Préambule.

Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet de définir les modalités d'exécution du contrôle de qualité des ingrédients, produits divers et emballages (IPDE) distribués par le service des essences des armées (SEA) au cours des opérations de recette et de stockage.

Ce texte ne s'applique pas au contrôle de la qualité des ingrédients et produits divers (IPD) dans le cadre de « faits techniques » survenant sur des matériels et susceptibles de mettre en cause les produits. La procédure à appliquer dans ces cas est détaillée dans la circulaire de 5^e référence.

Organismes concernés.

La présente instruction s'applique à tous les organismes du SEA de métropole, au sein des forces de présence et de souveraineté ainsi qu'aux détachements du SEA en soutien des forces déployées dans le cadre d'une opération extérieure (OPEX) ou d'un exercice.

Définition du contrôle de la qualité des ingrédients, produits divers et emballages.

Le but du contrôle de la qualité est de permettre au SEA de garantir la qualité des produits délivrés aux organismes de la défense et aux clients hors défense, au cours des différentes étapes de l'exploitation :

• fabrication ;

• transport ;

• approvisionnement ;

• stockage ;

• distribution.

La qualité d'un IPDE comporte deux aspects :

• la qualité intrinsèque de l'IPDE, évaluée à travers différents tests ou analyses, par rapport à des exigences imposées par les conditions d'emploi. Ces exigences sont précisées dans la spécification du produit pétrolier ou de l'emballage.

• concernant les IPD, le contrôle qualité prend également pour référence la fiche d'identification du produit concerné, telle que définie dans l'instruction de 4^e référence ainsi que la conformité du conditionnement ⁽¹⁾. Compte tenu des durées de stockage et de l'obligation pour le SEA d'approvisionner des produits pétroliers en tout lieu, cet aspect revêt une importance particulière car un défaut du conditionnement peut compromettre l'intégrité du produit stocké. 

1. RESPONSABILITÉS ET ATTRIBUTIONS.

1.1. Généralités.

La responsabilité de la qualité d'un IPDE incombe aux propriétaires succssifs. Au cours de la chaîne d'approvisionnement, cette responsabilité est assumée par :

• le fournisseur jusqu'à l'admission ;

• le SEA depuis l'admission jusqu'à la distribution aux parties prenantes ; 

• les utilisateurs depuis leur prise en compte auprès du SEA jusqu'à leur élimination, conformément aux prescriptions de la réglementation en vigueur.

1.2. Fournisseur.

Le fournisseur est responsable de la qualité du produit soumis au SEA dans le cadre des marchés. À ce titre, ses obligations sont détaillées dans les documents contractuels [cahier des clauses particulières (CCP), cahier des clauses administratives générales (CCAG), acte d'engagement, etc.].

1.3. Service des essences des armées.

Au sein du SEA, les organismes et personnels impliqués dans l'exécution du contrôle qualité et la gestion des IPDE sont :

• la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA) ;

• les autorités locales du SEA ⁽²⁾ ;

• les dépôts et détachements du SEA (avec ou sans mission d'entreposage d'IPDE) ;

• le centre d'expertise pétrolière interarmées (CEPIA).

1.3.1. Direction centrale du service des essences des armées.

1.3.1.1. Section « ressource distribution 2 » de la direction centrale du service des essences des armées.

Le chef de la section « ressource distribution 2 » (RD2) du bureau « exploitation pétrolière » de la DCSEA est responsable du contrôle de la qualité des ingrédients, produits divers et emballages détenus par le SEA.

Dans le cadre de ses attributions, ses responsabilités sont les suivantes :

• organiser les opérations de contrôle en usine et les opérations administratives afférentes ;

• prendre les décisions d'exploitation pour l'ensemble des produits proposés par les fournisseurs ;

• régler tout litige avec les fournisseurs ;

• ordonner et contrôler la réalisation des analyses périodiques pour l'ensemble des produits stockés au SEA ;

• établir, mettre à jour et en assurer la mise à disposition des utilisateurs la « situation de suivi des lots d'IPDE », leur permettant de connaître le suivi de la qualité des produits distribués par le SEA ;

• prendre en compte les anomalies relatives à l'emballage et à la qualité des produits stockés au SEA dont les autorités locales le tiennent informé en permanence ;

• en cas de problème ponctuel ou récurrent de qualité d'un produit, transmettre les éléments du dossier au CEPIA ;

• traiter les réclamations des clients transmises par les dépôts et détachements ;

• conseiller les autorités locales et les clients sur la conduite à tenir dans le cas où un produit n'est plus couvert par un rapport d'analyse.

Contrôleur en usine.

Le contrôleur de la section RD2 est appelé contrôleur en usine. Ses missions, ainsi que les modalités d'exécution du contrôle en usine, sont définies dans la circulaire de 6^e référence.

1.3.2. Autorités locales.

Dans le cadre de leurs attributions, les responsabilités de l'autorité locale sont les suivantes :

• faire procéder aux opérations administratives (réforme) et techniques (élimination) afférentes aux contrôles des IPD détenus par les dépôts ou détachements du SEA placés sous son autorité ;

• recueillir les anomalies relatives à la qualité des IPDE stockés dans les dépôts ou détachements du SEA placés sous son autorité et en rendre compte à la section RD2 de la DCSEA.

1.3.3. Dépôts et détachements du service des essences des armées.

1.3.3.1. Dispositions communes.

Le chef de dépôt ou chef de détachement, responsable du suivi de la qualité des produits, désigne nommément un « chargé du contrôle de la qualité » qui, outre ses autres missions, a la charge d'effectuer les opérations de contrôle de la qualité (suivi du vieillissement des lots, élimination des lots anciens, etc.).

1.3.3.2. Dépôts et détachements entreposant des ingrédients, produits divers et emballages.

Le « chargé du contrôle de la qualité » d'un entrepôt est responsable lors des opérations de recette, du contrôle des livraisons réalisées par les fournisseurs dans le cadre des marchés d'approvisionnement en IPDE du SEA.

Les dépôts et détachements sont en charge de recevoir toute plainte des clients ou fiche d'anomalie. Toute réclamation fait l'objet d'un enregistrement chronologique annuel au niveau du dépôt livrancier.

En fonction de la nature de la réclamation, le chef du dépôt ou du détachement réalise les opérations suivantes :

• problèmes liés à la qualité intrinsèque des produits : compte-rendu immédiat à RD2 ;

• autres problèmes (colisage, livraison, etc.) : traitement de la réclamation et compte-rendu a posteriori à RD2.

1.3.4. Centre d'expertise pétrolière interarmées.

Le CEPIA est responsable de la réalisation des analyses de recette et des analyses périodiques d'IPD qui lui sont demandées par la section RD2. Dans certains cas particuliers (un seul lot disponible, demande d'un client, etc.) les dépôts et détachements peuvent exprimer un besoin d'analyse à RD2.

Le CEPIA est en charge de :

• réaliser le contrôle de la qualité intrinsèque ⁽³⁾ des produits conformément aux dispositions de l'instruction de 1^re référence ;

• réaliser, sur demande de la DCSEA, toute analyse ou tout essai complémentaire sur les échantillons de produits ou les emballages, qui lui sont adressés ;

• assurer la conservation des échantillons de chaque lot de produit approvisionné jusqu'à la disparition du produit des stocks du SEA ;

• éditer périodiquement et diffuser la directive relative aux quantités d'échantillons à prélever dans le cadre des contrôles de recette et des contrôles périodiques.

Il est aussi en charge du support technique :

• apporter tout conseil technique relatif aux IPDE au profit de la section RD2 de la DCSEA ;

• instruire les dossiers d'anomalies affectant les IPDE relevées lors des opérations de contrôle qualité ;

• veiller à la mise à jour et à la publication des fiches de données de sécurité (FDS) auprès des utilisateurs.

1.4. Utilisateurs.

Il appartient aux utilisateurs :

• de veiller au respect des conditions d'emploi des IPDE telles que décrites dans la fiche technique ou la fiche de données de sécurité, ou à défaut, sur l'emballage du produit ;

• de s'assurer que les produits qu'ils détiennent sont couverts par un rapport d'analyse. Ils doivent, pour cela, se référer à la « situation de suivi des lots d'IPDE » ;

• de faire part de tout incident qualité rencontré en émettant une fiche d'anomalie de produit et d'emballage qui est adressée au dépôt livrancier. Cette fiche est disponible en annexe du guide technique des produits (GTP) distribués par le SEA disponible en ligne sur le site intradef du SEA.

2. Notions générales relatives aux ingrédients, produits divers et emballages.

2.1. Spécifications définissant les ingrédients, produits divers et emballages.

La plupart des IPDE distribués par le SEA sont définis par les spécifications DCSEA conformément aux dispositions de l'instruction de 3^e référence.

La spécification est un document technique qui définit les exigences minimales que doit posséder un IPDE. Son but est de circonscrire le champ d'application d'un produit afin de garantir l'adéquation du couple « IPDE/équipement » dans les conditions décrites. Elle fixe notamment les valeurs limites des caractéristiques de l'IPDE mesurées par des essais normalisés. Elle liste les critères qui peuvent être évalués à l'occasion des contrôles initiaux de la qualité (contrôle de recette) et des contrôles périodiques.

2.2. Fiche d'identification.

La fiche d'identification (FI) est définie par l'instruction de 4^e référence. Elle constitue un document contractuel au même titre que la spécification dans le cas des homologations sur épreuve.

2.3. Canevas d'analyse adapté.

Le canevas d'analyse adapté (CAA) comporte la liste des caractéristiques techniques qui doivent être contrôlées pour évaluer la qualité d'un produit approvisionné par le SEA sous emballage commercial (dont le code SEA est précédé de la lettre R). Il est établi par le CEPIA.

Les caractéristiques et les limites associées contenues dans le CAA sont établies par le CEPIA.

2.4. Code organisation du traité de l'Atlantique Nord/code service des essences des armées.

À chaque produit distribué par le SEA est attribué un code organisation du traité de l'Atlantique Nord (OTAN) ou un code SEA. La structure de ces codes est détaillée dans l'instruction de 2^e référence.

Les produits codifiés OTAN ainsi que les produits dont le numéro de code SEA commence par « X » sont des produits distribués sous marquage SEA.

Les produits dont le code SEA possède un « R » pour première lettre sont des produits distribués sous emballage commercial.

2.5. Homologation.

2.5.1. Définition.

L'homologation concerne les produits ayant un code OTAN ou un code SEA commençant par « X ». C'est une décision formelle prononcée par la DCSEA, qui valide l'adéquation d'un IPDE avec les exigences de la spécification qui s'y rapporte.

Les procédures afférentes, ainsi que les documents qu'elles génèrent sont détaillées dans l'instruction de 4^e référence.

2.5.2. Homologation et procédure d'achat.

Pour les produits concernés par les procédures d'homologation (cf. instruction de 4^e référence), l'homologation constitue une condition préalable à toute soumission dans le cadre d'un approvisionnement.

2.6. Suivi qualitatif des ingrédients, produits divers et emballages.

La section RD2 de la DCSEA tient à jour tous les renseignements nécessaires au suivi des IPDE. Il s'agit notamment des renseignements suivants :

• code OTAN, code SEA ou, à défaut, autre désignation ;

• numéro de lot de fabrication SEA ;

• conditionnement : indication du mode de conditionnement et de la quantité d'ingrédients produits divers (IPD) par mode ;

• fournisseur de l'IPDE. Le fournisseur désignant, conformément à l'instruction de 4^e référence, l'entreprise avec laquelle le SEA établit le contrat de fourniture ;

• contrôleur ayant réalisé le prélèvement des échantillons et date ;

• références du rapport d'analyse de recette ;

• position technique ;

• date de réception ou d'admission de l'IPDE : date à laquelle le transfert de propriété a été prononcé (procès-verbal de réception ou d'admission) ;

En complément, les éléments suivants sont également enregistrés :

• type de procédure d'achat ;

• commande ;

• quantité commandée par type d'emballage ;

• livraison : date, lieu et quantité ;

• prix unitaire du produit HT (nécessaire à l'élaboration des tarifs de cessions).

2.6.1. Allotissement des ingrédients, produits divers et emballages.

2.6.1.1. Ingrédients produits divers allotis.

Un lot de fabrication représente une certaine quantité homogène d'un IPD et fabriquée en une seule fois. La constitution du numéro de lot de fabrication SEA est définie dans l'instruction de 2^e référence. L'attribution du numéro de lot de fabrication est effectuée par la section RD2 de la DCSEA.

L'individualisation des lots permet de suivre la qualité d'un IPD tout au long de sa vie :

• en premier lieu, à la réception (contrôle de recette) ;

• par la suite, en cours de stockage (contrôle périodique) si le produit fait l'objet d'une périodicité de contrôle de qualité.

Pour les IPD allotis, le SEA attribue un numéro de lot pour chaque fabrication. Ce numéro de lot de fabrication est inscrit sur chaque emballage pour les conditionnés. Il est inscrit sur chaque document de mouvement pour le produit en vrac ⁽⁴⁾. Il permet le contrôle de la qualité de l'ensemble du lot de fabrication par l'analyse d'un seul échantillon représentatif.

2.6.1.2. Ingrédients, produits divers et emballages non allotis.

Il s'agit généralement des emballages ou de produits ayant un code SEA commençant par « R ».

Il n'est pas attribué de numéro de lot de fabrication SEA à ces IPDE car ils ne sont pas analysés en recette. Ces IPDE peuvent cependant comporter un numéro de lot de fabrication « fournisseur ».

2.6.2. Suivi qualitatif des ingrédients produits divers allotis soumis à une périodicité de contrôle qualité.

La section RD2 de la DCSEA tient à jour tous les renseignements nécessaires au suivi des IPD allotis. Il s'agit notamment des renseignements suivants :

• numéro de lot ;

• code produit ;

• date et numéro de la dernière analyse ;

• date de validité de l'analyse ;

• position technique (circulaire de 6^e référence) ;

• consigne d'emploi (annexe) ;

• position de distribution (annexe).

2.7. Documents certifiant la qualité d'un produit.

2.7.1. Rapport d'analyse du centre d'expertise pétrolière interarmées.

La certification de la qualité d'un produit se fonde sur le rapport d'analyse du CEPIA. Les modalités d'établissement et de transmission des rapports d'analyse du CEPIA sont décrites dans l'instruction de 1^re référence.

Dans certains cas, à ce rapport d'analyse, se substitue un autre document de contrôle qualité. Dans l'attente de la modification de l'ensemble des spécifications techniques de la marine (STM), le contrôle de qualité réalisé par le contrôleur en usine est formalisé par un procès-verbal et tient lieu de rapport d'analyse du CEPIA.

2.7.2. Certificat qualité du fournisseur.

Avant de procéder à leur cession au SEA, la qualité des IPDE fabriqués est vérifiée dans les laboratoires du fournisseur au moyen d'analyses. Les résultats d'analyse sont consignés sur un document intitulé, en général, « certificat de qualité » (CQ).

Dans le cas des produits en « R » et de certains produits spéciaux ⁽⁵⁾ le certificat se substitue au rapport d'analyse du SEA.

2.7.3. Compte-rendu de contrôle.

Les emballages peuvent faire l'objet d'un compte-rendu de contrôle de la qualité chez le fournisseur par le contrôleur en usine. Ce contrôle est systématique pour les XE-9992 (VA3).

3. Contrôle de la qualité lors de l'approvisionnement des ingrédients, produits divers et emballages.

3.1. Organisation du contrôle.

3.1.1. Le contrôle en usine.

Le contrôle en usine concerne les IPD codifiés OTAN ou ayant un code SEA commençant par « X » et l'emballage XE-9992.

Ce contrôle est réalisé par le contrôleur en usine du SEA au sein même des locaux du fournisseur. La procédure comprend un contrôle de :

• l'étiquetage ;

• la qualité du conditionnement et de la palettisation ;

• la documentation administrative et technique ;

• le prélèvement d'un échantillon.

3.1.2. Le contrôle à destination.

Le contrôle à destination est systématique. Il est réalisé par le « chargé du contrôle de la qualité » de l'entrepôt de stockage ou du dépôt réceptionnaire. Il comprend a minima la vérification de :

• la palettisation ;

• la quantité ;

• la correspondance entre le produit commandé et le produit livré (code, numéro de lot) ;

• la présence des documents administratifs et techniques (CQ).

Pour les produits conditionnés n'ayant pas fait l'objet d'un contrôle en usine, il comprend la vérification de :

• l'étiquetage ;

• la qualité du conditionnement.

Pour les produits en vrac, le contrôle à destination comprend en plus :

• la vérification de la conformité du camion-citerne ;

• la vérification de la conformité du certificat de qualité avec les données de la spécification ;

• le contrôle élémentaire du produit livré en cohérence avec le CQ joint à la livraison ;

• l'échantillonnage de chaque camion-citerne et de chaque cuve de réception.

3.2. Analyses de contrôle de qualité lors de l'approvisionement.

3.2.1. Analyse de recette (type A).

L'analyse de recette peut être complète ou simplifiée :

• complète : analyse comprenant tous les essais prévus par les documents de référence ;

• simplifiée : analyse ne comprenant que les essais considérés comme nécessaires par le CEPIA.

Le choix de l'analyse, complète ou simplifiée, fait l'objet de la procédure PROCMET-EXPLO-01.

3.2.2. Documents de référence.

Les analyses de recette réalisées par le CEPIA s'appuient sur les références suivantes :

• la spécification définissant le produit ;

• la fiche d'identification ;

• le canevas d'analyse adapté.

3.2.3. Types de décisions à l'issue d'un contrôle qualité de recette.

3.2.3.1. Acceptation qualitative.

L'acceptation est prononcée par la section RD2 de la DCSEA et adressée au fournisseur soit par lettre d'acceptation qualitative, soit par procès-verbal de réception.

C'est l'étape qui permet au SEA de donner son accord pour que les opérations d'approvisionnement et de contrôle de la qualité en vue de la décision d'admission soient poursuivies.

Seule la décision d'admission d'un IPDE marque le transfert de propriété.

3.2.3.2. Ajournement.

Lors des opérations de recette, si une anomalie éventuellement corrigeable est constatée, la section RD2 de la DCSEA décide de l'ajournement et le signifie au fournisseur par lettre.

À l'issue, soit l'anomalie est corrigée et le produit fait l'objet d'une acceptation qualitative soit il est rejeté.

3.2.3.3. Rejet.

Le rejet d'un IPDE est la décision définitive de ne pas en prononcer l'admission, l'IPDE étant jugé non consommable à la suite de l'analyse de recette. Cette décision est du ressort de l'autorité ayant passé le marché ou de la section RD2 qui en a reçu délégation.

3.3. Modalités pratiques des contrôles.

Le contrôle de la qualité des IPDE lors de leur approvisionnement fait l'objet de la procédure PROCMET-EXPLO-01.

4. Contrôle de la qualité des ingrédients, produits divers et emballages en cours de stockage.

4.1. Organisation du contrôle.

En fonction des besoins, la section RD2 désigne le site responsable du prélèvement ainsi que la quantité pour l'envoi de l'échantillon au CEPIA ou à tout autre laboratoire agréé par le SEA.

En dehors des contrôles périodiques, la section RD2 peut être amenée à faire réaliser des contrôles ponctuels. 

4.2. Analyses de contrôle de la qualité en cours de stockage.

Le contrôle périodique de la qualité intrinsèque d'un IPD consiste en une analyse de type B2 selon une périodicité égale à la durée de validité de l'analyse du produit considéré.

La fréquence de ces contrôles périodiques est donnée dans la fiche technique du guide technique des produits distribués par le SEA (GTP). Les caractéristiques à analyser lors d'une analyse de type B2, ainsi que leurs limites, sont fixées par les spécifications des produits et, le cas échéant, par le texte de 7^e référence ⁽⁶⁾.

Les contrôles ponctuels donnent lieu à une analyse particulière (P).

4.3. Contrôle du conditionnement.

Le contrôle périodique du conditionnement consiste en un examen visuel des IPDE stockés, de façon à s'assurer de leur intégrité (absence de point de rouille ou de fuite, adhérence et lisibilité des marquages, etc.).

4.4. Modalités pratiques des contrôles en cours de stockage.

Le contrôle de la qualité des IPDE en cours de stockage fait l'objet de la procédure PROCMET-EXPLO-02.

5. Mesures complémentaires.

Un certain nombre de mesures d'exploitation, qui n'entrent pas directement dans le champ des procédures du contrôle de la qualité, concourent au maintien de la qualité des produits distribués.

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Elles sont résumées dans le tableau suivant :

MESURE.	RESPONSABLE(S).
Distribution des lots aux parties prenantes dans l'ordre d'ancienneté des lots.	Entrepôts du SEA.
Transfert des lots entre entrepôts en fonction de leur ancienneté.	DCSEA/RD2.
Réassortiment des entrepôts avancés (1) avec des lots récents.	Entrepôts principaux.
(1) Les entrepôts avancés comprennent le dépôt localisé en Corse, les dépôts OME et les dépôts OPEX.