1. OBJET.

La gestion logistique des biens mobiliers recouvre, au sein du ministère des armées, le suivi d’un bien depuis son entrée jusqu’à sa sortie du patrimoine mobilier de l’État. Le patrimoine mobilier de l’État suivi au sein du ministère des armées recouvre l’ensemble des biens mobiliers corporels et incorporels à l'exclusion des dossiers, des comptes rendus et de la documentation.

La présente instruction a pour objet de définir les modalités d’entrée d’un bien en gestion logistique des biens et notamment les informations devant être échangées entre les acteurs sur la base de l’imprimé « état modèle F » utilisé comme pièce justificative d’entrée en gestion logistique des biens réceptionnés dans le cadre des contrats relevant du domaine d’application précisé au point 2.

2. DOMAINE D’APPLICATION.

Cette instruction s’applique aux contrats relatifs à la réalisation des opérations d’armement, ainsi qu’au maintien en condition opérationnelle ou à la maîtrise technique associés. Elle s’applique également aux acquisitions au profit de la direction générale de l'armement (DGA) contractées auprès de tiers par les services acheteurs dépendant du périmètre du chef d'État-major des armées (CEMA).

L’état modèle F peut, s’il figure dans les clauses contractuelles, être utilisé comme pièce justificative d’entrée en gestion logistique des biens réceptionnés dans le cadre des contrats en coopération (par exemple : OCCAR ⁽²⁾, NAHEMA ⁽³⁾) ou de tout autre acte d’achat n’entrant pas dans la catégorie des contrats précités.

L’exigence d’un état modèle F dans les contrats doit être recherchée et privilégiée, en priorité sous le formalisme proposé sous IXArm, à défaut en s’assurant que les documents accompagnant les livraisons contiennent les informations équivalentes.

3. DÉROULEMENT DE LA PROCÉDURE.

3.1. Principes généraux.

L’un des objectifs de la gestion logistique des biens est de permettre la connaissance quantitative et qualitative du patrimoine du ministère des armées afin d’en restituer une image fidèle.

Le futur gestionnaire de biens (cf. arrêté de deuxième référence) doit avoir été identifié dans la fiche de caractéristiques militaires de référence (FCMr) ou la fiche d’expression de besoin (FEB), dans une logique de cohérence entre le responsable du maintien en condition opérationelle (MCO) et le responsable de la gestion logistique : sa désignation doit être validée par l’EMA avant le lancement de la réalisation.

Toutes les livraisons effectuées par le titulaire du marché doivent être accompagnées d'un bordereau de livraison et d'un état modèle F permettant au ministère des armées d’assurer le suivi logistique des biens.

L’état modèle F est du ressort exclusif de l’industriel titulaire du marché. Le modèle en vigueur (validé par l’EMA et la DGA) de cet imprimé ainsi que le mode opératoire précisant sa mise en œuvre sont disponibles sur le portail DGA de l’armement Ixarm (http://www.ixarm.com/Les-formulaires). Les biens livrés au titre d’une opération d’armement et déclarés éligibles en Commission logistique intégrée (CLI) doivent faire l’objet d’une codification OTAN avant la livraison des biens et la décision de réception. Les autres biens doivent répondre aux exigences de suivi logistique et patrimonial conformément à l’instruction de troisième référence.

3.2. Nature des biens concernés.

L’article 1^er de l’arrêté de première référence dispose que « Le patrimoine mobilier de l'État suivi au sein du ministère de la défense et des anciens combattants recouvre l'ensemble des biens mobiliers corporels et incorporels ».

3.2.1. Biens corporels.

Tous les biens corporels doivent figurer sur l’état modèle F au niveau de détail requis (cf. point 3.4).

Cas particulier des ACSSI ⁽⁴⁾ :

Pour les biens ACSSI une mention particulière sera renseignée dans le formulaire « État modèle F ».

Les modalités de gestion des ACSSI font l’objet de l’instruction interministérielle de quatrième référence et d’une directive centrale mise à jour par la direction générale des systèmes d’information et de communication du ministère des armées (DGSIC, directive de cinquième référence).

Les ACSSI embarqués doivent être identifiés dans les « états modèle F ».

3.2.2. Biens incorporels.

Les biens incorporels sont eux aussi mentionnés sur l’état modèle F et doivent faire l’objet d’un suivi en gestion logistique des biens ; ce sont les brevets et droits similaires, les logiciels y compris les logiciels produits en interne, les marques, et les fréquences conformément aux dispositions de l’instruction de troisième référence. Leur identification doit être compatible avec les dispositions de cette même instruction.

3.3. Biens livrés sur des sites différents.

Lorsque le contrat prévoit la livraison de biens sur plusieurs sites ou pour différents gestionnaires de biens, il convient d’établir un état modèle F par site et par gestionnaire de biens.

3.4. Niveau de détail des ensembles livrés.

Lorsque le bien réceptionné est un matériel complet ⁽⁵⁾, le niveau de décomposition en sous-ensembles et/ou en éléments individuels suivis en gestion logistique de biens doit être conforme aux exigences du gestionnaire de biens concerné, exigences formulées au juste besoin lors de la contractualisation. Le porteur de ces exigences est le responsable du soutien en service (RSS) au sein de l’équipe de programme intégrée (EDPI) en application de la stratégie de soutien retenue pour le bien concerné.

Le niveau de décomposition pourra également tenir compte d’exigences de traçabilité de certains éléments qu’il conviendra de faire apparaître distinctement, en particulier le niveau de décomposition devra permettre l’identification des ACSSI du fait de leur gestion particulière.

La liste des biens décomposée en ensembles ⁽⁶⁾, sous-ensembles ⁽⁷⁾ et éléments sera mentionnée sur un état modèle F unique relatif à l’équipement principal. Lors de la rédaction de l’état modèle F, les références des sous-ensembles apparaissent en retrait, mettant en évidence l’arborescence logistique de l’équipement principal.

La désignation des biens listés doit être suffisamment détaillée et précise pour permettre d’identifier clairement la nature des matériels.

Lorsqu’un système d’armes intègre soit des équipements issus d’autres marchés, soit des entrées étatiques, l’état modèle F du système complet fait référence dans la case observation aux différents états modèles F des biens intégrés ou aux différentes entrées étatiques intégrées.

Dans la mesure du possible, il convient d’éviter l’utilisation d’acronymes qui devront être développés lors de leur première occurrence.

3.5. Identification des biens comportant des substances dangereuses.

La présence d’une substance dangereuse sera mentionnée (oui/non) sur l’état modèle F pour chacun des biens listés.

3.6. Valeurs des biens.

La valeur des biens figurant sur l’état modèle F est la valeur en euros HT et en euros TTC rapportée à la description de l’article codifié ou à l’unité de mesure lorsque la codification n’est pas jugée nécessaire.

Chacun des biens mentionnés sur l’état modèle F selon cette règle et selon le niveau de détail défini au point 3.4. doit être valorisé individuellement selon les modalités prévues par l’EDPI et figurant dans les contrats, à défaut celles mentionnées dans les modes opératoires, validés par l’EMA et la DGA, et disponibles sur le portail Ixarm.

4. CIRCUIT ET VISAS DE L'ÉTAT MODÈLE F.

L’état modèle F est initialement renseigné par le fournisseur (titulaire, cotraitant ou mandataire) qui le vise.

Le délégataire de l’autorité signataire du marché (ASM) renseigne les références et la date de décision de réception (DR) des biens, à l’issue des opérations de vérification (validation de la conformité du bien par rapport au besoin exprimé). Il précise également si des opérations de vérification doivent être effectuées sur site sur décision de l’EDPI. L’état modèle F est visé par le destinataire des biens lorsque la livraison a été effectuée (validation de la quantité, de l’état des biens livrés et des informations de l’état modèle F).

Le circuit de visas est décrit pour le cas général et deux cas particuliers figurant en annexe 1 :

- cas général : les opérations de vérification sont effectuées chez le fournisseur avant la livraison des biens au destinataire, la décision de réception reste consécutive de la livraison des biens au destinataire qui informe en retour le délégataire de l’ASM, notamment sur l’état des biens livrés ;

- cas particulier n°1 : les opérations de vérification et la décision de réception sont consécutives de la livraison des biens au destinataire, sur décision de l’EDPI, dans ce cas le délégataire de l’ASM informe avec un préavis d’un mois le site de livraison que le matériel devra être stocké temporairement afin d’effectuer ces opérations ;

- cas particulier n°2 : sur décision de l’EDPI, les opérations de vérification et la décision de réception sont effectuées avant la livraison des biens au destinataire (notamment cas des OPEX). Dans ce cas, il appartient à l’EDPI de prévoir les clauses applicables en cas de litige.

Le cas général demeure la règle ; le recours aux cas particuliers n’est possible que sur décision expresse de l’EDPI, en tenant compte des contraintes logistiques du destinataire (capacité de stockage et de gestion des biens en attente de décision de réception, conditions et délais d’acheminement sur théâtre).

Une fois visé par les responsables, l’état modèle F, est adressé par voie électronique, télécopie ou courrier aux destinataires suivants :

- l’organisme client : il s’agit du service contractant ou de son délégataire ;

- le détenteur de biens qui est responsable de la transmission au gestionnaire de biens (ou au gestionnaire de biens délégué) et au responsable de la comptabilité auxiliaire (RCA).

5. DIFFUSION DÉMATÉRIALISÉE DE L’ÉTAT MODELE F.

Les éléments contenus dans l’état modèle F peuvent être transmis sous forme dématérialisée selon les modalités disponibles sur le portail Ixarm.

6. PUBLICATION.

La présente instruction est publiée au Bulletin officiel des armées.