1. Objet de l'instruction.

La présente instruction règle l'application au matériel de l'administration centrale du ministère des armées des dispositions du décret du 22 décembre 1952 abrogé le 14 février 1990, BOC, p. 642 sur la comptabilité des matériels militaires.

2. Champ d'application.

Le matériel de l'administration centrale est le matériel utilisé par les directions et services de l'administration centrale tels qu'ils sont définis par les textes en vigueur ⁽¹⁾.

Il comprend :

• a).  Le mobilier, les machines comptables et de bureau, les photocopieurs, les appareils de chauffage et d'éclairage et tous les matériels acquis sur les crédits des chapitres 34.02 et 35.01, les machines de traitement de textes, télécopieurs, micrographie, tous les matériels d'équipement informatique (unités centrales, mémoires externes, organes d'entrée-sortie, saisie de données, terminaux, transmissions de données, programmes-produits, matériels d'exploitation annexes) achetés sur les crédits des chapitres 34.41, 34.42 et 53.91 de la section commune ou ayant fait l'objet d'une cession gratuite acceptée par la direction de l'administration générale.

• b).  Les matériels de même nature mis à la disposition de la direction de l'administration générale par direction et par service (ou services centraux) des armées.

• c).  Le mobilier et le matériel mis à la disposition du ministère de la défense par l'administration du mobilier national, les services publics ou privés et les manufactures nationales.

• d).  Les machines, l'outillage et les fournitures nécessaires au fonctionnement des ateliers dépendant de la direction de l'administration générale.

3. Nomenclature.

Les articles de matériel rentrant dans les catégories énumérées à l'article ci-dessus sont identifiés et désignés au moyen d'une nomenclature qui les classe par nature ou par groupes ; un prix révisable est affecté à chaque article. Provisoirement la nomenclature utilisée est la nomenclature des matériels des armées.

4. Direction et comptabilité.

• a).  La direction et la surveillance du matériel de l'administration centrale sont assurées par le directeur de l'administration générale qui est assisté, dans cette tâche, par certains personnels de sa direction. Le directeur de l'administration générale signe, par délégation du ministre des armées, certaines décisions relatives à la gestion des matériels. Délégation est également donnée à des fonctionnaires ou officiers de sa direction pour leur permettre de signer ces décisions lorsqu'il est lui-même empêché ou absent.

• b).  Un officier ou fonctionnaire du bureau du matériel et des immeubles de l'administration centrale de la direction de l'administration générale désigné sous le nom de « comptable des matériels de l'administration centrale » est chargé de tenir la comptabilité de tous les matériels de cette administration. Il n'en est pas détenteur-dépositaire.

Les matériels consommables ou non sont, soit immédiatement mis à la disposition de la direction ou organisme utilisateur, soit constitués en volant dans les locaux dépendant de la direction de l'administration générale.

Dans chaque direction ou organisme de l'administration centrale un officier ou fonctionnaire est désigné par le directeur ou le chef de l'organisme, et avec l'accord du directeur de l'administration générale, comme détenteur-dépositaire du matériel mis à la disposition de la direction ou de l'organisme.

Dans les ateliers, le chef de l'atelier est détenteur-dépositaire des machines et outillages utilisés par l'atelier dont il a la charge.

Dans la direction de l'administration générale un ou plusieurs détenteurs-dépositaires sont chargés du matériel constitué en volant, un ou plusieurs autres exercent la même fonction pour le matériel en cours d'utilisation.

5. Documents comptables.

• A.  Le comptable des matériels de l'administration centrale tient les documents suivants :

  • a).  Un livre-journal des opérations servant à l'enregistrement des pièces comptables.

  • b).  Des cahiers-inventaires, conformes au modèle N° 420*/1 joint, faisant ressortir par détenteur-dépositaire et par article de nomenclature l'allotissement des matériels en distinguant :

    • le matériel de dotation, art. 2, § a) ;

    • le matériel mis à la disposition par les directions ou services, art. 2, § b) ;

    • le matériel mis à la disposition par le mobilier national, les musées ou les services privés, art. 2, § c).

  • c).  Un fichier-inventaire numérique utilisant des fiches conformes au modèle N° 420*/2 joint, ouvert par article de nomenclature et par catégorie de matériels permettant de connaître à tout moment la quantité et la valeur de l'ensemble des matériels.

  • d).  Un registre des actes administratifs destiné à constater toute décision ou mesure relative à l'administration du matériel.

• B.  Le détenteur-dépositaire tient à jour un exemplaire du cahier-inventaire du matériel dont il a la charge.

6. Mouvements de matériel.

Tous les mouvements définitifs de matériel donnent lieu à l'établissement d'une pièce de mouvement « passe-partout » dérivée de l'imprimé M. 02 de l'armée de l'air (modèle N° 420*/3 joint). Celle-ci se présente sous l'aspect d'une liasse de quatre feuillets de couleurs différentes traités par duplication.

  a) Demande de matériel.

L'organisme demandeur conserve le dernier feuillet (vert) et transmet à la direction de l'administration générale les trois autres feuillets. Le directeur de l'administration générale inscrit sur ces documents la décision qu'il a prise. Si la demande est refusée, la liasse est renvoyée au service demandeur. Si elle est acceptée, la liasse est adressée au chef de bureau intéressé qui vise les trois documents et fait livrer le matériel. Après signature du détenteur-dépositaire les trois exemplaires sont remis au comptable des matériels de l'administration centrale pour enregistrement au livre-journal.

Le comptable adresse le feuillet blanc au détenteur-dépositaire pour inscription en entrée dans sa comptabilité, le feuillet rose au magasin de fonctionnement afin de servir de pièce justificative de sortie et conserve l'exemplaire jaune.

  b) Remise de matériel.

Le détenteur-dépositaire de l'organisme intéressé procède de la même manière que précédemment. Après examen, le directeur de l'administration générale prend sa décision. Si la remise est acceptée, le chef de bureau intéressé vise les trois exemplaires et fait enlever le matériel par l'agent désigné qui certifie l'entrée du matériel, le détenteur-dépositaire certifiant la sortie. Les trois feuillets sont remis au comptable des matériels de l'administration centrale pour enregistrement au livre-journal. Le comptable conserve l'exemplaire jaune, le rose est remis au détenteur-dépositaire pour mise à jour de sa comptabilité, le blanc est adressé au magasin de fonctionnement comme justification de l'entrée.

7. Locations, mises à disposition et cessions.

• a).  Tout matériel, y compris les photocopieurs, objets d'une location ou d'une mise à disposition au bénéfice de la direction de l'administration générale, ainsi que les équipements informatiques loués en crédit-bail, figure sur un inventaire particulier.

  Dans le cadre de location, ou de mise à disposition de matériels au profit d'un service public national, d'une personne privée et à condition qu'ils soient utilisés dans l'intérêt exclusif des armées, ces matériels doivent être également suivis sur un inventaire particulier. Il appartient au comptable, au terme de la prestation en cause, de provoquer leur réintégration et, le cas échéant, de faire poursuivre le remboursement des détériorations et pertes mises à la charge de l'emprunteur.

• b).  Les cessions de matériel consenties à titre onéreux par la direction de l'administration générale en sa qualité de « service pilote » sont effectuées conformément aux modalités de l' instruction 1070 /CC/CBC du 27 février 1957 (BO/G, p. 1078).

8. Réparation et entretien du matériel.

Les frais d'entretien et de réparation des matériels de l'administration centrale sont à la charge de la direction de l'administration générale, à l'exception de ceux qui, acquis directement par les directions centrales, ont été mis à la disposition de la direction de l'administration générale ou qui n'ont pas fait l'objet d'une cession gratuite acceptée par cette direction.

Les mouvements de réparation prennent la forme de la remise à titre définitif prévue à l'article 6.

9. Matériel consommable.

Le matériel est classé consommable quand il est appelé par sa nature à être détruit par son usage. Il est renouvelé périodiquement. Par extension, est classé consommable, le matériel de nature non consommable de valeur inférieure ou égale à 50 F. Toutefois, parmi ce matériel une liste d'exceptions sera dressée par le directeur de l'administration générale. Le matériel figurant sur la liste sera suivi en comptabilité comme du matériel ordinaire.

10. Pertes. Détériorations.

Au vu du compte rendu du détenteur-dépositaire signalant la perte ou la détérioration d'un matériel, le directeur de l'administration générale dresse un procès-verbal circonstancié. Ce procès-verbal est soumis à la décision du ministre.

11. Réformes.

Le matériel à réformer est examiné par une commission composée du directeur de l'administration générale ou de son délégué, président, d'un technicien du matériel à réformer désigné par le directeur de l'administration générale, du comptable des matériels de l'administration centrale et d'un représentant de la direction des services financiers (DSF/2) membres.

Le procès-verbal dressé par la commission est soumis à la décision du ministre.

Pour dresser les procès-verbaux de perte et de réforme, il est fait usage d'imprimés dont les modèles N° 420*/4 et N° 420*/5 sont joints.

12. Remise à l'administration des domaines.

En application des dispositions du code du domaine de l'Etat et de l'article 8 du décret du 22 décembre 1952, les matériels réformés sont remis à l'administration des domaines pour être vendus au profit du Trésor sauf rétablissement de leur valeur au budget des armées dans les cas prévus par la loi.

Périodiquement le comptable des matériels de l'administration centrale adresse à l'administration des domaines un procès-verbal de remise approuvé par le directeur de l'administration générale qui indique la valeur d'inventaire, la valeur vénale du matériel ainsi que l'endroit où il est disponible.

13. Responsabilités.

La responsabilité du comptable des matériels de l'administration centrale est définie par l'article 11 du décret du 22 décembre 1952.

Le détenteur-dépositaire est responsable de la concordance entre le matériel existant et les écritures de son cahier-inventaire. Chaque utilisateur devra lui signaler sans délai toute disparition éventuelle de matériel.

Secret professionnel : en application des dispositions de l'article 26 du décret du 22 décembre 1952, il est rappelé qu'il est interdit au comptable et à tous agents des services de matériel de l'administration centrale de fournir aucun renseignement relatif à ces services à des personnes autres que celles qui ont qualité pour en connaître.

14. Prise et remise de service.

Les modalités de la prise et de la remise de service entre comptable des matériels de l'administration centrale sont effectuées dans les formes prescrites par l'article 30 de l' instruction 6500 /SAF du 15 avril 1954 applicable à l'armée de l'air. Procès-verbal est dressé de ces opérations sur un imprimé dérivé du modèle M. 22 de l'armée de l'air (modèle N° 420*/6 joint).

La prise et la remise de service entre détenteur-dépositaire donnent lieu à un inventaire du matériel existant et à un rapprochement des écritures avec celle du comptable des matériels de l'administration centrale.

Un procès-verbal, du même modèle que ci-dessus, est également dressé de ces opérations.

15. Recensement.

Un recensement de l'ensemble des matériels de l'administration centrale est effectué de façon permanente et par roulement dans les formes prescrites par le décret du 22 décembre 1952. Cette tâche est confiée à un fonctionnaire recenseur désigné à cet effet par le directeur de l'administration générale.

Les régularisations éventuelles motivées par les résultats des recensements donnent lieu à l'établissement des procès-verbaux (suivant modèle N° 420*/4 joint) approuvés comme le sont les procès-verbaux de perte. Elles sont passées en écritures par le comptable.