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Archivé ÉTAT-MAJOR DE LA MARINE : division « plans » ; bureau « organisation-réglementation-administration »

INSTRUCTION N° 131/DEF/EMM/PL/ORA relative aux missions et organisation des bureaux conseils militaires.

Abrogé le 02 juin 2009 par : DÉCISION N° 0-29590-2009/DEF/EMM/EFF portant création des bureaux conseils en ressources humaines (BCRH). Du 07 mars 2005
NOR D E F B 0 5 5 0 4 7 5 J

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1. Généralités.

(Modifié : Instruction du 11/12/2008.)

Les bureaux conseils militaires (BCM) sont des organismes d\'expertise placés auprès des autorités maritimes à compétence territoriale (AMT), commandants d\'arrondissement maritime et commandant de la marine à Paris (COMAR Paris) et destinés à contribuer au bon fonctionnement des secrétariats et des bureaux militaires.

Les compétences d\'un BCM s\'exercent vis-à-vis de tous les organismes et formations stationnés, basés ou implantés dans les limites de la zone de responsabilité de l\'AMT dont il relève.

De plus, les BCM des commandants des arrondissements maritimes Atlantique et Méditerranée sont également compétents vis-à-vis des organismes et formations de la marine stationnés, basés ou de passage dans un lieu d\'implantation de la marine outre-mer ou à l\'étranger.

Les missions des BCM s\'exercent, sous l\'autorité hiérarchique de leur AMT et sous l\'autorité fonctionnelle de l\'état-major de la marine (EMM) ou de la direction du personnel militaire de la marine (DPMM) pour ce qui relève des attributions respectives de ces derniers, au profit des différentes autorités de commandement responsable de la surveillance administrative telles que définies dans l\'instruction citée en référence b), ainsi qu\'au profit de toute autre autorité organique responsable de la surveillance administrative désignée par l\'arrêté cité en référence ou ayant reçu délégation pour exercer cette responsabilité.

Les demandes de concours du personnel du BCM sont adressées par les autorités organiques de l\'AMT compétente.

2. Missions des bureaux conseils militaires.

2.1. Généralités.

Les missions des BCM sont :

  • le soutien de l\'activité des secrétariats et des bureaux militaires (diffusion de l\'information, facilitation de son accès, harmonisation des procédures) ;

  • la participation dans leurs domaines de compétences, conformément aux dispositions prévues par l\'instruction citée en référence c), à l\'exécution des tâches de surveillance administrative et technique des organismes ou formations de la marine menées par les directions du commissariat de la marine de Brest et de Toulon ou par les directions interarmées des commissariats d\'outre-mer (DICOM) au profit des autorités organiques qui en sont responsables [réf. a) et b)].

À cette fin, les BCM :

  • ont une mission permanente de conseil ;

  • exécutent des missions ponctuelles d\'évaluation sur demande des autorités organiques responsables de la surveillance administrative ainsi que, le cas échéant, des missions ponctuelles d\'audit sur prescription de l\'EMM ou de la DPMM.

La répartition des déplacements outre-mer entre les BCM de CECLANT et de CECMED est assurée par entente entre ces deux AMT.

Leur financement est assuré :

  • par l\'AMT pour les déplacements effectués dans le cadre de la mission permanente ;

  • par l\'autorité ayant demandé ou prescrit une mission ponctuelle d\'évaluation ou d\'audit.

Dans le cas des déplacements outre-mer, il est souhaitable de faire coïncider si possible ces deux types de déplacements ou de les regrouper lorsqu\'ils peuvent concerner plusieurs unités. Le financement peut alors être partagé selon les modalités à fixer entre les AMT et les autres autorités concernées.

2.2. La mission permanente de conseil.

Afin de répondre aux différentes obligations réglementaires et d\'assurer la cohérence des procédures dans le domaine de l\'administration militaire, les BCM :

  • actualisent les fonds documentaires et réglementaires des secrétariats et des bureaux militaires ;

  • harmonisent les actions des secrétariats et des bureaux militaires ;

  • diffusent l\'information, notamment celle relative à la politique et aux modalités de gestion et de l\'administration des ressources humaines ;

  • favorisent la fiabilité des données du système informatique d\'aide à la décision des ressources humaines (SIAD/RH) ;

  • participent à la formation pratique et continue des secrétaires militaires.

2.2.1. Actualisation des fonds documentaires et réglementaires des secrétariats et des bureaux militaires.

(Modifié : Instruction du 11/12/2008.)

Lorsque la mise à jour des Bulletins officiels des armées, édition méthodique (BOEM) ne peut s\'effectuer en temps réel, les BCM s\'assurent du suivi des évolutions de la réglementation diffusée au Bulletin officiel des armées, édition chronologique (BOC) et de leur prise en compte par les secrétariats et les bureaux militaires.

Le BCM doit être systématiquement mis en copie des messages adressés à l\'état-major de la marine (EMM/SEC/BO) par les secrétariats et bureaux militaires implantés dans leur secteur géographique lorsque ces derniers demandent une mise à jour de la documentation insérée aux Bulletins officiels (BO).

2.2.2. Diffusion ou relais d'informations relatives à la politique et aux modalités de gestion des ressources humaines.

2.2.2.1. Le bulletin d'information.

(Modifié : Instruction du 11/12/2008.)

Un bulletin d\'information trimestriel des BCM est publié, sous l\'autorité du chef du secrétariat central de l\'EMM (EMM/SEC) qui en est le rédacteur en chef.

L\'équipe de rédaction du bulletin est composée des membres de la section « bulletin officiel » de l\'EMM (EMM/SEC/BO) et du personnel des BCM de CECLANT et de CECMED.

Sont répertoriés dans le bulletin les textes nouveaux ou modifiés, les textes d\'information générale, les messages « généraux marine » (GNM) et « généraux personnel » (GNP), les notes d\'information, etc., assortis le cas échéant de commentaires ou de précisions.

Les bureaux de l\'EMM, ainsi que les sous-directions et bureaux de la DPMM et des directions centrales des services de soutien de la marine, peuvent proposer leur contribution à la rédaction de ce bulletin sur des nouveautés dans leurs domaines de compétences respectifs.

À cet effet, la publication du bulletin intervient après visa des bureaux désignés par l\'EMM, par la DPMM et par chaque direction centrale de service de soutien de la marine, et après avis des assistants pour la coordination (ASC) de CECLANT et de CECMED.

2.2.2.2. Le guide du capitaine de compagnie.

Les BCM sont associés à la mise à jour du guide du capitaine de compagnie. Pour ce faire, ils contrôlent les informations contenues dans ce support et transmettent à la DPMM (PM/2/SG) toutes propositions nécessaires à son actualisation.

2.2.3. Forum des bureaux militaires et secrétariats, aide en ligne.

Les BCM ont à leur disposition un forum sur le portail intranet de la marine (INTRAMAR). Cet espace est réservé aux échanges d\'informations relatives aux secrétariats et aux bureaux militaires et s\'adresse au personnel en poste dans ces structures. Pour les secrétariats et bureaux militaires non reliés à INTRAMAR, une ligne téléphonique spécialement dédiée à l\'aide en ligne dans le domaine de la réglementation administrative est ouverte auprès de chaque BCM.

2.2.4. Optimisation du système informatique d'aide à la décision des ressources humaines.

Compte tenu des relations qu\'ils entretiennent, tant en métropole qu\'outre-mer, avec les bureaux militaires et les secrétariats, les BCM transmettent au centre de traitement de l\'information pour les ressources humaines (CTI/RH), en mettant en information la sous-direction gestion de la DPMM (DPMM/SDG) toutes les remarques formulées par les utilisateurs du SIAD/RH.

2.2.5. Participation à la formation pratique et continue des secrétaires militaires.

Par leur pratique du terrain, les BCM peuvent apporter un éclairage particulier sur les évolutions souhaitables dans le domaine de la formation des secrétaires militaires.

Leur analyse, indépendante des observations portées sur les fiches navettes rédigées par les formations d\'emploi, doit permettre de dégager les éléments fondamentaux de l\'exercice du métier de secrétaire militaire.

Le compte rendu annuel d\'activité des BCM est le support privilégié de leurs observations en ce domaine.

Le chargé du BCM de l\'état-major de CECMED, intervient auprès des officiers mariniers secrétaires militaires mutés outre-mer dans le cadre du stage recyclage « RH » organisé par le CTI/RH.

2.2.6. Information dans les sites.

Les BCM peuvent être amenés à prononcer des conférences dans tout ou partie des sites métropolitains de la marine dans le ressort de compétence géographique de leur AMT.

Dans les sites outre-mer ou à l\'étranger, les BCM de Toulon et de Brest prononcent, le cas échéant, ces conférences selon les modalités (répartition des déplacements et financement) définies au point 2.1.

2.3. Les missions ponctuelles d'évaluation et d'audit.

2.3.1. Les missions d'évaluation.

L\'autorité organique responsable de la surveillance administrative d\'un organisme ou d\'une formation juge de la nécessité de faire intervenir le BCM compétent pour l\'évaluation à son profit du secrétariat ou du bureau militaire (1).

Un compte rendu de visite d\'évaluation est adressé à l\'autorité organique concernée ainsi qu\'en copie au commandant ou au chef de l\'organisme ou de la formation. Le modèle de base de ce compte rendu figure en annexe I. S\'il observe des anomalies, le BCM indique, selon lui, les responsabilités engagées.

2.3.2. Les missions d'audit.

À leur initiative ou sur suggestion d\'une autorité organique responsable de la surveillance administrative, l\'EMM ou la DPMM peuvent à tout moment ordonner la conduite de l\'audit d\'un secrétariat ou d\'un bureau militaire.

Sauf s\'il a fait l\'objet de prévisions particulières de la part de l\'autorité ayant ordonné l\'audit, le rapport d\'audit est de forme libre. Il est adressé à cette autorité qui juge de la diffusion à lui donner par la suite.

3. Organisation.

3.1. Le BCM appartient à l\'état-major de l\'AMT dont il relève.

3.2. (Modifié : Instruction du 11/12/2008.) Les BCM des états-majors du commandant de l\'arrondissement maritime Atlantique (CECLANT) et du commandant de l\'arrondissement maritime Méditerranée (CECMED) sont armés par du personnel dédié ; les effectifs des BCM des états-majors du commandant de l\'arrondissement maritime Manche - mer du Nord (COMAR Manche) et de COMAR Paris sont pris sur la ressource de ces états-majors, les fonctions afférentes au BCM étant cumulées avec d\'autres responsabilités.

4. Texte abrogé.

L\'instruction n° 355/EMM/PL/ORG du 30 septembre 1987, relative aux bureaux conseils militaires, est abrogée.

Pour la ministre de la défense et par délégation :

Le contre-amiral, sous-chef d'état-major « plans »,

Anne-François DE BOURDONCLE DE SAINT SALVY.

Annexes

ANNEXE I. Programme de principe de la visite d'évaluation des secrétariats et des bureaux militaires.

1 Secrétariats.

1.1 Courrier et documentation.

Courrier « Arrivée » (clair et classifié).

Conservation du courrier classifié.

Circulation et gisement du courrier.

Courrier départ, enregistrement, archivage.

Tenue à jour et gisement de la documentation (1).

Versement des archives.

Notes d'information de l'EMM.

1.2 Gestion des officiers.

Registres des punitions des officiers.

Fiches générales du personnel (FGP) officier.

Fiches individuelles de décompte des permissions (FIDEP) des officiers.

Ordres de débarquement des officiers.

Gestion et délivrance des cartes de circulation ou d'identité militaire des officiers.

Habilitations et catalogue d'emploi.

Établissement des contrats dits « d'engagements à servir dans la réserve » (ESR) et tenue des dossiers des réservistes.

2 Bureaux militaires.

2.1 Documentation.

BOEM, BOC, guide du capitaine de compagnie, notes d'informations de la DPMM, bulletins de liaison des BCM, etc.

2.2 Information.

Tableaux d'affichage, communications à la feuille de service, comptes rendus des réunions d'information au profit de l'équipage, etc.

2.3 Effectifs.

États « poste/homme ».

Enregistrement des congés pour maladie.

2.4 Administration du personnel.

Ordres de débarquement.

Ordres du bureau militaire.

Accusés de réception de notification (cadre des officiers mariniers de maistrance, engagement, etc.).

Décorations.

FIDEP.

Préparation physique du marin (PPM).

Habilitations.

Cartes de circulation « SNCF ».

Cartes d'identité militaire.

Conseil d'unité.

Établissement des contrats des ESR et tenue des dossiers des réservistes.

Questionnaires sur les motifs de départ (MODEP).

2.5 Discipline.

Fiches et registres de punitions.

Conseils de discipline.

Registre des recours.

Fiches individuelles d'appétence pour les toxiques (FIAT).

2.6 Mise à jour du SIAD/RH.

Mouvements transmis au CTI/RH.

FGP.

ANNEXE II. Compte rendu annuel d'activité du bureau conseil militaire.

(Supprimée : Instruction du 11/12/2008.)