INSTRUCTION N° 22/ARM/EMM/CMI/SEC relative à la correspondance officielle au sein de la marine.
Du 19 avril 2018NOR A R M B 1 8 5 1 1 7 5 J
Préambule.
La présente instruction détermine les principes généraux de la correspondance officielle au sein de la marine et fixe les règles relatives à son élaboration.
Elle est destinée à uniformiser la rédaction des documents et à répondre aux interrogations des rédacteurs, secrétaires et tous ceux qui participent, d'une manière ou d'une autre, à la qualité des écrits de la marine.
L'ensemble des modèles de documents listés en annexe IX., ainsi que les fiches techniques rattachées à cette instruction sont accessibles au format numérique sur le portail Intramar à l'adresse suivante : http://portail-royale-nav.marine.defense.gouv.fr/index.php/2013-11-12-15-31-05/modeles-correspondances.
1. Principaux types de documents.
1.1. Dématérialisation.
L'utilisation intensive des outils informatiques impose une évolution des règles de correspondance traditionnelles. La dématérialisation de la correspondance, à défaut d'être totale et uniforme, est autant un processus en cours qu'un objectif à atteindre. Au-delà du développement puis de la maîtrise des outils, elle exige une véritable révolution des habitudes de travail et des mentalités. L'instruction entend uniformiser les règles et procédures pour, à partir d'un socle commun, intégrer les possibilités offertes, les contraintes générées et les exigences imposées par la correspondance dématérialisée.
1.2. Correspondance d'usage général.
1.2.1. La lettre.
La lettre est un écrit par lequel une autorité communique soit avec un échelon de commandement dont elle relève, soit avec des autorités transverses et/ou subordonnées, soit avec des personnes n'appartenant pas au ministère ou avec des autorités étrangères. Le destinataire unique est mentionné par son grade et sa fonction. Si la lettre est adressée à plusieurs destinataires, la lettre est adressée à « destinataires in fine » et ceux-ci sont mentionnés, dans la liste de diffusion, par leur titre abrégé.
Pour les lettres à caractère personnel, extérieures au ministère, il est préférable d'utiliser la lettre de courtoisie.
Elle est rédigée à la forme personnelle.
1.2.2. La lettre d'envoi.
La lettre d'envoi est un écrit destiné à présenter, sous forme synthétique, un document plus volumineux qui lui est joint, visant à fournir au destinataire une connaissance sommaire mais fidèle du dossier (rapport sur le moral = lettre d'envoi du commandant + lettres des présidents de catégories).
Elle est rédigée à la forme personnelle.
1.2.3. La lettre de « courtoisie » (ex-lettre de « château »).
La lettre de « courtoisie » est un écrit destiné à exprimer un remerciement, une invitation, une réponse, une sollicitation etc. Elle débute obligatoirement par une formule d'appel manuscrite suivi d'une virgule (Amiral, Cher Jean-Pierre, Monsieur le directeur, etc.) et se termine obligatoirement par une formule de courtoisie manuscrite (Respectueusement, Amicalement, etc.).
La lettre de courtoisie est toujours adressée à un destinataire unique (société civile, personne physique, morale ou étrangère). Des copies peuvent cependant être adressées à des autorités de la marine uniquement et celles-ci ne sont pas référencées comme destinataires sur le document.
Elle est rédigée à la forme personnelle.
1.2.4. La note.
La note est un document d'échange couramment employé pour le traitement des dossiers et la gestion des affaires courantes entre états-majors et organismes du ministère. Elle peut exprimer une décision, fixer des orientations, des dispositions ou des prescriptions sur un sujet donné, développer la position d'un organisme sur une question particulière. La note, peut être destinée à des subordonnés, des destinataires de rang homologue et à une autorité supérieure.
Elle est rédigée à la forme impersonnelle.
1.2.5. Le bordereau d'envoi.
Le bordereau d'envoi est un écrit marquant la trace de l'expédition d'une correspondance ou d'un dossier jusqu'au niveau « secret défense ». Dans le cas de l'expédition de documents « confidentiel défense » et « secret défense », il est dénommé bordereau d'envoi « ABB' ».
Quel que soit le niveau de protection des documents expédiés, le bordereau d'envoi ne l'est jamais.
Les bordereaux, en version papier, sont adressés en un seul exemplaire. Le destinataire renvoie à l'émetteur, dès sa réception, la version signée scannée à l'adresse électronique mentionnée par l'émetteur.
Les documents adressés en version numérique (.pdf à privilégier) sur le réseau « confidentiel défense » sont obligatoirement accompagnés d'un bordereau d'envoi numérique. Le bordereau numérique répond à un standard établi et appelle une réponse « accusé de réception » elle aussi standardisée.
1.2.6. La transmission.
La transmission est un écrit transmettant un document et le complétant d'un avis sommaire, d'observations ou d'indications sur la suite à donner. Une copie de la transmission est adressée à l'autorité signataire du document transmis.
En l'absence d'observation ou d'indication, le bordereau d'envoi se substitue à la transmission.
1.2.7. La notification.
La notification est un écrit qui justifie que l'administré a bien pris connaissance des termes d'une décision administrative le concernant. Elle est toujours accompagnée d'un récépissé de notification. Une copie du récépissé signé par l'administré est retournée à l'autorité signataire de la décision et l'original est transmis au bureau des matricules de la direction du personnel militaire de la marine.
1.2.8. Le message officiel (NEMO MELINDA ACP).
Le message officiel ACP, télégraphique, est un écrit « opérationnel » destiné à transmettre rapidement des éléments d'information ou de décision sans pièce jointe.
Le message officiel NEMO ou MELINDA, électronique, est un écrit destiné à transmettre rapidement des documents et d'en permettre la rediffusion interne sans manipulations chronophages. Il est le mode de correspondance à privilégier dans le cadre opérationnel mais également dans un cadre de démarche vers le « tout numérique ».
Rédigé à la forme impersonnelle, il exclut toute formule protocolaire et obéit à des règles particulières de rédaction et de transmission.
1.2.9. Le courrier électronique.
Le courrier électronique ou courriel est avant tout un outil de travail et un moyen de communication destiné à faciliter la circulation et l'échange d'informations au sein du ministère.
La messagerie individuelle, nominative et non officielle, doit être différenciée de la messagerie officielle. Cependant, les échanges par courrier électronique peuvent être insérés dans les dossiers de travail. Son utilisation est soumise, non seulement à des règles élémentaires de courtoisie et de politesse militaires, mais également à un cadre réglementaire qui engage la responsabilité de chaque usager.
La dématérialisation de la correspondance étant un objectif à atteindre, le courriel doit faire l'objet d'une attention particulière dans la manière dont il est formaté et rédigé, s'il doit être conservé comme pièce de dossier (les arrière-plans et attaches de signature fantaisistes sont à proscrire).
1.3. Correspondance à une autorité supérieure.
1.3.1. La fiche.
La fiche est un écrit interne à un organisme destiné à émettre des propositions, à solliciter une ou plusieurs décisions ou à faire un point de situation sur un sujet donné. Elle exige un travail d'analyse et/ou de synthèse. Une fiche peut être transmise à un organisme extérieur à condition qu'elle soit accompagnée d'une lettre d'envoi ou d'un bordereau d'envoi.
Elle est rédigée à la forme impersonnelle.
1.3.2. Le rapport.
Le rapport est un exposé complet dont le but est de relater à l'autorité supérieure un fait important et ses conséquences, d'exposer une situation, les résultats d'enquêtes, d'expertises ou d'inspections. Il répond à une exigence d'objectivité, voire d'exhaustivité.
Il peut comporter des propositions en vue de provoquer une décision. Il est signé par le(s) rédacteur(s) et peut être remis par la voie hiérarchique, revêtu des avis des autorités qui le transmettent.
Il est rédigé à la forme personnelle.
1.3.3. Le procès verbal.
Le procès-verbal possède une valeur probante. Il constitue la transcription, dressée en forme authentique par une autorité ou une personne ayant qualité pour le faire, de ce qu'elle a fait ou constaté dans l'exercice de ses fonctions (inventaires, destructions, etc.), de délibérations d'instances de certaines structures (commissions, etc.) ou de ce qui s'est passé au cours d'une réunion. Pour être valide, il doit comporter la signature de tous les membres ayant participé à l'évènement auquel il se rapporte.
Il est rédigé à la forme impersonnelle.
1.3.4. Le compte-rendu.
Le compte rendu est plus sommaire et synthétique que le rapport. Il décrit de manière condensée une situation, relate un événement, restitue tout ou partie d'un contenu d'une réunion ou d'une activité ; il peut être appelé, dans ce cas, relevé de décisions ou de conclusions.
Un compte rendu de réunion peut faire l'objet d'une procédure d'approbation avant d'être définitivement validé, notamment s'il entérine des actions ou des décisions.
Rédigé à la forme impersonnelle, il rend compte d'une réunion ou d'un évènement n'appelant pas de décision de commandement.
Rédigé à la forme personnelle, il rend compte d'une situation ou d'un événement appelant une décision de commandement.
1.4. Correspondance à une autorité subordonnée.
1.4.1. La décision.
La décision est l'expression écrite de la volonté d'une autorité dans un domaine précis relatif à l'organisation ou à l'administration. Dans le domaine organique ou opérationnel, elle a vocation à être traduite en directive, instruction ou ordre.
La décision de nature administrative ne produit d'effets qu'une fois portée à la connaissance des intéressés par voie de publication ou de notification.
1.4.2. La directive.
La directive est un écrit utilisé par les échelons élevés du commandement pour exprimer les idées fondamentales devant guider l'action des subordonnés et fixer des recommandations sur les buts à atteindre.
1.4.3. L'instruction et la circulaire.
L'instruction et la circulaire ont pour objet de fournir aux exécutants les prescriptions relatives à l'application de lois, ordonnances, décrets et arrêtés.
Elles sont rédigées à la forme impersonnelle. Elles ne peuvent pas faire l'objet de modifications mais doivent faire l'objet d'une refonte.
On distingue quatre types d'instructions :
-
l'instruction générale (IG) : elle s'applique à l'ensemble des éléments placés sous l'autorité de l'échelon rédacteur ;
-
l'instruction permanente (IP) : elle rassemble les prescriptions à caractère permanent à l'usage des subordonnés d'un échelon. Elle ne produit pas les règlements en vigueur mais traite de leur application pratique au sein de l'échelon considéré ;
-
l'instruction particulière (IPA) : elle s'adresse à une partie seulement de l'échelon de commandement ou ne concerne qu'un aspect particulier d'une mission ordonnée par ailleurs ;
-
l'instruction provisoire (IPR) : elle répond à une nécessité urgente mais sa rédaction n'est pas définitive et est destinée à être reprise ultérieurement.
1.4.4. La note de service.
La note de service est très peu utilisée au sein de la marine, on lui préfère l'ordre de circonstance. Cependant, elle est souvent nécessaire pour rendre compte d'une activité aux organismes de gestion financière [service parisien de l'administration centrale (SPAC), groupement de soutien des bases de défense (GSBdD), plate-forme achats finances (PFAF), etc.].
Elle est rédigée à la forme impersonnelle.
1.4.5. L'ordre.
Un ordre découle souvent d'une instruction et contient des prescriptions précises applicables dans des conditions déterminées, et énonçant ce que les subordonnés doivent connaître pour l'exécution d'une mission donnée explicitement.
Il est rédigé à la forme impersonnelle.
L'ordre pouvant porter sur les sujets les plus divers, il en résulte que l'ordre est :
-
permanent (OP) s'il s'applique dans la durée et jusqu'à nouvel ordre à l'ensemble des subordonnés d'un échelon de commandement et s'il désigne par la fonction du personnel pour une attribution précise et permanente ;
-
particulier (OPA) s'il s'adresse seulement à une partie des subordonnés de cet échelon ou ne concerne qu'un aspect particulier d'une mission ordonnée par ailleurs et s'il désigne nommément du personnel pour une fonction ou attribution pour une durée déterminée ;
-
de circonstance (OC) s'il s'applique à l'ensemble ou à une partie de l'échelon de commandement et correspond à une situation temporaire. Il est utilisé au sein de la marine pour diffuser des instructions à usage interne à l'unité.
2. Règles générales de correspondance.
2.1. Qualités générales d'un écrit.
2.1.1. Efficacité.
Dans un écrit professionnel, l'objectif est l'efficacité. Elle s'obtient par :
-
le choix approprié du type de document de correspondance (lettre, note, etc.) ;
-
la détermination du juste degré de classification du document afin d'en assurer la protection ;
-
la définition juste et précise des destinataires.
Sauf pour de rares exceptions, un même courrier ne doit traiter que d'une seule affaire.
2.1.2. Clarté, précision, simplicité et concision.
La rédaction d'un texte doit être :
-
claire : le document est aéré, une idée par point ;
-
précise : le vocabulaire employé ne doit laisser place à aucune ambiguïté ou interprétation ;
-
simple : le vocabulaire employé doit être simple, compréhensible sans être familier ;
-
concise : les phrases sont courtes et simples.
2.1.3. Construction d'un plan logique.
Le plan est l'expression d'un raisonnement bien mené qui permet de structurer les idées et de hiérarchiser les informations.
L'introduction rappelle l'objet de la correspondance ; le développement fournit des explications, expose les arguments ou la réglementation ; la conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée clairement.
2.1.4. Application de bonnes pratiques de rédaction.
En toutes circonstances, le rédacteur doit veiller à :
-
ne jamais utiliser de sigles dans les titres et toujours développer les abréviations dès leur première utilisation dans un point. Lorsque le nombre d'abréviations est trop important (plus de trente sur un document), un glossaire leur est dédié sous forme d'annexe avant la liste des destinataires ;
-
respecter les règles de lisibilité :
-
bannir le jargon de spécialiste ;
-
éviter les verbes passe-partout ;
-
-
choisir le ton juste en se positionnant à la place de l'autorité pour laquelle il agit et à la place du destinataire du document ;
-
rester courtois, crédible et objectif ;
-
tout acte administratif doit contenir des éléments justifiés ; il ne faut affirmer que des choses dont on est sûr et que l'on peut prouver : en cas d'incertitude, il vaut mieux employer le conditionnel ;
-
utiliser des formules positives pour convaincre en privilégiant la forme affirmative plutôt que la forme négative ;
-
éviter les redondances ; la répétition peut parfois être utile et délibérée mais trop souvent, celle-ci est involontaire et dénote un manque de rigueur.
2.2. Principes généraux.
Les échanges de correspondance officielle ne peuvent s'effectuer qu'entre autorités ayant la responsabilité personnelle du commandement et selon l'ordre hiérarchique. En conséquence, un document est toujours adressé à une formation et non à un bureau de cette formation.
En revanche, peuvent être précisés dans la liste des destinataires, les divisions, bureaux et sections chargés de traiter le document. Cette aide à l'attribution n'oblige pas le destinataire à la respecter.
2.3. Dérogations exceptionnelles.
Si toute correspondance officielle doit transiter par la voie hiérarchique, une autorité peut toutefois déroger à ce principe en cas d'urgence ou si l'intérêt du service le justifie.
L'autorité qui désire faire parvenir à un subordonné un document sans intervention des échelons intermédiaires, adressera directement cette correspondance au destinataire « sous couvert » des autorités intermédiaires (celles-ci reçoivent une copie de la pièce). L'adresse comporte alors, après l'appellation du destinataire, la mention « sous couvert », suivie de l'appellation des autorités intermédiaires.
L'autorité subordonnée peut, si l'urgence l'exige ou en réponse à une demande directe, s'affranchir de la voie hiérarchique. Dans ce cas, elle doit adresser une copie de la pièce par la voie hiérarchique. La pratique de cette procédure sans raison valable est proscrite.
Lorsque l'expéditeur et le destinataire d'un document, placés dans une même chaîne de commandement, relèvent d'autorités différentes pour une partie de leurs activités, les règles suivantes doivent être appliquées :
-
une copie de la correspondance adressée à un supérieur dans une chaîne de commandement doit être établie à l'attention du supérieur hiérarchique placé dans l'autre chaîne, si ce supérieur est intéressé par l'objet de la correspondance ;
-
une copie de la correspondance adressée par le supérieur à son subordonné est généralement envoyée au supérieur hiérarchique du destinataire dans l'autre chaîne si ce supérieur peut être intéressé par l'objet de la correspondance.
Des autorités appartenant à des chaînes différentes de commandement peuvent correspondre directement pour des questions de routine et d'administration n'engageant pas la responsabilité des autorités supérieures ou pour des questions préalablement fixées par celles-ci. Si nécessaire, une copie est adressée au supérieur hiérarchique (et éventuellement au supérieur du destinataire).
2.4. Cas particulier des documents co-signés.
Un document signé par plusieurs autorités doit comporter le timbre de chaque autorité signataire (le premier timbre étant celui de l'autorité rédactrice ou initiatrice du document), précédé du lieu et de la date à laquelle la signature a été apposée par cette autorité. Il est fait autant d'exemplaires originaux qu'il existe de signataires pour ce document. La diffusion du document est à la charge de l'entité à l'origine de la rédaction.
3. Modification des différents écrits.
3.1. Le modificatif.
Le modificatif concerne tout changement de fond au texte initial, c'est-à-dire dans les principes ou modalités d'application. Il doit être rédigé avec le souci de faciliter son exécution matérielle et de permettre une exploitation aisée du document tenu à jour. De ce fait, il devra s'effectuer par substitution de pages ou de divisions entières (point, article, alinéa, annexe, tableau, etc.).
Une instruction ou une circulaire publiée au Journal officiel de la République française ou au Bulletin officiel des armées ne peut être modifiée. Elle doit systématiquement faire l'objet d'une refonte.
Sauf cas exceptionnel résultant de restructurations ou de changements dans les attributions des bureaux et services, la signature du modificatif ne peut être effectuée que par l'autorité émettrice du document modifié ou par l'autorité supérieure de la chaîne hiérarchique.
3.2. L'erratum.
L'erratum concerne tout changement de forme au texte initial, c'est-à-dire une erreur de frappe, d'orthographe ou de syntaxe par exemple. L'erratum ne fait pas l'objet d'un enregistrement chronologique d'unité, ni d'une signature. Il en est toutefois fait mention sur le document modifié.
3.3. La refonte.
Dès lors qu'un texte comporte de nombreux modificatifs ou fait l'objet d'un modificatif difficile à intégrer, ce texte doit être refondu. La refonte consiste en la rédaction d'une nouvelle version du texte en tenant compte des modificatifs et/ou des errata dont il a fait l'objet.
Elle constitue également l'occasion de vérifier la validité des textes de référence dont il découle, ainsi que la conformité réglementaire et la pertinence des principes et des procédures décrites.
Lorsque le travail de refonte aboutit à la rédaction d'une nouvelle version du texte, il devra y être fait mention de l'abrogation de la version précédente.
Sauf cas exceptionnel résultant de restructurations ou de changements dans les attributions des bureaux et services, la signature du texte refondu ne peut être effectuée que par l'autorité émettrice du document modifié ou par l'autorité supérieure de la chaîne hiérarchique.
3.4. L'abrogation.
Lorsque le travail de refonte aboutit à la constatation que les procédures décrites sont illégales ou non réglementaires par suite de l'évolution de la loi ou de la réglementation, ou, tout simplement caduques et qu'une nouvelle version du texte n'a pas lieu d'être, ce dernier doit faire l'objet d'une abrogation.
Sauf cas exceptionnel résultant de restructurations ou de changements dans les attributions des bureaux et services, la signature de la décision d'abrogation ne peut être effectuée que par l'autorité émettrice du document modifié ou par l'autorité supérieure de la chaîne hiérarchique.
4. PARTICULARITÉ.
Les règles décrites dans cette instruction permanente peuvent connaître des aménagements pour un texte publié au Journal officiel de la République française ou au Bulletin officiel des armées.
5. Abrogation - publication.
L'instruction n° 22/DEF/EMM/SEC du 8 mars 2013 relative à la correspondance officielle au sein de la marine est abrogée.
La présente instruction est publiée au Bulletin officiel des armées.
Pour la ministre des armées et par délégation :
Le vice-amiral d'escadre,
major général de la marine,
Denis BÉRAUD.
Annexes
Annexe I. Charte graphique pour la présentation des documents.
Annexe II. MARQUES DE CLASSIFICATION, DE PROTECTION ET DE MANIPULATION.
1. Marquage.
La mention « NON PROTÉGÉ » (NP) ne doit pas apparaître sur un document.
La mention de protection « DIFFUSION RESTREINTE » (DR) doit apparaître centré dans l'en-tête de toutes les pages du document.
Les niveaux de classification « CONFIDENTIEL DÉFENSE » (CD) et « SECRET DÉFENSE » (SD) doivent apparaître centrés dans les en-têtes et pieds de page de toutes les pages.
La mention « SPÉCIAL FRANCE » est accolée au niveau de protection ou de classification qu'elle complète.
Les formations, ne disposant pas de moyens d'impression couleur, devront apposer en superposition le tampon humide de couleur sur les supports papier.
2. Diffusion.
Pour les formations ne disposant pas de moyen de reproduction couleur, l'emploi du marquage humide correspondant aux protections et classification citées supra est toléré mais le document ne pourra faire l'objet d'une diffusion dématérialisée qu'en version numérisée.
3. DÉCLASSIFICATION/DÉCLASSEMENT.
Conformément à la réglementation sur la protection du secret [instruction ministérielle en référence b)], il est obligatoire de créer un dernier point avant l'attache de signature (ou avant le point « ABROGATIONPUBLICATION ») intitulé :
-
« DATE DE DÉCLASSIFICATION/DÉCLASSEMENT » mentionnant la date de déclassification ou de déclassement du document classifié « SECRET DÉFENSE » ;
-
« DATE DE DÉCLASSIFICATION » mentionnant la date de déclassification du document classifié « CONFIDENTIEL DÉFENSE ».
Annexe III. Timbres humides.
1. TIMBRE OFFICIEL DIT « SCEAU DE L'ÉTAT ».
1.1. Description.
Le modèle de timbre officiel reprend le modèle du « sceau de l'État », également appelé « Marianne », tel qu'il est fixé par la charte graphique de la communication gouvernementale.
Le timbre humide dit « sceau de l'État » se présente sous la forme d'un timbre en laiton de forme ronde, gravure en relief, avec au centre la figure de la « Liberté » telle qu'elle est déterminée par le sceau de l'État. Au-dessus le nom de l'unité détentrice et au-dessous, l'inscription « LE COMMANDANT ».
1.2. Emploi.
Les autorités ayant qualité pour faire usage des timbres officiels sont celles ayant reçu délégation de signature du ministre par décret ou arrêté publiés au Journal officiel de la République française. Les timbres sont à la charge du signataire.
L'empreinte du timbre humide officiel est apposée sur le côté gauche de la signature en empiétant légèrement sur celle-ci et l'attache de signature de manière à ce qu'elles restent parfaitement visibles.
Pour un même document, l'apposition du timbre humide n'est effectuée que sur l'original à l'encre rouge.
2. TIMBRES DE SERVICE PROPRES À LA MARINE NATIONALE.
Il existe deux types de timbres humides dits « de service ».
2.1. Le timbre « de service à la mer ».
En caoutchouc de forme ronde, le timbre dit « cachet de service à la mer » comporte une ancre câblée gravée en relief avec d'une part, le code de l'unité et d'autre part, le numéro d'ordre de l'organisme utilisateur.
La mention « MARINE NATIONALE Service à la mer » est écrite en légende.
Le timbre « de service à la mer » employé par les bâtiments de la marine nationale, les états-majors embarqués et les formations de l'aéronautique navale est destiné à être apposé sur certains documents officiels portant sur la situation d'un administré ou destinés à des administrations civiles (certificats de présence au corps, attestations, etc.).
2.2. Le timbre « de service à terre ».
En caoutchouc de forme ronde, le timbre dit « cachet de service à terre » comporte une ancre câblée gravée en relief avec, sur le côté droit, le numéro d'ordre de l'organisme utilisateur et, en légende, la mention « MARINE NATIONALE Nom de l'organisme ».
Le timbre « de service à terre » est employé par les états-majors, formations et services à terre.
3. CONFECTION ET ACQUISITION DES TIMBRES ET SCEAUX DE L'ÉTAT.
Les demandes d'approvisionnement se font par fiche d'expression de besoin (FEB) conformément à l'instruction n° 2467/DEF/DCSCA/SD_REJ/BREG du 30 avril 2013 relative à l'emploi et à la fourniture des timbres officiels dans les armées.
Annexe IV. Le principe des délégations de compétences.
Annexe V. LE REGISTRE DE PUBLICITÉ DES ACTES ADMINISTRATIFS.
1. GÉNÉRALITÉS.
1.1. Définition de l'acte administratif.
On appelle acte administratif toute décision ou disposition :
-
affectant l'organisation administrative ;
-
conférant l'exercice de fonctions administratives ;
-
délimitant des attributions ou des responsabilités administratives.
1.2. Définition et objectif du registre.
Le registre de publicité des actes administratifs est un recueil destiné à assurer, au sein de la formation administrative, la publicité de toutes les décisions ou instructions de caractère administratif. Il permet notamment d'officialiser les organisations et les responsabilités attachées. Sa tenue est obligatoire.
L'enregistrement des actes administratifs dans le registre apporte la sécurité juridique à leur application. Il est susceptible d'être utilisé comme un moyen d'information et de preuve de l'accomplissement de l'obligation légale de publicité.
2. ACCESSIBILITÉ DU REGISTRE.
Afin de permettre au registre de publicité des actes administratifs (RPAA) de répondre à sa finalité de publicité, le registre est tenu à disposition du personnel civil et militaire au sein du bureau traitant du courrier de chaque formation administrative.
2.1. Responsabilité concernant la tenue du registre.
2.1.1. Le chef du bureau traitant du courrier.
Le registre est tenu par année civile.
Le chef du bureau traitant du courrier au sein de chaque formation administrative doit enregistrer les actes originaux dans le sommaire et les insérer dans le classeur.
2.1.2. Le chef de service.
Le chef de service dont relève le bureau traitant du courrier s'assure de la mise à jour du RPAA en contrôlant l'enregistrement des actes insérés depuis sa dernière vérification. Au titre du contrôle interne, il veille particulièrement à la bonne tenue du registre en apposant un visa mensuel daté afin qu'il n'y ait ni omission, ni inexactitude.
2.1.3. Le commandant de formation administrative.
Le commandant de formation administrative, responsable de l'administration générale de sa formation, signe le registre à sa clôture annuelle.
2.2. Présentation aux autorités de contrôle.
Chaque commandant de formation administrative est tenu de présenter le registre de publicité des actes administratifs de sa formation à toute autorité militaire ayant des attributions d'inspection, d'audit ou de contrôle sur sa formation.
Cet accès permet aux autorités d'identifier le personnel militaire et civil ayant des responsabilités au sein de la formation. Il contribue à l'évaluation de la bonne administration de la formation.
3. CONSERVATION ET ARCHIVAGE DU REGISTRE.
3.1. Durée de conservation.
Le registre est un document permanent qui assure la traçabilité de la publicité des actes administratifs au sein des formations administratives. Il doit être conservé avec le plus grand soin.
Chaque année, le bureau traitant du courrier, sous la responsabilité du chef de service, doit relier le sommaire signé par le commandant de formation administrative avec les documents originaux contenus dans le classeur par grande rubrique et par ordre chronologique.
Le registre ainsi relié est conservé cinq ans au sein du bureau traitant du courrier sous la responsabilité du chef de service.
3.2. Versements aux archives.
Le registre de publicité des actes administratifs appartient aux archives publiques.
À l'expiration d'un délai de dix ans après sa clôture, il est versé au service historique de la défense en qualité d'archive définitive.
4. MODALITÉS DE TENUE DU REGISTRE DE PUBLICITÉ DES ACTES ADMINISTRATIFS.
La version originale des ordres est à insérer dans le RPAA, une copie pourra être conservée dans les collections d'ordres des formations (format papier ou informatique).
Annexe VI. RÈGLES D'ACHEMINEMENT DU COURRIER.
Annexe VII. Règles typographiques.
1. Emploi des majuscules.
La multiplication des lettres capitales dans un texte rompt l'harmonie de la composition et donne à celui-ci un aspect heurté peu agréable à la lecture.
L'accent sur les lettres capitales en pleine valeur orthographique détermine la prononciation et évite la confusion de sens de nombreux mots. Il sera donc obligatoirement utilisé.
Certains mots sont entièrement dactylographiés en majuscules, d'autres ne prennent la majuscule que sur la première lettre.
2. Emploi de la police italique.
Comme pour les lettres capitales, il convient de ne pas faire usage trop fréquent du caractère italique.
3. EMPLOI DES NOMBRES EN CHIFFRES OU EN LETTRES.
Dans plusieurs cas, les nombres sont toujours écrits en lettres, dans d'autres toujours en chiffres et parfois les deux peuvent coexister.
4. LES « GRADES, NOMS ET FONCTIONS » DANS UN DOCUMENT.
Lors de l'évocation d'une même personne, le rédacteur peut alterner les appellations détaillées et raccourcies afin d'éviter d'alourdir le texte par des redondances.
5. EMPLOI DES ABRÉVIATIONS.
Les abréviations et les sigles ne doivent être utilisés, s'ils ne sont pas trop techniques, que dans la mesure où ils sont explicités (une première fois dans le texte et obligatoirement dans un glossaire s'ils sont nombreux).
Les entités répertoriées dans le RAP peuvent faire l'objet d'une abréviation après avoir été détaillées lors de la première utilisation.
Les abréviations d'unités de mesure, dans un texte, répondent également à des règles.
6. Insérer des symboles (raccourcis clavier).
Dans un document, il faut parfois connaître certains raccourcis clavier afin de respecter l'accentuation de certains mots (d'origine étrangère, majuscule complexe en première lettre, etc.).
7. Ponctuation.
La ponctuation répond à des règles bien édictées qu'il est important de respecter.
Annexe VIII. FORMULES USUELLES ET DE COURTOISIE.
Annexe IX. Modèles de documents de correspondance accessibles par voie numérique.
1. Modèles non protégés.
2. Modèles « diffusion restreinte ».
3. MODÈLES « DIFFUSION RESTREINTE SPÉCIAL FRANCE ».
4. MODÈLES « CONFIDENTIEL DÉFENSE ».
5. MODÈLES « CONFIDENTIEL DÉFENSE SPÉCIAL FRANCE ».
6. MODÈLES DE LETTRES DIVERSES.
7. ACCESSIBILITÉ AUX MODÈLES DE DOCUMENTS ET FICHES TECHNIQUES.
L'ensemble des modèles de documents (au format modèle Word) listés dans cette annexe ainsi que les fiches techniques rattachées à cette instruction sont disponibles sur le portail Intramar à l'adresse suivante : http://portail-royale-nav.marine.defense.gouv.fr/index.php/2013-11-12-15-31-05/modeles-correspondances.