1. Objet de l'instruction.

La présente instruction fixe les modalités de mise en œuvre du pilotage de la performance au sein du service d\'infrastructure de la défense (SID). Elle définit le cycle annuel de dialogue de gestion entre la direction centrale du SID (DCSID) d\'une part et les échelons régionaux du SID ainsi que les services du ministère de l\'écologie, de l\'énergie, du développement durable et de l\'aménagement du territoire (MEEDDAT) intervenant pour la défense d\'autre part.

Cette instruction ne traite pas directement du dialogue de gestion qui doit être mis en place entre les échelons régionaux du service et leurs échelons locaux subordonnés. Cependant, le dialogue entre ces deux niveaux de responsabilité répondra à l\'esprit de la présente instruction dans le respect des principes généraux énoncés aux chapitres suivants.

L\'annexe I présente un tableau synoptique du cycle annuel du dialogue de gestion au sein du SID centré sur l\'année A ; l\'année précédente étant désignée A-1, la suivante, A+1. Ce vocable est repris dans le corps de l\'instruction.

2. Principes généraux.

Les principes généraux du pilotage de la performance d\'une organisation par le contrôle de gestion ont été formalisés, concernant le ministère de la défense, par une note de la mission d\'aide au pilotage (MAP) n° 305/DEF/SGA/MAP/BG 04 du 7 décembre 2004 (n.i. BO) (annexe II).

Le pilotage est une responsabilité de commandement ou de direction, un mode de management, défini comme « décider et agir ensemble de manière de plus en plus performante ».

La mise en place de ce pilotage passe par deux actions majeures conduites par la chaîne des contrôleurs de gestion :

• identifier et organiser les orientations stratégiques définies par les autorités ;
  
• mettre sous contrôle de gestion ces orientations stratégiques en vue d\'un véritable pilotage de la performance; c\'est-à-dire être capable de les mesurer, de les maîtriser.

1. La directive de pilotage du service d'infrastructure de la défense et le plan d'action associé.

1.1. Finalité.

Une directive de pilotage, complétée d\'un plan d\'action, est transmise annuellement aux organismes extérieurs du service de niveau régional, aux directions de travaux outre mer et à l\'étranger (DTOM), ainsi qu\'aux services du ministère de l\'écologie, de l\'énergie, du développement durable et de l\'aménagement du territoire intervenant pour la défense.

Cette directive, élaborée à partir d\'orientations pluriannuelles données au SID par le secrétaire général pour l\'administration, fixe les objectifs stratégiques du service pour l\'année considérée. L\'action des organismes destinataires doit alors être orientée en vue d\'atteindre ces objectifs.

1.2. Contenu.

1.2.1. La directive annuelle.

La directive du SID est élaborée à partir des objectifs pluriannuels donnés au service par le secrétariat général pour l\'administration (SGA) et des orientations fixées par le directeur central du SID. Elle s\'inscrit dans la continuité de la directive de l\'année précédente et prend en compte les résultats déjà obtenus.

Son élaboration fait l\'objet d\'un travail collectif impliquant les sous-directions de la direction centrale du SID (DCSID), sous pilotage du bureau pilotage contrôle de gestion (BPCG) de la DCSID.

La directive est constituée :

• d\'une carte stratégique pluriannuelle qui hiérarchise et organise les objectifs fixés au service et qui doit également illustrer la cohérence d\'ensemble de la directive ;
  
• d\'un plan d\'action annuel qui décline les actions particulières à conduire pour atteindre les objectifs de la carte stratégique.

Les organismes concernés par chaque action sont clairement identifiés : DCSID, échelons régionaux, DTOM, services du MEEDDAT.

1.2.2. Les indicateurs.

L\'atteinte des objectifs chiffrés de la directive est mesurée par l\'intermédiaire d\'indicateurs.

Chaque indicateur fait l\'objet d\'une fiche de construction et de restitution qui détaille en particulier la nature des données de base (périmètre) et les modalités de calcul de l\'indicateur (voir exemple de fiche fourni en annexe III).

Ces fiches de construction et de restitution des indicateurs sont transmises aux échelons régionaux du service, aux DTOM, ainsi qu\'aux services du MEEDDAT, en même temps que la directive proprement dite, ou quelques jours après.

2. La restitution des indicateurs.

Aux dates mentionnées sur les fiches de construction et de restitution des indicateurs, les organismes concernés transmettent leurs résultats à la direction centrale. La périodicité des indicateurs est, sauf exception, annuelle ou semestrielle.

2.1. Les éléments chiffrés.

Les éléments chiffrés doivent faire l\'objet, avant transmission à la direction centrale, d\'un contrôle rigoureux, tout particulièrement lorsqu\'ils proviennent d\'un échelon inférieur. Ce contrôle, gage de fiabilité des indicateurs une fois consolidés au niveau central, doit être effectué avec le plus grand sérieux.

2.2. Les commentaires.

Les commentaires sont constitués d\'une partie « analyse des résultats » et d\'une partie « plan d\'action » si le résultat n\'est pas bon et nécessite une action corrective :

• analyse des résultats : elle est présente quelle que soit le résultat. Cette partie explique l\'origine du résultat. Elle détaille les facteurs conjoncturels ou organisationnels qui l\'ont modelé et identifie les forces ou faiblesses de l\'organisme dans le domaine concerné ;
  
• plan d\'action : il est présent uniquement si le résultat peut être amélioré. Cette partie identifie les leviers d\'action permettant une amélioration et indique très précisément comment ils vont être mis en œuvre. Une échéance et un objectif chiffré doivent nécessairement être associés à ce plan d\'action.

Les commentaires doivent être suffisamment étoffés et éviter le style télégraphique.

Les commentaires sont d\'une importance capitale car ils représentent la plus value de l\'organisme qui transmet les données. Ils engagent le chef de l\'organisme.

2.3. Utilisation du logiciel de pilotage transverse stratégique organique opérationnel du ministère de la défense.

Une dizaine de jours avant leur date limite de transmission, le BPCG ouvre les indicateurs à la saisie sur le logiciel de pilotage transverse stratégique organique opérationnel du ministère de la défense (PITAGORE). Les contrôleurs de gestion des échelons régionaux du service doivent alors saisir les données chiffrées et les commentaires correspondants. Ces données et ces commentaires sont soumis au directeur de l\'organisme avant transmission à la direction centrale.

L\'action de transmettre ces indicateurs vaut validation par le directeur de l\'organisme.

En cas d\'erreur, le contrôleur de gestion de l\'organisme régional peut demander à la DCSID de lui « renvoyer » l\'indicateur pour correction et nouvelle transmission après validation par le directeur régional.

2.4. Transmission hors logiciel de pilotage transverse stratégique organique opérationnel du ministère de la défense.

Les DTOM et les services du MEEDDAT, qui ne disposent pas de PITAGORE, transmettront tous leurs éléments par mail, avec confirmation par courrier.

Par ailleurs, certains indicateurs inadaptés à un paramétrage sous PITAGORE seront restitués par mail, avec confirmation par courrier, par tous les organismes.

3. Les travaux de mi-gestion.

3.1. Les comités intermédiaires de gestion.

3.1.1. Finalité.

Organisés en tant que de besoin, sur décision du directeur central du SID, les comités intermédiaires de gestion ont pour but de mesurer la probabilité d\'atteinte des objectifs de l\'année en cours (année A) afin de pouvoir mettre en œuvre, suffisamment tôt dans l\'année, d\'éventuelles mesures correctives.

Ils ne concernent a priori que les échelons régionaux du SID, mais pourront être étendus aux services du MEEDDAT.

3.1.2. Ordre du jour.

Le directeur central du SID fixe l\'ordre du jour de ces comités intermédiaires de gestion sur proposition du BPCG. Les objectifs sur lesquels il est demandé aux directions régionales de rendre compte en séance sont notamment ceux pour lesquels l\'atteinte de la cible annuelle semble difficile au vu des résultats des premiers mois de gestion. Des objectifs particulièrement sensibles, ou ayant présenté des résultats peu satisfaisants l\'année précédente (année A-1), peuvent également être abordés.

Au vu de l\'ordre du jour, le BPCG prépare une trame de présentation qui est transmise aux échelons régionaux et permet une uniformisation des présentations propice à l\'établissement de comparaisons.

3.1.3. Organisation.

Les comités intermédiaires de gestion ont lieu en juin ou juillet de l\'année A. Ils se tiennent soit à la DCSID, soit dans les locaux des échelons régionaux concernés.

Dans la première hypothèse, l\'organisation matérielle, à l\'exception des déplacements et de l\'hébergement éventuel, est à la charge du BPCG, assisté du bureau des moyens généraux, de la DCSID.

Si les réunions ont lieu dans les échelons régionaux, l\'organisation matérielle est à la charge de ces organismes, à l\'exception des déplacements.

Dans les deux cas, les éventuels documents à remettre aux participants sont préparés et dupliqués par les échelons régionaux.

3.2. La publication des indicateurs sur le logiciel de pilotage transverse stratégique organique opérationnel du ministère de la défense.

À l\'issue de la période de restitution des indicateurs, le BPCG :

• contrôle la cohérence des données et des commentaires transmis ;
  
• effectue le calcul au niveau national à l\'aide de PITAGORE ;
  
• rédige et fait valider par le directeur central ou le directeur central adjoint les commentaires correspondants ;
  
• effectue la publication des indicateurs et des commentaires associés, rendant ainsi ces éléments visibles par les contrôleurs de gestion des échelons régionaux.

3.3. Le bilan à mi-gestion d'application de la directive.

3.3.1. Finalité.

Ce bilan, élaboré par le BPCG, a pour vocation de présenter à l\'ensemble de la chaîne SID (DCSID, échelons régionaux et DTOM), ainsi qu\'aux services du MEEDDAT, un état d\'avancement, à mi-gestion, de l\'exécution des actions prescrites par la directive annuelle à partir duquel l\'atteinte des cibles de l\'année A sera estimée pour chaque échelon régional. Sa transmission est l\'occasion de sensibiliser les destinataires aux faiblesses identifiées, sur lesquelles doit être porté l\'effort en fin de gestion pour assurer l\'atteinte des objectifs de la directive. Il sert de base à la préparation de la directive de l\'année A+1.

Ce bilan constitue également un support privilégié pour informer les échelons régionaux du SID, les DTOM et les services du MEEDDAT de l\'avancement des actions de la directive traitées exclusivement par la DCSID.

3.3.2. Élaboration du bilan.

Le bilan est rédigé par le BPCG à partir :

• des résultats obtenus, sur les indicateurs de pilotage, de la part des échelons régionaux du SID, des DTOM et des services du MEEDDAT ;
  
• des éléments recueillis auprès des sous-directions de la DCSID pour les actions qui les concernent. À ce titre, les sous-directions transmettent au BPCG, pour la fin du premier semestre, un bilan succinct présentant les actions entreprises au regard des objectifs qui leur étaient fixés par la directive ainsi qu\'un niveau d\'atteinte de ces mêmes objectifs.

Ce bilan à mi-gestion est transmis aux échelons régionaux du SID, aux DTOM et aux services du MEEDDAT, accompagné d\'instructions personnalisées sur les axes d\'effort identifiés et les éventuelles actions correctives à entreprendre pour atteindre les objectifs annuels fixés par la directive. Les destinataires concernés rendront compte, à l\'occasion de leur conseil de gestion (voir ci-dessous), de la prise en compte de ces instructions et des résultats obtenus.

4. Les travaux de fin de gestion.

4.1. La publication des indicateurs sur le logiciel de pilotage transverse stratégique organique opérationnel du ministère de la défense.

Le BPCG publiera les indicateurs annuels selon la même procédure qu\'à mi-gestion.

4.2. Les conseils de gestion des échelons régionaux du service d'infrastructure de la défense.

4.2.1. Finalité.

Les échelons régionaux du SID rendent compte, à l\'occasion de leurs conseils de gestion, de l\'application de la directive du service pour l\'année écoulée (année A). Ces conseils de gestion ont lieu à la fin du premier trimestre de l\'année A+1.

4.2.2. Composition des conseils de gestion - Ordre du jour - Dispositions diverses.

Les conseils de gestion des échelons régionaux, présidés par le directeur central du SID ou son représentant, comprennent :

• le directeur central adjoint du SID ;
  
• l\'adjoint au directeur central du SID (MEEDDAT) ;
  
• les sous-directeurs de la DCSID ;
  
• le chef du bureau pilotage contrôle de gestion de la DCSID ;
  
• le directeur du service technique des bâtiments, fortifications et travaux (STBFT), ou leurs représentants ;
  
• le directeur de l\'organisme de niveau régional concerné, ou son représentant, et les membres de sa direction dont il souhaite se faire accompagner.

L\'ordre du jour des conseils de gestion est arrêté par le directeur central du SID sur proposition du BPCG. Il met en avant les objectifs de la directive sur lesquels la direction centrale souhaite plus spécifiquement disposer de résultats et d\'éléments d\'analyse.

Une plage horaire en fin de réunion est consacrée à la présentation d\'un sujet laissé au choix de l\'organisme auditionné.

Au vu de l\'ordre du jour, le BPCG prépare une trame de présentation qui est transmise aux échelons régionaux du service et permet une uniformisation des présentations propice à l\'établissement de comparaisons.

Les organismes auditionnés se présenteront, le jour de la réunion, avec leur présentation sur support électronique et une impression papier pour chaque participant.

L\'organisation matérielle des conseils de gestion est à la charge du BPCG en dehors du transport et de l\'hébergement des participants.

4.2.3. Cas particulier des services du ministère de l'écologie, de l'énergie, du développement durable et de l'aménagement du territoire intervenant pour la défense.

Le service national d\'ingénierie aéroportuaire (SNIA) ainsi que les directions départementales de l\'équipement et les directions départementales de l\'équipement et de l\'agriculture compétentes en matière d\'ingénierie aéroportuaire (DDE-IA et DDEA-IA) rendent également compte de l\'application de la directive du service pour l\'année écoulée à l\'occasion de conseils de gestion.

Le nombre d\'organismes concernés (SNIA et 19 DDE-IA ou DDEA-IA) ne permettant pas de prévoir une réunion pour chacun d\'entre eux, les conseils de gestion sont organisés, sauf exception, par groupe de 4 ou 5 services, d\'une même zone géographique, avec la participation de l\'échelon régional du SID territorialement le plus concerné pour lui permettre d\'avoir une vision globale sur l\'activité du SID au sein de sa zone d\'action. Le SNIA sera associé en tant que de besoin à ces conseils de gestion.

4.3. Le conseil de gestion du service d'infrastructure de la défense.

4.3.1. Finalité.

Comme précisé dans l\'arrêté du 22 novembre 2005 relatif à la composition et à l\'organisation du conseil de gestion du service d\'infrastructure de la défense, celui-ci se fait rendre compte de l\'activité du service, examine le budget du service, le compte de gestion correspondant ainsi que le schéma directeur proposé par le service.

Il est programmé à une date postérieure aux conseils de gestion des échelons régionaux du SID afin que les éléments d\'analyse présentés lors de ces réunions puissent être exploités dans la préparation du conseil de gestion du service.

4.3.2. Composition du conseil de gestion - Ordre du jour.

Le conseil de gestion se réunit sur convocation de son président, le secrétaire général pour l\'administration. Cette convocation peut être prise sous timbre du directeur central du SID.

La composition du conseil de gestion est la suivante :

• le chef d\'état-major des armées ;
  
• le délégué général pour l\'armement ;
  
• les trois chefs d\'état-major ;
  
• le directeur général de la gendarmerie nationale ;
  
• le directeur central du service de santé des armées ;
  
• le directeur central du service des essences des armées ;
  
• le directeur des affaires financières ;
  
• le directeur des ressources humaines du ministère de la défense ;
  
• le directeur de la mémoire, du patrimoine et des archives ;
  
• le chef du service des moyens généraux du secrétariat général pour l\'administration (SGA), ou leurs représentants.

Le contrôle général des armées, ainsi que l\'inspection technique de l\'infrastructure de la défense, sont informés de la tenue du conseil de gestion et peuvent s\'y faire représenter.

4.3.3. Travaux à conduire.

L\'organisation matérielle du conseil de gestion est à la charge du BPCG qui, par ailleurs, assure le secrétariat de la séance.

Le BPCG convient d\'une date avec le secrétariat du secrétaire général pour l\'administration qui réserve une salle de réunion dans les locaux du SGA ou à proximité.

Les documents à préparer pour le conseil de gestion sont les suivants :

• un fascicule à transmettre aux participants quelques jours avant la séance ;
  
• une présentation de type « PowerPoint » destinée à servir de support visuel aux interventions.

Chaque sous-directeur de la DCSID en charge d\'un point de l\'ordre du jour rédige la partie correspondante du fascicule, prépare les diapositives correspondantes de la présentation « PowerPoint » et assure l\'intervention en séance relative à ce point de l\'ordre du jour.

Le directeur central adjoint peut être chargé d\'un point de l\'ordre du jour relatif à la prospective : il rédige cette partie dans le fascicule, prépare les diapositives et intervient en séance.

Le directeur central assure l\'introduction et la conclusion, qui sont préparées par le BPCG.

Le BPCG est chargé de coordonner les travaux, de finaliser et mettre en forme les documents et d\'envoyer le fascicule aux participants.

À l\'issue de la séance, le BPCG rédige un compte-rendu du conseil qui est envoyé à l\'ensemble de la chaîne ainsi qu\'aux services du MEEDDAT.

Les directives données en séance par le secrétaire général pour l\'administration sont intégrées dans le plan d\'action de l\'année en cours et font l\'objet, si nécessaire, d\'une communication aux échelons régionaux du SID, aux DTOM et aux services du MEEDDAT.