Préambule.

La présente instruction a pour objet de fixer les modalités d'application de l' arrêté du 15 janvier 2001 cité en référence relatif à l'organisation de l'action sociale au ministère de la défense, conformément à son article 10, notamment en ce qui concerne l'organisation et le fonctionnement de l'action sociale outre-mer et dans les territoires de stationnement à l'étranger.

Le soutien social du personnel affecté au service militaire adapté relève d'une circulaire spécifique.

La présente instruction ne s'applique pas au personnel affecté en poste isolé à l'étranger ou au sein d'organismes internationaux, ni au personnel engagé en opérations extérieures. Elle ne s'applique pas, également, au personnel affecté au sein des forces françaises et à l'élément civil stationné en Allemagne.

1. Organisation.

1.1. Organisation administrative.

1.1.1.

 L'action sociale outre-mer et dans les territoires de stationnement à l'étranger revêt un caractère interarmées. Son organisation et son fonctionnement sont définis par la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) en liaison avec l'état-major des armées.

1.1.2.

 Dans le cadre de leurs attributions territoriales, les commandants interarmées outre-mer et à l'étranger [commandants supérieurs dans les départements et collectivités d'outre-mer et en Nouvelle-Calédonie (COMSUP), commandants des forces françaises à l'étranger (COMFOR) et commandants des troupes françaises stationnées à l'étranger (COMTROUP)], orientés en tant que de besoin par le chef d'état-major des armées, sont responsables de l'action sociale. Ils disposent à cet effet d'un district social interarmées. La zone de responsabilité et le siège de chaque district social sont fixés en annexe I.

1.1.3. Le district social interarmées.

1.1.3.1.

 Le chef de district social est un officier supérieur désigné par le commandant interarmées, qui en informe la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales).

Sous l'autorité du commandant interarmées et dans le cadre des directives techniques qu'il reçoit de la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales), le chef de district social conduit, contrôle et coordonne l'action sociale dans sa zone de responsabilité.

À ce titre, il est chargé notamment :

• d'assurer le contact direct avec les unités soutenues ;

• de diffuser et d'expliciter l'information et la réglementation en matière d'actions sociales aux conseillers techniques et assistants de service social ;

• de gérer les crédits d'action sociale ;

• d'attribuer les prestations sociales ministérielles et interministérielles ;

• de faire effectuer les enquêtes sociales demandées par le commandement ;

• de veiller à la mise en place du personnel social nécessaire (conseillers techniques et assistants de service social) dont il est l'autorité d'emploi. Ce personnel est affecté par la direction de la fonction militaire et du personnel civil ;

• de veiller à ce que le personnel social dispose des moyens nécessaires à l'exercice de sa mission (locaux, moyens matériels, véhicules…) ;

• de participer à l'ensemble des travaux du comité social, d'apporter un soutien logistique au fonctionnement de cette instance et d'assurer le suivi et la mise en oeuvre, pour ce qui le concerne, de ses délibérations ;

• de présider la commission restreinte ;

• d'organiser, selon les directives du commandant interarmées et le contexte local, les activités au profit des enfants dans le domaine des vacances-loisirs (colonies de vacances, camps, échanges internationaux…) ;

• de participer, selon le cas, au suivi des établissements gérés par l'institution de gestion sociale des armées (IGeSA) ou placés directement sous la responsabilité du commandement local et d'exercer à l'égard de ces établissements, les compétences en matière de réglementation générale et de surveillance administrative prévues à l'article 8 de l'arrêté du 15 janvier 2001 et précisées au point 3 de la présente instruction.

La liste de ces établissements, fixée par arrêté du secrétariat général pour l'administration (SGA), est précisée en annexe II.

Par ailleurs, le chef de district social se tient en permanence informé des besoins exprimés en matière d'action sociale :

• par les ressortissants et leur hiérarchie ;

• par le personnel social.

Il rend compte de ces demandes au commandant interarmées, en informe la direction de la onction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) et leur propose les mesures propres à les satisfaire.

Enfin, dans le cadre de ses responsabilités, le chef de district social peut entretenir des relations avec les différents organismes oeuvrant dans le périmètre de l'action sociale, telles que les associations, les fondations, les mutuelles et les collectivités territoriales, après accord de principe du commandant interarmées territorialement compétent.

1.1.3.2.

 Un conseiller technique de service social, conseiller technique d'encadrement, est placé auprès du chef de district. À ce titre :

• il apporte son expertise dans la mise en oeuvre des actions sociales ;

• il coordonne et contrôle les activités des conseillers techniques et assistants de service social relevant du district social. Il est habilité dans ce domaine à correspondre directement avec la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) ;

• il assure l'accompagnement professionnel et l'animation de l'ensemble du personnel de service social de son ressort ;

• il est le rapporteur des dossiers auprès de la commission restreinte.

Enfin, en fonction de l'importance du district social, le conseiller technique de service social peut également assurer les charges d'un travail d'assistant de service social d'échelon.

1.1.4. L'échelon social.

1.1.4.1.

 Les districts sociaux sont généralement composés d'échelons sociaux implantés dans une formation administrative. Chaque échelon social comporte un ou plusieurs conseillers techniques ou assistants de service social chargés d'assurer le soutien social des ressortissants dans une zone géographique de compétence et selon un rattachement défini par le commandant interarmées.

1.1.4.2.

 Le conseiller technique ou l'assistant de service social est en rapport direct avec le commandant de la formation administrative rattachée, avec lequel il collabore dans le cadre des actions sociales à caractère individuel ou collectif. Selon les directives données par le chef du district social, le conseiller technique ou l'assistant de service social :

• traite dans leur globalité les situations que lui confient les ressortissants, dans leur dimension sociale mais aussi juridique, financière, psychologique et familiale ;

• exerce une mission d'aide, de conseil et de prévention sur le plan individuel et collectif ;

• met en oeuvre, au profit des ressortissants, les actions sociales relevant de sa compétence et de sa responsabilité, dans le respect de l'éthique et de la déontologie professionnelle ;

• contribue à faciliter l'intégration des ressortissants dans leur milieu professionnel.

Responsable du fonctionnement de l'échelon social, il assure, avec le secrétaire d'échelon, des fonctions d'accueil, d'information et d'administration et rend compte de son activité.

Enfin, il est l'interlocuteur privilégié des médecins-chefs, des commandants d'unité, des présidents de catégories et plus généralement de tous les acteurs internes et externes concourant à l'environnement social des formations.

1.2. Instances de concertation.

1.2.1.

 Le comité social constitue l'instance de concertation de base. Sur proposition du chef d'état-major des armées, son implantation et son périmètre de compétence sont fixés par instruction du secrétaire général pour l'administration.

1.2.2.

 Le président du comité social est désigné par le commandant interarmées parmi ses adjoints, officiers supérieurs.

1.3. Comité de coordination de la condition du personnel.

1.3.1.

Sous l'autorité des COMSUP/COMFOR/COMTROUP, un comité de coordination de la condition du personnel (CCCP) est institué dans chaque zone de commandement des forces interarmées permanentes. Ses attributions et son fonctionnement sont précisés par instruction du chef d'état-major des armées.

1.3.2.

 Le chef de district social est membre du CCCP. Il participe en tant que de besoin aux études et réflexions conduites au sein de cette instance.

2. Fonctionnement.

2.1. Correspondances et liaisons.

2.1.1.

 La direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) adresse les instructions et circulaires, les décisions et plus généralement tous les textes rédigés par l'administration centrale traitant de politique d'action sociale, à l'état-major des armées qui les diffuse aux commandements outre-mer et dans les territoires de stationnement à l'étranger.

2.1.2.

 Pour toutes les matières ayant un caractère technique, les relations entre la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) et les districts sociaux sont directes.

2.1.3.

 Les documents contenant des informations nominatives et individuelles, les comptes rendus d'enquête, les fiches de signalement établis par le conseiller technique ou l'assistant de service social au conseiller technique d'encadrement, sont acheminés et conservés selon les modalités relatives à la protection des documents confidentiels à caractère social. Le conseiller technique d'encadrement communique au chef de district social tous les éléments nécessaires à une prise de décision.

2.2. Moyens.

2.2.1.

 La direction de la fonction militaire et du personnel civil procède à la désignation des conseillers et assistants de service social.

En tant que service gestionnaire, elle met en place les crédits d'action sociale inscrits dans la nomenclature budgétaire.

Les crédits sont mis en place selon le type d'action, soit auprès des ordonnateurs secondaires en vertu de la procédure de délégation de crédits, soit auprès de l'IGeSA sous forme de droits de tirage.

2.2.2.

 Les commandants interarmées outre-mer et à l'étranger pourvoient aux besoins des districts et échelons sociaux en ce qui concerne la mise en place du personnel militaire et civil en fonction des droits ouverts, précisés dans les documents d'organisation.

Ils assurent également le soutien en matériel et en infrastructure ainsi que les dépenses de fonctionnement à l'exception de la documentation technique mise en place par la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales).

2.3. Surveillance et contrôle.

La surveillance administrative et technique des districts sociaux est exercée conformément aux dispositions législatives et réglementaires.

3. Missions liées aux établissements sociaux.

Le présent chapitre a pour objet de définir le rôle et les responsabilités des chefs de districts sociaux interarmées vis-à-vis des établissements sociaux et de vacances gérés par l'IGeSA ou placés directement sous la responsabilité du commandement local pour le soutien et la surveillance.

3.1. Dispositions générales.

Quels que soient le rattachement et la catégorie des établissements sociaux et de vacances situés dans leur zone de compétence, les chefs de districts sociaux :

• apprécient les besoins locaux en matière sociale et de vacances et proposent à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) les ouvertures et fermetures d'établissements souhaitées ;

• veillent au respect de la finalité sociale des établissements ;

• apprécient les prestations en matière de service rendu et de satisfaction des usagers ;

• s'assurent du soutien de l'infrastructure des immeubles affectés au ministère de la défense.

Ils proposent ainsi à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales), en liaison avec les services constructeurs, les travaux d'infrastructure nécessaires.

Ils organisent et président à cet effet une réunion annuelle d'harmonisation.

Pour l'exercice de leurs responsabilités, ils disposent d'un droit de visite permanent dans les établissements.

3.2. Établissements gérés par l'institution de gestion sociale des armées.

Outre-mer, les établissements énumérés dans l'arrêté du 19 août 1980 cité en référence sont gérés par l'IGeSA et restent rattachés pour leur soutien et leur surveillance aux commandements supérieurs des forces armées concernés. Les règles générales de fonctionnement des établissements sont fixées par instruction du SGA. Chaque COMSUP peut proposer au SGA les modifications à ces règles de fonctionnement que justifieraient les circonstances locales.

Dans ce cadre, les chefs de district sociaux :

• s'assurent de l'application des circulaires relatives à l'organisation et au fonctionnement des établissements ;

• établissent un rapport annuel sur le fonctionnement (bilan d'activité et plan d'action) des établissements pour lesquels ils ont reçu délégation.

Ce rapport, soumis à l'approbation des COMSUP, est adressé à l'IGeSA avec copie à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales).

Les chefs de districts sociaux agissent localement pour le compte de l'IGeSA et disposent à cet effet, le cas échéant, d'une délégation de signature de l'administrateur de l'institution qui tient compte de la nature des modalités de gestion de chaque établissement. Dans ce cadre, les chefs de districts sociaux :

• font mettre en oeuvre et s'assurent de l'application des directives de l'IGeSA ;

• font appliquer les décisions prises en conseil de gestion de l'IGeSA, notamment en ce qui concerne la tarification ;

• disposent des ressources d'origine budgétaire de l'IGeSA ou provenant de la participation des familles et gèrent les comptes courants postaux ouverts à leur profit.

Les COMSUP peuvent être amenés à apporter une aide au fonctionnement des établissements.

Ce soutien fait alors l'objet de conventions avec l'IGeSA.

3.3. Établissements gérés par le commandement.

Dans les territoires de stationnement à l'étranger, des établissements sociaux (haltes-garderies, jardins d'enfant) ont été créés à l'initiative des commandements locaux pour répondre aux besoins des ressortissants. La gestion et la surveillance de ces établissements sont du ressort du commandement.

Dans ce cadre, les chefs de districts sociaux exercent la responsabilité de la gestion administrative et financière de ces établissements.

La direction des établissements (pédagogie, relations avec le personnel, admission des enfants, relations avec les parents) est confiée au conseiller technique du district social.

3.4. Surveillance et contrôle.

3.4.1.

 Selon les directives de la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) ou de l'état-major des armées, les chefs de districts sociaux s'assurent de la mise en oeuvre par les services compétents :

• de la réglementation générale applicable aux établissements sociaux et de vacances ;

• des procédures applicables en matière de surveillance administrative et technique au sein des armées et services de rattachement, telles que définies par l' arrêté du 29 avril 1992 cité en référence et des dispositions de l' instruction 504093 /DEF/SGA/DFP/AS/AF du 20 juillet 2004 citée en référence relative à la surveillance administrative et technique des établissements gérés par l'IGeSA.

Ils vérifient que les observations formulées par les services compétents, militaires ou civils, lors de leurs contrôles, sont bien prises en compte par les directeurs et gestionnaires des établissements.

3.4.2.

 L'exercice du pouvoir de tutelle ne donne lieu à responsabilité que lorsque les fautes commises dans cet exercice (notamment l'insuffisance du contrôle) sont des fautes lourdes, qu'il s'agisse des dommages causés aux administrés ou à des collectivités sous tutelle.

4. Application.

L' instruction 67 /DEF/SGA du 27 janvier 1995 modifiée, relative à l'organisation de l'action sociale des armées dans les départements et territoires d'outre-mer et les territoires de stationnement à l'étranger est abrogée.

Les annexes peuvent être modifiées par décision conjointe du directeur de la fonction militaire et du personnel civil et du chef d'état-major des armées.