Des tableaux de bord sont constitués dans le service du commissariat de la marine :

• auprès du directeur central du commissariat de la marine ;

• auprès des sous-directeurs et des chefs de bureau indépendant ⁽¹⁾ de la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM) tels que définis dans l'instruction de référence b) ;

• auprès des chefs d'organisme extérieur ⁽²⁾ et des chefs de service local tels que définis dans l'instruction de référence c) ;

• auprès des directeurs des commissariats d'outre-mer (DICOM) en Polynésie et au Cap-Vert ⁽³⁾.

Ces tableaux de bord sont conçus selon les principes énoncés ci-après.

1. Principes relatifs aux tableaux de bord du service.

1.1. Principes généraux.

Les tableaux de bord du service du commissariat de la marine ont pour but de regrouper l'ensemble des instruments de mesure, appelés indicateurs, nécessaires au pilotage du service. Ils sont formalisés par niveau d'autorité :

• échelon central : directeur central, sous-directeurs et chefs de bureau indépendant de la direction centrale ;

• échelon local : chefs des organismes extérieurs et chefs des services, directeurs des commissariats d'outre-mer en Polynésie et au Cap-Vert.

Les tableaux de bord recensent, en particulier, les indicateurs obligatoires, demandés par une entité extérieure (par exemple : état-major de la marine pour la DCCM, DCCM pour les organismes extérieurs et CCC ⁽⁴⁾ pour les DICOM).

Propriété de l'autorité qui en demande la constitution, un tableau de bord est constitué des indicateurs que cette autorité a définis et sélectionnés pour piloter les activités du service qu'elle considère comme stratégiques.

Aussi est-il important que chaque intervenant dans l'alimentation des tableaux de bord se conforme strictement à la définition des indicateurs qui le constituent.

Il est attendu que tout indicateur retenu dans un tableau de bord, quel qu'en soit le niveau, soit défini précisément, alimenté régulièrement, exploité et commenté avec constance : le commanditaire d'un indicateur, également propriétaire du tableau de bord qui inclut cet indicateur, doit s'engager dans ce sens de façon à ne pas encombrer inutilement son tableau de bord et à ne pas surcharger les fournisseurs de données.

1.2. Le référentiel d'indicateurs.

Les tableaux de bord comprennent exclusivement les indicateurs définis dans le référentiel d'indicateurs diffusé sur le site informatique du commissariat de la marine. Ils peuvent comprendre des indicateurs d'efficacité (acquisition de résultats), des indicateurs d'efficience (acquisition de résultats avec économie de moyens) et de simples indicateurs de suivi (évolution d'activité sans objectif défini).

Le référentiel d'indicateurs est constitué de fiches descriptives d'indicateur établies selon le modèle unique donné en première annexe. Il incombe à chacun des contrôleurs de gestion du service [DCCM/OAG ⁽⁵⁾ pour l'échelon central, contrôleurs de gestion des organismes extérieurs et des DICOM pour l'échelon local] de le mettre régulièrement à jour pour la partie qui le concerne en actualisant les fiches descriptives d'indicateur et en en demandant la publication à l'administrateur du site (CIC) toutes les fois que c'est nécessaire.

À l'échelon central comme à l'échelon local, les bureaux pilotes sont invités à prendre l'initiative de communiquer respectivement au bureau DCCM/OAG et au contrôleur de gestion concerné les modifications à prendre en compte au titre d'une fiche descriptive d'indicateur dès que la nécessité en est avérée.

1.3. Les bureaux pilotes.

Les fiches descriptives constituant le référentiel d'indicateurs désignent pour chaque indicateur un bureau pilote qui a été déterminé en fonction de sa compétence et du niveau de synthèse auquel il exerce cette compétence. Il incombe à chaque bureau pilote de formaliser l'indicateur défini, de recueillir les données chiffrées nécessaires à son alimentation, d'en suivre l'évolution et de fournir tout commentaire indispensable à son exploitation. Le bureau pilote est responsable de l'indicateur qu'il a en charge : à ce titre, il doit pouvoir en répondre auprès de l'autorité propriétaire, à savoir :

• à l'échelon central :

  • auprès du directeur central et du directeur adjoint par l'intermédiaire du bureau DCCM/OAG, pour le tableau de bord du directeur central ;

  • auprès des sous-directeurs ou des chefs de bureau indépendant, soit directement soit par l'intermédiaire du correspondant attitré du réseau management, pour leurs tableaux de bord respectifs ;

• à l'échelon local :

  • auprès des chefs d'organisme extérieur par l'intermédiaire de leur contrôleur de gestion selon les dispositions arrêtées par ces autorités ;

  • auprès des chefs de service par l'intermédiaire de leur contrôleur de gestion selon les dispositions arrêtées par ces autorités ;

  • auprès des directeurs des commissariats d'outre-mer par l'intermédiaire de leur contrôleur de gestion selon les dispositions arrêtées par ces autorités.

2. Les tableaux de bord de l'échelon central.

Les indicateurs de l'échelon central sont présentés selon un modèle unique composé, pour chaque indicateur, de feuillets « Excel » répondant à la description donnée en deuxième annexe. Ce modèle, dont la présentation est similaire à la fiche descriptive d'indicateur précitée, n'en reprend pas tous les éléments pour des raisons de lisibilité, étant entendu que toute explication sur la définition même de l'indicateur peut être consultée dans la fiche descriptive correspondante.

Un sommaire établi selon le modèle montré en troisième annexe récapitule les indicateurs constituant chaque tableau de bord.

2.1. Le tableau de bord du directeur central.

Le tableau de bord du directeur central du commissariat de la marine a pour finalité de permettre au directeur central de visualiser la performance du service dont il a la responsabilité au regard des objectifs qui lui sont assignés par le chef d'état-major de la marine (directive annuelle de gestion) et de ceux qu'il assigne lui-même au service (plan d'action du service).

Le tableau de bord du directeur central est constitué d'indicateurs sélectionnés selon des domaines stratégiques : ressources humaines, ressources budgétaires, administration, restauration, logistique, marchés, management, qualité etc. Des indicateurs permettent de suivre, en particulier, la réalisation de la directive de gestion donnée annuellement au service par l'état-major de la marine et la réalisation du plan d'action de la direction centrale [référence d)].

La mise à jour du tableau de bord du directeur central s'effectue trimestriellement pour l'ensemble des indicateurs à l'exception de ceux consacrés aux ressources budgétaires qui sont actualisés chaque mois. Les bureaux pilotes de la DCCM fournissent au bureau OAG, avant le 15 du mois suivant la fin d'un trimestre (15 avril, 15 juillet, 15 octobre et 15 janvier) pour les indicateurs trimestriels, ou avant le 15 du mois suivant la fin d'un mois pour les indicateurs mensuels, les représentations graphiques actualisées et les commentaires associés. Les données locales nécessaires à l'alimentation du tableau de bord du directeur central transitent obligatoirement par les contrôleurs de gestion des organismes extérieurs.

Les commentaires sont toujours rédigés de façon à permettre à un non-spécialiste du domaine de comprendre la nature et l'évolution de la situation décrite.

Les bureaux pilotes doivent veiller à fournir des données complètes et cohérentes ; ils indiquent les mesures qu'ils ont prises ou qu'ils comptent prendre pour redresser une situation déficiente ou pour atteindre les objectifs qui leur ont été fixés (cibles).

La planche illustrant l'indicateur en cours d'exploitation (année N) comprend également l'évolution du même indicateur au cours de l'année précédente (année N-1). Des commentaires concis et précis doivent permettre une comparaison toutes les fois que celle-ci est de nature à expliquer une situation particulière ou une évolution significative de l'indicateur au-delà de la gestion concernée.

Les indicateurs illustrés et commentés sont transmis au bureau DCCM/OAG par l'intermédiaire de la messagerie interne (Intramar). Dès leur réception, le bureau DCCM/OAG en vérifie la cohérence, ou en assure la synthèse pour les indicateurs dont il est lui-même pilote, et les intègre au tableau de bord du directeur central.

Le tableau de bord est mis en ligne de façon permanente sur le serveur informatique de la direction centrale et diffusé trimestriellement sur le site informatique du commissariat de la marine. Les DICOM, au minimum, en reçoivent une version papier.

Seul le secrétariat du bureau DCCM/OAG est habilité à effectuer la mise à jour du tableau de bord du directeur central.

2.2. Les tableaux de bord des sous-directeurs et chefs de bureau indépendant de la direction centrale du commissariat de la marine.

Les sous-directeurs et les chefs de bureau indépendant de la DCCM disposent de tableaux de bord dans lesquels sont regroupés :

• les indicateurs qui leur sont demandés par une autorité extérieure : bureau pilote ou bureau coopérant de l'état-major de la marine tels que définis par la circulaire citée en référence a), comité de coordination des commissariats (CCC) etc. ;

• les indicateurs qui leur sont demandés par le directeur central ou le directeur adjoint de la DCCM ;

• tous indicateurs qui leur sont nécessaires pour la conduite de leurs activités.

Les indicateurs des sous-directeurs et chefs de bureau indépendant reprennent l'essentiel des dispositions arrêtées ci-dessus pour le tableau de bord du directeur central moyennant, le cas échéant, des amendements laissés à l'initiative des sous-directeurs et chefs de bureau.

Toute formalisation d'un indicateur à l'échelon central pour lequel la collaboration des échelons locaux est requise doit être validée par le bureau DCCM/OAG chargé du contrôle de gestion pour l'ensemble du service.

Les tableaux de bord des sous-directeurs et des chefs de bureau indépendant sont produits et commentés à l'occasion des revues de sous-directions et de bureaux indépendants.

3. Les tableaux de bords de l'échelon local.

Les directeurs des DICOM Polynésie et Cap-Vert produisent et commentent les deux premières séries d'indicateurs au cours des conseils de gestion tenus à l'occasion des inspections du directeur central.

3.1. Les tableaux de bord des chefs d'organisme extérieur.

Les chefs d'organisme extérieur ont toute latitude pour constituer leurs propres tableaux de bord selon le formalisme qui correspond le mieux à leurs besoins, sous réserve des dispositions relatives au référentiel d'indicateurs arrêtées au point 1.2. ci-dessus. Une instruction prise localement décrit la formalisation et la mise en œuvre des tableaux de bord adoptés.

Les chefs d'organisme extérieur produisent et commentent l'ensemble de leurs indicateurs au cours des conseils de gestion locaux tenus annuellement par le directeur central ou le directeur adjoint de la DCCM.

3.2. Les tableaux de bord des directeurs des commissariats d'outre-mer.

Selon le même principe, les directeurs des commissariats d'outre-mer en Polynésie française et au Cap-Vert constituent leurs tableaux de bord en se conformant notamment aux dispositions de l'instruction sur la surveillance administrative et technique des directions des commissariats d'outre-mer ⁽⁶⁾.

Les tableaux de bord des DICOM Polynésie et Cap-Vert comprennent normalement trois séries d'indicateurs :

• indicateurs relatifs aux attributions des trois commissariats et communs à toutes les DICOM dont il doit être rendu compte à la DCCM, direction centrale de rattachement (indicateurs relevant de l'instruction précitée) ;

• indicateurs relatifs aux attributions propres au service du commissariat de la marine dont il doit être rendu compte au directeur central ;

• indicateurs relatifs aux attributions des commandements interarmées [commandant des forces françaises (COMFOR) ou commandant supérieur des forces armées (COMSUP)] dont il doit être rendu compte à ces autorités.

4. Application de l'instruction.

La présente instruction, publiée au Bulletin officiel des armées et diffusée sur le site informatique du commissariat de la marine, est applicable dès sa parution. Le bureau DCCM/OAG est chargé de sa mise en œuvre.

L'instruction n^o 269/DEF/DCCM/OAG du 4 juin 2003 relative au tableau de bord du directeur central du commissariat de la marine, l'instruction n^o 181/DEF/DCCM/OAG du 28 avril 2004 relative à la formalisation et à la mise en œuvre du tableau de bord du directeur central du commissariat de la marine et l'instruction n^o 190/DEF/DCCM/OAG du 14 avril 2005 relative aux tableaux de bord du service du commissariat de la marine sont abrogées.