Préambule.

Selon l'instruction de première référence, les clients du service des essences des armées (SEA) pouvant bénéficier des prestations du SEA se répartissent en trois types et six natures :

TYPE DE CLIENT.	NATURE DE CLIENT.
Défense	Ministère de la Défense français
Public (1)	Organismes français de droit public relevant de l'État
	Autres organismes publics français (2) ou étrangers
	Forces armées étrangères OTAN
	Forces armées étrangères non OTAN
Privé (1)	Organismes de droit privé

Le périmètre des prestations comprend :

• les cessions de produits pétroliers ;

• la fourniture de biens liés à une activité pétrolière ;

• la réalisation de services complémentaires liés à l'activité pétrolière et dans le cadre des activités retracées par le compte de commerce n° 901 « Approvisionnement de l'État et des forces armées en produits pétroliers, biens et services complémentaires ».

Les « services complémentaires » désignent les prestations de service réalisées ou prescrites par le SEA : conseil et assistance, audit et expertise, visites de contrôle et d'entretien, formations spécifiques, analyses de produit, etc.

Les dispositions de la présente instruction particulière s'appliquent à l'ensemble des formations rattachées organiquement au SEA, qu'elles soient stationnées sur le territoire français (métropole et outre-mer), en mission à l'étranger ou déployées dans le cadre d'une opération extérieure (OPEX).

Outre les principes généraux, la présente instruction particulière décrit les procédures mises en œuvre pour l'admission des clients, la contractualisation selon leur type, et l'exécution des prestations par le SEA.

1. Principes généraux d'admission des clients au bénéfice des prestations du service des essences des armées et de contractualisation.

Tous les types de client doivent faire l'objet d'une admission préalable en tant que client du SEA, pour les clients publics et privés, cette admission doit être complétée par une contractualisation.

1.1. Admission des clients défense.

Clients naturels du service, ces organismes sont admis de plein droit au bénéfice des prestations du SEA. Ce processus d'admission est décrit en appendice III.A.

1.2. Contractualisation avec les clients publics et privés.

A l'inverse des clients défense, les clients publics et privés ne sont pas admis de plein droit au bénéfice des prestations du SEA. 

Ces types de client peuvent, sous certaines conditions, bénéficier des prestations du SEA après contractualisation. Le processus global de contractualisation s'effectue en plusieurs étapes et comprend :

• la demande de prestation par le client ;

• l'instruction de la demande ;

• l'admission du client et sa codification ou non ;

• la passation du support contractuel.

Le processus global de contractualisation est décrit en appendice III.C, III.D et III.E.

Afin de délimiter son action en matière de prestations extérieures à la défense, le SEA retient, pour ces types de client, les principes suivants :

1.2.1. Le principe de saisie.

Le SEA ne peut effectuer de prestation de soutien pétrolier que s'il est régulièrement saisi. Cette saisie est régulière lorsque le demandeur public ou privé agit soit :

• en tant que ou pour le compte d'un organisme français étatique ou étranger de droit public ;

• dans le cadre de la participation à l'exécution même d'une mission de service public national ;

• dans un but d'intérêt général ⁽³⁾.

Les organismes désirant bénéficier des prestations du SEA doivent préalablement en faire la demande formelle selon les modalités définies au point 2.

1.2.2. Le principe de contractualisation.

Les relations entre le SEA et son client doivent faire l'objet d'une contractualisation adaptée à la nature de la prestation et qui peut prendre la forme d'une convention, d'un protocole, d'un contrat interne d'acquisition ou d'un bon de commande.

1.2.3. Le principe de durée.

L'admission et la contractualisation sont révocables, dès lors que l'un des principes mentionnés infra n'est plus rempli.

1.2.4. Le principe de priorité.

Un client, autre que le client défense, demeure soumis aux exigences de la priorité des missions fixées par l'état-major des armées au SEA.

2. Admission et contractualisation avec les clients.

Les dispositions du présent paragraphe s'appliquent à tous les clients et à toutes les prestations, exceptées les cas particuliers, objets du point. 3.

Les modalités d'admission et de contractualisation varient selon la typologie des clients définie supra (client défense, client public et client privé).

2.1. Admission des clients défense et codification.

Toute demande d'admission doit être adressée au SEA qui procède alors à la codification du client.

Lorsque le besoin exprimé ne présente pas de caractère récurrent, le client se voit attribuer un code générique. Dans le cas contraire, le SEA peut décider d'identifier le demandeur par un code unique. Le bureau « exploitation pétrolière » (SDO2) de la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA) adresse une demande de codification au bureau « exploitation » de la direction de l'exploitation et de la logistique pétrolières interarmées (DELPIA) puis valide le code créé et le transmet au client.

L'attribution du code client autorise le début d'exécution des prestations et notamment les cessions de produits.

2.2. Contractualisation avec les clients publics et privés.

La contractualisation avec les clients publics et privés comprend plusieurs étapes dont l'admission et l'attribution d'un code client et la passation de la convention liant le SEA à son client.

2.2.1. Forme de la demande.

La demande de prestation doit faire l'objet d'une demande écrite adressée au SEA, conformément au modèle joint en annexe II.

Elle doit préciser :

• dans tous les cas, l'identification du demandeur et, le cas échéant, du payeur s'il s'agit d'un organisme distinct du demandeur. En outre, les clients privés doivent détailler les motifs qui conduisent à s'adresser au SEA ;

• pour les cessions de produits pétroliers : le type de produit demandé, le volume estimé, le lieu de ravitaillement, la fréquence du besoin, le type de conditionnement, le mode de livraison etc ;

• pour les services complémentaires : la nature de la prestation, la périodicité, la quantité estimée etc.

2.2.2. Instruction de la demande par le service des essences des armées.

2.2.2.1. Recueil du besoin et avis des entités du service des essences des armées.

Toute demande initiale de prestation reçue par une entité du SEA est transmise au bureau SDO2 de la DCSEA qui procède à son instruction en fonction du type de client (cf. logigrammes en annexe III.).

Les entités du SEA sollicitées par SDO2 doivent formuler :

• un avis sur la faisabilité de la prestation requise (avis technique et avis d'opportunité en fonction des autres priorités de l'établissement du SEA concerné) ;

• un avis sur l'opportunité d'admission pour les clients autres que les clients défense permettant de vérifier le bien-fondé de la demande.

Cette instruction peut relever notamment :

• des officiers de liaison (OLSEA) en fonction auprès des armées et formations rattachées (état-major des armées, état-major de l'armée de terre, état-major de l'armée de l'air, état-major de la marine, direction générale de l'armement, etc), habilités à recevoir les demandes émanant des formations relevant directement de ces autorités ;

• des détachements du SEA (DSEA) ou organismes assimilés en outre-mer ou auprès des états-majors interarmées en pays étranger ; ces derniers reçoivent les demandes émanant des formations stationnées sur leur territoire ou émanant d'armées étrangères ;

• du bureau « opérations » de la DCSEA (SDO1). Ce bureau est chargé de planification de la logistique pétrolière et de la conduite du soutien pétrolier en opérations extérieures (OPEX), sur le territoire national, lors des manœuvres et exercices des forces armées ;

• des bureaux «  équipements » (SDO 3) ou « fonction immobilière » (SDO 4) de la DCSEA en charge de de la gestion, du maintien en condition et du renouvellement du matériel pétrolier des armées et du maintien en condition et du renouvellement du patrimoine immobilier du service ;

• de la DELPIA (les besoins reçus par les échelons de proximité des établissements des essences (ÉPÉE) et les dépôts sont transmis à la DELPIA) ;

• du centre d'expertise pétrolière interarmées (CEPIA).

2.2.2.2. Vérification de la demande par le bureau exploitation pétrolière.

Les renseignements portés sur la demande de prestation, objet de l'annexe II., sont vérifiés par SDO2 quelle que soit la prestation demandée.

SDO 2 vérifie la régularité de la constitution du dossier et contrôle en particulier si les justifications fournies par le demandeur sont conformes aux principes généraux définis par le SEA pour les clients hors défense (cf. point 1. supra). L'examen de la demande est réalisé par SDO2 au vu des critères énoncés au point 1. SDO2 veille, par exemple, dans le cadre de la défaillance du secteur privé, au respect du principe de non concurrence qui s'impose au SEA.

Une attention particulière doit être portée aux informations suivantes :

• l'identification de l'organisme à facturer, qui peut être différente de l'organisme demandeur ;

• l'identité des personnes habilitées à certifier le service rendu ;

• les conditions de paiement.

2.2.3. Validation de la demande - admission du client.

Le sous-directeur opérations de la DCSEA ou son représentant valide la demande, cette décision donne lieu à une notification d'admission ou de refus.

L'admission du client emporte acceptation de sa demande de prestations, telle qu'instruite aux conditions du SEA, dans le projet de convention que lui transmet SDO2.

Dans le cas où l'admission est refusée, la décision, non motivée, est notifiée au demandeur et diffusée au sein du SEA.

2.2.4. Codification.

Lorsque la demande de prestation est validée, le SEA peut décider d'identifier le demandeur par un code unique. La codification unique n'est pas systématique et lorsque le besoin exprimé ne présente pas de caractère récurrent ; le client se voit attribuer un code générique.

SDO2 adresse une demande de codification à la DELPIA puis valide le code créé et le transmet au client. Le code client est reporté sur la convention.

Pour les clients autres que les clients défense, le début des prestations n'est possible qu'après entrée en vigueur de la convention qui le lie au SEA.

2.2.5. Mode de contractualisation.

Pour les clients autres que les clients défense, toute prestation doit faire l'objet d'un document écrit définissant les modalités administratives, techniques et financières d'exécution, validant l'échange de volonté des deux parties.

La contractualisation avec un client admis peut prendre la forme d'une convention, d'un bon de commande, d'un contrat interne d'acquisition ou d'un protocole.

2.2.5.1. Demande initiale : convention cadre.

Pour les demandes initiales concernant des besoins récurrents, une convention cadre est rédigée par SDO2 (cf. synoptique d'une demande de prestation en  annexe I.).

Un modèle de convention cadre figure en annexe V. Ce document, donné à titre indicatif doit être adapté à chaque demande.

Le projet adressé au demandeur détaille les droits et obligations de chaque partie, définit notamment le type de cession pour les produits pétroliers, la nature, la durée des prestations et le mode de paiement.  

Le projet de convention est soumis au visa de la division performance synthèse de la DCSEA avant envoi au demandeur. Au retour des deux exemplaires signés de la convention, SDO2 les soumet à la signature du directeur central du SEA. Par suite, un exemplaire original est retourné au client et le cas échéant, une copie est adressée à l'organisme payeur, s'il est différent du demandeur. Une copie de la convention est adressée à l'autorité ayant reçu la demande initiale, à la DELPIA, au comptable du compte de commerce ainsi qu'aux établissements chargés de l'exécution des prestations. Le second exemplaire original est conservé par la DPS (cf. logigrammes en annexe III.).

2.2.5.2. Convention particulière ou contrat de service.

En fonction de la nature des prestations envisagées, la convention cadre peut prévoir précisément l'ensemble des modalités de réalisation de la prestation ou renvoyer à un contrat de service pour les prestations complexes. Pour les cessions de produits pétroliers, selon le nombre de points de livraison demandés, les modalités de commande, de livraison, de certification du service rendu, propres ou non à chaque site à ravitailler peuvent être prévues par un contrat de service pris en application de la convention cadre. Un modèle de contrat de service figure en annexe VI. Pour les clients dont le besoin est réparti sur plusieurs sites et couvre des volumes importants, il est recommandé de prévoir dans une convention cadre les dispositions générales et de décrire plus finement les modalités particulières d'exécution dans un ou des contrats de service.

La convention cadre, dont la rédaction incombe à SDO2, mentionne la déclinaison en un ou plusieurs contrats de services et désigne l'organisme du SEA en charge de la rédaction du ou des contrat(s) de service.

De même, pour les demandes de prestations non récurrentes, une convention particulière peut être conclue, il peut alors s'agir d'un contrat interne d'acquisition, d'une convention de réalisation d'une prestation d'expertise (cf. modèle en annexe VII.). Le SEA peut décider de ne pas codifier le demandeur conformément au point 3.3. infra.

2.2.5.3. Bon de commande.

La signature d'une convention (cadre ou particulière) peut, pour des organismes dont le besoin n'est pas récurrent, ne pas être requise par le SEA. La prestation peut alors faire l'objet d'un bon de commande.

S'agissant de la demande de services complémentaires, elle est réalisée, dans tous les cas selon le modèle joint en annexe II. ; le responsable de domaine du SEA établit un devis pour la prestation, qu'il transmet au demandeur. Ce dernier, s'il agrée les conditions tarifaires et les modalités de réalisation proposées par le SEA, passe alors une commande qu'il transmet au SEA.

Dans ce cas, la codification pour ce client qualifié d'occasionnel n'est pas obligatoire conformément au point 3.3. infra.

3. Cas particuliers.

3.1. Codifcation des clients défense pour les manoeuvres, excercices et opérations extérieures ou sur le territoire national.

Pour les organismes du ministère de la défense français, les modalités pratiques de mise en œuvre du soutien pétrolier sont précisées dans une directive administrative et logistique (DAL) pour chaque exercice ou opération extérieure. Elles sont complétées par les ordres administratifs et logistiques (OAL) élaborés par les états-majors d'armées. Ces activités étant normalement budgétisées par les forces armées, les unités qui y participent utilisent leur propre code client. Si la manœuvre, l'exercice ou l'engagement opérationnel nécessite la création d'un code client particulier, la demande est traitée par les OLSEA auprès des états-majors selon la procédure d'admission décrite au point 1.1.

Le bureau SDO1 s'assure que les modalités de financement des cessions de produits pétroliers sont décrites dans la DAL et les OAL.

3.2. Contractualisation avec des armées étrangères en manoeuvre, en exercice ou en opérations.

La contractualisation pour les armées étrangères peut passer par un arrangement technique (AT). La demande de prestation doit alors contenir tous les éléments nécessaires à la conclusion de cet arrangement qui tient lieu de convention.

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3.2.1. Manoeuvre et exercice sur le territoire national.

En application d'une convention internationale, d'un accord intergouvernemental dûment ratifié ou à la suite d'un échange de lettres entre les ministres de la défense de chaque partie concernée, l'état-major des armées (EMA) ou l'armée pilote rédige au cas par cas un AT fixant les modalités pratiques du soutien des forces présentes sur le territoire national.

Dans le domaine du soutien pétrolier, l'AT précise la procédure de délivrance des produits, les modalités de remboursement des sommes dues ainsi que l'identité de l'autorité militaire étrangère auprès de laquelle la mise en recouvrement sera effectuée.

Les armées dont émane la demande qui ne sont pas déjà codifiées, font l'objet d'une codification.

Le bureau SDO1 s'assure que les modalités de financement des cessions de produits pétroliers sont décrites dans cet AT.

3.2.2. Opérations extérieures et sur le territoire national.

Dès la phase de planification, SDO1 collecte, en liaison avec l'EMA, les informations nécessaires à l'identification des clients (pays ou organismes particuliers à soutenir) et les transmet à SDO2, accompagné, le cas échéant, d'un avis technique sur les conditions de réalisation des prestations.

Les modalités pratiques de mise en œuvre du soutien pétrolier sont précisées dans la DAL de l'opération ou dans l'annexe relative au soutien logistique pétrolier de la directive organisant l'opération. Pour chacun des pays et organismes soutenus autre que défense, ces modalités font l'objet d'un AT passé par le SEA en application des arrangements internationaux. Les différents bureaux de la DCSEA sont chargés, chacun pour ce qui le concerne, de la rédaction des dispositions de cet AT.

En cas d'urgence, la décision d'admission des unités étrangères participant à une opération extérieure peut intervenir à titre de régularisation. Du fait de leur intégration au dispositif du théâtre d'opération, ces unités sont dispensées de la signature d'une convention. Les éléments d'identification sont recueillis par SDO1 avec soin afin d'être en mesure de facturer la prestation.

Les prestations sont, en principe, facturées a posteriori. Pour les pays signataires de l'accord de normalisation de l'Organisation du traité de l'Atlantique Nord (OTAN) sur les procédures d'aide logistique mutuelle, le formulaire décrit en annexe de cet accord (STANAG 2034) est le document officiel utilisé pour les règlements entre services comptables des pays de l'OTAN. Le bon de cession SEA est joint en complément de l'annexe au STANAG à des fins de vérification. Ces documents sont impérativement  contresignés par le client afin de certifier le service rendu.

Les organismes non militaires présents sur le théâtre font l'objet de la procédure normale d'admission des clients décrite au point 2. L'éventuelle application de la procédure d'urgence ne les dispense pas de la signature d'une convention.

3.3. Cessions de produits pétroliers au profit de clients non codifiés, occasionnels ou de passage.

La signature d'une convention n'est pas exigée pour les clients non codifiés, occasionnels ou de passage. La contractualisation se fait alors par établissement d'un formulaire de cession (cf. annexe III. appendice III.E.).

Pour les clients non codifiés occasionnels ⁽⁴⁾ ou de passage,  le principe retenu est le paiement immédiat de la prestation, sauf en cas d'urgence avérée (telle que les évacuations sanitaires) et sauf pour les organismes militaires étrangers appartenant à l'OTAN.

Ce principe s'applique :

• aux organismes  français de droit public relevant de l'État ;

• aux autres organismes publics français ou étrangers, y compris les forces armées étrangères non OTAN ;

• aux organismes de droit privé français et étrangers.

Par ailleurs, en fonction de la quantité de produit demandée, le SEA peut n'accepter qu'une livraison partielle, particulièrement si le volume demandé est susceptible d'impacter l'approvisionnement des forces françaises.

En cas d'impossibilité de paiement immédiat, l'établissement ne doit pas, sauf en cas d'urgence, assurer la cession. Le chef d'établissement rend compte immédiatement à la DELPIA.

Dans tous les cas, le formulaire de cession est renseigné par le dépôt avec la plus grande précision et comporte a minima : le type et l'immatriculation de l'appareil, l'organisme bénéficiaire, l'organisme à facturer et le nom de la personne physique ayant demandé la cession.

En l'absence de code client, le représentant local du SEA établit un bon de cession portant un code particulier réservé exclusivement aux clients non codifiés occasionnels ou de passage. Ce code, modulé en cinq occurrences, permet d'identifier la nature du client.

Lorsque le client appartient à l'OTAN, le représentant local du SEA peut être amené à compléter le bon de cession par l'ajout d'un formulaire spécifique (annexe au STANAG 2034).

3.4. Procédure d'urgence.

En cas d'urgence, la procédure d'admission des clients du SEA peut être allégée par rapport à la procédure normale. Le code du client est immédiatement déterminé par le bureau SDO2 en liaison avec le bureau finances de la DELPIA, cette dernière effectuant l'enregistrement dans le système d'information. La phase de vérification de la demande intervient alors a posteriori.

Si les délais ne permettent pas la procédure allégée (évacuation sanitaire ou don d'organe, etc), le représentant local du SEA peut effectuer une cession à condition de relever l'identification précise du demandeur (renseignements sur l'organisme et sur la personne, identification complète du matériel ravitaillé) et de faire signer une reconnaissance de dette (cf. modèle en annexe IV.).

La décision d'admission est prise par le sous-directeur Opérations de la DCSEA en régularisation de la situation du client vis-à-vis du SEA. Sa notification est accompagnée de la convention pour signature.

En cas de refus d'admission, le SEA facturera les ravitaillements effectués et entreprendra auprès du bénéficiaire toute action nécessaire pour obtenir le paiement de la prestation. L'organisme ne pourra plus alors bénéficier des prestations du SEA.

4. Exécution de la convention.

4.1. Demande de prestation en cours de convention.

Toute nouvelle demande de prestation non expressément prévue ou décrite dans la convention cadre ou dans une convention particulière est examinée par le SEA. La demande de prestation se fait selon le même formalisme que toute demande initiale (en complétant le verso de l'annexe II. modèle de demande de prestation).

Pour un client déjà codifié, et une prestation prévue à la convention : la convention cadre peut ouvrir au client le bénéfice d'une prestation dont les modalités de réalisation ne sont pas connues au moment de sa signature. La prestation n'est alors précisée qu'au moment de la survenance du besoin et ses modalités sont définies dans une convention particulière ou un bon de commande. Par exemple, la possibilité de demander la réalisation d'un audit sera prévue par la convention cadre mais la mission ponctuelle envisagée sera réglée par convention particulière (cf. modèle en annexe VI.). La convention initiale prévoit alors les modalités de rédaction et de passation de cette convention.

Pour un client déjà codifié, et une prestation qui ne figure pas à la convention cadre, deux options sont possibles :

• si la prestation demandée revêt un caractère récurrent, il convient d'introduire cette nouvelle prestation à la convention cadre par voie d'avenant ;

• si la prestation demandée est ponctuelle, elle peut faire l'objet d'un bon de commande, voire d'une convention particulière.

Les prestations sont réalisées par le SEA selon les modalités prévues à la convention cadre, au contrat de service,  à la convention particulière ou au bon de commande.

Une fois la ou les prestations réalisées, le service rendu fait l'objet d'une certification de la part du client selon les modalités fixées à la convention ou du bon de commande, qui varient en fonction de la prestation et de la nature du client. Cette certification peut intervenir pour chaque prestation ou selon une périodicité à définir lorsque les besoins exprimés supposent une exécution successive et régulière des prestations.

Les prestations effectuées par le SEA font l'objet d'une facturation, réglée soit par décompte sur la provision constituée soit, a posteriori, en cession remboursable.

La valorisation des prestations est réalisée conformément à l'instruction de seconde référence.

4.2. Perte de la qualité de client du service des essences des armées.

La perte de la qualité de client du SEA, pour les clients appartenant à la défense française, ne peut prendre effet que dans le cas d'une dissolution ou d'une éventuelle réorganisation.

Pour les autres clients, elle intervient dans les cas énumérés dans la convention (à l'échéance ou en cas de résiliation de la convention etc).

Le code client est alors désactivé, ce qui entraîne l'impossibilité de nouvelles prestations ; cette désactivation n'empêche pas toutefois la facturation de celles dont les éléments parviendraient en retard au SEA. A cet effet, en cas de désactivation d'un code client, les nom et adresse de l'organisme liquidateur doivent être communiqués à SDO2 par l'autorité du SEA ayant été saisie initialement.

5. Procédure relative à la mise à disposition de bien et/ou de personnel.

Les prestations de mise à disposition de bien et/ou de personnel font l'objet d'une procédure particulière que le demandeur soit client du SEA (organisme public, privé ou un partiulier) avec lequel une convention est en cours ou qu'il s'agisse d'une demande initiale.

Toute prestation de mise à disposition de moyens doit faire l'objet d'une convention ou d'un protocole écrit définissant les modalités administratives, techniques et financières d'exécution.

L'instruction de la demande et la passation de l'accord sont soumis à une procédure différente de la contractualisation pour les autres prestations.

Sont exclues du champ d'application :

• les mises à disposition d'immeubles, locaux, terrains ou infrastructure régies par des conventions d'occupation temporaire passées par le service d'infrastructure de la défense (SID) ;

• les prestations de service réalisées en exécution d'accords passés avec des gouvernements étrangers ou des organismes internationaux.

5.1. Dispositions générales.

Les prestations concernées, désignées ci-après sous le terme de « mise à disposition » peuvent prendre les formes suivantes :

• mise à disposition de personnel militaire ou civil ⁽⁵⁾ ;

• mise à disposition de biens ⁽⁶⁾.

pour la réalisation de missions de transport de produits pétroliers non gérés par le SEA, de distribution, d'avitaillement etc.

5.1.1. Convention/protocole.

Selon la nature du bénéficiaire, les accords sont formalisés par des :

• conventions, pour les contrats passés entre le SEA et une personne morale ou physique autre que l'État ;

• protocoles, pour les contrats passés entre le SEA et un client public étatique.

Un modèle de convention et de protocole figure en appendice VIII.C. Ce document est donné à titre indicatif et doit être adapté à chaque prestation.

La demande de prestation doit faire l'objet d'une demande écrite. Elle doit préciser la nature, la durée présumée, l'importance de la prestation demandée et détailler les motifs qui conduisent à s'adresser au SEA.

(Cf. Synoptique des modalités d'instruction des demandes en appendice VIII.A.).

5.1.2. Instruction des demandes.

5.1.2.1. Instruction des demandes par les directions locales du service des essences des armées.

Toute demande de prestation reçue de la part d'une entité locale du SEA est transmise à la direction local ⁽⁷⁾ de rattachement pour instruction laquelle retransmet à la DCSEA / sous-direction « opérations » (SDO) pour vérification.

Les dossiers comportent tous les éléments utiles d'appréciation, notamment :

• la nature et l'importance des effectifs et matériels à engager ;

• la durée de la prestation ;

• les conditions d'exécution du service et de soutien du personnel ;

• un avis sur l'opportunité et la faisabilité de la prestation ;

• une analyse des risques.

Le dossier est alors présenté par SDO à la décision du directeur central après visa de la sous-direction « achats-finances » de la DCSEA.

Le directeur central du SEA, ou son adjoint, arrête sa décision d'acceptation ou de refus de réaliser la prestation, au vu des éléments transmis.

5.1.2.2. Passation de l'accord.

La DELPIA assure la rédaction des dispositions techniques et financières de la convention ou du protocole selon le modèle joint en annexe.

L'accord doit notamment détailler les moyens mis à disposition et valoriser la prestation. Une attention particulière est portée à la rédaction des appendices suivants du projet de convention :

• état prévisionnel des moyens mis à disposition par le SEA, qui correspond à un inventaire des moyens en personnel et en matériels que le SEA prévoit de mettre à disposition ;

• valorisation de la mission, qui correspond à une estimation de l'ensemble des coûts relatifs à la prestation.

Le projet de convention ou protocole est transmis pour signature au client. Les deux exemplaires originaux des conventions ou protocoles signés du client sont présentés à la signature du directeur de la DELPIA qui en adresse un exemplaire original signé et numéroté au client et en conserve un pour archivage avec copie au comptable.

5.1.2.3. Cas des réquisitions par les autorités civiles compétentes, urgence et concours.

La participation du SEA peut être engagée sur réquisition des autorités judiciaires ⁽⁸⁾ ou administratives ⁽⁹⁾ compétentes. En cas d'urgence (sinistre, accident, risque de pollution etc.), les directeurs locaux du SEA sont néanmoins autorisés à prendre, à titre provisoire, les mesures qui s'imposent, sous réserve d'en rendre compte dans les vingt-quatre heures au directeur central ou à son adjoint et d'en informer les autorités militaires à compétence territoriale. Ils doivent, dans ce cas, avoir obtenu du bénéficiaire l'engagement préalable et écrit de payer les prestations réalisées.

Un modèle d'attestation d'engagement est donné en appendice VIII.B. Il doit être accompagné d'un état prévisionnel des moyens mis à la disposition par le SEA établi par la direction locale et d'une valorisation de ces moyens réalisée par la DELPIA.

5.2. Dispositions financières.

5.2.1. Valorisation de la prestation.

La valorisation de la prestation dépend du type de client et de la nature des coûts engendrés  (cf. annexe II. au modèle de convention établie conformément à l'instruction de 2^e référence).

Elle est réalisée à partir des coûts représentant la valeur ajoutée de production du SEA (personnel, fonctionnement, investissement etc) et des charges directement imputables relatives à la prestation (dépenses de carburants, ingrédients et lubrifiants, frais de déplacement et de transport etc.). Cette valorisation doit être exhaustive et sincère en prenant en compte l'ensemble des frais inhérents aux moyens dédiés à la réalisation de la prestation (dans la mesure où ils peuvent être appréciés a priori).

La sous-direction administration finances de la DCSEA établit annuellement une note récapitulant l'ensemble des coûts permettant la valorisation des prestations de mise à disposition.

5.2.2. Cas des prestations à titre gratuit.

La mise à disposition à titre gratuit est soumise à la seule décision du ministre de la défense et n'exonère pas les parties de la rédaction d'un accord. Le bénéficiaire (entité au profit de laquelle la prestation est réalisée) ne supporte pas les coûts liés à la prestation qui sont, en revanche imputés au client signataire de la convention qui les règlera au profit du bénéficiaire.

5.2.3. Liquidation.

5.2.3.1. État récapitulatif des moyens engagés.

Selon la périodicité mentionnée dans l'accord ou à l'issue de la prestation, un état récapitulatif des moyens engagés est établi localement par le SEA en actualisant l'état prévisionnel des moyens (annexe I. à la convention ou protocole corrigée des moyens réellement engagés). Cet état doit être aussi précis que possible, afin de n'omettre aucun coût. Il est transmis au client pour validation.

5.2.3.2. État des sommes dues.

À partir de l'état récapitulatif des moyens engagés validé, les organismes prestataires établissent un état des sommes dues pour la prestation. L'annexe II. à la convention ou au protocole est rectifiée des quantités réellement consommées et des frais réels engagés par le service.

Afin d'effectuer un suivi des dépenses affectant la masse salariale du SEA, cet état doit nécessairement faire apparaître la distinction suivante :

• les dépenses de rémunérations et charges sociales des personnels intervenant dans la réalisation de la prestation s'il y a lieu (clients non étatiques) ;

• les charges de fonctionnement autres que de rémunérations et charges sociales comprenant  l'amortissement des biens d'équipement mis à disposition.

5.2.4. Facturation-Règlement.

À l'issue de la prestation et en vue de la facturation et du recouvrement des sommes engagées par le SEA, le dossier doit comprendre : 

• une copie de la convention ou du protocole dûment signé ;

• le cas échéant, l'attestation d'engagement dûment signée du client ;

• une copie du ou des états récapitulatifs des moyens engagés validés ;

• un état des sommes dues.

Le dossier complet est adressé à la DELPIA, ordonnateur secondaire des recettes et des dépenses du compte de commerce n° 901.

À partir de ce dossier, la DELPIA produit une facture sur cession remboursable faisant apparaître de façon distincte les types de dépenses, sur la base de l'état des sommes dues (pièce comptable, annexe II. à la convention ou au protocole rectifiée).

Le client se libère de sa dette auprès du comptable du compte de commerce n° 901.

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6. PUBLICATION.

La présente instruction particulière sera publiée au Bulletin officiel des armées.