CIRCULAIRE N° 690/DEF/DCSSA/AAF/AAGDS relative aux conditions de reversement des archives des organismes subordonnés à la direction centrale du service de santé des armées.
Du 09 mars 1995NOR D E F E 9 5 5 4 0 3 0 C
La présente circulaire a pour objet de définir les modalités de reversement des archives courantes des organismes subordonnés à la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA).
1. Définition des archives courantes.
1.1. Définition générale des archives.
Les archives du service de santé des armées (SSA) comprennent l\'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par les organismes subordonnés à la DCSSA dans l\'exercice de leurs activités.
Ont notamment la qualité d\'archives les documents techniques produits par le service de santé des armées, les documents administratifs comptables et médicaux, pour lesquels les informations sont transcrites sur des supports divers (papier, film radiographique, etc.), transférés ou non sur microforme ou sur tout support technique lisible par un ordinateur.
1.2. Critères de qualification d'archives courantes.
(Modifié : Circulaire du 02/10/2007.)
Sont qualifiés d\'archives courantes, les documents produits ou reçus, et habituellement utilisés par les organismes subordonnés à la DCSSA dans le cadre de leurs activités.
Lorsque les documents ne sont plus considérés comme archives courantes mais qu\'ils ne peuvent pas faire l\'objet de tri et d\'élimination en raison de leur intérêt administratif, ils sont qualifiés « d\'archives intermédiaires ».
Lorsque les documents ont subi les tris et les éliminations nécessaires et qu\'ils doivent être conservés sans limitation de durée, ils sont qualifiés « d\'archives définitives ».
Ces deux dernières catégories d\'archives sont traitées par des organismes de dépôt spécialisés dans le traitement de celles-ci.
2. Modalités de reversement des archives courantes.
2.1. Archives médicales courantes des hôpitaux des armées.
(Modifié : Circulaire du 02/10/2007.)
Les archives médicales courantes regroupent tous les documents se rapportant notamment à la santé et au suivi médical des malades, et établis par les hôpitaux des armées.
Elles peuvent être individuelles ou collectives.
Les archives médicales courantes ayant atteint cinq (5) ans d\'âge au 31 décembre de l\'année écoulée, sont reversées au service des archives médicales hospitalières des armées (SAMHA) de Limoges selon les modalités définies en annexes I et II.
Les archives médicales courantes ne pouvant être microfilmées, correspondant notamment aux films radiologiques, ayant atteint cinq (5) ans d\'âge, ne seront pas transmises au SAMHA. Elles pourront être, selon leur degré d\'intérêt ou selon que le malade est toujours suivi par l\'hôpital, soit conservées par l\'établissement, soit remises aux patients, soit éliminées. Dans cette dernière hypothèse, les hôpitaux des armées doivent prendre en compte les obligations réglementaires en matière d\'élimination des déchets résultant de leur destruction.
2.2. Autres archives courantes des organismes subordonnés à la DCSSA.
Les autres archives courantes des organismes subordonnés à la DCSSA sont reversées selon les modalités définies en annexe II.
3. (3e modificatif) archives courantes des organismes dissous.
Les archives courantes des organismes subordonnés à la DCSSA dissous sont :
soit regroupées à « l\'établissement central de ravitaillement sanitaire (ECRS) de Vitry-le-François » pour ce qui concerne les archives courantes comptables et financières, à l\'exception des archives financières relatives aux années « N » (année de dissolution de l\'organisme) et « N — 1 » qui sont conservées par les ordonnateurs secondaires dont dépendaient les organismes dissous ;
soit reversées selon les modalités définies au paragraphe 2 de la présente circulaire pour ce qui concerne toutes les autres catégories d\'archives courantes.
Les modalités de conservation des archives financières et comptables courantes des organismes dissous font l\'objet de l\'annexe III.
4. DIVERS.
(Modifié : Circulaire du 02/10/2007.)
Cette circulaire abroge la circulaire n° 2879/DEF/DCSSA/4/AAGDS du 5 décembre 1984 et son premier modificatif du 27 novembre 1985.
Les présentes dispositions sont applicables dès la publication au Bulletin officiel des armées.
Les archives de la direction centrale du service de santé des armées sont quant à elles régies par les dispositions particulières de la circulaire n° 3116/DEF/DCSSA/AAF/AAGDS du 12 septembre 1996 (n.i. BO).
Pour le ministre d'État, ministre de la défense et par délégation :
Le médecin général inspecteur, directeur central du service de santé des armées,
Pierre METGES.
Annexes
ANNEXE I. Modalités de reversement des archives médicales courantes.
1. Versement au cours du premier trimestre.
Val-de-Grâce - Paris.
Laveran - Marseille.
2. Versement au cours du deuxième trimestre.
Bégin - Saint-Mandé.
Robert Picqué - Bordeaux.
3. Versement au cours du troisième trimestre.
Percy - Clamart.
Clermont Tonnerre - Brest.
4. Versement au cours du quatrième trimestre.
Sainte Anne - Toulon.
Desgenettes - Lyon.
ANNEXE II. Modalités de reversement des archives courantes des organismes subordonnés à la DCSSA (détenteur ou producteur).
1. Légendes.
(1) Les archives médicales en relation avec un fait de nature à mettre en cause un personnel des forces françaises doivent être conservées sur place pendant la durée de l\'OPEX puis reversées au SAMHA à l\'issue de celle-ci, en prévision du traitement d\'éventuels contentieux.
(2) Certains documents d\'archives collectives des personnels civils tels que les registres de paiement établis avant la création des CTAC (l\'organisme payeur était alors la formation d\'emploi) sont sollicités pour le calcul des retraites. Leur conservation est donc impérative pour la sauvegarde des droits des particuliers.
(3) Personnels civils : les dossiers individuels sont conservés suivant les modalités du point 9.2.4. de l\'instruction n° 1230/DEF/DCSSA/AST/SST/MP du 26 avril 2007 relative à l\'exercice de la médecine de prévention au ministère de la défense.
(4) Les archives comptables hospitalières (frais de traitement des malades) peuvent être conservées pendant une période supérieure à 10 ans en prévision de contentieux s\'étalant parfois au-delà de ce délai.
(5) Article 10 de l\'instruction n° 1789/DEF/DCSSA/OL/ER/2 du 28 février 1991 et article 29 de l\'instruction n° 1792/DEF/DCSSA/OL/ER/2 du 25 avril 1991.
(6) Article 22 de la convention du 18 décembre 2003 fixant les modalités de règlement par la CNMSS des frais de soins en milieu civil.
(7) Une note particulière fixe les conditions de conditionnement et de reversement de ces archives.
(8) Organisation de la sécurité informatique au sein du ministère de la défense, voir BOEM 160.
(9) Durée limite technique d\'exploitation des supports magnétiques 5-7 ans. Cependant, si nécessité au delà de ce délai de pouvoir exploiter les données à conserver :
- soit par reproduction sur un autre support (en cas de changement de systèmes, par exemple) ;
- soit éventuelle édition papier conservée selon les règles précédemment définies.
(10) Instruction technique n° 11340/DEF/DFAJ/AA du 27 décembre 1984 , relative aux archives informatiques et notamment les points 3 et 4 qui prévoient le versement, aux services historiques et centres de dépôt d\'archives habilités, des informations à conserver sur supports traditionnels papier ou microforme. Le choix des produits, élaborés à partir des traitements automatisés, à verser aux archives, est effectué par les services historiques ou les dépôts d\'archives, en liaison avec les centres de traitement et les gestionnaires des informations en cause.
(11) Avant tout versement au CAVSSA, les archives audio-visuelles doivent faire l\'objet d\'un inventaire qui est soumis à l\'ECPA pour désignation des archives définitives lui revenant.
ANNEXE III. Modalités de conditionnement et de versement des archives financières et comptables courantes des organismes dissous.
1. Conditionnement.
Chaque organisme dissous conditionne les archives financières et comptables courantes par année et par nature :
- procès-verbal de clôture administrative ;
- comptabilité matière (registre journal, répertoire analytique des procès-verbaux, certificats administratifs sortie par destinataire) ;
- comptabilité restauration (bilan comptable annuel) ;
- comptabilité régie (totalité des archives) ;
- comptabilité foyer (registre journal, certificats administratifs sortie par destinataire des matériels appartenant au foyer, procès-verbal de clôture des comptes).
2. Reversement.
2.1. Avant le terme de la durée normale de conservation, les archives sont reversées à l\'ECRS de Vitry le François à l\'exception des archives financières des années «N» et «N-1».
2.2. Après le terme de la durée normale de conservation, la destination des archives est définie au point 2. de la présente circulaire.