CIRCULAIRE N° 485/DPMAA/BEG/CARDIAC relative à l'exercice du droit d'accès aux fichiers informatiques mis en œuvre par le centre automatisé de recueil et de diffusion des informations administratives centralisées 03.117.
Abrogé le 06 novembre 2014 par : CIRCULAIRE N° 112014/DEF/CEMAA portant abrogation de textes. Du 22 juillet 1980NOR
La présente circulaire a pour objet de fixer les modalités relatives au droit d'accès aux différents fichiers nominatifs mis en œuvre par le centre automatisé de recueil et de diffusion des informations administratives centralisées (CARDIAC).
1. Exercice du droit d'accès.
Les personnels inscrits dans ces fichiers peuvent exercer leur droit d'accès aux informations les concernant conformément aux textes cités en référence.
L'annexe 1 reproduit les articles 34 à 40 de la loi n° 78-17 et un extrait du chapitre 3 de l'instruction provisoire n° 51935 citée en référence.
2. Fichiers concernés.
Les fichiers visés par la présente circulaire sont les suivants :
le fichier Omnibus qui comporte les principaux événements de carrière de tous les militaires de l'armée de l'air en activité et ceux servant dans les réserves (voir appendice à l'annexe 2) ;
le fichier « Heures de vol » comportant le détail des heures de vol des personnels navigants (et pour les non navigants depuis 1978) ;
le fichier « Motifs — Punitions » relatif aux punitions infligées à partir du 1er janvier 1980 conformément aux prescriptions de la circulaire no 1667/DEF/EMAA/1/ADM du 24 décembre 1979 (BOC, p. 5466) ;
le fichier « Caducée » concernant les officiers du service de santé.
Ces fichiers ont fait l'objet d'une déclaration à la commission nationale de l'informatique et des libertés conformément à la loi citée en référence.
3. Modalités d'accès.
A l'exception du fichier Motifs — Punitions dont l'accès est défini en annexe 2, les autres fichiers font l'objet d'une procédure de consultation unique : les intéressés établissent une demande d'exercice de droit d'accès selon le modèle N° 722-37 ci-joint.
Conformément au paragraphe 5 de la délibération citée en référence, l'identité du demandeur est authentifiée par le chef des services administratifs.
Les modalités d'accès et les procédures de rectification, particulières à chaque fichier, sont définies en annexes 2, 3, 4 et 5.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le général de corps aérien, directeur du personnel militaire de l'armée de l'air,
J. GRENET.
Annexes
ANNEXE 1. Exercice du droit d'accès.
Extrait de la loi n° 78-17 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Contenu
Du 06 Janvier 1978
....................
Art. 34
Toute personne justifiant de son identité a le droit d'interroger les services ou organismes chargés de mettre en œuvre les traitements automatisés dont la liste est accessible au public en application de l'article 22 ci-dessus en vue de savoir si ces traitements portent sur des informations nominatives la concernant et, le cas échéant, d'en obtenir communication.
Art. 35
Le titulaire du droit d'accès peut obtenir communication des informations le concernant. La communication, en langage clair, doit être conforme au contenu des enregistrements.
Une copie est délivrée au titulaire du droit d'accès qui en fait la demande contre perception d'une redevance forfaitaire variable selon la catégorie de traitement dont le montant et fixé par décision de la commission et homologué par arrêté du ministre de l'économie et des finances.
Toutefois, la commission saisie contradictoirement par le responsable du fichier peut lui accorder :
des délais de réponse ;
l'autorisation de ne pas tenir compte de certaines demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique.
Lorsqu'il y a lieu de craindre la dissimulation ou la disparition des informations mentionnées au premier alinéa du présent article, et même avant l'exercice d'un recours juridictionnel, il peut être demandé au juge compétent que soient ordonnées toutes mesures de nature à éviter cette dissimulation ou cette disparition.
Art. 36
Le titulaire du droit d'accès peut exiger que soient rectifiées, complétées, clarifiées, mises à jour ou effacées les informations le concernant qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées ou dont la collecte, ou l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite.
Lorsque l'intéressé en fait la demande, le service ou organisme concerné doit délivrer sans frais copie de l'enregistrement modifié.
En cas de contestation, la charge de la preuve incombe au service auprès duquel est exercé le droit d'accès sauf lorsqu'il est établi que les informations contestées ont été communiquées par la personne concernée ou avec son accord.
Lorsque le titulaire du droit d'accès obtient une modification de l'enregistrement, la redevance versée en application de l'article 35 est remboursée.
Art. 37
Un fichier nominatif doit être complété ou corrigé même d'office lorsque l'organisme qui le tient acquiert connaissance de l'inexactitude ou du caractère incomplet d'une information nominative contenue dans ce fichier.
Art. 38
Si une information a été transmise à un tiers, sa rectification ou son annulation doit être notifiée à ce tiers, sauf dispense accordée par la commission.
Art. 39
En ce qui concerne les traitements intéressant la sûreté de l'Etat, la défense et la sécurité publique, la demande est adressée à la commission qui désigne l'un de ses membres appartenant ou ayant appartenu au conseil d'Etat, à la cour de cassation ou à la cour des comptes pour mener toutes investigations utiles et faire procéder aux modifications nécessaires. Celui-ci peut se faire assister d'un agent de la commission.
Il est notifié au requérant qu'il a été procédé aux vérifications.
Art. 40
Lorsque l'exercice du droit d'accès s'applique à des informations à caractère médical, celles-ci ne peuvent être communiquées à l'intéressé que par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet.
Contenu
....................
Extrait de l'instruction provisoire n° 51935/DEF/SGA.
Du 05 Décembre 1979
III Droit d'accès aux fichiers nominatifs et dispositions à prendre à l'occasion des investigations de la commission nationale de l'informatique et des libertés.
1 Le droit d'accès.
1.1 Le droit d'accès (art. 34 à 40 de la loi).
1. En application de l'article 34 de la loi, « toute personne justifiant de son identité a le droit d'interroger les services ou organismes chargés de mettre en œuvre les traitements automatisés dont la liste est accessible au public en application de l'article 22 (de la loi) en vue de savoir si ces traitements portent sur des informations nominatives la concernant et, le cas échéant, d'en obtenir communication ».
L'article 36 de la loi ouvre au titulaire du droit d'accès le droit d'exiger la rectification des informations erronées.
L'article 35 énonce que le titulaire du droit d'accès peut obtenir communication en clair des informations le concernant contre paiement d'une redevance, mais que la commission nationale, saisie contradictoirement, par le responsable du fichier, peut accorder à ce dernier des délais de réponse ou même, en cas de demandes « manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique », l'autorisation de ne pas tenir compte de ces demandes.
2. Afin de faciliter l'exercice du droit d'accès, les déclarations et demandes d'avis adressées à la commission nationale de l'informatique et des libertés devront mentionner la désignation et l'adresse de l'autorité auprès de qui ce droit d'accès pourra être exercé : en règle générale, il s'agira du chef de service responsable de la mise en œuvre du traitement ou de l'autorité hiérarchique dont dépend ce dernier.
3. Une instruction ultérieure fixera le montant et les modalités de perception des redevances prévues par la loi.
1.2 Cas particulier des traitements intéressant la sûreté de l'Etat, la défense et la sécurité publique (art. 39 de la loi).
1° Dans le cas particulier des traitements intéressant la sûreté de l'Etat, la défense et la sécurité publique, la demande d'accès aux informations est adressée à la commission nationale qui délègue à cet effet l'un de ses membres appartenant ou ayant appartenu au conseil d'Etat, à la cour de cassation ou à la cour des comptes pour mener toutes investigations utiles et faire procéder aux modifications nécessaires. Celui-ci peut se faire assister d'un agent de la commission.
ANNEXE 2. Modalités d'accès aux informations du fichier omnibus.
1 Informations de gestion. (1)
L'intéressé établit une demande d'exercice de droit d'accès modèle N° 722/37. Cette demande est remise directement au chef des services administratifs qui après visa la transmet au CARDIAC. La liste des informations demandées est adressée dans un délai de 15 jours.
2 Informations à caractère « confidentiel » personnel ».
Elles concernent les notes, punitions et condamnations qui pour des raisons de confidentialité vis-à-vis des tiers ne sont pas systématiquement communiquées.
2.1 Notes.
Elles sont communiquées annuellement conformément à la procédure prévue dans l'instruction d'application du règlement de discipline générale.
2.2 Punitions — Condamnations.
Chaque année et à l'occasion d'une loi d'amnistie, le CARDIAC édite un relevé individuel de punition (code : RIP) conformément à la circulaire no 1667/DEF/EMAA/1/ADM du 24 décembre 1979 (BOC, p. 5466). Les intéressés sont autorisés à consulter ce document auprès des autorités de la base aérienne qui le détiennent. Ils peuvent éventuellement en prendre copie.
3 Informations protégées.
En vertu des dispositions des articles 32 et 44 de l'instruction no 200/DN/CAB du 18 novembre 1970 (n.i. BO), les informations relatives aux habilitations ne sont pas normalement communiquées aux intéressés. Pour obtenir un extrait du fichier relatif à ces mentions, ils doivent en adresser directement la demande à la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL, 21, rue Saint-Guillaume, 75007 Paris).
4 Rectification des anomalies constatées.
Les anomalies constatées sont signalées au service des effectifs. Ce dernier après vérification de leur bien-fondé, adresse au CARDIAC une demande de rectification de fichier qui est effectuée dans un délai de 15 jours. Une nouvelle liste d'informations exploitée à partir du fichier rectifié est adressée à l'intéressé. Si cette anomalie porte sur les punitions, un nouveau RIP est édité.
APPENDICE.
Le fichier omnibus concerne :
les militaires de carrière et sous contrat : officiers, sous-officiers, aviateurs ;
les militaires du contingent ;
les personnels des réserves.
LISTE DES INFORMATIONS CONTENUES DANS LE FICHIER OMNIBUS.
Renseignements d'ordre général.
Numéro d'incorporation air, NOM, prénoms, date et lieu de naissance, numéro national d'identité, adresse, situation de famille, diplômes, connaissance en langues étrangères, métier.
Renseignements militaires.
Date d'entrée au service, services civils validés, date départ de la pension, origine, numéro de contingent, numéro d'immatriculation, grade, historique des grades, spécialité, historique des spécialités, corps, lien au service, contrats successifs, positions successives, affectations successives, emplois tenus, date d'arrivée dans la garnison, récompenses, décorations, citations, blessures, examens militaires, stages, certificats, brevets, permis de conduire, notes, punitions, condamnations, habilitation à la 2e ou 1re catégorie.
Renseignements propres aux réservistes.
Affectation dans les réserves et critère de valeur, points obtenus lors de périodes ou séances d'instruction, fonction particulière, engagement pour la durée de la guerre, contrat d'entraînement dans les réserves.
Renseignements divers.
Campagnes (retraites et décorations), services aériens commandés, prévision de mutation, de mise à la retraite, références des ordres de mutation et de certaines décisions, volontariat outre-mer, garnisons souhaitées, mensurations.
ANNEXE 3. Modalités d'accès au fichier « heures de vol ».
Périodiquement, en principe tous les deux ans, une liste individuelle récapitulative d'activités aériennes (LIRAA) est adressée à chaque intéressé aux fins de vérifications.
Cependant, à tout moment, une LIRAA peut être obtenue par une demande d'exercice de droit d'accès modèle N° 722/37.
Procédure de rectification des anomalies constatées.
Pour les activités aériennes ayant fait l'objet de l'édition automatisée d'un relevé individuel pour services aériens commandés (RISAC) les intéressés appliquent les dispositions prévues en annexe 5 de la circulaire no 544/DPMAA/BEG/CARDIAC du 11 décembre 1979 (BOC, p. 5153).
Pour les activités n'ayant pas fait l'objet de cette édition (heures antérieures à 1979), les intéressés s'adressent directement au CARDIAC.
Les délais de rectification sont de l'ordre de 15 jours. Une nouvelle LIRAA est systématiquement éditée et retournée à l'intéressé.
ANNEXE 4. Modalités d'accès au fichier « motifs — punitions ».
Chaque année et à l'occasion d'une loi d'amnistie, est édité un RIP qui fait apparaître le texte des circonstances ayant motivé cette punition ainsi que la punition elle-même.
En ce qui concerne l'accès à ces informations, se reporter au § 2.2 de l'annexe 2.
ANNEXE 5. Modalités d'accès au fichier « CADUCEE ».
Contenu
Ce fichier concerne les officiers du service de santé affectés dans l'armée de l'air.
Il contient les informations suivantes :
Numéro national d'identité, nom, prénoms, origine, date de naissance, grade, décorations principales, affectation, qualification, diplômes militaires et civils.
Les officiers du service de santé peuvent établir une demande d'exercice de droit d'accès dans les conditions prévues au § 3 de la présente circulaire.
Les demandes de rectifications éventuelles sont adressées au CARDIAC qui dans un délai de 15 jours, adresse à l'intéressé un nouvel extrait rectifié du fichier.