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Archivé COMITÉ DE COORDINATION DES COMMISSARIATS :

INSTRUCTION N° 198/DEF/CCC relative à la surveillance administrative et technique des directions des commissariats d'outre-mer.

Abrogé le 15 mai 2012 par : INSTRUCTION N° 2728/DEF/DCSCA/SD_REJ/BREG relative aux attributions, à l'organisation et au fonctionnement des directions du commissariat d'outre-mer. Du 23 décembre 2004
NOR D E F E 0 4 5 3 2 3 7 J

Autre(s) version(s) :

 

1. Principes généraux.

La surveillance administrative et technique des directions des commissariats d\'outre-mer (DICOM) a pour objet de mesurer les conditions dans lesquelles ces organismes remplissent leurs missions auprès des forces qu\'elles soutiennent.

1.1.

 La surveillance administrative et technique, telle que définie par l\'arrêté cité en référence a), comporte le contrôle de régularité et le contrôle d\'opportunité.

Le contrôle de régularité porte sur la conformité des organisations, des équipements, des procédures et des actes aux lois et règlements en vigueur. Il repose sur un ensemble d\'investigations qui, outre les opérations conduites de l\'extérieur (contrôle général des armées, Trésor public, organismes de contrôle agréés…), est effectué par les moyens du service.

Le contrôle d\'opportunité porte sur la pertinence des décisions prises et des moyens utilisés. Il vise à mesurer l\'efficacité et l\'efficience, en s\'appuyant notamment sur le contrôle de gestion et la démarche qualité.

1.2.

Conformément aux dispositions de l\'instruction citée en référence b), la surveillance administrative et technique de chaque direction des commissariats d\'outre-mer (DICOM) constitue une responsabilité du directeur central du commissariat de son armée de rattachement.

Le caractère interarmées des fonctions exercées par la DICOM ne permet toutefois pas au directeur central du commissariat de l\'armée de rattachement d\'exercer sur ces organismes des opérations de contrôle selon un canevas défini pour les organismes de métropole relevant de son autorité. Dans un souci d\'harmonisation et de simplification, les directeurs centraux des commissariats de l\'armée de terre, de la marine et de l\'air conviennent donc de la mise sur pied de modalités communes de surveillance administrative et technique sur pièces et sur site de l\'ensemble des DICOM concernées, objet de la présente instruction.

Ce dispositif peut, le cas échéant, être complété par chaque directeur central pour les DICOM relevant de son autorité ; le comité de coordination des commissariats en est tenu informé.

2. Méthodologie.

(modifié : instruction du 18/02/2005).

2.1. Directive et objectifs.

Dans une directive, chaque directeur des commissariats outre-mer une fois désigné se voit assigner des objectifs par le directeur central du commissariat de l\'armée de rattachement. Ces objectifs, établis notamment à partir du dernier rapport de surveillance administrative et technique, sont adressés au commandant des forces françaises (COMFOR) ou commandant supérieur (COMSUP) concerné, qui les complète en retour des objectifs assignés en ce domaine au titre d\'autorité d\'emploi.

L\'ensemble des objectifs assignés constitue, pour la durée d\'affectation du directeur des commissariats d\'outre-mer concerné, le plan d\'actions dont il doit rendre compte selon les modalités ci-après :

2.1.1.

Par la fourniture périodique d\'indicateurs permanents d\'efficience et d\'efficacité dont la liste, commune à l\'ensemble des DICOM, fait l\'objet de l\'annexe I.

D\'autres indicateurs, circonstanciels, mesures le degré d\'atteinte des objectifs assignés au titre du plan d\'actions.

L\'ensemble de ces indicateurs, assortis des commentaires nécessaires, est exploité par la direction centrale du commissariat de l\'armée de rattachement, qui requiert en tant que de besoin le concours des deux autres directions centrales et de la direction générale de la gendarmerie nationale.

2.1.2.

Par la rédaction, dans l\'année qui suit sa prise de fonctions, d\'un rapport intermédiaire dans lequel le directeur concerné rend compte de la réalisation de l\'ensemble des objectifs assignés. Ce rapport, transmis au directeur central du commissariat de l\'armée de rattachement après avoir été assorti des observations du COMFOR ou du COMSUP, peut être l\'occasion d\'une redéfinition des objectifs.

2.1.3.

Par ailleurs, chaque DICOM doit faire l\'objet, au moins une fois tous les deux ans, d\'une mission de surveillance administrative et technique conduite sur site, à l\'initiative du directeur central du commissariat de l\'armée de rattachement. Les dates (en principe, au moins six mois avant la fin de l\'affectation du directeur concerné) et la durée du déroulement de la mission sont arrêtées par entente directe entre le directeur central et le directeur des commissariats d\'outre-mer concernés, en tenant informé le COMSUP ou le COMFOR concerné.

Cette mission de surveillance administrative et technique est conduite par le directeur central en personne, ou par un officier qui reçoit délégation expresse à cette fin.

À cette occasion, les directeurs centraux des autres commissariats et, en tant que de besoin le directeur général de la gendarmerie nationale, sont invités à participer personnellement à la mission ou à s\'y faire représenter.

La mission de surveillance administrative et technique peut, sur décision du directeur central du commissariat concerné, être couplée à une mission d\'inspection générale de la DICOM.

2.2. Opérations préalables à la mission de surveillance administrative et technique.

2.2.1. Dossier préalable.

Ce dossier, qui doit parvenir à la direction centrale du commissariat de l\'armée de rattachement au moins un mois avant le début de la mission, est présenté selon la forme donnée en annexe II.

Le soin apporté à sa réalisation et à son exploitation conditionne la capacité à concentrer la mission proprement dite sur les éléments qui ne peuvent être examinés et appréciés qu\'in situ.

2.2.2. Programme.

Au plus tard quinze jours avant le début de la mission, le directeur des commissariats outre-mer concerné fait parvenir à la direction centrale du commissariat de l\'armée de rattachement un projet de programme de déroulement de la mission.

Ce programme, issu du dialogue de gestion entretenu par la direction centrale de l\'armée de rattachement avec l\'organisme concerné, intègre dans tous les cas les éléments objet de l\'annexe III.

Le programme définitif, tel qu\'arrêté par le directeur central du commissariat de l\'armée de rattachement, en accord avec les directeurs des deux autres commissariats et de la gendarmerie, est adressé au directeur des commissariats outre-mer concerné dans toute la mesure du possible au plus tard une semaine avant le début de la mission.

2.3. Déroulement de la mission de surveillance administrative et technique.

Indépendamment des présentations faites à cette occasion, la mission de surveillance administrative et technique comporte la réalisation d\'un certain nombre de contrôles et d\'investigations, sur place et sur pièces. Les membres de la mission de surveillance administrative et technique recourent, pour ce faire, à la méthodologie de l\'audit.

L\'audit peut être défini comme une revue des informations produites par une organisation en vue d\'exprimer sur celles-ci une opinion responsable et indépendante par rapport à un critère de référence.

Cette démarche repose sur quatre principes fondamentaux :

  • la chaîne continue des contrôles ;

  • l\'analyse des risques ;

  • la formalisation des travaux ;

  • le recours à des outils spécifiques (la méthodologie de l\'audit s\'appuie sur la mise en oeuvre d\'outils spécifiques, parmi lesquels les revues de procédure, la définition de seuils d\'investigation, la circularisation, ou conformation directe, le taux de couverture, etc.).

2.4. Rapport de mission de surveillance administrative et technique.

Ce rapport, adressé en principe dans le mois qui suit la mission au directeur des commissariats d\'outre-mer concerné [copie aux autres directions centrales, à l\'état-major des armées (EMA), au COMSUP ou COMFOR concerné], s\'attache à :

  • porter un jugement sur l\'aptitude de la DICOM concernée à remplir ses missions, dans des conditions satisfaisantes d\'efficacité et d\'efficience ;

  • présenter le bilan de l\'exercice écoulé, en mettant en exergue les difficultés non résolues, notamment celles nécessitant une action de l\'échelon central ;

  • proposer, dans la perspective d\'un retour d\'expérience, toute mesure visant à résoudre et surtout à prévenir toute difficulté de ce type ;

  • récapituler, sous forme d\'un tableau synthétique conforme au modèle donné en annexe IV, les observations formulées et les actions prescrites, assorties d\'une échéance de réalisation.

La suite donnée aux observations formulées et actions prescrites, qu\'elles s\'imposent à la DICOM concernée ou à des entités de l\'échelon central, doit être communiquée à la direction centrale du commissariat de l\'armée de rattachement au plus tard dans les deux mois qui suivent l\'envoi du rapport.

Dans l\'hypothèse où l\'échéance impartie à la réalisation d\'une action ne pourrait être tenue, il appartient à la DICOM ou à l\'entité concernée d\'en faire connaître en temps opportun la suite réservée au directeur central du commissariat de l\'armée de rattachement.

3. Mise en application.

La présente instruction prend effet dès sa parution au Bulletin officiel des armées.

Pour la ministre de la défense et par délégation :

Le commissaire général, directeur central du commissariat de l'armée de terre,

Albert BONNENFANT.

Le commissaire général, directeur central du commissariat de la marine,

Pierre-Marie ARRECKX.

Le commissaire général, directeur central du commissariat de l'air,

Jacques AUBARD.

Annexes

ANNEXE I. Liste des indicateurs permanents tenus par chaque direction des commissariats d'outre-mer.

1. Indicateurs financiers.

Apprécier la capacité à engager juridiquement des dépenses pour lesquelles la DICOM dispose d\'autorisations d\'engagement (hors RCS),  indicateur mensuel glissant arrêté au 31 décembre en pourcentage (montant cumulé des dépenses engagées, arrêté au dernier jour du mois / montant cumulé des autorisations d\'engagement notifiées, arrêté au dernier jour du mois).

Apprécier la capacité à mandater les dépenses déjà engagées juridiquement (hors RCS). Indicateur mensuel glissant arrêté au 31 décembre en pourcentage (montant cumulé des dépenses mandatées arrêté au dernier jour du mois / montant cumulé des dépenses engagées arrêté au dernier jour du mois).

 Piloter et optimiser la consommation des crédits de fonctionnement de la DICOM. Indicateur mensuel glissant arrêté au 31 décembre en pourcentage (montant des crédits destinés au fonctionnement de la DICOM mandaté / montant des crédits destinés au fonctionnement de la DICOM délégué).

Assurer un suivi de la masse salariale du personnel payé localement par le comptable public. Indicateur mensuel tenu sur une année glissante en pourcentage. (montant des RCS mandatées auprès du comptable public / montant des autorisations d\'engagement mensuelles sollicitées auprès des différents BOP).

Évaluer l\'activité de la DICOM dans son activité d\'ordonnateur secondaire. Indicateur mensuel tenu sur une année glissante en valeur absolue (nombre de titres de créances mandatés dans le mois / nombre d\'équivalents-temps-plein (ETP) liquidateurs et mandateurs.

Évaluer l\'efficience de la DICOM dans son activité d\'ordonnateur secondaire. Indicateur mensuel tenu sur une année glissante en pourcentage (nombre de titres de créance liquidés sans aucune observation du comptable public / nombre de titres de créance liquidés).

2. Indicateurs d'audit.

Apprécier l\'efficacité de la DICOM dans son activité d\'audit. Indicateur mensuel tenu sur une année glissante en pourcentage (nombre de comptabilités ou d\'équivalents comptabilités vérifiées dans le mois / nombre total des comptabilités ou équivalents comptabilités existant dans les formations relevant du DICOM au titre de l\'audit). Le DICOM détermine en août le nombre de comptabilités ou d\'équivalents comptabilités existant dans chaque type de formation des différentes forces armées présentes sur le territoire et le communique à sa direction centrale de rattachement organique ; ce chiffre peut varier en cours d\'année en cas d\'arrivée ou de départ, de création ou de dissolution de formation).

Apprécier l\'efficience de la DICOM dans son activité d\'audit. Indicateur mensuel permanent en valeur absolue (nombre d\'homme / jour de vérification sur pièces ou sur place / nombre de comptabilités ou d\'équivalents comptabilités vérifiés dans le mois).

Apprécier l\'efficience de la DICOM dans son activité de vérification des comptes. Indicateur mensuel permanent en euros (montant des dépenses relevant des dépenses à bon compte vérifiées dans le mois / nombre des comptabilités de dépenses à bon compte vérifiées « sans anomalie ».

3. Indicateurs d'achat public.

Mesurer l\'activité de la DICOM en tant qu\'acheteur de droit commun pour les formations des forces armées. Indicateur mensuel glissant annuel arrêté au 31 décembre en euros (montant cumulé mensuel des dépenses engagées par les formations en masses sur les marchés passés par la DICOM / montant cumulé mensuel des dépenses des masses).

Apprécier la capacité de la DICOM à contracter sans incident. Indicateur mensuel glissant annuel en pourcentage [nombre d\'actes d\'achats (marchés de tous types, avenants, commandes sur marchés à bons de commande) suscitant au moins une observation du comptable public / nombre total des actes d\'achat qui lui sont soumis].

4. Indicateurs logistiques.

Apprécier la satisfaction par la DICOM des demandes d\'ameublement des familles. Indicateur mensuel glissant annuel en pourcentage (commandes livrées aux familles, dans un délai de trois jours ouvrés, pour au moins 80 p. 100 des lignes d\'articles commandés et réglementairement dus / nombre des commandes réglementaires exprimées par les familles).

Mesurer le temps consacré au soutien des formations par l\'atelier chaud-froid de la DICOM. Indicateur mensuel glissant annuel en pourcentage (nombre d\'heures ouvrées consacrées au soutien des formations (DICOM comprise) par le personnel de production de l\'atelier chaud-froid / nombre total d\'heures ouvrées produites par le personnel de production de l\'atelier chaud-froid).

Mesurer le stock de sécurité dans le domaine de l\'approvisionnement en rations de combat,  indicateur classifié mensuel glissant annuel en pourcentage. (nombre de rations de combat individuelles réchauffables (RCIR) constitutives du stock DICOM entretenues au dernier jour du mois / stock plancher de RCIR fixé localement par le COMIA).

5. Indicateurs ressources humaines.

Apprécier la satisfaction par la DICOM des droits à permissions des militaires qui lui sont affectés. Indicateur trimestriel tenu sur deux années glissantes en jours,  sous indicateur par force armée (nombre de jours de permissions et de permissions complémentaires planifiés (PCP) pris par l\'ensemble des militaires de la DICOM / droits annuels à permissions et PCP cumulés pour l\'ensemble des militaires de la DICOM).

Mesurer la formation reçue du personnel occupant un emploi nécessitant une qualification particulière. Indicateur semestriel tenu sur trois années glissantes en valeur absolue pour quatre types de qualification maximum fixés par le DICOM en accord avec sa direction de rattachement organique (nombre de personnes ayant bénéficié d\'une formation d\'adaptation à l\'emploi dans les dix huit mois / nombre de personnes exerçant une fonction exigeant une des qualifications fixées par le DICOM).

6. Indicateur contentieux.

Mesurer la capacité de la DICOM à assurer le traitement définitif des dossiers contentieux. Indicateur mensuel tenu sur trois années glissantes en valeur absolue. (donnée 1 : nombre de dossiers ouverts dans le mois par le bureau contentieux (sur le fondement d\'un procès verbal de gendarmerie, d\'un message d\'événement, d\'un signalement de compagnie d\'assurance, d\'un autre signalement...) / donnée 2 : nombre de dossiers fermés dans le mois (par un paiement, par la réception d\'un paiement, par la fin du contentieux judiciaire, par transmission à un autre service, par absence de pièce depuis deux ans) / donnée 3 : nombre de dossiers en stock (dossiers ayant fait l\'objet d\'un mouvement autre que ceux permettant leur fermeture depuis moins de deux ans).

La direction centrale de rattachement fixe le rythme auquel ces indicateurs lui sont adressés par la DICOM.

ANNEXE II.

ANNEXE III.

ANNEXE IV.