1. LE SYSTÈME D'INFORMATION EN RESSOURCES HUMAINES ALLIANCE.

1.1. Urbanisation du système d'information en ressources humaines.

Alliance est un système d'information fondé sur le progiciel de gestion intégrée (PGI) HR Access. Il dispose d'un infocentre sous Business Object (BO).

Il est interfacé avec d'autres SI du ministère des armées et de la fonction publique d'État selon le schéma d'urbanisation présenté en annexe II.

À ce titre, il est établi un ensemble de protocoles « métier » et contrats d'échange techniques avec chacun des organismes demandeurs. Dans ce cadre :

• la liquidation de la paie est assurée selon le processus de paiement sans ordonnancement préalable (PSOP) grâce au SI PAY de la direction générale des finances publiques (DGFIP) du ministère de l'économie et des finances ;

• la rénovation de la chaîne pension avec le raccordement au service des retraites de l'État via l'outil PIPER a généré la mise en place d'une interface permettant la diffusion des informations pour créer et alimenter les données des comptes individuels de retraite (CIR).

En particulier, pour la description et le suivi de l'organisation du ministère, le SIRH Alliance est interfacé avec le système d'information « Conception Réalisation Études D'Organisation » (CREDO).

Il est également interfacé avec la Banque de Données RH (BDRH) qu'il alimente des données RH et de rémunération du personnel qu'il gère afin d'aider au pilotage stratégique et opérationnel des effectifs et de la masse salariale.

Il concourt par ailleurs à l'alimentation de données personnelles et professionnelles pour des SI du ministère des armées (Annudef, Chorus DT, Mobilia, CONDORH entre autres) ou interministériels (ESTEVE).

1.2. Périmètre des processus.

Le SIRH Alliance outille les processus de ressources humaines, de gestion administrative et de pré-calcul de paie. En particulier, les modules suivants sont activés dans le SIRH Alliance : formation, gestion administrative, GA-PAIE, gestion des effectifs, recrutement-mobilité, gestion de l'organisation et des postes, gestion des emplois et compétences, etc.

La liste de ces processus est présentée en annexe III.

2. LES ACTEURS ET LEURS RÔLES.

L'instruction ministérielle n° 2007/DEF/DGSIC du 24 mars 2014 citée en référence et relative au cycle de vie d'un système d'information liste l'ensemble des acteurs et le rôle dévolu à chacun.

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2.1. Principaux acteurs.

2.1.1. Maîtrise d'ouvrage.

2.1.2. Maîtrise d'oeuvre.

L'activité de maîtrise d'œuvre est externalisée auprès d'un prestataire de service. À ce titre, le maître d'œuvre est piloté par le RTS du CMA qui assure le pilotage de l'exploitation du SI Alliance, le pilotage du MCO, de la maintenance évolutive, réglementaire et corrective ainsi que du maintien en condition de sécurité (MCS) d'Alliance et le pilotage de la cohérence du système.

• Le prestataire de services assume les fonctions de responsable de réalisation de projet (RRP). À ce titre, il assure :

• l'analyse du besoin technique et le conseil sur la description du besoin fonctionnel ;

• les spécifications techniques détaillées ;

• la réalisation ;

• les recettes techniques.

La maîtrise d'œuvre assure également l'exploitation technique via un contrat de prestations de service suivi par le CMA, décrivant la répartition des attributions entre le prestataire et l'opérateur ministériel DIRISI.

2.2. Rôle des différents acteurs.

2.2.1. Autorité cliente.

L'autorité cliente ⁽²⁾ (cf. décret n° 2012-1287 du 21/11/2012) du SIRH Alliance est la direction des ressources humaines du ministère de la défense (DRH‑MD).

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À ce titre, elle assure :

• la définition de manière globale des conditions de mise en œuvre du SIRH par les utilisateurs ;

• la présidence du comité directeur du système (CODIR Alliance, cf. Article 3.) ;

• la mesure du contrôle interne de la chaîne Alliance ;

• la priorisation du besoin métier.

2.2.2. Responsable fonctionnel.

Le responsable fonctionnel (RF) est désigné par le chef du service des ressources humaines civiles, responsable du besoin fonctionnel dans le cadre de la maîtrise d'ouvrage. Il porte les besoins d'évolutions et de corrections depuis leur expression jusqu'à leur mise en œuvre dans le SIRH. À ce titre, il :

• encadre une équipe dotée d'une expertise « technico-fonctionnelle » et disposant d'une connaissance générale du système d'information ;

• préside le comité de gestion de la configuration du système (CGCS) ;

• pilote la cohérence fonctionnelle du système par rapport aux évolutions du besoin fonctionnel des utilisateurs, de la règlementation et de l'environnement en systèmes d'information ;

• pilote les chantiers transverses et d'amélioration ;

• centralise, priorise et harmonise le besoin métier notamment dans le cadre du plan de réalisation annuel ;

• fixe les objectifs de sécurité (modes de travail, processus, articulation avec d'autres métiers, etc.) et garantit la disponibilité, l'intégrité et la confidentialité ;

• est responsable de l'évaluation de la satisfaction des utilisateurs ;

• conduit les analyses d'impacts métier en lien avec les autorités utilisatrices ;

• qualifie et priorise l'ensemble des demandes d'évolutions ;

• rédige les spécifications fonctionnelles ;

• maintient les modes opératoires en lien avec les experts du métier ;

• concourt à la mise en place du cursus de formation des utilisateurs ;

• assure le secrétariat du comité directeur d'Alliance ;

• organise les recettes fonctionnelles ;

• valide et suit la mise en production des versions Alliance, au sein du CGCS ⁽³⁾ ;

• fait mettre à jour la fiche SICLADE en liaison avec le CMA.

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Il s'appuie sur :

• le RSSI ;

• le  centre de maintenance Alliance, auquel il délègue l'assistance utilisateurs. Un bilan de l'activité d'assistance utilisateurs est transmis au responsable fonctionnel au premier trimestre de l'année N pour l'année N-1. Le contenu de ce bilan est arrêté entre le RF et le RTS ;

• une chaîne du contrôle interne de la chaîne Alliance en s'appuyant sur une logique d'indicateurs. Il est chargé de s'assurer de la qualité des données.

2.2.3. Responsable technique du système et responsable d'exploitation fonctionnelle.

Le centre de maintenance d'Alliance, au titre de sa responsabilité de la bonne mise à disposition du système auprès de la chaîne fonctionnelle (RF et AC),  dispose du responsable technique du système (RTS) et du responsable d'exploitation fonctionnelle (RExpF). À ce titre, il assure le pilotage de l'exploitation du SI Alliance, le pilotage du maintien en condition opérationnelle (MCO) et de sécurité (MCS) d'Alliance et le pilotage de la cohérence du système. Pour la maîtrise d'ouvrage du SIRH, il assure l'assistance utilisateurs. Pour ce faire, il assure les rôles suivants :

• l'exploitation fonctionnelle. À ce titre, il :

  • pilote l'exploitation du SI Alliance ;

  • s'assure de la compatibilité des traitements d'exploitation avec les exigences du calendrier opérationnel de la RH-GA-PAIE et des autres processus ;

  • pilote les engagements de services avec la tierce maintenance applicative (TMA) et la DIRISI via des indicateurs de performance et un contrat d'infogérance ;

  • assure l'administration fonctionnelle (confidentialité, habilitation, requêtes, etc.) ;

  • rend compte de tout incident constaté dans le fonctionnement d'Alliance au responsable fonctionnel ;

• le maintien en condition opérationnelle (MCO) et de sécurité (MCS) pour lequel il est responsable devant l'autorité cliente de la mise à disposition du système. À ce titre et toujours sous la tutelle du SMSIF-RH, il :

• prend en compte les évolutions priorisées et soumises par le RF, définit et réalise le plan de version ;

• assure la gestion contractuelle en lien avec le représentant du pouvoir adjudicateur (RPA) et le pôle soutien de la SD-IPRH ainsi que le pilotage de la qualité de service ;

• sur la base des besoins soumis par le RF, il définit et met en œuvre le plan de réalisation, en lien avec le SMSIF-RH et le responsable fonctionnel ;

• effectue les analyses d'impact des solutions de corrections ou évolutions par rapport au SI et au PGI (respect des standards) ;

• apporte son expertise lors de réalisation des spécifications fonctionnelles détaillées à destination du prestataire en charge de la TMA ;

• assure la recette technique des travaux du prestataire en charge de la TMA ;

• appuie en tant que de besoin le RF dans l'organisation de la recette fonctionnelle des travaux de la TMA ;

• vérifie autant que de besoin les aspects de sécurité liés à la maintenance applicative, l'exploitation et la gestion des comptes ;

• l'assistance utilisateurs sous le contrôle du RF. À ce titre, il :

• réalise l'assistance utilisateurs de niveaux 2 et 3 (niveau 1 effectué par les relais locaux) ;

• assure l'ensemble des relations avec les utilisateurs finaux des systèmes en exploitation : assistance, conseil, recueil, résolution d'incidents de son niveau, prise en compte et pré-qualification des autres incidents et/ou demandes d'évolutions ;

• analyse et qualifie les fiches anomalies ;

• effectue les synthèses des dysfonctionnements ;

• participe aux instances de coordination avec les utilisateurs.

Un contrat de service lie le SRHC et le SMSIF-RH. Ce contrat s'appuie sur les attentes des utilisateurs représentés par le SRHC et sur les engagements pris par le SMSIF-RH.

2.2.4. Exploitant.

La DIRISI met à disposition les infrastructures : hébergement et réseau nécessaires pour assurer l'exploitation du SI Alliance par le prestataire de service.

La plate-forme de production du SIRH Alliance est hébergée au centre national de mise en œuvre des systèmes d'information (CNMO-SI) de Suresnes.

La DIRISI est en charge de l'hébergement pour :

• ODA (serveurs, bases de données Oracle, serveur de fichiers, entre autres) : l'hébergement est fait selon l'offre salle blanche, niveau de service or, incluant la réalisation des sauvegardes et restaurations par la DIRISI ;

• VM (machines virtuelles) : hébergement selon l'offre VPS de la DIRISI avec un niveau de service or.

Le CMA est le centre infogérant des plates-formes.

2.2.5. Gestionnaire des référentiels.

Les référentiels sont mis à jour dans Alliance en fonction de la réglementation et des demandes métiers selon les modalités définies par l'instruction relative à la gouvernance des données de référence dont le pilotage est assurée par le bureau de la cohérence réglementaire et référentielle (BC2R) de la SD-IPRH.

Le suivi de l'évolution référentielle est réalisé par le BC2R, la mise en œuvre dans Alliance est ensuite réalisée suite à une double étude d'impact sur les processus métier par le RF puis par les experts technico-fonctionnels du CMA sur les données, les référentiels préexistants et les interfaces. Les analyses d'impact concernant le projet Alliance NG sont effectuées par la direction de projet dédiée.

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2.2.6. Gestionnaire de compte.

Le gestionnaire de compte (GC) désigné par le SMSIF-RH intervient dans la relation entre le SMSIF-RH et les autorités cliente et utilisatrices. Il est responsable du suivi de toutes les affaires du portefeuille du SMSIF-RH concernant les autorités cliente et utilisatrices. Le GC est informé par le RTS de toutes les demandes de prestations, ainsi  que des difficultés constatées dans leur mise en œuvre.

Il assure :

• la formalisation ⁽⁴⁾ de l'information des autorités cliente et utilisatrices et participe à la contractualisation des prestations et au suivi de leur réalisation ;

• l'organisation de la comitologie attachée au compte pour les bilatérales et comités de gestion ;

• la préparation et le suivi de l'avancement du plan de réalisation annuel ;

• les bilans d'activités en termes de performance et de satisfaction client sur la base d'indicateurs définis avec le RF et le RTS. Il en détermine avec le RF les axes d'améliorations nécessaires.

Le GC ne remplace pas le RTS, il apporte un renfort dans la coordination d'ensemble des activités et prestations.

2.2.7. Utilisateurs.

2.2.7.1. Les autorités utilisatrices.

Les autorités utilisatrices (AU), employeurs et gestionnaires des personnels pris en charge par le SIRH Alliance, expriment le besoin métier. Elles désignent leurs représentants au sein du comité utilisateurs.

À ce titre, elles :

• animent et coordonnent en leur sein la diffusion des informations et des consignes et agrègent les besoins d'évolution ;

• décrivent et maintiennent les processus RH relevant de leur périmètre en vue de leur prise en compte ou de leur évolution dans le SIRH en contribuant à la rédaction de fiches d'expression de besoin lorsque cela est nécessaire ;

• présentent et priorisent les besoins en évolution lors du comité utilisateurs ;

• participent en tant que de besoin aux phases de recette des évolutions.

2.2.7.2. Les utilisateurs.

Les utilisateurs d'Alliance dépendent hiérarchiquement ou fonctionnellement des AU. Dans chaque établissement disposant d'utilisateurs d'Alliance, un ou plusieurs agents sont identifiés en tant que « relais locaux ». Les relais locaux, dont le rôle détaillé est décrit dans une fiche spécifique ⁽⁵⁾ mise en ligne sur l'intradef (portail « Alliance »), ont en charge l'examen des demandes de corrections du SIRH avant leur transmission pour traitement via l'outil de gestion des demandes de corrections ou d'évolutions (Mantis).

Chaque relais local a notamment pour missions de :

• réaliser l'assistance utilisateurs de niveau 1 ;

• répondre aux sollicitations des utilisateurs locaux ;

• centraliser les anomalies rencontrées dans sa structure ;

• formaliser, dans l'outil de gestion des demandes, l'anomalie rencontrée, le besoin de correction ou d'évolution ;

• répondre aux questions du pôle assistance utilisateurs du CMA dont il est l'interlocuteur local ;

• communiquer aux utilisateurs relevant de son entité la résolution du problème.

2.3. Les acteurs du programme Alliance NG.

Dans le cadre de la rénovation du SIRH Alliance (programme Alliance NG), le ministère des armées s'appuie sur l'offre de service interministérielle au travers de l'acquisition de la solution HR Access suite 9 Fonction Publique d'État mise à disposition par le centre interministériel de services informatiques relatifs aux ressources humaines (CISIRH).

Cette rénovation est pilotée par une direction de projet dédiée (DP ANG) rattachée à la MTRH dans la perspective du déploiement du nouveau SIRH en 2019. Le directeur de projet dispose d'une équipe propre.

Les travaux de conception du nouveau SIRH sont menés au sein d'une équipe de projet intégré composée de la DP ANG, du RF Alliance et du CMA qui agissent en vertu des compétences qui leur sont conférées par la présente instruction. L'équipe projet peut s'appuyer sur un prestataire en charge d'une assistance à maîtrise d'ouvrage.

Pour la préparation et l'implémentation des fonctionnalités spécifiques du ministère des armées dans le nouveau SIRH, la DP ANG a recours à un prestataire de maîtrise d'œuvre.

3. COMITOLOGIE.

3.1. Comité directeur d'Alliance.

Le comité directeur d'Alliance (CODIR Alliance) est chargé de superviser la conduite du SI Alliance et la réalisation des objectifs. Il prend les décisions stratégiques nécessaires (moyens financiers, moyens humains et matériels). Il oriente les mesures à prendre face aux risques. Il assure le partage et la transparence des informations entre les acteurs du ministère. Il procède à l'arbitrage sur les questions portées par le RF.

Le CODIR Alliance prend ou propose toute décision relative au déploiement d'Alliance NG.

Il est présidé par le directeur ou le directeur adjoint des ressources humaines du ministère des armées en qualité d'AC du système.

Outre l'AC, les membres du CODIR Alliance sont :

• le service des ressources humaines civiles au titre de la définition du besoin fonctionnel dans le cadre de la maîtrise d'ouvrage du SIRH ;

• les autorités utilisatrices ;

• la SD-IPRH en tant que représentante du responsable de zone fonctionnelle RH (RZF RH) ;

• le SMSIF-RH au titre de sa tutelle fonctionnelle sur le centre de maintenance Alliance ;

• le CMA au titre des responsabilités techniques et d'exploitation du système qui lui incombent ;

• le cas échéant, le représentant du SPAC en qualité de pouvoir adjudicateur ;

• la DIRISI au titre du CAT ;

• les directions de projet autant que de besoin impliquant le système d'information Alliance ;

• la mission en charge des projets de transformation RH ;

• la direction générale des systèmes d'information et du numérique (DGNUM) ;

• la DéSIAG.

L'AC peut par ailleurs demander la participation de toute expertise jugée utile, en fonction des sujets à l'ordre du jour.

Le secrétariat est assuré par le RF.

Le CODIR Alliance est réuni au moins une fois par an ou dès que de besoin, sur demande de ses membres.

3.2. Comitologie Alliance NG.

La comitologie Alliance NG a pour objectif  d'assurer le suivi du programme. Présidée par le chef de la MTRH, elle se décline en deux instances :

• un comité de suivi composé de la DP ANG, du SRHC, de la SD-IPRH et du prestataire en charge de la maîtrise d'œuvre. Ce comité se réunit au moins une fois par mois ou dès que de besoin, sur demande de ses membres. La MTRH peut demander la participation de toute expertise jugée utile en fonction des sujets à l'ordre du jour. La DP ANG assure le secrétariat du comité de suivi ;

• un comité de pilotage Alliance NG qui réunit tous les deux mois la DP ANG, le SRHC, la SD-IPRH, la DIRISI, la DéSIAG et les autorités utilisatrices. Il prépare, le cas échéant, les sujets devant être proposés à la décision du CODIR Alliance. La DP ANG assure le secrétariat du comité de pilotage.

3.3. Comité des utilisateurs Alliance.

Le comité des utilisateurs d'Alliance est présidé par le SRHC ou son représentant.

Les responsabilités du comité des utilisateurs consistent :

• à vérifier que les exigences fonctionnelles sont bien prises en compte en participant aux travaux de spécifications générales et détaillées, en se prononçant sur l'ergonomie du système, en participant aux tests fonctionnels, et en validant la documentation utilisateurs (en ligne ou hors ligne) et la formation ;

• à préciser le besoin fonctionnel et de sécurité autant que de besoin ;

• à définir l'évolution des compétences métier qui seront nécessaires pour mettre en service les différentes évolutions dans le SI ;

• à faire remonter, aux instances concernées, l'incidence sur les métiers des évolutions fonctionnelles et des arbitrages de la conduite du projet ;

• à proposer, à l'instance concernée, les décisions ou arbitrages sur le plan fonctionnel ;

• à préparer et à assister le déploiement sur le plan fonctionnel ;

• à traiter les observations de l'ensemble des utilisateurs ;

• à préparer et à animer la conduite du changement.

Les membres du comité des utilisateurs Alliance sont :

• les représentants des autorités utilisatrices et le bureau pilotage et synthèse de la SD-IPRH en qualité de responsable fonctionnel de la paye ;

• le responsable fonctionnel ;

• le RSSI ;

• le pôle assistance utilisateurs du centre de maintenance Alliance.

La présidence peut par ailleurs demander la participation de toute expertise jugée utile, en fonction des sujets à l'ordre du jour, comme les autorités centrales d'emploi (ACE).

Le secrétariat est assuré par le RF ou son représentant.

Le comité des utilisateurs Alliance est réuni au moins deux fois par an.

3.4. Le comité de gestion de la configuration du système Alliance.

Le comité de gestion de la configuration du système Alliance (CGCS) est chargé de :

• valider les décisions fonctionnelles et techniques du système ne nécessitant pas un arbitrage en comité utilisateurs ou en CODIR ;

• s'assurer du respect des objectifs de qualité et de disponibilité de service du système ;

• s'assurer de l'application du plan de management ;

• instruire les demandes d'évolution (y compris les évolutions majeures, nécessitant un retour en mode projet) ;

• préparer les décisions du CODIR ;

• s'assurer du pilotage du suivi des risques.

Le CGCS Alliance est présidé par le RF du système.

Les membres du CGCS Alliance sont :

• le CMA, au titre de sa prise en charge de la fonction de responsable technique du système « RTS », de responsable du MCO et de l'assistance aux utilisateurs ;

• les experts technico-fonctionnels agissant sous l'autorité du RF ;

• le RSSI ;

• les équipes d'exploitation du système (CMA, représentant DIRISI et MOE).

La présidence peut par ailleurs demander la participation de toute expertise technique ou fonctionnelle jugée utile, en fonction des sujets à l'ordre du jour.

Le secrétariat est assuré par le RTS.

Le CGCS Alliance est réuni une fois par mois ou dès que de besoin.

4. DISPOSITIONS DIVERSES.

La présente instruction prend effet à compter de sa publication.

L'instruction n°361495/DEF/SGA/DRH-MD du 3 janvier 2017 relative à la gouvernance du système d'information en ressources humaines Alliance est abrogée.

Le directeur des ressources humaines du ministère des armées est chargé de l'exécution de la présente instruction qui est publiée au Bulletin officiel des armées.