1. Objet.

La présente circulaire a pour objet d'informer les armées sur la procédure à appliquer en cas de faits techniques (défauts de fonctionnement ou détérioration) survenus sur des équipements terrestres, aéronautiques ou maritimes (moteurs, turbomachines, circuits hydrauliques, organes de transmissions, pièces mécaniques, etc.) susceptibles d'être imputés à la qualité des produits pétroliers, qu'ils soient ou non distribués par le service des essences des armées (SEA).

Cette circulaire s'inscrit dans le cadre du soutien spécialisé du domaine pétrolier décrit dans le document de référence ⁽¹⁾ et ce, quel que soit le cycle du soutien considéré (acquisition, production ou consommation). Elle n'exonère pas les unités subissant un fait technique pouvant avoir pour origine les produits pétroliers, de rendre compte à leur chaîne hiérarchique et de faire appel au soutien spécifique dont elles font l'objet.

Cette circulaire ne traite pas des procédures relatives aux événements aériens qui font l'objet de textes spécifiques.

2. Responsabilités.

Lorsqu'un fait technique susceptible d'être imputé aux produits pétroliers survient dans une unité, une expertise peut alors être conduite par le SEA, à la demande de l'unité concernée. La répartition des responsabilités entre les différentes entités du SEA est définie de la façon suivante :

• l'autorité d'exploitation de tutelle ⁽²⁾ du service des essences des armées (AET), est responsable, en relation directe avec l'unité sur le terrain, du déclenchement de la procédure, du recueil des informations et du prélèvement des échantillons de produits ;

• le centre d'expertise pétrolière interarmées (CEPIA) est responsable de l'expertise et de son suivi et à ce titre, il conduit les analyses de produit ou essais spécifiques. En liaison avec l'AET et l'unité impliquée, il précise le type de prélèvements à effectuer initialement et peut demander par la suite, si nécessaire, des informations ou prélèvements complémentaires. Dans le cadre de l'expertise, il peut être amené à consulter des organismes appartenant ou non au ministère de la défense (équipes techniques, constructeur, etc.). À partir des résultats obtenus, il émet un avis sur les causes probables du fait technique et sur son imputabilité ou non à la qualité des produits expertisés. Il émet, le cas échéant, des recommandations à l'ensemble des organismes et unités des armées intéressées ;

• l'AET informe la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA), bureau exploitation pétrolière (DCSEA/SDO/SDO2), de l'avancement de l'expertise.

3. Procédure à appliquer.

La réussite de l'expertise repose avant tout sur le respect de la procédure décrite dans le logigramme décisionnel figurant en annexe I., en particulier sur la qualité de l'information recueillie et des échantillons de produits pouvant être incriminés.

3.1. Compte rendu immédiat.

L'unité ayant rencontré le fait technique, alerte dans un premier temps son dépôt SEA de rattachement par la transmission d'un compte rendu immédiat par téléphone ou courrier électronique.

Dès réception, le chef de dépôt rend compte à l'AET qui fait prendre si nécessaire des mesures immédiates (isolement du véhicule, prise d'échantillon à la soute du carburant, saisie des bidons de produits lubrifiants, etc.) et prévient le CEPIA du déclenchement de la procédure d'expertise. Ce dernier indique à l'AET les prélèvements à effectuer.

3.2. Recueil initial de l'information.

L'AET demande à l'unité de rédiger un compte rendu type ⁽³⁾ par lequel elle communique les éléments suivants :

• identification de l'unité ;

• identification et caractéristiques du matériel concerné ;

• circonstances du fait technique et diagnostic établi ;

• caractéristiques du produit incriminé ;

• mesures prises par l'unité.

Tout autre renseignement relatif au matériel (photographies, photocopies du carnet de véhicule, etc.) doit être joint au compte rendu.

Afin de recueillir les meilleures informations possibles pour l'expertise, ce compte rendu doit être retourné au plus vite à l'AET qui le complète et le transmet au CEPIA en précisant quelles mesures immédiates elle a fait prendre. Il appartient à l'unité de rendre compte à sa direction technique de rattachement qu'une expertise est en cours (envoi du compte rendu en copie).

L'AET informe la DCSEA, bureau exploitation pétrolière, du déclenchement de la procédure d'expertise.

3.3. Prélèvement et transmission des échantillons.

Après avoir pris connaissance du compte rendu type et demandé, le cas échéant, des informations complémentaires à l'unité concernée, l'AET ordonne au dépôt de rattachement de prélever les échantillons de produits sur le matériel endommagé en indiquant la procédure à appliquer. Le prélèvement doit être accompli avec soin en prenant garde de ne pas souiller le produit afin de permettre au CEPIA d'obtenir des résultats exploitables et représentatifs. Il doit être parfaitement identifié. Le responsable désigné peut contacter le CEPIA s'il a des doutes sur la procédure de prélèvement à mettre en œuvre.

C'est prioritairement le SEA qui procède au prélèvement d'échantillon de produit sur le matériel. Toutefois, dans le cas où l'organe est endommagé et doit malgré tout être démonté par les responsables de la maintenance de l'unité avant l'intervention du SEA, un échantillon peut être prélevé par l'unité elle-même après en avoir avisé l'AET ; il sera alors pris soin de ne pas souiller les produits lors du prélèvement et de les maintenir isolés dans un endroit propre.

Le responsable veillera dans la mesure du possible à prélever également un échantillon de produit « neuf » (carburant de la soute, produit issu du bidon, à défaut du lot stocké). Au cas où il constate de facto que le produit « neuf » présente un aspect douteux, il en rend compte immédiatement afin de faire interdire, le cas échéant, l'utilisation du lot défectueux.

Les échantillons prélevés sont envoyés par le dépôt au CEPIA, accompagnés d'une demande d'analyse ⁽⁴⁾ dûment remplie.

3.4. Exploitation des résultats.

Les échantillons sont analysés par le CEPIA qui peut, en cas de besoin, demander des prélèvements ou informations complémentaires à l'AET ou directement à l'unité. Le cas échéant, des investigations supplémentaires peuvent être menées auprès de différents organismes du ministère de la défense [structure intégrée du soutien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense (SIMMAD), structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres (SIMMT), service de soutien de la flotte (SSF), direction générale de l'armement (DGA), etc.)] voire du constructeur.

Une fois les analyses effectuées, le CEPIA exploite les résultats et rédige son rapport d'expertise à l'attention de l'unité, de l'AET (avec copie au dépôt de rattachement) et de la DCSEA. Il appartient à l'unité de rendre compte à sa direction technique de rattachement des conclusions de l'expertise.

Des recommandations peuvent également être diffusées par le CEPIA aux organismes des armées et du SEA susceptibles d'être concernés.

4. DISPOSITIONS DIVERSES.

La circulaire n° 5710/DEF/DCSEA/SDE/1TD du 19 septembre 2006 relative à la procédure d'expertise en cas d'incident survenant sur des matériels mettant en cause des produits pétroliers sera abrogée.

La circulaire sera publiée au Bulletin officiel des armées.