Préambule.

L'instruction de première référence dispose, dans son article 4 que des systèmes de suivi et d'analyse des coûts (SSAC) seront mis en œuvre pour chaque grande fonction ou type d'établissement.

La présente instruction a pour but de définir le système informatisé de suivi et d'analyse des coûts des établissements de soins, traitements et expertises. Les informations détaillées sur le système comptable et sur l'utilisation du logiciel figurent dans le manuel remis à chaque établissement lors de l'installation du logiciel.

1. Généralités.

1.1. Objectifs.

Le système de suivi et d'analyse des coûts des établissements de soins, traitements et expertises a pour objectifs :

• de fournir une aide, en matière de gestion, au médecin-chef, au gestionnaire, aux chefs de centres de responsabilité en leur communiquant des informations qui leur permettent de mieux appréhender les conséquences de leurs décisions, d'augmenter leur connaissance des coûts et par là, d'améliorer leurs prévisions et leur gestion ;

• de mettre en place un outil permettant de suivre, au niveau des services, les projets élaborés dans le cadre d'un projet d'établissement ;

• de donner à l'administration centrale les informations qui lui sont nécessaires pour réaliser l'adéquation des moyens et des objectifs qu'elle assigne aux établissements de soins, traitements et expertises ;

• de déterminer les coûts de revient des prestations courantes du service de santé.

1.2. Principes généraux et caractéristiques de fonctionnement.

Le système vise à traduire en coûts, la gestion des différents centres de responsabilité des établissements (CR). C'est pourquoi il repose sur le principe de la prise en compte, au niveau de chaque CR, des seuls coûts sur lesquels les chefs de centre de responsabilité ont une influence.

Les deux principales caractéristiques du système sont :

• le découpage de l'établissement en sections d'analyse communes à l'ensemble des établissements ;

• la pluralité des niveaux de saisie des coûts auxquels peuvent se situer les établissements.

1.3. Structure d'analyse.

  3.1. Découpage comptable des établissements.

Les hôpitaux des armées sont découpés en sections d'analyse correspondant à des niveaux de calcul des coûts de plus en plus affinés.

Le niveau le plus global de calcul de coûts est la « fonction ». Elle rassemble les centres de responsabilité en grands secteurs d'activité : administration, logistique, technique, clinique (ex. : la fonction administration regroupe les services administratifs de l'établissement, service d'administration générale et financière, service du personnel et service des hospitalisations et soins externes).

Chaque fonction est divisée en activités majeures regroupant des centres de responsabilité ayant une activité analogue (ex. : les laboratoires de biologie et biochimie sont regroupés dans l'activité majeure « laboratoires d'analyses médicales »).

Ces deux niveaux d'analyse servent au niveau central pour établir des correspondances avec les hôpitaux publics.

Les centres de responsabilité correspondent aux services ou cellules de l'établissement exception faite du service du matériel qui est scindé en plusieurs CR.

Le centre d'expertise médical du personnel navigant (CEMPN) est assimilé à un service de l'hôpital auprès duquel il est implanté.

Les sections d'analyse évoquées ci-dessus sont répertoriées dans des tables fixées au niveau central pour conserver une homogénéité au niveau du service de santé des armées (cf. Article 4).

Pour des raisons internes à l'établissement, les centres de responsabilité peuvent être subdivisés en activités élémentaires individualisant un aspect spécifique de la production d'un service. Cette répartition est laissée à l'initiative de chaque établissement.

La section élémentaire de suivi et d'analyse des coûts (SESAC) est le niveau choisi pour effectuer le suivi et l'analyse des coûts. Elle correspond au CR s'il n'y a pas d'activités élémentaires ou à ces dernières si elles existent.

  3.2. Nature des informations.

On distingue :

• les données de référence ;

• les autres données.

Les données de référence correspondent aux informations valables pour un ou plusieurs exercices (ex. : surface des CR, nomenclature des produits…)

Les autres informations sont celles dont la saisie ou la validation mensuelle est nécessaire.

1.4. Niveaux de responsabilités dans l'emploi du logiciel.

Les données de référence constituent l'ossature du système. Elle figurent dans des tables. C'est pourquoi plusieurs niveaux de responsabilités ont été définis comportant chacun des droits d'accès différents aux tables.

On distingue trois niveaux de responsabilité :

• l'administrateur national ;

• l'administrateur local ;

• l'utilisateur.

L'administrateur national est l'administration centrale. Celle-ci a la responsabilité de la mise à jour des tables communes à l'ensemble des établissements. La diffusion des mises jour est de la responsabilité du centre de traitement de l'information médicale des armées (CeTIMA).

L'administrateur local et l'utilisateur ne peuvent pas modifier ces tables.

L'administrateur local est le chef du service d'administration générale et financière. Il est responsable :

• de la mise à jour des données de référence locales ;

• du lancement des traitements de validation et de calcul des coûts ;

• du lancement des traitements permettant d'assurer le bon fonctionnement du système (basculement de période comptable, purges…).

L'utilisateur est chargé de la saisie des informations comptables et du lancement des éditions.

2. Structure comptable.

2.1. Les charges.

  5.1. Nature des charges.

La nature des charges est définie dans l'instruction de deuxième référence.

Les charges à prendre en compte sont les consommations de l'exercice. En fin d'exercice, le total des charges prises en compte pour le calcul des coûts de revient de l'établissement est égal au total des charges du compte de gestion.

  5.2. Affectation et répartition des charges.

Les charges sont affectées ou réparties en fonction de leur type, à l'exception des charges communes (eau, chauffage…) qui sont imputées aux CR administratifs ou logistiques.

A chaque type de charge correspond une saisie spécifique.

On distingue les types suivants :

• charges non incorporables ;

• autres charges ;

• charges non identifiables ;

• charges de recherches ;

• charges identifiables ;

• charges de personnel.

Les charges non incorporables sont des charges qui n'entrent pas dans le fonctionnement normal de l'établissement. Il s'agit surtout de charges supportées par l'établissement en tant que « corps support ». Les charges supportées par un hôpital au profit d'un CEMPN ne sont pas des charges non incorporables.

Les autres charges correspondent :

• aux rémunérations et charges sociales des personnels absents depuis plus de trois mois ou en congé de maternité quelle que soit la durée ;

• à l'amortissement de l'infrastructure ;

• à la quote-part des frais généraux.

Les charges non identifiables sont des charges que l'on peut affecter à un CR mais non à une prestation courante du CR.

Les charges de recherches sont des charges liées à la recherche clinique.

Les charges non identifiables et de recherches sont imputées aux prestations courantes du CR par des clés de répartition.

Les charges identifiables sont des charges affectables à une prestation d'un CR.

Les charges de personnel, bien qu'identifiables, font l'objet d'un traitement informatique particulier (ventilation des charges à partir de taux de répartition du temps de travail).

Un tableau récapitulatif d'affectation et de répartition des charges figure dans le manuel.

2.2. Les activités.

Les activités se répartissent en prestations courantes, prestations annexes, cessions déductibles et prestations intermédiaires.

Les prestations courantes et les prestations annexes sont définies dans l'instruction de deuxième référence.

Les cessions déductibles correspondent aux remboursements par les ayants droit des prestations autres que les prestations courantes (repas, téléphone, eau, gaz…).

Un tableau d'affectation des cessions déductibles figure dans le manuel.

Les prestations intermédiaires correspondent aux prestations des CR administratifs et logistiques au profit des CR techniques et cliniques.

2.3. Les coûts.

  7.1. Types des coûts.

On distingue plusieurs types de coûts :

• le coût brut ;

• le coût net ;

• le coût induit ;

• le coût de production ;

• le coût secondaire ;

• le coût de revient.

Le coût brut correspond à la somme des charges, par prestation, affectées à la SESAC.

Le coût net correspond au coût brut diminué des cessions déductibles. Ce coût n'est calculé que pour les CR administratifs et logistiques.

Le coût induit correspond à la valorisation des actes techniques consommés par un service clinique pour son activité d'hospitalisation. Les coûts induits, provenant de la consommation des actes produits par d'autres services, sont valorisés à partir d'un coût standard unitaire et de la quantité réelle consommée.

Le coût de production est égal :

• au coût net pour les CR administratifs et logistiques ;

• au coût brut pour les CR techniques et l'activité externe des CR cliniques ;

• à la somme des coûts bruts et induits pour l'activité d'hospitalisation des CR cliniques.

Le coût secondaire correspond à la ventilation des coûts de production des CR logistiques et administratifs sur les prestations courantes des CR techniques et cliniques.

Le coût de revient est égal :

• pour les prestations courantes, à la somme :

  • des coûts de production ;

  • des coûts secondaires ;

  • de l'écart entre le coût induit calculé au coût standard et calculé au coût de revient réel ;

  • de la ventilation des autres charges ;

• pour les prestations annexes, à la somme :

  • des charges ;

  • des cessions déductibles, affectées à une activité.

  7.2. Utilisation des coûts.

Le coût de production et ses éléments constitutifs sont les informations de référence du système. Instruments privilégiés d'information de gestion des différents chefs de CR ils permettent le suivi du budget de service lorsqu'il existe. Ce sont également les instruments d'aide à la répartition des moyens au niveau central. Ils sont calculés mensuellement dans les hôpitaux d'instruction des armées et au moins trimestriellement dans les autres établissements de soins, traitements et expertise.

Le coût de revient est une information complémentaire du coût de production. Il est communiqué au chef de CR si celui-ci en fait la demande.

Ils sont calculés au moins semestriellement.

3. Les résultats.

3.1. Présentation des résultats.

Les résultats sont produits sur des états réglementaires et non réglementaires.

Les états réglementaires sont destinés, en principe, à une diffusion externe. Les états non réglementaires sont à usage interne et sont produits à la demande ; ils sont répertoriés dans le manuel.

Les états réglementaires comprennent :

• coûts de production détaillés, services techniques et cliniques, imprimé N° 620-9*/111 ;

• coûts de production détaillés, services administratifs ou logistiques, imprimé N° 620-9*/112 ;

• coûts de production agrégé, services techniques et cliniques, imprimé N° 620-9*/113 ;

• coûts de production agrégé, services administratifs ou logistiques, imprimé N° 620-9*/114 ;

• coûts bruts par niveau de section, imprimé N° 620-9*/115 ;

• répartition des autres charges, imprimé N° 620-9*/116 ;

• répartition des coûts secondaires, imprimé N° 620-9*/117 ;

• coûts de revient des prestations courantes pour un centre de responsabilité ou une activité élémentaire, imprimé N° 620-9*/118 ;

• coûts de revient des actes techniques, imprimé N° 620-9*/119 ;

• coûts de revient de l'hospitalisation, imprimé N° 620-9*/120 ;

• répartition des prestations annexes par catégorie de bénéficiaire externe, imprimé N° 620-9*/121.

Les manuels administrateur et utilisateur contiennent une note explicative sur l'utilisation des imprimés.

3.2. Production des résultats.

Les informations relatives aux :

• coûts de production agrégés des services techniques et cliniques ;

• coûts de production agrégés des services administratifs et logistiques ;

• coûts bruts par niveau de section ;

• répartition des autres charges ;

• répartition des coûts secondaires ;

• coût de revient des actes techniques ;

• coût de revient de l'hospitalisation, sont transmises, pour le 1er août pour le 1er semestre et 1er mars pour l'exercice écoulé, à l'administration centrale selon une procédure informatique définie par le CeTIMA.

Des dispositions transitoires seront prises pendant la phase d'installation du logiciel dans les établissements.

Des informations complémentaires pourront être transmises à l'administration centrale par voie informatique. Cette transmission sera effectuée par le CeTIMA. Cette opération ne pourra avoir lieu qu'après le chef d'établissement et le CeTIMA aient été informés par écrit des besoins de l'administration centrale. Cette demande devra émaner ou avoir été visée par la sous-direction études, planification, gestion.

3.3. Mise en application.

La présente instruction sera mise en application au fur et à mesure de l'installation du logiciel dans les établissements.