Préambule.

La présente instruction applique à la comptabilité des matériels du service de santé des armées les dispositions du décret 90-144 du 14 février 1990 et celles de l' instruction générale 11000 /DEF/DSF/CC/1 du 15 mars 1990 (BOC, p. 1279) relatives à la comptabilité des matériels de la défense.

1. Généralités.

1.1. Principes généraux.

1.1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction définit les principes et les règles comptables à observer par les établissements du service de santé des armées pour assurer la gestion et l'administration des matériels et des approvisionnements sanitaires ressortissant au service de santé des armées. Leur application vise à :

• connaître la situation du patrimoine mobilier ⁽¹⁾ ;

• décrire, suivre et contrôler les mouvements, de manière notamment à prévenir tout détournement ou dilapidation ;

• situer et apprécier les responsabilités mises en jeu ;

• fournir des renseignements utiles à l'administration des matériels et des approvisionnements sanitaires.

  Elle définit les imprimés afférents. Les procédures automatisées reproduisent obligatoirement, au minimum, le contenu de ces documents.

1.1.2. Champ d'application.

La présente instruction vise l'ensemble des matériels dans toutes les positions administratives. Elle exclut les matériels classés immeubles par destination au sens des articles 524 et 525 du code civil, à savoir les biens meubles attachés au fonds à perpétuelle demeure, scellés à plâtre ou à chaux ou à ciment, ou lorsqu'ils ne peuvent être détachés sans être fracturés et détériorés, ou sans briser la partie du fonds à laquelle ils sont attachés.

Toutefois, sont soumis à des comptabilités particulières faisant l'objet de textes spécifiques :

• les articles ressortissant à la gestion pharmaceutique au sein des établissements hospitaliers des armées ;

• les matières et objets de consommation courante. Cependant la comptabilité de suivi des consommations des métaux précieux utilisés dans le cadre de l'art dentaire fait l'objet de dispositions particulières contenues dans l'article 48 ci-dessous ;

• les denrées alimentaires.

Elle est applicable :

• a).  Aux organismes de la logistique santé :

  • subordonnés à la direction centrale du service de santé des armées ;

  • subordonnés à la direction des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées.

• b).  Aux organismes subordonnés à la direction centrale du service de santé des armées et placés aux différents niveaux de l'organisation des armées.

• c).  Aux formations sanitaires de campagne. Toutefois, lors de leur déplacement sur un théâtre d'opération, la comptabilité des matériels entrant dans la dotation de leur unité d'équipement santé fait l'objet de règles simplifiées définies par une instruction spécifique.

1.2. Caractéristiques des matériels.

1.2.1. Nature des matériels.

Les matériels se répartissent en « matériels consommables » et « matériels non consommables ».

  I. Matériels consommables.

Les matériels consommables le sont par nature ou par assimilation. Ils obéissent, avant consommation, à des règles comptables particulières. Cependant, regroupés entre eux ils peuvent être assimilés à du matériel non consommable, comme il est précisé à l'article 3, paragraphe I.4 ci-dessous.

  1. Matériels consommables par nature.

Les matériels consommables par nature cessent d'exister à l'état individuel par l'usage qui en est fait. Ainsi, ils perdent leur individualité comptable :

• soit par consommation physique réelle (par exemple : des matières premières) ;

• soit par mise en place dans le corps humain pour les prothèses non réutilisables.

  2. Matériels consommables par assimilation.

Les matériels consommables par assimilation sont tous les matériels non consommables par nature d'une valeur unitaire inférieure ou égale à un montant plafond fixé par une circulaire particulière, prise sous le timbre de la direction centrale du service de santé des armées.

  3. Comptabilité des matériels consommables.

Les matériels consommables, par nature ou par assimilation, sont suivis en comptabilité, avant distribution dans le cadre de dispositions qui leur sont propres.

Leur sortie des comptes est justifiée par la production d'un bon de travail ou de perception dont l'établissement est respectivement prévu par les instructions relatives à la comptabilité des ateliers ⁽²⁾, à celle spécifique à la comptabilité des matières et objets de consommation courante ⁽³⁾ et celle relative à la comptabilité des articles ressortissant à la gestion pharmaceutique au sein des établissements hospitaliers des armées ⁽⁴⁾.

Toutefois, lorsqu'ils sont détenus en approvisionnement, ils sont suivis en comptabilité conformément aux dispositions de la présente instruction.

  4. Ensemble de matériels consommables.

Lorsque des matériels consommables sont destinés à un même usage, ils peuvent constituer un ensemble (par exemple un lot d'outillage ou une boîte d'instrumentation chirurgicale). Ce dernier doit être détenu et entretenu en référence à un tableau de composition et comptabilisé, dès lors que sa valeur est supérieure au seuil fixé à l'article 3, paragraphe I.2.

  II. Matériels non consommables.

Tous les matériels, autres que ceux visés ci-dessus, ainsi que les logiciels et les progiciels informatiques, conformément aux dispositions de l'instruction citée en seizième référence, constituent des matériels non consommables, relevant pour leur détention et leur comptabilité des dispositions de la présente instruction.

1.2.2. Position des matériels.

Les matériels ⁽⁵⁾ sont placés dans l'une des positions administratives suivantes :

• matériels et articles pharmaceutiques en approvisionnement ;

• matériels en service ;

• matériels mis à la disposition temporaire d'organismes extérieurs à la défense ;

• matériels et articles pharmaceutiques en attente.

Le cas particulier des matériels prêtés ou mis à la disposition des établissements du service de santé des armées par des sociétés privées sera également abordé dans la présente instruction.

L'annexe IV explicite les trois premiers caractères des codes composés de quatre chiffres, utilisés pour désigner les positions et leurs subdivisions et pour faciliter la gestion des matériels. Le dernier caractère est mis à la disposition des établissements pour leur usage particulier.

  I. Matériels et articles pharmaceutiques en approvisionnement.

Sont en approvisionnement les matériels et articles pharmaceutiques susceptibles d'emploi et stockés, dans les établissements de ravitaillement sanitaire, avant délivrance pour utilisation.

On distingue l'approvisionnement courant et l'approvisionnement réservé.

  1. L'approvisionnement courant.

La nature et les quantités des approvisionnements relevant de l'approvisionnement courant sont fixées par la direction centrale du service de santé des armées.

Il comprend :

• la maintenance déléguée gérée par la direction des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées pour assurer le ravitaillement des établissements du service et des services médicaux d'unités en matériels et articles pharmaceutiques figurant au catalogue des approvisionnements ;

• la réserve ministérielle, à la disposition exclusive de la direction centrale du service de santé des armées. Elle est constituée par les matériels et articles pharmaceutiques dont le coüt ou les conditions particulières d'emploi sont tels que leur délivrance ne peut intervenir que sur décision de la direction centrale du service de santé des armées.

  2. L'approvisionnement réservé.

L'approvisionnement réservé concerne tous les matériels et articles pharmaceutiques conservés et entretenus en vue de la mobilisation, pour des cas de menace ou pour des besoins spécifiques.

Une instruction particulière prise sous le timbre de la direction centrale du service de santé des armées définit les conditions dans lesquelles sont stockés, maintenus en condition et comptabilisés les approvisionnements réservés destinés au temps de crise et précise les modalités selon lesquelles sont effectuées les visites de surveillance administrative et technique ainsi que le contrôle de leur aptitude opérationnelle.

  II. Matériels en service.

  1. Dotation en matériels en service.

Les matériels en service correspondent aux matériels non consommables attribués aux établissements pour l'accomplissement de leur mission.

  2. Origine des matériels en service.

Les matériels en service proviennent :

• des approvisionnements ;

• des achats réalisés directement dans le commerce, soit sur facture, soit par l'intermédiaire de marchés. Ces derniers sont passés à l'échelon local, ou trouvent leur origine dans des contrats de type centralisé, dits « marchés à ordonnateurs multiples » passés par le service ou toute autre centrale d'achat agréée par le ministre de la défense ;

• de cessions d'autres services du département de la défense ;

• de fabrications effectuées par des établissements du service de santé des armées ;

• de dons ou de legs düment acceptés par le ministre.

  III. Matériels mis à la disposition temporaire d'organismes extérieurs à la défense.

Les matériels du service peuvent être mis à la disposition temporaire, à titre gratuit ou à titre onéreux, d'organismes extérieurs à la défense, c'est-à-dire un autre département ministériel, une collectivité territoriale, une personne physique ou morale.

Ils comprennent :

• les matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense dans le cadre de la participation du service à des activités ne relevant pas de ses missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels ;

• les matériels mis à la disposition d'entreprises ou d'organismes de recherches, à titre gratuit, pour la réalisation d'études, de films ou de productions intéressant la défense ou de programmes militaires.

  IV. Matériels et articles pharmaceutiques en attente.

Il s'agit de matériels indisponibles ou réservés à un usage particulier, et qui ne sont ni en service, ni en approvisionnement, ni mis à disposition.

Ils comprennent :

• les matériels en instance ou en cours de réparation ou de modification ou de vérification ;

• les matériels et articles pharmaceutiques rassemblés en vue de leur élimination ou éliminés en attendant, leur vente par l'administration des domaines, leur transformation ou leur destruction ;

• les matériels mis à disposition d'autres directions et services relevant du ministère de la défense dont la gestion continue à être assurée par les établissements du service ;

• les matériels confiés à des personnes privées dans le cadre de l'alternative à l'hospitalisation complète ;

• les approvisionnements sanitaires destinés à la constitution d'unités collectives dont la réalisation nécessite un laps de temps important ;

• les matériels réservés, sur ordre, pour la constitution de lots destinés à certaines cessions particulières, issus des positions « matériels en approvisionnement » ou « en service ».

  V. Cas particulier des matériels prêtés ou mis à la disposition des établissements du service de santé des armées par des sociétés privées.

Des matériels peuvent être mis à la disposition des établissements du service :

• sur décision de la direction centrale du service de santé des armées, dans le cadre de recherches cliniques, d'évaluations ou d'expérimentations, de contrats de recherche passés avec la délégation générale pour l'armement, d'essais cliniques effectués dans le cadre de la procédure de marquage « CE » des dispositifs médicaux. Ils sont alors restitués à leur propriétaire dès la fin de ces évaluations ou essais. S'il est prévu qu'ils ne soient pas restitués, ils doivent faire l'objet d'une cession prévue dès l'origine dans le document contractuel régissant les travaux demandés ;

• directement par des sociétés privées, dans le cadre de contrats de prêt ou de location passés entre les établissements du service et les sociétés en cause lorsqu'un besoin réel ne peut être satisfait, d'une manière avantageuse, dans le cadre des procédures de réalisation en pleine propriété.

Ils sont suivis séparément en comptabilité au moyen de documents identiques, à ceux utilisés pour la comptabilité des matériels en service à l'exception de ceux mentionnant des transferts de propriété. Sur chacun de ces documents sera rajoutée la mention : « matériels prêtés ou mis à disposition ».

1.2.3. Identification des matériels.

  I. Identification des matériels et articles pharmaceutiques en approvisionnement.

L'identification et la désignation des matériels et articles pharmaceutiques en approvisionnement sont réalisées au moyen de catalogues qui constituent la nomenclature.

  1. Identification complète d'un article.

L'identification complète d'un article comporte :

• un numéro de nomenclature interarmées système organisation du traité de l'Atlantique Nord (OTAN) obligatoire ;

• un numéro de nomenclature propre au service, destiné à faciliter les procédures de gestion ;

• une désignation terminologique identifiant avec précision l'article nomenclaturé ;

• une unité réglementaire ;

• un prix unitaire hors taxes et taxes comprises.

  2. Composition.

Les matériels et articles pharmaceutiques en approvisionnement sont énumérés dans la nomenclature sous l'appellation d'objets simples, d'objets complexes ou de groupements d'objets.

Ces groupements forment dans le service de santé des armées, des unités collectives dont les définitions sont précisées à l'article 6 ci-après. Ces matériels et articles sont suivis en nombre dans la comptabilité par ensembles ainsi constitués.

  3. Codification.

La section codification de la direction des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées est chargée de la codification « OTAN » des matériels et articles pharmaceutiques en approvisionnement du service en relation avec le centre d'identification des matériels de la défense et en application de l'instruction ⁽⁶⁾ prise à cet effet sous le timbre de l'état-major des armées. Elle détermine par ailleurs la codification de gestion du service.

  II. Identification et individualisation des matériels en service.

Pour le matériel en service, il est indispensable :

• d'assurer la traçabilité comptable réversible entre le matériel et les pièces justificatives liées à son existence ;

• de situer le matériel à l'intérieur de l'établissement ;

• de connaître son détenteur.

Comme pour le matériel en approvisionnement, l'identification et la désignation sont utilisées.

A cet effet, un ensemble de matériels identiques est rattaché à une fiche inventaire, telle qu'elle est définie à l'article 41, paragraphe I.1 ci-dessous, sur laquelle apparaissent une désignation en clair ainsi qu'une identification alphanumérique composée :

• de la catégorie d'appartenance du matériel (cf. 1, ci-dessous) ;

• du numéro de la fiche attribué au répertoire de fichier (cf. 1, ci-dessous).

En outre l'identification et la désignation du matériel doivent être complétées par son individualisation.

Aussi, à l'intérieur de chaque ensemble désigné selon les critères définis ci-dessus, chacun des matériels est individualisé par un numéro comprenant les indications suivantes :

• année de réalisation ;

• numéro d'enregistrement au registre-journal de la pièce justificative accompagnant la réalisation du matériel [cf. 2, a)] ;

• référence de la ligne correspondante de la facture lorsque plusieurs matériels de nature différente y apparaissent ;

• éventuellement, un chiffre de zéro à n, correspondant à l'individualisation de chacun des articles ou éléments d'une collection, différenciables par leur utilisation ou leur maintenance, et pouvant faire l'objet d'une gestion comptable propre ;

• code correspondant à l'identification du détenteur [cf. Article 41, a) alinéa 4].

La réunion de ce numéro définissant la fiche d'inventaire identifiée au répertoire de fichier et de celui situant individuellement chacun des matériels sur cette fiche constitue un numéro technique d'identification destiné à être apposé sur les matériels de manière à faciliter toute opération de recherche liée aux opérations de vérifications, récolements et recensements. Tout matériel dispose ainsi d'un numéro d'identification unique qui lui est propre. Il en est de même pour chacun des matériels constitutifs d'une collection ou d'un matériel organisé en structure.

Par ailleurs, selon les besoins, ce numéro peut intégrer des informations non obligatoires facilitant la gestion des matériels, ainsi que des données permettant d'identifier les matériels techniques conformément aux critères retenus par la nomenclature des équipements hospitaliers.

Pour les établissements bénéficiant d'une gestion automatisée, à ce numéro technique correspond un numéro séquentiel matérialisé par un identifiant de type code à barres qui lui est propre, destiné à être apposé sur le matériel à identifier. Le support du numéro de code à barres fait de plus apparaître, pour faciliter le suivi du matériel à l'intérieur de l'établissement utilisateur, la désignation alphabétique en clair abrégé ainsi que le code du détenteur du matériel. A un numéro d'identification doit obligatoirement correspondre un numéro unique de code à barres. Dans le cadre de cette identification, ce code à barres renvoie à la source d'information destinée au suivi du matériel instauré par les dispositions régissant la matério-vigilance.

  III. Identification des matériels placés dans les autres positions.

Ils conservent le numéro d'identification précédemment attribué lors de leur prise en compte comme matériel en approvisionnement ou en service.

1.2.4. Unités collectives.

Les unités collectives sont des groupements d'articles, répondant à une destination commune ou un usage déterminé.

On distingue les unités collectives principales « santé », les unités collectives secondaires « santé », les sous-unités collectives « santé ».

  I. Les unités collectives principales « santé ».

Elles sont composées d'unités collectives secondaires, de sous-unités collectives, de matériels et articles pharmaceutiques à l'état isolé dont le nombre et la nature correspondent aux nécessités du service dans les formations sanitaires de campagne ou permettent d'assurer le ravitaillement de ces dernières.

Il s'agit par exemple :

• d'unité d'équipement santé pour antenne chirurgicale ;

• d'unité d'équipement santé pour trains sanitaires.

  II. Les unités collectives secondaires « santé ».

Elles sont composées, en principe, de sous-unités collectives, de matériels et d'articles pharmaceutiques à l'état isolé dont le nombre et la nature répondent aux besoins d'un service particulier ou d'une formation sanitaire.

Il s'agit, par exemple, de l'ensemble médical d'urgence réanimation.

  III. Les sous-unités collectives « santé ».

Elles sont composées de matériels et articles pharmaceutiques à l'état isolé groupés en fonction de leur modalité d'emploi ou de leur nature.

Il s'agit par exemple :

• de la trousse de première urgence pour véhicule ;

• de la cantine de ventilation et d'oxygénation.

  IV. Création des unités collectives.

Les unités collectives principales et secondaires ainsi que les sous-unités collectives sont constituées administrativement dès que tous les éléments nécessaires à leur mise en œuvre sont rassemblés.

Toutes dispositions doivent être prises pour les maintenir complètes.

Cependant, sur ordre de la direction centrale du service de santé des armées, les unités collectives entretenues sous la responsabilité technique de la direction des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées peuvent être désarmées de leurs articles pharmaceutiques périssables, par souci d'économie, et faire l'objet d'une gestion séparée dite gestion « sur étagère ».

1.2.5. Valorisation des matériels.

La valorisation, conformément aux dispositions de l'instruction de douzième référence, a pour objectif de connaître la valeur du patrimoine mobilier du service et d'évaluer les mouvements d'entrée et de sortie. Elle est calculée à partir du prix d'inventaire de chaque matériel.

  I. Prix d'inventaire.

Un prix unique auquel sont incluses toutes les taxes, appelé prix d'inventaire ou de nomenclature, est affecté à chaque matériel, quelle que soit sa position administrative. Ce prix est réévalué chaque année.

Il est utilisé pour :

• la valorisation patrimoniale des stocks ;

• la détermination de la compétence des autorités habilitées à intervenir sur les opérations concernant les matériels dans le cadre des délégations de pouvoirs prévues par le ministre de la défense pour ce qui concerne ses attributions d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense conformément aux dispositions de l'arrêté de troisième référence ;

• l'évaluation :

  • de la valeur résiduelle des matériels à éliminer ;

  • du montant des ventes et des cessions amiables réalisées par l'intermédiaire du service des domaines ;

  • des cessions gratuites, des mises à disposition et des locations autorisées par le ministre de la défense ;

  • du montant des dommages.

  II. Valorisation des stocks et du matériel en service.

La valorisation de l'ensemble des matériels, consommables et non consommables est effectuée obligatoirement au 1er janvier de chaque année. La période comptable s'étend du 1er janvier au 31 décembre.

  III. Détermination du prix d'inventaire.

  1. Matériels d'approvisionnement centralisé.

La direction centrale du service de santé des armées fixe par circulaire, le prix des articles d'approvisionnement centralisé, réalisés par la direction des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées, en tenant compte de l'indice de variation économique annuel et des évolutions particulières intervenues ou prévisibles des prix de certains articles.

Cependant, les prix des produits d'origine sanguine sont fixés annuellement par arrêté pris sous le timbre du ministère chargé de la santé et sont publiés au Journal officiel.

  2. Matériels consommables d'approvisionnement décentralisé.

Le prix d'inventaire est fixé par les établissements, pour les articles achetés sur leurs crédits de fonctionnement et détenus en stock avant emploi. Le mode de fixation du prix inventaire à partir du stock impose par conséquent d'entrer en stock tout matériel consommable réalisé avant de le distribuer, même si ce passage en stock n'est que transitoire ; faute de cette prise en compte, la valorisation du stock peut être erronée. Il correspond au prix moyen pondéré calculé à l'occasion de chaque achat, ou, si aucune réalisation n'a eu lieu dans l'année, au prix de la dernière valorisation affectée de l'indice de variation économique annuel diffusé par la direction centrale du service de santé des armées sur les indications données par la direction des services financiers.

  3. Matériels non consommables détenus dans le cadre du service dans les établissements.

Le prix d'inventaire correspond au prix moyen pondéré calculé à l'occasion de chaque achat, ou, si aucune réalisation n'a eu lieu dans l'année, au prix de la dernière valorisation.

En ce qui concerne le matériel confectionné par les ateliers de l'établissement, son premier prix d'inventaire, correspondant au prix de réalisation, est déterminé conformément aux dispositions de l'instruction relative à la comptabilité des ateliers. Par la suite, le prix d'inventaire de ces matériels correspond soit au prix moyen pondéré calculé à l'occasion de chaque fabrication, soit au dernier prix affecté de l'indice annuel de variation.

  4. Matériels d'une provenance autre que celles déjà définies.

Lorsqu'il s'agit d'un article d'une provenance autre que celles définies ci-dessus (dons, par exemple), le prix unitaire est fixé d'après une estimation aussi exacte que possible de la valeur de l'article. Il peut être fait appel pour cela à des experts.

1.2.6. Valeur résiduelle des matériels.

La valeur résiduelle est le prix net d'un article dont la sortie des comptes est envisagée.

Elle correspond, après récupération éventuelle de pièces, au montant présumé de la vente du matériel éliminé ou, en cas de détérioration d'un matériel devenu irréparable, au montant supposé de la vente de l'épave par le service des domaines, ou enfin, si le matériel a été converti en vieilles matières, au montant présumé de la vente de celle-ci, comme il est indiqué à l'article 31, paragraphe II.3 b).

1.2.7. Mouvements des matériels.

Les mouvements sont des opérations par lesquelles les matériels sont :

• soit pris en compte et classés dans une position comptable ;

• soit transférés d'une position à une autre (changement de position) ;

• soit changés d'appellation (changement de classement ou reclassement) ;

• soit pris en compte par un autre comptable ;

• soit sortis des comptes.

Les mouvements sont prescrits, dans tous les cas, par décision d'un ordonnateur-répartiteur, mentionnant au minimum l'indication de la quantité et de la nature du matériel concerné.

Les mouvements des matériels se classent en mouvements externes et en mouvements internes :

• les mouvements externes correspondent, à l'entrée et à la sortie des articles répertoriés dans la comptabilité d'un établissement. Ils modifient les existants globaux en compte à l'établissement ;

• les mouvements internes correspondent à des modifications, effectuées pour les besoins du service ou de la gestion, qui ne modifient pas les existants globaux en compte à l'établissement. Ces modifications de la répartition ou de la position d'un article, donnent lieu à entrée et sortie corrélative à l'intérieur d'une même comptabilité. Parmi ces mouvements, le changement de classement permet à un matériel devenu inutilisable sous son ancienne désignation, d'être maintenu en service ou en approvisionnement sous un autre numéro d'identification.

Ces mouvements font l'objet des opérations administratives et techniques :

• de prise en charge ;

• de tenue des écritures ;

• de conservation et d'utilisation ;

• de reddition des comptes,

  relevant de la responsabilité du personnel désigné au chapitre III ci-dessous.

Toutes les opérations administratives doivent être transcrites exclusivement sur les pièces comptables répertoriées par les diverses instructions, concernant la comptabilité des matériels consommables et non consommables, prises sous le timbre de la direction centrale du service de santé des armées.

1.3. Dispositions concernant le personnels.

1.3.1. Contenu

Les actes relatifs aux matériels et approvisionnements pharmaceutiques sont du ressort des :

• ordonnateurs-répartiteurs, qui ordonnent les mouvements ;

• détenteurs auxquels incombe l'exécution des mouvements et qui comprennent les détenteurs-dépositaires, chargés de la conservation des matériels et approvisionnements sanitaires, et les détenteurs-usagers qui les utilisent ;

• comptables, qui sont chargés de la tenue des comptes.

1.3.2. Les ordonnateurs-répartiteurs.

  I. Désignation des ordonnateurs-répartiteurs.

L'arrêté visé en deuxième référence relatif aux délégations de pouvoirs du ministre de la défense pour ce qui concerne ses attributions d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense indique, d'une part, les autorités qui bénéficient directement du fait de cet arrêté, d'une délégation de pouvoirs du ministre et d'autre part, celles qui peuvent se voir conférer, sur demande expresse des autorités directement délégataires, les attributions d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense.

  1. L'ordonnateur-répartiteur principal.

Le directeur central du service de santé des armées reçoit délégation de signature du ministre de la défense, en tant qu'ordonnateur-répartiteur principal pour les matériels ressortissant au service.

  2. Les ordonnateurs-répartiteurs secondaires.

Reçoivent directement une délégation de pouvoirs du ministre de la défense les autorités énumérées ci-après :

• médecin-chef d'établissement hospitalier pour l'établissement hospitalier lui-même et les organismes qui lui sont rattachés ;

• médecin-chef de centre d'expertise médicale du personnel navigant ;

• commandants des écoles de formation du service de santé des armées ;

• directeur de l'école d'application du service de santé des armées ;

• directeurs des instituts du service de santé des armées ;

• directeur du centre de recherche du service de santé des armées ;

• directeur des approvisionnements et des établissements centraux ;

• commandant du centre de transfusion sanguine des armées ;

• chef du service de protection radiologique des armées ;

• commandant du centre de traitement de l'information médicale des armées ;

• directeurs du service de santé en région militaire de défense, en région maritime, en région aérienne et dans le commandement militaire d'Ile-de-France ;

• directeurs interarmées du service de santé hors métropole ;

• chefs du service de santé en circonscription militaire de défense et en arrondissement maritime ;

• chef du bureau chargé de la surveillance administrative des organismes de la logistique santé ;

• chef du bureau central de gestion et d'administration du personnel civil ;

• chefs des centres de mandatement du service de santé des armées.

Sur proposition du directeur des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées et par délégation de pouvoirs du ministre, les autorités suivantes se voient conférer les attributions d'ordonnateur-répartiteur, conformément à l'article premier de l'arrêté cité en quatrième référence :

• commandants des établissements centraux des matériels du service de santé des armées ;

• commandant de la pharmacie centrale des armées ;

• commandants des établissements de ravitaillement sanitaire du service de santé des armées.

  II. Attributions des ordonnateurs-répartiteurs.

Les ordonnateurs-répartiteurs cités ci-dessus sont seuls habilités à prescrire les mouvements de matériels affectant les établissements du service de santé des armées. Leurs attributions ne peuvent se cumuler avec celles de détenteur ou de comptable.

Toutefois, leur action peut être limitée selon :

• a).  Les opérations projetées.

  Locations et mises à disposition.

  Cessions.

  Déclassements, réformes techniques, réformes de commandement.

  Retraits des approvisionnements des matériels sans emploi, périmés ou en excédent des besoins.

• b).  Les limites de leurs compétences indiquées par l'arrêté du ministre de la défense cité en troisième référence et concernant les décisions à prendre à l'issue de constatations relatives aux pertes, déficits sur recensement, détériorations, destructions. Au-delà de ces seuils, le document établi (état de proposition, procès-verbal…) doit être soumis à l'approbation de l'ordonnateur-répartiteur principal (directeur central du service de santé des armées).

• c).  La nature des approvisionnements à déplacer, les mouvements de l'approvisionnement réservé et de l'approvisionnement courant étant du seul ressort de l'ordonnateur-répartiteur principal (directeur central du service de santé des armées).

1.3.3. Les détenteurs.

  I. Désignation des détenteurs-dépositaires.

La liste des détenteurs-dépositaires est arrêtée par le chef d'établissement et doit être communiquée pour information à la direction centrale du service de santé des armées dès qu'une modification intervient. Elle sert de base aux contrôles effectués dans le cadre de la surveillance administrative et technique.

Les détenteurs-dépositaires sont désignés nominativement par les ordonnateurs-répartiteurs visés à l'article 10 ci-dessus, au sein de chaque établissement placé sous leur autorité. La décision correspondante est inscrite au registre des actes administratifs de l'organisme en cause. Une copie est transmise à titre de compte rendu à la direction centrale du service de santé des armées.

Il s'agit d'une manière générale, des chefs de service, de département, ou de division des établissements précités. En cas d'empêchement de ces derniers, le chef d'établissement nomme, sans attendre, à cette fonction toute autre personne qu'il juge utile de désigner.

Les attributions de détenteur peuvent se cumuler avec celles de comptable.

  1. Les détenteurs-dépositaires des approvisionnements sanitaires.

Cette fonction doit être exclusivement assurée par :

• le chef des services techniques dans les établissements centraux de ravitaillement sanitaire et l'établissement central des matériels de mobilisation du service de santé des armées ;

• l'adjoint du chef d'établissement dans les établissements de matériels de mobilisation et la pharmacie-magasin du port. Toutefois, dans l'hypothèse où le nombre de personnel affecté dans lesdits établissements ne permettrait pas d'assurer les tâches relatives à la comptabilité des matériels dans les conditions définies dans la présente instruction, cette fonction pourra être confiée, par le chef d'établissement, à un sous-officier, un officier marinier, un militaire infirmier et technicien des hôpitaux des armées soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers ou à un personnel civil du service de santé des armées. Dans ce cas, la désignation du détenteur-dépositaire concerné devra, préalablement, être soumise à l'approbation du directeur des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées ;

• le chef de la division production pour la pharmacie centrale des armées ;

• le chef de la division gestion à l'établissement central des matériels du service de santé des armées ;

• l'adjoint au chef de service « banque-collecte-plasma » du centre de transfusion sanguine des armées ;

• le chef ou commandant des établissements de ravitaillement sanitaire implantés auprès des directions interarmées du service de santé.

  2. Les détenteurs-dépositaires des matériels en service.

Cette fonction doit être assurée par les chefs de service des différents établissements pour les matériels utilisés dans leur service ou département pour l'accomplissement de la mission qui leur est confiée. En particulier sont détenteurs-dépositaires les chefs de groupes de secteurs vétérinaires vis-à-vis de la direction ou chefferie du service de santé qui les soutient.

  II. Désignation des détenteurs-usagers.

Le personnel des établissements auxquels des matériels sont confiés pour l'exécution d'une tâche ou d'un service est détenteur-usager de fait.

Toutefois, lorsque l'utilisation de certains matériels particuliers et sensibles est soumise à des conditions spécifiques de technicité ou de conservation, il appartient au détenteur-dépositaire de désigner nominativement un ou plusieurs détenteurs-usagers. Cette désignation nominative entraîne le transfert de responsabilité du détenteur-dépositaire au détenteur-usager.

En particulier le matériel informatique portable mis à disposition ou réintégré par le détenteur-usager donne lieu à l'établissement d'une attestation de prise en compte ou de réintégration conformément aux dispositions retenues par l'instruction citée en seizième référence.

  III. Attributions.

  1. Les détenteurs-dépositaires.

Ils sont responsables de l'exécution des mouvements décidés par les ordonnateurs-répartiteurs, de la conservation en nombre et en état des matériels qui leur sont confiés, en conformité avec l'inventaire particulier de leur service certifié par le comptable.

  2. Les détenteurs-usagers.

Sont détenteurs-usagers :

• tout le personnel, vis-à-vis des matériels qui lui sont remis à titre individuel, pour emploi dans le cadre du service ou d'une mission ;

• tout le personnel, au regard des matériels et articles pharmaceutiques d'un usage collectif utilisés sous sa responsabilité.

Les détenteurs-usagers sont responsables vis-à-vis des détenteurs-dépositaires de l'état et de l'existence des matériels qui leur sont confiés. Cette mise à disposition se concrétise par la mise à jour d'un document inventaire certifié par les deux parties.

Dans le cadre de l'alternative à l'hospitalisation complète, les malades sont considérés comme détenteurs-usagers des matériels qui leur sont éventuellement confiés pour poursuivre leur traitement. Ils sont informés des règles d'utilisation et de conservation du matériel. La décharge de responsabilité du détenteur-dépositaire s'effectue par un document attestant de la prise en charge de ce matériel par le patient.

  IV. Mandat et intérim des détenteurs-dépositaires.

  1. Mandat.

Tout détenteur-dépositaire de matériels entrant en fonction fait agréer par le chef d'établissement, dans les plus brefs délais, la désignation d'au moins un mandataire. Une procuration, imprimé N° 620-73*/56, approuvée par le chef d'établissement est délivrée au mandataire par le titulaire. Elle est inscrite au registre des actes administratifs de l'établissement et transmise pour information à la direction centrale du service de santé des armées.

Le mandataire exerce les fonctions du titulaire, en cas d'absence temporaire et de permissions de celui-ci, et sous la responsabilité de ce dernier.

  2. Intérim.

En cas de vacance subite et prolongée du détenteur-dépositaire, l'autorité ayant prononcé la nomination du titulaire, arrête les inventaires de ce dernier et désigne d'office, par écrit, un intérimaire qui prend la responsabilité des mouvements exercés sous sa propre responsabilité jusqu'à la nomination d'un nouveau titulaire. Une copie de cet ordre de service est transmise à la direction centrale du service de santé des armées et mention de la désignation est portée au registre des actes administratifs.

A l'arrivée du nouveau titulaire, il est procédé à la remise et prise définitive de service dans les conditions prévues à l'article 11, paragraphe V ci-dessous.

Le détenteur-dépositaire, décédé, disparu, suspendu ou empêché est représenté d'office à la remise et prise définitive de service par son intérimaire ou, à défaut, par un tiers désigné par l'ordonnateur-répartiteur compétent.

  V. Remise et prise de service entre détenteurs-dépositaires.

  1. Présence des détenteurs-dépositaires sortant et entrant.

Les détenteurs-dépositaires sortant et entrant doivent être présents lors de la passation de service et pour toutes les opérations de vérification ou de recensement prescrites qui peuvent en découler. Toutefois, l'ordonnateur-répartiteur peut les autoriser à se faire représenter par leurs mandataires.

  2. Délai de préparation du procès-verbal de remise et de prise de service.

A compter de la date de prise de fonction du détenteur-dépositaire entrant, celui-ci dispose d'un délai maximum d'un mois pour préparer un procès-verbal de remise et de prise de service imprimé N° 620-73*/65. Durant cette période, le détenteur-dépositaire sortant reste responsable des matériels de son service.

  3. Contenu des opérations de remise et de prise de service.

Pour le détenteur-dépositaire entrant, les opérations conduisant à l'établissement du procès-verbal de remise et de prise de service portent :

• sur la vérification de la concordance des écritures et de la situation des matériels apparaissant sur l'inventaire particulier du service dont il prend la charge avec l'inventaire général détenu par le comptable correspondant ;

• et sur la reconnaissance de l'existence des matériels et de leur bon état.

  4. Le détenteur-dépositaire entrant n'émet pas de réserve.

Dans l'hypothèse où le détenteur-dépositaire entrant n'émet pas de réserve, le procès-verbal de remise et de prise de service, établi et signé contradictoirement entre les détenteurs-dépositaires, contresigné par le comptable de rattachement à la demande d'une des parties, est approuvé par l'ordonnateur-répartiteur dont ils relèvent directement.

La ratification de ce procès-verbal et l'arrêté des écritures comptables réalisés de façon concomitante impliquent la reconnaissance des matériels et la prise en compte des documents comptables par le détenteur-dépositaire entrant.

Le procès-verbal de remise et de prise de service est alors enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux de l'établissement, imprimé N° 620-73*/67 et une copie de ce document est transmise sans délai à l'ordonnateur-répartiteur principal (directeur central du service de santé des armées).

  5. Le détenteur-dépositaire entrant émet des réserves.

Dans le cas où des réserves sont émises, relatives à l'existence ou à l'état des matériels décrits et à la véracité des écritures, il appartient à l'ordonnateur-répartiteur secondaire de prescrire sur le procès-verbal de remise et de prise de service, les mesures de contrôle et d'inventaire total ou partiel qu'il estime nécessaires.

Ces opérations doivent porter exclusivement sur les mouvements effectués antérieurement à l'établissement du procès-verbal précité. Elles doivent s'achever dans les six mois qui suivent la prise de fonction du détenteur-dépositaire entrant.

Toutefois, sans attendre le résultat des mesures ci-dessus mentionnées, l'ordonnateur-répartiteur secondaire doit, si nécessaire, en cas de fortes présomptions d'anomalies comptables décelées dès la prise de fonction par le détenteur-dépositaire entrant, prescrire sur le procès-verbal de remise et de prise de service, toutes mesures et propositions de nature à préserver immédiatement les intérêts de l'établissement, ainsi que les rectifications des écritures comptables ou des inventaires.

Lorsque les mesures prescrites ont pu être menées à terme avant le délai d'un mois réservé à l'établissement du procès-verbal de remise et de prise de service (cf. 2), l'ordonnateur-répartiteur secondaire, chef d'établissement transmet ce dernier à l'ordonnateur-répartiteur principal pour information ou décision selon qu'il ait pu ou non arrêter une décision en matière de mise en jeu des responsabilités du détenteur-dépositaire sortant, tenant compte de ses limites de compétence telles qu'elles sont définies par l'arrêté de troisième référence.

Si les mesures prescrites n'ont pu être menées à terme avant le délai d'un mois réservé à l'établissement du procès-verbal de remise et de prise de service (cf. 2), l'ordonnateur-répartiteur secondaire chef d'établissement transmet ce document à l'ordonnateur-répartiteur principal pour information des mesures prises ou proposées. Ce dernier indique éventuellement des mesures complémentaires à appliquer.

  6. Date de départ de la responsabilité du détenteur-dépositaire entrant.

La responsabilité du détenteur-dépositaire entrant est engagée, à compter du jour de la ratification du procès-verbal de remise et de prise de service et de l'arrêté des écritures et compte tenu des éventuelles mesures, remarques et rectifications à application immédiate mentionnées sur le procès-verbal.

  7. Etablissement du procès-verbal de remise et de prise de service et des documents résultant des réserves émises.

En accompagnement du procès-verbal de remise et de prise de service, si les mesures requises à l'article 11, paragraphe V.5, consécutives aux réserves émises, ont pu être effectuées avant l'expiration du délai d'un mois prévu à l'article 11, paragraphe V.2, ou à l'issue du délai supplémentaire prescrit, un procès-verbal de recensement, imprimé N° 620-73*/63 et éventuellement un procès-verbal de constatation, imprimé N° 620-73*/64, sont dressés sur l'initiative du chef d'établissement.

Pour simplifier la rédaction du procès-verbal de recensement, y sont seulement détaillés les articles pour lesquels des différences en plus ou en moins ont été relevées. Les explications du comptable ou du détenteur-dépositaire en cause y sont mentionnées, ainsi que la valorisation des déficits ou des excédents.

Par ailleurs, un procès-verbal de constatation peut être établi pour les matériels reconnus en mauvais état. Ce procès-verbal devra relater, les causes réelles ou présumées des détériorations ou destructions, les explications du détenteur-dépositaire sortant, ainsi que la valorisation des travaux nécessaires à la remise en état des matériels endommagés.

Ces procès-verbaux sont transmis à l'ordonnateur-répartiteur principal (directeur central du service de santé des armées) à titre de compte rendu ou pour décision, en application des dispositions régissant les limites de compétence des ordonnateurs-répartiteurs.

Enfin, dans la limite de ses compétences et conformément aux indications portées sur ces procès-verbaux un état d'imputation, imprimé N° 620-73/68, peut être émis à l'encontre du détenteur-dépositaire sortant, dans les conditions relatives à la mise en jeu de la responsabilité pécuniaire.

  8. Enregistrement du procès-verbal de recensement.

Ce procès-verbal de recensement est enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux, imprimé N° 620-73*/67 et dans le registre-journal de la comptabilité concernée de l'établissement.

  9. Enregistrement des écritures résultant des constatations effectuées.

Les opérations d'entrée et de sortie, de changement de classement ou de position résultant des constatations faites au cours de la reconnaissance des matériels ou approvisionnements sanitaires sont, sur ordre de l'ordonnateur-répartiteur secondaire et après inscription au registre des actes administratifs, immédiatement passées en écritures sans attendre la décision de l'ordonnateur-répartiteur principal lorsqu'il a été saisi.

  10. Conséquences résultant d'une gestion présumée irrégulière antérieure à la prise de service.

Lorsque les opérations de reconnaissance contradictoires partielles prescrites, compte tenu du volume important des inventaires, pour permettre de respecter le délai global de six mois impartis pour réaliser la remise et prise de service, font ressortir des différences nombreuses et importantes présumant l'irrégularité de la gestion antérieure, l'ordonnateur-répartiteur secondaire propose alors à l'ordonnateur-répartiteur principal sur le procès-verbal de recensement que des recensements plus étendus et même totaux soient provoqués, si besoin, sous l'autorité d'une commission extérieure à l'établissement. Lorsque cette dernière proposition est décidée par l'ordonnateur-répartiteur principal (directeur central du service de santé des armées), ce dernier en arrête la désignation, la composition, ainsi que son mandat.

1.3.4. Les comptables.

  I. Désignation des comptables.

Les comptables sont désignés nominativement par l'ordonnateur-répartiteur principal (directeur central du service de santé des armées) directement ou sur proposition de l'ordonnateur-répartiteur secondaire.

Plusieurs comptables peuvent être désignés à l'intérieur d'un même établissement en tenant compte de la nature des matériels gérés et de leur position.

Les désignations sont inscrites au registre des actes administratifs de l'établissement.

  1. Comptables des matériels gérés dans le cadre du service.

Il s'agit, selon les établissements et les matériels gérés, du personnel suivant :

• le chef du département logistique des établissements hospitaliers des armées pour tous les matériels de l'établissement hospitalier et des organismes rattachés, à l'exclusion des articles pharmaceutiques ;

• le pharmacien chef du service de la pharmacie hospitalière pour les articles pharmaceutiques ;

• le chef des moyens généraux dans les écoles de formation du service de santé des armées, et des organismes qui leur sont rattachés ;

• le chef des services administratifs à l'école d'application du service de santé des armées, dans les instituts ⁽⁷⁾ et au centre de recherche du service de santé des armées ;

• le chef de la section « administration gestion » du centre de traitement de l'information médicale des armées ;

• le chef du bureau « administration-finances » du service de protection radiologique des armées ;

• sur proposition du directeur ou du chef du service de santé, un officier, un sous-officier, un officier marinier, un militaire infirmier et technicien des hôpitaux des armées soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers ou un personnel civil pour les directions du service de santé en régions, les chefferies du service de santé en circonscription militaire de défense et en arrondissement maritime et pour les groupes ou secteurs vétérinaires qui leur sont rattachés ;

• sur proposition des chefs ou commandants :

  • du bureau chargé de la surveillance administrative des organismes de la logistique santé ;

  • du bureau central de gestion et d'administration du personnel civil du service de santé des armées ;

  • des centres de mandatement du service de santé des armées ;

  • des établissements de matériels de mobilisation, de la pharmacie-magasin du port, des établissements de ravitaillement sanitaire implantés auprès des directions interarmées du service de santé, un officier, un sous-officier, un officier marinier, un militaire infirmier et technicien des hôpitaux des armées soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers ou un personnel civil du service de santé des armées ;

• le chef des services administratifs de l'établissement central des matériels du service de santé des armées pour les matériels de cet établissement, ceux de la direction des approvisionnements et des établissements centraux et ceux de la pharmacie centrale des armées ;

• le chef des services administratifs pour les établissements centraux de ravitaillement sanitaire, l'établissement central des matériels de mobilisation et le centre de transfusion sanguine du service de santé des armées.

  2. Comptables des approvisionnements sanitaires.

Sont comptables des matériels et articles pharmaceutiques en approvisionnement :

• le chef des services techniques ou son adjoint dans les établissements centraux de ravitaillement sanitaire et l'établissement central des matériels de mobilisation du service de santé des armées ;

• le chef de la division production à la pharmacie centrale des armées ;

• le chef de la division gestion à l'établissement central des matériels du service de santé des armées ;

• l'adjoint au chef de service « banque-collecte-plasma » du centre de transfusion sanguine des armées ;

• l'adjoint au chef d'établissement ou à défaut, et sur proposition du chef d'établissement un officier, un sous-officier, un officier marinier ou un personnel civil dans les établissements de matériels de mobilisation et la pharmacie magasin du port et dans les organismes de ravitaillement rattachés aux directions interarmées du service de santé.

  3. Comptables des ouvrages de bibliothèque et de documentation.

Pour les ouvrages de bibliothèque et de documentation sont comptables :

• le conservateur en chef de la bibliothèque centrale du service de santé des armées, rattaché à l'école d'application du service ;

• pour les bibliothèques des autres établissements du service de santé des armées, un de leur personnel désigné par la direction centrale du service de santé des armées sur proposition des chefs d'établissement respectifs.

  4. Comptables des objets de musée.

Le conservateur du musée du service de santé des armées, rattaché à l'école d'application du service est comptable de tous les objets de musée détenus par ce musée et de ceux de l'ensemble des établissements du service de santé des armées.

  II. Attributions.

Les comptables sont chargés :

• du suivi de l'exécution comptable des décisions prononcées par les ordonnateurs-répartiteurs entraînant des mouvements et du contrôle sur pièces de leur exécution physique ;

• de la tenue de l'inventaire des matériels ;

• de la vérification de l'authenticité des ordres reçus, de l'exactitude des comptes rendus fournis ainsi que de la conservation des pièces justificatives constituant l'historique des mouvements.

L'exécution de mouvements comptables se définit comme l'opération par laquelle un matériel est soit pris en compte dans une position, soit transféré d'une position ou subdivision de position à une autre, soit changé de rattachement comptable, soit changé d'appellation, soit sorti des comptes.

  III. Mandat, intérim des comptables.

  1. Mandat.

Tout comptable des matériels entrant en fonction fait agréer par la direction centrale du service de santé des armées la désignation d'un mandataire, au moins. Une procuration approuvée par l'autorité précitée, est délivrée au mandataire par le titulaire. Elle est portée au registre des actes administratifs de l'établissement.

Le mandataire exerce les fonctions de titulaire, en cas d'absence temporaire et de permission de ce dernier, sous la responsabilité de celui-ci.

  2. Intérim.

En cas de vacance subite et prolongée du comptable, le chef d'établissement demande, dans les plus brefs délais, à la direction centrale du service de santé des armées la désignation d'office d'un intérimaire qui prend la responsabilité de ses propres opérations comptables jusqu'à la nomination d'un nouveau titulaire. Dès la désignation de l'intérimaire, le chef d'établissement arrête en sa présence les pièces de la comptabilité et mentionne la désignation au registre des actes administratifs de la formation.

A l'arrivée du nouveau titulaire, la remise et la prise définitive de service est engagée dans les conditions prévues à l'article 12, paragraphe IV ci-dessous.

Le comptable, décédé, disparu, suspendu ou empêché est représenté à la remise et la prise définitive de service par son mandataire ou, à défaut, par un tiers désigné d'office par la direction centrale du service de santé des armées.

  IV. Remise et prise de service entre comptables.

  1. Présence des comptables sortant et entrant.

Les comptables sortant et entrant doivent être présents lors de la passation de service et pour toutes les opérations de vérification ou de recensement prescrites qui peuvent en découler. Toutefois, l'ordonnateur-répartiteur principal peut les autoriser à se faire représenter par leur mandataire.

  2. Délai de préparation du procès-verbal de remise et de prise de service.

A compter de la date de prise de fonction du comptable entrant, les comptables disposent d'un délai maximum d'un mois pour préparer un procès-verbal de remise et de prise de service, imprimé N° 620-73*/65. Durant cette période, le comptable sortant reste responsable de sa gestion.

  3. Contenu des opérations de remise et de prise de service.

Les opérations conduisant à l'établissement du procès-verbal de remise et de prise de service portent sur les opérations suivantes :

• vérification des écritures du comptable sortant de manière à s'assurer de la concordance entre les pièces comptables et l'inventaire général ;

• collationnement de l'inventaire général avec les inventaires particuliers des détenteurs dépositaires de manière à s'assurer de la concordance entre les existants à l'inventaire général et les quantités prises en charge par ces derniers.

  4. Le comptable entrant n'émet pas de réserves.

Dans l'hypothèse où le comptable entrant n'émet pas de réserves, le procès-verbal de remise et de prise de service, établi et signé contradictoirement entre les comptables, est arrêté par le chef d'établissement et adressé pour approbation à l'ordonnateur-répartiteur principal (directeur central du service de santé des armées).

La ratification de ce procès-verbal et l'arrêté des écritures comptables réalisés concomitamment impliquent la reconnaissance et l'acceptation, par le comptable entrant, des pièces et documents de comptabilité établissant la situation du service qui lui est remise à la date de l'arrêté des écritures.

Le procès-verbal de remise et de prise de service est alors enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux de l'établissement, imprimé N° 620-73*/67.

La remise et la prise de service sont en même temps mentionnées au registre-journal, imprimé N° 620-73*/60.

  5. Le comptable entrant émet des réserves.

Dans le cas où des réserves sont émises, relatives à un désaccord sur la véracité ou l'authenticité des écritures et pièces comptables, il appartient à l'ordonnateur-répartiteur secondaire de prescrire, sur le procès-verbal de remise et de prise de service, les mesures de vérification d'écritures et de collationnement d'inventaire qu'il estime nécessaires, ainsi que le délai consenti pour les réaliser, ce dernier tenant compte du nombre des articles gérés et de l'importance de la gestion.

Ces opérations doivent porter exclusivement sur les mouvements effectués antérieurement à l'établissement du procès-verbal précité.

En tout état de cause, le cumul de la durée du délai ci-dessus prescrit, et de celui qui a été nécessaire à l'établissement du procès-verbal de remise et de prise de service ne doit pas excéder six mois.

Par ailleurs, sans attendre le résultat des opérations ci-dessus mentionnées, le chef d'établissement, ordonnateur-répartiteur doit, si nécessaire, prescrire sur le procès-verbal de remise et de prise de service, toutes mesures de redressement, les propositions de nature à préserver immédiatement les intérêts de l'établissement, les rectifications des écritures comptables ou des inventaires, et cela dans la limite de sa compétence telle qu'elle est définie dans l'arrêté de troisième référence.

Les mesures prescrites sont mentionnées au registre des actes administratifs.

Un exemplaire de ce procès-verbal de remise et de prise de service est transmis pour décision ou information à l'ordonnateur-répartiteur principal (directeur central du service de santé des armées). Dans ce dernier cas, le chef d'établissement, ordonnateur-répartiteur secondaire, a mentionné sur ce document les décisions prises dans la limite de ses compétences telles qu'elles sont définies dans le document de troisième référence.

  6. Date de départ de la responsabilité du comptable entrant.

La responsabilité du comptable entrant est engagée, à compter du jour de la ratification du procès-verbal de remise et de prise de service, de l'arrêté des écritures et compte tenu des éventuelles mesures et rectifications à application immédiate mentionnées sur le procès-verbal.

  7. Etablissement du procès-verbal de remise et de prise de service et des documents résultant des réserves émises.

A l'issue du délai supplémentaire prescrit, ou en accompagnement du procès-verbal de remise et de prise de service si les mesures requises à l'article 12, paragraphe IV.5, consécutives aux réserves émises, ont pu être effectuées avant l'expiration du délai d'un mois prévu à l'article 12, paragraphe IV.2, un procès-verbal de recensement, imprimé N° 620-73*/63 est dressé par le chef d'établissement, ordonnateur-répartiteur.

Pour simplifier la rédaction du procès-verbal de recensement, y sont seulement détaillés les articles pour lesquels des différences en plus ou en moins ont été relevées ainsi que les références des pièces comptables erronées. Enfin, ce procès-verbal devra relater les causes réelles ou présumées des différences, les explications du comptable sortant ainsi que le décompte en valeur des déficits et des excédents.

Sur la base des constats mentionnés ci-dessus, l'ordonnateur-répartiteur secondaire, statuera dans la limite de ses compétences, telles qu'elles sont définies par l'arrêté de troisième référence, sur la suite à donner en matière de mise en jeu des responsabilités du comptable sortant et sur les dispositions à prendre sur le plan comptable et sur celui de la gestion des matériels.

Ce procès-verbal de recensement est transmis à l'ordonnateur-répartiteur principal (directeur central du service de santé des armées) à titre de compte rendu ou pour décision, en application des dispositions régissant les limites de compétence des ordonnateurs-répartiteurs.

  8. Enregistrement du procès-verbal de recensement.

Il doit être conservé et enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux, imprimé N° 620-73*/67 et dans le registre-journal correspondant à la comptabilité concernée, imprimé N° 620-73*/60, de l'établissement.

  9. Enregistrement des écritures résultant des constatations effectuées.

Les opérations d'entrée et de sortie, de changement de classement ou de position, résultant des constatations faites au cours de la reconnaissance des matériels ou approvisionnements sanitaires, sont immédiatement passées en écriture, sans attendre la décision de l'ordonnateur-répartiteur principal lorsqu'il a été saisi pour décision.

Les mesures prescrites sont mentionnées au registre des actes administratifs.

1.3.5. Responsabilités du personnel concourant à la gestion des matériels.

  I. Critères de responsabilité.

Conformément aux dispositions du décret cité en première référence et, en particulier de son article 14, les pertes, destructions et détériorations de matériels et approvisionnements pharmaceutiques provenant exclusivement d'événements de force majeure, de cas fortuits ou de circonstances particulières de service düment signalés et constatés, sont seules admises à la décharge du personnel responsable, aux divers échelons de la conservation ou de l'emploi des matériels et approvisionnements pharmaceutiques.

Dans tous les autres cas, la responsabilité de ces catégories de personnel se trouve engagée et le préjudice causé à l'Etat trouve son origine dans une faute personnelle ou de service.

  1. Faute personnelle.

La faute personnelle, détachable de l'exécution du service ⁽⁸⁾, est celle qui :

• laisse apparaître la recherche ou la satisfaction d'un intérêt personnel ;

• révèle une intention mauvaise ou malveillante ;

• est contenue dans un fait matériel d'exécution ou un agissement administratif d'une particulière gravité (négligence, imprudence ou maladresse inexcusable) ;

• constitue un délit pénal (vol, détournement, détérioration volontaire de matériel, violence injustifiée).

  2. Faute de service.

En dehors des cas énumérés ci-dessus, qualifiant la faute personnelle, la faute de service trouve son application si l'acte fautif de l'agent se concilie avec le service et peut être considéré comme une forme de son exécution, même si celle-ci est plus ou moins erronée ou maladroite.

  II. Responsabilité du personnel en matière de gestion des matériels.

Des sanctions disciplinaires peuvent être prononcées aussi bien à l'encontre du personnel concourant à la gestion ou à l'emploi des matériels et approvisionnements sanitaires ainsi qu'à l'encontre du personnel intervenant dans la direction, l'exécution et la surveillance des matériels et des approvisionnements sanitaires. Des poursuites pénales peuvent, le cas échéant, être également engagées contre ce même personnel qui peut en outre se voir infliger des amendes par la cour de discipline budgétaire et financière compétente en matière de fautes de gestion ⁽⁹⁾.

La responsabilité disciplinaire pourra aussi être retenue en ce qui concerne la gestion des logiciels informatiques en cas de perte, détérioration ou de reproduction sans autorisation prévue par la concession de droit d'usage ou tout autre document contractuel.

Indépendamment des dispositions énoncées ci-dessus, une responsabilité pécuniaire spécifique pourra par ailleurs être engagée. Elle sera sanctionnée différemment selon la qualification de la faute.

  1. Responsabilité pécuniaire dans le cas de la faute personnelle.

La réparation amiable ou judiciaire des préjudices subis est mise à charge de leurs auteurs quels qu'ils soient dès lors que la preuve de la faute a été rapportée.

Les dispositions à appliquer en la matière sont définies dans l'instruction générale citée ci-dessus à l'article 13, paragraphe I.1.

  2. Responsabilité pécuniaire dans le cadre de la faute de service. (10)

• a).  Conditions de la mise en jeu et plafond d'imputation.

  La responsabilité des militaires est pécuniairement engagée, dans le cadre du service, lorsqu'ils assurent, entre autres, la gestion de matériels (10).

  La responsabilité pécuniaire s'applique uniquement aux officiers impliqués dans la gestion des matériels en approvisionnement et désignés par les autorités qualifiées conformément aux articles 10, paragraphes I et 11, paragraphes I et II ci-dessus pour ce qui concerne le service de santé des armées.

  Sont donc exclus de ces dispositions :

  • le personnel officier assurant les suppléances en cas d'absence de courte durée résultant d'une mission ou d'une maladie et en cas de permission du titulaire ;

  • le personnel non officier ou civil de la défense intervenant dans la gestion des matériels en approvisionnement ;

  • le personnel intervenant dans la gestion des matériels en service, en attente et mis à la disposition d'organismes extérieurs.

  Les imputations pécuniaires ne peuvent être prononcées que dans la limite de deux mois de solde ou à concurrence du montant de l'indemnité perçue si le montant de celle-ci est supérieure (10).

• b).  Indemnité.

  Pour que la responsabilité pécuniaire puisse être mise valablement en jeu, le personnel assurant le stockage et la garde des matériels en approvisionnement doit, après leur nomination et jusqu'à la fin de la procédure aboutissant à la passation de service, pouvoir bénéficier d'une indemnité de responsabilité pécuniaire. Cependant, la gestion de matériels du ressort de plusieurs directions ou services n'ouvre droit qu'à une seule indemnité.

  Ses conditions d'attribution et son montant sont fixés par arrêté. Elle est déterminée en fonction de l'importance de la gestion et indépendamment du grade détenu.

  Elle est acquise du jour inclus de la prise de fonction au jour exclu de la cessation de fonction. Elle est décomptée par journée. Payable mensuellement, elle est soumise à l'impôt sur le revenu.

  Outre-mer, cette indemnité est affectée de l'index de correction.

  Aucune constitution de cautionnement n'est exigée.

• c).  Imputation de la responsabilité pécuniaire.

  Les décisions d'imputation sont prises par le ministre ou par les autorités bénéficiant de délégation de pouvoirs dans la limite de leurs compétences telles qu'elles sont indiquées dans l'arrêté cité en troisième référence. Les imputations sont notifiées au moyen de l'état d'imputation, imprimé N° 620-73*/68.

  Les données de mise en jeu de la responsabilité pécuniaire sont constituées conformément aux dispositions de l'instruction citée en septième référence, et notamment de son article 32.

• d).  Décharge de la responsabilité pécuniaire.

  Outre la possibilité de recours hiérarchique contre une décision prise localement, l'exonération, la décharge de responsabilité et le sursis de versement peuvent être demandés (10). L'article 7 de l'instruction citée en septième référence fixe en la matière les procédures à suivre lorsque la qualification de faute personnelle ou de faute de service est contestée.

  En particulier, un comptable ou un détenteur des matériels, recevant un ordre écrit qu'il juge contraire à la réglementation ou de nature à compromettre les intérêts dont il a la charge, ou mis en présence d'une pièce justificative paraissant irrégulière ne peut se décharger de l'éventuelle mise en jeu de la responsabilité pécuniaire qu'en formulant des réserves écrites à l'autorité qualifiée qui doit confirmer sa décision en faisant référence à ces dernières.

  Une copie des observations devra alors être jointe, avec la décision écrite, à la pièce justificative sanctionnant l'exécution de l'ordre reçu.

  3. Responsabilité pécuniaire dans le cadre de la détention de matériels délivrés à titre personnel.

La responsabilité pécuniaire des militaires de tous grades pourra être mise en jeu selon les mêmes procédures que celles décrites ci-dessus lors de la destruction, la perte ou la mise hors service des effets d'habillement ou d'équipement qui leur ont été remis et des matériels qui leur ont été attribués à titre de dotation personnelle.

Cependant cette imputation ne peut être appliquée qu'au personnel à solde mensuelle, lorsqu'il apparaît que le préjudice a eu lieu en dehors de l'exécution du service, ou lorsqu'il est démontré que les justificatifs tendant à prouver le contraire sont erronés.

L'annexe III récapitule les conditions de mise en jeu de la responsabilité pécuniaire des militaires en matière de gestion des matériels et approvisionnements sanitaires.

  III. Secret professionnel.

Conformément aux dispositions de l'article 18 du statut général des militaires, il est interdit à tout personnel intervenant dans la gestion des matériels, de délivrer ou de communiquer les états de situation des matériels et articles pharmaceutiques et de fournir des renseignements relatifs au service à des personnes autres que celles qui ont qualité pour en connaître.

1.4. Opérations de contrôle relatives à la comptabilité des matériels et de surveillance administrative et technique.

1.4.1. Contenu

En matière de comptabilité des matériels, pour sauvegarder les intérêts de l'Etat, il convient de s'assurer de l'exacte corrélation entre l'authenticité des pièces comptables, la tenue des inventaires et l'existence des matériels. De surcroît, l'expertise de l'état de ces matériels, permettant de juger de leur caractère opérationnel, de leur aptitude au service ou de leur destination, ainsi que la vérification de l'application des prescriptions concourant à la préservation du patrimoine mobilier doivent faire l'objet de contrôles.

Ces contrôles, menés selon diverses méthodes et selon des périodicités différentes ou lors de circonstances particulières, peuvent être le fait d'agents ou d'autorités internes à l'établissement en application des dispositions ci-après définies, et d'autorités extérieures intervenant sur ordre de l'ordonnateur-répartiteur principal, conformément aux prescriptions en la matière contenues dans l'instruction de treizième référence.

1.4.2. Vérifications, récolements, recensements.

  I. Définitions.

Les opérations de vérifications, récolements, recensements, peuvent porter sur tout ou partie du matériel détenu dans un établissement. Ces opérations sont qualifiées de :

• complètes, lorsqu'elles portent sur la totalité des matériels ;

• partielles ou par sondages sur échantillons représentatifs, lorsqu'elles visent un nombre limité de ces matériels.

  1. Les vérifications.

Les vérifications consistent en un rapprochement :

• entre l'inventaire particulier que détient le détenteur (dépositaire ou usager) et l'inventaire général détenu par le comptable ;

• à partir de l'inventaire particulier, entre les existants comptables qui y apparaissent et les existants réels dont le détenteur a la charge.

  2. Les récolements.

Les récolements consistent en la reconnaissance par une autorité, appartenant ou non au service de santé des armées, autre que le détenteur ou le comptable, à partir de l'inventaire particulier du détenteur préalablement rapproché de l'inventaire général du comptable, de la conformité des existants physiques aux existants comptables.

  3. Les recensements.

Les recensements consistent à compter, peser, mesurer le matériel, puis à comparer les résultats ainsi obtenus aux écritures portées sur les inventaires du détenteur (dépositaire ou usager) et du comptable. Ils sont du ressort des autorités appartenant ou non au service de santé des armées, autres que le détenteur et le comptable.

  II. Opérations de contrôle relevant des établissements.

Ces contrôles sont systématiques et peuvent être inopinés. Ils sont du ressort des détenteurs, des comptables et du chef d'établissement.

  1. Contrôles fonctionnels.

Dans le cadre de leurs attributions, les détenteurs-dépositaires et les comptables doivent effectuer les vérifications qui incombent à leurs fonctions :

• a).  Contrôles par les détenteurs.

  Les détenteurs exécutent les opérations de vérification en effectuant des rapprochements entre l'inventaire particulier et les existants dont ils ont la charge et inversement. Ces contrôles, qui doivent aussi permettre de s'assurer de l'état des matériels, sont effectués, pour la totalité de leurs inventaires selon une périodicité propre à chaque détenteur et fixée par l'ordonnateur-répartiteur. Mention de ce délai est portée sur la décision de nomination et sur le registre des actes administratifs de l'établissement.

  Les résultats de ces contrôles sont portés sur des feuilles de vérification qui sont transmises au comptable pour exploitation dans le cadre des vérifications systématiques décrites ci-dessous.

• b).  Contrôles par les comptables.

  Les comptables mènent les opérations de vérification en effectuant un rapprochement entre l'inventaire général et les inventaires particuliers (collationnement d'inventaire), entre les pièces justificatives et les inventaires (vérification d'écritures). Ces opérations se concrétisent par l'établissement de feuilles de vérification qui comme pour celles transmises par les détenteurs-dépositaires font, si nécessaire, l'objet de procès-verbal de recensement. De ce fait, ils sont chargés de la consignation sur les documents comptables des opérations de vérification, récolement et recensement.

  Le contrôle des matériels des établissements du service de santé des armées doit impérativement être réalisé selon un rythme déterminé au préalable par l'ordonnateur-répartiteur secondaire de façon à ce que la totalité des matériels en compte ait été vérifiée dans les délais prescrits ci-après :

  • hôpitaux d'instruction des armées, établissements de ravitaillement sanitaire : quatre ans ;

  • centres hospitaliers des armées, centre de recherche du service de santé des armées, centre de transfusion sanguine des armées, instituts, écoles de formation et d'application du service de santé des armées : trois ans ;

  • directions, chefferies et autres établissements : deux ans.

  Les vérifications systématiques sont assurées à partir des résultats des procédures de vérification, décrites ci-dessus, propres aux détenteurs-dépositaires et aux comptables, mais il appartient aux comptables de coordonner l'avancement de ces vérifications pour que le rythme arrêté par l'ordonnateur-répartiteur soit respecté.

  Dans le cadre des renseignements statistiques fournis pour l'établissement du rapport annuel destiné à la cour des comptes, et fixés par circulaire, un compte rendu d'avancement de ces vérifications est transmis annuellement à la direction centrale du service de santé des armées.

  2. Contrôles périodiques.

Dans l'exercice de leurs attributions de surveillance intérieure, et tout particulièrement en matière de gestion des matériels, les chefs d'établissement, ordonnateurs-répartiteurs, doivent périodiquement et inopinément, en dehors de toute présomption, prescire des contrôles ou y procéder personnellement. Ces opérations doivent cependant revêtir un caractère représentatif quant à leur ampleur.

  III. Opérations de contrôles circonstanciels.

Hormis les cas de contrôle prévus ci-dessus, des circonstances particulières peuvent amener les ordonnateurs-répartiteurs à initier des opérations de vérification, récolement et recensement.

Des événements conjoncturels, en temps de paix comme en temps de crise, peuvent imposer la mise en œuvre de modalités de vérification en France métropolitaine, dans les départements et territoires d'outre-mer ou à l'occasion d'opérations extérieures en ce qui concerne les formations organiques santé.

En cas d'incertitude sur la rigueur de la gestion d'un détenteur-dépositaire ou d'un comptable, un récolement ou un recensement partiel peut être ordonné. Lorsque le résultat de ces mesures montre une situation confuse, il doit être entrepris un récolement ou un recensement complet.

Dans le cas où des matériels sont mis à la disposition d'entreprises ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires, les marchés ou les conventions relatives aux règles de gestion des matériels précités prévoient, entre autres obligations du bénéficiaire (cf. Article 28), les modalités de vérifications des existants par l'ordonnateur-répartiteur prêteur. Les autorités ayant passé le marché ou conclu la convention, rendent compte à la direction centrale du service de santé des armées, par un procès-verbal de recensement, du résultat des contrôles. Si nécessaire l'ordonnateur-répartiteur principal, ordonne des investigations plus approfondies, fait appliquer les mesures qu'il juge utiles, tire les conséquences des constatations établies et peut décider de provoquer un règlement contentieux en cas de défaillance d'un bénéficiaire.

1.4.3. Surveillance administrative et technique.

  I. Surveillance administrative.

Des officiers du service, chargés de la surveillance administrative et technique et notamment ceux affectés au bureau chargé de la surveillance administrative des organismes de la logistique santé sont désignés par le directeur central du service de santé des armées pour exercer la surveillance administrative, conformément et suivant les modalités retenues dans l'instruction ministérielle visée en onzième référence. En particulier, dans le cadre de cette surveillance et pour ce qui concerne la gestion des matériels, sont examinées la régularité et l'efficacité des actes d'administration et de gestion. Il est aussi vérifié que la surveillance intérieure, dévolue aux autorités de chaque établissement, est bien effectuée.

  II. Surveillance technique.

En fonction de leur qualification, des officiers du service, pour ce qui concerne les matériels techniques santé et les articles pharmaceutiques mentionnés à l'article L. 512 du code de la santé publique, sont particulièrement chargés de la surveillance technique, conformément et suivant les modalités retenues dans l'instruction visée en onzième référence. Dans le cadre de cette surveillance, ils doivent, entre autres critères, apprécier l'état et la qualité de l'entretien des matériels non consommables et l'efficacité du suivi des articles pharmaceutiques.

1.4.4. Contrôle par des autorités extérieures au service de santé des armées.

Des contrôles peuvent être effectués par des membres de la cour des comptes et du contrôle général des armées lors de leurs visites dans les établissements du service de santé des armées. Ils peuvent adresser aux chefs d'établissements concernés toutes demandes ou observations utiles à leurs investigations.

1.4.5. Constatation des résultats des contrôles.

  I. Constatation des contrôles internes.

  1. Vérifications effectuées par les détenteurs-dépositaires et les comptables.

Les vérifications menées par les détenteurs-dépositaires et les comptables donnent lieu à l'établissement de feuilles de vérification, imprimé N° 620-73*/69. Un exemplaire de celles établies par les détenteurs-dépositaires est transmis au comptable. Les détenteurs-dépositaires y mentionnent leurs explications lorsque des différences ont été constatées.

Les feuilles de vérification mentionnées ci-dessus dans le cadre des vérifications fonctionnelles sont identifées, selon le cas, par un numéro d'ordre propre :

• au vérificateur lorsqu'il n'est pas comptable ;

• au comptable lorsqu'il procède lui-même aux vérifications.

  2. Traitement des écarts constatés.

• a).  Dès lors que des différences sont observées, il appartient au comptable de faire dresser un procès-verbal de recensement qui sera instruit dans les mêmes conditions que celles décrites à l'article 11, paragraphe V.7 et V.8 ci-dessus.

• b).  En cas d'excédents et de déficits simultanés, aucune compensation en valeur n'est autorisée pour des différences non réductibles, c'est-à-dire ne pouvant être régularisées, avant leur inscription sur le procès-verbal, par une procédure comptable adaptée (par exemple : changement de classification entre articles substituables de valeurs très approchées).

Les excédents constatés ne sont pris en considération pour l'approbation du procès-verbal que s'ils donnent lieu à la mise en cause de la responsabilité d'un des acteurs. Ils sont alors appréciés au même titre que les déficits. Dans le cas contraire, la prise en compte des matériels est effectuée par certificat administratif de régularisation d'inventaire (imprimé N° 620-73*/54) et le procès-verbal de recensement est approuvé en ne tenant compte que des déficits.

  II. Constatation des récolements ou recensements.

Les récolements ou recensements, effectués sur ordre de l'ordonnateur-répartiteur secondaire ou à l'occasion de visites prescrites par l'ordonnateur-répartiteur principal font toujours l'objet de l'établissement d'un procès-verbal de recensement ou de récolement approuvé par l'ordonnateur-répartiteur compétent. Mention du recensement ou de récolement sera portée sur le registre des actes administratifs. Un double de ce procès-verbal de recensement doit être conservé et enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux, et dans le registre-journal de la comptabilité concernée de l'établissement, imprimé N° 620-73*/60.

Les différences éventuellement observées donnent lieu aux opérations identiques à celles décrites à l'article 17, paragraphe I.2 ci-dessus.

  III. Constatation de la surveillance administrative.

Mention de cette opération est portée au registre des actes administratifs qu'il s'agisse de contrôle sur place ou sur pièces.

Les rapports d'inspection et les feuilles d'observations éventuellement établies sont adressés à l'établissement et au directeur central du service de santé des armées dans les dix jours suivant la visite.

Si nécessaire, l'ordonnateur-répartiteur principal ordonne des investigations plus approfondies, fait appliquer les mesures qu'il juge utiles et tire les conséquences des constatations établies, notamment pour ce qui concerne les responsabilités engagées en cas de faute.

Si des observations ont été formulées, le chef de l'établissement concerné dispose de trente jours après la réception de celles-ci, pour faire connaître sa réponse à l'ordonnateur-répartiteur principal, en mentionnant, si besoin, les mesures prises pour remédier aux anomalies relevées.

Le directeur des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées reçoit l'ensemble des correspondances relatives à une opération de surveillance administrative effectuée dans un établissement qui lui est subordonné.

  IV. Constatation de la surveillance technique.

Mention de cette opération est portée au registre des actes administratifs.

Le directeur central du service de santé des armées est systématiquement destinataire des constatations effectuées et des appréciations formulées par les officiers chargés de la surveillance technique et ordonne, si nécessaire, comme il est indiqué à l'article 17, paragraphe III ci-dessus, toutes mesures qu'il juge utiles.

Le directeur des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées reçoit l'ensemble des informations relatives à une opération de surveillance technique effectuée dans un établissement qui lui est subordonné.

2. L'administration des matériels.

2.1. Réception, prise en charge et prise en compte des matériels.

2.1.1. Contenu

Sauf cas d'urgence ou de force majeure reconnu par l'ordonnateur-répartiteur, les opérations de prise en charge et de prise en compte des matériels ne peuvent avoir lieu que si une réception en a été préalablement effectuée conformément aux dispositions ci-après. Ces opérations visent les approvisionnements sanitaires et les matériels destinés à être utilisés « en service ».

2.1.2. Réception des approvisionnements sanitaires et des matériels en service.

Les entrées de matériel dans les comptes d'un établissement du service font l'objet, dans un premier temps, d'opérations obligatoires de réception.

Les articles réceptionnés proviennent :

• soit d'acquisitions dans le commerce, résultant d'achats sur factures ou de marchés ;

• soit de livraisons effectuées par les établissements de ravitaillement du service de santé ou de cessions provenant d'établissements militaires extérieurs au service.

  I. Réception des articles achetés dans le commerce.

Elle a pour objet de vérifier la conformité des articles reçus d'organismes extérieurs au ministère de la défense. Elle est effectuée dans les plus brefs délais et en tout état de cause, dans les conditions et délais prescrits par les documents contractuels. Ces vérifications sont du ressort de la commission de réception propre à chaque établissement.

  1. Contenu des vérifications.

Elles présentent un double aspect, qualitatif et quantitatif :

• a).  Au plan qualitatif, la réception consiste à vérifier que les matériels reçus sont conformes aux spécifications établies dans le cahier des clauses techniques particulières pour ceux réalisés par marchés, ou aux cahiers des charges ou tout autre descriptif technique pour ceux réalisés hors marché et, éventuellement, aux échantillons, têtes de séries ou modèles types déposés. Pour ce faire, il peut être décidé des expertises techniques appropriées.

• b).  Au plan quantitatif, la réception consiste à vérifier qu'il y a corrélation entre les existants réellement reçus et les quantités inscrites sur les pièces contractuelles.

Le transfert de propriété au profit du service est réputé réalisé lorsque les réceptions qualitatives et quantitatives ont été prononcées.

  2. Composition et fonctionnement de la commission de réception.

Il est institué dans chaque établissement une commission de réception comprenant au minimum :

• le chef d'établissement ou son délégué, président ;

• au moins un officier ou, à défaut, un militaire non officier ou un personnel civil de l'établissement.

Pour les hôpitaux, sont membres de droit de la commission, le gestionnaire, le chef du service de la pharmacie hospitalière, l'adjoint du gestionnaire chargé du département logistique.

Les membres permanents de la commission de réception sont désignés par l'ordonnateur-répartiteur, chef d'établissement qui transmet à la direction centrale du service de santé des armées un exemplaire du document les désignant. La composition de la commission de réception est portée au registre des actes administratifs.

Lors de la livraison de matériel spécifique à haute technicité, à ces membres permanents est associé le futur détenteur-dépositaire. Son visa figure sur le document contenant les conclusions de la commission.

  3. Décisions de la commission de réception.

La commission de réception consigne ses décisions au registre des procès-verbaux de la commission de réception, imprimé N° 620-73*/32, de l'établissement.

Ces décisions mentionnent la quantité des matériels présentés et indiquent s'ils ont été admis avec ou sans réfaction de prix ou de quantité, ajournés ou rejetés, ainsi que la cause de l'ajournement ou du rejet, la cause et le taux ou la quantité de la réfaction et les réserves éventuellement formulées par le fournisseur.

Le procès-verbal est revêtu en fin de séance de la signature des membres de la commission et de son président ainsi que le cas échéant du paraphe du fournisseur. Ce procès-verbal une fois établi et signé par les parties, ne peut être modifié.

Toutefois, l'absence de réserves formulées par la commission n'entraîne pas forclusion des droits du destinataire en cas de vices cachés constatés postérieurement aux opérations de réception.

Le registre des procès-verbaux de la commission de réception est conservé, pendant l'intervalle des séances sous la responsabilité du chef d'établissement.

A l'issue des opérations de réception il est adressé un extrait du registre des procès-verbaux, imprimé N° 620-73*/33, au comptable pour appuyer la prise en compte des articles réceptionnés, à la personne responsable du marché ou à l'autorité auteur de la commande lorsqu'elle est extérieure à l'établissement (direction des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées ou autre centrale d'achat du ministère de la défense) ainsi qu'au fournisseur en cas d'ajournement, réfaction ou rejet. Ces extraits qui comportent les mêmes inscriptions que le procès-verbal, sont certifiés conformes à l'original par le chef d'établissement.

  II. Réception des articles provenant de livraisons effectuées par les établissements de ravitaillement du service de santé ou de cessions provenant d'établissements militaires extérieurs au service.

La réception est dans ce cas uniquement quantitative. Elle est assurée selon la nature des articles livrés, soit par l'officier responsable du service du matériel, des travaux et du génie sanitaire dans les hôpitaux ou son homologue dans les autres établissements du service, soit par le pharmacien chimiste, chef du service de la pharmacie hospitalière, de l'établissement.

Elle consiste à effectuer une reconnaissance détaillée des matériels ou articles pharmaceutiques livrés en vue de constater les pertes, détériorations et destructions éventuelles.

Constatation de la réception, mentionnant sa date ainsi que les éventuelles observations formulées à cette occasion, est portée dans la case réservée à cet effet sur la facture ou l'avis de livraison joint à l'expédition. Il sera apposé si nécessaire, sur ces documents, un timbre humide sur lequel seront ajoutées les informations décrites ci-dessus concernant la réception.

2.1.3. Opérations de prise en charge et de prise en compte des approvisionnements sanitaires et des matériels en service.

  I. Prise en charge des approvisionnements sanitaires et des matériels en service.

La prise en charge d'un matériel consiste à le mettre sous la surveillance d'un détenteur. La mention de prise en charge est portée, selon le cas, soit sur la facture commerciale établie par le fournisseur, soit sur les factures émises par l'établissement livrancier du ministère de la défense.

Cette mention est portée par le comptable, au vu de l'extrait du registre des procès-verbaux pour les articles réalisés dans le commerce ou à partir des mentions portées sur les factures ou les états de colisage pour les matériels réceptionnés en provenance d'un établissement du ministère de la défense.

  II. Prise en compte des approvisionnements sanitaires et des matériels en service.

Elle est réalisée par le comptable au moyen des opérations suivantes :

  1. Approvisionnements sanitaires et matériels en service à l'inventaire général de l'établissement.

L'enregistrement d'une pièce comptable, justifiant le mouvement entrée, sur le registre-journal, destiné à enregistrer les pièces justificatives des mouvements externes des matériels, est effectué par le comptable de l'établissement. Le contenu et la forme de ces pièces justificatives varient selon la nature et la spécificité du mouvement effectué, comme il est précisé dans l'annexe I à la présente instruction.

  2. Matières et objets de consommation courante et articles pharmaceutiques.

Pour ce qui est des matières et objets de consommation courante ainsi que des articles pharmaceutiques autres que ceux devant être mis en approvisionnement, les opérations de prise en compte sont effectuées conformément aux dispositions prévues à cet effet par les instructions particulières se rapportant à la comptabilité de ces articles et en respectant les règles de principe énoncées par la présente instruction.

2.2. Pertes, destructions et détériorations.

2.2.1. Contenu

Entraînant des mouvements en comptabilité indépendants de la volonté de l'ordonnateur-répartiteur, les pertes, destructions et détériorations, sont constatées par la rédaction de procès-verbaux entérinés par ce dernier dans la limite de ses compétences ou par l'ordonnateur-répartiteur principal au-delà.

2.2.2. Définitions des pertes, destructions et détériorations.

Les définitions sont les suivantes :

• Matériel perdu : matériel disparu ou irrécupérable, qu'il soit impossible à retrouver, ou dont l'emplacement est connu mais inaccessible ou trop difficile d'accès.

• Matériel détruit : matériel qui ne peut donner lieu à aucune récupération.

• Matériel détérioré : matériel qui peut faire l'objet d'une récupération (matériels qui seront réintégrés dans les stocks ou mis en vente par les domaines) et pour lequel une réparation peut être envisagée.

2.2.3. Constatation des pertes, destructions et détériorations.

Les pertes, destructions et détériorations de matériels sont constatées en dehors des opérations de vérification, recensement ou récolement. Les manques déclarés comme ayant pour origine un vol, font l'objet d'une démarche similaire à celle des pertes, destructions et détériorations.

En tout état de cause, les pertes, destructions et détériorations doivent être déclarées immédiatement à l'ordonnateur-répartiteur, chef d'établissement, au moyen d'un compte rendu. Ce document adressé par le détenteur-dépositaire à l'ordonnateur-répartiteur, outre la relation des faits, mentionne les informations suivantes :

• la nature et le nombre des matériels perdus, détruits ou détériorés ;

• la valorisation du préjudice conformément aux dispositions de l'annexe 3 ;

• l'indication de tous les renseignements utiles à l'appréciation des responsabilités mises en jeu, telles que les mesures de préservation de toutes sortes préexistantes entourant le matériel objet de la constatation de pertes, destructions et détériorations, ainsi que les mesures prises ou envisagées pour éviter le renouvellement de faits identiques.

A la réception du compte rendu, l'ordonnateur-répartiteur, chef d'établissement procède à une enquête, accompagné du comptable ou de toute autre personne qu'il jugera utile à l'appréciation des dommages et du contexte entourant les pertes, destructions et détériorations. En cas de présomption de vol, une plainte est déposée de façon concomitante auprès de la gendarmerie.

A l'issue de la constatation des faits, un procès-verbal de constatation est établi par le comptable. Outre l'avis des personnes commises pour participer aux constatations, il fait apparaître :

• les prescriptions de nature à justifier les opérations comptables de régularisation induites par les pertes, destructions et détériorations ;

• l'avis ou la décision de l'ordonnateur-répartiteur, chef d'établissement, qui statue dans la limite de ses compétences, telles qu'elles sont définies par l'arrêté de troisième référence, sur les responsabilités encourues.

La mise en jeu de la responsabilité du personnel ainsi que l'imputation des dommages sont traitées conformément aux dispositions contenues dans l'article 13 ci-dessus.

Le procès-verbal de constatation est enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux de l'établissement. Les régularisations comptables qui en découlent sont mentionnées au registre des actes administratifs. Accompagné du rapport circonstancié ainsi que des intercalaires ad-hoc, il est ensuite transmis en deux exemplaires dans les plus brefs délais, par la voie hiérarchique, à la direction centrale du service de santé des armées pour information ou décision, sans attendre les résultats d'une éventuelle enquête de police provoquée comme indiqué ci-dessus.

Il est par ailleurs annexé aux états statistiques des pertes, détériorations, destructions, recensements, éliminations et évaluations adressés annuellement à la direction centrale du service de santé des armées.

Enfin, ce procès-verbal de constatation peut être utilisé, dans les établissements de ravitaillement sanitaire, lors des dommages survenus à l'occasion des transports non régis par la réglementation spécifique du commissariat de l'armée de terre appliquée dans l'établissement par le suppléant du commissaire militaire chargé des transports.

2.3. Envois de matériels et d'approvisionnements sanitaires.

2.3.1. Dispositions générales.

Il n'est pas prévu de comptable aux envois dans les établissements du service de santé.

• a).  Dispositions concernant les établissements de ravitaillement.

  Les approvisionnements sanitaires en cours d'expédition, de livraison et de transport sont sortis des comptes de stock, pour les établissements de ravitaillement, par ordre de mouvement. Si l'expédition au destinataire n'est pas immédiate, les approvisionnements sont placés en position administrative d'attente. Corrélativement, une facture administrative est émise par l'établissement expéditeur : sa prise en charge par le destinataire assurera la sortie des comptes de l'établissement livrancier.

  Ce dernier doit obligatoirement faire précéder ou accompagner sa livraison par la facture administrative ou les avis d'expédition ou de livraison correspondants, pour permettre au destinataire de procéder aux opérations de réception, de prise en charge et de prise en compte en connaissance de cause.

  Avant l'exécution des procédures de réception par le destinataire et le retour de la facture prise en charge, le bon d'enlèvement, ou toute autre pièce justificative, du transporteur ou du transitaire sert, joint à un double conservé de la facture émise, de justificatif provisoire à la sortie des matériels des comptes du comptable expéditeur.

• b).  Dispositions concernant les autres établissements.

  Pour les autres formations du service de santé des armées, seule la prise en charge, par le destinataire, de la facture émise à l'occasion d'une sortie définitive, sanctionne la sortie des comptes.

  Les procédures de régularisation des pertes, destructions et détériorations constatées lors des transports s'effectuent selon les indications décrites ci-après. Les modes de règlement des contentieux découlant de préjudices imputables aux organismes transporteurs ou transitaires, civils ou militaires, étant par ailleurs régis selon le droit commun, ou conformément à la réglementation appliquée en matière de transports assurés par l'administration.

2.3.2. Matériels pris en charge par un transporteur et non remis au destinataire.

Le transporteur ou le transitaire qui constate des pertes, destructions et détériorations et dont les colis visiblement endommagés sont refusés par le destinataire fournit à l'expéditeur un compte rendu d'avarie. Sur la base de ce document, un procès-verbal de constatation est établi par l'expéditeur selon les modalités indiquées à l'article 21 ci-dessus. Ce procès-verbal, joint à la facture d'émission produite, justifie la sortie des matériels perdus ou de la suite qui sera donnée aux détériorations et destructions des matériels éventuellement rendus.

2.3.3. Envoi remis au destinataire par un transporteur avec formulation de réserves.

Si la livraison, acceptée avec réserves, ne concerne qu'une partie des matériels envoyés, le destinataire demande au transporteur de lui fournir si possible un compte rendu d'avarie. Le destinataire de l'envoi dresse alors un procès-verbal de constatation. La prise en charge ainsi que la prise en compte, justifiées par ce procès-verbal et la facture mentionnant les réserves, sont alors réalisées pour les quantités réellement réceptionnées.

Un double du procès-verbal de constatation, l'exemplaire de la facture mentionnant les réserves ainsi que le compte rendu d'avarie sont aussitôt envoyés à l'expéditeur pour justifier sa sortie. Sur la base de ces documents, un certificat administratif « sortie » est alors établi, correspondant à l'équivalent des matériels perdus, pour permettre si besoin de compléter l'envoi initialement effectué.

Si le transporteur rend à l'établissement livrancier des articles détériorés refusés par le destinataire, il convient de procéder alors comme indiqué ci-dessus à l'article 23.

2.3.4. Envois remis au destinataire par un transporteur sans formulation de réserves.

Si le destinataire n'émet à la livraison aucune réserve au transporteur ou au transitaire, mais qu'à l'ouverture des colis, lors de la réception, il est constaté des manquants ou des articles détruits ou détériorés, il est établi un procès-verbal de constatation.

La prise en charge partielle, conformément au contenu du procès-verbal de constatation s'effectue pour les matériels en bon état et pour ceux détériorés qui sont alors pris en compte dans une position d'attente.

La facture, prise en charge partiellement est renvoyée, accompagnée du procès-verbal de constatation, à l'expéditeur pour mise à jour de sa comptabilité et, si nécessaire, enquête sur les manquants ou les conditions d'emballage.

2.4. L'échange des matériels dans le cadre des réparations.

2.4.1. Contenu

L'échange des matériels, y compris ceux qui font l'objet d'un suivi technique dans le cadre de la matério-vigilance, est suivi en comptabilité lors de leur mise en réparation. A cet effet, les pièces comptables des mouvements doivent être établies. Les matériels sont placés en position d'attente des matériels donnés en réparation.

Cette procédure est utilisée dans le cadre de la réparation des matériels en service.

2.4.2. Echange ou prêt accordé lors d'une réparation de matériel technique par un établissement de ravitaillement.

Cette procédure est régie par une instruction particulière relative au ravitaillement sanitaire du service courant destiné aux corps, aux unités, aux établissements, et aux organismes des armées et du service de santé des armées ne disposant pas en propre de structure de maintenance appropriée.

Elle concerne uniquement les articles à caractère technique qui présentent des défectuosités réparables. Cet échange ou ce prêt de matériel prend fin à la restitution du matériel réparé.

Si le matériel est déclaré irréparable et qu'il doit faire l'objet d'une procédure de réforme, l'établissement de ravitaillement l'indique sur le bon modèle N° 620-73*/46 et peut accorder un prêt en attendant son renouvellement. Cependant ce dernier s'effectue dans la mesure des disponibilités, sur le stock réservé aux échanges et à condition que le déficit de cet appareil nuise particulièrement à la formation abonnée.

L'utilisation du carnet à souches d'échange ou de prise en charge provisoire de matériels techniques, imprimé N° 620-73*/46, par la formation abonnée, d'une part et l'établissement de ravitaillement de rattachement, d'autre part, atteste l'échange.

Les feuillets de ce carnet sont côtés dans une série unique annuelle et paraphés par le détenteur-dépositaire, chef du service chargé des approvisionnements.

Par ailleurs, en cas d'impossibilité de prêt de matériel équivalent pendant le temps de la réparation, la prise en charge du matériel à réparer est justifiée par l'utilisation du même carnet à souches d'échange ou de prise en charge provisoire pour réparation de matériel technique.

Cependant, les articles identifiés individuellement dans le cadre des dispositions relatives à la matério-vigilance doivent être échangés ou prêtés accompagnés du document contenant l'historique de leur maintenance et éventuellement les observations conditionnant une utilisation optimale préservant la sécurité des utilisateurs et des patients. En tout état de cause, les matériels sont accompagnés de l'ensemble de leur documentation lors des échanges ou des prêts. Elle est constituée de tous les documents techniques (notice d'utilisation, certificats, carnet d'entretien, comptes rendus d'intervention technique, etc.).

2.4.3. Echange accordé lors d'une réparation de matériel technique à l'intérieur d'un même établissement.

A l'intérieur d'un établissement du service de santé des armées disposant d'un service assurant la maintenance, la procédure d'échange concerne uniquement les articles qui présentent des défectuosités réparables. Cet échange prend fin à la restitution du matériel réparé.

L'utilisation du carnet à souches d'échange ou de prise en charge provisoire pour réparation de matériel, imprimé N° 620-73*/46, par le service utilisateur d'une part, et le service du même établissement chargé de la maintenance du matériel en cause d'autre part, atteste l'échange.

Les feuillets de ce carnet sont côtés dans une série unique annuelle et paraphés par le détenteur-dépositaire, chef du service procédant aux échanges et prêts.

Par ailleurs, en cas d'impossibilité de prêt de matériel équivalent pendant le temps de la réparation, la prise en charge du matériel à réparer est justifiée de même par l'utilisation du carnet à souches d'échange ou de prise en charge provisoire pour réparation de matériel technique.

Cependant, les articles identifiés individuellement dans le cadre des dispositions relatives à la matério-vigilance doivent être échangés ou prêtés accompagnés du document contenant l'historique de leur maintenance et éventuellement les observations conditionnant une utilisation optimale préservant la sécurité des utilisateurs et des patients. En tout état de cause, les matériels sont accompagnés de leurs documents techniques lors des échanges ou des prêts.

2.5. Mise à dispositions, location et cession de matériels.

2.5.1. Mise à disposition.

Conformément aux dispositions contenues à l'article 4, paragraphe III ci-dessus, du matériel peut être placé dans la position « à la disposition d'organismes extérieurs ».

Des conventions, protocoles ou marchés fixent les règles particulières applicables à chaque mise à disposition sous réserve du respect de la réglementation qui prévaut en la matière.

  I. Mise à disposition à titre gratuit.

La mise à disposition à titre gratuit concerne les matériels mis à la disposition d'entreprises ou d'organismes de recherche pour la réalisation d'études, de documents audiovisuels ou de productions intéressant la défense ou des programmes militaires.

Cette mise à disposition doit être faite dans l'intérêt de l'Etat. Elle consiste à confier des matériels de la défense à des entreprises ou à des organismes de recherches pour la réalisation de programmes d'études ou de recherches, de films ou de productions culturelles intéressant la défense, de fabrications industrielles ou de réparations.

Elle ne peut être décidée que par les autorités délégataires et doit faire l'objet de marchés ou conventions relatives aux règles de gestion des matériels précisant notamment :

• la désignation des matériels ainsi que les quantités mises à disposition ;

• la désignation de l'organisme cédant et du bénéficiaire de l'opération ;

• la date d'effet et la durée de la mise à disposition ;

• la valeur des matériels ;

• les modalités de vérification des existants ;

• les obligations du bénéficiaire pour ce qui concerne la tenue d'un inventaire permanent, la présentation des matériels à toute demande de l'établissement du service, les conditions et modalités de restitution, le remplacement des matériels détériorés, la remise en état ou le remboursement en cas de perte ou de destruction.

  II. Mise à disposition à titre onéreux.

Il s'agit des matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense dans le cadre de la participation du service à des activités ne relevant pas de ses missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels.

Cette mise à disposition résulte de dispositions législatives ou réglementaires ⁽¹¹⁾ qui prévoient, à défaut de moyens civils disponibles, l'obligation ou la possibilité de participation des armées, à titre exceptionnel, à des activités dont la charge ne lui incombe pas normalement. La circulaire indexée ci-dessus désigne en son article 4 les autorités habilitées à décider de ces mises à disposition.

Cependant, une telle mise à disposition ne peut être demandée que sous réserve de répondre à l'un des critères suivants :

• une nécessité de caractère public ;

• une mission d'intérêt général ou présentant un intérêt de relations publiques.

Par ailleurs, les mises à disposition doivent faire l'objet de conventions ou protocoles établis dans les conditions réglementaires avec le bénéficiaire ou le représentant de l'administration concernée.

Ces conventions ou protocoles précisent ⁽¹²⁾ les conditions techniques et financières de la mise à disposition des matériels et en particulier :

• le but et la durée de mise à disposition ;

• la nature, le nombre des matériels et la reconnaissance de leur état par le bénéficiaire ;

• l'énumération des dépenses mises à la charge du bénéficiaire avec indication de la procédure de recouvrement et le cas échéant des références d'imputation ;

• l'obligation de restitution des matériels en bon état ;

• la prise en compte des risques encourus ;

• l'obligation pour le bénéficiaire, hormis l'Etat, de souscrire, préalablement à la mise à disposition, une assurance couvrant les dommages, préjudices et frais et portant garantie dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.

Lorsque le bénéficiaire est une administration, les dépenses résultant de la réparation des dommages subis ou causés sont à sa charge, sauf lorsqu'il ne détient aucun pouvoir de décision sur les matériels mis à sa disposition. Dans ce dernier cas la réparation des préjudices subis incombe au service de santé des armées qui a assuré, dans le cadre de la mise à disposition, le fonctionnement ou l'utilisation du matériel concerné.

2.5.2. Location.

Les conditions techniques et financières dans lesquelles les matériels du service de santé des armées peuvent être loués à des services publics, des collectivités ou des personnes privées, sont déterminées par des instructions ministérielles de portée générale à caractère permanent, prises pour certaines de leurs dispositions en application de l'article L. 46 du code du domaine, citées en cinquième et sixième références.

Les matériels du service ne peuvent être loués à des particuliers, à des organismes privés ou à des services publics autres que celui de la défense, que par l'administration des domaines et sur autorisation de l'ordonnateur-répartiteur agissant dans la limite de ses compétences telles qu'elles sont définies dans l'arrêté de quatrième référence.

La location ne doit, en aucun cas, être réalisée à titre gratuit, ni à un prix inférieur à la valeur locative. L'organisme affectataire fixe les conditions techniques de l'opération avec l'administration des domaines qui en arrête les conditions financières.

2.5.3. Cession.

  I. Cession à titre onéreux.

Les conditions dans lesquelles les opérations de cession de matériels et d'articles pharmaceutiques du service de santé des armées peuvent être effectuées, sont définies par des instructions ministérielles de portée générale ⁽¹³⁾ qui respectent les dispositions des articles L. 69 et A. 116 du code du domaine de l'Etat, ce dernier article concernant particulièrement les cessions de matériels à un autre service de l'Etat.

Sont exclues du champ d'application de ces textes les cessions à l'exportation des matériels définis dans le protocole du 7 mai 1980, fixant la compétence respective du ministère de la défense et du ministère du budget en matière de vente à l'exportation des matériels de guerre.

En règle générale, les cessions de matériels et d'articles pharmaceutiques doivent être réalisées avec l'intervention de l'administration des domaines, notamment pour la fixation des prix.

Toutefois, certaines cessions peuvent être autorisées sans intervention de l'administration des domaines, soit parce qu'elles relèvent étroitement du fonctionnement interne des armées, soit parce qu'ils s'agit d'articles à caractère spécifiquement militaire.

En tout état de cause, aucune cession ne peut être consentie, quelle que soient la nature des articles cédés, leur valeur ou la qualité du cessionnaire, sans autorisation expresse de l'ordonnateur-répartiteur agissant dans la limite de ses compétences telles qu'elles sont définies dans l'arrêté de troisième référence.

  II. Cession à titre gratuit (ou en dessous du prix normal) de matériels.

Les cessions à titre gratuit (ou en dessous du prix normal), procédures à caractère dérogatoire aux règles édictées par le code du domaine de l'Etat, sont soumises à la signature personnelle du ministre de la défense sur proposition de la direction centrale du service de santé des armées. Elles concernent les matériels en excédent des besoins destinés à l'élimination.

A l'exclusion des véhicules, tous les biens mobiliers dont la valeur n'excède pas un plafond fixé par arrêté du ministre chargé du domaine (code du domaine de l'Etat, art.L. 69-1 et A. 115-1) peuvent être cédés à titre gratuit à des états étrangers dans le cadre d'une action de coopération ou d'aide à l'exportation et à des associations, relevant de la loi du 1er juillet 1901, impliquées dans des actions d'assistance humanitaire, sociales, culturelles ou scientifiques auxquelles les armées seraient appelées à participer, notamment dans le cadre de directives gouvernementales.

Les cessions gratuites, en dehors de celles prévues par le code du domaine de l'Etat, autorisées par le ministre de la défense, donnent lieu à l'établissement d'une convention signée conjointement par le directeur central du service de santé des armées et le bénéficiaire.

Cette convention précise les obligations des cessionnaires, concernant la prise en charge, l'enlèvement et le transport des matériels cédés, ainsi que leur usage ultérieur. En particulier, les bénéficiaires doivent :

• renoncer à toute rétrocession ultérieure ;

• s'interdire de retirer un quelconque bénéfice commercial des matériels cédés ;

• dégager la responsabilité de l'Etat quant aux conséquences de tout vice caché ou apparent que pourraient présenter les matériels cédés ;

• accepter du ministre de la défense toute vérification ou tout contrôle des conditions d'utilisation des matériels cédés ;

• restituer au ministère de la défense les matériels reçus de cette administration dans l'hypothèse où les conditions attachées à leur cession ne seraient plus remplies.

2.6. Les éliminations.

2.6.1. Contenu

Les matériels nécessitent, de la part des autorités qui ont à les gérer ou à les surveiller, une attention particulière et soutenue pour assurer de façon fiable leur maintenance et leur renouvellement.

Les matériels inutilisables en raison de leur nature ou de leur état ainsi que ceux excédentaires ou sans emploi doivent être éliminés du domaine mobilier de l'Etat.

L'élimination désigne, en application de l'instruction générale citée en deuxième référence, les opérations administratives aboutissant à la sortie définitive de la comptabilité des matériels faisant partie du patrimoine mobilier de la défense. Elle est effectuée :

• soit par réforme ;

• soit par retrait des approvisionnements.

Le présent chapitre a pour objet de préciser, en ce qui concerne les matériels et articles pharmaceutiques ressortissant au service de santé des armées, les dispositions particulières à mettre en œuvre, en la matière.

2.6.2. La réforme des matériels.

Il existe deux cas de réforme des matériels :

• la réforme de commandement ;

• la réforme technique.

  I. La réforme de commandement.

La réforme de commandement est l'opération administrative par laquelle, sur décision dite de commandement, pour des raisons opérationnelles ou techniques, un type de matériel est exclu du domaine de l'Etat.

Cette opération vise, à la fois, les matériels complets, les rechanges et la documentation spécifique à ces matériels et, en cas d'impossibilité d'emploi pour d'autres usages, les outillages d'entretien et de fabrication correspondants, ainsi que les matériels définitivement « interdits d'emploi » dont l'utilisation s'avère techniquement dangereuse.

La réforme de commandement concerne également les matériels et articles pharmaceutiques, neufs ou en bon état, en service dans une formation et qui se trouvent sans emploi, en excédent des besoins ou périmés, après exploitation, à l'échelon central, des situations des disponibles, imprimé N° 620-73*/80, sur lesquelles ils ont été portés.

Toutefois, les articles pharmaceutiques en service en excédent des besoins ou ayant atteint la date limite d'utilisation sont retirés des stocks par destruction constatée par un procès-verbal, imprimé N° 620-71*/81. La procédure de destruction doit, cependant, respecter les dispositions relatives aux recyclages des déchets, énoncées dans l'article 32, paragraphe VII ci-dessous.

La réforme de commandement peut être immédiate et totale ou échelonnée dans le temps.

Afin d'éviter toute confusion avec la réforme technique, la réforme de commandement fait toujours l'objet d'une décision de principe prise à l'échelon central.

Après notification de cette décision par la direction centrale du service de santé des armées, les états de réforme, imprimé N° 620-73*/44, sont établis, dans les conditions identiques à celles concernant la réforme technique, et figurant à l'article 31, paragraphes II.2 et II.3 ci-dessous.

Ils portent la référence de cette décision.

Ils sont approuvés par les ordonnateurs-répartiteurs du service de santé, dans les limites de leurs compétences telles qu'elles sont définies par le texte de troisième référence.

Une situation est établie obligatoirement pour chacune des catégories de matériels et articles pharmaceutiques répertoriés à l'article 32 paragraphe III.1 ci-dessous, à l'exception de la dernière, non concernée.

  II. La réforme technique.

La réforme technique est l'opération administrative par laquelle est exclu du domaine mobilier de l'Etat, un matériel usagé par suite d'une usure normale, non susceptible d'être maintenu en service⁽¹⁴⁾, soit parce qu'il est irréparable, soit parce que le coüt de la remise en état est jugé trop élevé, soit parce que les existants en matériels neufs de ce type étant suffisants, il n'est pas utile de faire procéder à des réparations.

Les matériels utilisés en service courant ou dans le cadre d'opérations extérieures et reversés sur des établissements de ravitaillement (par exemple lors de mise en réparation, lors de fermeture de formations, lors de retour d'opérations extérieures…), sont placés par l'établissement de ravitaillement en position « en attente ». Après vérification, les matériels qui sont irréparables ou dont le coüt de remise en état est jugé trop élevé sont éliminés par voie de réforme technique.

Cette procédure donne lieu à l'établissement par le comptable d'un état de réforme, imprimé N° 620-73*/44.

Aucune périodicité n'est fixée pour procéder aux opérations de réforme technique.

  1. Autorités compétentes pour prononcer la réforme technique.

Les états de réforme sont approuvés par les ordonnateurs-répartiteurs du service de santé pour les formations qu'ils dirigent, dans les limites de leurs compétences, telles qu'elles sont définies par le texte cité en troisième référence.

Lorsque la valeur des matériels à réformer est supérieure au montant de la délégation consentie, l'état de réforme est adressé, pour décision, au ministre (direction centrale du service de santé des armées) ou avant, à la direction des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées pour les établissements qui lui sont subordonnés.

Avant toute décision de réforme technique, cet imprimé doit être préalablement visé par le bureau chargé de la surveillance administrative. Selon l'importance de l'opération envisagée, cette autorité procède à l'examen, sur place ou sur pièces, des matériels concernés.

  2. Valorisation des états de réforme technique.

Les prix des articles à prendre en considération pour effectuer le décompte d'un état de réforme sont (cf. III, ci-dessus) :

• les prix figurant au catalogue des prix d'inventaire en cours pour les articles qui y apparaissent ;

• à défaut le prix de la dernière valorisation effectuée par l'établissement ;

• à défaut les prix d'achat ou de revient pour les articles n'ayant pas fait encore l'objet d'une valorisation.

Les limites de compétence définies par l'arrêté précité, s'appliquent à la valeur totale des prix d'inventaire des matériels mentionnés sur un même état de réforme.

  3. Dispositions particulières relatives à la réforme technique des matériels.

• a).  Etablissement des états de réforme.

  Cet état mentionne :

  • la désignation ;

  • la quantité ;

  • le prix unitaire toutes taxes comprises calculé dans les conditions précisées à l'article 31, paragraphe II.2 ci-dessus ;

  • le décompte total de chaque matériel proposé pour la réforme ;

  • l'emploi proposé et la décision qui en découle ;

  • éventuellement, la conversion retenue ;

  • l'estimation du produit de la vente par article.

  Ainsi, les matériels classés dans cet état comme étant « à remettre aux domaines » doivent obligatoirement figurer sous leur identification d'origine et sous leur unité de compte initiale sans être transformés en produits résiduels et convertis en unité de poids.

  De même, ceux classés « à détruire » doivent également apparaître sous leur unité de compte, sans être convertis en unité de poids. Cette conversion est inutile et ne peut que compliquer la rédaction du procès-verbal de destruction.

  Seuls, les produits dénaturés et ceux manifestement inutilisables en l'état peuvent faire l'objet d'une conversion en ferraille ou en vieilles matières destinées à être vendues au poids par l'administration des domaines. Les articles en cause figurent alors dans la première partie de l'état de réforme sous leur dénomination d'origine exacte et sous leur unité de compte initiale. Mais, ils apparaissent aussi sous le nom générique de leur conversion (ferraille, chiffon) accompagné de l'unité de compte adéquate et de la quantité correspondante, dans la colonne ad hoc, du même imprimé, relative à la mention de la conversion.

• b).  Valeur résiduelle estimée des articles figurant sur les états de réforme.

  Pour faciliter l'établissement des états statistiques des pertes, détériorations, recensements, éliminations et évaluations, adressés annuellement à la direction centrale du service de santé des armées, il doit être porté, en outre, dans la colonne « Estimation » de l'imprimé N° 620-73*/44 la valeur à la vente estimée des matériels réformés devant être remis à l'administration des domaines.

  A cet égard, il importe de préciser que l'indication de la valeur estimée des matériels réformés est bien souvent très supérieure au montant réel des ventes effectuées par l'administration des domaines. C'est pourquoi, il apparaît nécessaire de veiller à ce que l'estimation de la valeur des matériels en cause soit appréciée au plus juste, de manière réaliste, en tenant compte de l'état du matériel et des indications en la matière du service des domaines chargé de la vente.

• c).  Matériels contaminés ou souillés de manière indélébile ou contenant des matières dangereuses.

  Les matériels contaminés ou souillés de manière indélébile ou contenant des matières dangereuses sont remis dans les plus brefs délais, pour se conformer à la réglementation relative à l'élimination des déchets industriels, à l'entreprise du secteur privé spécialisée en ce domaine.

  Après la remise à l'entreprise mentionnée ci-dessus, opérée dans le cadre d'un contrat ou à l'occasion d'une intervention spécialisée à caractère occasionnel, due à la spécificité du matériel à détruire, l'exemple n^o 5 du bordereau de suivi de déchets industriels ⁽¹⁵⁾, qui doit obligatoirement préciser l'adresse du destinataire avec ses références commerciales, les opérations entreprises sur les déchets, la destination finale de ceux-ci, ainsi que la date de prise en charge, la quantité reçue et la signature du responsable de la société prestataire de service est joint au procès-verbal de destruction. Ce bordereau est exceptionnellement établi par l'établissement du service de santé des armées s'il n'est pas fourni par l'entreprise.

  Un compte rendu du détenteur-dépositaire, précisant les conditions dans lesquelles le matériel aura été contaminé ou souillé doit obligatoirement accompagner les documents précités.

  Le procès-verbal de destruction, imprimé N° 620-73*/81, alors établi, mentionne la date et l'heure de la destruction ainsi que les nom et grade des officiers qui l'ont initiée et contrôlée. Signé par le chef d'établissement, il est enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux de l'établissement.

  Les matériels qui ont fait l'objet d'une destruction, constatée par un procès-verbal, pour cause de souillures ou de contamination ne sont pas, par la suite, mentionnés sur un état de réforme ou de retrait des approvisionnements. Cependant, dans le cadre des renseignements statistiques fournis pour l'établissement du rapport annuel destiné à la cour des comptes, ils apparaissent pour leur valeur d'inventaire.

2.6.3. Le retrait des approvisionnements de matériels et articles pharmaceutiques.

  I. Dispositions générales.

Le retrait des approvisionnements est l'opération administrative par laquelle est décidée l'élimination de matériels et d'articles pharmaceutiques en approvisionnement courant ou réservé, que ceux-ci soient neufs ou en bon état, et qui sont en excédent des besoins, sans emploi ou périmés. Aucune périodicité n'est fixée pour procéder aux opérations de retrait des approvisionnements.

  II. Différentes situations justifiant un retrait des approvisionnements.

La procédure de retrait des approvisionnements concerne les matériels et médicaments qui sont déclarés « en excédent des besoins », « sans emploi » et « périmés ».

Ainsi, un état distinct est établi pour chacune de ces trois catégorisations.

  1. Articles en excédent des besoins.

La déclaration « articles en excédent des besoins » a pour objet l'exclusion du domaine mobilier de l'Etat d'un matériel neuf ou en bon état ou d'un article pharmaceutique dont la quantité est excédentaire par rapport aux besoins calculés selon les directives en vigueur.

  2. Articles sans emploi.

La déclaration « articles sans emploi » a pour objet le retrait des approvisionnements d'un matériel neuf ou en bon état ou d'un article pharmaceutique qui ne peut plus être utilisé en raison :

• de la disparition du besoin qu'il devait satisfaire ;

• d'une décision de non-conformité.

  3. Articles périmés.

Par « articles périmés », il convient d'entendre les matériels et articles pharmaceutiques périmés techniquement (désuétude) ou ayant atteint la date limite d'utilisation (composants ou produits s'altérant avec le temps).

  III. Etablissement des états de proposition de retrait des approvisionnements.

Les états de proposition de retrait des approvisionnements de matériels et articles pharmaceutiques en excédent des besoins, sans emploi ou périmés sont établis en trois exemplaires sur l'imprimé N° 620-73*/45 par le comptable, sur l'avis du détenteur-dépositaire.

Deux de ces imprimés sont transmis ensuite, au chef d'établissement pour suite à donner ou décision (cf. VI, ci-dessous).

  1. Utilisation des états de proposition de retrait des approvisionnements.

Un état distinct est établi obligatoirement pour chacune des catégories de matériels et articles pharmaceutiques définies ci-après :

• catégorie A : matériels techniques médico-chirurgicaux ;

• catégorie B : matériels d'exploitation ;

• catégorie C : matériels de laboratoire, d'électronique ou d'électricité médicale, de mécanothérapie ou kinésithérapie ;

• catégorie D : matériels d'imagerie médicale, de médecine nucléaire, de radiologie ou de radiothérapie ;

• catégorie E : articles pharmaceutiques, à l'exclusion des stupéfiants ;

• catégorie F : stupéfiants.

La catégorie des articles concernés doit être portée au recto de la feuille de tête de chaque état de proposition de retrait des approvisionnements.

  2. Unité de compte des articles figurant sur les états de proposition de retrait des approvisionnements.

Les matériels inscrits dans un état de proposition de retrait des approvisionnements, imprimé N° 620-73*/45, doivent obligatoirement figurer sous leur unité de compte.

  IV. Détermination des prix unitaires des articles faisant l'objet de proposition de retrait des approvisionnements.

Les prix unitaires des articles inscrits dans les états de proposition de retrait des approvisionnements à prendre en considération pour en effectuer le décompte sont (cf. III, ci-dessus) :

• les prix figurant au catalogue des prix d'inventaire en cours pour les articles qui y apparaissent ;

• à défaut les prix figurant dans l'un des anciens catalogues des prix d'inventaire sur lequel apparaissent encore les articles qui ne font plus l'objet de réapprovisionnement. Dans ce cas il convient de réviser l'ancien prix en procédant à une revalorisation pour actualiser la valeur marchande ;

• à défaut le prix de la dernière valorisation effectuée par l'établissement ;

• à défaut les prix d'achat ou de revient pour les articles n'ayant jamais fait l'objet d'une valorisation.

Afin de pouvoir renseigner correctement les états statistiques des pertes, détériorations, recensements, éliminations et évaluations, adressés annuellement à la direction centrale du service de santé des armées, il doit être porté dans l'état de proposition de retrait des approvisionnements, en regard des numéros de nomenclature correspondants, la valeur estimée des matériels à remettre à l'administration des domaines, après décision de retrait des approvisionnements [se reporter, à cet effet, à l'article 31, § II.3 b) ci-dessus].

  V. Justifications des états de proposition de retrait des approvisionnements.

La colonne « Justifications » d'un état de proposition de retrait des approvisionnements est complétée de la façon suivante :

• 1. Pour les matériels des catégories A, B, C et D par des indications concernant :

  • la provenance ;

  • la date de réalisation ou de mise en service des matériels proposés pour le retrait des approvisionnements ;

  • la ou les raisons qui justifient le retrait des approvisionnements, par exemple : matériels désuets, articles sans mouvement depuis plusieurs années.

• 2. Pour les articles des catégories E et F, par des indications sur :

  • la provenance ;

  • la date de réalisation ;

  • la date de limite d'utilisation.

  VI. Autorités habilitées à approuver les états de proposition de retrait des approvisionnements.

Les états de proposition de retrait des approvisionnements sont établis sous la responsabilité des chefs d'établissement du service de santé des armées pour les formations qu'ils dirigent. Ils les approuvent dans la limite de leurs compétences, telles qu'elles sont définies par le texte cité en troisième référence.

Lorsque le montant de la délégation consentie au chef d'établissement ordonnateur-répartiteur, est inférieur à la valeur des matériels proposés au retrait des approvisionnements, ou lorsque le chef d'établissement n'a pas la qualité d'ordonnateur-répartiteur, l'état de proposition de retrait des approvisionnements est adressé pour décision, au ministre (direction centrale du service de santé des armées) pour les établissements qui lui sont directement subordonnés ou avant, pour décision ou avis à la direction des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées ou aux directeurs interarmées du service de santé pour les établissements placés sous leur autorité. Ces deux dernières autorités approuvent les propositions en fonction des limites de compétence qui leur sont attribuées (conformément aux dispositions de l'arrêté cité en troisième référence).

Une copie des états de proposition de retrait des approvisionnements approuvés par les autorités visées ci-dessus est adressée au début de chaque trimestre au ministre (direction centrale du service de santé des armées), à titre de compte rendu, lorsqu'il n'a pas eu à en traiter.

Les limites de compétence mentionnées ci-dessus s'appliquent à la valeur totale des matériels ou articles pharmaceutiques compris dans un même état de proposition.

  VII. Dispositions particulières au retrait des approvisionnements des articles pharmaceutiques.

Les retraits des approvisionnements des articles pharmaceutiques en excédent des besoins, sans emploi, périmés techniquement (désuets) ou ayant atteint la date limite d'utilisation font également l'objet de propositions sur l'imprimé N° 620-73*/45 ⁽¹⁶⁾.

Cependant, sur cet état, en regard de chaque article pharmaceutique, doit être inscrite, en tant que proposition du chef d'établissement, l'une des mentions suivantes :

• « à détruire » ;

• « à reprendre en approvisionnement » ;

• « à remettre aux domaines ».

Lorsqu'une décision de destruction est prise, conformément aux dispositions mentionnées à l'article 32, paragraphe I ci-dessus, les articles pharmaceutiques font l'objet d'un procès-verbal de destruction, imprimé N° 620-73*/81.

Ce procès-verbal, sur lequel sont mentionnés les modalités de la destruction et les noms des intervenants internes ou externes au service de santé des armées, est signé par le chef d'établissement et visé par le directeur des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées ou par le directeur interarmées du service de santé pour les établissements qui leur sont subordonnés.

Ce procès-verbal, sur lequel sont mentionnés les modalités de la destruction et les noms des intervenants internes ou externes au service de santé des armées, est signé par le chef d'établissement et visé par le directeur des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées ou par le directeur interarmées du service de santé pour les établissements qui leur sont subordonnés.

Enfin, après la remise à l'entreprise spécialisée en matière de traitement des déchets industriels intervenant dans le cadre d'un contrat ou lors d'une intervention spécialisée à caractère occasionnel, l'exemplaire n^o 5 du bordereau de suivi de déchets industriels est établi et joint au procès-verbal de destruction dans les mêmes conditions que celles indiquées à l'article 31, paragraphe II.3 c) ci-dessus.

Dans le cas particulier des stupéfiants, la destruction de ces produits est effectuée sous la responsabilité de l'une des autorités mentionnées dans l'instruction relative à la comptabilité spéciale des stupéfiants dans les armées ⁽¹⁷⁾, et consignée sur un procès-verbal de destruction (imprimé N° 620-73*/81). La destruction devant obéir aux mêmes critères que ceux indiqués ci-dessus, en cas de recours à l'entreprise, l'exemplaire n^o 5 du bordereau de suivi de déchets industriels sera joint à ce procès-verbal.

Aucun médicament ou stupéfiant se trouvant en approvisionnement ne peut être détruit s'il ne figure pas auparavant sur un état de proposition de retrait des approvisionnements, düment approuvé par une autorité qualifiée. Les médicaments ou stupéfiants en service sont retirés des stocks selon la procédure indiquée ci-dessus à l'article 32, paragraphe I, par procès-verbal de destruction.

Les médicaments retirés des approvisionnements ne sont cependant remis à l'administration des domaines qu'après accord préalable du ministre (direction centrale du service de santé des armées).

2.6.4. Remise à l'administration des domaines des matériels à aliéner.

  I. Rôle de l'administration des domaines.

L'administration des domaines est seule compétente pour procéder à l'aliénation des objets mobiliers et matériels du domaine privé de l'Etat, lorsque le service détenteur n'en a plus l'emploi.

  II. Opérations à effectuer avant la remise des matériels à l'administration des domaines.

  1. Conformité des matériels éliminés.

Dans ces conditions, la remise à l'administration des domaines de matériels réputés dangereux par la législation du travail, ou dont la validité d'homologation est échue, est subordonnée, conformément aux dispositions de l'article R. 233-77, à la présentation par le service livrancier, lors des formalités de remise des matériels, d'une attestation de conformité du matériel avec les normes d'hygiène et de sécurité en vigueur.

A défaut d'attestation, lorsque le matériel est trop vétuste pour être mis aux normes, ou si les frais de remise en conformité sont jugés trop coüteux par rapport au produit attendu de la vente, le service livrancier doit procéder à la dénaturation des matériels avant la remise. La dénaturation est prescrite dans la décision d'élimination.

  2. Marquage des matériels de technique médicale.

Tout dispositif médical réalisé dans les conditions conformes à la réglementation en vigueur lors de son acquisition et qui aurait fait ultérieurement l'objet d'une décision de retrait de mise sur le marché ou de restriction d'emploi doit être rendu inutilisable et irréparable. Cette dénaturation est prescrite dans la décision d'élimination.

  3. Marque d'appartenance des matériels éliminés.

Dans toute la mesure du possible, les signes particuliers aux armées et au service de santé figurant sur les matériels destinés à être vendus doivent être enlevés : il s'agit de l'emblème national, de l'emblème de la Croix Rouge, de la mention « service de santé des armées », du numéro de nomenclature du service de santé des armées ou de celui de l'OTAN, du numéro d'immatriculation pour les véhicules.

  III. Procédure de remise des matériels à l'administration des domaines.

La remise des matériels à l'administration des domaines, pour aliénation, de réforme ou retrait des approvisionnements, est effectuée dès la notification d'élimination du domaine mobilier de l'Etat.

Elle est constatée par un procès-verbal, imprimé N° 620-73*/66, produit en trois exemplaires au représentant local de l'administration des domaines qui en renvoie un à l'établissement livrancier après signature. Ce procès-verbal est enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux de l'établissement.

  IV. Présentation des matériels remis aux domaines.

Toutes les mesures doivent être prises pour assurer un tri et un lotissement approprié ainsi qu'une bonne présentation des matériels.

Afin d'attirer un maximum de clientèle et d'obtenir ainsi un meilleur rendement des ventes, les matériels encore fonctionnels, répondant aux conditions de mise sur le marché édictées à l'article 33, paragraphe II.1 ci-dessus et par conséquent susceptibles de réemploi, doivent figurer, dans le procès-verbal de remise, sous leur dénomination d'origine exacte ainsi que sous leur unité de compte initiale ; ils ne doivent jamais apparaître comme étant des produits résiduels convertis en unité de poids. C'est ainsi, par exemple, que les lits de camp métalliques ou des récipients en aluminium, encore utilisables, sont susceptibles d'intéresser d'autres acquéreurs que les seuls ferrailleurs.

  V. Localisation, garde et intégrité des dépôts des matériels remis aux domaines.

Les matériels, bien que remis aux domaines, restent, jusqu'à la vente, dans l'établissement où ils se trouvent, en position « en attente » et demeurent sous la garde de l'organisme détenteur. De ce fait, ils ne peuvent encore être sortis des comptes de l'établissement.

Après la remise des matériels, aucun prélèvement ne peut être effectué et aucune modification ne doit être apportée à la composition des lots par l'établissement ; cette règle doit être respectée strictement afin de parer à tout litige éventuel, soit avec l'administration des domaines, soit avec les acquéreurs.

2.6.5. Vente des matériels par l'administration des domaines.

  I. Réalisation des ventes par l'administration des domaines.

Les établissements du service de santé des armées doivent s'efforcer d'obtenir que la vente ait lieu à une date aussi rapprochée que possible de celle de la remise afin d'éviter l'encombrement des aires de stockage et la dépréciation des matériels.

Si des délais anormaux sont constatés, la direction départementale des impôts (enregistrement et domaines) doit être saisie afin que les opérations de vente soient accélérées.

Si aucune vente ne peut être réalisée, le chef d'établissement doit obtenir de l'administration des domaines l'autorisation écrite de détruire les matériels en cause. L'ordonnateur-répartiteur principal est saisi de toute difficulté rencontrée à la suite de son éventuelle demande de destruction.

  II. Valorisation à la vente des matériels.

Selon les dispositions de l'article L. 69 du code du domaine de l'Etat, la fixation des prix de vente des matériels appartient en propre à l'administration des domaines. La valeur d'estimation portée sur le procès-verbal de remise par les établissements du service ne constitue pour l'administration des domaines, qu'une simple indication, parmi les éléments d'appréciation en sa possession.

  III. Cession amiable.

Lors de la procédure d'élimination, dans le cas où l'établissement détenteur aurait connaissance d'acquéreurs prêts à consentir, pour un matériel donné, des conditions d'achat plus avantageuses que celles qui résulteraient d'une vente publique, il lui appartient de les signaler à l'administration des domaines, ou même de prendre les contacts préalables avec l'acquéreur éventuel et de rédiger un projet de cession amiable comportant une proposition de prix.

La cession amiable est ensuite consentie par l'administration des domaines qui a toute latitude pour transformer la proposition de prix en un prix définitif.

Cette procédure doit être utilisée en particulier lorsque les caractéristiques du matériel considéré risquent de rendre décevants les résultats d'une vente publique ou lorsque cette procédure, si elle n'est pas préjudiciable aux intérêts du service, permet de faire diminuer les délais d'élimination.

2.6.6. Enlèvement des matériels par les acquéreurs.

Bien que les matériels vendus cessent d'appartenir au département de la défense, ils demeurent, tant qu'ils sont entreposés à l'intérieur du domaine militaire, sous la garde de l'organisme détenteur, jusqu'à leur enlèvement par les acquéreurs.

Cette garde après vente constitue une charge qu'il convient de faire cesser au plus tôt en veillant au respect des délais d'enlèvement impartis par l'administration des domaines (généralement quinze jours).

Le chef d'établissement qui constate un dépassement des délais d'enlèvement accordés doit aviser immédiatement la direction départementale des impôts (enregistrement et domaines) par courrier recommandé avec accusé de réception.

Cette direction peut ainsi prendre sans retard, à l'égard des acheteurs défaillants, les sanctions prévues au cahier des charges des ventes du mobilier de l'Etat (paiement d'astreintes, résiliation de la vente et, le cas échéant, exclusion des ventes domaniales), sanctions détaillées dans les bulletins de vente des domaines mis à la disposition des acheteurs.

Pour faciliter les opérations d'enlèvement des matériels vendus, le directeur central du service de santé des armées et le directeur des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées peuvent autoriser les établissements relevant directement de leur autorité à mettre à la disposition des acquéreurs leurs moyens de manutention qui doivent être utilisés dans l'enceinte de l'établissement et par du personnel appartenant à ce dernier, sous réserve que l'aide ainsi apportée ne constitue pas une gêne dans le fonctionnement de l'établissement.

L'enlèvement par l'acquéreur ne lui est autorisé que contre remise du bulletin d'achat que lui a délivré le commissaire des domaines qui a conclu la vente.

2.6.7. Recouvrement du montant des ventes.

Le produit des ventes est rétabli au budget du service de santé des armées au travers de celui du ministère de la défense au titre du rattachement par voie de fonds de concours ⁽¹⁸⁾.

2.6.8. Dispositions particulières relatives à l'élimination des matériels informatiques et des progiciels et logiciels.

  I. Mesures préalables à l'élimination des matériels informatiques et des progiciels et logiciels.

L'instruction citée en seizième référence prévoit des mesures préalables à l'élimination de matériels informatiques selon lesquelles, lorsqu'un détenteur n'a plus l'utilisation d'un équipement informatique il doit s'assurer qu'il ne peut en être fait usage dans un autre organisme. Les procédures à mettre alors en œuvre sont définies par voie réglementaire ⁽¹⁹⁾.

  II. Remise des matériels, des progiciels et des logiciels à l'administration des domaines.

Les matériels informatiques peuvent être, sur décision de l'autorité compétente, détruits après récupération éventuelle des composants et transformés en vieilles matières, ou vendus en l'état par l'administration des domaines, sous réserve de l'application des dispositions énumérées dans l'article 33, paragraphe II ci-dessus.

Tout support ayant contenu des informations classifiées doit être détruit avant remise à l'administration des domaines.

Les logiciels spécifiquement mis au point pour le service de santé des armées sont réutilisés ou détruits. Les progiciels ⁽²⁰⁾ du commerce peuvent éventuellement être remis à l'administration des domaines en même temps que les matériels informatiques.

2.6.9. Dispositions particulières relatives à l'élimination des matériels radiocontaminés et des sources de rayonnements ionisants.

  I. Matériels radiocontaminés.

Les objets contaminés ou activés doivent être traités comme des substances radioactives artificielles.

Les matériels de laboratoire ayant contenu des substances radioactives, ainsi que les matériels incluant des radioéléments en sources non scellées, sont réputés radiocontaminés jusqu'à preuve du contraire.

Ainsi, l'élimination des matériels radiocontaminés, ou supposés radiocontaminés, doit suivre une procédure particulière élaborée en fonction du degré de leur radiocontamination ⁽²¹⁾ et respecter les dispositions prises à la fois par la commission interministérielle des radioéléments artificiels (CIREA) et l'agence nationale des déchets radioactifs (ANDRA).

Cependant, ces éliminations doivent être soumises à l'accord préalable du service de protection radiologique des armées.

  II. Sources de rayonnements ionisants.

L'élimination des sources de rayonnements ionisants doit être soumise à l'accord préalable du service de protection radiologique des armées.

3. Les écritures et les pièces comptables.

3.1. Principes.

  I. Objectifs de la comptabilité des matériels.

La comptabilité des matériels est tenue par chaque établissement du service de santé des armées, assurant la gestion de matériels en approvisionnement, en service, en attente, ou mis à la disposition d'organismes extérieurs. Elle permet d'atteindre les objectifs définis à l'article premier ci-dessus.

  II. Documents de la comptabilité des matériels.

La comptabilité des matériels repose essentiellement sur des documents et des pièces tenus et conservés sous l'autorité et la responsabilité d'un comptable spécialement désigné et exerçant ses attributions dans le cadre des dispositions de l'article 12 ci-dessus.

Parallèlement, en concordance avec la comptabilité tenue par le comptable, les détenteurs-dépositaires, exerçant leurs attributions dans le cadre des dispositions de l'article 11 ci-dessus et lorsqu'ils ne cumulent pas leur fonction avec celle de comptable, tiennent des pièces comptables particulières.

Cette comptabilité peut être manuelle ou automatisée.

Elle se compose :

• de pièces justificatives, appuyant toute modification apportée aux existants et à leur répartition et portant référence de l'ordre de l'ordonnateur-répartiteur prescrivant le mouvement ;

• d'un-registre journal destiné à l'enregistrement des pièces justificatives ;

• d'inventaires, tenus par les comptables et les détenteurs-dépositaires, indiquant les existants et leur répartition ;

• d'un répertoire des ordres de mouvement, utilisé pour l'enregistrement des pièces justifiant les mouvements internes.

Les documents et pièces destinés, dans les établissements du service de santé des armées, à la tenue de la comptabilité de matériels en approvisionnement, en service, en attente, ou mis à la disposition d'organismes extérieurs, sont récapitulés en annexe II de la présente instruction dans l'ordre de leur référence.

3.2. Pièces destinées à ordonner et à justifier les mouvements.

  I. Principes généraux.

Tous les mouvements de matériels, dont l'origine et la fonction sont précédemment définis dans l'article 9 ci-dessus, donnent lieu à une démarche comptable différente selon qu'il s'agit de mouvements internes ou externes. Ainsi, trouvant leur origine dans un document d'ordonnancement, leur exécution est précédée par l'émission ou la prise en compte par le comptable compétent, d'une pièce justificative appropriée, enregistrée chronologiquement dans un registre-journal. Ce numéro d'enregistrement identifie chaque pièce justificative dans le cadre de l'exercice de gestion en cours.

  II. Pièces destinées à ordonner les mouvements.

  1. Ordonnancement des mouvements internes.

Les ordres prescrivant les mouvements internes, définis dans l'article 9 ci-dessus, s'expriment, selon le cas et la formation réalisant le mouvement, au travers :

• a).  D'instructions, de circulaires, de dépêches ministérielles, ou de toutes autres pièces dont la forme et les références rendent leur origine incontestable, lorsqu'elles sont émises par l'ordonnateur-répartiteur principal.

• b).  De directives, ou de toute autre pièce dont la forme et les références rendent leur origine incontestable, lorsqu'elles sont émises dans le cadre de leurs attributions par un ordonnateur-répartiteur secondaire, extérieur à l'établissement (directeur des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées, directeurs interarmées du service de santé).

• c).  De directives et d'ordres de travail, suivis de demandes de mouvement interne, imprimé N° 620-73*/40, ou de toute autre pièce visée par l'ordonnateur-répartiteur, chef d'établissement responsable de la surveillance administrative interne.

Les demandes de mouvements internes, imprimé N° 620-73*/40 sont formulées sur un carnet à souches. Son usage est réservé aux demandes de perceptions, versements et échanges des matériels qui sont formulées par les détenteurs-dépositaires. Chaque bon, enregistré dans une série propre à chaque détenteur-dépositaire est établi en deux exemplaires dont l'un constitue la souche. Après expression du ou des besoins, le carnet est transmis successivement :

• au responsable du service chargé des approvisionnements pour qu'il y mentionne, dans le cadre de l'aide à la décision du chef d'établissement, les éventuelles disponibilités pouvant exister et, dans le cas contraire, le coüt de réalisation s'il n'est pas déjà mentionné par le demandeur ;

• pour avis au chef de la fonction administrative ;

• pour décision au chef d'établissement.

A la suite, le carnet est restitué au détenteur-dépositaire et l'exemplaire détachable est transmis au service de l'établissement chargé de la réalisation et de l'exécution des mouvements.

  2. Ordonnancement des mouvements externes.

L'ordonnancement des mouvements externes, définis dans l'article 9 ci-dessus, s'exprime, selon le cas et la formation réalisant le mouvement, au travers :

• a).  D'instructions régissant le ravitaillement sanitaire, de circulaires, de dépêches ministérielles, ou de toute autre pièce dont la forme et les références rendent leur origine incontestable, lorsqu'elles sont émises par l'ordonnateur-répartiteur principal.

• b).  De l'application des dispositions de marchés signés par des autorités compétentes.

• c).  De directives, de commandes ou de toutes autres pièces dont la forme et les références rendent leur origine incontestable, lorsqu'elles sont émises dans le cadre de leurs attributions par un ordonnateur-répartiteur secondaire, extérieur à l'établissement (directeur des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées, directeurs du service de santé en régions militaires, maritimes ou aériennes, directeurs interarmées du service de santé).

• d).  De directives ou de toutes autres pièces référencées émises par l'ordonnateur-répartiteur secondaire ou délégataire, chef d'établissement dans le cadre de ses compétences ou, après accord de la direction des approvisionnements et des établissements centraux ou de la direction centrale du service de santé des armées dans le cas contraire.

  III. Pièces destinées à justifier l'exécution des mouvements.

Les pièces destinées à justifier l'exécution des mouvements portent la référence de l'ordre qui les a initiés. Leur forme et leur appellation diffèrent selon les mouvements internes ou externes qu'elles accompagnent.

Les principales pièces justificatives des mouvements des matériels d'un établissement sont répertoriées en annexe I à la présente instruction.

  1. Pièces justificatives des mouvements internes.

Les mouvements internes n'affectent pas les existants. Ils correspondent, à l'intérieur d'un même établissement, aux changements de positions ou de détenteurs-dépositaires, aux changements de classement et à l'enregistrement des mises à disposition d'organismes extérieurs. Les pièces justificatives de ces mouvements à l'intérieur d'un établissement sont, selon le cas :

• a).  Le bulletin de mouvement intérieur constitué sous forme de liasse, imprimé N° 620-73*/39, pour les mouvements concernant la gestion des approvisionnements dans les établissements de ravitaillement sanitaire. Cette liasse se compose de quatre exemplaires :

  • le premier est conservé par le comptable ;

  • le deuxième et le troisième sont destinés aux magasiniers pour appuyer la sortie et l'entrée des matériels changeant de position ou de magasin. Ils y indiquent l'exécution des ordres prescrits. Les quantités restantes après mouvement étant inscrites sur ces documents, les acteurs chargés de l'exécution des mouvements et du stockage rendent compte de toute anomalie constatée lors des mouvements ;

  • le quatrième exemplaire mentionnant toutes les interventions des différents acteurs, revient au comptable. Il se substitue, après exécution du mouvement prescrit, au premier exemplaire.

• b).  Le bon de mouvement interne constitué sous forme de liasse, imprimé N° 620-73*/40 bis, pour les mouvements concernant la gestion des matériels en service. Ce document est établi par le comptable, qui y mentionne en référence la pièce d'ordonnancement de mouvement intérieur correspondante. Le bon de mouvement intérieur est établi en quatre exemplaires :

  • le premier est conservé par le comptable ;

  • les trois autres accompagnent l'exécution du mouvement. Chacun des détenteurs-dépositaires conserve un exemplaire de ce document, le second et le troisième, en appui de leur comptabilité. Le détenteur-dépositaire intervenant en final sur le mouvement, renvoie le dernier exemplaire, portant les signatures des détenteurs-dépositaires et sur lequel a été enregistré l'historique du mouvement, au comptable.

Ces pièces comptables accompagnant les mouvements internes sont enregistrées, par le comptable, au registre-journal, imprimé N° 620-73*/60, pour les ordres de mouvement émis dans le cadre de la gestion des approvisionnements et dans le répertoire des mouvements internes, imprimé N° 620-73*/61, pour la gestion des matériels utilisés dans le cadre du service.

  2. Pièces justificatives des mouvements externes.

Les mouvements externes, procédures qui affectent l'existant total figurant à l'inventaire général, se concrétisent par des entrées ou des sorties de matériels dans les comptes d'un établissement.

Les pièces justificatives qui les accompagnent, sont enregistrées au registre-journal, imprimé N° 620-73*/60 et le numéro généré pour chacun de ces mouvements à partir de ce registre, est reporté sur la pièce justificative. La référence de l'ordonnancement apparaît par ailleurs sur ce dernier document.

• a).  Pièces justificatives des mouvements externes générant des entrées.

  Les pièces justificatives des mouvements externes générant des entrées sont matérialisées :

  • par tout document commercial ou administratif valant facturation et accompagnant des livraisons, expéditions ou cessions sur lequel est alors inscrit leur numéro d'enregistrement au registre-journal ;

  • par des certificats administratifs, mention « entrée », imprimé N° 620-73*/54, sur lesquels est inscrit leur numéro d'enregistrement au registre-journal, si les documents de l'expéditeur, cités ci-dessus, font défaut à la livraison, ou s'il s'agit de prendre en compte des livraisons partielles non accompagnées de la facture correspondante. La référence de l'ordonnancement à l'origine du mouvement entrée est mentionnée sur cette pièce. Les certificats administratifs sont établis, signés par le comptable et visés par le chef d'établissement, ordonnateur-répartiteur, chargé de la surveillance interne de l'établissement ;

  • par des certificats administratifs, mention « entrée », imprimé N° 620-73*/54, sur lesquels est inscrit le numéro d'enregistrement au registre-journal, pour la prise en compte d'excédents constatés lors de vérification, recensement ou de récolement. La référence du procès-verbal de recensement correspondant est mentionnée sur cette pièce à l'emplacement de la référence de l'ordonnancement. Les certificats administratifs sont établis, signés du comptable et visés par l'autorité, ordonnateur-répartiteur, chargée de la surveillance interne de l'établissement ;

  • par des certificats administratifs, mention « entrée », imprimé N° 620-73*/54, sur lesquels est inscrit leur numéro d'enregistrement au registre-journal, pour la prise en charge de produits confectionnés, fabriqués, transformés par les ateliers de l'établissement. La référence du bon de travail correspondant est mentionnée sur cette pièce à l'emplacement de la référence de l'ordonnancement ;

  • par des certificats administratifs, mention « entrée », imprimé N° 620-73*/54, sur lesquels est inscrit leur numéro d'enregistrement au registre-journal, pour la prise en compte de matériels réquisitionnés. La référence de l'ordre de réquisition correspondant est mentionnée sur cette pièce à l'emplacement de la référence de l'ordonnancement ;

  • par des certificats administratifs, mention « entrée », imprimé N° 620-73*/54, sur lesquels est inscrit leur numéro d'enregistrement au registre-journal pour la prise en compte de matériels faisant l'objet de dons. La référence des documents réglementaires portant acceptation du don est mentionnée sur cette pièce à l'emplacement de la référence de l'ordonnancement.

  Pour les établissements de ravitaillement sanitaire, dans le cadre de la gestion des approvisionnements, les pièces justificatives énumérées ci-dessus sont accompagnées d'ordres de mouvement, imprimé N° 620-73*/34, destinés aux agents chargés de l'exécution des mouvements et du stockage. Ces ordres de mouvement portent le même numéro d'enregistrement au registre-journal que la pièce justificative qu'ils accompagnent.

  Cet imprimé se compose de trois exemplaires au minimum :

  • le premier est conservé par le comptable ;

  • les autres sont répartis entre les différents agents chargés de l'exécution des mouvements et du stockage, concernés par le mouvement, et en particulier la cellule de l'établissement chargée de la réception lorsque l'entrée est consécutive à une réception.

  Lors de l'exécution des mouvements, les différents agents concernés renseignent les fiches de stock correspondantes et éventuellement font connaître au comptable toutes les anomalies constatées. Ce dernier en recherche alors les causes et opère les redressements nécessaires.

• b).  Pièces justificatives des mouvements externes générant des sorties.

  Les pièces justificatives des mouvements externes générant des sorties sont matérialisées :

  • pour les livraisons, expéditions, cessions et marchés de transformation ou de conversion, par l'édition simultanée de factures, imprimé N° 620-73*/55, destinées à appuyer la comptabilité de l'expéditeur. Cette procédure est aussi utilisée pour des transferts de matériels entre comptables différents à l'intérieur d'un même établissement. Chaque facture peut être éditée en autant d'exemplaires que nécessaire à la gestion comptable et financière des mouvements induits. Lors de cessions à titre onéreux, le comptable destinataire indique sur l'exemplaire de la facture destiné en retour à l'expéditeur après prise en charge, les références du paiement ;

  • par des certificats administratifs, mention « sortie », imprimé N° 620-73*/54, sur lesquels est inscrit leur numéro d'enregistrement au registre-journal, pour la prise en compte de déficits constatés lors de vérification, récolement, recensement. La référence du procès-verbal de recensement correspondant est mentionnée sur cette pièce à l'emplacement de la référence de l'ordonnancement ;

  • par des certificats administratifs, mention « sortie », imprimé N° 620-73*/54, sur lesquels est inscrit leur numéro d'enregistrement au registre-journal, pour la prise en compte des vols, pertes, destructions, constatés lors de vérification, récolement, recensement. La référence du procès-verbal de constatation, imprimé N° 620-73*/64, correspondant est mentionnée sur cette pièce à l'emplacement de la référence de l'ordonnancement ;

  • par un extrait du procès-verbal de vente, imprimé N° 620-73*/41, pour enregistrer les sorties de matériel vendu par l'administration des domaines. Il est complété par le numéro d'enregistrement au registre-journal, imprimé N° 620-73*/60, et par la mention, en colonne observations, des dates d'enlèvement des lots par leurs acquéreurs.

  L'extrait de procès-verbal de vente signé du comptable est visé par l'autorité chargée de la surveillance interne de l'établissement et par le receveur des domaines.

  Pour les établissements de ravitaillement sanitaire, dans le cadre de la gestion des approvisionnements, les pièces justificatives énumérées ci-dessus sont toutes accompagnées de liasse, imprimé N° 620-73*/38 qui comprend l'ordre de mouvement « sortie » édité lui-même en trois exemplaires :

  • le premier est conservé par le comptable ;

  • le second et le troisième sont respectivement conservés par l'agent chargé de l'exécution des mouvements et du stockage et par le responsable des expéditions. Lors de l'exécution des mouvements et la préparation de l'expédition, les différents acteurs concernés font connaître au comptable toutes les anomalies éventuellement constatées. Ce dernier en recherche les causes et opère les redressements nécessaires.

  A ces documents sont joints :

  • un avis d'expédition ;

  • deux avis de livraison. Le premier est remis au destinataire. Le second est retourné à l'expéditeur avec la mention de la prise en charge de la livraison et éventuellement l'indication des réserves.

  3. Pièces justificatives des matériels « mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense ».

La mise à la disposition de matériels auprès d'organismes extérieurs à la défense donne lieu à la procédure suivante :

• a).  Renseignement du répertoire des matériels « mis à la disposition d'organismes extérieurs », imprimé N° 620-73*/62, utilisé par chaque comptable pour enregistrer les matériels délivrés temporairement à titre gratuit ou à titre onéreux à des parties prenantes étrangères à la défense. Il est ouvert sans limitation de durée.

  Les matériels y sont inscrits au fur et à mesure qu'ils sont remis aux parties prenantes. Une ligne est ouverte pour chaque matériel « mis à disposition » à titre gratuit ou onéreux.

• b).  Emission des documents suivants, destinés à accompagner les matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs, par l'établissement prêteur :

  • bulletin de mouvement intérieur, imprimé N° 620-73*/39, pour les établissements de ravitaillement ;

  • bon de mouvement interne, imprimé N° 620-73*/40 bis, pour les autres établissements ;

  • reçu, imprimé N° 620-73*/42, qui porte la référence de l'ordre de mouvement ou du bon de mouvement intérieur, ainsi que celui de l'inscription au répertoire des matériels « mis à la disposition d'organismes extérieurs ». Ce reçu est établi en deux exemplaires. Le premier est annexé au dossier détenu par le comptable, l'autre est remis au destinataire.

Lors de la réintégration, le comptable :

• complète l'exemplaire du reçu conservé et mentionne, le cas échéant, les imputations prononcées et le montant des versements au Trésor qui ont été effectués ;

• renseigne comme lors de la mise à disposition, un « bulletin de mouvement intérieur », imprimé N° 620-73*/39, ou un bon de mouvement interne, imprimé N° 620-73*/40 bis, pour accompagner le mouvement de réintégration du matériel « mis à disposition » à l'intérieur de l'établissement prêteur.

Si le matériel est réintégré dans un établissement autre que celui qui l'a délivré, il est fait mention sur le répertoire de ce dernier, dans la colonne « Observations », de la référence de la facture qui a été produite pour régulariser le transfert de ce matériel issu de la réintégration.

Lorsque le matériel réintégré présente des différences quantitatives ou qualitatives, par suite de perte, détérioration, destruction, avec le matériel précédemment délivré, il est dressé immédiatement un procès-verbal de constatation, imprimé N° 620-73*/64. Le procès-verbal est rapporté par l'autorité chargée de la surveillance administrative interne de l'établissement, sur déclaration du comptable du matériel ; les explications et déclarations utiles doivent être recueillies du bénéficiaire du matériel prêté.

3.3. Inventaire des matériels.

En règle générale, l'inventaire des matériels se compose d'un ou plusieurs inventaires généraux et de plusieurs inventaires particuliers.

Chaque comptable tient un inventaire général et un seul. Il se compose d'un fichier manuel ou automatisé comportant les fiches inventaires des existants globaux et si besoin des fiches auxiliaires de répartition :

• les fiches inventaires, ouvertes pour chaque article, contiennent des renseignements d'ordre financier et quantitatif ainsi qu'une répartition entre les positions administratives ;

• les fiches auxiliaires, ouvertes exclusivement pour la gestion des matériels détenus dans le cadre du service, font apparaître la répartition des articles entre les détenteurs-dépositaires et leurs unités fonctionnelles. Les unités fonctionnelles correspondent aux différents services, positions, entités ou activités qui dépendent d'un détenteur-dépositaire. Cet affinement permet de valoriser et de suivre précisément la répartition des matériels.

Le comptable attribue à chaque détenteur-dépositaire un code numérique et à chaque unité fonctionnelle un indicatif composé, au dénominateur, du code attribué au détenteur dépositaire et au numérateur, du numéro d'ordre désignant l'unité fonctionnelle à l'intérieur de l'établissement.

Chaque détenteur-dépositaire tient un inventaire particulier qui lui est propre et qui correspond à la répartition figurant sur l'inventaire général du comptable de rattachement.

Cet inventaire lui est remis par le comptable à partir d'un extrait de la comptabilité générale automatisée.

Cependant, dans les établissements de ravitaillement du service, pour ce qui concerne la comptabilité des approvisionnements, les inventaires généraux et particuliers sont fusionnés, les fonctions de comptable et de détenteur-dépositaire étant cumulées.

Par ailleurs, des documents sont utilisés, si nécessaire, entre détenteurs-dépositaires et usagers, pour réguler les mouvements de matériel en service.

L'inventaire général et les inventaires particuliers sont tenus parallèlement et rigoureusement à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements. Ils font apparaître en permanence l'existant, compte tenu des pièces justificatives en cours d'exécution.

La gestion des matériels utilisés dans le cadre du service et celle des approvisionnements sanitaires sont appuyées sur des comptabilités distinctes. Ainsi, dans les établissements de ravitaillement sanitaire, les inventaires inhérents à ces comptabilités coexistent et sont tenus indépendamment.

  I. Inventaire des matériels gérés dans le cadre des approvisionnements.

L'inventaire des approvisionnements sanitaires se compose d'un inventaire général spécifique tenu par un officier, désigné par la direction centrale du service de santé, qui assure à la fois les fonctions de comptable et de détenteur-dépositaire.

Cependant pour permettre un suivi physique des articles stockés en rayon par les agents chargés du stockage et de l'exécution des mouvements, ces derniers tiennent à jour des fiches de casier.

L'inventaire général est complété par la présence de fiches techniques, décrites à l'article 41, paragraphe II.2 ci-dessous, qui accompagnent le matériel amortissable reversé dans le cadre de la gestion des approvisionnements.

  1. Inventaire général des matériels gérés dans le cadre des approvisionnements.

L'inventaire général est constitué par l'ensemble des fiches inventaires des matériels gérés dans le cadre des approvisionnements, imprimé N° 620-73*/21, qui sont utilisées pour :

• enregistrer les différentes pièces justificatives et les mouvements qu'elles induisent ;

• faire apparaître la situation des existants, globalement et par position administrative, des matériels gérés dans le cadre des approvisionnements, que ces matériels soient détenus en approvisionnement courant, en approvisionnement réservé, en attente ou mis à la disposition d'organismes extérieures ;

• indiquer le seuil de réapprovisionnement ;

• mentionner la valorisation des articles.

A chaque fiche correspond un seul matériel identifié.

Les fiches inventaire sont inscrites, au moment de leur ouverture, au répertoire de fichier, imprimé N° 620-73*/43. Elles reçoivent dans la case prévue à cet effet un numéro d'ordre pris dans une série unique de ce répertoire tenu par le comptable. Lorsque la fiche est terminée, ce numéro constitue le numérateur d'une fraction ayant pour dénominateur le chiffre correspondant au nombre de fiches ouvertes pour un même matériel.

Les répertoires ouverts au titre d'un établissement sont conservés tout au long de son existence. Les numéros de répertoire forment une série unique poursuivie d'un répertoire à l'autre.

  2. Inventaire particulier des matériels gérés dans le cadre des approvisionnements.

Les agents chargés, sous la responsabilité du comptable, détenteur-dépositaire des matériels gérés dans le cadre des approvisionnements, du stockage et de l'exécution des mouvements mettent à jour des fiches de casier pour chacun des articles qui leur sont confiés dans le cadre de l'exécution de leurs missions.

Ces fiches de casier, imprimé N° 620-73*/47, sont renseignées pour chacun des mouvements physiques exécutés conformément aux indications des ordres de mouvement émis à l'occasion de la gestion des approvisionnements.

  II. Inventaire des matériels gérés dans le cadre du service.

L'inventaire des matériels gérés dans le cadre du service se compose, comme indiqué ci-dessus, d'un inventaire général dont le comptable est garant et d'inventaires particuliers, reflets des répartitions du premier, tenus par les détenteurs-dépositaires.

L'inventaire général est complété, par la tenue de fiches techniques concernant certains matériels d'équipement de valeur.

L'inventaire particulier trouve, si nécessaire, son prolongement dans la tenue de fiches inventaire de répartition des matériels entre les détenteurs-usagers et la production d'extraits d'inventaire propres à chaque détenteur-usager.

  1. Inventaire général des matériels gérés dans le cadre du service.

L'inventaire général des matériels gérés dans le cadre du service est constitué des fiches inventaires des matériels gérés dans le cadre du service et de fiches auxiliaires de répartition des matériels gérés dans le cadre du service, tenues par le comptable spécialement désigné :

• a).  Fiche inventaire des matériels gérés dans le cadre du service.

  Ces fiches inventaire, imprimé N° 620-73*/22, sont utilisées pour :

  • enregistrer les mouvements induits par les différentes pièces justificatives (cf. III) ;

  • faire apparaître la situation des existants globaux des matériels gérés dans le cadre du service, que les matériels soient détenus en service, en attente, dans le cadre du plan hospitalier guerre interarmées ou mis à la disposition d'organismes extérieurs.

  A chaque fiche correspond un seul matériel identifié.

  Les fiches inventaire sont inscrites, au moment de leur ouverture, au répertoire de fichier, imprimé N° 620-73*/43. Elles reçoivent dans la case prévue à cet effet un numéro d'ordre pris dans une série unique de ce répertoire tenu par le comptable. Lorsque la fiche est terminée, ce numéro constitue le numérateur d'une fraction ayant pour dénominateur le chiffre correspondant au nombre de fiches ouvertes pour un même matériel.

  Les répertoires ouverts au titre d'un établissement sont conservés tout au long de son existence. Les numéros de répertoire forment une série unique poursuivie d'un répertoire à l'autre.

• b).  Fiche auxiliaire de répartition des matériels gérés dans le cadre du service, imprimé N° 620-73*/24.

  La fiche auxiliaire, indique pour un article et pour chaque détenteur dépositaire et ses éventuelles unités fonctionnelles, la quantité attribuée.

  2. Fiche technique informatisée concernant le matériel d'équipement.

Chaque matériel dont la valeur est égale ou supérieure au seuil d'inscription au programme annuel d'équipement fait l'objet de l'ouverture d'une fiche technique informatisée, imprimé N° 620-73*/25.

Ce seuil est fixé par le ministre (direction centrale du service de santé des armées).

La fiche technique de matériel d'équipement est réalisée par le centre de traitement de l'information médicale des armées à partir des renseignements fournis périodiquement à cet effet, par les différents établissements détenteurs.

Outre la désignation du matériel et de sa formation d'emploi, la description sommaire de ses caractéristiques techniques, les références de la décision de réalisation et d'attribution, cette fiche comporte diverses autres indications comptables et financières ayant trait à la valeur de réalisation et aux modalités d'amortissement.

Les fiches techniques portent un numéro d'identification pris dans une série unique pour l'ensemble des établissements. Compte tenu de la fluctuation de la situation des matériels considérés, ces fiches sont rééditées intégralement, en trois exemplaires, au cours des mois d'avril et d'octobre de chaque année.

Un exemplaire de chacune des fiches éditées est systématiquement adressé à l'établissement attributaire.

  3. Inventaire particulier des matériels gérés dans le cadre du service.

L'inventaire particulier des matériels gérés dans le cadre du service se présente sous la forme d'un fichier. Il présente en permanence la situation quantitative et valorisée des matériels mis à la disposition d'un détenteur-dépositaire et des unités fonctionnelles qui lui sont rattachées ou subordonnées.

Ce fichier se compose :

• a).  De l'imprimé N° 620-73*/27, intitulé « Fichier inventaire particulier des matériels en service » détenu par le détenteur-dépositaire. Ce document fait apparaître :

  • la désignation du service ou de département détenteur-dépositaire ;

  • le code identifiant le détenteur-dépositaire ;

  • les indications concernant les remises et prises de service des détenteurs-dépositaires ;

  • le nombre et les numéros des fiches détenues par le détenteur-dépositaire. Ces informations sont approuvées par l'émargement du comptable et du détenteur-dépositaire ;

  • le répertoire des unités fonctionnelles rattachées au détenteur-dépositaire.

• b).  De l'imprimé N° 620-73*/27 bis, fiche inventaire de détenteur-dépositaire de matériel géré dans le cadre du service. Cette fiche est tenue rigoureusement à jour au fur et à mesure des mouvements. Elle porte pour identification le même numéro que celui de la fiche N° 620-73*/22 dont elle découle.

  Par ailleurs cette fiche indique pour l'article qu'elle gère les valeurs des stocks mis à la disposition du détenteur-dépositaire et de ses unités fonctionnelles.

  4. Répartition des matériels au niveau des détenteurs-usagers.

Les matériels mis éventuellement à disposition d'un détenteur-usager sont suivis par le détenteur-dépositaire. Il en est de même pour leur réintégration.

La mise à disposition d'un matériel ou sa réintégration fait l'objet de mouvements inscrits sur la fiche de répartition entre les détenteurs-usagers, imprimé N° 620-73*/27 ter. Chacune des fiches ouvertes par matériel, porte pour identification le même numéro que celui de la fiche N° 620-73*/27 bis dont elle découle.

Enfin, les détenteurs-dépositaires renseignent l'extrait d'inventaire des matériels confiés à un détenteur-usager, imprimé N° 620-73*/28. Un des exemplaires est remis au détenteur-usager.

Chaque mouvement modifiant les existants mis à la disposition d'un détenteur-usager, donne lieu à émargement :

• du détenteur-usager pour la remise des matériels ;

• du détenteur-dépositaire pour les réintégrations.

L'état du matériel remis est indiqué par le détenteur-dépositaire dans la colonne réservée à cet effet.

3.4. Registre-journal.

Le registre-journal, imprimé N° 620-73*/60, est destiné à l'enregistrement des pièces justificatives entraînant des mouvements externes. Cependant, pour simplification, les pièces justificatives des mouvements internes générés dans le cadre de la gestion des approvisionnements et les ordres de mouvements accompagnant les pièces justificatives des mouvements externes, sont aussi enregistrés sur ce registre-journal dans les établissements de ravitaillement sanitaire.

  I. Registre-journal utilisé dans le cadre du service.

Le registre-journal constitue un historique et un catalogue des pièces justificatives des mouvements externes de matériels pris en compte ou sortis des comptes d'un établissement.

Il comporte en outre :

• sur le feuillet de tête, un tableau destiné à l'enregistrement des remises et de prises de service entre comptables ;

• à la fin, une série de feuillets destinée à l'enregistrement des opérations de contrôle effectuées par le chef d'établissement, ordonnateur-répartiteur et par les autorités qualifiées extérieures à l'établissement (cf. CHAPITRE IV ci-dessus).

Les pièces justificatives sont inscrites au registre-journal dans l'ordre chronologique des mouvements externes qu'elles accompagnent, qu'ils correspondent à des entrées ou à des sorties de matériels.

Elles reçoivent le numéro d'ordre que leur donne leur rang d'inscription au registre ; la série de numéros est unique et continue du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

L'enregistrement des pièces est limité aux mentions relatives aux dates et à l'indication sommaire des mouvements effectués avec, s'il y a lieu, indication de l'expéditeur ou du destinataire. Il n'est pas fait mention de la nature du matériel et des quantités faisant l'objet des mouvements.

Les pièces justificatives, une fois enregistrées, sont classées dans leur ordre d'enregistrement et sont tenues à la disposition des autorités chargées de la surveillance administrative.

La date et le numéro de la prise en compte donnés par le comptable destinataire pour les mouvements externes « sorties » relatifs à des cessions, des livraisons ou des expéditions de matériels, sont indiqués dans les colonnes correspondantes.

Le registre-journal est arrêté au 31 décembre de chaque année et à la date des passations de service entre comptables.

Ces arrêtés donnent lieu, selon le cas, à l'inscription des deux mentions suivantes :

Vu et vérifié le présent registre-journal portant inscription de … pièces justificatives numérotées de … à … que nous nous sommes fait présenter et qui ont donné lieu aux constatations suivantes … (suit l'indication du lieu où a été effectué l'arrêté et la date et la signature de l'autorité qualifiée).

Le comptable soussigné certifie que toutes les pièces justificatives destinées à appuyer les opérations d'entrée et de sortie réelles de matériels, pendant l'année ou la période de gestion en cas de prise de service en cours d'année, ont bien été inscrites au présent registre-journal (suit, la signature du comptable, ou du comptable entrant et du comptable sortant lorsqu'il s'agit d'un arrêté par suite de mutation de comptable et l'indication du lieu où a été effectué l'arrêté).

  II. Registre-journal utilisé dans le cadre des approvisionnements.

Dans le cadre des approvisionnements, le registre-journal est tenu selon les mêmes modalités que celles décrites ci-dessus pour les pièces justificatives des mouvements externes.

Cependant, les pièces justificatives des mouvements internes générées dans le cadre de la gestion des approvisionnements, sont aussi inscrites sur ce registre.

Elles s'inscrivent dans la colonne « Mouvements internes » qui leur est réservée.

Les bulletins de mouvements intérieurs utilisent la même série de numéro chronologique d'inscription qu'ils partagent en alternance avec les mouvements externes.

3.5. Répertoire des mouvements internes.

Le répertoire des mouvements internes, imprimé N° 620-73*/61, est utilisé pour enregistrer au fur et à mesure de leur établissement et antérieurement à leur envoi aux détenteurs-dépositaires, les mouvements internes des matériels gérés dans le cadre du service.

Les mouvements internes reçoivent un numéro d'ordre chronologique constatant leur rang d'inscription au répertoire.

La série de ces numéros est unique et court du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

Le répertoire des mouvements internes est arrêté dans les mêmes conditions que le registre-journal, au 31 décembre de chaque année et à la date des passations de service entre comptables.

4. Dispositions diverses.

4.1. Comptabilité des matériels « santé » dans les unités des trois armées.

La comptabilité des matériels ressortissant au service de santé des armées, en service dans les unités des trois armées, fait l'objet d'instructions particulières prises sous le timbre de l'armée considérée.

4.2. Comptabilité des approvisionnements réservés.

La comptabilité des approvisionnements réservés destinés au temps de crise fait l'objet d'une instruction particulière qui obéit aux dispositions contenues dans le présent texte.

4.3. Comptabilité des objets de musée.

La comptabilité des objets de musée afférents au service de santé des armées est tenue conformément aux dispositions de l'instruction citée en neuvième référence, à l'aide de documents spécifiques au service de santé des armées. Cette comptabilité peut être informatisée ; elle obéit alors aux règles définies à l'article 50 ci-dessous.

  I. Comptabilité des objets de musée appartenant au service de santé des armées.

  1. Dispositions générales.

Les objets de musée sont des objets et des matériels de toute nature et de toute provenance afin de témoigner d'une histoire, d'une technique.

Les objets de musée sont classés par décision du directeur du musée du service de santé des armées en objets de collection et en objets de muséographie.

Les objets de collection sont des objets de musée dont la prise en compte au titre du patrimoine est justifiée par leur caractère exemplaire et dont leur préservation doit être assurée. Ils sont considérés comme non consommables et sont suivis en comptabilité au moyen des documents décrits ci-dessous.

Les objets de muséographie sont les objets de musée qui sont conservés en vue de permettre le maintien en l'état, ou la mise en valeur des objets de collection. Ils constituent des matériels consommables. Ils sont soumis à une comptabilité simplifiée de consommation ou d'emploi au moyen des documents décrits ci-dessous.

Ils font cependant l'objet d'une comptabilité séparée des autres matières et objets de consommation courante nécessaires au fonctionnement normal du service de la formation qui les détient.

Le directeur et le conservateur du musée du service de santé des armées sont respectivement ordonnateur-répartiteur et comptable de l'ensemble des objets de musée, qu'ils soient détenus par le musée du service de santé des armées ou par les divers organismes du service au titre de leur salle d'honneur et de tout lieu d'exposition qui s'y rattache y compris pour le musée les salles destinées à entreposer les réserves et les dossiers d'archives.

Ces salles d'honneur et les lieux d'exposition, forment des sections du musée du service de santé des armées. Les objets de musée y sont détenus sous la responsabilité d'un chef de section, détenteur-dépositaire, rattaché au musée du service de santé des armées, désigné par la direction centrale du service de santé des armées sur proposition du chef d'établissement bénéficiant de la section et après avis conforme du directeur du musée du service de santé des armées.

La comptabilité des objets de musée est soumise aux opérations de contrôle mentionnées au chapitre IV ci-dessus. Les constatations qui en découlent sont inscrites au registre-journal des pièces justificatives des objets de collection ou à celui réservé aux objets de muséographie.

  2. Documents de la comptabilité des objets de collection du service de santé des armées.

• a).  Le registre-journal des objets de collection.

  Tenu par le conservateur, comptable du musée du service de santé des armées, coté et paraphé par son directeur, le registre-journal, imprimé N° 620-73*/92 reçoit la mention, dans l'ordre chronologique, de tous les mouvements externes en entrée et en sortie des objets de collection.

  Chaque inscription indique de plus, la dénomination de l'objet, la date du jour de l'inscription et la nature de l'opération. Elle reçoit un numéro chronologique, pris dans une série annuelle. Ce numéro est reporté sur le registre inventaire des objets de collection et sur la fiche inventaire des objets de collection correspondante.

  Il est certifié par le conservateur en fin d'année ou de gestion, puis visé par le directeur du musée du service de santé des armées.

• b).  La fiche inventaire d'objet de collection.

  Cette fiche, imprimé N° 620-73*/93, est établie, immédiatement après la réception de l'objet, en deux exemplaires par le comptable. Ce dernier conserve l'original et transmet le double au responsable de la section concernée, en vue de constituer le fichier inventaire de section.

  Elle indique :

  • la dénomination de l'objet et sa description, notamment son état et toute indication permettant de l'identifier (auteur, constructeur, type et numéro de série) ;

  • la provenance ou la destination de l'objet et les références des ordres de mouvement externes et internes ;

  • le numéro d'inventaire attribué et inscrit sur le registre inventaire des objets de collection et la section détenant l'objet ;

  • la référence du mouvement porté au registre-journal des objets de collection.

• c).  Le registre inventaire des objets de collection.

  Tenu par le conservateur, comptable du musée du service de santé des armées, coté et paraphé par son directeur, ce registre imprimé N° 620-73*/94 mentionne, selon un ordre chronologique et continu, tous les objets de collection comptabilisés.

  Chaque inscription reçoit un numéro chronologique appelé numéro d'inventaire qui est reporté sur la fiche inventaire d'objet de collection et sur le registre-journal des objets de collection.

  Elle indique, de plus :

  • la date et la nature de l'opération d'entrée ou de sortie ;

  • la référence du mouvement enregistrée au registre-journal des objets de collection décrit ci-dessus ;

  • la dénomination de l'objet de collection ;

  • la section à laquelle est affecté l'objet de collection.

  Il est certifié par le comptable et visé par le directeur du musée du service de santé des armées lors des remises et prises de service.

• d).  Le répertoire des ordres de mouvement des objets de collection.

  Le conservateur, comptable du musée du service de santé des armées, tient ce registre, imprimé N° 620-73*/95.

  Il y mentionne, selon un ordre chronologique, au fur et à mesure de leur établissement et antérieurement à leur envoi aux sections du musée, tous les ordres de mouvement internes qui permettent de transférer, entre ces dernières, les objets de collection et qui modifient à l'intérieur du musée du service de santé des armées leur localisation.

  Cette mention s'individualise par l'affectation d'un numéro chronologique appelé numéro du répertoire des ordres de mouvement qui se reporte sur l'ordre de mouvement, comme indiqué ci-dessous et sur la fiche inventaire des objets de collection correspondante.

• e).  Les pièces destinées à justifier l'exécution des mouvements.

  Les pièces justificatives des mouvements externes générant des entrées et des sorties des objets de collection sont celles décrites, dans le cadre de la gestion du matériel en service, à l'article 40, paragraphe III.2 a) et b) ci-dessus.

  L'initiative des mouvements aboutissant à l'appauvrissement ou l'enrichissement de l'ensemble des objets de collection est prise par des décisions du directeur du musée du service de santé des armées enregistrées au registre des actes administratifs.

  L'ordre de mouvement, imprimé N° 620-73*/96, est utilisé comme pièce justificative des mouvements internes des objets de collection entre les différents détenteurs-dépositaires rattachés au musée du service de santé des armées. Le directeur et le conservateur du musée du service de santé des armées d'une part et, les détenteurs-dépositaires exécutant les transferts d'autre part, visent ce document au cours de son exploitation.

• f).  Les extraits d'inventaire.

  Un extrait d'inventaire, imprimé N° 620-73*/97, est établi pour chaque section par le comptable. Ces extraits font apparaître en regard du numéro d'inventaire général, la dénomination de l'objet de collection affecté à la section, la date et la nature de l'opération. Les doubles des fiches inventaire, imprimé N° 620-73*/93, transmises par le comptable (conservateur) sont classés par le détenteur-dépositaire (chef de section) dans le même ordre que les mouvements portés sur l'extrait d'inventaire.

  Les extraits d'inventaire sont édités, en trois exemplaires, par le comptable, à chaque modification des stocks du détenteur-dépositaire qui en reçoit deux exemplaires. Ce dernier en conserve un et en renvoie un sur lequel est portée mention de sa prise en charge. Cet imprimé ne mentionne que les existants détenus effectivement par la section du musée concernée.

• g).  Le répertoire des sections du musée du service de santé des armées.

Ce document, imprimé N° 620-73*/98, récapitule en les identifiant par un numéro unique et séquentiel les sections du musée du service de santé des armées, rattachées à un organisme du service de santé des armées et détenant des objets de musée. Il est tenu et mis à jour par le conservateur du musée du service de santé des armées et paraphé par le directeur du musée du service de santé des armées. Les numéros attribués servent lors de l'emploi des différentes pièces comptables pour identifier les détenteurs-dépositaires.

  3. Documents de la comptabilité des objets de muséographie du service de santé des armées.

Les objets de muséographie consommables, sont soumis à une comptabilité simplifiée de consommation ou d'emploi qui utilise :

• a).  Le registre-journal des objets de muséographie.

  Tenu par le conservateur, comptable du musée du service de santé des armées, coté et paraphé par son directeur, ce registre imprimé N° 620-73*/99 mentionne, selon un ordre chronologique et continu tous les mouvements affectant les existants des objets de muséographie.

  Chaque inscription reçoit un numéro chronologique appelé numéro de registre-journal pris dans une série annuelle. Elle indique, de plus, la date et la nature de l'opération (entrée, sortie, mouvement interne) et la dénomination de l'objet. Ce numéro chronologique est mentionné sur les fiches et les bulletins de mouvement des objets de muséographie.

• b).  Répertoire de fichier des objets de muséographie.

  Tenu par le conservateur, comptable du musée du service de santé des armées, coté et paraphé par son directeur, ce répertoire de fichier, imprimé N° 620-73*/100, récapitule dans l'ordre chronologique de leur ouverture les fiches inventaire des objets de muséographie réalisés.

  Cependant, lorsque les objets de muséographie sont affectés directement à un objet de collection, conformément à la mention alors portée sur le registre-journal des objets de muséographie, ils ne font pas l'objet de l'ouverture d'une fiche inventaire des objets de muséographie.

  Si après une inscription sur ce répertoire, un objet de muséographie est définitivement affecté à un objet de collection, mention de l'ordre de mouvement correspondant est alors portée sur sa fiche inventaire qui est fermée et sur le répertoire des objets de muséographie.

  Il est certifié par le comptable et visé par le directeur du musée du service de santé des armées lors des remises et prises de service.

• c).  Fiches inventaire des objets de muséographie.

  Ces fiches inventaire des objets de muséographie, imprimé N° 620-73*/101, mentionnent les mouvements affectant les objets de muséographie. Elles sont tenues par le conservateur du musée du service de santé des armées.

  Cependant, une telle fiche n'est ouverte que lorsque l'objet de muséographie n'est pas affecté d'emblée à un objet de collection.

• d).  Bulletin de mouvement des objets de muséographie.

  Les bulletins de mouvement des objets de muséographie, imprimé N° 620-73*/102, sont établis en trois exemplaires par le conservateur du musée du service de santé des armées pour accompagner les mouvements des objets de muséographie.

  Le premier exemplaire est conservé par le comptable et les deux autres sont envoyés au chef de la section concerné par le mouvement.

  Pour une expédition d'objets de muséographie, le chef de la section bénéficiaire, après avoir porté mention de sa prise en charge sur le dernier exemplaire, le renvoie au conservateur du musée du service de santé des armées.

  Pour une réintégration d'objets de muséographie, le chef de la section qui en est chargé, à la réception du bulletin de mouvement des objets de muséographie, garde le second exemplaire de ce dernier et exécute le mouvement en l'accompagnant du troisième exemplaire.

  Toutefois, il est indiqué sur le bulletin de mouvement, si la quantité mouvementée l'est à titre définitif, lorsque l'objet de muséographie est affecté définitivement à un objet de collection et donc considéré comme consommé, ou à titre temporaire à un objet de collection ou au stock des objets de muséographie. Dans le premier cas, le répertoire de fichier des objets de muséographie est mis à jour : il est mentionné sur la ligne attribuée à l'objet les références de sortie des comptes.

  II. Comptabilité des objets de musée mis en dépôt au musée du service de santé des armées.

Les objets de musée mis à la disposition du musée du service de santé des armées par un organisme ou une personne physique ou morale qui en reste propriétaire ou affectataire, ou qui a conservé un droit sur les objets mis en dépôt, sont suivis séparément en comptabilité au moyen de documents identiques, à l'exception de ceux mentionnant des transferts de propriété, à ceux utilisés pour la comptabilité des objets de musée. Sur ces documents sera ajoutée la mention : « objets de musée en dépôt ».

La prise en dépôt d'objets de musée doit être précédée de la signature d'une convention entre les parties conforme au modèle annexé à l'instruction citée en neuvième référence.

A cette convention, qui devra garantir l'Etat contre tout recours exercé à son encontre, doit être joint un inventaire détaillé, de telle sorte que l'identification de chaque objet de musée puisse être effectuée sans ambiguïté.

Ces conventions et inventaires viennent appuyer la comptabilité particulière mentionnée ci-dessus.

  III. Comptabilité des dons d'objets de musée au service de santé des armées.

La comptabilité des dons d'objets de musée, jusqu'à publication de l'arrêté d'acceptation prononcé par le ministre, ordonnateur-répartiteur principal, est réduite à la tenue d'un inventaire particulier et à la conservation des correspondances qui marquent la volonté du donateur.

4.4. Comptabilité des ouvrages de bibliothèque et de documentation.

La comptabilité des ouvrages de bibliothèque et de documentation afférents au service de santé des armées est tenue conformément aux dispositions contenues dans l'instruction de neuvième référence, à l'aide de pièces de comptabilité spécifiques au service de santé des armées.

Cette comptabilité peut être informatisée ; elle obéit alors aux règles définies à l'article 50 ci-dessous.

Elle ne concerne pas les documents qui accompagnent un matériel de la défense, qui sont comptabilisés conformément aux dispositions contenues dans les textes de première et deuxième références.

Dans le reste de l'article, les ouvrages de bibliothèque et de documentation sont dénommés « documents ».

  I. Comptabilité des ouvrages de bibliothèque et de documentation appartenant au service de santé des armées.

  1. Dispositions générales.

Les documents sont classés « consommables » ou « non consommables » par décision du chef d'établissement, ordonnateur-répartiteur, auquel est rattachée la bibliothèque ou le centre de documentation et sont suivis en comptabilité au moyen des documents décrits ci-dessous. Ils font donc l'objet d'une comptabilité séparée de celles qui sont tenues pour le suivi des matières et objets de consommation courante et pour le matériel « en service » nécessaire au fonctionnement de la formation qui les détient.

Les ouvrages de bibliothèque et certaines documentations au caractère exceptionnel ou unique sont classés « non-consommables » sans tenir compte du seuil fixé pour l'assimilation tel qu'il est défini à l'article 3, paragraphe I.2. Les autres documents (périodiques en particulier) sont enregistrés comme « consommables ».

Le chef d'établissement auquel est rattaché la bibliothèque ou le centre de documentation, et le bibliothécaire, ou la personne qui en assure les fonctions, sont respectivement ordonnateur-répartiteur et comptable des documents. Ce dernier est désigné par la direction centrale du service de santé des armées sur proposition du chef d'établissement de rattachement. Le détenteur-dépositaire est désigné par le chef d'établissement.

La comptabilité des ouvrages de bibliothèque et de documentation est soumise aux opérations de contrôle mentionnées au chapitre IV ci-dessus. Les constatations qui en découlent sont inscrites au registre-journal des pièces justificatives des ouvrages de bibliothèque et de documentation.

  2. Documents de la comptabilité des ouvrages de bibliothèque et de documentation du service de santé des armées.

• a).  Le registre-journal des pièces justificatives des ouvrages de bibliothèque et de documentation.

  Tenu par le bibliothécaire comptable, coté et paraphé par le chef d'établissement dont dépend la bibliothèque, le registre-journal, imprimé N° 620-73*/103 reçoit la mention, dans l'ordre chronologique, de tous les mouvements externes des documents. Chaque inscription indique de plus, la référence de la pièce justificative correspondant à l'entrée ou la sortie, la nature de l'opération (désignation sommaire du document et du mouvement) et l'indication de la consomptibilité des documents.

  Il est certifié par le comptable en fin d'année ou de gestion, puis visé par le chef d'établissement dont dépend la bibliothèque. Chaque inscription, datée du jour de l'inscription, reçoit un numéro chronologique, pris dans une série annuelle.

  Pour les articles définis comme non-consommables, ce numéro chronologique est reporté :

  • sur le registre inventaire, en regard de chacun des articles qui y sont inscrits conformément aux indications portées par la pièce justificative du mouvement externe « entrée » ;

  • sur la fiche inventaire des ouvrages de bibliothèque et de documentation non consommables ouverte, correspondant à chacun de ces articles.

  Pour les articles définis comme consommables, ce numéro chronologique est reporté sur la fiche de suivi de documentation ouverte.

• b).  Le registre inventaire des ouvrages de bibliothèque et de documentation.

  Tenu par le comptable, coté et paraphé par le chef d'établissement, ce registre, imprimé N° 620-73*/104, mentionne selon un ordre chronologique et continu tous les ouvrages de bibliothèque et documentation non consommables. Il est certifié par le comptable et visé par le chef d'établissement lors des remises et prises de service.

  Chaque inscription reçoit un numéro chronologique appelé numéro d'inventaire qui est reporté sur la fiche inventaire. Il indique la dénomination du document, la référence du mouvement inscrit au registre-journal décrit ci-dessus, ainsi que la ou les cotes de chacun des ouvrages identiques, enregistrés sur la même fiche inventaire.

  Ce numéro du registre inventaire est apposé sur chaque document non consommable pour permettre son identification comptable. La mention de la cote peut aussi y être mentionnée.

• c).  La fiche inventaire des ouvrages de bibliothèque et de documentation.

  Cette fiche, imprimé N° 620-73*/105, est ouverte, immédiatement après la réception du document, en deux exemplaires par le comptable. Ce dernier conserve l'original et transmet le double au détenteur-dépositaire pour qu'il constitue son fichier inventaire. A chaque fiche inventaire ne correspond qu'un seul document non consommable. L'ensemble des fiches inventaire constitue le fichier inventaire.

  Elle indique :

  • le titre en clair du document et toutes indications permettant de l'identifier (auteur, éditeur, année d'impression) ;

  • la provenance ou la destination de l'objet et les références des pièces justificatives des mouvements externes ;

  • la cote ;

  • la valeur ;

  • le numéro d'inventaire.

• d).  Fiche de suivie de documentation.

  Cette fiche, imprimé N° 620-73*/106, est ouverte, immédiatement après la réception du document consommable, en deux exemplaires par le comptable. Ce dernier conserve l'original et transmet le double au détenteur-dépositaire pour qu'il constitue son fichier de suivi. A chaque document ne correspond qu'une fiche de suivi.

  Elle indique :

  • le titre en clair du document et toute indication permettant de l'identifier (auteur, éditeur) ;

  • les références des pièces justificatives à l'origine des entrées ;

  • la cote, qui est mentionnée, par ailleurs, sur les documents.

• e).  Pièces destinées à justifier l'exécution des mouvements.

  Les pièces justificatives des mouvements externes générant des entrées et des sorties des documents non consommables sont celles décrites respectivement, dans le cadre de la gestion du matériel en service, à l'article 40, paragraphe III.2 a) et b) ci-dessus.

  L'initiative des mouvements aboutissant à l'appauvrissement ou l'enrichissement des collections de documents non consommables est prise par des décisions du chef d'établissement. Ces décisions sont archivées par le comptable à l'appui de sa comptabilité et leur référence apparaît sur la pièce justificative entrée ou sortie.

  La sortie des comptes des documents « consommables » s'établit par la rédaction d'un certificat administratif « sortie », imprimé N° 620-73*/54.

  II. Comptabilité des ouvrages de bibliothèque et de documentation mis en dépôt.

Les documents mis à la disposition d'une bibliothèque du service de santé des armées par un organisme ou une personne physique ou morale qui en reste propriétaire ou affectataire, ou qui a conservé un droit sur les objets mis en dépôt, sont suivis séparément en comptabilité au moyen de documents identiques, à l'exception de ceux mentionnant des transferts de propriété, à ceux utilisés pour la comptabilité des documents « non consommables ». Sur ces documents sera ajoutée la mention : « ouvrages de bibliothèque et de documentation en dépôt ».

La prise en dépôt de documents doit être précédée de la signature d'une convention entre les parties conforme au modèle annexé à l'instruction citée en neuvième référence.

A cette convention, qui devra garantir l'Etat contre tout recours exercé à son encontre, doit être joint un inventaire détaillé, de telle sorte que l'identification de chaque document puisse être effectuée sans ambiguïté.

Ces conventions et inventaires viennent appuyer la comptabilité particulière mentionnée ci-dessus.

  III. Comptabilité des dons d'ouvrage de bibliothèque et de documentation au service de santé des armées.

La comptabilité des dons d'ouvrages de bibliothèque et documentation, jusqu'à publication de l'arrêté d'acceptation prononcé par le ministre, ordonnateur-répartiteur principal, est réduite à la tenue d'un inventaire particulier et à la conservation des correspondances qui marquent la volonté du donateur.

  IV. Prêts des ouvrages de bibliothèque et de documentation.

L'ordonnateur-répartiteur détermine la liste des documents qui peuvent faire l'objet d'un prêt.

Il en arrête les conditions de durée ainsi que le nombre de documents qui peut être prêté à un même bénéficiaire.

Ces opérations doivent être mentionnées sur des fiches de prêt ouvertes pour chacun des documents prêtés. Le modèle de ces fiches de prêt est déterminé librement par le bibliothécaire. Elles doivent mentionner au moins :

• les conditions de prêt ;

• le prix du document ;

• le nom du bénéficiaire ;

• une référence d'emploi ou de pièce d'identité ;

• la date d'emprunt ;

• la signature du bénéficiaire.

4.5. Comptabilité des métaux précieux destinés à l'art dentaire.

  I. Dispositions générales.

Les opérations de commande, de réception et de prise en compte, au niveau de chaque établissement concerné du service de santé des armées, des métaux précieux destinés à l'art dentaire se font conformément aux dispositions relatives à la comptabilité des matières et objets de consommation courante (cf. 3).

Ainsi les besoins recensés et évalués par le chef de service de stomatologie font l'objet de commandes autorisées par le chef d'établissement et réalisées par le service chargé des achats de ce dernier.

Sous l'autorité du chef de service de stomatologie, le suivi des consommations est effectué par le responsable du laboratoire des prothèses dentaires au fur et à mesure de la réalisation de ces dernières.

  II. Dispositions particulières à la comptabilité des métaux précieux destinés à l'art dentaire.

  1. Procédure comptable.

La réception des métaux précieux destinés à l'art dentaire est réalisée sous la responsabilité du service du matériel, des travaux et du génie sanitaire avec la participation du chef du laboratoire des prothèses dentaires, agissant comme expert.

Dès leur réception, les métaux précieux sont mis à la disposition du laboratoire des prothèses dentaires.

Le chef du laboratoire des prothèses dentaires procède à l'enregistrement de l'entrée sur le « registre de suivi des stocks de métal précieux », imprimé N° 620-73*/107, où il mentionne la référence de la prise en charge de la facture ainsi que la quantité entrée correspondante.

Les sorties physiques de métal précieux sont effectuées à partir des demandes de confection de prothèse formulées par les stomatologistes ou les dentistes, sur les fiches de prothèse, liasse imprimé N° 620-73*/108, par le chef du laboratoire des prothèses dentaires. Un exemplaire de cette fiche est conservé en justificatif des écritures passées sur le registre de suivi des stocks de métal précieux, l'autre exemplaire accompagne le dossier du patient et permet d'établir la facturation des travaux effectués.

La prise en compte et la réintégration du métal précieux, après avoir été pesé, sont inscrites sur les fiches de prothèse ainsi que sur le registre de suivi des stocks de métal précieux.

Lorsque le métal précieux est acquis par le patient sur prescription écrite de l'hôpital des armées, toutes précautions doivent être prises pour éviter la possibilité de réclamations ou contestations à propos de ces diverses opérations ⁽²²⁾.

Les fiches de prothèses sont certifiées par le chef du laboratoire et par le prothésiste.

  2. Documents comptables.

• a).  Un « registre de suivi des stocks de métal précieux », imprimé N° 620-73*/107 est tenu par métal utilisé. Ce registre est ouvert par le chef d'établissement. Il est tenu par le chef du laboratoire des prothèses dentaires. Il mentionne au moins les indications suivantes :

  • un numéro d'ordre du mouvement pris dans une série chronologique annuelle ;

  • la date des mouvements ;

  • le nom du prothésiste chargé de réaliser le travail ;

  • le nom du dentiste ;

  • les quantités mouvementées en entrée et en sortie ;

  • les références du bénéficiaire : nom, prénom, numéro d'identification ou numéro client ;

  • les actes, la quantité de métal facturée ;

  • le stock restant après mouvement ;

  • les pièces justificatives : factures des fournisseurs et autres documents appuyant les entrées et sorties.

  Ce document est arrêté au 31 décembre de chaque année et à la date des remises et des prises de service entre comptables.

• b).  Fiches de prothèses.

  Les demandes de confection de prothèse dentaire formulées par les stomatologistes ou les dentistes permettent d'établir les fiches de prothèse, liasse imprimé N° 620-73*/108. Ces fiches sont destinées à suivre les travaux effectués par le laboratoire des prothèses dentaires et à les codifier pour en assurer la facturation.

  La fiche de prothèse fait apparaître au moins les mentions suivantes :

  • le métal précieux utilisé ;

  • le numéro d'ordre inscrit au registre de suivi des stocks de métal précieux correspondant ;

  • le nom et le prénom, le numéro d'identification ou numéro client du bénéficiaire ;

  • le nom et le prénom du prescripteur ;

  • le nom et le prénom du prothésiste ;

  • les quantités de métal précieux perçues, réintégrées et utilisées ;

  • les date et signature du prothésiste et du chef de laboratoire lors de la remise et de la réintégration du métal précieux.

  La comptabilité des stocks de métaux précieux est soumise aux opérations de contrôle mentionnées au chapitre IV ci-dessus. Les constatations des recensements qui en découlent sont inscrites au registre de suivi des stocks de métaux précieux, dans la colonne « Observation ».

4.6. Comptabilité simplifiée des « matériels en service ».

  I. Dispositions générales.

Après avis du chef du bureau de la surveillance administrative des organismes de la logistique santé, la direction centrale du service de santé des armées peut autoriser un établissement à tenir une comptabilité simplifiée des « matériels en service ».

Cette comptabilité est soumise aux opérations de contrôle mentionnées au chapitre IV ci-dessus. Les constatations des recensements qui en découlent sont inscrites au registre-journal, imprimé N° 620-73*/60.

  II. Documents de la comptabilité simplifiée.

Une comptabilité simplifiée se compose des documents et pièces justificatives suivantes :

• 1. D'un registre-journal, imprimé N° 620-73*/60, tenu par le comptable, qui est utilisé pour enregistrer tous les mouvements externes et internes conformément aux dispositions contenues à l'article 42, paragraphe II ci-dessus.

• 2. D'un répertoire de fichier, imprimé N° 620-73*/43, tenu par le comptable qui est utilisé pour enregistrer les fiches inventaires dans les mêmes conditions que celles indiquées à l'article 41, paragraphe II.1 a) ci-dessus.

• 3. De fiches inventaires, tenues par le comptable, imprimés N° 620-73*/26, qui sont utilisées aussi bien pour enregistrer les mouvements externes que les mouvements internes, entre détenteurs-dépositaires qui devront tous être individualisés au sein de l'établissement par un indicatif propre. De même, dans un souci de simplification, il est attribué, si nécessaire, un indicatif au stock non distribué de matériels en service et au dépôt de matériels stockés faisant l'objet d'une procédure de réforme.

• 4. D'extraits d'inventaire de matériels, imprimé N° 620-73*/28 émis par le comptable ou de fiches inventaire de détenteur-dépositaire, imprimés N° 620-73*/23, tenues par ce dernier, lorsqu'il met du matériel à disposition de détenteurs-usagers. Dans ce dernier cas il peut être utilisé la fiche inventaire de répartition entre les détenteurs-usagers, imprimé N° 620-73*/27 ter.

• 5. De pièces destinées à justifier l'exécution des mouvements de matériels, telles qu'elles sont définies à l'article 40, paragraphe III ci-dessus.

4.7. Automatisation de la comptabilité des matériels.

La comptabilité des matériels dans les établissements, formations et organismes du service de santé des armées peut être informatisée si la sauvegarde des données est assurée (cf. art. 3.7 de l'instruction générale citée en huitième référence).

Dans ce cas :

• 1. L'inventaire général, est édité sous forme de listage dont les feuillets sont obligatoirement numérotés dans une série unique et continue. Il est archivé sous la responsabilité du comptable à chaque fin de gestion. Les feuillets contenant des fiches inventaire issues d'une extraction demandée de l'inventaire général sont édités en conservant le numéro d'ordre qui est le leur dans le listage. Les dispositions ci-dessus s'appliquent également aux inventaires particuliers qui sont conservés sous la responsabilité des détenteurs-dépositaires.

• 2. Le registre-journal, le répertoire des mouvements internes (pour la comptabilité des matériels gérés dans le cadre du service), le répertoire d'enregistrement de création des fiches inventaire, sont édités sur support papier, au minimum chaque fin d'année, lors des remises et des prises de service entre comptables et lors des opérations de contrôle ou de surveillance pour servir de procès-verbal et d'archives.

• 3. Les procédés d'édition de ces documents résultent d'un logiciel approuvé par la direction centrale du service de santé qui doit comporter une routine qui auto-édite la pagination. De plus, les parties déjà éditées du registre-journal et des différents répertoires, lors des opérations indiquées ci-dessus en 2, ne sont pas rééditables pour conserver en archive la réalité des écritures ainsi que les mentions des différents arrêtés. Après une édition en cours de gestion, la dernière page éditée doit au moins être arrêtée par le comptable. L'édition suivante repart avec un numéro de page immédiatement supérieur à celui attribué à la dernière page de l'édition précédente, ceci pour éviter tout doublement de pagination.

• 4. Dès qu'une pièce justificative est validée, son numéro, son contenu ainsi que son inscription au registre-journal et aux différents répertoires ne sont plus modifiables.

• 5. Pour fixer les responsabilités lors de l'emploi d'une comptabilité automatisée, une double clef permettant l'accès aux données est nécessaire pour réaliser des évolutions ou des dépannages de logiciel. L'une est détenue sous la responsabilité du chef d'établissement et l'autre par l'intervenant informaticien.

5. Textes abrogés.

Les textes énumérés ci-après sont abrogés :

• Instruction provisoire n^o 700/DEF/DCSSA/3/ER du 4 avril 1984 relative à la comptabilité des matériels et approvisionnements pharmaceutiques dans les établissements du service de santé des armées.

• Instruction n^o 701/DEF/DCSSA/3/ER du 4 avril 1984 relative aux éliminations de matériels et médicaments ressortissants au service de santé des armées.

• Circulaire n^o 1600/DEF/DCSSA/3/ER du 3 octobre 1978 concernant les modalités d'application des textes relatifs à la responsabilité pécuniaire de certains militaires du service de santé des armées.