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Archivé direction centrale du service du commissariat des armées : bureau « organisation et performance logistiques et techniques »

CIRCULAIRE N° 11712/DEF/DCSCA/SDM/BOPLT fixant les conditions d'entrée en suivi logistique des biens relevant du service du commissariat des armées.

Abrogé le 22 décembre 2017 par : INSTRUCTION N° 7500/ARM/DCSCA/SDM/BLOG fixant les conditions d'entrée en suivi logistique des biens relevant du service du commissariat des armées. Du 19 juin 2015
NOR D E F E 1 5 5 1 0 4 2 C

Autre(s) version(s) :

 

Précédent modificatif :  Erratum du 27 août 2015 à la circulaire n° 11712/DEF/DCSCA/SDM/BOPLT du 19 juin 2015 fixant les conditions d'entrée en suivi logistique des biens relevant du service du commissariat des armées.

Référence(s) : Code du 04 juillet 2020 de la défense - Partie réglementaire III. Le ministère de la défense et les organismes sous tutelle. (Dernière modification le 12 mars 2016 - Document consolidé le 28 mars 2016). Décret N° 2005-850 du 27 juillet 2005 relatif aux délégations de signature des membres du Gouvernement. Décret N° 2009-1178 du 05 octobre 2009 portant organisation de l'administration centrale du ministère de la défense. Décret N° 2012-244 du 21 février 2012 abrogeant le décret n° 90-144 du 14 février 1990 relatif à la comptabilité des matériels de la défense et le décret n° 95-188 du 20 février 1995 relatif à la comptabilité des matériels des services du ministère chargé des armées assujettis à la tenue d'une comptabilité générale et d'une comptabilité analytique. Arrêté du 21 février 2012 relatif à la gestion logistique des biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants. Arrêté du 21 février 2012 fixant la liste des gestionnaires de biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants. Arrêté du 29 juillet 2014 portant organisation du service du commissariat des armées. Instruction N° 12-001262/DEF/EMA/SLI du 21 février 2012 relative aux modalités d'application de certains articles de l'arrêté du 21 février 2012 relatif à la gestion logistique des biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants. Instruction N° 7073/DEF/EMA/MCO - N° 107775/DEF/DGA/SMQ/SDSE - N° 1011/DEF/SGA du 13 juin 2013 relative au contrôle interne logistique au sein du ministère de la défense.

Pièce(s) jointe(s) :     Quatre annexes et deux appendices.

Texte(s) abrogé(s) : Circulaire N° 7202/DEF/DCSCA/SD_AS/BLOG du 27 novembre 2012 fixant les conditions d'entrée en suivi logistique des biens relevant du service du commissariat des armées.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  410.2., 411.1., 601.2., 450.6., 431.2.

Référence de publication : BOC n° 36 du 13 août 2015, texte 5.

Par arrêté de sixième référence, le directeur central du service du commissariat des armées (DCSCA) s'est vu confier la fonction de « gestionnaire de biens » pour le périmètre des matériels relevant de sa compétence. Les contours de ce périmètre sont fixés par voie réglementaire (code de la défense) et complétés par note de l'état-major des armées (EMA).

Il appartient au gestionnaire de biens de fixer des directives concernant l'enregistrement et le suivi des biens de sa compétence dans son système d'information logistique (SIL). La présente circulaire a pour objet de fixer les conditions d'entrée en suivi logistique des biens relevant du service du commissariat des armées (SCA).


1. OBJECTIFS.

Les conditions d'entrée en suivi logistique des biens confiés au SCA visent à circonscrire un périmètre global de suivi limité aux seuls biens présentant un intérêt comptable et/ou logistique. Ces règles doivent permettre :

  • de poursuivre la modernisation du catalogue des biens du SCA (démarche d'apurement des articles hérités des anciens commissariats d'armée, puis de reclassement rationnalisé) ;

  • de simplifier le traitement des actes logistiques et les contrôles en vue de concentrer les efforts pour produire un  inventaire physique fidèle de la situation patrimoniale (maximisation de la simplification du suivi en fonction notamment des situations et contraintes locales, dans une démarche de maîtrise des risques) conformément aux dispositifs de contrôle interne du ministère de la défense, détaillés par l'instruction de huitième référence et l'instruction de neuvième référence et du SCA.

2. NOTIONS RELATIVES À L'ENTRÉE DES BIENS EN SUIVI LOGISTIQUE.

L'entrée en suivi logistique résulte d'une acquisition, d'une cession ou d'une mise à disposition au bénéfice du ministère, d'une production, d'un legs ou d'un don, d'une récupération de constituant, d'une modification, d'un déclassement, d'un échange standard ou d'un excédent physique lors d'un inventaire.

Le fait générateur de l'entrée d'un bien en gestion logistique est l'acceptation de ce bien.

L'entrée en suivi logistique ainsi que la mise sous statut et éventuellement dans un sous-statut logistique tels que définis dans l'arrêté de cinquième référence, sont prononcées par le gestionnaire de biens ou le gestionnaire de biens délégué. La date d'entrée en suivi logistique correspond à la date de réception du bien faisant l'objet du suivi logistique.

3. CONDITIONS DE RÉFÉRENCEMENT DANS LE CATALOGUE DES BIENS DU SERVICE DU COMMISSARIAT DES ARMÉES.

Le suivi d'un bien dans le SIL est conditionné par son référencement dans le catalogue des biens du SCA réalisé sous couvert du centre de compétence système d'information logistique (CCSIL).

Le référencement d'un article dans le catalogue des biens du SCA requiert son appartenance à l'une, au moins, des trois catégories et/ou sous-catégories décrites ci-après.

Un article peut donc cumuler les critères d'appartenance à plusieurs catégories et/ou sous-catégories (1).

Les processus de référencement figurent en annexe I.

3.1. Catégorie 1 : biens inscrits à l'actif du bilan de l'État (actifs patrimoniaux).

Cette catégorie regroupe les biens répondant à des exigences comptables liées aux notions de comptabilité générale relative aux comptes de classe 2 pour les immobilisations corporelles et de classe 3 relative aux stocks, tout en y intégrant des particularités et des exceptions concernant certaines charges, en vigueur au sein du SCA.

L'annexe II. définit le périmètre des biens entrant dans cette catégorie. Son contenu détaillé est précisé annuellement par la direction centrale du service du commissariat des armées (DCSCA).

3.2. Catégorie 2 : biens dont le suivi est imposé par une réglementation spécifique.

Cette catégorie concerne les biens dont le suivi logistique est rendu obligatoire par des textes réglementaires.

Le centre d'expertise de soutien général des armées (CESGA), le centre d'expertise du soutien du combattant et des forces (CESCoF) et le centre d'expertise de la restauration et de l'hébergement interarmées (CERHéIA) sont chargés de définir conjointement le périmètre des biens appartenant à cette catégorie.

Des exemples de biens appartenant à cette catégorie figurent en annexe III.

3.3. Catégorie 3 : biens dont le suivi est prescrit par le gestionnaire de biens pour des raisons logistiques.

Cette catégorie rassemble tous les biens dont le suivi s'impose pour permettre au SCA d'accomplir ses missions logistiques. Ces biens peuvent être classés en trois sous-catégories. Des exemples figurent en annexe III.

3.3.1. Sous-catégorie 1 : biens essentiels, sensibles et/ou biens nécessitant un entretien particulier ou un maintien en condition opérationnelle.

Les biens essentiels désignent les matériels nécessaires pour assurer l'accomplissement de la mission opérationnelle. Il s'agit principalement des biens concourant au soutien de l'homme et des forces. Les biens sensibles sont les matériels devant faire l'objet d'une attention particulière au regard d'enjeux d'hygiène et de sécurité au travail. Le suivi logistique des biens nécessitant un maintien en condition opérationnelle (MCO) doit permettre d'assurer les opérations d'entretiens programmés tout au long de leur cycle de vie, et d'en contrôler la régularité.

3.3.2. Sous-catégorie 2 : biens dont la connaissance de la ressource et/ou des caractéristiques sont d'intérêt logistique.

La connaissance de cette ressource doit permettre :

  • d'élaborer les programmes d'acquisition de nouveaux biens et d'effectuer des arbitrages ;

  • de décider des transferts de biens d'un acteur à un autre ou d'en modifier le statut ;

  • de disposer des informations techniques relatives à certains matériels pour préparer leur conditionnement en vue d'un transport, planifier leur mise en service ou organiser leur soutien.

Le suivi des biens qui n'entrent que dans cette seule sous-catégorie est exclusivement assuré de façon quantitative (volume de la ressource détenue, données techniques, état d'employabilité du bien, etc.). Lorsqu'aucun risque particulier n'est identifié par l'un des gestionnaires de biens délégués désignés par instruction fixant l'organisation de la gestion logistique des biens relevant du SCA, il n'est pas nécessaire que les biens soient localisables avec précision.

3.3.3. Sous-catégorie 3 : biens attractifs.

Ce sont les biens qui doivent être suivis en gestion logistique afin de prévenir les risques de dilapidation ou de détournement des propriétés de l'État.

À titre préventif, les biens ressortissant du SCA non consomptibles (non détruits par le premier usage) d'une valeur d'acquisition ou vénale unitaire supérieure ou égale à 600 euros toutes taxes comprises (TTC), doivent faire l'objet d'un référencement dans le catalogue pour faire l'objet d'une entrée en suivi logistique.

4. CONDITION D'ENTRÉE EN SUIVI LOGISTIQUE.

Dès lors qu'un article est référencé dans le catalogue des biens et qu'il appartient à l'une des deux premières catégories, il devra obligatoirement faire l'objet d'un suivi en logistique.

Pour certains biens appartenant à la troisième catégorie, après information du centre d'expertise pilote du domaine de matériels concernés, il pourra être procédé à un suivi réduit aux statuts « disponible » et « non disponible » (cf. dispositions de l'annexe IV.).

L'annexe IV. de la présente circulaire décrit les conditions d'allègement du suivi logistique pour certaines catégories de biens.

5. SYSTÈME D'INFORMATION LOGISTIQUE.

(Modifié : Erratum du 27/08/2015.)

Conformément à l'article 6. de l'arrêté cité en cinquième référence, le suivi logistique des biens du ministère s'opère impérativement au moyen d'un système d'information logistique. À ce titre, le gestionnaire de biens développe et met en service des SIL dédiés ou en cas d'externalisation de prestations de service, il peut faire appel au SIL (2) du prestataire. Les acteurs de la gestion logistique des biens du SCA, qu'ils soient dans ou en dehors de sa chaîne hiérarchique, utiliseront les seuls SIL validés par le SCA.

L'entrée des biens dans les SIL ne peut s'effectuer qu'après attribution d'une référence codifiée extraite de la nomenclature du gestionnaire de biens. Les codifications et les processus associés sont réalisés en liaison avec le gestionnaire de biens par le centre de compétence des SIL. Ce dispositif a pour vocation d'assurer la cohérence de la politique de gestion logistique des biens décidée par le gestionnaire de biens.

L'enregistrement des biens qui n'entrent que dans la seule sous-catégorie décrite au point 3.3.3. est également soumis au principe d'attribution d'une référence codifiée. Si besoin, les gestionnaires de biens délégués proposent au centre d'expertise pilote, l'inscription d'un bien nouvellement identifié, quelle que soit sa valeur, en motivant son caractère attractif. L'argumentation doit présenter les risques réellement encourus et la charge induite en termes de suivi (3).

Dans certains cas (4), le gestionnaire de biens autorise le suivi au niveau local de biens non référencés dans la nomenclature définie. Les références sont alors directement créées par l'organisme, selon un processus décrit dans un texte particulier.

6. PÉRIMÈTRE GÉOGRAPHIQUE.

L'ensemble des dispositions ci-dessus est applicable sur l'ensemble du territoire métropolitain et pour l'outre-mer (OME). Dans le cadre des opérations extérieures (OPEX), pour les biens classés en troisième catégorie, cet assouplissement du suivi pourra, sur décision du directeur du commissariat (DIRCOM), être mis en œuvre afin de s'adapter au contexte opérationnel local.

7. DISPOSITIONS DIVERSES.

La présente circulaire abroge la circulaire n° 7202/DEF/DCSCA/SD_AS/BLOG du 27 novembre 2012 fixant les conditions d'entrée en suivi logistique des biens relevant du service du commissariat des armées.

La présente circulaire sera publiée au Bulletin officiel des armées.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le commissaire général hors classe,
directeur central du service du commissariat des armées,

Jean-Marc COFFIN.

Annexes

Annexe I. SCHÉMAS.

Appendice I.a. PROCESSUS DÉCISIONNEL D'ENTRÉE D'UN BIEN DU SERVICE DU COMMISSARIAT DES ARMÉES EN SUIVI LOGISTIQUE.

Appendice I.B. TRAITEMENT ALGORITHMIQUE DU PROCESSUS DE RÉFÉRENCEMENT D'UN ARTICLE DANS LE CATALOGUE DES BIENS DU SERVICE DU COMMISSARIAT DES ARMÉES POUR UN SUIVI LOGISTIQUE.

(filtrages successifs)

Référencement soumis à l'approbation du centre de compétence système d'information logistique.

Pour l'OPEX, les biens achetés localement sur le budget opérationnel de programme (BOP) OPEX, même si leur valeur d'achat unitaire est supérieure à 10 000 euros n'ont pas à être suivis en gestion logistique des biens (GLB) comme une immobilisation.

Annexe II. Biens du service du commissariat des armées inscrits à l'actif du bilan de l'État (biens de la première catégorie).

1. LES IMMOBILISATIONS CORPORELLES.

(Modifié : Erratum du 27/08/2015.)

Principe.

Une immobilisation corporelle est un actif physique identifiable destiné à demeurer durablement au sein du patrimoine de l'État :

  • qui ne se consomme pas au premier usage ;

  • contrôlé par l'État ;

  • ayant une valeur économique positive pour l'État ;

  • dont la valeur unitaire est supérieure à 10 000 euros TTC.

Les biens de la compétence du SCA dont la valorisation unitaire est supérieure à 10 000 euros TTC sont définis comme des immobilisations. Ces biens sont entrés en comptabilité individuellement et ne peuvent pas faire l'objet d'une gestion par lot.

Exception à l'application du seuil de 10 000 euros TTC.

Sont immobilisables dès le premier euro :

  •  les biens culturels et travaux sur biens culturels [pour mémoire, la direction de la mémoire, du patrimoine et des archives (DMPA) est gestionnaire de biens ; le CESGA est gestionnaire de biens délégué];

  • les matériels de transport, hors matériels roulants (motocycles, vélos, etc.) de moins de 50 centimètres cubes [pour mémoire, la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres (SIMMT) et le service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC) sont les principaux gestionnaires de biens].

2. LES STOCKS.

(Modifié : Erratum du 27/08/2015.)

Principe.

Les stocks sont des actifs de l'État :

  • entrés ou destinés à entrer dans un processus de production, de prestation de service ou de commercialisation ;

  • non destinés à servir de manière durable à l'activité de l'État ;

  • entreposés ou magasinés.

Exemples de familles de biens du SCA définis comme des stocks :

  • soutien spécialisé pour l'homme et le combattant :

    • rations alimentaires de combat ;

    • habillement et équipement de combat ;

    • vêtements, uniformes et équipements individuels ;

    • tenues et équipements spécifiques d'une valeur unitaire < à 10 000 euros TTC ;

    • tenue et équipements type « fantassin à équipements et liaisons intégrées (FELIN) » ;

    • matières premières et équipement des ateliers et établissements de stockage du SCA [composants pour rations militaires, tissus pour la confection d'habillement, matières premières et produits semi œuvrés, fluides et gaz industriels divers, quincaillerie en métaux ferreux et non ferreux, produits pour soudures (1), etc.] ;

    • rechanges pour matériel de vie en campagne (1) ;

    • matériel de vie en campagne d'une valeur unitaire < à 10 000 euros TTC ;

  • soutien commun :

    • matériel de reprographie (1) [fournitures utilisées pour l'activité de l'établissement de diffusion d'impression et d'archives du commissariat des armées (l'EDIACA)].

Cas particuliers :

1. Lorsque leur valeur d'acquisition unitaire est inférieure à 10 000 euros TTC, les matériels suivants sont comptabilisés en stock, quel que soit leur statut logistique (y compris le statut « en exploitation ») :

  • gilets pare-balles ;

  • tenues balistiques ;

  • vêtements spéciaux ;

  • abris métallo-textiles de petite dimension (2) (moins de 55 mètres carrés) ;

  • citernes souples (2) (ex. : citernes de 3,5 m3) ;

  • générateurs d'air chaud (2).

2. Les vivres, de toute nature [sauf ration de combat individuelle réchauffable (RCIR)], destinés à approvisionner les bâtiments de la marine nationale sont considérés comme des charges immédiatement consommées (non valorisés en stock).

Notes

    Note n° 14009771/DEF/SGA/DAF/FFCI du 7 juillet 2014 (n.i. BO).1Considéré comme immobilisation si > à 10 000 euros ; comme une charge si < à 10 000 euros.2

Annexe III. EXEMPLES DE BIENS DES CATÉGORIES DEUX ET TROIS DEVANT FAIRE L'OBJET D'UN SUIVI LOGISTIQUE.

CATÉGORIE. SOUS-CATÉGORIE.

TYPES DE BIENS.

RAPPEL : UN BIEN PEUT CUMULER LES CRITÈRES D'APPARTENANCE À PLUSIEURS CATÉGORIES ET/OU SOUS-CATÉGORIES.

Catégorie 2 :

les biens dont le suivi est imposé par une réglementation spécifique.

 

Timbres et sceaux de l'État.

Biens mobiliers mis à la disposition des fonctionnaires et des agents publics pour les besoins de leur fonctions.

Etc.

Catégorie 3 :

les biens dont le suivi est prescrit par le gestionnaire de biens pour des raisons logistiques.

Biens essentiels ou sensibles et/ou biens nécessitant un entretien particulier et/ou un maintien en condition opérationnelle.

Matériels de vie en campagne.

Rations alimentaires de combat.

Équipements de protection individuelle (hygiène et sécurité au travail).

Matériel de restauration collective (1).

Équipements industriels et logistiques.

Animaux.

Etc.

Biens dont la connaissance de la ressource et/ou des caractéristiques sont d'intérêt logistique.

Rations alimentaires de combat.

Instruments de musique, coffres d'argenterie.

Matelas pour couchage.

Habillement,

Etc.

Biens attractifs.

Équipements électroniques de valeur.

Outillage coûteux spécialisé.

Objets d'art ou de collection (selon directive de la DMPA).

Biens rares ou irremplaçables.

Etc.

Ainsi que tous les biens non consomptibles dont la valeur d'acquisition ou vénale est supérieure ou égale à 600 euros TTC.

(1) Matériel dont le prix d'acquisition est inférieur à 10 000 euros et donc non comptabilisé dans la catégorie des immobilisations.

Annexe IV. ALLÈGEMENT DU SUIVI DES BIENS DE LA TROISIÈME CATÉGORIE - COMPÉTENCES ET RÔLES DES GROUPEMENTS DE SOUTIEN DES BASES DE DÉFENSE.

1. ÉLIGIBILITÉ.

Ne sont éligibles de droit à l'allègement du suivi des biens que ceux entrant dans la troisième catégorie de la présente circulaire.

L'allègement des conditions de suivi ne peut avoir pour finalité la sortie pure et simple du suivi logistique.

Cette possibilité reviendrait à les faire sortir du catalogue des biens du SCA. La liste des matériels dont le suivi en exploitation deviendra optionnel sera actualisée par le CESGA [en concertation, ou après sondage auprès des groupements de soutien des bases de défense (GSBdD)] du catalogue des biens du SCA.

2. CONDITIONS DE L'ALLÈGEMENT DU SUIVI.

Sur décision du gestionnaire de biens délégué, le suivi de certains biens de la troisième catégorie pourra être allégé. Ce choix sera éclairé par la maîtrise qu'il estimera posséder des éléments suivants :

  • la qualité du service rendu ;

  • les moyens matériels et humains disponibles ;

  • les risques encourus.

3. LES MODALITÉS PRATIQUES DE L'ALLÈGEMENT DU SUIVI LOGISTIQUE.

Sur décision locale du chef GSBdD, gestionnaire de biens délégué, certains articles de la troisième catégorie peuvent être sortis définitivement du suivi (mis en consommation) au moment de leur distribution dans les unités soutenues (utilisateurs). Cette décision doit être traçable.

Considérés comme consommés, les matériels n'apparaissent plus dans le SIL.

Ils ne sont pas considérés comme affectés en statut « en exploitation » à un utilisateur et donc ne sont de facto pas soumis à vérification/recensement dans ce statut.

Le gestionnaire de biens GSBdD informe à titre de compte-rendu le centre expert dont relève le bien de sa décision de ne plus suivre certains articles.

Lorsque l'utilisateur n'a plus l'utilité du matériel ou lorsque celui-ci est arrivé en fin de cycle de vie (usagé), l'article est reversé au magasin du GSBdD. Le détenteur procède à une nouvelle entrée du matériel en suivi logistique (acte de réception), selon son état :

  • soit en statut disponible (matériel prêt à être distribué au profit d'une nouvelle unité soutenue par le GSBdD ; le matériel peut aussi être proposé par le GSBdD à la bourse aux matériels du CESGA) ;

  • soit en statut « non disponible » :

    • sous-statut « en intervention technique » (matériel réparable avant d'être redistribué) ;

    • sous-statut « en attente de traitement de fin de vie » (matériel destiné à l'élimination).

Dès lors l'ensemble des obligations liées à la gestion logistique des biens, dispositions de contrôle interne comprises, est de nouveau applicable.