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Direction du service national : sous-direction défense et citoyenneté ; bureau de la réglementation métier

INSTRUCTION N° 9400/DEF/SGA/DSN/SDDC/BR relative aux opérations de prise en compte effectuées par la direction du service national.

Du 11 avril 2017
NOR D E F S 1 7 5 0 7 4 7 J

Référence(s) : Code du 21 juin 2024 du service national (Dernière modification le 7 novembre 2018 ).

Pièce(s) jointe(s) :     Trois annexes.

Texte(s) abrogé(s) : Instruction N° 9400/DEF/SGA/DSN/SDDC/BR du 23 mai 2016 relative aux opérations de prise en compte effectuées par la direction du service national.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  106.2.1.

Référence de publication : BOC n°20 du 11/5/2017

Préambule.

1. La présente instruction a pour objet de définir les conditions générales dans lesquelles les opérations de prise en compte sont effectuées, indépendamment de leurs modalités techniques qui font l'objet de directives particulières.

2. La prise en compte est l'ensemble des opérations par lesquelles les centres du service national saisissent dans le système d'information de la direction du service national les renseignements initiaux nécessaires à leurs missions d'information, d'administration et de gestion des Français soumis aux obligations du Livre 1er du code de service national.

Ces opérations s'appliquent aussi pour les catégories de personnel ci-après :

  • candidats masculins à l'engagement, au volontariat ou à la période militaire d'initiation ou de perfectionnement à la défense nationale, nés à compter du 1er janvier 1979, âgés de vingt-cinq ans révolus ou plus et non recensés ;

  • candidats féminins à l'engagement, au volontariat ou à la période militaire d'initiation ou de perfectionnement à la défense nationale, nés à compter du 1er janvier 1983, âgés de vingt-cinq ans révolus ou plus et non recensés ;

  • candidats à l'engagement, au volontariat ou à la période militaire d'initiation ou de perfectionnement à la défense nationale, résidant dans les départements et régions d'outre-mer et dans les collectivités d'outre-mer, ainsi qu'en Nouvelle-Calédonie, âgés de vingt-cinq ans révolus ou plus et non recensés ;

  • ressortissants étrangers en application de l'article L4132-7 du code de la défense dans les conditions fixées au point 2.4.

3. Les opérations de prise en compte comportent deux phases :

  • la saisie des informations sur support informatique ;

  • l'attribution d'un identifiant défense.

Elles interviennent dès réception par les centres du service national des listes de recensement et des non-recensés adressées par les mairies.

Les personnes figurant sur les listes des non-recensés ne reçoivent pas d'identifiant défense.

4. Dans le corps de l'instruction le terme :

  • « recensé » s'entend aussi des Français figurant sur la liste de régularisation ;

  • sans précision particulière, le terme Français s'entend indistinctement pour les hommes et pour les femmes ;

  • sans précision particulière, les termes « listes de recensement » et « listes de non-recensés » désignent indistinctement la version papier (respectivement imprimé n° 106*/04 et imprimé n° 106*/05) et la version dématérialisée [format de fichier pour la prise en compte obligatoire, traitement opérationnel (PECOTO)] ;

  • « âge révolu » s'entend de l'âge atteint à compter de la date anniversaire. Ainsi l'administré est âgé de vingt-cinq ans révolus à compter de la date de son 25e anniversaire.

1. Les français soumis aux obligations du service national.

1.1. Procédures d'immatriculation.

1.1.1. Saisie des informations.

Les chefs de centre du service national font procéder à la saisie des informations figurant sur les notices individuelles de recensement (imprimé n° 106*/01), ou contenues dans le fichier informatique, au format « PECOTO », transmises par les mairies.

À partir de la date de clôture des opérations de recensement par les mairies, les centres du service national disposent de deux mois au plus pour saisir les informations des personnes recensées.

Sont d'abord prises en compte les informations des personnes recensées dans les délais, puis celles des personnes ayant régularisé leur situation vis-à-vis du recensement avant l'âge de vingt-cinq ans révolus.

Sont enfin prises en compte les informations des personnes non recensées, au plus tard, au cours du troisième mois suivant la date de clôture des opérations de recensement par les mairies.

Les informations contenues dans les fichiers au format « PECOTO » sont intégrées sans distinction des situations.

1.1.2. Attribution d'un identifiant défense.

En vue d'assurer l'immatriculation des Français soumis aux obligations du service national de seize à vingt-cinq ans révolus, un identifiant défense comportant dix chiffres leur est attribué. Cet identifiant est reporté sur tous les documents les concernant. Il est constitué de trois éléments dont la définition relève des procédures décrites dans les points ci-après.

1.1.3. Procédure d'immatriculation des Français recensés en métropole.

Les trois éléments de l'identifiant défense des Français recensés en métropole sont constitués de la façon suivante :

  • quel que soit l'âge des personnes recensées au cours d'une même année civile, le premier élément, qui détermine la classe de recensement, est représenté par les deux derniers chiffres du millésime de l'année de recensement augmenté de 4 (1) ;

  • le second élément, constitué de trois chiffres, est représenté par le code du département de recensement (annexe I. ci-jointe) ;

  • le dernier élément composé de cinq chiffres est un numéro d'ordre pris dans la série trimestrielle attribuée à cet effet. Chaque série trimestrielle est unique et continue pour un même département. Elle est déterminée en fonction du trimestre de recensement, distinguant les hommes et les femmes.

Ainsi, pour les hommes, la représentation de chaque série est la suivante :

  • 10 001 à 19 999 pour les Français recensés en janvier, février, mars ;

  • 20 001 à 29 999 pour ceux recensés en avril, mai, juin ;

  • 30 001 à 39 999 pour ceux recensés en juillet, août, septembre ;

  • 40 001 à 49 999 pour ceux recensés en octobre, novembre et décembre.

Pour les femmes, chaque série trimestrielle est définie comme ci-après :

  • 50 001 à 59 999 pour les Françaises recensées en janvier, février, mars ;

  • 60 001 à 69 999 pour celles recensées en avril, mai, juin ;

  • 70 001 à 79 999 pour celles recensées en juillet, août, septembre ;

  • 80 001 à 89 999 pour celles recensées en octobre, novembre et décembre.

Toutefois, les personnes recensées après l'âge légal du recensement, quel qu'en soit le motif, sont immatriculées en fonction de la période d'établissement des listes de recensement. Dans cette éventualité, le premier élément (2 chiffres) et le dernier élément (5 chiffres) de l'identifiant défense définissent respectivement la classe de recensement et la tranche trimestrielle des français recensés.

1.1.4. Procédure d'immatriculation des Français recensés dans les départements, régions et les collectivités d'outre-mer, ainsi qu'en Nouvelle-Calédonie.

L'annexe II. énumère les indicatifs des départements, régions et des collectivités d'outre-mer ainsi que de la Nouvelle-Calédonie.

Toutefois, en Guyane, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française et dans les îles Wallis-et-Futuna, lorsque le recensement est effectué en une fois, l'identifiant défense est représenté comme suit :

  • les deux premiers éléments de l'identifiant des Français recensés sont établis suivant les modalités définies au point 1.1.3. ;

  • le troisième élément est représenté respectivement par la série trimestrielle 10 001 pour les hommes et 50 001 pour les femmes.

1.1.5. Procédure d'immatriculation des Français recensés à l'étranger.

Les Français figurant sur les listes de recensement établies par les autorités consulaires sont immatriculés par le centre du service national de Perpignan. L'immatriculation est trimestrielle.

Les trois éléments de l'identifiant défense sont constitués comme suit :

  • le premier et le troisième sont représentés dans les mêmes conditions qu'au point 1.1.3. ;

  • le deuxième est représenté par le nombre 990.

1.1.6. Immatriculation anticipée.

Elle concerne les Français âgés d'au moins seize ans révolus qui doivent être pris en compte par les centres du service national alors que la liste de recensement sur laquelle ils figurent ne leur est pas encore parvenue.

Elle s'applique :

  • aux personnes recensées dans les délais prévus aux articles R*111-1 à R*111-3 du code du service national, qui souhaitent s'inscrire à un examen ou à un concours soumis au contrôle de l'autorité publique ;

  • aux personnes qui sont candidates à un engagement, à un volontariat dans les armées ou une période militaire d'initiation ou de perfectionnement à la défense nationale ;

  • aux personnes qui sont candidates à un volontariat international.

Dès réception, soit d'une demande de justificatif de situation vis-à-vis du code du service national en vue d'une inscription à un examen ou un concours soumis au contrôle de l'autorité publique, soit d'une fiche de renseignements relative à l'une de ces candidatures, le centre du service national compétent immatricule la personne selon les dispositions fixées aux articles précédents. Pour cela, il invite l'administré à fournir la copie des pièces suivantes :

  • attestation de recensement ;

  • carte nationale d'identité (ou passeport) en cours de validité ;

  • livret de famille revêtu, le cas échéant, des mentions de l'article 28 du code civil ;

  • le cas échéant, tout document justifiant de la nationalité française.

L'immatriculation correspond à la tranche trimestrielle en cours de traitement.

1.1.7. Immatriculation des omis administratifs.

L'omission concerne une personne qui a participé aux opérations de recensement mais qui, par suite d'une erreur administrative, n'a pas été inscrite sur une liste de recensement.

Si elle est en possession d'une attestation de recensement, l'organisme du service national procède à sa prise en compte, après vérification auprès de la mairie de l'authenticité de l'acte, avec la période et la tranche avec lesquelles elle aurait dû l'être, si elle n'avait pas été omise. Elle est prise en compte en qualité d'« omis administratif ». Pour cela, il l'invite à fournir la copie des pièces suivantes :

  • attestation de recensement ;

  • carte nationale d'identité (ou passeport) en cours de validité ;

  • livret de famille revêtu, le cas échéant, des mentions de l'article 28 du code civil ;

  • le cas échéant, tout document justifiant de la nationalité française.

Si la personne concernée par l'omission n'est pas en possession d'une attestation de recensement, le maire, sur demande écrite de l'organisme du service national territorialement compétent, procède aux opérations de recensement. La personne est alors inscrite, à titre de régularisation, sur la liste des recensés en cours.

1.1.8. Immatriculation des ressortissants étrangers.

Les ressortissants étrangers sont immatriculés selon les modalités décrites au point 2.4.

Les trois éléments de l'identifiant défense sont constitués comme suit :

  • le premier élément, il ne s'agit pas d'une classe de recensement comme indiqué au point 1.1.3. mais des deux derniers chiffres de la date de naissante augmentés du chiffre vingt (2) ;

  • le deuxième élément est représenté par le nombre 999 ;

  • le troisième est représenté dans les mêmes conditions qu'aux points 1.1.3. et 1.1.4.

1.2. Les radiations.

1.2.1. Radiation pour raison de nationalité.

En matière de nationalité, les chefs de centre du service national sont habilités à faire radier des listes de recensement ou de régularisation les personnes recensées et pour lesquelles, après vérification auprès du maire ou de l'autorité consulaire dont elles dépendent, un doute sur la nationalité française subsiste.

1.2.2. Radiation issue de la régularisation.

Les doubles inscriptions, essentiellement liées à la régularisation, sont constatées par chaque centre du service national à partir de l'exécution d'un travail systématique de détection, effectué à l'aide de l'outil informatique mis en place par la direction du service national. La périodicité de ces travaux fait l'objet de directives techniques particulières. Les listes des doubles inscrits présumés donnent lieu à l'application de la radiation.

1.2.3. Radiation pour décès avant la clôture des opérations de recensement.

Les Français dont le décès est survenu avant la clôture des opérations de recensement sont rayés des listes de recensement ou de régularisation, par les maires ou les consuls, si ceux-ci n'ont pas encore adressé ces listes aux centres du service national compétents.

Lorsque le décès survient vers la fin des opérations de recensement, il est possible que le maire n'en soit avisé qu'après l'envoi des différentes listes à l'organisme du service national. Il appartient à ce dernier de radier la personne dès que lui parvient l'avis de décès. D'une manière générale, les chefs de centre du service national vérifient que les personnes pour lesquelles ils ont reçu un avis de décès, pendant ou immédiatement après les opérations de recensement du trimestre considéré, ne figurent pas sur les listes correspondantes. Dans le cas contraire, ils les radient.

Les chefs de centre du service national signalent uniquement aux maires intéressés les radiations pour décès ou relatives à la nationalité, afin que ces autorités puissent mettre à jour, le cas échéant, l'exemplaire des listes qu'ils détiennent.

1.2.4. Radiation du fichier informatique.

La radiation physique du système d'information fait immédiatement suite à la radiation des listes de recensement ou de régularisation.

2. Autres catégories de personnel.

2.1. Généralités.

Pour les autres catégories de personnel, il convient de vérifier à l'aide du système d'information si le personnel à prendre en compte n'est pas déjà immatriculé, et le cas échéant de procéder à sa prise en compte hors recensement.

L'immatriculation est effectuée, en fonction des critères décrits à partir du paragraphe 2.2., et au vu des documents suivants fournis par l'organisme demandeur :

  • demande formulée par courriel ;

  • copie d'une pièce officielle d'identité, de l'acte de naissance, ou le cas échéant du décret de naturalisation ;

  • type de recrutement ;

  • adresses actuelles de domicile et de résidence.

Pour la constitution du premier élément, il ne s'agit donc pas d'une classe de recensement comme indiqué au point 1.1.3. mais des deux derniers chiffres de la date de naissance augmenté du chiffre vingt (2).

Il convient de se reporter aux points 1.1.3., 1.1.4. et 1.1.5. selon le cas de figure pour les second et dernier éléments de l'identifiant défense.

2.2. Candidats à l'engagement, à un volontariat ou à une période militaire d'initiation ou de perfectionnement à la défense nationale, âgés de vingt-cinq ans révolus ou plus, résidant en France métropolitaine ou à l'étranger et non recensés.

Sont immatriculés par l'administration centrale de la direction du service national, les hommes nés à compter du 1er janvier 1979 et les femmes nées à compter du 1er janvier 1983, non recensés et âgés de vingt-cinq ans révolus ou plus.

Les hommes nés avant le 1er janvier 1979 et les femmes nées avant le 1er janvier 1983 sont immatriculés par le centre des archives du personnel militaire.

2.3. Candidats à l'engagement, à un volontariat ou à une période militaire d'initiation ou de perfectionnement à la défense nationale, âgés de vingt-cinq ans révolus ou plus, résidant dans un département, une région ou une collectivité d'outre-mer, ainsi qu'en Nouvelle-Calédonie, et non recensés.

Les Français, dès lors qu'ils résident dans un département, une région ou une collectivité d'outre-mer, ainsi qu'en Nouvelle-Calédonie (3), non recensés et âgés de vingt-cinq ans révolus ou plus, sont immatriculés par le centre du service national de résidence à l'aide du système d'information. 

2.4. Ressortissants étrangers.

Les ressortissants étrangers devenant Français avant l'âge de vingt-cinq ans révolus doivent être recensés auprès de la mairie de leur domicile afin d'effectuer leur journée défense et citoyenneté (JDC).

Les ressortissants étrangers peuvent être candidats à trois types d'engagements :

1. soit au titre de l'article L2113-2 du code de la défense, en étant admis par contrat à servir pour tout ou partie de la durée de la guerre ;

2. soit au titre de l'article L4132-10 du code de la défense, en étant admis par contrat à servir en tant que militaire commissionné dans une armée ou une formation ;

3. soit au titre des articles L4142-1 à L4142-5 du code de la défense, en étant admis par contrat à servir à titre étranger. 

Un numéro identifiant défense est attribué à l'aide du système d'information  :

  • par l'administration centrale de la direction du service national pour les hommes nés à compter du 1er janvier 1979 et pour les femmes nées à compter du 1er janvier 1983, résidant en France métropolitaine ainsi qu'à l'étranger ;

  • par les centres du service national situés outre-mer pour les hommes et pour les femmes résidant dans les départements et régions d'outre-mer et dans les collectivités d'outre-mer, ainsi qu'en Nouvelle-Calédonie (3)

  • par le centre des archives du personnel militaire, pour les hommes nés avant le 1er janvier 1979 et pour les femmes nées avant le 1er janvier 1983, résidant en France métropolitaine et à Saint-Pierre-et-Miquelon ainsi qu'à l'étranger.

Pour les ressortissants étrangers ayant souscrit à un engagement à titre étranger qui détiennent un numéro dit « Légion », un numéro identifiant défense ne doit leur être attribué qu'en cas d'acquisition de la nationalité française. La prise en compte se fera également en fonction des critères cités ci-dessus.

2.5. Dispositions complémentaires.

Les personnes recensées dans leur vingt-cinquième année (4) qui, lors de la prise en compte, sont âgées de vingt-cinq ans révolus sont obligatoirement immatriculées.

Les cas particuliers, non prévus dans l'instruction, sont soumis à la direction du service national (sous-direction défense et citoyenneté, bureau de la réglementation métier).

3. 3. ABROGATION.

L'instruction n° 9400/DEF/SGA/DSN/SDDC/BR du 23 mai 2016 relative aux opérations de prise en compte effectuées par la direction du service national est abrogée.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Pour le directeur du service national  :

Le chef de service, adjoint au directeur du service national,

Yves BOERO.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexes

Annexe I. Indicatifs des départements de la métropole.

INDICATIFS.

DÉPARTEMENTS.

010

Ain.

020

Aisne.

030

Allier.

040

Alpes-de-Haute-Provence.

050

Alpes (Hautes).

060

Alpes-Maritimes.

070

Ardèche.

080

Ardennes.

090

Ariège.

100

Aube.

110

Aude.

120

Aveyron.

130

Bouches-du-Rhône.

140

Calvados.

150

Cantal.

160

Charente.

170

Charente-Maritime.

180

Cher.

190

Corrèze.

201

Corse-du-Sud (1).

202

Haute-Corse (1).

210

Côte d'Or.

220

Côtes d'Armor.

230

Creuse.

240

Dordogne.

250

Doubs.

260

Drôme.

270

Eure.

280

Eure-et-Loir.

290

Finistère.

300

Gard.

310

Garonne (Haute).

320

Gers.

330

Gironde.

340

Hérault.

350

Ille-et-Vilaine.

360

Indre.

370

Indre-et-Loire.

380

Isère.

390

Jura.

400

Landes.

410

Loir-et-Cher.

420

Loire.

430

Loire (Haute).

440

Loire-Atlantique.

450

Loiret.

460

Lot.

470

Lot-et-Garonne.

480

Lozère.

490

Maine-et-Loire.

500

Manche.

510

Marne.

520

Marne (Haute).

530

Mayenne.

540

Meurthe-et-Moselle.

550

Meuse.

560

Morbihan.

570

Moselle.

580

Nièvre.

590

Nord.

600

Oise.

610

Orne.

620

Pas-de-Calais.

630

Puy-de-Dôme.

640

Pyrénées-Atlantiques.

650

Pyrénées (Hautes).

660

Pyrénées-Orientales.

670

Rhin (Bas).

680

Rhin (Haut).

690

Rhône.

700

Saône (Haute).

710

Saône-et-Loire.

720

Sarthe.

730

Savoie.

740

Savoie (Haute).

750

Paris.

760

Seine-Maritime.

770

Seine-et-Marne.

780

Yvelines.

790

Sèvres (Deux).

800

Somme.

810

Tarn.

820

Tarn-et-Garonne.

830

Var.

840

Vaucluse.

850

Vendée.

860

Vienne.

870

Vienne (Haute).

880

Vosges.

890

Yonne.

900

Territoire de Belfort.

910

Essonne.

920

Hauts-de-Seine.

930

Seine-Saint-Denis.

940

Val-de-Marne.

950

Val-d'Oise.

(1) Avant le 1er janvier 1976, le code 200 était utilisé dans les deux départements corses.

Annexe II. Indicatifs des départements, régions et collectivités d'outre-mer ainsi qu'en Nouvelle-Calédonie.

INDICATIFS. DÉPARTEMENTS, RÉGIONS ET COLLECTIVITÉS D'OUTRE-MER, AINSI QUE NOUVELLE-CALÉDONIE.

971

Guadeloupe.

972

Martinique.

973

Guyane.

974

La Réunion.

975

Saint-Pierre-et-Miquelon.

985

Mayotte. À compter de la classe 2003.

986

Wallis-et-Futuna.

987

Polynésie française (îles du Vent, îles Sous-le-Vent, îles Tuamotu-Gambier, îles Australes, Marquises), île de Clipperton.

988

Nouvelle-Calédonie.

Annexe III. Récapitulatif des services compétents pour les opérations de prise en compte.

Rappels :

Livre Ier du code de service national : Français nés à compter du 1er janvier 1979 et Françaises nées à compter du 1er janvier 1983.

Livre II du code de service national : Français nés avant le 1er janvier 1979 et Françaises nées avant le 1er janvier 1983.

Pour la prise en compte des ressortissants étrangers, à l'exception de la résidence dans un département, une région ou une communauté d'outre-mer ainsi qu'en Nouvelle-Calédonie, il convient de reprendre cette distinction entre les deux livres.

ADMINISTRÉS.

SERVICES.

NATIONALITÉ.

AGE.

LIEU DE RESIDENCE OU DE RECENSEMENT.

Français.

Livre Ier du code de service national, âgés de moins de 25 ans révolus.

Recensés en France ou à l'étranger.

Centre du service national (CSN) géographiquement compétent.

Français ou ressortissants étrangers.

Livre Ier du code de service national, âgés de 25 ans révolus et plus. 

Résident en France métropolitaine, à Saint-Pierre-et-Miquelon, ou à l'étranger.

Administration centrale de la direction du service national (DSN).

Français.

Livre Ier du code de service national, âgés de 25 ans révolus et plus.

Résident dans un département, une région ou collectivité d'outre-mer (OM), ainsi qu'en Nouvelle-Calédonie (à l'exception de Saint-Pierre-et-Miquelon).

CSN OM géographiquement compétent.

Français ou ressortissants étrangers.

Livre II du code de service national.

Résident dans un département, une région ou collectivité d'outre-mer, ainsi qu'en Nouvelle-Calédonie (à l'exception de Saint-Pierre-et-Miquelon).

CSN OM géographiquement compétent.

Français ou ressortissants étrangers.

Livre II du code de service national.

Résident en France métropolitaine, à Saint-Pierre-et-Miquelon, ou à l'étranger.

Centre des archives du personnel militaire (CAPM).