1. Les cercles et les personnes autorisées à y accéder.

1.1. Les cercles.

1.1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet de définir les conditions d'application à la gendarmerie nationale des dispositions des décrets et de l' arrêté du 02 novembre 1982 cités en référence relatifs à l'organisation et au fonctionnement des cercles et foyers dans les armées.

Elle ne traite pas des questions concernant l'hygiène et la sécurité du travail qui font l'objet de textes particuliers.

1.1.2. But des cercles.

Les cercles de gendarmerie ont pour objet de procurer à leurs membres et à leur famille des possibilités de relations, d'entraide, d'information et de loisirs en leur offrant des distractions et des facilités matérielles de vie en commun. Ils n'ont pas de but lucratif.

Ils peuvent être amenés à fournir certaines prestations en vue de faciliter l'accomplissement du service.

1.1.3. Nature des cercles.

  3.1. Les cercles sont des organismes administratifs à vocation sociale et culturelle dotés de la personnalité morale.

Ils sont placés sous la tutelle du ministre de la défense qui délègue, par arrêté, certains de ses pouvoirs aux :

• 1. Commandants de circonscription de gendarmerie et autorités assimilées (commandant des écoles de la gendarmerie, commandant de la gendarmerie d'outre-mer).

• 2. Commandants de la garde républicaine, des légions de gendarmerie, des écoles et centres nationaux d'instruction, des formations s'administrant distinctement (commandements de gendarmerie outre-mer, organismes centraux…).

Par convention, les autorités ci-dessus sont désignées dans le présent texte sous les appellations respectives de commandant de circonscription et d'autorité de tutelle.

Du fait de leur personnalité juridique, les cercles peuvent :

• ester en justice ;

• recevoir des dons, legs et subventions.

  3.2. Quels que soient le nombre et la nature des activités qu'il comporte, chaque cercle constitue une seule entité juridique.

  3.3. Les cercles de gendarmerie sont, en principe, mixtes d'officiers et de sous-officiers. Il peut cependant en être autrement si les circonstances l'exigent.

  3.4. Les cercles de gendarmerie ne sont jamais institués « cercles interarmées ». La présence d'un cercle interarmées dans la garnison ne fait pas obstacle à la création d'un cercle propre à la gendarmerie.

1.1.4. Activité des cercles.

  4.1. Selon leurs ressources, leur situation et leurs possibilités, les cercles créent et organisent des activités sociales, culturelles ou de loisirs, permettant notamment de mettre à la disposition de leurs membres :

• une ou plusieurs salles de restauration dans le cadre de l'activité « mess » ;

• une ou plusieurs salles de consommation dans le cadre de l'activité « bar » ;

• une ou plusieurs salles de lecture, dans le cadre de l'activité « bibliothèque » ;

• une ou plusieurs salles de jeux, de spectacle ou de réunion dans le cadre de l'activité « loisirs » ;

• des chambres de passage dans le cadre de l'activité « hôtellerie » ;

• une ou plusieurs salles de télévision.

Le nombre et la nature des activités sont arrêtés par le conseil d'administration.

Toutefois, sauf cas exceptionnel à soumettre à l'approbation du commandant de circonscription, l'activité bar ne peut être créée que s'il existe une activité mess.

En outre, les cercles peuvent par convention mettre leurs installations et équipements à la disposition de clubs sportifs et artistique de la gendarmerie sans que cette mise à disposition puisse constituer une activité du cercle.

  4.2. Les cercles peuvent acheter ou prendre en location :

• des appareils de distribution automatique de boissons, de denrées et d'articles d'hygiène ;

• des appareils à jeux mécaniques ou électriques, à l'exception des machines à sous.

Les dispositions concernant l'exploitation de ces appareils sont précisées en annexe V.

  4.3. Lorsqu'il existe une activité mess, les cercles fournissent, à titre onéreux, les prestations de restauration que les commandants de circonscription, de légion, de groupement ou de gendarmerie outre-mer et formations assimilées leur demandent dans le cadre des relations publiques que ces derniers sont tenus d'entretenir.

1.1.5. Manifestations ouvertes au public.

  5.1. Les cercles peuvent apporter leur concours à des manifestations ouvertes au public organisées soit par le commandement (1^re catégorie), soit par des associations, amicales et clubs régis par la loi du 1^er juillet 1901 (2^e catégorie).

  5.2. Ils servent de support juridique aux manifestations de 1re catégorie. Ils peuvent également intervenir lors de manifestations organisées par leurs membres soit à l'intérieur de leurs propres locaux, soit lors de l'utilisation des aires polyvalentes de loisirs (APL).

  5.3. Les conditions et modalités d'organisation de ces manifestations sont fixées par des textes particuliers.

1.2. Création, dissolution, modification des cercles.

1.2.1. Création et dissolution des cercles.

  6.1. La création et la dissolution des cercles de gendarmerie sont décidées par arrêté du ministre [direction générale de la gendarmerie nationale (DGGN)]. Les propositions de création ou de dissolution sont établies par l'autorité de tutelle et transmises par la voie hiérarchique. Les propositions de dissolution peuvent émaner du président du conseil d'administration du cercle.

  6.2. L'arrêté de création précise la nature du cercle (cercle d'officiers, de sous-officiers ou cercle mixte), son lieu d'implantation et la formation de rattachement.

  6.3. Lorsque plusieurs formations sont implantées dans la même résidence, ou pour Paris à proximité les unes des autres, elles sont rattachées à un cercle mixte unique sauf si l'importance des effectifs justifie le maintien de deux organismes.

Les cercles prennent l'appellation de la ville ou éventuellement de la caserne où ils sont implantés.

  6.4. Au vu de l'arrêté de création ou de dissolution et, en cas de création, de la décision du conseil d'administration précisant la nature des activités :

• le commissaire chargé de la vérification des comptes et de la surveillance administrative rapporte le procès-verbal de création ou de dissolution du cercle ;

• le directeur du cercle établit la demande d'immatriculation ou de radiation au répertoire SIRENE de l'institut national de la statistique et des études économiques (INSEE).

1.2.2. Modification des cercles, création et dissolution d'activités.

La dissolution d'activités existantes ou la création de nouvelles activités est décidée par le conseil d'administration. Elle fait l'objet d'un additif au procès-verbal de création cité à l'article 6.4 supra précisant la référence de la décision, la nature de la modification, éventuellement les subventions en espèces et les prestations en nature consenties par la direction générale de la gendarmerie nationale.

1.2.3. Transcription et destination des procès-verbaux.

  8.1. Les procès-verbaux de création et de dissolution des cercles et leurs additifs sont transcrits au répertoire des actes administratifs de la formation de rattachement.

Le procès-verbal de dissolution rapporte notamment la destination donnée aux archives du cercle, le résultat de la liquidation et de la reddition des comptes, la clôture des comptes courants.

  8.2. Ces procès-verbaux et leurs additifs reçoivent la destination suivante :

• original : commissaire vérificateur ;

• copie : cercle (directeur) ;

• copie : autorité de tutelle ;

• copie : direction générale de la gendarmerie nationale.

1.3. Membres des cercles.

1.3.1. Membres de droit.

  9.1 Sont membres de droit d'un cercle donné : les officiers, sous-officiers et personnel militaire assimilé en activité de service, affectés dans une formation de la gendarmerie rattachée à ce cercle ⁽¹⁾.

  9.2. Les membres de droit bénéficient de l'accès à l'ensemble des activités du cercle dont ils sont membres, ainsi qu'aux autres cercles de la gendarmerie, dans la limite de la capacité d'accueil de chacun d'eux. Ils acquittent les prestations qui leur sont fournies au taux fixé.

1.3.2. Membres adhérents.

  10.1. Les membres adhérents d'office.

Est membre adhérent sans autorisation préalable le personnel civil de la gendarmerie affecté dans une formation rattachée au cercle (cercles d'officiers : catégorie A, cercles de sous-officiers : catégorie B et C).

  10.2. Les membres adhérents autorisés.

Le personnel ci-après désigné peut demander à faire partie du cercle le plus proche de son lieu de travail ou de son domicile :

  10.2.1. Les officiers, les sous-officiers, le personnel assimilé et le personnel civil de la gendarmerie placés dans une position autre que l'activité ou appartenant aux cadres de réserve ou admis à l'honorariat de leur grade.

  10.2.2. Les conjoints non remariés des officiers et sous-officiers de la gendarmerie décédés.

  10.2.3. Les conjoints non remariés du personnel civil de la gendarmerie d'un rang équivalent décédé.

  10.3. Les demandes d'admission sont adressées au directeur du cercle chargé d'appliquer les dispositions du règlement intérieur relatives à l'octroi de la qualité de membre adhérent.

  10.4. Les membres adhérents ont accès à l'ensemble des activités du cercle dont ils sont membres dans la limite de la capacité d'accueil de chacune d'elles. Ils ont également accès aux autres cercles de la gendarmerie, dans les mêmes conditions. Ils acquittent les prestations qui leur sont fournies au taux fixé.

1.3.3. Perte de la qualité de membre.

  11.1. Membres de droit et membres adhérents d'office.

Les membres de droit et les membres adhérents d'office perdent automatiquement cette qualité à la date :

• de leur radiation des contrôles de l'unité en cas de mutation ; lorsque la famille ne suit pas immédiatement le militaire muté, ses membres pouvant continuer à accéder au cercle sur autorisation du directeur ;

• de leur admission à la retraite ou dans la 2^e section du cadre des officiers généraux.

  11.2. Membres adhérents autorisés.

Les membres adhérents perdent cette qualité :

• sur simple demande adressée au directeur du cercle ;

• sur décision d'exclusion définitive.

1.4. Accès aux cercles des personnes non membres.

1.4.1. Accès au cercle des personnes ne possédant pas la qualité de membre.

Par dérogation aux articles 9 et 10 supra et afin, soit de satisfaire à la vocation sociale des cercles, soit de faciliter l'exécution du service, certaines personnes n'ayant pas la qualité de membre d'un cercle de gendarmerie sont autorisées par la présente instruction ou peuvent être autorisées sur leur demande à accéder à tout ou partie des activités d'un cercle déterminé ou de l'ensemble des cercles de gendarmerie dans les conditions précisées ci-après.

  12.1. Accès à l'ensemble des activités d'un cercle déterminé : les familles.

  12.1.1. Accès sans autorisation particulière.

Les conjoints et les personnes à charge des membres du cercle, au titre des articles 9 et 10.1 supra, ont accès à ce cercle dans les mêmes conditions que le membre lui-même.

Jusqu'à l'âge de 25 ans les enfants majeurs d'un membre, au titre des articles 9 et 10.1 supra, vivant en permanence sous son toit, ont également accès dans les mêmes conditions aux différentes activités de ce cercle.

  12.1.2. Accès sur autorisation délivrée par le directeur du cercle.

Les enfants majeurs, jusqu'à l'âge de 25 ans, des membres d'un cercle, au titre des articles 9 et 10.1 supra, pour les différentes activités du cercle du lieu de leur résidence, lorsque la poursuite de leurs études les oblige à avoir une résidence séparée.

Les conjoints et les personnes à charge des membres d'un cercle cités à l'article 10.2.1 supra.

Les personnes à charge des membres d'un cercle cités aux articles 10.2.2 et 10.2.3 supra.

La demande d'autorisation est renouvelée chaque année mais l'autorisation demeure valable, en cas de changement de domicile des bénéficiaires, à l'égard du cercle le plus proche de leur nouveau domicile.

  12.2. Accès aux activités mess et bar d'un cercle déterminé : les admis et les invités.

  12.2.1. En qualité d'admis, peuvent prendre leur repas au mess ou consommer au bar :

• les militaires du rang de la gendarmerie et les jeunes gens participant aux journées d'appel de préparation à la défense, lorsqu'il n'existe aucun ordinaire ou foyer de gendarmerie gérant une activité de restauration ou un bar dans le lieu de leur affectation ou de leur emploi ; les conditions d'accès sont définies par l'autorité de tutelle ;

• à titre exceptionnel et sur autorisation du directeur, les personnes exécutant une prestation de service au profit de la formation de gendarmerie où un mess ou bar est implanté et qui n'ont pas terminé cette prestation.

  12.2.2. En qualité d'invités.

Sous réserve d'y être invitée par un membre de droit ou par un membre adhérent d'office d'un cercle de gendarmerie, et d'être constamment accompagnée par lui, toute personne peut occasionnellement prendre son repas au mess ou consommer au bar de ce cercle.

  12.3. Accès aux activités mess, bar et hôtellerie de l'ensemble des cercles de gendarmerie : les passagers.

Peuvent accéder dans la limite des capacités d'accueil aux activités mess, bar et hôtellerie d'un cercle :

  12.3.1. Sans autorisation particulière.

Les militaires et le personnel civil de la gendarmerie détachés ou déplacés en mission, en tant que passagers prioritaires.

Les officiers, sous-officiers et le personnel civil d'un rang équivalent des armées françaises ou étrangères et des services communs affectés, détachés ou déplacés en mission dans une résidence où il n'existe pas de cercle interarmées ou relevant de leur armée ou service d'appartenance.

Les membres de droit d'un cercle de gendarmerie ainsi que leur conjoint et personnes à charge qui se déplacent pour convenances personnelles.

  12.3.2. Avec autorisation du directeur du cercle.

Pour des raisons de service et à titre exceptionnel, le personnel des services de l'État participant à des missions de sécurité publique ou dont l'activité professionnelle s'exerce en partenariat avec la gendarmerie et qui ne peuvent être nourris par leur propre organisme de restauration.

  12.4. Priorité d'accès au mess, au bar et à l'hôtellerie.

Compte tenu des capacités d'accueil nécessairement limitées, l'accès au mess, au bar et à l'hôtellerie est accordé dans l'ordre de priorité défini par le directeur, conformément aux prescriptions de l'autorité de tutelle et énoncées au règlement intérieur du cercle.

Toutefois, en ce qui concerne l'activité hôtellerie, un nombre de chambres défini par l'autorité de tutelle peut être exclusivement réservé aux militaires de l'arme pour des raisons tenant à l'exécution du service spécifique de la gendarmerie (enquêteurs déplacés, stagiaires, gendarmes adjoints…).

1.4.2. Justification du droit d'accès au cercle.

À l'exception des personnes citées aux articles 12.2.1 supra, deuxième tiret (admis à titre exceptionnel) et 12.2.2 supra (invités), toute personne désirant accéder à un cercle de gendarmerie doit être en mesure de justifier de sa qualité en présentant, soit une carte professionnelle, de conjoint ou de retraité, soit une carte d'accès (familles et conjoints survivants) s'inspirant du modèle joint en annexe I et délivrée par le cercle. Les cartes d'accès sont validées par le directeur au début de chaque année civile et en tout état de cause avant le 31 janvier.

1.4.3. Exclusion.

  14.1. En cas d'infraction au règlement intérieur du cercle ou de faute grave contre la bienséance commise par un membre du cercle ou un membre d'une famille, le directeur du cercle peut :

• infliger un avertissement à la personne fautive ;

• proposer l'exclusion temporaire ou définitive du cercle de la personne fautive ;

• prendre une mesure d'interdiction provisoire dans l'attente de la décision de l'autorité de tutelle.

  14.2. L'exclusion, temporaire ou définitive, ne peut être prononcée que sur avis conforme émis à la majorité des voix par le conseil d'administration et après que la personne concernée ait été entendue ou ait refusé d'être entendue par le président du conseil d'administration. La décision est prise et notifiée par l'autorité de tutelle.

En cas d'exclusion temporaire, la décision précise les dates de début et de fin de la mesure.

  14.3. La procédure d'exclusion définie aux alinéas précédents ne fait pas obstacle à une mesure d'expulsion immédiate prise par le directeur à l'encontre de toute personne admise à quelque titre que ce soit, pour faire cesser un trouble caractérisé à la bienséance ou à la tranquillité des lieux.

2. Attributions et responsabilités du personnel qui participe à l'administration, à la direction et à la gestion des cercles.

2.1. Généralités.

Sans préjudice des pouvoirs non délégués par le ministre de la défense, l'administration, la direction et la gestion des cercles de la gendarmerie sont assurées par :

• le directeur général de la gendarmerie nationale ;

• les commandants de circonscription de gendarmerie et autorités assimilées ;

• les commandants de légion ou de formations assimilées ;

• les conseils d'administration ;

• les présidents de conseil d'administration ;

• les vice-présidents de conseil d'administration ;

• les directeurs ;

• les gérants et aide-gérants ;

• les responsables d'activités ;

• le personnel d'exécution.

2.2. Le directeur général de la gendarmerie nationale.

Le directeur général de la gendarmerie nationale :

• crée et dissout les cercles par arrêté ;

• fixe le montant des secours, avances ou prêts consentis aux cercles sur le fonds d'entraide et de secours ;

• fixe le plafond des réserves que les cercles sont autorisés à constituer ;

• fixe le montant de la cotisation des cercles au fonds d'entraide ;

• décide en dernier ressort de la suite à donner aux délibérations du conseil d'administration qui n'auraient pas été validées par l'autorité de tutelle ;

• en cas de faute grave ou de déséquilibre dans la gestion, dissout le conseil d'administration des cercles qui ne relèvent pas d'un commandant de circonscription ou d'une autorité assimilée. Il est saisi à cet effet par l'autorité de tutelle concernée.

2.3. Le commandant de circonscription de gendarmerie ou l'autorité assimilée.

Le commandant de circonscription de gendarmerie ou l'autorité assimilée a le pouvoir de dissoudre le conseil d'administration en cas de faute grave ou de déséquilibre dans la gestion du cercle. Il est saisi à cet effet par l'autorité de tutelle concernée.

2.4. Le commandant de légion de gendarmerie ou l'autorité assimilée.

Le commandant de légion de rattachement du cercle exerce sur le cercle les pouvoirs de tutelle qui lui sont délégués par le ministre conformément à l'arrêté de référence. Il peut déléguer sa signature au commandant en second ou au chef d'état-major.

Il nomme, pour chaque cercle et sur proposition des commandants de formations abonnées, le président et le vice-président du conseil d'administration, ainsi que le directeur.

Il fixe l'effectif et la composition du conseil d'administration et désigne éventuellement ses membres en cas d'insuffisance de volontaires conformément à l'article 19.2 infra.

Garant de la vocation sociale et culturelle des cercles, il définit d'initiative ou sur proposition des commandants d'unités subordonnées, les prestations que le cercle sera amené à exercer en vue de faciliter l'accomplissement du service.

Destinataire des procès-verbaux rapportant les décisions prises par le conseil d'administration, il dispose d'un délai d'un mois pour s'y opposer. Il peut prolonger ce délai d'un mois supplémentaire. La décision est notifiée par écrit, pour exécution, au président du conseil d'administration.

Il détermine les conditions d'accès aux cercles des différentes catégories d'usagers et prend les décisions de refus d'accès et d'exclusion.

Il fixe le rattachement des unités et formations aux cercles après avoir sollicité l'avis des autorités concernées.

Le commandant de légion peut faire procéder à tout contrôle et vérification sur place et sur pièces. Il est destinataire des feuilles de vérification des comptes et reçoit copie des rapports de surveillance administrative établis par les commissaires.

2.5. Le conseil d'administration.

  19.1. Effectif et composition.

Les cercles sont administrés par un conseil d\'administration composé de cinq membres au moins et de quinze membres au plus. Ce dernier chiffre peut être porté à vingt-huit pour les cercles mixtes dont le nombre des membres le justifie.

Lorsque l\'effectif du conseil d\'administration doit être augmenté, il pourra l\'être en faisant appel aux suppléants et, à défaut, en procédant à des élections partielles.

Le conseil d\'administration est choisi pour les deux tiers au moins parmi les membres de droit et pour un tiers au plus parmi les membres adhérents. Pour chacune de ces catégories de membres, la représentation des officiers, des sous-officiers et du personnel civil tient compte de leur effectif respectif. Lorsque plusieurs unités ou formations sont rattachées à un même cercle, la composition du conseil d\'administration tient compte également de cette pluralité.

Le président du conseil d\'administration propose à l\'autorité de tutelle l\'effectif et la composition du conseil d\'administration et fait procéder à l\'élection de ses membres conformément aux dispositions de l\'article 19.2 infra.

  19.2. Élections.

Les élections sont organisées, selon des modalités à définir par le président du conseil d\'administration.

Les membres du conseil d\'administration sont élus au sein de chaque collège au scrutin secret uninominal. Sont éligibles au conseil d\'administration les membres de droit et les membres adhérents, volontaires pour exercer ces fonctions.

Tous les membres du cercle sont électeurs.

Il peut être élu autant de membres suppléants que de membres titulaires. Les membres suppléants sont choisis parmi les candidats aux élections ayant obtenu le plus de voix après les élus et dans l\'ordre décroissant des voix obtenues.

Destinés à remplacer les membres titulaires au fur et à mesure de leur départ, les membres suppléants ne peuvent siéger en tant que tels au conseil d\'administration.

L\'élection a lieu en principe au mois de janvier ou dans le premier mois qui suit la création du cercle. Si le nombre des volontaires est insuffisant les membres titulaires ou suppléants sont désignés d\'office par l\'autorité de tutelle.

Dans les écoles et les centres nationaux d\'instruction les élèves et les stagiaires participent aux élections mais ne font partie du conseil d\'administration que dans la limite de la moitié de l\'effectif de ce conseil. Les sièges qui leur sont ainsi réservés sont renouvelés avant la fin du premier mois suivant la date d\'incorporation ou de début du stage.

Lorsque des unités déplacées sont régulièrement soutenues par un cercle (ex. : renfort de formations outre-mer), l\'autorité de tutelle du cercle veillera à ce que la représentation de ces unités soit assurée au sein du conseil d\'administration.

  19.3. Présidence.

Le conseil d\'administration est présidé par un officier en activité de service s\'il s\'agit d\'un cercle d\'officiers ou d\'un cercle mixte, par un sous-officier en activité de service s\'il s\'agit d\'un cercle de sous-officiers. Le président du conseil d\'administration est désigné par l\'autorité de tutelle parmi les officiers ou sous-officiers appartenant à l\'une des formations rattachées au cercle, non membres élus du conseil d\'administration.

Un vice-président est désigné dans les mêmes conditions. Dans les cercles de sous-officiers et les cercles mixtes, le vice-président est un sous-officier.

Le président et le vice-président ne comptent pas à l\'effectif du conseil d\'administration.

  19.4. Mandat.

Le mandat du président, du vice-président et des membres du conseil d\'administration est de trois ans. Il peut être renouvelé une fois. Il cesse en cas de perte de la qualité requise pour exercer les fonctions ou en cas de mutation hors de la zone à l\'intérieur de laquelle le cercle exerce ses activités. Chaque titulaire partant est automatiquement remplacé par le suppléant le mieux placé sur la liste. Lorsque, après appel de tous les suppléants aux fonctions de titulaires, l\'effectif du conseil d\'administration est égal ou inférieur à la moitié de l\'effectif théorique, il est procédé à des élections partielles pour combler les vacances. Si le mandat restant à courir est inférieur à six mois, la date de l\'élection principale sera respectée.

Cette règle n\'est pas applicable aux sièges réservés aux élèves et stagiaires dans les écoles et centres nationaux d\'instruction dont le renouvellement a lieu à chaque incorporation ou début de stage.

  19.5. Fonctionnement et attributions.

  19.5.1. Le conseil d\'administration se réunit en session ordinaire sur convocation de son président au minimum une fois par quadrimestre. Il se réunit en session extraordinaire, sur convocation de son président, soit à l\'initiative de ce dernier, soit à la demande d\'un tiers au moins de ses membres.

  19.5.2. Le conseil d\'administration délibère obligatoirement sur les questions suivantes :

• élaboration du règlement intérieur du cercle ;

• détermination des catégories de contrats et conventions qui, en raison de leur nature ou du montant financier engagé, doivent lui être préalablement soumis pour approbation et celles dont il délègue la responsabilité au directeur ;

• états prévisionnels des recettes et des dépenses et décisions modificatives ;

• comptes financiers (placements des excédent…) ;

• programmes annuels d\'amortissement et d\'investissement ;

• acquisitions ou aliénations des biens propres au cercle ;

• créations, modifications et cessations d\'activités ;

• fixation des tarifs appliqués aux usagers en contrepartie des prestations fournies, les tarifs pratiqués pour les membres adhérents d\'office et les membres de droit doivent être nettement différenciés en leur faveur, pour les seules prestations liées à l\'exécution du service quotidien ;

• fixation du seuil maximum de paiement des factures en numéraire ;

• modalités d\'embauche du personnel selon les directives fixées par la DGGN ;

• demandes d\'avances ou de prêts au fonds d\'entraide ;

• affectation et montant des frais de réception à la charge du cercle ;

• acceptation des dons et legs exempts de charge, de condition ou d\'affectation immobilière ;

• décision d\'ester en justice ;

• gestion du cercle.

Il peut délibérer de toute autre affaire de sa compétence que lui soumet son président ou que demande un tiers au moins de ses membres.

  19.5.3. Le président met les affaires en délibération. Il communique, à cet effet, tous les documents de nature à les éclairer. Il expose les questions importantes de la façon la plus précise et détaillée possible et, lorsque cela lui est demandé en temps opportun par un membre du conseil, par écrit.

Le conseil d\'administration ne peut valablement délibérer ou donner un avis que si, outre le président ou le vice-président en cas d\'absence ou d\'empêchement du président, la moitié au moins des membres sont présents.

Les délibérations ou avis sont adoptés à la majorité relative des voix, le président ou le vice-président, en cas d\'absence ou d\'empêchement du président, ayant voix prépondérante en cas de partage. Le président recueille les voix en commençant par l\'officier ou le sous-officier le moins élevé en grade et, à égalité de grade, par le moins ancien. Il émet son opinion le dernier.

  19.5.4. Les résultats de chaque séance du conseil d\'administration sont consignés sur un registre des délibérations par procès-verbal signé par tous ses membres. Les membres qui n\'adhèrent pas à l\'avis de la majorité sont en droit de consigner, à la suite du procès-verbal, les motifs de leur opposition.

Si le président du conseil d\'administration juge que les décisions prises sont préjudiciables aux intérêts du cercle ou à la discipline, il lui appartient d\'adresser à l\'autorité de tutelle toutes propositions utiles en vue de provoquer son opposition.

  19.5.5. Les décisions du conseil d\'administration deviennent définitives un mois après leur transmission à l\'autorité de tutelle, à moins que celle-ci n\'y ait fait opposition. Ce délai peut être prolongé d\'un mois supplémentaire par décision notifiée de cette autorité.

  19.5.6. Lorsqu\'un désaccord apparaît entre l\'autorité de tutelle et le conseil d\'administration, ce dernier peut, après nouvelle délibération, saisir la direction générale de la gendarmerie nationale aux fins d\'arbitrage. Un exemplaire du dossier établi par le président du conseil d\'administration est adressé directement, un autre étant transmis par la voie hiérarchique, revêtu de l\'avis des autorités concernées.

2.6. Le président du conseil d'administration.

Préside chaque réunion du conseil d'administration dans les conditions prévues à l'article 19.5.3 supra.

Notifie au conseil d'administration les décisions prises par l'autorité de tutelle.

Veille à l'exécution des délibérations du conseil d'administration.

Contrôle le directeur du cercle dans l'exécution des attributions qui lui sont dévolues infra en portant plus particulièrement son attention sur le respect des règles applicables en matière d'incendie, d'hygiène, de sécurité et de conditions du travail.

Vise les documents comptables et y inscrit, le cas échéant, ses observations.

Vérifie inopinément, au moins une fois par mois, la caisse, les approvisionnements et les matériels et s'assure de la concordance des fonds et de l'avoir « matières » avec la comptabilité.

Propose, après délibération du conseil d'administration, au commandant de la formation support la désignation des gérants, aide-gérants et responsables d'activités.

Propose à l'autorité de tutelle les modifications qui lui paraissent nécessaires dans l'effectif et la composition du conseil d'administration et fait procéder à l'élection de ses membres conformément aux dispositions de l'article 19.1 et 19.2 supra.

Propose à l'autorité de tutelle, après délibération du conseil d'administration, l'exclusion temporaire ou définitive de la personne fautive.

Fixe, si nécessaire, les conditions d'accès au mess et au bar des militaires du rang de la gendarmerie conformément à l'article 12.2.1 supra.

Veille lors de la création ou de la dissolution d'un cercle à l'établissement par son directeur de la demande d'immatriculation ou de radiation au répertoire SIRENE de l'INSEE conformément à l'article 6 supra.

2.7. Le vice-président du conseil d'administration.

L'autorité de tutelle désigne parmi les officiers (cercle d'officiers) ou les sous-officiers (cercle de sous-officiers et cercle mixte) en activité de service, un vice-président dans les conditions énoncées à l'article 19.3 supra.

Lorsque le président du conseil d'administration est absent ou empêché, le vice-président le remplace dans l'intégralité de ses fonctions.

Le vice-président assiste aux séances du conseil d'administration avec simple voix consultative.

2.8. Le directeur du cercle.

  22.1. Désignation.

Le cercle est dirigé, à plein temps, par un directeur nommé par l'autorité de tutelle. Cette fonction ne peut être assurée par un membre du conseil d'administration. Le choix du directeur doit porter en priorité sur le personnel titulaire d'un certificat de spécialité du 2^e degré « restauration collective ». Les directeurs civils doivent être titulaires d'un diplôme équivalent.

  22.2. Attributions.

Il prépare les décisions à soumettre au conseil d'administration et notamment le budget et les programmes d'activité et d'aménagement.

En tant que responsable du fonctionnement du cercle, il :

• assure l'exécution des instructions ministérielles, des décisions devenues définitives du conseil d'administration et des prescriptions du règlement intérieur ;

• veille plus particulièrement à la sécurité des fonds, valeurs et matières détenus ;

• fait procéder à la mise en place de moyens informatiques de gestion et de comptabilité agréés par la direction générale de la gendarmerie nationale ;

• veille à la bonne tenue des locaux et au bon entretien du matériel ;

• assure la gestion du personnel embauché par le cercle et le place dans l'intégralité de ses droits au regard des dispositions qui lui sont applicables ;

• délivre les autorisations d'accès au cercle en fonction des directives fixées par l'autorité de tutelle et lui transmet, pour décision, assorties d'un avis motivé, les demandes d'admission justiciables d'une fin de non-recevoir ;

• veille au respect de la réglementation en matière d'incendie, d'hygiène et de sécurité applicable aux établissements de restauration collective ;

• rend compte au président du conseil d'administration des mesures prises pour redresser les anomalies constatées lors des différents contrôles.

En tant qu'ordonnateur des dépenses et des recettes du cercle, il :

• fixe le montant maximum des stocks détenus par les gérants d'activités ;

• verse sans retard sur le compte courant postal ou bancaire du cercle les sommes reçues par les gérants d'activités pour la partie excédant le montant maximum du « fonds de roulement » qui leur est attribué pour le fonctionnement de leurs activités ;

• s'assure pour les achats de la réalité et de la périodicité des appels à la concurrence destinés à obtenir les meilleures prestations possibles ;

• veille au bon entretien des approvisionnements et à la rentrée régulière des sommes dues au cercle ;

• veille à ce que soient effectuées les opérations de recettes et de dépenses, d'entrées et de sorties de matériels, d'approvisionnement du cercle ;

• s'assure de la tenue des divers documents et pièces de comptabilité et arrête ces documents avant de les présenter au président du conseil d'administration du cercle ;

• procède au paiement des factures et signe tous les chèques émis sur le compte courant postal ou bancaire du cercle.

En tant que représentant du cercle dans les actes de la vie civile, il :

• représente le cercle en justice ;

• signe, après délibération du conseil d'administration et sous réserve des directives fixées par la direction générale de la gendarmerie nationale, les contrats de travail du personnel civil employé par le cercle, établis dans les formes prévues par la loi et le règlement. Toutes modifications ultérieures des conditions d'exécution des contrats doivent faire l'objet d'avenants précisant les clauses modifiées ;

• contracte les assurances que le cercle est tenu de souscrire ;

• lors de la création ou de la dissolution d'un cercle, établit la demande d'immatriculation ou de radiation au répertoire SIRENE de l'INSEE conformément à l'article 6 supra.

Le directeur assiste aux séances du conseil d'administration avec simple voix consultative.

Lorsque le poste de directeur adjoint n'existe pas, un suppléant du directeur, nommé par le conseil d'administration, le remplace en cas d'absence ou d'empêchement. En cas de permission du directeur, supérieure à une durée décidée par le conseil d'administration, un simple arrêté de caisse sera établi entre le directeur et son suppléant, et sera visé par le président du conseil d'administration. Si pour un motif quelconque, le poste de directeur se trouve vacant, le suppléant en titre assume les fonctions de directeur jusqu'à ce qu'un nouveau directeur soit nommé.

Le directeur est exempt de toute activité au sein de son unité.

  22.3. Mutation du directeur.

En cas de mutation du directeur, le président du conseil d'administration procède à la prise et à la remise de service contradictoires entre l'ancien et le nouveau directeur en vue de :

• constater les existants en caisse, en magasin ou en service et à les comparer à l'avoir qui ressort de l'arrêté des écritures comptables ;

• établir les responsabilités encourues, en cas de déficits ou d'avaries.

2.9. Le directeur adjoint.

Le directeur adjoint, lorsqu'il est désigné, remplace le directeur absent ou empêché.

Il exerce, sous son autorité, les compétences qui lui sont déléguées par le directeur du cercle. Il peut être particulièrement chargé de veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité applicables aux établissements de restauration collective et de la comptabilité du cercle.

Il est exempt de tout service au sein de son unité.

2.10. Le gérant, l'aide-gérant et le responsable d'activité.

Lorsque le cercle comporte des activités importantes, la gestion de chacune d'entre elle est assurée par un gérant et éventuellement un aide-gérant d'activité. Il en est ainsi, notamment, pour les activités mess et bar.

Pour les activités de faible importance ne nécessitant pas une présence à plein temps, la gestion de l'activité est tenue par un responsable d'activité, ou par le gérant ou le responsable d'une autre activité.

Il appartient au directeur de fixer les attributions des gérants et responsables d'activités.

  24.1. Désignation.

Les fonctions de gérant et d'aide-gérant peuvent être confiées soit à du personnel militaire sous-officier, soit à du personnel civil.

Le gérant et l'aide-gérant militaires sont désignés par le commandant de la formation de rattachement du cercle sur proposition du directeur.

Lorsqu'ils relèvent du statut de la fonction publique d'État, le gérant et l'aide-gérant civils sont mis en place par le commandant de circonscription. Lorsqu'ils relèvent du statut d'ouvriers d'État l'aide-gérant et le responsable d'activité sont mis en place par le commandant de légion.

Pour les cercles dotés d'une activité mess, le choix des gérants militaires doit porter en priorité sur le personnel titulaire du certificat de spécialité 1^er degré « restauration collective », à défaut sur celui titulaire d'un diplôme civil équivalent et, en tout état de cause, sur du personnel manifestant un intérêt particulier pour la fonction.

Les gérants civils doivent être titulaires d'un diplôme civil équivalent.

Le gérant et l'aide-gérant ne font pas partie du conseil d'administration.

En cas d'absence du gérant, celui-ci est remplacé par l'aide-gérant s'il existe. À défaut, le directeur désigne le personnel qui lui paraît le plus apte à remplir momentanément ces fonctions.

  24.2. Attributions générales.

Sous l'autorité du directeur et pour le domaine d'activité qui lui incombe, le gérant d'activité :

• veille au bon fonctionnement général de son activité ;

• met en œuvre la réglementation en matière de lutte contre l'incendie, d'hygiène et de sécurité applicable aux établissements de restauration collective ;

• s'assure de la bonne tenue des locaux et de l'entretien du matériel qui sont mis à sa disposition ;

• dirige le personnel d'exécution de son activité ;

• effectue les opérations de recettes et de dépenses, d'entrées et de sorties de matériels et d'approvisionnement de son activité ;

• tient les divers documents et pièces comptables de son activité et les insère dans la comptabilité globale du cercle sous le contrôle du directeur.

Pour l'exercice de ses attributions, le gérant de l'activité :

• assiste aux séances du conseil d'administration avec voix consultative ;

• dispose du personnel d'exécution.

Sur délibération du conseil d'administration et en l'absence de directeur adjoint, le gérant de l'activité principale pourra suppléer le directeur en cas d'absence ou d'empêchement.

L'aide-gérant assiste le gérant dans l'exercice de ses attributions, il le remplace en cas d'absence ou d'empêchement.

Le gérant et l'aide-gérant d'activité peuvent participer au service de leur unité dès lors que le fonctionnement du cercle le permet.

  24.3. Attributions particulières.

Le gérant d'activité mess est notamment chargé :

• de l'élaboration des menus des repas ;

• du choix des denrées alimentaires dans les limites qui lui sont fixées par le directeur ;

  d'organiser la vente des tickets de repas.

Le gérant d'activité bar est notamment chargé :

• d'acquérir, auprès du directeur du cercle, les boissons destinées au bar à leur prix de vente ;

• d'en assurer la vente dans le strict respect de la réglementation relative à la prévention de l'alcoolisme en gendarmerie.

  24.4. Mutation du gérant d'activité.

En cas de mutation du gérant d'activité, le directeur procède à la prise et à la remise de service contradictoires entre l'ancien et le nouveau gérant en vue de :

• constater les existants en caisse, en magasin ou en service et les comparer à l'avoir qui ressort de l'arrêté des écritures comptables ;

• établir les responsabilités encourues, en cas de déficits ou d'avaries.

2.11. Le personnel d'exécution.

  25.1. Militaires.

Le personnel militaire d'exécution des cercles et des activités est désigné et remplacé par les commandants de formation concernés sur proposition du directeur. Il est, en principe, exempté de tout autre service sous réserve des nécessités opérationnelles.

Le nombre des militaires d'active doit être réduit au strict minimum indispensable au regard des besoins propres des cercles d'une part, aux besoins de l'ordinaire que met en œuvre la formation concernée lorsqu'elle se déplace sur réquisition de l'autorité civile ou sur ordre du ministre de la défense ou du commandement militaire d'autre part. Des gendarmes adjoints peuvent être désignés pour tenir des emplois d'exécution au sein des cercles. Pour le reste, il doit être fait appel, en priorité, à du personnel civil rétribué par le cercle.

  25.2. Civils.

Le personnel civil d'exécution est embauché et licencié par le directeur, après délibération du conseil d'administration et dans les conditions statutaires prévues pour cette catégorie de personnel.

  25.3. Le personnel militaire et civil d'exécution est placé sous l'autorité du directeur du cercle et du gérant d'activité dont il relève.

2.12. Responsabilité du personnel.

Quelles que soient les fonctions assumées et les attributions exercées au regard de la direction, de l'administration et de la gestion des cercles de gendarmerie, la responsabilité du personnel militaire et civil est appréciée et mise en jeu conformément à la législation et à la réglementation qui leur sont applicables en matières civile, pénale, disciplinaire et pécuniaire.

Le personnel civil employé par les cercles est autorisé à accéder et à circuler dans l'enceinte militaire où le cercle est implanté.

3. Administration et gestion des cercles.

3.1. Administration des cercles.

3.1.1. Principes généraux.

  27.1. Autonomie.

Les cercles s'administrent de façon autonome :

• dans le cadre de la présente instruction et de directives particulières de la direction générale de la gendarmerie nationale ;

• sous la tutelle des autorités territoriales compétentes, conformément aux pouvoirs qui leur sont délégués ;

• sous le contrôle et la surveillance des commissaires, en vertu de leurs attributions propres ou des délégations de signature qui leur sont consenties.

  27.2. Règlement intérieur.

Le conseil d'administration élabore le règlement intérieur du cercle. Celui-ci fait l'objet d'un procès-verbal transmis à l'autorité de tutelle selon la procédure ordinaire définie à l'article 18 supra.

Les dispositions de ce règlement ne peuvent avoir pour effet de restreindre de manière permanente les droits d'accès reconnus par les articles 9, 10 et 12 supra.

Le règlement intérieur du cercle :

• rappelle la composition des organes de direction, d'administration et de gestion du cercle ;

• fixe les règles particulières de fonctionnement de chacune des activités, notamment les règles relatives à la sécurité des fonds, valeurs et matières détenus ;

• détermine les modalités d'accès aux différentes activités dans le cadre des droits reconnus par l'article 10 supra.

  27.3. Responsabilité.

Les cercles sont pécuniairement responsables à l'égard des tiers. Ils doivent, de ce fait, contracter une assurance, à concurrence du maximum de garantie légale, couvrant tous les dommages susceptibles de résulter d'accidents causés par le personnel qu'ils emploient ou par les matériels et installations qu'ils utilisent.

Deux contrats d'assurance doivent être obligatoirement souscrits par le cercle :

• l'assurance incendie ;

• l'assurance en responsabilité civile.

L'objet de ces contrats et les clauses types qu'ils doivent comporter font l'objet de l'annexe II.

  27.4. Fiscalité.

En tant que personne morale, les cercles sont assujettis au régime fiscal de droit commun (code général des impôts, code des débits de boisson).

Ces organismes bénéficient toutefois de certaines exonérations dans les conditions définies à l'annexe III.

3.1.2. Documents d'administration générale.

Sous le contrôle du président du conseil d'administration, le directeur du cercle tient les documents énumérés au présent article.

  28.1. Répertoire-classeur.

Toutes les pièces relatives à l'administration du cercle sont classées par ordre chronologique et selon un numéro d'ordre annuel dans un répertoire-classeur.

Il s'agit notamment de :

• l'arrêté de création du cercle ;

• les décisions de création, de modification et de dissolution d'activités ou de structures ;

• les directives ou instructions diverses ;

• les décisions de l'autorité de tutelle concernant le cercle ;

• la copie des procès-verbaux des séances du conseil d'administration (les procès-verbaux originaux constituent le registre des délibérations) ;

• le règlement intérieur du cercle ;

• les contrats d'embauchage et leurs éventuels avenants du personnel civil ainsi que toutes les décisions le concernant ;

• les avenants des contrats d'assurances souscrit  ;

• les contrats passés avec les fournisseurs ;

• éventuellement l'arrêté de dissolution du cercle…

Le répertoire-classeur est contrôlé par le président du conseil d'administration, à son initiative.

  28.2. Registre des délibérations.

Le registre des délibérations comporte, dans l'ordre chronologique, les procès-verbaux des différentes réunions ordinaires et extraordinaires du conseil d'administration du cercle.

Chaque procès-verbal est signé par tous les membres présents du conseil d'administration.

Ce registre est ouvert par le directeur et contrôlé par le président du conseil d'administration, à son initiative.

  28.3. Cahier de réclamations et de suggestions.

Il est tenu au moins un cahier de réclamations et de suggestions par cercle. Lorsque l'importance des activités le justifie, il peut être tenu autant de registres de réclamations qu'il y a d'activités, le registre principal étant celui du mess. Ces documents doivent être d'un accès facile pour les usagers.

Sur ces cahiers, les membres du cercle inscrivent leurs réclamations et suggestions. Celles-ci sont obligatoirement signées par leur auteur. Le cahier est présenté par le directeur au conseil d'administration du cercle et à son président en temps opportun pour que le président du cercle ou le conseil d'administration puisse utilement l'exploiter.

Le ou les cahiers de réclamations et de suggestions sont, avant usage, côtés et paraphés par le président du conseil d'administration. Ils sont contrôlés à son initiative et présentés au conseil d'administration pour exploitation.

3.2. Gestion de cercles.

3.2.1. Principes généraux.

  29.1. Autonomie.

Chaque cercle couvre par ses ressources propres l'ensemble de ses dépenses. L'État ne peut lui fournir qu'une aide en nature dans les conditions définies à l'article 30.3 infra. En cas de création, de modification ou de difficulté exceptionnelle, il peut faire appel au fonds de secours et d'entraide prévu à l'article 29.2 infra.

  29.2. Solidarité.

  29.2.1. Principes.

Chaque cercle comportant au moins l'une des activités mess et bar participe à la constitution d'un fonds de secours et d'entraide centralisé fonctionnant comme un organisme de compensation à l'égard de tous les cercles.

Ce fonds gouverné par la direction générale de la gendarmerie nationale, bureau de l'exécution du budget et géré par son cercle mixte, a pour but :

• de faciliter le démarrage des cercles nouvellement créés ;

• de favoriser les améliorations importantes nécessaires dans certaines circonstances ;

• d'aider les cercles en cas de besoin, notamment en cas de dissolution, si des dettes subsistent après apurement des comptes.

Il fait l'objet d'un bilan annuel porté à la connaissance des cercles.

Les ressources du fonds ne peuvent faire l'objet de répartitions générales, périodiques ou automatiques.

Les décisions d'allocations consenties au cercle par le fonds de secours et d'entraide peuvent préciser la destination à donner aux fonds. Si l'allocation consiste en une avance remboursable par le cercle, la décision précise les modalités de ce remboursement.

  29.2.2. Cotisation.

Les modalités de décompte de la cotisation au fonds de secours et d'entraide sont définies à l'article 31.3 infra.

3.2.2. Ressources.

  30.1. Ressources directes.

Les recettes réalisées par les différentes activités correspondent aux sommes perçues auprès des membres en contrepartie des prestations fournies par le cercle, à savoir notamment :

• vente des tickets de repas du mess ;

• vente des boissons servies au bar ;

• produit du comptoir des ventes ;

• prestations d'hébergement ;

• location des salles de réunion…

  30.2. Ressources indirectes.

Ces ressources comprennent :

• les sommes versées pour l'alimentation des militaires non engagés de la gendarmerie ;

• les subventions accordées par l'État action sociale des armées (ASA) pour le personnel militaire et civil ;

• les avances ou prêts de fonds exceptionnels et les secours éventuellement accordés par le fonds de secours et d'entraide ;

• les dons, libéralités ou legs reçus par le cercle ;

• les intérêts servis par les institutions financières (caisse d'épargne, banques, etc.) où peuvent être placés les avoirs en espèces du cercle ;

• les produits des aliénations de leurs biens propres, dans le commerce ou à d'autres cercles, jugés excédentaires ou sans emploi par le conseil d'administration ;

• toutes autres ressources en espèces ne constituant pas la contrepartie d'une prestation ;

• les recettes provenant de manifestations ouvertes au public prévues à l'article 5 supra ;

• les participations éventuelles de l'État aux frais de fonctionnement.

Tous les membres des cercles acquittent les prestations qui leur sont fournies par le cercle selon le tarif fixé. Toutes les ressources en espèces directes ou indirectes sont dénommées en comptabilité « recettes ».

  30.3. Aide de l'État : ressources autres qu'en espèces.

  30.3.1. Immeubles.

Les cercles sont installés dans les casernements de la gendarmerie sans redevance locative. Leur assiette est définie par le directeur général de la gendarmerie nationale.

Ils bénéficient, pour les locaux mis à leur disposition de la gratuité des travaux d'entretien et d'aménagement qui incombent normalement au propriétaire.

Les travaux d'aménagement ne sont exécutés qu'avec l'accord préalable du service du génie ou du bailleur selon qu'il s'agit d'un immeuble domanial ou d'un immeuble loué, et, en cas de modification de l'assiette du casernement, de la direction générale de la gendarmerie nationale.

Sont à la charge du cercle :

• l'entretien locatif ;

• les réparations et remplacements résultant d'un abus de jouissance, de la négligence ou d'un défaut de soin de la part des usagers du cercle ;

• les travaux d'aménagement qui n'ont pas été reconnus indispensables mais que le conseil d'administration du cercle estime de nature à améliorer le confort, sous réserve de l'accord de la direction générale de la gendarmerie nationale ou du bailleur pour les immeubles loués.

Les cercles peuvent exceptionnellement recevoir par libéralités, dons ou legs des biens immobiliers, sous réserve qu'ils ne soient grevés d'aucune charge, condition ou affectation et d'avoir reçu l'autorisation préalable du ministre de la défense. Les travaux d'entretien de ces immeubles incombent totalement au cercle.

  30.3.2. Matériels et biens mobiliers.

Les cercles peuvent recevoir à titre gratuit des matériels notamment des meubles meublants, provenant des cercles dissous, d'excédents réalisés à l'occasion de modifications d'activités d'autres cercles, de dons ou de legs.

En outre, les formations de gendarmerie peuvent mettre à la disposition des cercles des matériels d'ameublement de bureaux pour les seuls besoins des organes de direction, d'administration et de gestion des cercles.

3.2.3. Dépenses.

  31.1. Dépenses de fonctionnement.

Ces dépenses concernent :

• les achats courants de denrées et marchandises diverses ;

• les salaires et charges sociales du personnel civil embauché par le cercle ;

• les frais de chauffage, d'éclairage, de réfrigération, de cuisson, d'eau, de force motrice, de téléphone et de gaz ;

• l'entretien locatif ;

• l'entretien des matériels ;

• les autres dépenses occasionnées par le fonctionnement du cercle.

Elles sont engagées au fur et à mesure des besoins par le directeur ou par son suppléant.

Elles sont réglées par prélèvement sur le fonds de déroulement et le compte courant.

  31.2. Dépenses d'équipement.

Elles résultent de :

• l'acquisition de matériels ;

• l'aménagement des locaux lorsque ces dépenses sont à la charge du cercle ;

• l'acquisition de biens immobiliers lorsqu'elle est exceptionnellement autorisée par le ministre de la défense.

Lors de la première réunion annuelle, le président du conseil d'administration propose au conseil d'administration le programme des dépenses d'équipement envisagées pour l'année en cours.

Ces dépenses sont engagées à l'initiative du directeur qui en rend compte au conseil d'administration lors de la réunion de fin d'année.

  31.3. Dépenses spéciales.

Elles comprennent :

• la cotisation au fonds de secours et d'entraide, définie annuellement par directive particulière de la direction générale de la gendarmerie nationale et prélevée par pourcentage :

  • sur la recette moyenne réalisée par l'activité mess dont le montant est égal au produit du nombre de repas servis par le prix de revient moyen déterminé dans les conditions fixées par l'article 50.3 infra ;

  • sur la recette réalisée par l'activité bar dont le montant est décompté à l'aide des troisième et quatrième parties de l'imprimé modèle N° 652-0/134.

• les remboursements des avances consenties par ce fonds ;

• les primes d'assurance et les impôts dont les cercles sont redevables ;

• les frais de réception (équipes sportives, personnalités civiles et militaires, fournisseurs…) dans le seul cas où une délibération du conseil d'administration prévoit qu'ils sont à la charge du cercle.

3.2.4. Adéquation des ressources aux dépenses.

Les cercles ne poursuivant pas de but lucratif, leurs ressources sont strictement adaptées à leurs dépenses.

Lorsque les ressources excèdent les dépenses, l'excédent ne peut être employé qu'à :

• l'amélioration de la qualité des services ;

• l'amélioration des locaux et de l'équipement en matériels par le biais des fonds d'investissement et d'amortissement prévus à l'article 44 infra ;

• la constitution d'une réserve destinée à permettre le fonctionnement normal du cercle, dont le montant ne peut toutefois excéder le plafond fixé à l'article 48 infra.

Lorsque après utilisation dans les conditions prévues à l'alinéa ci-dessus les ressources restent excédentaires par rapport aux dépenses, il y a lieu d'agir sur les tarifs des prestations comme le prévoit l'article 48 infra.

3.2.5. Gestion des ressources.

  33.1. Gestion des deniers.

L'avoir deniers ou caisse du cercle est constitué par :

• le fonds de roulement en numéraire ;

• les fonds sur compte courant ;

• les fonds déposés à vue ou placés à court terme.

  33.1.1. Le fonds de roulement en numéraire.

Un fonds de roulement dont le montant est adapté aux menues dépenses courantes et dont le plafond est fixé par le conseil d'administration est mis à la disposition permanente du directeur qui en règle la répartition entre les gérants d'activités.

Dès que le montant du numéraire dépasse le plafond du fonds de roulement, le directeur verse l'excédent à un compte courant ou le place à vue ou à court terme, conformément aux délibérations du conseil d'administration relatives au suivi des comptes financiers.

  33.1.2. Les fonds sur compte courant.

Les cercles sont titulaires soit d'un compte courant postal, soit d'un compte chèque bancaire, soit des deux. Toutefois l'ouverture du compte bancaire n'est autorisée que dans la mesure où l'établissement accepte au préalable de fournir pour chaque opération effectuée un avis de crédit ou de débit analogue à celui fourni par la poste.

Les dépenses du cercle, à l'exception des menues dépenses courantes payées en numéraire, sont en principe réglées par chèque émis sur le compte postal ou bancaire, signé par le directeur.

L'ouverture, la clôture du compte courant postal ou bancaire et les opérations sur ce compte sont effectuées dans les conditions fixées par l'annexe I de l' instruction 1645 /DEF/DCCAT/AG/CT du 12 novembre 1984 (BOC, 1985, p. 377 ) modifiée relative à l'organisation et au fonctionnement du service de la trésorerie dans les corps de troupe. En particulier, lors de l'émission d'un chèque, le tireur doit porter sur la souche et le volet « avis de débit » correspondant :

• la date d'émission ;

• le montant ;

• l'identité du bénéficiaire et, s'il y a lieu, les références de son compte courant ;

• l'objet du virement.

Le numéro du chèque est reproduit sur le volet « avis de débit ».

Le règlement par virement (TIP, système de paiement informatique…) doit être réalisé dans les formes prévues par la réglementation bancaire.

  33.1.3. Les fonds de dépôt et placement à court terme.

Les cercles peuvent déposer ou placer leur avoir en deniers au moyen d'un livret de caisse d'épargne, de bons du Trésor ou de bons de caisse émis par les établissements bancaires.

Les sommes inscrites aux comptes fonds d'amortissement, fonds d'investissement et fonds d'intervention, tels qu'ils sont définis à l'article 44 infra, sont obligatoirement déposées ou placées sous l'une de ces formes.

  33.1.4. Sécurité de l'avoir deniers.

La totalité des fonds en numéraire, les carnets de chèques postaux ou bancaires, le livret de caisse d'épargne, les bons de caisse bancaires, les bons du Trésor et plus généralement tous les documents dont l'usage abusif serait susceptible d'entraîner des conséquences pécuniaires pour le cercle sont conservés dans un coffre-fort installé et scellé dans le bureau du directeur.

Aucune somme ou valeur étrangère aux fonds du cercle ne peut être déposée dans ce coffre-fort pour quelque motif que ce soit.

Une clé du coffre est détenue par le directeur ou, en cas d'absence de celui-ci, par son adjoint ou son suppléant ; une autre clé est conservée par le président du conseil d'administration. Seul le directeur en exercice connaît la combinaison du coffre. Le chiffre est remis au président du conseil d'administration sous enveloppe cachetée ; le chiffre de la combinaison est modifié tous les six mois et à chaque changement d'un membre de l'équipe de direction.

En cas de besoin, le directeur peut demander au commandant de la formation de rattachement l'autorisation de déposer les carnets de chèques, le livret de caisse d'épargne, les bons de caisse et les bons du Trésor dans le coffre de la formation de rattachement.

Les consignes permanentes pour la protection de la caisse du cercle sont établies par le directeur après avis du président du conseil d'administration qui en contrôle l'exécution au moyen d'inspections mensuelles effectuées inopinément et à des intervalles de temps irréguliers. Elles prévoient l'ensemble des mesures de sécurité à observer, notamment en ce qui concerne la conservation des recettes journalières encaissées par les gérants ou responsables d'activités.

  33.1.5. Présentation des espèces et des documents relatifs à l'avoir deniers.

Le numéraire, les carnets de chèques, le livret de caisse d'épargne, les bons du Trésor et le bons de caisse, étant considérés comme valeurs en caisse, doivent être présentés aux autorités chargées de la surveillance administrative et de la vérification des comptes des cercles lorsqu'elles en font la demande.

  33.2. Gestion des matières.

Les cercles s'approvisionnent en denrées et marchandises dans le commerce local en mettant en concurrence les fournisseurs. À égalité de prix et de qualité, préférence est donnée aux établissements des subsistances des autres armées.

L'abonnement à un centre de production alimentaire des armées (CPA) pourra être recherché en fonction de l'activité du cercle et de l'implantation du CPA et sous réserve de la compatibilité de ce mode d'approvisionnement avec les contraintes de service. L'étude préalable et la décision d'abonnement font l'objet de décisions du conseil d'administration qui approuve les termes du protocole à passer entre le directeur du cercle et le directeur du CPA, dont une copie est adressée à la direction générale de la gendarmerie nationale (bureau de l'administration) à titre de compte rendu.

Les stocks détenus en magasin, cave ou cellier sont constitués dans le seul but d'assurer en toute circonstance la régularité des approvisionnements. Les locaux doivent être fermés en permanence, le directeur ou son suppléant est seul détenteur des clés.

Le transport et la conservation des denrées périssables respectent les règles d'hygiène ; à cet effet, l'achat par le cercle d'un véhicule réfrigérant peut être réalisé sous réserve d'en assurer l'intégralité des charges (assurance, entretien, réparation…).

La gestion des matières est assurée, sous le contrôle du président du conseil d'administration, par le directeur du cercle, assisté par les gérants ou responsables d'activités.

  33.3. Gestion des matériels.

  33.3.1. Généralités.

Le conseil d'administration décide de :

• l'affectation des biens mobiliers entre les différentes activités du cercle sur proposition du directeur ;

• l'acceptation des dons et legs en nature lorsqu'ils ne sont pas grevés de charges ou de conditions.

  33.3.2. Matériels appartenant à l'État.

La gestion de ces matériels est assurée par la formation dans les conditions définies par les textes relatifs à la gestion et à la comptabilité des matériels dans la gendarmerie.

  33.3.3. Matériels appartenant au cercle.

Le conseil d'administration décide de :

• l'achat et la réforme du matériel ;

• la destination à donner aux matériels réformés et notamment les conditions dans lesquelles ils sont vendus ou cédés gratuitement.

En outre, il fixe la valeur minimale des matériels non consommables devant impérativement faire l'objet d'une prise en compte.

  33.4. Gestion des biens immobiliers.

Le conseil d'administration décide :

• de l'affectation des différents locaux à chacune des activités du cercle ;

• des extensions, travaux d'aménagement et de gros entretien à demander à la direction générale de la gendarmerie nationale ;

• des travaux d'entretien locatif, à l'exclusion des menues opérations d'entretien courant qui sont prescrites par le directeur ;

• de l'acceptation des dons et legs de biens immobiliers dont il pourrait exceptionnellement bénéficier, acceptation qui ne devient définitive qu'après autorisation expresse du ministre de la défense.

3.2.6. Responsabilité des gestionnaires.

La gestion des cercles et de leurs différentes activités peut entraîner la mise en jeu de la responsabilité du personnel de direction et d'exécution du cercle à l'occasion des pertes, destructions, détériorations, détournements et déficits.

  34.1. Constatation des préjudices.

Les pertes, destructions, détériorations, détournements et déficits de marchandises, de matériels n'appartenant pas à l'État ⁽²⁾ ou de deniers, quelles que soient les circonstances dans lesquelles ils ont été constatés, sont signalés sans délai par le directeur au président du conseil d'administration qui en informe l'autorité de tutelle et le commissaire chargé de la surveillance administrative et de la vérification des comptes. Ce dernier :

• effectue sur-le-champ les vérifications et contrôles qui s'imposent ;

• prescrit les opérations provisoires de régularisations nécessaires ;

• dresse un procès-verbal rapportant notamment :

  • les dates et circonstances de son intervention ;

  • les causes constatées ou présumées et le montant estimé des dommages ;

  • les régularisations provisoires prescrites.

Les détériorations ou destructions d'immeubles sont, quelles que soient les circonstances dans lesquelles elles ont été constatées, signalées de la même façon et sans délai au commandant de caserne et à l'autorité de tutelle qui prennent à leur niveau les mesures qui s'imposent.

Si le dommage résulte d'une infraction pénale, plainte est déposée sans délai par le directeur auprès de l'officier de police judiciaire compétent, en vue de la mise en jeu éventuelle de la responsabilité pénale. Il en est rendu compte sans délai à la direction générale de la gendarmerie nationale par la voie hiérarchique.

  34.2. Mise en jeu de la responsabilité.

Après établissement du procès-verbal, le commissaire vérificateur procède à une enquête administrative en vue de déterminer les responsabilités encourues, les régularisations définitives à effectuer et les mesures conservatoires propres à garantir les recours ultérieurs du cercle.

À cet effet, le président du conseil d'administration adresse au commissaire :

• un rapport détaillé sur les circonstances dans lesquelles s'est produit le dommage avec son avis sur les responsabilités encourues ;

• un compte rendu du directeur ;

• les explications écrites de toute personne dont la responsabilité pécuniaire, disciplinaire ou pénale peut se trouver engagée, soit en raison de ses fonctions, soit en raison des circonstances ;

• tout témoignage écrit utile.

À l'issue de l'enquête administrative, le commissaire établit un rapport indiquant :

• les responsabilités engagées ;

• les régularisations définitives envisagées ;

• les mesures conservatoires proposées à l'encontre des personnes dont la responsabilité est engagée.

L'ensemble du dossier comportant :

• le procès-verbal du commissaire prévu à l'article 34.1 supra ;

• les pièces établies ou transmises par le président du conseil d'administration ;

• le rapport du commissaire,

  est adressé pour avis à l'autorité de tutelle qui le transmet à la direction générale de la gendarmerie nationale (bureau de l'administration) par la voie hiérarchique.

Le directeur général de la gendarmerie nationale décide des mesures administratives à prendre. Sa décision est notifiée par la voie hiérarchique au président du conseil d'administration et au personnel concerné. Copie en est faite au commissaire. Les responsabilités pécuniaire, disciplinaire ou statutaire éventuellement engagées sont mises en jeu selon les procédures en vigueur, sans préjudice des dispositions prévues par l'article 34.3 infra.

Le directeur reste néanmoins tenu de dénoncer au procureur de la République les infractions à la loi pénale dont il a connaissance.

  34.3. Procédure amiable de réparation du préjudice.

Afin d'éviter dans toute la mesure du possible la mise en œuvre d'un recouvrement par la voie judiciaire, il appartient au directeur de poursuivre le recouvrement amiable de la réparation du préjudice subi.

Ce recouvrement donne lieu de la part du débiteur soit à un versement en espèces dans la caisse, soit à un virement par chèque ou par voie de retenue sur solde au compte courant du cercle.

Dans le cas où la procédure amiable se révèle inopérante, le directeur peut le poursuivre par la voie judiciaire après délibération du conseil d'administration. Il en est rendu compte à la direction générale de la gendarmerie nationale (bureau de l'administration).

La copie du jugement rendu est adressée au destinataire de l'enquête administrative, dès que le jugement est signifié.

Les comptes du cercle sont régularisés définitivement dès que le recouvrement a été opéré ou dès que les dommages et intérêts ont été perçus ou encore, lorsque les responsabilités du personnel n'ont pas pu être établies, par une délibération du conseil d'administration laissant le préjudice à la charge du cercle.

3.2.7. Liquidation et reddition des comptes des cercles dissous.

Les opérations de liquidation et de reddition des comptes des cercles dissous sont exécutés dans les plus courts délais par le directeur.

Elles donnent lieu aux opérations suivantes :

• recouvrement des créances et règlement des dettes en cours ;

• clôture des comptes courants ;

• réalisation des dépôts et placements à court terme ;

• inventaire des avoirs deniers, matières et matériels appartenant au cercle.

Préalablement à toute opération de liquidation, l'autorité de tutelle du cercle, ou son représentant, se rapprochera du commissaire compétent afin que soit défini de concert la procédure de liquidation des comptes.

Après vérification et arrêt définitif des inventaires par le commissaire, les archives comptables sont remises à la formation de rattachement qui, après deux ans, les envoie au centre administratif de la gendarmerie nationale.

Au vu des inventaires qui lui sont adressés par la voie hiérarchique, la direction générale de la gendarmerie nationale affecte l'avoir denier subsistant au fonds de secours et d'entraide et répartit les matières et matériels entre les cercles de gendarmerie.

4. Comptabilité des cercles.

4.1. Principes.

Chaque cercle tient :

• une comptabilité des effectifs ;

• une comptabilité des matériels ;

• une comptabilité des matières ;

• une comptabilité des deniers.

Pour chacune de ces comptabilités, il est tenu un compte général et autant de comptes particuliers que nécessaire.

Le directeur est responsable de la comptabilité du cercle. Celle-ci est tenue au moyen des documents et pièces comptables répertoriées en deuxième partie de la présente instruction. Le directeur du cercle peut se faire assister d'un comptable civil ou militaire.

4.2. Comptabilité des effectifs.

4.2.1. Objet de la comptabilité des effectifs.

La comptabilité des effectifs a pour objet de faciliter le contrôle de l'accès aux différentes activités du cercle.

4.2.2. Comptabilité des membres du cercle.

La comptabilité des membres de droit, des membres adhérents du cercle et des membres de leurs familles est tenue au moyen du registre de comptabilité des effectifs des membres du cercle (imprimé N° 652-0/139, qui retrace notamment de manière actualisée, la liste nominative des membres et de leurs familles ⁽³⁾.

Ce registre est ouvert par le directeur après avoir été coté et paraphé par le président du conseil d'administration. Il est contrôlé à son initiative.

4.3. Comptabilité des matériels.

4.3.1. Objet de la comptabilité des matériels.

La comptabilité des matériels a pour objet de déterminer et de contrôler à tout moment les matériels appartenant au cercle ou mis à sa disposition par l'État au titre de l'article 30.3.2 supra.

Elle permet également de calculer annuellement la valeur des existants en matériels appartenant au cercle et d'évaluer les besoins en amortissement.

4.3.2. Documents comptables.

Les matériels non consommables appartenant au cercle ou prêtés au cercle par l'État au titre de l'article 30.3.2 supra sont suivis au moyen du registre inventaire général des matériels (imprimé N° 652-0/133) qui retrace la situation actualisée des existants et leur répartition par activité ainsi que les mouvements de matériels avec la référence des pièces justificatives de ces mouvements. Le suivi comptable est établi par grandes catégories de matériel en faisant notamment apparaître les matériels de restauration. Ces derniers doivent faire l'objet d'un suivi sur « fiches suiveuses » permettant l'enregistrement de l'origine et de l'historique de fonctionnement de ces matériels (entretien, réparation, révisions) afin de permettre aux responsables du service restauration de connaître l'état des matériels et d'en apprécier la qualité.

Pour ce qui concerne les matériels de l'État, leur suivi est en outre assuré par la formation dans les conditions définies par l'instruction visée à l'article 33.3.2 supra.

Les pièces justificatives des mouvements de matériels sont classées par ordre chronologique dans un répertoire classeur appelé répertoire classeur des pièces justificatives des mouvements de matériels.

Le registre inventaire général des matériels est, avant usage, coté et paraphé par le président du conseil d'administration. Il est contrôlé à son initiative.

4.4. Comptabilité des matières.

4.4.1. Objet de la comptabilité des matières.

La comptabilité des matières a pour objet de suivre et de calculer mensuellement la valeur des stocks.

4.4.2. Documents comptables.

Toutes les matières, marchandises, boissons, denrées et autres matériels consommables sont suivis en comptabilité au moyen :

• des factures et pièces justificatives relatives aux mouvements qui les concernent. Ces documents sont classés chronologiquement dans un répertoire classeur appelé répertoire des pièces justificatives ;

• du registre inventaire des marchandises (imprimé N° 652-0/134) pour toutes les matières, marchandises, boissons, denrées et autres matériels consommables. Les produits de nettoyage et d'entretien ainsi que les fournitures de bureau, dont il n'est pas constitué d'approvisionnements importants, ne sont pas suivis en comptabilité.

Ce registre, qui retrace chronologiquement les entrées et les sorties, indique la balance journalière et mensuelle ainsi que la valeur des existants qui correspond au prix d'achat actualisé pour les activités mess et bar et au prix de vente pour l'activité comptoir de ventes.

Le registre inventaire des matières est coté et paraphé, avant usage, par le président du conseil d'administration qui le contrôle à son initiative.

4.5. Comptabilité des deniers.

4.5.1. Objet de la comptabilité des deniers.

La comptabilité des deniers permet de connaître et de contrôler à tout moment la situation financière exacte de cercle et de chacune de ses activités.

4.5.2. Articulation générale de la comptabilité.

  44.1. La comptabilité des deniers des cercles comporte :

• un compte du fonds d'amortissement ;

• un compte du fonds d'investissement ;

• un compte du fonds d'intervention ;

• un compte divers ;

• autant de comptes qu'il y a, au cercle, d'activités faisant recettes (mess, bar, hôtellerie, toute autre activité le cas échéant).

L'ensemble de ces comptes particuliers est repris dans un compte général qui retrace ainsi l'ensemble des recettes et des dépenses du cercle.

  44.2. Compte du fonds d'amortissement.

Le fonds d'amortissement a pour objet de permettre au cercle de faire face :

• au remboursement des emprunts ou avances consentis au cercle ;

• à l'entretien locatif des locaux ;

• au gros entretien des matériels ;

• au renouvellement des matériels hors d'usage.

Le montant du fonds d'amortissement doit donc tenir compte :

• du montant global et de la durée des emprunts ou avances à amortir ;

• des dépenses prévisibles d'entretien locatif ;

• de la valeur globale actualisée de la totalité des matériels appartenant au cercle (coût de renouvellement) ;

• de la durée moyenne de vie de ces matériels ou intervalles de renouvellement.

Lors de la première réunion de l'année, le directeur du cercle :

• rend compte au conseil de l'emploi du fonds d'amortissement pour l'année écoulée ;

• soumet à l'approbation du conseil le montant des sommes à consacrer à l'amortissement pour l'année en cours en appliquant un mode de calcul linéaire comme indiqué à l'exemple figurant à l'annexe IV.

Les prévisions annuelles nécessaires sont prélevées par tiers à chaque quadrimestre sur les excédents de recettes des comptes particuliers des activités et déposées ou placées, avant usage, dans les conditions fixées à l'article 33.1.3 supra.

  44.3. Compte du fonds d'investissement.

Le fonds d'investissement a pour objet de permettre au cercle de faire face :

• aux achats de matériels nouveaux ;

• aux travaux d'aménagement et de gros entretien de locaux lorsqu'ils sont autorisés dans les conditions prévues à l'article 30.3.1 supra.

Le montant du fonds d'investissement est spécialement déterminé en fonction des buts recherchés.

Lors de la première réunion de l'année, le directeur du cercle :

• rend compte au conseil de l'emploi du fonds d'investissement pour l'année écoulée en exposant, s'il y a lieu, les raisons pour lesquelles les sommes initialement prévues n'ont pas été employées en totalité ;

• soumet à l'approbation du conseil le montant des sommes à consacrer à l'investissement pour l'année en cours en tenant compte, le cas échéant, du reliquat inemployé de l'année précédente. Le programme annuel d'investissement est arrêté à cette occasion.

Les sommes nécessaires sont prélevées par tiers à chaque quadrimestre sur les excédents de recettes des comptes particuliers des activités et déposées ou placées avant usage dans les conditions fixées à l'article 33.1.3 supra.

  44.4. Compte du fonds d'intervention.

Le compte du fonds d'intervention a pour objet de comptabiliser les bénéfices réalisés à l'occasion des manifestations organisées dans les conditions prévues à l'article 5 supra.

Le cercle n'est que dépositaire des sommes inscrites au compte du fonds d'intervention. Il n'en est pas propriétaire. La destination de ces sommes et les modalités de leur utilisation sont fixées par l'instruction relative à l'organisation des manifestations dans les formations de gendarmerie.

  44.5. Comptes divers.

Ce compte a pour objet de comptabiliser :

• en recettes :

  • les dons et legs en espèces acceptés par le conseil d'administration ;

  • les allocations consenties au cercle par le fonds de secours et d'entraide ;

  • d'une manière générale toute recette ne pouvant être affectée à une ou plusieurs activités particulières et qui concerne le cercle dans son ensemble ;

• en dépenses : les frais généraux occasionnés par le fonctionnement du cercle lorsque leur montant ne peut être imputé à une activité particulière ou réparti entre les activités (ex. : frais de chauffage, d'éclairage, d'eau, de téléphone, d'assurance, etc.).

4.5.3. Document comptable : le registre-journal des recettes et des dépenses.

  45.1. Objet.

Pour l'ensemble des activités du cercle, il est tenu un registre-journal des recettes et des dépenses (imprimé N° 652-0/130) qui retrace chronologiquement et selon une numérotation annuelle toutes les opérations de recette et de dépense en précisant :

• la nature de chaque opération ;

• la ventilation de la recette ou de la dépense :

  • dans les comptes particuliers ;

  • selon la nature des fonds utilisés ;

• le suivi des règlements par chèque.

Le registre-journal permet en outre de connaître :

• régulièrement et au minimum chaque mois la balance des recettes et des dépenses de tous les comptes et de tous les fonds ;

• lors de chaque contrôle effectué par une autorité qualifiée, la situation de la caisse du cercle telle que définie à l'article 33.1 supra.

  45.2. Tenue.

Afin de permettre le contrôle sur pièce par le commissaire vérificateur, le registre-journal est tenu en deux exemplaires sous forme d'un ensemble de feuillets doubles comportant des primata adhérents et des duplicata détachables. Les duplicata des feuillets remplis sont adressés chaque mois au commissariat compétent.

Le registre-journal est, avant usage, coté et paraphé par le président du conseil d'administration qui le contrôle ensuite à son initiative.

4.5.4. Pièces comptables.

  46.1. Les pièces comptables sont :

Pour chaque activité faisant recette ou dépense :

• la feuille journalière de recettes et de dépenses (imprimé N° 652-0/131 ;

• le bordereau récapitulatif des chèques et factures reçus (imprimé N° 652-0/132).

Pour l'ensemble du cercle :

• la situation quadrimestrielle de gestion (imprimé N° 652-0/135) ;

• l'état quadrimestriel des cotisations dues au fonds de secours et d'entraide des cercles (imprimé N° 652-0/150).

  46.2. La feuille journalière de recettes et de dépenses (imprimé N° 652-0/131) indique le montant de l'avance (fonds de roulement) perçue le matin auprès de la caisse du cercle et retrace toutes les recettes et dépenses effectuées en numéraire au cours de la journée.

Elle est tenue pour chaque jour ouvrable, par chaque gérant ou responsable d'activités faisant recette ou dépense.

Elle est arrêtée et balancée chaque soir et remise au directeur du cercle avec l'avoir éventuel en numéraire.

  46.3. Les chèques et les factures remis par les clients et les fournisseurs sont récapitulés sur bordereau récapitulatif (imprimé N° 652-0/132). L'ensemble des chèques et des factures et le bordereau récapitulatif sont remis chaque soir par les gérants ou les responsables d'activités au directeur du cercle en même temps que l'avoir en numéraire et la feuille journalière de recettes et de dépenses.

Les chèques sont envoyés par le directeur du cercle au compte postal ou bancaire dans les plus brefs délais. Après paiement, les factures et le bordereau récapitulatif ainsi que les feuilles journalières de recettes et de dépenses sont classés chronologiquement dans un répertoire classeur des pièces justificatives de recettes et des dépenses.

  46.4. À la fin de chaque quadrimestre, le directeur arrête la situation de gestion du cercle au moyen de la situation quadrimestrielle de gestion (imprimé N° 6520/135). Cette situation indique, pour l'ensemble du cercle et le cas échéant pour chaque activité, le montant :

• de l'avoir deniers tel que défini à l'article 33.1 supra ;

• de l'avoir en magasin (denrées, marchandises et matières diverses) ;

• des opérations à régulariser (dettes non réglées, recettes non encaissées) ;

• du solde de la gestion (excédent ou déficit).

La situation de gestion est établie en trois exemplaires :

• le primata est vérifié par le président du conseil d'administration qui en indique la teneur aux membres du conseil lors de la première réunion ;

• le duplicata est adressé au commissaire chargé de la surveillance administrative ;

• le triplicata est adressé à l'autorité de tutelle à titre de compte rendu.

  46.5. Le directeur du cercle, comportant au moins l'une des activités mess et bar, établit dans le même temps un état quadrimestriel des cotisations dues au fonds de secours et d'entraide des cercles modèle n^o 652-0/150, pour le quadrimestre écoulé. Établi en trois exemplaires, l'état est certifié par le président du conseil d'administration. L'original est transmis au cercle mixte de la direction générale de la gendarmerie nationale ; le second exemplaire est adressé à la direction générale de la gendarmerie nationale (bureau de l'exécution du budget) à titre de compte rendu, le troisième est inséré dans la comptabilité du cercle cotisant.

4.5.5. Enregistrement des opérations comptables au registre-journal.

  47.1. Quotidiennement en fin de journée, le directeur du cercle inscrit au registre-journal, dans les colonnes prévues à cet effet pour les comptes et les fonds :

• en recettes :

  • le solde positif des feuilles journalières de recettes et de dépenses qui lui sont remises par les gérants ou responsables d'activités en même temps que le numéraire correspondant ;

  • le montant des chèques qui lui ont été remis de la main à la main accompagnés des bordereaux récapitulatifs ;

  • le montant des chèques et des avis de crédits reçus par correspondance ;

  • le montant des sommes directement reçues en numéraire ;

• en dépenses :

  • le solde négatif des feuilles journalières de recettes et de dépenses ;

  • le montant des chèques adressés ou remis de la main à la main aux fournisseurs en paiement des factures jointes aux bordereaux récapitulatifs ;

  • le montant des chèques et des titres de paiement débités sur la caisse du cercle ;

  • le montant des sommes débitées en numéraire sur la caisse du cercle.

  47.2. Au fur et à mesure que les opérations ont lieu, le directeur du cercle inscrit au registre-journal, dans les colonnes prévues à cet effet :

• les mouvements entre comptes d'activités et comptes d'amortissement et d'investissement ;

• les recettes et dépenses du compte du fonds d'intervention ;

• les règlements de chèques encaissés et réglés.

Les conditions dans lesquelles sont tenus les documents et pièces comptables sont précisées dans la notice jointe aux imprimés N° 652-0/130 et N° 652-0/132.

4.5.6. Limitation du montant de la réserve de fonctionnement.

La réserve de fonctionnement est égale à la somme de l'avoir réel et de la valeur actualisée des matières en stocks diminuée :

• du montant des fonds d'amortissement, d'investissement et d'intervention ;

• du solde positif de l'activité comptoir de ventes ;

• du montant de l'allocation du fonds de secours et d'entraide restant à rembourser.

Le montant de la réserve de fonctionnement ne peut excéder la moitié du montant des ressources directes perçues par le cercle au cours du meilleur des deux derniers quadrimestres.

La comparaison, effectuée quadrimestriellement, est présentée au conseil d'administration par le directeur lors de chaque réunion ordinaire du conseil.

Tant que la réserve excède le plafond autorisé, le conseil d'administration ne peut décider l'augmentation des tarifs des prestations.

Pour l'application de cet article, les éléments chiffrés à prendre en considération sont ceux déterminés à l'occasion de l'arrêt de la situation de gestion effectué dans les conditions définies par l'article 46.4 supra.

5. Gestion et comptabilité des activités.

5.1. Généralités.

Les règles de gestion et de comptabilité communes à l'ensemble des activités du cercle sont exposées aux chapitres III et IV.

Les règles particulières de gestion et de comptabilité propres à chacune des activités du cercle faisant recette font l'objet du présent chapitre.

Les règles propres à la gestion et à la comptabilité automatisées auxquelles sont tenus de se reporter les cercles dotés de moyens informatiques font l'objet du chapitre VI.

5.2. Mess.

5.2.1. Règles particulières de gestion.

  50.1. Principes.

Le mess constitue l'activité la plus importante du cercle.

  50.2. Prestations du mess.

Le mess fournit des déjeuners et des dîners sous forme de repas complets qualifiés ci-après « repas ».

Il fournit également des petits déjeuners, des boissons accompagnant les repas et des plats à la carte qualifiés ci-après « prestations accessoires ».

Il peut fournir des repas spéciaux dont le menu est composé à la demande.

Les prix de vente des différentes prestations sont affichés à l'intérieur ou à proximité immédiate du local de distribution.

  50.3. Fixation du prix du repas.

À la fin de chaque mois, le directeur détermine le prix de revient moyen mensuel du repas sur fiche de calcul du prix de revient moyen du repas (imprimé N° 652-0/152). Élément fondamental de la gestion du mess, ce prix de revient permet de réajuster les tarifs des repas à condition que le montant de la réserve de fonctionnement n'excède pas le plafond autorisé.

Le but à rechercher est l'équilibre des recettes et des dépenses.

Le conseil d'administration fixe le prix de vente des repas et des prestations accessoires, pour chaque catégorie de repas et de prestations et pour chaque catégorie d'ayants droit, en s'assurant que ces prix ne constituent ni une charge pour l'État, ni une charge pour une ou plusieurs catégories d'ayants droit.

Ces prix sont établis en fonction :

• a).  De la nécessité de couvrir toutes les dépenses d'alimentation et de fonctionnement du mess.

• b).  De l'aide financière apportée par l'État à l'alimentation de certaines catégories d'ayants droit. Les prix des repas subventionnés (art. 50.4 infra) ne peuvent donc être réajustés en hausse avant le premier jour du mois suivant la notification du nouveau taux de subvention applicable pour l'année en cours.

• c).  Des charges financières, notamment fiscales, qui frappent les repas pris par certaines catégories d'ayants droit (cf. ).

• d).  De la nécessité de constituer et entretenir des fonds d'amortissement et d'investissement.

  50.4. Subventions en espèces de l'action sociale des armées (ASA).

Les cercles perçoivent, dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur, une allocation sous forme de subvention pour les repas de midi et, le cas échéant, du soir servis au personnel civil et militaire dont l'indice net de solde ou de traitement est inférieur ou égal à un maximum déterminé et notifié par le ministre de la défense (service de l'action sociale des armées).

Sur les tickets repas du personnel bénéficiaire la mention « Subvention ASA » doit être apposée.

  50.5. Prise en charge des repas du personnel civil de cuisine et de salle.

Les dépenses engagées par les cercles pour assurer l'alimentation gratuite de son personnel civil de cuisine et de salle sont prises en charge par l'État dès lors que ce dernier a la qualité d'agent de l'État.

5.2.2. Règles particulières de comptabilité.

  51.1. Objet de la comptabilité.

La comptabilité particulière du mess a pour objet de déterminer :

• le nombre des repas servis dont le prix n'a pas encore été acquitté ;

• le nombre des repas et des prestations accessoires vendus sous forme de tickets et qui ont été :

  • soit servis aux ayants droits ;

  • soit remboursés ou non encore servis aux ayants droit ;

• le nombre de repas et de prestations accessoires servis ou vendus pour lesquels le cercle :

  • est imposable à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) (cf.Annexe III )

  • peut recevoir la subvention en espèces prévue à l'article 50.4 supra.

  51.2. Documents et pièces comptables.

Les repas et prestations accessoires ne peuvent être servis aux usagers que contre la remise préalable d'un ticket. Les repas spéciaux font l'objet de factures individuelles dont un exemplaire est archivé dans la comptabilité du mess. Les repas servis au personnel nourri gratuitement par l'État font l'objet d'une facturation mensuelle adressée pour visa au commandant de formation et transmise pour règlement au centre administratif territorial de la gendarmerie (CATG).

  51.2.1. Tickets de repas et de prestations accessoires.

Tous les tickets sont extraits de carnets à souche comportant en caractères préimprimés :

• la dénomination du mess ;

• un numéro d'ordre.

Les tickets donnant droit à un repas comportent en outre en caractères préimprimés la mention «  Bon pour un repas ».

Les tickets donnant droit à prestation accessoire ne comportent pas cette mention. La nature de la prestation demandée y est inscrite de manière indélébile par le gérant.

La nature des tickets de repas varie avec la catégorie à laquelle appartient l'usager :

• tickets comportant une rayure noire dans le sens horizontal pour les usagers pour lesquels le cercle doit acquitter la TVA (cf. Annexe III) ;

• tickets comportant une mention « Subvention ASA » pour les usagers pour lesquels le cercle perçoit la subvention en espèces prévue à l'article 50.4 supra ;

• tickets d'une couleur spéciale déterminée par le règlement intérieur pour les passagers ;

• tickets correspondant aux usagers nourris gratuitement par l'État, prévus à l'article 51.2.2 infra.

Les carnets sont délivrés au gérant du mess par le directeur contre reçu émargé. Ils sont déposés dans un coffre-fort scellé placé dans le bureau du directeur selon les mêmes principes que l'avoir deniers (cf. 33.1.4 supra).

Les tickets ouvrant droit à la gratuité sont délivrés immédiatement avant chaque repas par le gérant.

Les autres tickets sont distribués aux usagers du mess contre paiement immédiat au gérant ou à l'aide-gérant.

Les tickets de repas permettant aux ayants droit de bénéficier de la subvention ASA ne sont délivrés qu'aux militaires du grade d'adjudant-chef à celui de capitaine sur présentation du dernier bulletin de solde ou d'une carte annuelle, délivrée par le directeur du cercle, attestant de leur situation indiciaire. Seuls les tickets de repas peuvent être délivrés globalement et par avance. Les tickets de prestations accessoires sont délivrés au fur et à mesure des besoins en vue de leur utilisation immédiate.

Les tickets sont remis par les usagers, lors de leur utilisation, au personnel de service qui les remet ensuite au gérant. Après chaque repas, le gérant date les tickets utilisés, les groupe en liasse (une liasse par repas) et dénature l'ensemble de la liasse en trempant la bordure dans une encre indélébile.

Les liasses ainsi dénaturées sont remises au directeur qui les conserve jusqu'à la vérification, par le président du conseil d'administration du carnet d'enregistrement prévu à l'article 51.2.2 infra. Après cette vérification, le directeur détruit la liasse.

  51.2.2. Carnet d'enregistrement des tickets de repas.

Le carnet d'enregistrement des tickets de repas (imprimé N° 652-0/141) est tenu par le gérant du mess. Arrêté au dernier jour de chaque mois, le carnet permet d'établir :

• le nombre et la valeur des tickets vendus qui, restant en circulation et n'ayant pas encore fait l'objet d'une consommation, représentent une dette du mess ;

• le nombre et la valeur des tickets vendus et consommés pour lesquels le cercle peut recevoir la subvention en espèces prévue à l'article 50.4 supra ;

• le nombre et la valeur des tickets vendus pour lesquels le cercle est imposable à la TVA (cf. Annexe III) ;

• le nombre et la valeur des tickets correspondant aux repas servis au personnel entretenu gratuitement par l'État ; le décompte doit être précis et correspondre au nombre de repas (matin, midi ou soir) effectivement pris.

Un exemplaire (situation mensuelle) est adressé au commissaire chargé de la surveillance administrative.

Le carnet d'enregistrement des tickets de repas est, avant usage, coté et paraphé par le président du conseil d'administration qui le contrôle à son initiative.

  51.2.3. Paiement par carte magnétique.

Les principes énoncés aux articles précédents sont intégralement applicables aux cercles équipés d'un dispositif de paiement des repas par carte magnétique. Le double des facturettes, remises aux bénéficiaires lorsqu'ils passent en caisse, se substitue alors aux tickets.

  51.2.4. État de perception des primes ASA et état récapitulatif des primes ASA.

Outre les pièces énumérées à l'article 46.1, alinéa premier supra, et en vue de percevoir la subvention en espèces prévue à l'article 50.4 supra, le gérant du mess établit à la fin de chaque mois, à l'aide du décompte des tickets de repas comportant « Subvention ASA », un état de perception des primes ASA (imprimé N° 652-0/136) qui est certifié par le directeur et adressé au chef du CATG. Ce dernier centralise l'ensemble des états n^o 652-0/136 des cercles de la formation sur un état récapitulatif (imprimé N° 652-0/137) qu'il adresse au commissaire pour mandatement.

  51.3. Opérations comptables.

La valeur globale des tickets vendus et des tickets remboursés représente respectivement le montant de la recette et de la dépense journalière en numéraire inscrit par le gérant du mess sur la feuille journalière de recettes et de dépenses.

Le solde positif ou négatif de cette feuille est inscrit journellement sur le registre-journal du cercle dans les conditions fixées par l'article 47.1 supra.

Les chèques et les factures reçus sont inscrits journellement sur le bordereau récapitulatif dans les conditions fixées par le même article.

5.3. Bar.

5.3.1. Règles particulières de gestion.

Le fonctionnement du bar est assuré à l'aide d'une avance en numéraire.

Une avance, dont le montant est fixé par le directeur du cercle, est mise à la disposition du gérant ou du responsable du bar. Elle est destinée à régler les dépenses que ce dernier est amené à effectuer pour l'approvisionnement du bar en marchandises achetées au directeur à leur prix de vente et à maintenir le fonds de roulement. L'avance n'est pas enregistrée au registre-journal du cercle. Elle est consentie contre un reçu arrêté en toutes lettres, signé par le directeur et contresigné par le gérant d'activité. Ce reçu constitue une valeur de caisse.

Le stock-bar du gérant est égal à la valeur du stock de marchandises valorisées qu'il détient au bar à laquelle s'ajoute le montant de son fonds de roulement.

Le gérant ou responsable du bar doit être à tout moment en mesure de justifier le montant du numéraire qu'il détient. Celui-ci comprend :

• le fonds de roulement ;

• le produit des ventes du jour.

5.3.2. Règles particulières de comptabilité.

  53.1. En début ou en fin de journée le gérant ou le responsable d'activité achète au directeur du cercle les marchandises destinées à recompléter l'approvisionnement du bar.

  53.2. Les feuilles d'achats et de dépenses sont tenues et arrêtées quotidiennement.

5.4. Hôtellerie.

5.4.1. Règles particulières de gestion.

  54.1. 54.1. Le prix de location journalier des chambres de passage est arrêté par le conseil d'administration en fonction du coût :

• de l'entretien locatif des bâtiments (parties communes et parties privatives) ;

• de l'amortissement des matériels et de l'amélioration du confort des chambres éventuellement inscrite au programme d'emploi (l'activité hôtellerie participe à cet effet à l'entretien des fonds d'amortissement et d'investissement du cercle) ;

• des prestations chauffage, éclairage et alimentation en eau chaude ;

• des prestations accessoires (nettoyage des locaux, lavage des draps, etc.).

Le coût global ainsi établi est rapporté à la surface et au confort de chaque chambre. Les tarifs de location en découlent. Ils sont actualisés chaque année.

  54.2. Lorsque la réglementation prévoit que l'usager est logé gratuitement par l'État alors que celui-ci ne dispose pas de locaux appropriés ou en nombre suffisant, le cercle assure cette prestation et se fait rembourser des frais correspondants par la formation dont relève l'usager.

Les modalités d'application de cette règle font l'objet d'un texte particulier.

5.4.2. Règles particulières de comptabilité.

En fonction de l'importance de l'activité hôtellerie, le gérant ou le responsable d'activité peut tenir et arrêter les feuilles de recettes et de dépenses soit journellement, soit hebdomadairement, soit mensuellement.

Les bordereaux récapitulatifs des chèques et factures reçus sont renseignés et remis au directeur du cercle dans les conditions énoncées à l'article 46.3 supra.

5.5. Bibliothèque.

5.5.1. Règles particulières de gestion.

Les règles de gestion et de fonctionnement des bibliothèques sont définies par le règlement intérieur du cercle, conformément à l'article 27.2 supra.

5.5.2. Règles particulières de comptabilité.

Outre les pièces comptables énumérées à l'article 46 supra, le gérant ou le responsable d'activité tient :

• le registre d'entrée des ouvrages de bibliothèque (imprimé N° 652-0/142) ;

• le registre des prêts des ouvrages de bibliothèque (imprimé N° 652-0/143).

En fonction de l'importance de l'activité bibliothèque, les feuilles de recettes et de dépenses peuvent être tenues et arrêtées soit journellement, soit hebdomadairement, soit mensuellement.

5.6. Comptoir de ventes.

5.6.1. Règles particulières de gestion.

  58.1. Principes.

Le comptoir propose exclusivement la vente, aux meilleures conditions économiques offertes :

• d'articles d'hygiène (shampoings, savons, dentifrices, lames de rasoir, préservatifs,…) et d'usage courant (bombes antimoustiques, lessives, cirages,…). Ces articles devront obligatoirement être proposés à la vente dans les écoles et les centres nationaux d'instruction de gendarmerie ;

• d'articles de prestige, de tradition et de collection représentatifs de la symbolique gendarmerie et de publications et de productions audiovisuelles réalisées sous l'égide et avec l'agrément du service des relations publiques de la direction générale de la gendarmerie nationale et du service historique de la gendarmerie. Une liste de ces articles comportant indication du tarif préférentiel de vente sera fournie périodiquement par le service des relations publiques et, le cas échéant, par le service historique de la gendarmerie ;

• d'effets et d'articles de tenue réglementaires ou représentatifs des activités des clubs sportifs et artistiques et des cercles de gendarmerie.

  58.2. Avance en numéraire.

Une avance en numéraire de faible importance peut, sur décision du directeur, être mise à la disposition du gérant ou responsable de l'activité comptoir de ventes. Elle est destinée à régler les menues dépenses que ce dernier peut être amené à effectuer en l'absence du directeur du cercle. L'avance n'est pas enregistrée au registre-journal du cercle. Elle est consentie contre un reçu arrêté en toutes lettres et signé par le gérant ou responsable. Ce reçu constitue une valeur de caisse.

Le gérant ou responsable doit à tout moment être en mesure de justifier le montant du numéraire qu'il détient. Celui-ci comprend :

• le montant de l'avance qui lui a été consentie ;

• le produit des ventes du jour correspondant à la valeur au prix de vente des marchandises.

5.6.2. Règles particulières de comptabilité.

Par dérogation aux dispositions de l'article 46.2 supra, les feuilles journalières de recettes et de dépenses peuvent être arrêtées, en fonction du chiffre d'affaires réalisé par l'activité comptoir de ventes, soit journellement, soit hebdomadairement, sur décision du directeur.

Le suivi en comptabilité du stock des marchandises proposées par l'activité comptoir de ventes est assuré au moyen du registre inventaire des marchandises (imprimé N° 652-0/134).

5.7. Autres activités.

5.7.1. Gestion, fonctionnement et comptabilité.

Les règles de gestion et de fonctionnement de chaque activité sont arrêtées par le règlement intérieur du cercle, conformément à l'article 27.2 supra.

La comptabilité est soumise aux règles générales communes à toutes les activités du cercle énoncées à l'article 46 supra.

6. Comptabilité automatisée des activités.

6.1. Généralités.

Les dispositions énoncées ci-après ont pour objet de préciser les règles de gestion et de comptabilité qui doivent être appliquées par les cercles disposant de moyens informatiques agréés par la direction générale de la gendarmerie nationale. Exclusives des règles de comptabilité manuelle, elles ne doivent pas entraîner une double comptabilité. Les commissaires chargés de la vérification des comptes et de la surveillance administrative doivent s'en tenir à la comptabilité automatisée quand elle existe.

Lorsque des opérations de gestion ou de comptabilité ne sont pas prévues par le logiciel agréé, les règles prescrites dans les chapitres précédents sont appliquées.

6.2. Principes.

6.2.1. Documents et pièces comptables.

Le directeur du cercle est chargé de tenir :

• un plan comptable ;

• une comptabilité deniers, permettant d'établir en permanence la situation financière de l'organisme et ses diverses activités ;

• une comptabilité matières et matériels visant, d'une part, à la représentation des stocks de denrées et boissons destinées à la vente et, d'autre part, à la constatation de l'avoir en matériels, objets, ouvrages de bibliothèques etc., appartenant au cercle ;

• une comptabilité simplifiée par activité.

Le cercle utilise les documents et pièces comptables répertoriées en deuxième partie de la présente instruction.

6.2.2. Procédure comptable.

La pièce justificative de l'inscription d'une opération au registre-journal est contrôlée dès réception par le directeur ou le comptable.

Le comptable inscrit l'opération dans les registres comptables. Il met à jour le cas échéant les carnets d'enregistrement des chèques émis ou reçus et produit, si nécessaire, un bordereau de remise de chèques à destination de l'organisme chargé de la tenue des comptes chèques.

Les chèques sont envoyés par le directeur du cercle et après endossement dans les plus brefs délais.

La pièce justificative est immédiatement classée dans un ordre chronologique dans un répertoire classeur des pièces justificatives comptables.

Une vérification de caisse peut être réalisée en fin de journée permettant au directeur de certifier la justesse des avoirs détenus par l'organisme. Ce contrôle entraîne l'impression de la liste des chèques émis non débités et des chèques reçus non crédités qui sont annexés au feuillet de vérification de caisse.

6.3. Dispositions comptables.

6.3.1. Plan comptable.

Le plan comptable commun aux activités des cercles établit une codification des comptes à tenir. Il est adapté aux conditions particulières de fonctionnement des organismes dans le but de :

• faciliter le suivi de gestion par activité au sein d'une comptabilité unique ;

• préparer la tenue du registre des comptes.

À cet effet, le plan est articulé pour suivre dans les comptes distincts :

• les dépenses et recettes au titre des frais généraux (compte 1) ;

• les dépenses et recettes afférentes aux opérations diverses et au fonds d'indemnisation des travailleurs privés d'emploi (compte 2) ;

• les recettes et les dépenses du fonds d'amortissement (compte 3) et du fonds d'investissement (compte 4) ;

• les recettes et les dépenses de chacune des activités : « restauration » (compte 5), «  hôtellerie » (compte 6), « bar » (compte 7), « comptoir des ventes » et autres activités (compte 8).

À l'intérieur de ces comptes, les recettes et dépenses sont classées par rubriques.

Les comptes des activités 2 et 8 peuvent être subdivisés en sous-comptes de manière à permettre le suivi des différents fonds d'intervention et de réception gérés par l'organisme, cette personnalisation devant toutefois être réalisée en respectant le cadre comptable général tel qu'il est défini dans cette instruction.

La liste et le contenu des comptes du plan comptable des cercles sont donnés à l'annexe VII.

La gestion quotidienne permet au comptable d'avoir à tout moment et en temps réel la situation d'un compte ou d'une activité.

6.3.2. Comptabilité deniers.

La comptabilité deniers consiste au suivi des opérations de recettes et de dépenses concernant l'ensemble des activités du cercle. Ces opérations sont inscrites successivement et de façon chronologique sur les documents comptables suivants :

• le registre-journal des recettes et des dépenses (état informatique) qui recense au jour le jour toutes les opérations en deniers effectuées par l'organisme ainsi que les opérations d'ordre (compte à compte) ;

• le registre des comptes (état informatique) divisé en autant de comptes et de sous-comptes que prévus au plan comptable afin de permettre :

  • la ventilation des opérations par activité ;

  • l'individualisation des opérations effectuées sur le fonds d'amortissement et sur le fonds d'investissement ;

• le carnet de vérification de caisse, (état informatique) destiné à vérifier l'avoir comptable tel qu'il apparaît au registre-journal des recettes et des dépenses par rapport aux avoirs réels en caisse, aux avoirs en compte chèques et en compte de dépôts de fonds tels qu'ils apparaissent sur les derniers relevés reçus.

Toutes les opérations inscrites sur le registre-journal des recettes et des dépenses doivent être justifiées par la production de la pièce justificative correspondante, attestant la réalité de l'opération.

Les opérations entraînant une modification de l'avoir en compte chèque de l'organisme imposent l'enregistrement de chaque chèque émis ou reçu par l'organisme sur le carnet d'enregistrement des chèques émis ou le carnet d'enregistrement des chèques reçus. Un bordereau de remise des chèques reçus pourra être établi en fonction des règles particulières imposées par l'établissement chargé de la tenue des comptes chèques.

Le registre-journal des recettes et des dépenses ainsi que le registre des comptes sont édités mensuellement en deux exemplaires. Toutes les feuilles les composant sont cotées et paraphées par le directeur et le président du conseil d'administration du cercle.

Un exemplaire de ces deux documents est adressé au commissariat de l'armée de terre accompagné des pièces justificatives du mois. Le second exemplaire est conservé par l'organisme en archive.

Les pièces comptables produites par le directeur ou le comptable comme justificatifs des inscriptions portées au registre-journal des recettes et dépenses sont :

• les factures réglées par les usagers ;

• les factures fournisseurs payées par l'organisme ;

• les états de recettes et de dépenses ;

• les états de cessions de marchandises ;

• les états de primes perçues.

Les pièces de caisses sont utilisées à chaque fois qu'une opération est inscrite dans les registres comptables pour laquelle le comptable n'a pas la possibilité d'obtenir une pièce justificative représentant la réalité de l'opération.

6.3.3. Comptabilité matériels et matières.

Elle permet de suivre les mouvements des matériels, articles ou produits alimentaires détenus par le cercle, aussi bien en entrées qu'en sorties.

Les registres tenus par les responsables de chaque point de stockage sont :

• l'inventaire général des matériels (état informatique) ;

• le registre inventaire des marchandises (état informatique) propre à chaque point de stockage ;

• l'inventaire propre à l'activité bibliothèque.

Les registres sont édités mensuellement en deux exemplaires.

Un exemplaire est adressé au commissaire, chargé de la vérification des comptes, accompagné des pièces justificatives du mois. Le second exemplaire est conservé par l'organisme en archive.

Toutes les opérations inscrites sur ces registres doivent être justifiées par la production de la pièce justificative correspondante, attestant la réalité de l'opération.

Les pièces produites par les responsables comme justificatifs des inscriptions portées sur ces registres sont :

• les bulletins de réception auxquels sont annexés les bons de livraisons des fournisseurs ;

• les états de cessions de marchandises ;

• les fiches journalières de gestion qui font apparaître les marchandises sorties des points de stockage.

6.3.4. Gestion et comptabilités des activités.

  67.1. Activité restauration.

Le directeur ou le comptable établit une fiche journalière de gestion reprenant les menus journaliers, les recettes liées aux repas servis et la dépense d'alimentation de la journée.

Une fiche de gestion pour repas spécial est établie, le cas échéant, pour toutes prestations de restauration ne rentrant pas dans le cadre des repas normaux. Cette fiche de gestion reprend le menu de la prestation, la dépense d'alimentation concernée et le prix à payer par le bénéficiaire.

Les recettes des ventes de tickets ou cartes de repas sont reportées journellement sur un état des ventes de tickets et carte de repas. Ce document est la pièce justificative de l'inscription de la recette au registre-journal des recettes et des dépenses.

Les dépenses liées aux remboursements de tickets ou cartes de repas sont reportées journalièrement sur un état des remboursements de tickets et cartes de repas. Ce document est la pièce justificative de l'inscription de la dépense au registre-journal des recettes et des dépenses.

Les ventes, consommations, remboursements ou facturations de tickets et cartes de repas sont reportées journellement sur un ou plusieurs carnets d'enregistrement des tickets et cartes de repas (état informatique).

Ce carnet est composé des feuillets suivants :

• ventes de tickets et cartes de repas ;

• remboursements de tickets et cartes de repas ;

• consommations de tickets et cartes repas ;

• facturations de repas.

Il fait apparaître sur la base des reports en circulation en début de mois, la valeur en circulation de chaque catégorie de ticket ou cartes de repas.

Les carnets des tickets et cartes de repas sont arrêtés et édités mensuellement en deux exemplaires. Toutes les feuilles les composant sont cotées et paraphées par le gérant et le président du conseil d'administration du cercle.

Un exemplaire de ces deux documents est adressé au commissaire chargé de la vérification des comptes. Le second exemplaire est conservé par l'organisme en archive.

Les états de primes sont imprimés en fin de mois avant d'être reportés sur l'état de créances de fin de mois.

  67.2. Activité bar ou comptoir des ventes.

Le responsable du point de stockage est chargé journellement de l'approvisionnement des points de ventes.

Les marchandises sont vendues comptant à ces points de ventes bar ou comptoir des ventes, et à ce titre, entraînent l'inscription par le comptable de la recette correspondante au registre-journal des recettes et des dépenses.

Un état de cessions au bar et/ou au comptoir des ventes est produit par le comptable comme justificatif de l'inscription portée dans les registres comptables.

L'achat par les responsables des points de ventes des marchandises à leur prix de vente doit permettre à tout moment le contrôle par le directeur de l'avance numéraire consentie en comptabilisant l'avoir en caisse et la contre-valeur francs des marchandises disponibles à la vente.

6.3.5. Arrêtés et contrôles mensuels.

Le directeur est tenu d'arrêter mensuellement et de produire les documents suivants :

• carnets d'enregistrement des tickets et carte de repas (état informatique) faisant apparaître l'historique mensuel des ventes, consommations, remboursements des tickets et cartes de repas, les repas à facturer servis dans le mois ainsi que les quantités et valeurs en circulation au dernier jour du mois ;

• registre inventaire des marchandises (état informatique) faisant apparaître l'historique mensuel des entrées et sorties des points de stockage ainsi que les quantités et valeurs des existants en stock au dernier jour du mois ;

• liste des dettes du cercle comprenant les bulletins de réception pour lesquels la facture du fournisseur n'a pas encore été reçue ainsi que les factures fournisseurs reçues et non réglées au dernier jour du mois ;

• liste des créances du cercle comprenant les factures clients et les états de primes [ASA, PGA (prime globale d'alimentation)…] établis et pour lesquels le règlement n'a pas été perçu au dernier jour du mois ;

• pièces justificatives du calcul des dotations mensuelles au titre, le cas échéant, des frais généraux (compte 1), fonds de secours et d'entraide (compte 2), fonds d'indemnisation des travailleurs privés d'emplois (compte 2), fonds d'amortissement (compte 3) et fonds d'investissement (compte 4) ;

• feuillet d'arrêté de caisse (état informatique) au dernier jour du mois ;

• registre-journal des recettes et des dépenses arrêté au dernier jour du mois ;

• registre de comptes arrêté au dernier jour du mois ;

• états récapitulatifs de la TVA à payer ou de crédit de TVA au titre des activités restauration (compte 5), bar (compte 7) et comptoir des ventes (compte 8) ;

• fiche de calcul du prix de revient moyen du repas du mois ;

• situation mensuelle de gestion du mois.

Ces documents ou registres sont fournis sans retard au commissaire chargé de la vérification des comptes, accompagnés des pièces justificatives concernées.

7. Surveillance administrative et vérification des comptes.

7.1. Vérification des comptes.

La vérification des comptes du cercle est assurée par le commissaire désigné pour assurer la surveillance administrative et technique des cercles, dans les conditions définies par la présente instruction.

Celui-ci procède à des contrôles sur pièces et sur place.

Les contrôles sur pièces ont pour objet la vérification détaillée des documents comptables qui lui sont adressés.

Les contrôles sur place comprennent les vérifications de caisse, les recensements et la vérification des documents comptables. Ils sont effectués inopinément au moins deux fois par an.

Le résultat des contrôles effectués par le commissaire est porté à la connaissance de l'autorité de tutelle du cercle et du président du conseil d'administration. Lorsque ces contrôles font apparaître des anomalies importantes de fonctionnement, le commandant de circonscription de gendarmerie ou l'autorité assimilée et la direction générale de la gendarmerie nationale en sont avisés, sans préjudice des dispositions prévues à l'article 34 supra.

7.2. Surveillance administrative.

Nonobstant les pouvoirs de surveillance interne du conseil d'administration, du président du conseil d'administration, de l'autorité de tutelle et du commandant de circonscription de gendarmerie, la surveillance administrative et technique des cercles, pour l'ensemble de leurs activités, peut être déléguée par le directeur général de la gendarmerie nationale aux commissaires bénéficiant pour ce faire d'une délégation de signature.

À ce titre, le commissaire peut assister, sur demande ou de sa propre initiative, aux délibérations du conseil d'administration du cercle avec voix consultative. Il reçoit les situations de gestion et exprime son avis tant sur la situation financière de l'organisme que sur les mesures propres à l'améliorer ou à l'assainir.

8. Dispositions diverses.

8.1. Texte abrogé.

L'instruction n^o 18300/DEF/GEND/LOG/ADM du 29 juin 1983 relative à l'organisation et au fonctionnement des cercles dans la gendarmerie est abrogée.