1. Objet de l'instruction.

Compte tenu de l'instruction citée en référence, le laboratoire du service des essences des armées (LSEA) a pour mission d'effectuer :

• les essais et les analyses concernant le contrôle de la qualité ;

• les essais et analyses d'homologation des produits délivrés par le service des essences des armées (SEA) ;

• les essais d'homologation des matériels et des emballages pétroliers.

Le but de cette instruction est de définir les procédures régissant la conduite des études liées aux travaux d'homologation et ordonnées au LSEA par la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA). Elle n'entre pas dans le détail de l'exécution technique des études qui est du ressort du directeur du LSEA.

2. Généralités.

La décision d'ouvrir une étude relève de la compétence du directeur central du SEA. Celui-ci est conseillé par la commission d'études des produits et emballages pétroliers (CEPE) qui émet un avis sur l'ouverture, l'orientation et la clôture d'une étude après avoir évalué son intérêt, son importance, sa durée prévisible et son coût.

La DCSEA, bureau « exploitation » ou « équipement », exerce son contrôle sur l'étude jusqu'à sa clôture.

La DCSEA reçoit du LSEA tous les comptes rendus et rapports, périodiques et de fin d'études, ainsi que les rapports ponctuels qui s'y rapportent. Ces documents ne peuvent être diffusés à l'extérieur du SEA qu'avec l'approbation de la DCSEA.

Les études menées par le LSEA concernent :

• la participation à la mise au point des spécifications définissant les produits ou des matériels ;

• la mise au point de méthodes d'essai ;

• la mise au point de modes d'emploi ;

• le suivi de produits en service.

3. PREAMBULE.

4. Déroulement d'une étude.

4.1. Demandes d'ouvertures d'études.

Les études peuvent être entreprises pour le compte du SEA ou pour celui d'organismes extérieurs.

Les demandes extérieures au SEA doivent impérativement transiter par la voie hiérarchique normale propre à chaque armée ou à chaque administration avant d'être adressées à la DCSEA.

Les demandes émanant du secteur privé peuvent être acceptées en fonction de leur intérêt pour les armées.

Tout organisme du SEA, confronté à un problème technique, peut demander à la DCSEA l'ouverture d'une étude. Ces demandes doivent contenir toutes les indications utiles sur le but recherché et la nature des essais à entreprendre.

4.2. Examen des demandes.

Au cours de la réunion de la CEPE, le LSEA donne son avis sur la faisabilité, le coût et la durée probable des travaux, ainsi que sur la nature et le coût du matériel à acquérir.

Le bureau concerné, exploitation ou équipement, donne son avis sur la priorité à accorder à cette étude en tenant compte des orientations techniques du SEA définies par le directeur central.

4.3. Décision du directeur central du SEA.

Sur proposition de la CEPE, le directeur central du SEA décide de la suite à donner à la demande. La DCSEA informe le demandeur de la décision prise, ainsi que le coût prévisionnel ou de la gratuité de l'étude.

Dès réception de la décision positive du directeur central, consignée au procès-verbal de la réunion de la CEPE, le LSEA peut entreprendre la phase d'exécution. Le numéro d'attribution de cette nouvelle étude est inscrit au compte rendu de la CEPE.

4.4. Degré de priorité des études.

Les études sont affectées par la DCSEA de deux degrés de priorité :

• étude normale : l'étude doit être entreprise dès que possible, mais sans pour cela arrêter d'autres études en cours ;

• étude urgente : l'étude doit être entreprise sans délai, même au détriment d'une étude normale.

La priorité d'une étude est fixée lors de la demande, mais n'est pas définitive. La DCSEA peut la modifier suivant les besoins, en cours d'exécution.

4.5. Clôture d'une étude.

Lorsque la DCSEA a décidé de clôturer une étude, le LSEA adresse un rapport de fin d'étude qui tient lieu de compte rendu. Ce rapport de fin d'étude peut être le dernier rapport semestriel si celui-ci est suffisamment exhaustif.

Un état récapitulant les dépenses particulières engagées au titre de cette étude est joint au compte rendu.

Les factures éventuelles sont établies en fonction du tarif des analyses en vigueur au moment de l'étude.

5. Modalités de mise en œuvre.

5.1. Responsabilités du directeur du LSEA.

Le directeur du LSEA est chargé de l'exécution des études qui lui sont confiées. A ce titre, il définit la liste des actions à entreprendre et les fait exécuter.

Il respecte, dans toute la mesure du possible, l'ordre d'urgence qui lui a été défini par la DCSEA.

Il rend compte à celle-ci de toute difficulté rencontrée au cours de la phase technique d'une étude.

Il prend les dispositions permettant à tout moment de chiffrer de façon aussi précise que possible le prix de revient de l'étude en cours.

5.2. Moyens du laboratoire du service des essences des armées.

Pour mettre en œuvre une étude, le directeur du LSEA dispose :

• du personnel des deux établissements du LSEA ; toutefois, la proportion du personnel affecté aux études doit permettre l'exécution normale de la mission de contrôle de qualité du LSEA ;

• des crédits d'études qui lui sont accordés par la DCSEA pour l'acquisition éventuelle de matériels ou de produits.

5.3. Financement des études.

Les études sont financées sur des crédits du titre V gérés par le bureau exploitation ou par le bureau équipement de la DCSEA.

Lorsque l'étude a été entreprise à titre onéreux pour un organisme extérieur au SEA, le prix de cette étude est communiqué à l'établissement administratif et technique du SEA par la DCSEA au moment où celle-ci adresse les résultats de l'étude au demandeur.

Les procédures de recouvrement sont mises en œuvre, suivant les dispositions de l'instruction sur la comptabilité financière du service (BOEM/G 613-1).

5.4. Répertoire des études.

Un répertoire des études est tenu par le bureau exploitation de la DCSEA. Il permet non seulement de suivre les grandes lignes de l'exécution des études en cours au LSEA, mais aussi d'apprécier le nombre total des études en cours, leur urgence, et leur état d'avancement.

5.5. Identifications des études, des formules, des essais et des méthodes d'essai LSEA.

Afin d'identifier les travaux du LSEA, chaque étude est affectée d'un numéro extrait d'une liste chronologique unique tenue à jour par le bureau exploitation de la DCSEA. Ce système de codification est décrit en annexe.

De même, les formules des produits testés ainsi que les méthodes d'essai spécifiques développées par le LSEA sont clairement identifiées dans une circulaire indépendante à caractère permanent.

Les rapports d'essais et les bulletins d'analyse liés aux études doivent être identifiés aisément et sans ambiguïté lors de leur transmission par le LSEA à la DCSEA ; en particulier, ils doivent mentionner en référence le numéro d'étude au titre de laquelle ils ont été effectués ainsi que le code SEA de la formule testée.

6. Comptes rendus.

6.1. Périodicité des comptes rendus.

Le LSEA établit un compte rendu semestriel au 1er janvier et au 1er juillet de chaque année, ainsi qu'un compte rendu de fin d'étude à la clôture de chaque étude.

Entre chaque compte rendu le LSEA doit pouvoir renseigner à tout instant la DCSEA sur le degré d'avancement d'une étude.

6.2. Le compte rendu semestriel.

Ce compte rendu comprend les parties suivantes :

• une liste des études terminées pendant le semestre, avec référence des comptes rendus de fin d'étude ;

• une liste des études en cours, avec indication des études non abordées au cours du semestre ;

• un état d'avancement détaillé des études en cours d'exécution à la date de rédaction du compte rendu.

Cet état comporte, pour chaque étude, un résumé des travaux effectués pendant les semestres précédents ; il fait ensuite ressortir les progrès effectués pendant le dernier semestre ou les raisons qui ont pu retarder l'avancement des travaux. Il mentionne enfin pour chaque étude, la date probable de fin d'étude, chaque fois qu'il est possible de la prévoir, ainsi que les projets de travaux pour les semestres à venir.

Chaque page des comptes rendus ne doit être consacrée qu'à une seule étude et porter, en haut et à droite, la mention du numéro de l'étude et de la date de rédaction.

6.3. Le compte rendu de fin d'étude.

Ce compte rendu est effectué à la fin de chaque étude. Il fait ressortir clairement les résultats obtenus et les conclusions qui en sont tirées.

Il porte aussi mention du coût global de l'étude :

• dépenses portant sur des achats de matériels imputés sur le titre V du budget du SEA ;

• frais d'analyse ou d'essai imputés sur le titre III ;

• autres activités ou actions telles que des frais de missions ou paiement d'essais effectués par des organismes extérieurs au LSEA ;

• évaluation du temps passé.

6.4. Diffusion des comptes rendus.

Les comptes rendus sont adressés en deux exemplaires au bureau « exploitation » de la DCSEA pour l'exploitation de ceux-ci, ainsi que pour contrôle et mise à jour du fichier. Les autres destinataires peuvent être, en fonction du sujet traité, le bureau équipement de la DCSEA, l'établissement administratif et technique du SEA ou tout autre organisme impliqué dans l'étude.