Depuis la mise en vigueur du nouveau système de classement de la documentation dans la gendarmerie (Mémorial), il est apparu nécessaire d'exprimer selon des règles constantes la diffusion donnée aux textes publiés par la direction générale de la gendarmerie nationale, de préciser les bases de répartition de ces derniers et de rappeler les principes généraux d'acheminement du courrier. Tel est l'objet de la présente circulaire.

Acheminement du courrier.

Deux cas sont à envisager :

• les documents sont transmis par la voie hiérarchique à leurs destinataires ;
  
• les documents sont adressés directement à leurs destinataires.

1. DIFFUSION PAR LA VOIE HIéRARCHIQUE.

Les documents sont généralement adressés par le service du courrier de la direction générale de la gendarmerie nationale directement aux commandants de circonscription et commandants des formations spécialisées, à charge pour eux de les transmettre aux unités placées sous leur autorité. Cependant, lorsque le volume des documents à transmettre le justifie, ceux ci sont acheminés par les soins du centre administratif de la gendarmerie nationale (CAGN) aux différentes légions. Dans ce cas, il appartient aux légions supports (soulignées dans le tableau objet de l'annexe II) de servir leur commandant de circonscription.

1.1. Degré de diffusion des textes.

Le tableau joint en annexe I. indique les divers types de diffusions utilisés (diffusion générale, diffusion limitée, diffusion particulière), la façon selon laquelle elles sont exprimées et les formations servies dans chaque cas.

Afin de faciliter la tâche du service du courrier et des personnels des unités assurant la distribution des documents, la mention diffusion apparaîtra en bas de la 1^re page, chaque fois que cela sera possible. Un trait continu sera tiré sur toute la largeur de cette page pour séparer le texte de la diffusion.

1.2. Bases de répartition des textes.

Elles s'établissent comme suit :

• régions de gendarmerie (RG) : 4 exemplaires ;
  
• circonscription : 4 exemplaires ;
  
• légion : 4 exemplaires ;
  
• groupements de gendarmerie départementale (GD), de gendarmerie mobile (GM) et des commandements spécialisés : 2 exemplaires ;
  
• groupes d'escadrons et escadrons de gendarmerie mobile : 2 exemplaires ;
  
• autres unités (non compris les postes permanents) : 1 exemplaire.

Le tableau joint en annexe II fixe le nombre de documents à attribuer à chaque légion selon la diffusion retenue. Ce nombre a été calculé largement pour permettre de servir le cas échéant des unités nouvellement créées.

Lorsque exceptionnellement, les bases de répartition sont différentes de celles indiquées ci dessus, les documents sont accompagnés d'un plan de diffusion précisant les quantités à attribuer par légion ou commandements spécialisés, ainsi que les bases de répartition par unité.

Par ailleurs, pour permettre une information plus large des officiers qui, à un instant donné ne sont pas directement concernés par le contenu d'un document déterminé, mais qui peuvent l'être à plus ou moins brève échéance, il sera procédé comme suit :

Tous les textes faisant l'objet d'une diffusion limitée ou particulière et susceptibles d'intéresser des officiers autres que ceux prévus parmi les destinataires, seront adressés à titre d'information et en 2 exemplaires, à tous les commandants de circonscription et de légion non compris dans la diffusion. Il appartiendra à ces autorités de décider l'exploitation qu'il conviendra de faire de ces documents.

2. DIFFUSION DIRECTE.

La mise en place d'un système de routage propre à la gendarmerie permet désormais d'assurer l'acheminement direct par voie postale à tous leurs destinataires de documents devant bénéficier d'une large diffusion.

Cette procédure prévoit 4 niveaux possibles de diffusion et l'éventualité de servir la métropole seulement ou la métropole, les forces françaises stationnées en Allemagne (FFSA) et l'outre-mer.

Les niveaux de diffusion et la base de répartition des textes figurent en annexe III.

La mention « Diffusion directe » précédera la formule exprimant le type de diffusion.

Exemples :

Toutes suggestions utiles seront adressées à la direction générale de la gendarmerie nationale sous le présent timbre.