé trimestriellement.
Sa durée n'est pas limitée.
Les dispositions de détail relatives à la tenue du registre-journal figurent dans l'instruction placée en tête du document.
2.1.8. Opérations non immédiatement inscrites au registre-journal.
Par dérogation à la règle prescrivant l'inscription au jour le jour de toutes les opérations de recettes et de dépenses au registre-journal, le comptable-deniers peut différer l'inscription de certaines dépenses. Celles-ci sont, toutefois, inscrites au registre de caisse.
Cette procédure intéresse exclusivement :
le paiement de frais de déplacements temporaires enregistrés sur des bordereaux tenant lieu de registre des déplacements ;
les menues dépenses des masses enregistrées dans des bordereaux modèle N° 620-9*/44, ouverts au titre de chaque masse ou rubrique de masse.
Ces dépenses ne peuvent être conservées en non-inscrits que pendant un délai maximum d'un mois.
2.1.9. Situation du numéraire en caisse.
L'officier chargé de la gestion financière doit établir tous les soirs la situation de sa caisse en utilisant le registre de caisse modèle N° 620-9*/40 qui lui donne la situation réelle du numéraire existant dans le coffre : il compte le numéraire en caisse et en vérifie la concordance avec le montant ressortant au registre de caisse.
2.1.10. Vérification de caisse.
L'officier chargé de la gestion financière chaque fois qu'il le juge utile et certaines autorités (directeur ou commandant de la formation, chef des services administratifs, officier chargé de la surveillance administrative de l'école) ont qualité pour vérifier la caisse de l'école. Cette vérification porte à la fois sur l'existence des fonds ainsi que sur l'exactitude et la régularité des écritures.
A cet effet, le vérificateur :
arrête le registre de caisse et vérifie la concordance du total avec le total du numéraire effectivement en caisse ;
effectue la totalisation et l'arrêté du registre-journal ;
reporte les opérations qui précèdent sur le carnet de vérification de caisse modèle N° 620-9*/42 sur lequel est effectuée la balance des recettes et des dépenses.
Le total de l'avoir en caisse doit correspondre à l'avoir donné par les écritures.
Le vérificateur (autre que l'officier chargé de la gestion financière) appose sur le registre-journal son visa et une mention de vérification certifiant :
soit, la concordance des écritures et de l'avoir ;
soit, l'existence d'une différence en plus ou en moins.
Le détail des opérations à effectuer pour vérifier la caisse figure sur la notice placée en tête du carnet de vérification de caisse modèle N° 620-9*/42.
2.1.11. Régularisation comptable des excédents.
Tout excédent constaté dans les formes indiquées à l'article 27 ci-dessus est immédiatement et provisoirement pris en recette :
au registre-journal modèle N° 620-9*/40 ;
au registre des comptes modèle N° 620-9*/43 dans un compte spécial ouvert à cet effet au 4e fascicule « fonds divers ».
L'ordonnateur de rattachement envoie à la formation un ordre de versement au Trésor. Les fonds en excédent sont alors versés par l'officier chargé de la gestion financière. Ils sont portés en dépenses aux registres susmentionnés.
2.1.12. Régularisation comptable des pertes de fonds.
Le montant de la perte constatée dans le procès-verbal rapporté par l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école conformément à l'article 28 ci-dessus est porté en dépense par le trésorier de l'école :
au registre-journal ;
à un compte débiteur ouvert au registre des comptes (4e fascicule).
Lorsque la décision du ministre a été notifiée à la formation il est procédé comme il suit :
Si le montant total de la perte est imputé à l'officier chargé de la gestion financière ou à un tiers, le versement total ou les versements partiels et successifs effectués dans la caisse de l'école sont au fur et à mesure portés en recette au registre-journal et au compte débiteur du fascicule 4 du registre des comptes.
Si une partie seulement de la perte est imputée à l'officier chargé de la gestion financière ou à un tiers, le reste étant laissé à la charge de l'Etat, le montant de l'imputation versé en une ou plusieurs fois dans la caisse de l'école, est porté en recette au registre-journal et au registre des comptes (fascicule 4). La différence entre le montant de la perte et le montant de l'imputation est régularisée conformément aux dispositions de la décision ministérielle. A cet effet, celle-ci doit préciser si la régularisation est à effectuer :
par remboursement à l'école par imputation sur les crédits du chapitre intéressé ;
par imputation à une masse.
A défaut d'indication de cette nature, des instructions devront être demandées sous le timbre de la décision.
On opère de même lorsque le montant de l'imputation ne peut être recouvré par reversement dans la caisse de la formation.
Lorsque le montant de la perte est laissé entièrement à la charge de l'Etat ou de l'école, la régularisation intervient dans les formes précisées par la décision ministérielle.
2.1.13. Les dépenses remboursables par l'Etat sur relevés.
Ces dépenses ne peuvent être engagées que sur décision du ministre ou sur autorisation d'un représentant qualifié du service administrateur des crédits budgétaires intéressés. L'autorisation fixe le montant maximum de la dépense.
L'officier chargé de la gestion financière procède au paiement du créancier sur le vu d'une facture dûment établie et remplissant les conditions de validité rappelées à l'article 35 ci-dessus.
Le comptable-deniers, après paiement :
1. Inscrit immédiatement la dépense au registre-journal et au registre des comptes.
2. Etablit en double expédition et par rubrique budgétaire les relevés modèle N° 620-9*/45, auxquels sont jointes les pièces justificatives.
Les relevés et les pièces justificatives sont adressés à l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école à l'appui du feuillet du registre-journal où les dépenses considérées ont été inscrites.
2.1.14. Les comptes.
Après avoir été inscrites au registre-journal les opérations de recettes et de dépenses sont immédiatement réparties dans des comptes particuliers dont l'ensemble constitue le registre des comptes modèle N° 620-9*/43.
2.1.15. Le registre des comptes.
Le registre des comptes constitué par des folios mobiles présente la répartition par compte des opérations enregistrées chronologiquement au registre-journal.
Il est divisé en un certain nombre de comptes groupés en quatre fascicules :
1er fascicule : Comptes de la solde et des rémunérations.
2e fascicule : Comptes de recettes et de dépenses des masses.
3e fascicule : Compte de l'alimentation.
4e fascicule : Compte des fonds divers.
Le dernier jour de chaque trimestre, les recettes et les dépenses de chaque compte sont totalisées et balancées.
Le registre des comptes est annuel.
Le 1er janvier de chaque année, il reprend la situation des comptes à la date du 31 décembre de l'année écoulée.
Les dispositions de détail relatives à la tenue du registre des comptes figurent dans l'instruction placée en tête du registre.
2.1.16. La balance trimestrielle des comptes.
Le dernier jour de chaque trimestre, les opérations enregistrées au registre-journal et au registre des comptes sont totalisées et balancées.
Le total des balances des divers comptes doit correspondre au montant de l'avoir général de la formation donné par la balance du registre-journal.
L'arrêté de chaque balance trimestrielle est vérifié sur pièces par l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école.
2.2. Action de l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école.
2.2.1. Etendue de l'action de l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école.
(Modifié : 1er modificatif.)
Dans le cadre des dispositions de l'instruction no 210/DEF/DCSSA/ETG du 1er octobre 1983 abrogée par l' instruction 106 /DEF/DCSSA/EPG/ECX du 07 janvier 1993 (BOC, p. 2455), son action sur le service des fonds de l'école s'étend :
à la vérification des comptes en deniers ;
à la participation à la surveillance administrative.
A ce double titre, l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école a toute initiative pour :
vérifier les recettes et les dépenses ;
procéder aux vérifications de caisse ;
prescrire les redressements et les rectifications nécessaires ;
s'assurer que l'emploi des fonds est conforme aux lois, règlements et instructions ministérielles en vigueur.
Les vérifications peuvent être :
inopinées ou périodiques ;
effectuées sur place ou sur pièces.
2.2.2. Vérifications sur place.
Au cours de ses vérifications sur place, l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école :
effectue inopinément des vérifications de caisse, dans la forme prévue à l'article 40 ci-dessus ;
s'assure notamment de la stricte observation des prescriptions concernant :
a). La conservation et l'importance des fonds en numéraire et des valeurs de caisse (art. 15, 16 et 17 ci-dessus).
b). Le nombre des opérations « non inscrites » (art. 38) :
se fait présenter les registres et les pièces justificatives toutes les fois qu'il le juge utile.
2.2.3. Vérifications sur pièces.
Les documents et les pièces de comptabilité sont adressés à l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école aux époques déterminées et toutes les fois qu'il le demande.
1. Registre-journal des recettes et des dépenses.
Au fur et à mesure que les feuillets du registre-journal sont remplis, les duplicata en sont adressés à l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école accompagnés des pièces justificatives correspondantes.
Après vérification de l'exactitude et de la régularité des inscriptions et des pièces justificatives, les duplicata sont conservés par cet officier et les pièces justificatives sont renvoyées à la formation après avoir été frappées du timbre d'annulation.
2. Dépenses remboursables par l'Etat sur relevés.
Le chef des services administratifs vise, après vérification, les relevés et les pièces justificatives jointes. Ceux de ces documents concernant les dépenses à rembourser sur des crédits dont le chapitre budgétaire n'est pas administré par la direction centrale du service de santé des armées sont adressés, pour mandatement, à l'ordonnateur du service intéressé.
Les autres sont transmis à l'ordonnateur de rattachement aux fins de mandatement.
Une des expéditions des relevés et des pièces justificatives appuie l'ordonnancement ; l'autre expédition est destinée à la liquidation.
3. Registre des comptes.
Au début de chaque trimestre, après établissement de la balance des comptes concernant le trimestre précédent, le chef des services administratifs adresse à l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école :
les folios mobiles du registre sur lesquels les comptes sont établis ;
les folios présentant la récapitulation des comptes par fascicule.
L'officier chargé de la surveillance administrative de l'école :
s'assure de la concordance des inscriptions portées sur les duplicata des feuillets du registre-journal et sur les folios du registre des comptes ;
examine les divers comptes.
Les folios du registre des comptes sont renvoyés à la formation après avoir reçu le visa de l'officier chargé de la surveillance administrative de l'école.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le médecin général inspecteur, directeur central du service de santé des armées,
DARBON.