Visée par le contrôle financier le 4/ décembre 1989 sous le n° 7918.

1. Objet de l'instruction.

  1.1. Généralités.

Les principes généraux relatifs à la comptabilité publique et les règles d'application de ces principes sont définis dans le décret portant règlement général sur la comptabilité publique (annexe 1, repère 3).

Une instruction financière et comptable fixe les dispositions particulières applicables au ministère de la défense (annexe 1, repère 7).

  1.2. Objet.

La présente instruction a pour objet :

  1.2.1. De définir l'organisation financière du matériel de l'armée de terre.

  1.2.2. De préciser, en outre, les attributions et les responsabilités des différents échelons organiques du matériel de l'armée de terre en matière de gestion financière en application de la loi sur l'administration générale de l'armée (annexe 1, repère 1), des règles de la comptabilité publique, et des textes fixant les attributions et l'organisation du matériel (annexe 1, repères 13 et 14).

  1.2.3. De présenter les comptabilités administratives tenues dans les différents centres.

  1.3. Texte abrogé.

La présente instruction abroge le titre I de l' instruction 34500 /DCMAT/EA/1 du 10 octobre 1968 .

2. Organisation financière du matériel de l'armée de terre.

  2.1. Principes.

L'organisation financière du matériel de l'armée de terre comprend :

  2.1.1. Le centre de responsabilité principal (CRP).

Il s'agit de la direction centrale du matériel de l'armée de terre (DCMAT) pour les crédits dont elle est gestionnaire.

  2.1.2. Les centres de responsabilité secondaires.

Il s'agit des organismes du matériel disposant d'un ordonnateur secondaire (OS) : le service central des approvisionnements (SCA) et les commandements et directions du matériel (CDM).

Certains OS peuvent recevoir des crédits en provenance de services gestionnaires autres que la DCMAT. Ces services jouent le rôle de centres de responsabilité principaux.

En tout état de cause, l'OS ne tient qu'une seule comptabilité administrative et agit vis-à-vis de ces gestionnaires de la même façon qu'avec la DCMAT.

  2.1.3. Les centres de responsabilité locaux (CRL).

On distingue :

  2.1.3.1. Les centres de responsabilité élémentaire (CRE).

Ce sont les organismes du matériel de l'armée de terre. On trouve principalement les magasins centraux de rechange (MCR), les établissements régionaux du matériel (ERM) et les établissements de réserve générale du matériel (ERGM) quelle que soit leur spécialité.

  2.1.3.2. Les centres de responsabilité délégués (CRD).

Ce sont les organismes ne relevant pas du matériel dont les crédits sont mis en place auprès d'un OS du matériel. On trouve par exemple la section géographique militaire (SGM) pour le SCA et la poste aux armées pour certains commandements et directions du matériel, …

  2.1.3.3. Les centres de responsabilité administratifs (CRA).

Ce sont les organismes du matériel qui exécutent le budget d'autres organismes qu'ils appartiennent ou non au matériel de l'armée de terre.

  2.2. Généralités.

Au niveau principal, le directeur central du matériel de l'armée de terre assure les fonctions de gestionnaire des crédits alloués au matériel de l'armée de terre (annexe 1, repère 13). Il est rappelé que la direction des services financiers (DSF) est ordonnateur principal.

En vertu des responsabilités du directeur central du matériel devant le ministre (annexe 1, repère 13), la sous-direction administration de la DCMAT assure le contrôle de l'application des lois et règlements et celui de la régularité d'emploi des crédits qu'elle gère. A ce titre, elle exerce la surveillance des opérations effectuées par les ordonnateurs secondaires du matériel. Le sous-directeur administration effectue (ou fait effectuer) cette surveillance sur place aussi souvent que nécessaire. Cette opération prend le nom de visite administrative centrale (VAC).

Au niveau secondaire, l'autorité instituée ordonnateur reçoit des crédits de services gestionnaires par l'intermédiaire de la DSF après visa du contrôle financier central (CFC). Dans le matériel, l'OS répartit tout ou partie des crédits dont il dispose entre un ou plusieurs chefs de CRL.

L'OS, s'il est autorisé par la réglementation, peut déléguer tout ou partie des crédits à des ordonnateurs sous-délégataires qui assurent l'engagement, la liquidation et le mandatement des dépenses. Il n'existe d'ordonnateurs sous-délégataires du matériel qu'outre-mer.

Au niveau local, le chef du CRL assure l'exécution des dépenses (engagement et liquidation) dans le cadre de son budget de gestion (annexe 1, repère 16) et en fonction des enveloppes financières ouvertes par l'OS.

Dans certains cas, il peut disposer d'un régisseur et (ou) d'un sous-régisseur d'avances et (ou) de recettes pour effectuer des opérations de paiement et (ou) d'encaissement.

3. Désignation, attributions et responsabilités de l'ordonnateur secondaire.

  3.1. Désignation.

  3.1.1. L'autorité chargée d'assurer les fonctions d'OS est désignée par le ministre. Elle exerce réglementairement ses fonctions à titre principal et permanent (annexe 1, repères 1, 13 et 14).

  3.1.2. L'accréditation auprès du trésorier-payeur général du département de résidence est réalisée par le général commandant la région dans les formes indiquées par la circulaire citée à l'annexe 1, repère 6, à l'exception de celle du directeur du SCA qui est accrédité par les soins de l'administration centrale.

  3.1.3. L'ordonnateur titulaire désigne un ou deux ordonnateurs suppléants à titre permanent, ou occasionnel, pour exercer ses fonctions en cas d'empêchement ou d'absence temporaire.

L'ordonnateur suppléant est accrédité par l'ordonnateur titulaire (annexe 1, repère 6).

  3.1.4. L'ordonnateur secondaire désigne un délégué de l'ordonnateur conformément à l'article 5 qu'il accrédite auprès du comptable assignataire (annexe 2).

  3.1.5. Un ordonnateur intérimaire peut être désigné par le ministre en cas de vacance subite ou fortuite d'un poste d'ordonnateur.

L'ordonnateur intérimaire est accrédité dans les mêmes conditions que l'ordonnateur titulaire.

  3.2. Attributions.

L'ordonnateur secondaire :

• fixe les règles particulières d'exécution des dépenses et des recettes vis-à-vis des centres de responsabilité locaux et en particulier des centres de responsabilité délégués ;

• désigne les chefs des CRL, suivant le modèle donné en annexe 3, pour engager, liquider les dépenses, enregistrer l'arrivée des pièces de dépenses conformément au texte cité en année 1, repère 7. Cette désignation concerne également la liquidation et éventuellement le recouvrement par voie de régie ou de sous-régie des recettes ;

• demande à l'administration centrale les crédits qui lui sont nécessaires dans les formes et avec les justifications requises dans le cadre des ressources budgétaires allouées ;

• répartit les crédits mis à sa disposition entre les centres de responsabilité placés sous son autorité et veille en permanence à leur emploi judicieux et réglementaire ;

• exécute les engagements comptables vis-à-vis du contrôle financier local en fonction des propositions formulées par les CRL ;

• enregistre dans sa comptabilité tous les mouvements effectuées par les CRL ;

• délivre, au nom des créanciers de l'Etat ou des régisseurs, les mandats sur lesquels il appose sa signature. Il ne peut déléguer cette attribution qu'à un ordonnateur suppléant. Il doit veiller personnellement et prendre les mesures nécessaires à ce que les créances soient mandatées dans les délais réglementaires ;

• procède ou fait procéder à la liquidation et au recouvrement des recettes, émet les titres de perception pour le recouvrement par le trésor des sommes dues à l'Etat, fait émettre par l'ordonnateur principal (DSF) les arrêtés de débet ou états exécutoires ;

• vise toutes les pièces de dépenses, bordereaux, etc., ou donne délégation à un délégué pour la signature de ces documents ;

• fait connaître aussitôt que possible, à l'administration centrale, le montant des crédits devenus disponibles pour un motif quelconque (en particulier lorsqu'une dépense sur décision ministérielle est terminée) ;

• s'assure de la régularité de la comptabilité administrative tenue à son échelon ;

• exerce la surveillance des opérations liées à la fonction d'ordonnateur secondaire (exécution des dépenses et des recettes) effectuées, d'une part, par les CRL et, d'autre part, par le (les) régisseur(s) d'avances et de recettes (RAR). Il effectue (ou fait effectuer) cette surveillance sur place, au moins une fois par trimestre. Elle prend le nom de visite administrative régionale (VAR) ;

• rend compte à l'administration centrale :

  a) Mensuellement, au moyen des situations financières, de l'emploi et du degré de consommation des crédits dans le cadre de la gestion en cours.

  b) Trimestriellement, à l'aide des situations particulières propres à la comptabilité des engagements et des règlements effectués sur autorisations de programme.

  c) A la demande, de l'évolution des échéanciers prévisionnels d'engagement et de mandatement du mois, du trimestre, de l'année de la gestion en cours et des gestions à venir.

  3.3. Responsabilités.

Indépendamment de la responsabilité disciplinaire civile ou pénale qu'il peut encourir pour toute irrégularité commise dans le cadre de ses attributions, la responsabilité de l'ordonnateur peut être mise en jeu devant la cour de discipline budgétaire et financière (annexe 1, repère 2).

4. Désignation, attributions et responsabilités de l'ordonnateur sous-délégataire.

  4.1. Désignation.

Outre-mer, le commandant et directeur du matériel et des bâtiments est, en principe, institué ordonnateur sous-délégataire pour ce qui concerne l'exécution des dépenses et des recettes de son ressort.

En cette qualité, il relève administrativement du directeur du commissariat de l'armée de terre, ordonnateur secondaire.

L'accréditation auprès du comptable assignataire est effectuée par l'ordonnateur secondaire.

  4.2. Attributions.

L'ordonnateur sous-délégataire :

• assure, en règle générale, l'ensemble des dispositions décrites à l'article 3.2 ;

• tient la comptabilité administrative conformément aux règles définies par la réglementation et aux directives reçues de l'OS ;

• rend compte à l'ordonnateur secondaire et à la direction centrale du matériel de l'armée de terre.

  4.3. Responsabilités.

Les responsabilités d'un ordonnateur sous-délégataire sont identiques à celles d'un ordonnateur secondaire (§ 3.3.1).

5. Désignation, attributions et responsabilités du délégué de l'ordonnateur secondaire.

  5.1. Désignation.

L'ordonnateur secondaire désigne un délégué de l'ordonnateur secondaire chargé de tenir les écritures conformément aux lois et règlements et aux instructions en vigueur. Cet agent agit pour le compte et au nom de l'ordonnateur secondaire.

  5.2. Attributions.

Le délégué de l'ordonnateur secondaire est chargé de la régularité, de l'exactitude des écritures tenues et de la production aux dates fixées des situations financières à l'administration centrale et aux services du Trésor.

Il peut recevoir délégation de l'ordonnateur secondaire :

• pour signer les pièces de dépenses et tous les documents ayant un caractère administratif ou comptable à l'exception des mandats et des titres de perception ;

• pour signer les engagements comptables vis-à-vis du contrôle financier local ;

• pour effectuer ou préparer la surveillance administrative régionale des CRL et la vérification de caisse du régisseur au moins une fois par trimestre.

Il est le représentant direct de l'OS vis-à-vis des services du comptable assignataire (dépense-visa, recouvrement et contrôle financier local) et des CRL.

Il doit pouvoir renseigner l'ordonnateur secondaire à tout instant sur la situation générale des crédits.

Il doit avoir pour objectif permanent de réduire au minimum les délais de mandatement.

Il vérifie les engagements juridiques, les créances, les relevés, situations et arrêtés de compte, transmis à l'ordonnateur secondaire par les CRL. Si des erreurs ont été décelées, il soumet à l'ordonnateur secondaire toutes propositions utiles pour leur redressement.

  5.3. Responsabilités.

Le délégué de l'OS peut voir sa responsabilité être mise en jeu devant la cour de discipline budgétaire et financière (annexe 1, repère 2) sans préjudice de sa responsabilité disciplinaire, civile ou pénale.

6. Attributions et responsabilités du chef de centre de responsabilité local.

  6.1. Généralités.

L'article 2 a fixé les différents types de CRL.

Le chef du CRL est l'administrateur de tous les crédits qui lui sont répartis pour assurer le fonctionnement normal et la mission de son établissement ou de son service dans le cadre de la réglementation en vigueur et conformément à sa désignation par l'OS valant délégation de signature (annexe 3).

  6.2. Attributions.

Le chef du CRL :

• demande à l'OS les crédits qui lui sont nécessaires dans les formes et avec les justifications requises. Ces demandes de crédits sont faites conformément au budget de gestion ou (et) aux divers budgets mis à sa disposition par l'administration centrale (services gestionnaires). Il suit l'emploi de ces crédits et fait connaître aussitôt que possible le montant de ceux qui, pour un motif quelconque, deviennent disponibles (en particulier lorsqu'une opération de niveau local est terminée) ;

• adresse à l'ordonnateur secondaire des propositions d'engagement comptable et est chargé de l'engagement juridique des dépenses dans la limite des dotations financières qui lui sont réparties par l'OS ;

• est chargé des opérations matérielles de liquidation (réception des matériels, bonne exécution des prestations, décompte des sommes dues, certification des documents, etc.). Il veille d'une façon toute particulière à ce que ces opérations soient assurées sans aucun retard ;

• peut sous-déléguer sa signature pour le visa ou l'arrêté des pièces de dépenses (l'OS est tenu informé des sous-délégations de signature) ;

• est chargé de la décision de mise en paiement d'une dépense par la régie ou sous-régie d'avance ;

• désigne un personnel qualifié chargé de faire tenir les écritures conformément aux instructions en vigueur et aux directives de l'OS et de celles données par lui-même ;

• s'assure, dans le cadre de la surveillance administrative locale, de la tenue régulière de la comptabilité financière et procède à des vérifications inopinées au moins une fois par mois :

  a) De l'utilisation des crédits répartis par l'OS ;

  b) De la caisse et des écritures passées par le régisseur et (ou) le sous-régisseur.

  6.3. Responsabilités.

Le chef du CRL peut voir sa responsabilité être mise en jeu devant la cour de discipline budgétaire et financière (annexe 1, repère 2) sans préjudice de sa responsabilité disciplinaire, civile ou pénale.

7. Attributions et responsabilités du chef de service du régisseur d'avances et de recettes.

Le chef de service du régisseur d'avances et de recettes s'assure :

• de l'application des lois, décrets et textes divers concernant la comptabilité des fonds mis à la disposition du régisseur ;

• de l'exactitude et de la régularité des documents tenus, établis et fournis par son service.

Il veille à ce que la régie d'avances et de recettes fonctionne de manière satisfaisante.

Il fait prendre les mesures nécessaires pour que la sécurité des fonds et des valeurs soit assurée en permanence et pour que le transport des fonds soit effectué en sécurité.

8. Désignation, attributions et responsabilités du régisseur d'avances et de recettes.

  8.1. Désignation.

Les fonctions de régisseur d'avances et de recettes sont, sur proposition de l'OS, dévolues à un agent spécialement désigné à cet effet par arrêté du ministre de la défense (DCMAT).

Le régisseur est accrédité auprès du comptable assignataire du Trésor par les soins de l'OS.

Le régisseur a la faculté de désigner, sous sa responsabilité et après autorisation de son chef de service, un mandataire temporaire pour le remplacer pendant ses absences n'excédant pas deux mois.

Au-delà, il y a lieu de désigner pour une durée maximum de six mois un régisseur intérimaire.

  8.2. Attributions.

Le régisseur d'avances et de recettes est chargé, pour le compte du comptable public, d'effectuer des opérations de paiement ou d'encaissement, conformément à la réglementation en vigueur et en particulier les textes cités en annexe 1 aux repères 4, 7, 8 et 11.

Le régisseur d'avances ne peut payer une dépense qu'au vu d'un ordre donné par écrit et revêtu de la signature de la personne habilitée à liquider la dépense ou à arrêter la somme due au créancier. L'ordre écrit de payer une dépense résulte d'une mention portée sur la pièce justificative de dépense, en l'occurrence la fiche de liquidation (annexe 1, repère 15).

Chaque régisseur doit être en possession de la liste nominative, avec spécimen de signature, des personnes ayant qualité pour lui donner l'ordre de payer une dépense (annexe 3).

Il peut exercer exceptionnellement les fonctions d'agent délégué au profit des personnels de son service et, éventuellement, de ceux d'autres services de la garnison (annexe 1, repère 11).

  8.3. Responsabilités.

Le régisseur d'avances et de recettes est responsable :

• du maniement des fonds et valeurs qui lui sont avancés ou qu'il recueille ;

• de la concordance entre les écritures et les fonds existant en caisse, au compte courant postal et au compte de dépôts de fonds du Trésor ;

• de l'authenticité et de la régularité de ses écritures ;

• de la conservation de certaines pièces justificatives.

9. Désignation, attributions et responsabilités du sous-régisseur d'avances et de recettes.

  9.1. Désignation.

Le sous-régisseur est désigné, après création de la sous-régie par arrêté du ministre de la défense, par le chef du centre de responsabilité, sur proposition du régisseur qui reste personnellement et pécuniairement responsable des opérations effectuées par celui-ci.

Toute mutation ou désignation d'un sous-régisseur est notifiée au comptable du Trésor assignataire par l'OS.

  9.2. Attributions.

En règle générale, le sous-régisseur est essentiellement chargé du paiement des menues dépenses de matériel et des frais de déplacement des personnels civils ouvriers.

Il peut exercer exceptionnellement les fonctions d'agent délégué au profit des personnels de son service et, éventuellement, de ceux d'autres services de la garnison (annexe 1, repère 11).

  9.3. Responsabilités.

Le sous-régisseur n'encourt pas la responsabilité pécuniaire de « comptable » mais celle de « rétentionnaire de deniers publics » dans le cas, notamment, de disparition de fonds qui lui sont confiés ou d'impossibilité d'en justifier l'emploi.

10. Comptabilités administratives tenues dans la chaîne financière du matériel de l'armée de terre.

  10.1. Les dispositions particulières relatives à la comptabilité administrative des OS et des CRL sont fixées par instruction technique particulière à paraître sous le présent timbre.

Cette comptabilité doit permettre :

• d'enregistrer méthodiquement les opérations au fur et à mesure qu'elles se produisent et d'obtenir des renseignements à la fois simples, complets et facilement exploitables à tous les niveaux ;

• d'éviter à chaque niveau des « ressaisies » d'information ;

• de suivre d'une façon précise et détaillée l'emploi et la consommation des crédits et de faciliter ainsi le contrôle de gestion.

Dans le cadre du décret cité en annexe 1, repère 12, la comptabilité de l'OS est caractérisée par le système dérogatoire d'entrée à l'application « nouvelle dépense locale (NDL) », dit mode « interfacé ».

  10.2. Les régisseurs et sous-régisseurs d'avances et de recettes tiennent une comptabilité conformément aux instructions mentionnées à l'annexe 1 et par instruction technique particulière à paraître sous le présent timbre.