Préambule.

Le ministre de la défense a lancé un projet d\'externalisation de la gestion immobilière de la gendarmerie nationale.

Un des volets de ce projet porte sur l\'externalisation de la gestion administrative des casernes de la région de gendarmerie d\'Auvergne et plus particulièrement sur une nouvelle répartition des tâches entre les différents intervenants.

Pour ce faire, un appel d\'offre a été passé en février 2008 et le marché a été attribué à la société NEXITY SAGGEL PROPERTY MANAGEMENT (ci-après NEXITY).

À l\'issue d\'une phase de déploiement, ce marché est, depuis le 1^er janvier 2009, dans sa phase d\'exploitation, les tranches conditionnelles 1 et 2 s\'y rapportant ayant été affermies et notifiées à NEXITY le 29 décembre 2008 pour une durée d\'une année avec tacite reconduction annuelle jusqu\'au 31 décembre 2012.

Cette externalisation vient en complément de la circulaire n° 200/DEF/GEND/PM/LOG/AI/3 du 3 janvier 2001 modifiée relative à l\'application de règles de gestion rénovées en matière de charges d\'occupation et d\'eau incombant aux militaires de la gendarmerie occupants d\'un logement concédé par nécessité absolue de service (Class : 95.18) qui s\'applique pleinement à cette expérimentation à l\'exclusion de son paragraphe II « attribution des différents acteurs ».

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1. Partage des tâches entre les différents acteurs au titre de l'externalisation de la gestion locative du parc immobilier de la région de gendarmerie d'Auvergne.

Conformément au cahier des clauses techniques particulières (CCTP) de référence, les tâches dévolues au prestataire de service sont ici énumérées à titre non limitatif et celles dévolues aux acteurs gendarmerie sont indiquées, dans la présente circulaire, à titre limitatif.

Toute difficulté rencontrée sur la répartition de ces tâches fera l\'objet d\'une saisine de la direction générale de la gendarmerie nationale sous référence du présent timbre.

1.1. Le prestataire de service « NEXITY ».

Les obligations du prestataire résultent, d\'une part, des textes de références et, d\'autre part, des règles de gestion et de comptabilité qui s\'appliquent à la gendarmerie.

Le prestataire de service « NEXITY » :

• assure le suivi du parc immobilier ;

• établit les actes préparatoires à la mise en compétition des logements vacants ;

• gère l\'occupation et la libération de chaque logement avec ses relevés des index des compteurs ;

• établit les états des lieux d\'entrée et de sortie ;

• est informé du début et de fin de la période de chauffage ;

• établit et met à jour les états de répartition des charges entre les occupants et l\'État-gendarmerie ;

• peut, à titre exceptionnel, faire appel au commandant de caserne pour effectuer un relevé de compteur ;

• certifie les factures qui lui parviennent et les transmet directement au commissaire-résident pour saisie et règlement, à l\'exception de celles relatives à EDF qu\'il transmet directement à la régie ;

• fait parvenir au commandant de caserne, le montant des appels de charges (occupants et État) qu\'il a calculé, afin que celui-ci en informe le conseil des résidents ;

• peut être amené à participer au conseil des résidents en tant que conseiller du commandant de caserne ;

• assure la mise à jour des bases des données immobilières et financières via le web service ;

• assure la restitution des informations utiles aux gestionnaires de la gendarmerie (« reporting ») ;

• rend compte au centre administratif territorial de la gendarmerie nationale (CATG) de Lyon et au commissaire - résident de Lyon selon les modalités définies par eux ;

• etc.

1.2. Le commandant de caserne.

• passe commande auprès du prestataire des livraisons (gaz, fuel, etc...) ;

• transmet au prestataire les bons de livraison (gaz, fuel, etc...) ;

• informe le prestataire des mises en compétition et de l\'attribution des logements ;

• informe le conseil des résidents du montant prévisionnel des charges calculées par le prestataire ;

• définit les dates de début et de fin de période de chauffe et en informe le prestataire ;

• peut, à titre exceptionnel, effectuer un relevé de compteur à la demande du prestataire.

Le commandant de caserne pourra faire appel au prestataire lors du conseil des résidents.

1.3. Le groupement.

• établit des contacts directs avec les propriétaires (collectivités territoriales, bailleur privé,etc...) ;

• est l\'interlocuteur privilégié du prestataire ;

• propose la création de nouveaux fournisseurs.

1.4. La région.

La région de gendarmerie d\'Auvergne est l\'échelon privilégié de soutien de proximité.

Ainsi, le commandant de région :

• gouverne les crédits du budget de fonctionnement et engage à son initiative les dépenses qui s\'y rapportent. Il fait tenir la comptabilité des engagements juridiques. À cet effet, il peut prescrire de se faire transmettre toutes copies de factures qu\'il juge utiles ;

• approuve les procès-verbaux de répartition des charges et les transmet au prestataire.

Les services des ressources humaines de :

• la région de gendarmerie d\'Auvergne (pour les personnels de la gendarmerie départementale) ;

• la région de gendarmerie de Rhône-Alpes et de la gendarmerie pour la zone de défense Sud-Est (pour les personnels de la gendarmerie mobile) ;

informent le prestataire, autant que de besoin, des décisions ayant un impact direct sur l\'attribution et l\'occupation du logement. À ce titre, ils adressent au prestataire :

• une copie des ordres de mutations (IS et CP) ;

• une copie des décisions portant radiation des cadres, attribution d\'un congé de longue durée pour maladie ou de longue maladie, attribution d\'un congé de reconversion, octroi d\'un sursis à évacuation, ...

1.5. Le centre administratif territorial de la gendarmerie.

• procède au recouvrement des appels de charges auprès des parties prenantes individuelles (PPI) ;

• règle les factures faisant l\'objet d\'un prélèvement automatique (EDF, ...) ;

• recompléte les dépenses auprès de l\'ordonnateur secondaire.

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1.6. Le commissaire résident.

Il règle les factures (eaux, chauffage, etc...) à l\'exclusion de celles faisant l\'objet d\'un prélèvement automatique.

2. Schéma du traitement des factures de la gestion locative du parc immobilier de la région de gendarmerie d'Auvergne.

Le schéma du traitement des factures fait l\'objet de l\'annexe III.

3. Mise en place de documents.

Les documents mis en place font l\'objet des annexes IV à XIV.

Le processus de leur mise en oeuvre est précisé dans l\'annexe XV.