1. Documents dont la signalisation est obligatoire.

L'article premier de la loi 17 juillet 1978 donne la liste limitative des types de documents administratifs qui doivent être portés à la connaissance du public soit par leur publication soit par leur signalisation.

Doivent obligatoirement faire l'objet d'une signalisation les documents qui réunissent les trois conditions suivantes :

  1.1. Ne pas être couverts par diverses catégories de secret définies à l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978.

Le principe de la communication des documents administratifs ne s'applique pas lorsque cette communication porte atteinte  :

• au secret des délibérations du gouvernement et des autorités relevant du pouvoir exécutif  ;

• au secret de la défense nationale ou de la politique extérieure  ;

• à la monnaie et au crédit public, à la sûreté de l'Etat et à la sécurité publique  ;

• au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou d'opérations préliminaires à de telles procédures, sauf autorisation donnée par l'autorité compétente  ;

• au secret de la vie privée, des dossiers personnels et médicaux  ;

• au secret en matière commerciale et industrielle  ;

• à la recherche, par les services compétents, des infractions fiscales et douanières  ;

• et de façon générale, aux secrets protégés par la loi ⁽³⁾.

Ces documents sont normalement revêtus d'une mention de protection.

En ce qui concerne la protection du secret de défense nationale, ces mentions sont prévues par le décret n^o 81-514 du 12 mai 1981 ⁽⁴⁾ relatif à l'organisation de la protection des secrets et des informations concernant la défense nationale et la sûreté de l'Etat et font l'objet de dispositions particulières prises pour l'application de ce texte, notamment sous le timbre du secrétariat général de la défense nationale.

Pour la protection des documents non couverts par le secret de la défense, il convient d'utiliser la mention « diffusion restreinte », ou « confidentiel » suivie d'un mot qui précise le motif de la protection : « industrie », « personnel », « médical », etc.

  1.2. Appartenir à l'un des types de documents suivants, énumérés par la loi et soumis à l'obligation de signalisation :

Dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux statistiques, avis, à l'exception des avis du conseil d'Etat et des tribunaux administratifs, prévisions et décisions revêtant la forme d'écrits, d'enregistrements sonores ou visuels, de traitements automatisés d'information non nominatives ⁽⁵⁾.

  1.3. Avoir un caractère administratif et non nominatif.

Les documents à caractère administratif et non nominatif ⁽⁶⁾ sont ceux qui concernent une activité d'administration.

Ainsi les documents traitant de questions d'ordre technique qu'il s'agisse de technique militaire proprement dite (progression à suivre pour l'entraînement des nageurs de combat, entraînement, manœuvres, par exemple) ou des techniques diverses (modes opératoire du démontage d'un moteur de char) ne sont pas soumis à l'obligation de communication. Il en est de même des statistiques à caractère technique.

2.

Les documents administratifs énumérés dans l'article premier de la loi et susceptibles d'être signalés sont présentés ci-après :

  2.1. Les dossiers : il doit s'agir des dossiers établis dans le cadre d'une procédure réglementaire donnant lieu à une décision, comme, par exemple, une déclaration d'utilité publique. Ils sont signalés par la référence à la décision prise à leur clôture.

Sont exclus les dossiers de marché de même que les dossiers de personnel ou relatifs à l'avancement ou à des sanctions dès lors que ces dossiers contiennent des informations nominatives.

  2.2. Les rapports et les études sont à signaler sauf s'ils contiennent un élément d'un dossier préalable à la prise d'une décision ; seule cette dernière est alors à signaler. Il n'y a pas lieu de tenir compte de leur caractère, périodique ou occasionnel, ni de leur origine ni du destinataire. Le contenu du document sera donc le critère essentiel à prendre en considération compte tenu des précisions données à l'article 3. C'est la nature du document qui permettra de conclure à sa communicabilité ou non. Ainsi, par exemple, ne seront pas signalés les rapports de conseils d'enquête ou les rapports d'inspection mettant en cause le personnel civil ou militaire.

Les rapports élémentaires destinés à être repris dans un rapport d'ensemble sont des documents préparatoires et ne doivent pas être signalés.

  2.3. Les comptes rendus à signaler doivent avoir le caractère d'un document administratif établi selon les formes précisées par la réglementation en vigueur : comptes rendus d'activité, d'opérations, d'état d'avancement de travaux…

L'obligation ne s'applique pas aux comptes rendus qui sont des pièces de correspondance courante.

  2.4. Les procès-verbaux à signaler sont des documents établis, pour faire connaître ce qui a été dit, constaté ou fait, par exemple, par des comités techniques paritaires ou des instances jouant un rôle analogue. Il ne doit pas s'agir de documents nominatifs tels les procès-verbaux qui ont pour objet de manifester l'accord sur leur contenu des parties auxquelles ils s'appliquent et qui les ont signés : procès-verbal de recensement, procès-verbal de réception…

Sont donc à signaler les procès-verbaux qui font état de constatations purement matérielles et non susceptibles de permettre d'aboutir à l'identification et à la mise en cause d'une personne à l'occasion de ces constatations.

En application des dispositions contenues dans l'article premier de l' arrêté du ministre de la défense du 17 novembre 1980 , les procès-verbaux de la gendarmerie n'ont pas à être signalés.

  2.5. Les statistiques sont à signaler lors de leur parution à l'état définitif. En pratique, cette obligation incombe, notamment, aux autorités responsables de bureaux de statistiques.

Les statistiques établis en vue d'une exploitation particulière sont des documents préparatoires signalés par le document établi à partir de leurs données.

  2.6. Les avis à signaler ⁽⁷⁾ sont ceux des conseils, comités ou commissions qui ont la charge de les formuler au cours d'une procédure réglementaire. Il s'agit d'actes administratifs bien identifiés par des instances qui ont réglementairement cette charge.

Les avis qui ont pour objet d'informer le public, comme un avis de concours font l'objet d'une publication et n'ont pas à être signalés.

Les opinions émises sous forme d'avis, de notes d'observations… par diverses autorités dans le cadre de l'expédition des affaires courantes sont des pièces de correspondance qui ne sont pas signalées.

  2.7. Les prévisions à signaler sont des décisions prévisionnelles relatives à un programme d'exécution de plusieurs mesures d'approvisionnement, de construction, de recrutement…

Par contre, les prévisions d'exécution d'ordre budgétaire ou comptable sont des documents financiers ; elles n'ont pas à être signalées non plus que les études prospectives.

  2.8. Les décisions sont à signaler lorsqu'elles se situent au terme d'une procédure réglementaire ou d'une étude. Elles sont des documents administratifs qui ont, normalement, un caractère ponctuel. Elles n'ont pas à être signalées si elles s'insèrent dans le processus qui doit aboutir à la prise d'une décision ou d'un texte qui fait l'objet d'une publication.

3. Procédure de signalisation et de communication des documents signalés.

(Modifié : 1er mod.)

  3.1. Chaque organisme de l'administration centrale figurant dans le décret n^o 77-1343 du 6 décembre 1977 ⁽⁸⁾ portant organisation de l'administration centrale du ministère de la défense est chargé de la collecte des renseignements relatifs à la signalisation des documents administratifs qui relèvent de sa compétence, qu'ils émanent de l'administration centrale, des organismes rattachés ou des organismes sous tutelle chargés de la gestion d'un service public, la délimitation des compétences est arrêtée en tant que de besoin par les autorités énumérées à l'article premier du décret n° 77-1343 pour les organismes qui en relèvent.

  3.2. La signalisation doit intervenir dans les quatre mois qui suivent la date du document concerné. Elle est effectuée par la mention au Bulletin officiel des armées de la référence du document (titre, objet, origine, date) et de l'organisme (nom, adresse et numéro d'appel téléphonique) où il peut être consulté ou auquel la communication peut être demandée ⁽⁹⁾.

  3.3. Les états de signalisation sont regroupés par la CPBO sous forme de tableau. L'insertion de ce dernier dans le fascicule de l'édition chronologique du Bulletin officiel des armées est annoncée en page deux dudit fascicule. Si celui-ci ne comporte pas de documents signalés, mention en est faite à cette même page.

  3.4. La commission permanente de refonte et de publication du Bulletin officiel des armées (CPBO) est chargée de satisfaire les demandes de consultation et, le cas échéant, de communication des documents signalés.

  3.5. La communication du document signalé est réalisée par la cession d'une copie de ce dernier aux frais du demandeur selon les modalités définies par l' arrêté interministériel du 29 mai 1980 ⁽¹⁰⁾.

4.

(Nouvelle rédaction : 1er mod.)

La commission permanente de refonte et de publication du Bulletin officiel des armées adressera à la direction des affaires juridiques, le 1er février de chaque année, l'état numérique des documents signalés, classés par organisme d'origine, et des demandes de consultation et de communication dont elle aura été saisie durant l'année précédente.

5. Interprétation de la réglementation et résolution des cas d'espèces.

  5.1. La direction des affaires juridiques assure l'examen des problèmes généraux d'application au sein du ministère de la défense de la législation et de la réglementation relative à l'accès aux documents administratifs, à leur publication et à leur signalisation. Elle peut être saisie de toute question juridique se rapportant à ces domaines.

  5.2. Les cas d'espèce présentant des difficultés d'application sont soumis pour décision, au cabinet du ministre (sous-direction des bureaux du cabinet, bureau correspondance et discipline générale) accompagnés des documents en cause et des avis motivés des différentes autorités concernées.

6.

La présente instruction abroge et remplace l'instruction provisoire n^o 4339/C/K du 30 janvier 1980. Elle sera diffusée dans les armées jusqu'à l'échelon des officiers généraux commandants de région ou autorités assimilées.

7. Préambule.

Objet de l'instruction.

Le titre premier de la loi n^o 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée par la loi 79-587 du 11 juillet 1979 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public a posé le principe de la liberté d'accès aux documents administratifs.

Ce principe s'inscrit dans un ensemble de garanties et de droits nouveaux reconnus aux personnes dans le domaine de l'information par des lois récentes. Il a toutefois des limites qui sont celles imposées par la protection des secrets nécessaires à la sauvegarde de l'intérêt public, notamment de la défense nationale, et celle des droits des tiers qui peuvent être concernés.

En vue de faciliter à toute personne l'accès aux documents administratifs de caractère non nominatif, l'article 9 de la loi du 17 juillet 1978 impose leur communication soit par leur publication soit par la signalisation ⁽²⁾.

Cet article énumère les documents qui doivent obligatoirement être publiés, les autres devant être signalés par la publication de leurs références.

La présente instruction a pour but de préciser les conditions de la signalisation des documents administratifs non publiés émanant de l'administration centrale du ministère de la défense et des organismes qui lui sont rattachés.