1.

La présente circulaire a pour objet de :

• rappeler la nature et les catégories de dépenses relevant de la compétence des approvisionnements de la flotte, pouvant être financées sur les ressources du chapitre 34-05 article 11 ;

• préciser les rôles des ports et du centre informatique du commissariat, centre informatique de gestion des stocks (CIC/CIGS) dans la détermination des ressources qu'il est souhaitable d'affecter aux approvisionnements et aux dépenses locales ;

• définir les responsabilités des services locaux du commissariat de la marine dans la gestion des dotations allouées ;

• fixer le mode de présentation des demandes annuelles de dotation sur le chapitre 34-05 article 11 géré par la direction centrale du commissariat de la marine, bureau des approvisionnements de la flotte, affrètements et transports (DCCM/LOG/AF) ;

• préciser les règles relatives au suivi de l'exécution du budget pour ce chapitre.

2. Nature des dépenses.

Le chapitre 34-05 a pour intitulé « Marine — fonctionnement » et l'article 11 « Activités et dépenses communes des forces maritimes ».

Les dépenses de ce chapitre, du ressort du bureau des approvisionnements de la flotte, font l'objet de deux classements :

• l'un en paragraphes économiques (nomenclature budgétaire) ;

• l'autre selon les possibilités d'action sur ces dépenses.

2.1. Répartition en paragraphes économiques.

Les paragraphes suivants de l'article 11 du chapitre 34-05, sont gérés par le bureau des approvisionnements de la flotte (AF).

2.1.1. Paragraphe 11. Masse d'entretien du personnel et dépenses diverses massifiées.

Le paragraphe couvre les dépenses correspondant au mandatement de la masse d'entretien du personnel et dépenses diverses massifiées (MEPDD).

Toutes les unités peuvent bénéficier de ces mandatements qu'elles appliquent ou non le régime de déconcentration financière dit régime des « masses ». Le calcul des sommes à mandater est prévu, selon les cas, par les instructions rappelées en références a) et b).

2.1.2. Paragraphe 12. Masse de chauffage, éclairage, eau et force motrice.

Cette masse, ainsi que les deux suivantes, ne peut être mandatée qu'au profit des seules unités que l'état-major de la marine a admis au régime de la déconcentration financière.

2.1.3. Paragraphe 13. Masse de casernement.

Le paragraphe sert à l'imputation des mandatements de la masse de casernement.

2.1.4. Paragraphe 14. Masse d'entretien des matériels d'usage courant.

Le paragraphe sert à l'imputation des mandatements de la masse d'entretien des matériels d'usage courant.

2.1.5. Paragraphe 35. Nettoyage des locaux.

Seules les dépenses afférentes aux contrats de nettoyage des locaux conclus pour les besoins des unités hors masses sont financées sur ce paragraphe.

2.1.6. Paragraphe 71. Achat de matériel de bureau.

Il supporte les dépenses relatives à l'acquisition des matériels de bureau (autres que la bureautique) ainsi que les contrats de location de ce matériel.

2.1.7. Paragraphe 72. Achat d'outillage.

Il concerne les dépenses relatives à l'achat d'outillage commun.

2.1.8. Paragraphe 74. Achat de matériels et de fournitures.

Il regroupe l'ensemble des dépenses ne ressortissant pas spécifiquement à un autre paragraphe, et notamment :

• l'approvisionnement des matières ou matériels consommables photographiques et audiovisuels d'emploi commun pour les ateliers photographiques [cf.  inst. 29 /DEF/EMM/OPL/STN du 01 juin 1993 (BOC, p. 3433 )] ;

• les allocations forfaitaires attribuées aux états-majors pour le fonctionnement de leurs secrétariats ;

• le matériel de sport des régions.

2.1.9. Paragraphe 75. Location de matériel.

Il s'agit de dépenses relatives aux marchés d'affrètement et de location de navires, d'embarcations, engins flottants et aéronefs dès lors qu'elles ne correspondent pas à des activités d'assistance, sauvetage et lutte antipollution dont les dépenses sont elles imputées sur les crédits du chapitre 34-05 article 14.

2.1.10. Paragraphe 76. Dépenses de maintenance ou d'entretien.

Il recouvre :

Les dépenses d'entretien et de réparation des véhicules ainsi que celles relatives à l'achat :

• de menu outillage nécessaire aux garages ;

• des pneumatiques.

  Les achats de véhicules ne s'imputent pas sur le chapitre 34-05 article 11 mais sur le chapitre 53-80 article 98.

  Les dépenses d'entretien et de réparation du matériel de bureau (autres que celles relatives à la bureautique, à l'informatique et à la télématique) ainsi que les contrats de maintenance de ce matériel.

• les dépenses d'entretien et de réparation des autres matériels AF.

2.1.11. Paragraphe 77. Transport de matériels.

Il comporte les deux sous-paragraphes suivants :

Sous-paragraphe 77.1. Transport de matériels.

Il regroupe les dépenses de transport de matériels et de vivres destinés aux forces et unités de la marine et aux services du commissariat de la marine ainsi que les frais annexes aux transports (location de moyens de manutention, de levage et de traction des wagons, frais de conditionnement du matériel pour l'outre-mer, d'entretien des conteneurs…).

Sous-paragraphe 77.2. Frais et taxes induits par le transport de matériel.

Sont imputées à ce paragraphe :

• les dépenses relatives aux frais d'obsèques que le service local du commissariat de la marine liquide ;

• les dépenses, consécutives au transport de matériel, qui ne rentrent pas dans l'objet d'un autre paragraphe.

2.1.12. Paragraphe 83. Frais de correspondance.

Les surcoûts induits par l'envoi par voie aérienne postale des courriers et des colis vers les unités sont imputés sur ce paragraphe ainsi que les envois de courrier par voies postales spéciales.

2.1.13. Paragraphe 85. Prestations de service.

Le financement de la démarche « qualité » peut être assuré sur ce paragraphe ainsi que celui des frais portuaires c'est-à-dire les dépenses de pilotage, remorquage, aconage et frais annexes (taxes diverses, octroi de mer, etc.).

2.1.14. Paragraphe 88. Impôts et taxes.

Ces dépenses sont relatives aux taxes et impôts divers (TIC, octroi de mer, …).

2.1.15. Paragraphe 89. Dépenses au titre des moins-values sur taux de chancellerie.

Ces dépenses sont relatives aux encaisses de devises des unités, au renouvellement de ces encaisses et aux avances de devises en escale.

2.1.16. Paragraphe 90. Télématique et informatique (TIB).

Sous cette appellation sont regroupés les sept paragraphes suivants :

• paragraphe 91. Achat de matériel, aménagement et câblage des locaux ;

• paragraphe 92. Location ou crédit-bail de matériel ;

• paragraphe 94. Maintenance des matériels ;

• paragraphe 95. Logiciels ;

• paragraphe 96. Prestations de services informatiques ;

• paragraphe 97. Formation (informatique) ;

• paragraphe 98. Fournitures et documentation.

2.2. Classement selon les possibilités d'action sur les dépenses.

Si la majorité des dépenses sont incompressibles, certaines peuvent être réduites sans qu'il soit porté atteinte à la satisfaction des besoins des unités, ce sont celles qui sont consacrées au stock. Cette réduction des stocks doit faire tendre celui-ci vers un niveau minimum qui doit rester compatible avec les besoins opérationnels des forces.

2.2.1. Les dépenses incompressibles.

Ces dépenses s'articulent en :

• dépenses obligatoires par nature (rubrique D 1) ;

• dépenses inéluctables (rubrique D 2).

2.2.1.1. Dépenses obligatoires par nature (rubrique D 1).

Elles résultent :

• de dispositions réglementaires ou d'engagements contractuels non modifiables à court terme (masse d'entretien des personnels et des dépenses diverses des unités hors « régime des masses », contrats de nettoyage des locaux militaires à terre, contrats d'entretien…) ;

• d'approvisionnement décidés par l'état-major de la marine (consommables photographiques, informatique, matériels de sport) ;

• d'approvisionnements demandés par les autorités organiques dans le cadre de leur droit d'autorité sur le crédit en valeur ;

• d'approvisionnements demandés par les unités et satisfaits à partir d'un stock constitué hors du service (fournisseur agréé, autres directions, autres armées) ;

• d'approvisionnements définis par le service local lui-même et concernant des achats de matériels à réaliser au coup par coup en vue de la satisfaction de besoins particuliers à certaines unités du port ;

• d'approvisionnements particuliers décidés par le service dans le cadre d'une politique de mise en place initiale d'articles nouveaux à financer localement.

2.2.1.2. Dépenses inéluctables (rubrique D 2).

Il s'agit des dépenses engagées par anticipation au cours de la gestion expirée et qui doivent être financées à partir des ressources de la gestion suivante.

Ces dépenses comprennent d'une part les commandes par anticipation correspondant aux dépenses D 1 (rubrique D 21), d'autre part les engagements effectués par anticipation pour le réapprovisionnement des stocks (rubrique D 22).

2.2.2. Les dépenses compressibles (rubrique D 3).

Les dépenses dites compressibles regroupent l'ensemble des dépenses liées à la constitution ou à la reconstitution du stock qui sont engagées et liquidées au cours de l'année pour laquelle la demande de dotation est établie.

Cette catégorie de dépenses se décompose en dépenses d'approvisionnement du stock :

• sur cahier d'aide à l'approvisionnement (rubrique D 31) ;

• hors cahier d'aide à l'approvisionnement (rubrique D 32).

2.2.2.1. La rubrique D 31.

Cette rubrique regroupe les dépenses d'approvisionnement courant des articles de gestion C gérés en stock (comptes ouverts au CIGS) et affectés de paramètres de gestion (a, b et date de révision). L'approvisionnement s'effectue à partir des cahiers d'aide à l'approvisionnement édités par le CIGS dont les éléments statistiques ne sont qu'une aide aux décisions d'approvisionnement des services locaux.

2.2.2.2. La rubrique D 32.

Cette rubrique recouvre les dépenses d'approvisionnement de matériels non nomenclaturés réalisés au fur et à mesure des consommations.

La constitution de ce stock s'effectue sans aide particulière du CIGS.

3. Rôles respectifs des ports et du CIGS dans la détermination des ressources à mettre en place dans les ports.

Pour permettre au bureau DCCM/LOG/AF de déterminer la ressource totale à mettre en place dans les ports, les services locaux et le CIGS interviennent de la manière suivante :

3.1.

Selon les modalités définies au paragraphe 5 ci-après, il appartient aux ports de déterminer le montant optimal des dépenses qu'ils prévoient d'effectuer, au titre des rubriques D 1 (dépenses obligatoires par nature) et D 32 (dépenses à réaliser sans le concours des cahiers d'aide à l'approvisionnement).

La rubrique D 21 (part des engagements anticipés des dépenses hors stock) est renseignée pour mémoire (ce montant est compris dans le D 1 précédent et sert au bureau LOG/AF pour calculer le montant des premières dotations à mettre en place).

3.2.

La rubrique D 22 (réapprovisionnement du stock) est fixée par le bureau des approvisionnements de la flotte à partir du montant des engagements pris par anticipation signalés sur les fiches financières (gestion C) au 31 décembre de l'année écoulée. Ce montant est rapproché de la valeur des attendus dont le CIGS a connaissance au 1er janvier.

Les achats de matériels commandés sur cahier d'aide à l'approvisionnement et livrés l'année suivante sont effectués en grande majorité dans les trois derniers mois de la gestion. Leur montant ne doit donc pas normalement dépasser 30 p. 100 du montant global de la rubrique D 3 ; dans le cas contraire, le montant de la rubrique D 22 devrait être justifié.

3.3.

Le CIGS détermine à partir du fichier stock le montant de la rubrique D 31 qu'il communique dès que connu au bureau des approvisionnements de la flotte.

4. Responsabilité des services locaux dans la gestion de la dotation allouée.

4.1. Répartition de l'insuffisance des ressources budgétaires entre les rubriques D 1 et D 3.

Lorsque les dotations budgétaires accordées aux services sont insuffisantes pour satisfaire la totalité des prévisions de dépenses, il appartient à chaque port de répartir l'insuffisance entre les rubriques D 1 et D 3 (la rubrique D 2 correspond à des engagements déjà pris et ne peut pas être réduite).

L'importance de la réduction des dépenses consacrées à la reconstitution du stock (D 31 et D 32) peut rendre nécessaire l'utilisation d'une technique de gestion des stocks sous contrainte budgétaire. A la demande de la DCCM/LOG/AF, le CIGS détermine un coefficient de contrainte qui permet de minorer les ressources à affecter aux approvisionnements réalisés sur cahier d'aide à l'approvisionnement.

L'application et le suivi de cette gestion sous contrainte impliquent normalement la création de deux sous-ensembles :

• D 311 : dépenses d'approvisionnement des articles sélectionnés (la totalité de la contrainte est supportée par ces articles).

• D 312 : dépenses d'approvisionnement des articles non sélectionnés.

4.2. Suivi des dépenses liées à la reconstitution du stock (rubrique D 3).

Afin de mieux maîtriser l'évolution des charges résultant de l'exploitation des cahiers d'aide à l'approvisionnement et des états périodiques des charges, des écarts, etc. (suivi budgétaire notamment) édités par le CIGS, les ports adressent pour le 10 de chaque mois à la DCCM (bureau LOG/AF) et au CIC/CIGS une fiche financière, arrêtée au dernier jour du mois précédent.

Cette fiche fait apparaître la situation des ressources consacrées au réapprovisionnement sur stock en indiquant en regard du disponible le montant des charges restant à satisfaire jusqu'à la fin de la gestion. Elle est établie selon le modèle joint en annexe I.

5. Modalités de présentation des demandes de dotation et de leur transmission.

5.1. Présentation.

Afin d'en faciliter l'exploitation par le bureau gestionnaire de crédits (DCCM/LOG/AF), qui en fait une synthèse et entretient des statistiques sur les charges globales de ce chapitre, les demandes de dotation doivent être rédigées selon un modèle type qui doit être strictement respecté. Les demandes doivent être parfaitement identifiables et être appuyées des états de répartition, des états récapitulatifs et justificatifs dont les modèles sont joints en annexes à la présente circulaire.

Dans ces états, le montant du D 1 demandé ne doit pas comprendre les dépenses dont l'enveloppe est imposée par l'état-major de la marine ou le bureau DCCM/LOG/AF sur les paragraphes 11, 12, 13, 14, 74, 75, 77, 91 à 98, c'est-à-dire que doivent être exclus de la demande : les consommables photographiques et audiovisuels, les matériels de sport, les dépenses informatiques des parts de l'état-major de la marine, bureau « transmissions et systèmes d'information et de commandement » (EMM/PROG/TSIC) et de la direction du personnel militaire de la marine (DPMM) en totalité, DCCM [parts des centres de traitement informatique (CTI) et dépenses de maintenance des équipements informatiques des centres administratifs] et le montant des masses pour les unités admises au régime de la déconcentration financière.

Tous ces éléments connus du bureau LOG/AF aident celui-ci à déterminer le montant de la dotation.

En revanche, cette dotation doit comprendre les dépenses d'informatique des unités et des forces dont le besoin est librement exprimé par elles et les MEPDD des unités non admises au régime des masses.

5.1.1. Etat de répartition.

Les dépenses à prévoir annuellement par les services « matériels » sont ventilées dans un état de répartition du modèle joint en annexe II.

La ventilation des dépenses doit permettre à chaque service :

• de saisir dans le détail l'ensemble des charges prévisionnelles qu'il convient à son niveau d'individualiser par nature ou par destination pour les besoins de sa propre gestion ;

• d'organiser une comptabilité des dépenses engagées adaptée à ses structures.

5.1.2. Etat justificatif.

Ces états justificatifs, du modèle joint en annexe III, font apparaître :

• pour chaque rubrique le montant de la dotation demandée ;

• dans le cas d'une variation importante d'une année sur l'autre, les raisons de cette évolution.

5.1.3. Etat récapitulatif.

Les dépenses sont ensuite regroupées dans un état récapitulatif (cf. ANNEXE IV), qui reprend chaque paragraphe économique géré par le bureau LOG/AF.

En outre, cet état est renseigné des liquidations effectuées au titre des deux précédentes gestions (année n - 1 et n) : Compte tenu de la date d'établissement des demandes de dotations, les liquidations de l'année n ne sont fournies qu'à titre indicatif.

5.2. Suivi de l'exécution du budget.

Le suivi des besoins à l'échelon central est normalement assuré par l'exploitation des situations des dépenses engagées (SDE) sur lesquelles les directions du commissariat de la marine (DCM) et les ports signalent les excédents et déficits de dotation.

Les SDE sont impérativement arrêtées au 1er du mois et transmises pour le 15 du mois suivant à la DCCM/LOG/AF.

Pour renseigner l'échelon central sur les liquidations définitives et lui permettre en particulier de préparer le budget suivant, les ports devront joindre à la dernière SDE de la gestion précédente et au plus tard à la SDE du 1er avril, les renseignements suivants, par type de dépense :

• liquidations effectives de la gestion, en indiquant pour mémoire les atténuations de dépenses régularisées localement dans la forme de l'annexe II ;

• reports de charge par rapport à l'année civile ;

• évaluation prévisionnelle des atténuations de dépenses locales en cours ;

• modifications de prévision ayant pu intervenir depuis la demande de dotation.

5.3. Transmission.

Les demandes de dotations, transmises sous couvert de l'autorité maritime, doivent impérativement parvenir au département (DCCM/LOG/AF), en un exemplaire, pour le 15 novembre de chaque année.

Elles sont accompagnées d'une disquette 3“1/2 sur laquelle sont enregistrés les tableaux annexes sous le logiciel EXCEL.

6.

La circulaire n^o 1/DEF/DCCM/LOG/AF du 17 février 1994 relative à la gestion des crédits du chapitre 34-05 article 11 « approvisionnements de la flotte » et à la présentation des demandes annuelles de dotations par les ports métropolitains et la circulaire n^o 3/DEF/DCCM/CMa/4 modifiée relative aux demandes de dotations des services métropolitains sur les crédits du chapitre 34-05 article 13 du 19 septembre 1991 sont abrogées.