Préambule.

Au titre de sa mission de soutien pétrolier, le service des essences des armées (SEA) est en charge de l'approvisionnement des produits et des matériels pétroliers, du stockage des produits pétroliers et du soutien direct de ses clients.

Cette mission concerne les carburants terrestres, aéronautiques et marine, les lubrifiants et produits complémentaires, les prestations annexes au soutien pétrolier de l'État et des forces armées, mais également les matériels pétroliers et l'infrastructure pétrolière. En outre, le SEA participe à la conception de la logistique des forces armées, propose une expertise relative aux produits, matériels et infrastructures liés au domaine pétrolier.

Pour financer son activité, le SEA ne dispose pas de crédits budgétaires inscrits en loi de finances ; ses ressources proviennent principalement du compte de commerce, référencé 901, et intitulé « Approvisionnement de l'État et des forces armées en produits pétroliers, biens et services complémentaires ». L'objet du compte de commerce fixe la nature des recettes et des dépenses y afférant. Celles liées à l'exécution de la mission du SEA sont retracées dans sa section II. Le périmètre de ces opérations est décrit dans l'instruction générale de référence.

Conformément à l'article 22 de la LOLF, la loi de finances fixe :

• les évaluations de recettes et les prévisions de dépenses qui présentent un caractère indicatif ;

• un plafond de découvert qui présente un caractère limitatif.

Par ailleurs, l'article 20-1 de la LOLF stipule que :

• les opérations des comptes spéciaux sont prévues, autorisées et exécutées dans les mêmes conditions que celles du budget général ;

• sauf dispositions contraires prévues par une loi de finances, le solde de chaque compte spécial est reporté sur l'année suivante.

Ce régime repose donc sur les deux principes suivants :

• la constitution des ressources de trésorerie : à la différence du budget général, elles sont réalisées à partir du produit des cessions et des ventes des prestations réalisées par le SEA comprenant, notamment, les produits et matériels pétroliers ainsi que les services complémentaires. Ces ressources, quelle que soit leur origine, assurent le financement de l'ensemble des dépenses du SEA imputées sur le compte de commerce ;

• l'obligation d'assurer l'équilibre en recettes et en dépenses du compte de commerce.

La présente instruction particulière a pour but d'organiser la programmation pluriannuelle puis annuelle des dépenses et des recettes, ainsi que l'exécution de la gestion annuelle, permettant ainsi de satisfaire aux objectifs opérationnels et capacitaires fixés par le chef d'état-major des armées (CEMA) et aux besoins exprimés par les clients.

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1. Principes généraux.

1.1. Définition du périmètre.

Le périmètre des dépenses et des recettes relevant de la section II du compte de commerce est détaillé dans l'instruction générale de référence. Elles sont la traduction financière des besoins et des ressources du SEA.

1.1.1. Besoins.

Pour les travaux de programmation et de suivi de l'exécution, le périmètre des besoins retenu est identique à celui des dépenses imputables au compte de commerce n° 901. Il correspond à la fois :

• aux besoins des clients du SEA en produits, en matériels pétroliers et en services complémentaires ;

• et aux moyens en matériels et en fonctionnement du Service (hors Titre II et investissement d'infrastructure) à mettre en œuvre pour répondre à ces besoins.

Le périmètre des besoins exprimés porte donc sur :

• l'acquisition de produits pétroliers ;

• l'acquisition et l'entretien des matériels pétroliers ou non pétroliers ;

• le fonctionnement du service ⁽¹⁾.

1.1.2. Ressources.

Les ressources proviennent des recettes du compte de commerce, générées par la facturation des différentes prestations assurées par le SEA à ses clients : cessions de produits pétroliers, mises à disposition de matériels pétroliers et réalisation de services complémentaires.

Les modalités de valorisation et de facturation de ces prestations font l'objet d'instructions particulières.

1.2. Principe de soutenabilité physico-financière.

Le principe de soutenabilité de la programmation physico-financière portée par le compte de commerce n° 901 repose sur l'adéquation des besoins inscrits en programmation aux ressources disponibles sur le compte et susceptibles d'être constituées à cet effet.

La stricte application de ce principe permet de s'assurer de la capacité du SEA à honorer les engagements qu'il entend souscrire. La soutenabilité s'apprécie sur un horizon pluriannuel puis annuel, et selon différents critères adaptés aux responsabilités et aux missions fixées au SEA par le CEMA.

La soutenabilité se mesure d'abord sur un horizon pluriannuel : il s'agit essentiellement de construire un équilibre entre les objectifs de performance assignés et les ressources attendues. La construction des budgets successifs s'appuyant sur la programmation pluriannuelle, cet équilibre est la première garantie de la soutenabilité mesurée sur un horizon annuel.

La soutenabilité sur l'horizon annuel repose ensuite sur les mesures de pilotage mises en œuvre par les entités gestionnaires du service ⁽²⁾ et sur la prise en compte de l'impact des différents aléas sur le plus long terme.

1.3. Spécificités de la programmation du compte de commerce n° 901.

Le compte de commerce n° 901, relevant de la catégorie des comptes spéciaux du Trésor, fonctionne en compte de trésorerie dont les recettes et les dépenses doivent tendre vers l'équilibre ⁽³⁾.

Compte tenu de ce principe intangible, cette structure financière spécifique, support de la programmation, suppose que le volume des paiements est limité par celui des recettes. En l'absence de trésorerie, eu égard au découvert autorisé, aucune dépense ne peut faire l'objet d'un règlement. De fait, les dépenses en produits pétroliers, en matériels et en fonctionnement valorisées par le SEA sont contraintes par le montant de l'ensemble des prestations à réaliser au profit de ses clients et facturées en référence aux tarifs qui incorporent l'ensemble des coûts ⁽⁴⁾.

L'ensemble des besoins en produits pétroliers, fonctionnement et investissement est construit sur les hypothèses d'activité des clients.

La programmation pluriannuelle du compte de commerce, qui couvre la période A +1 à A +6, est actualisée en recettes et en dépenses en année A -1, puis consolidée en conduite, tout au long de l'exécution de la gestion de l'année A. Ce calendrier permet ainsi aux clients du SEA de disposer d'éléments consolidés pour leurs propres travaux de programmation pluriannuelle.

Le calendrier du cycle complet figure en annexe I.

1.4. Instances de gouvernance du compte de commerce.

Les instances de gouvernance du compte de commerce sont le conseil de gestion (COGES) et le comité de pilotage (COPIL). Dans le cadre du dialogue de gestion et en complément de leurs attributions :

• le COGES :

  • valide les orientations et décisions prises en COPIL ;

  • apprécie la qualité de la gestion considérée ;

• le COPIL :

  • s'assure de la prise en compte des mesures d'économies ;

  • étudie les conséquences de la contribution du SEA aux objectifs d'économies du ministère de la défense ;

  • s'assure que la politique tarifaire garantit toujours l'équilibre du compte de commerce ;

  • participe aux travaux de fin de gestion, notamment dans le cadre du pilotage du niveau de la trésorerie du compte.

Afin d'assurer la traçabilité et l'auditabilité de la programmation du service, les évolutions infra-annuelles de la programmation, surtout si elles peuvent avoir un impact sur la programmation pluriannuelle, doivent être retracées avec les mêmes outils que ceux employés lors des travaux d'actualisation de la programmation pluriannuelle (point 2.2.).

2. Programmation.

Phase préliminaire à l'exécution de la gestion, la programmation assure la cohérence physico-financière des besoins du SEA, entre les objectifs opérationnels et capacitaires fixés par le CEMA et les moyens prévus pour les mettre en œuvre. Elle garantit l'équilibre entre les prévisions de dépenses et de recettes.

Elle traduit la vision prospective du service, de son plan de charge valorisé et du besoin en financement correspondant. Elle est réalisée sur un échéancier de six ans minimum, afin de pouvoir être mise en cohérence avec les travaux de programmation des forces armées.

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Elle est élaborée selon les principes suivants :

• pour la consommation en produits pétroliers, elle s'appuie sur les prévisions d'activités de cession aux clients ;

• pour la programmation des acquisitions de matériels, elle est adossée aux schémas directeurs dimensionnés selon les contrats opérationnels fixés au SEA ;

• la distinction entre les besoins propres du SEA qui constitueront la « valeur ajoutée par le SEA » et ceux imputés directement sur les prestations servies aux clients qui feront l'objet d'une facturation.

La programmation annuelle permet de définir, pour l'année considérée, la ressource attribuée à chacune des entités gestionnaires du service afin d'en satisfaire les besoins.

La sous-direction Achats-Finances de la direction centrale du service des essences des armées est responsable de l'organisation des travaux de programmation, en liaison avec les entités gestionnaires contributrices figurant en annexe II.

La programmation doit tenir compte de plusieurs facteurs traduisant l'activité du service, notamment :

• des besoins en produits pétroliers des clients ;

• des objectifs opérationnels et capacitaires du SEA définis par l'état-major des armées (EMA) ;

• des besoins exprimés par les clients en matériels pétroliers et en services complémentaires.

Ils déterminent les moyens à mettre en œuvre par le SEA : effectifs, approvisionnement en produits pétroliers, acquisition ou entretien des matériels, fonctionnement, etc. Ces moyens sont décrits par les entités gestionnaires du service, notamment dans le schéma directeur du service pour ce qui concerne le matériel.

Sur les bases du schéma directeur validé par le directeur central du SEA, les entités gestionnaires contributrices actualisent la dernière programmation pluriannuelle des besoins validée :

• d'une part en produits pétroliers ;

• d'autre part en moyens qui concourent immédiatement ou à terme à la réalisation des prestations :

  • propres au SEA afin de garantir la réalisation de contrat opérationnel qui lui est assigné (acquisitions et entretien de matériels pétroliers ou non pétroliers, fonctionnement) ;

  • pour répondre aux demandes des clients (acquisition et entretien de matériels pétroliers, fonctionnement et matériels pour répondre aux demandes de services complémentaires).

Cette actualisation porte aussi bien sur les besoins physiques que financiers.

La programmation permet ainsi d'estimer d'une part le coût des produits pétroliers, et d'autre part le coût des acquisitions et services complémentaires facturés aux clients, et enfin la « valeur ajoutée par le SEA » (en fonctionnement et investissement) qui sera facturée aux clients au travers des tarifs appliqués aux différentes prestations fournies. Ces éléments sont soumis à l'EMA afin d'être intégrés dans les travaux de programmation pluriannuelle des forces armées [LPM ou VAR ⁽⁵⁾].

Le schéma du cycle de la programmation figure en annexe IV.

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2.1. Référentiel.

La cohérence physico-financière nécessite l'utilisation de référentiels identiques pour la programmation (besoin et ressource) et le suivi de la gestion ; en particulier, le référentiel de l'outil interministériel CHORUS constitue la structure de travail et de restitution commune, à une maille à définir selon l'axe d'analyse recherché.

Le processus de programmation s'appuie sur des outils qui favorisent la traçabilité et la fiabilité des données. Il permet le rapprochement entre le suivi de la gestion et la programmation, dont l'analyse d'écarts sera prise en compte dans la programmation suivante. En outre, ces outils assurent la cohérence physico-financière dans le temps, ainsi que l'auditabilité des informations financières.

2.1.1. Référentiel financier.

L'ensemble des dépenses et des recettes est retracé dans CHORUS. Leur nomenclature est fixée par la loi de finances et transposée dans CHORUS. Le référentiel financier retenu pour les travaux de programmation doit être le reflet, pour les dépenses comme pour les recettes, de cette nomenclature. Elle est décrite dans l'instruction générale de référence.

2.1.2. Référentiel physique.

La programmation s'appuie sur un référentiel physique détaillé. Elle permet d'assurer la cohérence entre l'expression des besoins physiques et la traduction financière associée. L'architecture de ce référentiel doit donc être cohérente avec le référentiel de programmation de CHORUS et celui du projet annuel de performance (PAP), afin de garantir la correcte traduction financière de la programmation militaire.

En termes de matériels, la programmation est traduite dans un dossier de justification du besoin (DJB) qui présente les besoins liés au plan d'équipement du Service. Les autres dépenses font l'objet d'un document de caractérisation du besoin (DCB).

Dans chacun des deux documents, le besoin physique est, dans la mesure du possible, justifié au travers de déterminants physiques pertinents et spécifiques à chaque dépense. Des modèles sont proposés dans l'annexe III.

2.1.2.1. Dossier de justification du besoin.

Déterminant essentiel de l'activité opérationnelle des forces armées, les plans d'équipement font l'objet d'une attention particulière de l'EMA dans le cadre des travaux de programmation pluriannuelle. Cette attention se traduit par un besoin de lisibilité accrue du référentiel physico-financier de ces dépenses faisant apparaître très clairement les priorités (ventilation des ressources) par grandes familles de matériels.

Pour le SEA, le programme d'investissement, qui sera examiné par les instances de gouvernance, est décrit dans le dossier de justification des besoins (DJB).

Le DJB doit préciser, d'une part le calendrier de renouvellement ou d'acquisition de chaque matériel et d'autre part le soutien (rechanges, MCO, etc.) le concernant. Il couvre, à minima, la totalité de la période de la programmation pluriannuelle, soit A +1 à A +6, et permet aussi de rendre compte de l'exécution des gestions précédentes sur ce segment. Dans la mesure du possible, les besoins seront adossés à des déterminants physiques en relation avec le contrat opérationnel du Service.

Le plan d'équipement, extrait du DJB, est examiné par les bureaux experts de l'EMA (COCA, BMCO, etc.), avant la présentation de la programmation aux instances de gouvernance pour validation.

Pour les matériels majeurs, le DJB sera complété de fiches de justification qui pourront être diffusées à l'extérieur des armées, afin de justifier le besoin financier associé.

Le DJB devra permettre de retracer l'évolution du parc dans la durée, ainsi que les mesures prises pour respecter le principe de soutenabilité financière du service.

Le bureau « équipements » de la DCSEA est responsable de la mise à jour de ce document.

2.1.2.2. Document de caractérisation du besoin.

Le dossier de caractérisation du besoin (DCB) du SEA permet de justifier, à partir de déterminants physiques, les besoins qui ne relèvent pas du DJB :

• les besoins de fonctionnement du service (frais de déplacement ou de changement de résidence, maintenance d'infrastructure pétrolière, communication, formation, etc.). Compte tenu de la contrainte pesant sur les finances publiques et les objectifs d'économies fixés de façon récurrente aux services de l'État concernant les frais de fonctionnement, il convient d'apporter une attention particulière aux dépenses de l'agrégat de fonctionnement et à la justification de ce besoin relevant du domaine fonctionnel 37 (Fonction pétrolière – dépenses de fonctionnement) ;

• les besoins d'approvisionnement en produits pétroliers (domaine fonctionnel 31) et les charges connexes (domaines fonctionnels 34 à 36) pour satisfaire les demandes des clients.

Afin d'appréhender les évolutions temporelles et les conséquences des aléas des gestions passées, le DCB décrit les prévisions de dépenses et retrace l'exécution des gestions passées. Il doit donc couvrir, à minima, les années A -2 à A +2.

Chaque entité gestionnaire ayant contribué à l'élaboration du DCB est responsable de la mise à jour de ses données.

2.2. Livrables des travaux de programmation.

La dernière programmation pluriannuelle validée par les instances de gouvernance constitue la référence pour les travaux d'actualisation de la programmation.

Aux fins de traçabilité et d'auditabilité, chaque exercice de programmation induit l'actualisation du référentiel physico-financier. Il permet de retracer :

• les évolutions du besoin au regard notamment des aléas de gestion rencontrés en exécution ou des économies liées aux efforts demandés aux forces armées sur leur budget général ;

• les besoins nouveaux.

Cette actualisation est traduite en fiches. En complément des référentiels décrits supra, elles permettent de retracer les évolutions des besoins physiques et/ou financiers. Il existe deux types de fiches pour retracer la variation du besoin. Si nécessaire, elles peuvent souligner les risques associés au besoin décrit.

Des modèles figurent en annexe V. Leur emploi est décrit ci-après.

2.2.1. Fiche de besoin nouveau.

Le besoin nouveau se caractérise par un besoin capacitaire qui ne figure pas encore dans le référentiel. Il est décrit en physique comme en financier. Il se justifie généralement par une adaptation aux contrats opérationnels.

2.2.2. Fiche d'évolution du besoin.

L'évolution du besoin peut concerner le physique et/ou le financier, elle peut être à la hausse comme à la baisse.

La fiche d'évolution du besoin financier permet d'identifier les écarts de besoin de ressource par rapport à la programmation précédente, à périmètre physique constant. C'est notamment le cas suite aux évolutions des hypothèses macro-économiques retenues.

L'évolution du besoin physique se caractérise par une variation dans le volume d'un besoin déjà décrit dans le dernier référentiel. Si elle est consécutive à un arbitrage, elle représente l'effort consenti pour permettre à la programmation physique de s'inscrire dans la capacité de financement, dans le respect du principe de soutenabilité du compte de commerce.

Les évolutions à la baisse sont souvent assorties de risques (rupture capacitaire, dégradation de la qualité du service rendu, etc.) qui doivent être analysés dans la fiche.

2.3. Programmation pluriannuelle.

La programmation pluriannuelle doit traduire à la fois les besoins des clients (en produits et matériels pétroliers, et en services complémentaires) et les besoins propres du SEA (moyens en matériels et en fonctionnement) pour satisfaire à la réalisation des contrats opérationnels et implicitement répondre aux besoins des clients.

Les étapes de la programmation sont décrites ci-après, d'une part pour les produits, d'autre part pour les moyens (fonctionnement et matériel). Elles déterminent respectivement le « coût global d'approvisionnement » et la « valeur ajoutée par le SEA » approuvés par les instances de gouvernance du compte de commerce, qui apprécient ainsi la politique d'investissement du service.

2.3.1. Programmation pluriannuelle des produits.

La programmation pluriannuelle des besoins en produits pétroliers comprend l'ensemble des charges qui constituent le « coût global d'approvisionnement » des produits :

• les acquisitions de l'ensemble des produits pétroliers destinés à être cédés aux clients du SEA (le guide technique des produits – GTP – est élaboré et diffusé par le SEA) ;

• les produits financiers mis en œuvre dans le cadre de la politique ministérielle de couverture financière des approvisionnements en carburéacteur ;

• les achats qui peuvent être directement rattachés à l'activité logistique pétrolière, notamment le transport, le stockage, le retraitement ou la reprise des produits pétroliers, les impôts, taxes et droits de douane appliqués sur les produits pétroliers.

Le SEA établit les prévisions de cession en produits pétroliers, en collaboration avec ses clients :

• le responsable du programme 178 (EMA/SC-PLAN/PPE) transmet chaque année au SEA les prévisions de consommation des forces armées en produits pétroliers en précisant les volumes par type de produits ;

• le SEA demande à ses autres clients une évaluation de leurs besoins en produits pétroliers.

Si les besoins exprimés par les clients ne sont pas complets, le SEA réalise alors ses propres estimations à partir de données statistiques.

À partir de ces prévisions de consommation, le bureau « exploitation pétrolière » transmet au bureau « finances » de la DCSEA, par type de produit, les volumes à approvisionner. Ce dernier évalue les coûts d'acquisition des produits pétroliers en prenant en compte les hypothèses macro-économiques (parité €/$, cours du baril de Brent, etc.) communiquées par les instances financières du ministère de la défense (DAF, EMA, etc.).

En sus, la sous-direction Achats-Finances de la DCSEA estime le coût des produits financiers, des charges à rattacher à l'activité logistique pétrolière (transport, stockage, retraitement/reprise des produits pétroliers, impôts, taxes et droits de douane appliqués sur les produits pétroliers), ainsi que les différents frais entrant dans le calcul du coût global d'approvisionnement ⁽⁶⁾.

Ces prévisions de besoins en produits pétroliers et leur traduction financière constituent le volet « coût global d'approvisionnement » en produits pétroliers de la programmation. Elles sont présentées aux instances de gouvernance pour validation.

2.3.2. Programmation pluriannuelle des moyens.

La programmation pluriannuelle des moyens porte sur l'ensemble des biens et services ne relevant pas des produits tels que décrits supra. Elle concerne à la fois :

• les besoins du service qui concourent directement à sa mission de soutien pétrolier et constituent la « valeur ajoutée par le SEA » ;

• les besoins en matériels pétroliers et en services complémentaires exprimés par ses clients et facturés directement en référence aux tarifs (cf. instruction particulière de référence).

Ces besoins concernent l'acquisition et l'entretien des matériels pétroliers ou non pétroliers et le fonctionnement du service.

L'ensemble de la programmation des moyens est présenté aux instances de gouvernance du compte de commerce pour validation. Toutefois, les besoins en matériels pétroliers et en services complémentaires à facturer directement aux clients sont réputés avoir été validés par les instances de gouvernance des clients.

Il est donc impératif que le montant des besoins qui constituent la « valeur ajoutée par le SEA » soit maitrisé pour, d'une part garantir la soutenabilité de la programmation des besoins des clients, et d'autre part s'assurer que le SEA répercute, à l'identique des forces armées, les éventuelles pressions budgétaires imposées au ministère, mais sans obérer la réalisation du contrat opérationnel du service.

En cas d'évolutions majeures du besoin physique et/ou financier, des arbitrages devront être proposés au directeur central. En fonction des risques associés à ces arbitrages, certains peuvent être instruits à un niveau supérieur.

2.3.2.1. Acquisition et entretien du matériel.

Les dépenses de ce segment regroupent notamment l'ensemble des dépenses d'investissement du service. Il est donc impératif que ces besoins soient anticipés de façon à assurer leur financement sur le long terme.

Au sein de la DCSEA, le contrat opérationnel du service est décliné notamment par les bureaux « soutien opérationnel et relations internationales » et « exploitation pétrolière » en effets à obtenir qui intègrent les besoins connexes au contrat opérationnel (formation, incendie, antipollution, etc.). Le bureau « équipements » traduit ces effets à obtenir en besoins d'acquisition et d'entretien des matériels, puis valorise ces besoins physiques.

L'expression de besoin doit tenir compte, à la fois, du maintien en condition des matériels déjà en service, des commandes en cours, du plan de renouvellement/acquisition du parc qui doit anticiper son vieillissement, les exigences liées à l'emploi actuel et futur des matériels, à l'évolution technologique du milieu pétrolier et du champ de bataille, etc. Elle doit englober à la fois les besoins propres au SEA et ceux exprimés par ses clients, mais en les distinguant.

Ces besoins sont présentés au comité stratégique qui se réunit en fin d'année, sous la présidence du Directeur central, pour actualiser le schéma directeur. Ils sont traduits dans le DJB par bureau « équipements » de la DCSEA.

Au cours du cycle de la programmation (cf. annexe IV.), le plan d'équipement est examiné par les bureaux experts de l'EMA (COCA, BMCO, etc.) qui se prononcent, notamment, sur la cohérence d'ensemble, le degré d'acceptabilité des éventuelles mesures d'économie, ou les risques associés impactant la politique d'équipement des armées et du SEA en matériels pétroliers.

2.3.2.2. Fonctionnement du service.

Les besoins en fonctionnement du SEA sont actualisés à l'occasion des travaux de programmation en tenant compte des hypothèses macro-économiques reçues (ex : IPCHT ⁽⁷⁾, parité €/$ pour les dépenses réalisées en devises, etc.) qui évoluent périodiquement.

Chaque entité gestionnaire du service (cf. annexe II.) actualise les besoins de son périmètre. Par exemple :

• la programmation des besoins de maintien en condition des infrastructures à vocation opérationnelle (MCO) et des opérations de maintenance lourde d'infrastructure pétrolière du SEA (dans la limite fixée par note spécifique) imputées sur le domaine fonctionnel 37 du compte de commerce est réalisée par le bureau en charge du suivi de l'infrastructure du service ;

• les besoins relatifs à l'informatique sont évalués par le bureau des « systèmes d'information ».

Le bureau « finances » de la DCSEA synthétise les éléments transmis par les entités gestionnaires. Pour les charges qui ne lui seraient pas communiquées, il peut réaliser ses propres estimations à partir de données statistiques et d'éléments factuels recueillis auprès de différents bureaux de la DCSEA (volume des plans de mutation, évolution des effectifs du service, projet de fermeture d'emprise, etc.).

2.3.3. Évaluation de la ressource.

La programmation des besoins en produits pétroliers et en moyens permet d'établir la programmation en ressource nécessaire pour répondre aux besoins du SEA et par voie de conséquence pour satisfaire les besoins de ses clients.

Les recettes, qui constituent la seule ressource du compte de commerce, sont fonction d'une part du volume des cessions de produits pétroliers, d'autre part des mises à disposition ou cessions de matériels pétroliers et de réalisations de services complémentaires. Pour réaliser cette évaluation, le SEA se base notamment sur les besoins exprimés par les clients (cf. supra).

Afin de garantir l'équilibre du compte de commerce, et conformément à l'instruction particulière relative à la valorisation des prestations du SEA (en référence), l'ensemble des charges sera intégré dans la valorisation des cessions de produits pétroliers, à l'exception de celles facturées directement aux clients au titre des services complémentaires ou des mises à disposition et cessions de biens.

La ressource programmée distingue donc :

• d'une part le coût global d'approvisionnement des produits pétroliers (point 2.1.1.) ;

• d'autre part les moyens (fonctionnement et matériel) en spécifiant :

• la « valeur ajoutée par le SEA » ;

• les prestations qui seront facturées directement aux clients notamment suite à des cessions ou des mises à disposition de matériels ou la réalisation de services complémentaires.

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2.3.4. Validation de la programmation pluriannuelle.

La programmation pluriannuelle valorisée est présentée au cours de l'année A aux instances de gouvernance qui arrêtent pour les années A +1 à A +6 :

• la programmation des produits ;

• la « valeur ajoutée par le SEA » qui englobe notamment le programme d'investissement et le plan d'équipement ;

• le coût des prestations qui seront facturées directement aux clients.

Après validation, ces éléments serviront de référence aux travaux de programmation pluriannuelle des clients du SEA, notamment aux forces armées.

2.4. Programmation annuelle.

2.4.1. Préparation de la loi de finances initiale.

Une fois validée par les instances de gouvernance, la première annuité de la programmation pluriannuelle a vocation à être retranscrite dans le PAP de l'année A +1. À cette occasion, le découvert autorisé sur le compte de commerce est justifié.

Cette programmation annuelle est ensuite retranscrite dans l'applicatif FARANDOLE par la DAF ; sur cette base, les parlementaires voteront la loi de finances initiale (LFI) pour l'année A +1 ⁽⁸⁾.

2.4.2. Expression de besoin.

Conformément à l'article 22 de la LOLF, les évaluations de recettes et les prévisions de dépenses des comptes de commerce n'ont qu'un caractère indicatif. La gestion peut donc être préparée, sur la base des éléments communiqués à la DAF pour la rédaction du PAP, sans attendre la publication de la loi de finances.

Le bureau « finances » de la DCSEA prescrit l'exécution des recettes et des dépenses du SEA. À ce titre, et comme pour la programmation pluriannuelle, à la fin du troisième trimestre de l'année A, il adresse aux entités gestionnaires ⁽⁹⁾ la lettre de préparation du budget pour la gestion suivante qui définit le périmètre et les règles applicables à la gestion A +1. Chaque entité est chargée d'évaluer :

• l'ensemble des besoins relevant de son périmètre et s'organise selon ses contraintes propres pour y parvenir ;

• les éventuels risques associés au sous-dimensionnement financier sur leur périmètre.

Les entités de gestion, après évaluation de leurs besoins pour la gestion A +1, renseignent les documents en conformité avec le référentiel budgétaire en vigueur et les transmettent au bureau « finances » de la DCSEA, selon le format demandé. Les pilotes de processus veillent notamment au respect de la programmation pluriannuelle validée. Des réunions bilatérales peuvent être organisées pour présentation des besoins des entités gestionnaires à la direction centrale.

2.4.3. Notification des budgets.

Le bureau « finances » de la DCSEA contrôle la cohérence des EdB et vérifie que les besoins ne dépassent pas les ressources prévisionnelles. Si les contrôles de cohérence sont négatifs ou la disponibilité en ressource insuffisante, il demande aux entités de gestion de réviser leurs EdB, en respectant les étapes de la procédure d'expression de besoin décrites supra, jusqu'à ce que les contrôles soient positifs. Au besoin un arbitrage pourra être demandé à la direction du SEA. Leurs budgets sont alors notifiés aux entités de gestion.

Cette phase doit être terminée avant le début de la gestion, mais en toute rigueur les budgets ne peuvent être notifiés qu'à l'issue de la publication de la loi de finances initiale (LFI). En cas d'écart entre la LFI et le PAP, les budgets indicatifs prévisionnels devront être amendés avant d'être notifiés.

L'agrégation des EdB validées permet d'établir une programmation cadencée de la dépense.

3. Gestion annuelle.

La bonne exécution de la gestion est contrôlée et retracée au travers du dialogue de gestion jusqu'au  rapport annuel de performance (RAP) et compte financier qui symbolisent la fin de la gestion.

3.1. Directives de gestion.

Chaque année, le SEA diffuse les directives relatives à la gestion. Ce document organise la gestion infra-annuelle, présente les principes et particularités de la gestion, précise les rôles et responsabilités budgétaires et définit les modalités du dialogue de gestion de l'ensemble des acteurs.

3.2. Ouverture de la gestion.

La publication du décret portant répartition des crédits et découverts autorisés par la loi de finances entraîne la prise en compte dans CHORUS de ladite loi de finances et du découvert autorisé. Cette opération permet l'ouverture de la gestion.

La loi de règlement arrête le montant définitif des recettes et des dépenses pour un exercice donné, et de fait le report du solde de trésorerie.

Une réunion de lancement de la gestion organisée par le bureau « finances » de la DCSEA en début d'année avec le représentant de l'ordonnateur secondaire. Un focus y est fait sur les directives spécifiques de la gestion.

3.3. Dialogue de gestion.

En conduite, le dialogue de gestion permet d'assurer la cohérence de la programmation et de la gestion. Il doit permettre au service, d'une part de respecter les objectifs prévus au PAP, d'autre part de faire face, dans le cadre sa gestion, aux aléas de gestion et aux contraintes extérieures.

3.3.1. Instance de pilotage de la trésorerie du compte de commerce.

En gestion, la DCSEA est responsable de la bonne gestion du compte de commerce et donc du suivi des recettes et des dépenses.

Le comptable du compte de commerce est responsable des opérations de paiement et de recouvrement. Il transmet la situation mensuelle de la trésorerie du compte de commerce n° 901 retraçant en particulier l'état des dépenses et des recettes.

Les entités gestionnaires suivent la réalisation, au sein de leurs périmètres respectifs, des besoins validés, analysent tout écart par rapport aux prévisions, en hiérarchisant si nécessaire les priorités en lien avec la réalisation des objectifs opérationnels du SEA.

Le fusionnement de ces informations est réalisé au moins mensuellement par le bureau « finances » de la DCSEA.

Afin de suivre la bonne exécution de la gestion du compte de commerce, une instance de pilotage de la trésorerie est constituée des responsables suivant : le directeur central adjoint du SEA, le sous-directeur opérations, le sous-directeur achats-finances et le chef du bureau « finances ».

Sa composition peut être complétée par tout responsable fonctionnel.

Le but de cette instance est de piloter la ressource financière du compte de commerce en assurant le suivi du :

• financement des projets majeurs ;

• niveau de trésorerie au regard des dépenses prévues ;

• niveau de la ressource dédiée aux moyens propres du SEA (« valeur ajoutée par le SEA ») ;

avec une double finalité :

• le respect du principe d'équilibre du compte de commerce entre recettes et dépenses ;

• le respect du montant de ressources allouées au SEA (consignes/décisions prises en COPIL/CdC), en se fondant sur l'activité réalisée et celle estimée (jusqu'à la fin de gestion).

L'instance de pilotage se réunit quand des mesures d'arbitrage sont envisagées, effets de l'analyse économique produite par la sous-direction achats-finances de la DCSEA.

En régime nominal (hors mesures d'arbitrage à prendre), le suivi et le pilotage de la trésorerie du compte de commerce se limitent à la réalisation de la ressource (recette « valeur ajoutée par le SEA ») ; le processus est alors dématérialisé avec un circuit décisionnel court :

• analyse économique (recettes & dépenses) par le chef du bureau « finances » ;

• décision par le sous-directeur Achats-Finances des montants des coûts ⁽¹⁰⁾ constituant les tarifs de cession à appliquer en tarification le mois suivant.

3.3.2. Suivis de gestion.

Par ailleurs, des réunions de suivi de gestion sont organisées chaque année par le bureau « finances » de la DCSEA, dans la mesure du possible, en amont des comités de pilotage (COPIL).

Les entités gestionnaires de crédits sont représentées à ces réunions :

• les pilotes de processus (Exploitation pétrolière, Équipement, Fonction immobilière, Système d'information, etc.) ;

• DCSEA/Cab, DELPIA, BPIA, CEPIA ;

• en raison de leur éloignement géographique, les DSEA/OME, sauf exception, sont dispensés de participer à la réunion, mais le compte-rendu leur est communiqué.

Ces réunions ont pour objet d'effectuer une analyse de l'avancement de la gestion et de ses aléas. Notamment, si un besoin nouveau apparaît au cours de la gestion, l'entité gestionnaire doit se prononcer sur l'opportunité de la dépense et rechercher une solution d'autofinancement du besoin. Si elle n'est pas en mesure de proposer une solution en interne qui soit soutenable, la recherche est élargie à l'ensemble du périmètre du SEA. Si ces arbitrages risquent d'engendrer des ruptures capacitaires, le SEA rend compte à l'EMA (COCA).

La situation de la trésorerie, l'avancement du plan d'équipement, les cessions (en volume et en montant) et les recettes associées font ainsi l'objet d'un suivi détaillé. Les écarts constatés avec la programmation sont commentés. La soutenabilité est examinée spécifiquement à l'occasion de chaque suivi de gestion.

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Ces réunions de suivi de gestion permettent d'étudier :

• des mesures d'adaptation des actions menées et réallocations de moyens ;

• des mesures de révision des objectifs de performance.

Toute évolution dans la programmation devra être soumise, pour validation, aux instances de gouvernance.

La réunion du second suivi de gestion traite aussi de la fin de la gestion et du lancement des travaux de préparation de la gestion suivante.

3.4. Contrôle interne.

Le ministère de la défense est engagé dans une démarche de maîtrise des risques qui constitue la base d'un dispositif global d'audit et de contrôle interne (budgétaire, comptable et financier).

La gestion du compte de commerce fait l'objet d'un dispositif de contrôle interne s'appuyant sur le décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP).

3.5. Clôture de gestion.

Chaque année, la direction du budget émet une note relative aux dates limites de fin de gestion applicables à l'exercice en cours et des opérations à traiter pour clôturer l'exercice comptable. Les éléments qui concernent le compte de commerce n° 901 sont diffusés aux entités gestionnaires par bureau « finances » de la DCSEA.

À l'issue des opérations d'inventaire, le comptable détermine le solde du compte de commerce. Après publication de la loi de règlement, ce solde sera repris dans CHORUS.

3.6. Documents de fin de gestion.

Une fois la gestion terminée, le comptable du compte de commerce établit le compte financier de la gestion écoulée. Il retrace les résultats du compte de commerce n° 901 selon la comptabilité budgétaire de l'État, la comptabilité générale de l'État et la comptabilité commerciale.

De même, conformément à l'article 54-5 de la LOLF, la DCSEA transmet à la DAF les éléments pour la rédaction du rapport annuel de performance (RAP) qui présente et explique les réalisations effectives concernant l'ensemble des moyens inscrits au compte de commerce. Il comporte, au titre de la gestion écoulée :

• le développement et la justification des recettes constatées ;

• l'explication du découvert éventuellement utilisé ;

• le développement et la justification des dépenses opérées ;

• éventuellement les modifications du découvert demandées.

Par ailleurs, la DCSEA répond au questionnaire préparatoire à la note de la Cour des Comptes relative à l'exécution budgétaire de l'année écoulée, sous couvert du ministre de la défense.

Enfin, l'exécution de la gestion fait l'objet d'un rapport annuel présenté aux instances de gouvernance.

La présente instruction particulière sera publiée au Bulletin Officiel des armées.