Préambule.

L\'agence de reconversion de la défense dénommée « Défense Mobilité », service à compétence nationale rattaché au directeur des ressources humaines du ministère de la défense (DRH-MD), a pour missions :

• de proposer au ministre de la défense, compte tenu des impératifs de gestion du personnel militaire, la politique générale de la reconversion de ce personnel, et de la mettre en œuvre ;
  
• d\'assurer l\'accompagnement vers l\'emploi :
  
• des personnels civils de la défense en situation de réorientation professionnelle hors des fonctions publiques qui en formulent la demande ; des conjoints du personnel du ministère de la défense, préalablement inscrits en qualité de demandeur d\'emploi auprès du service public, de l\'emploi, ou qui ont la qualité de fonctionnaire ou d\'agent public et recherchent une mobilité liée au changement d\'affectation du personnel du ministère de la défense ;
  
• de proposer l\'organisation du dispositif de reconversion et d\'accompagnement vers l\'emploi et d\'assurer le financement, le contrôle et l\'évaluation des actions engagées ;
  
• d\'assurer les liaisons nécessaires avec les services gestionnaires pour répondre à leurs impératifs de gestion et pour ce qui concerne les actes de gestion individuels en matière de reconversion ou de réorientation professionnelle relevant de ces services.

L\'agence de reconversion de la défense comprend trois niveaux d\'intervention :

• un niveau central ;
  
• un niveau intermédiaire constitué de dix pôles appelés « Pôles Défense Mobilité » ;
  
• un niveau local constitué d\'antennes appelées « Antennes Défense Mobilité ».

L\'agence de reconversion de la défense anime un réseau de cellules d\'accompagnement vers l\'emploi des conjoints (CAEC). L\'organisation et le fonctionnement de ces cellules font l\'objet d\'une instruction particulière.

La présente instruction a pour but de définir les missions, l\'organisation et le fonctionnement des pôles et des antennes de l\'agence de reconversion de la défense ainsi que les attributions et les responsabilités du personnel qui y est affecté.

1. MISSIONS DES PÔLES « DÉFENSE MOBILITÉ ».

1.1. Information, communication, études et formation.

Les Pôles Défense Mobilité sont chargés dans leurs zone de compétence géographique :

• d\'informer sur leurs missions les autorités militaires et civiles, les militaires et civils de la défense ainsi que leurs conjoints, les entreprises, le service public de l\'emploi, les gestionnaires du recrutement des fonctions publiques territoriales et hospitalières ;
  
• de relayer la communication définie par la direction de l\'agence ;
  
• de favoriser les échanges réguliers d\'information avec les gestionnaires intermédiaires et locaux des ressources humaines militaires et civiles ;
  
• de mener les études demandées par la direction de l\'agence notamment sur leurs bassins d\'emploi régionaux et locaux ;
  
• d\'assurer une veille économique sur l\'évolution de l\'activité des bassins d\'emploi et sur les caractéristiques locales et régionales du marché de l\'emploi ;
  
• de recueillir auprès des services de l\'État et des organismes institutionnels compétents dans le domaine de l\'emploi (Pôle emploi, chambres consulaires,...) des informations susceptibles de contribuer à la réalisation des objectifs de reclassement de l\'agence ;
  
• d\'instaurer des échanges réguliers d\'information avec les acteurs régionaux de la formation professionnelle ;
  
• de diffuser aux conseillers en emploi, chargés de relations entreprises et conseillers à l\'emploi des cellules d\'accompagnement vers l\'emploi des conjoints (CAEC) toute information recueillie de nature à concourir à la réalisation des objectifs de reclassement de l\'agence ;
  
• de participer à la formation continue des conseillers en emploi, chargés de relations entreprises et conseillers à l\'emploi des CAEC ;
  
• d\'assurer la formation à la mise en œuvre des systèmes d\'information.

1.2. Coordination et pilotage régional.

 Ils sont également chargés :

• de coordonner et d\'évaluer l\'ensemble des actions conduites par les conseillers en emploi et les chargés de relations entreprises des antennes situées dans leur périmètre géographique de compétence ;
  
• de coordonner et d\'évaluer l\'ensemble des actions conduites par les conseillers à l\'emploi des CAEC dans leur zone de compétence.

1.3. Accompagnement des candidats à l'accès à l'emploi.

Les Pôles Défense Mobilité sont chargés :

• de délivrer des prestations collectives d\'orientation et d\'accompagnement au profit des militaires en reconversion et des civils de la défense en situation de réorientation professionnelle hors fonctions publiques ;
  
• de conduire des actions individuelles d\'orientation, d\'accompagnement et de placement au profit des militaires et civils de leur base de défense (BdD) ;
  
• de conduire des actions individuelles d\'orientation, d\'accompagnement et de placement au profit des militaires et des civils en situation de réorientation professionnelle hors fonctions publiques, présentant un profil de cadre d\'entreprise et des militaires candidats au recrutement des fonctions publiques d\'État, hospitalière et territoriale des unités implantées dans leur zone de compétence ;
  
• d\'assurer le reclassement dans l\'emploi en contribuant notamment à la mise en œuvre régionale et locale des conventions de partenariat défense-entreprises ;
  
• d\'accompagner les demandeurs d\'emploi anciens militaires rayés des cadres ou des contrôles depuis moins de trois ans.

1.4. Le contrôle de gestion.

Dans le cadre général des missions et attributions dévolues à chaque pôle et sur la base d\'un dialogue de gestion, le directeur de l\'agence précise, dans un programme annuel d\'activités, les objectifs qui leur sont fixés. Des indicateurs de performance et de suivi permettent d\'en contrôler l\'exécution à échéances programmes et sont communiqués au DRH-MD.

Une inspection annuelle est programmée dans chaque pôle par le directeur de l\'agence qui en adresse un compte rendu au DRH-MD.

2. ORGANISATION GÉNÉRALE.

2.1. Les structures.

2.1.1. Les pôles « Défense Mobilité ».

2.1.1.1. Implantation et zones de compétence.

Les Pôles sont au nombre de dix implantés à Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Metz, Paris, Rennes, Toulon et Toulouse. Ils portent la dénomination de « Pôle Défense Mobilité » avec précision de la ville dans laquelle ils se situent.

Les Pôles disposent d\'antennes chargées de la mise en œuvre locale ou régionale des missions d\'informations, d\'accompagnement et de placement.

Dans les bases de défense accueillant un Pôle, ce dernier remplit les missions de l\'antenne locale.

L\'implantation des Pôles et leur zone de compétence figurent en annexe.

2.1.1.2. Rattachement et subordination.

Organismes extérieurs de l\'agence de reconversion de la défense, ils reçoivent leurs directives du directeur de l\'agence qui a la charge d\'animer et de coordonner leurs actions. Les pôles sont soutenus par le groupement de soutien de la base de défense de leur garnison d\'implantation.

2.1.1.3. Organisation interne.

L\'organisation interne des pôles répond aux missions générales décrites au point 1. ci-dessus.

Certains pôles peuvent faire l\'objet d\'une organisation particulière, définie par le directeur de l\'agence, pour tenir compte du niveau de leurs activités et/ou de la spécificité des publics qui leur sont confiés.

Des référents sont désignés dans chaque pôle, dans les principaux domaines d'expertise et notamment ceux de :

• l'insertion professionnelle des militaires de moins de quatre ans de service ;
  
• la validation des acquis de l'expérience ;
  
• l'accompagnement vers les fonctions publiques ;
  
• l'accompagnement des anciens militaires indemnisés au chômage ;
  
• la formation aux systèmes d'information ;
  
• la mise en œuvre des partenariats ministériels ;
  
• la démarche qualité.

Les CAEC, situées dans la zone de compétence du pôle, sont placées sous l\'autorité directe du chef de pôle.

Le pôle est organisé en quatre cellules :

• une cellule « coordination-évaluation-synthèse », animée par l\'adjoint au chef de pôle, composée du conseiller référent « pôle emploi », d\'un coordonnateur fonctionnel régional (CFR), d\'un assistant contrôle de gestion et d\'un chargé d\'accueil. Elle assure :
  
• la coordination générale des actions conduites par les antennes « défense Mobilité » et les autres cellules du pôle ;
  
• la collecte et l\'analyse des données nécessaires à la tenue des indicateurs du contrôle de gestion ;
  
• la conduite des visites d\'assistance technique et de contrôle des antennes ;
  
• l\'évaluation des prestataires ;
  
• la synthèse des études et travaux confiés aux pôles ;
  
• l\'information et la communication du pôle selon les directives fixées par la direction de l\'agence ;
  
• l\'accueil, la gestion de la documentation et le secrétariat du pôle ;
  
• la formation à la mise en œuvre des systèmes d'information ;
  

• une cellule prestations, animée par un chef de cellule, et chargée de :
  
• l\'organisation et du soutien des sessions d\'orientation et d\'accompagnement confiées à un prestataire extérieur ou réalisées en régie ;
  
• la programmation des prestations, la gestion des inscriptions et le suivi des stagiaires en formation ;
  

• une cellule accompagnement, animée par un chef de cellule et chargée de :
  
• l\'accueil et l\'accompagnement individualisés des candidats décrits au paragraphe 1.3 ;
  
• l\'information sur les missions et prestations de l\'agence ;
  
• l\'instruction des projets professionnels en vue du comité d\'évaluation ;
  
• le tutorat des nouveaux conseillers en emploi des antennes « Défense Mobilité » ;
  
• l\'animation métier selon les directives du bureau de l'accompagnement de la direction ;
  
• la formation continue des conseillers en emploi des antennes ;
  
• et participe à l'évolution des process.
  

• une cellule placement, animée par un chef de cellule et chargée :
  
• de l\'accompagnement des candidats dans la recherche d\'emploi ;
  
• du développement et de la fidélisation des réseaux avec les partenaires publics et privés de la zone de responsabilité ;
  
• de recueillir auprès des services de l'État et des organismes institutionnels compétents dans le domaine de l'emploi (pôle emploi, chambres consulaires, associations) des informations de nature à contribuer à la réalisation des objectifs de reclassement de l'agence ;
  
• de la prospection et du traitement des offres en lien avec l\'action des conseillers à l\'emploi des CAEC ;
  
• de l\'instruction des projets professionnels en vue du comité d\'évaluation, au regard du marché de l\'emploi de la zone de repli ;
  
• du tutorat des nouveaux chargés de relations entreprises ;
  
• de l\'animation métier selon les directives du bureau des partenariats externes et du reclassement dans l'emploi de la direction ;
  
• de la formation continue des chargés de relations entreprises ;
  
• de l'exploitation du portail internet Défense Mobilité ;
  
• et de participer à l'évolution des process.

2.1.2. Les antennes « Défense Mobilité ».

Les pôles disposent d\'antennes implantées dans leur zone de compétence et dont l'appellation générique est « Antennes Défense Mobilité ».

Les missions qui leur sont confiées sont définies en fonction de leur positionnement géographique, des caractéristiques du bassin d'emploi ou de la population accompagnée :

• une mission d'accompagnement et de placement dans la zone de compétence d'une base de défense. Ces antennes locales sont constituées de conseillers en emploi et de chargés de relations entreprises ;
  
• une mission de placement. Ces antennes répondent à un besoin de présence régionale auprès des entreprises et des institutionnels dans des zones de repli répertoriées et non couvertes par les zones de compétence des bases de défense ;
  
• une mission d'accompagnement des profils cadres supérieurs d'entreprise. Une antenne dédiée relève du pôle « Défense Mobilité » de Paris.

Chaque antenne est placée sous la responsabilité d\'un chef d\'antenne, désigné par le directeur de l\'agence sur proposition du chef de pôle.

2.1.2.1. Les antennes de bases de défense.

Ces antennes locales assurent l'accompagnement de proximité de l'agence de reconversion de la défense.

Au contact direct des candidats à la reconversion, les antennes locales jouent un rôle primordial dans l'information des militaires et du commandement, dans la détection des besoins de reconversion des candidats potentiels et dans la relation permanente avec les responsables locaux de la gestion des ressources humaines.

Les antennes locales, animées par des conseillers en emploi et des chargés de relations entreprises, répondent aux missions suivantes de l'agence :

• accueil, information et conseil des candidats ;
  
• actions d'orientation ;
  
• demandes de prescription ou d'inscription aux prestations de reconversion ;
  
• validation des projets professionnels ;
  
• relations avec les gestionnaires locaux ;
  
• accompagnement vers l'emploi et suivi de l'intégration dans l'entreprise ;
  
• relations avec les entreprises, les services publics de l'emploi et les institutionnels locaux ;
  
• suivi statistique.

Certaines d'entre elles, implantées dans les villes sièges des préfectures régionales, reçoivent des missions complémentaires dans le cadre des relations à entretenir avec les instances économiques et sociales [mouvement des entreprises de France (MEDEF), plate-forme RH de la préfecture, chambres consulaires, …].

Les antennes locales sont implantées dans les bases de défense au sein du groupement de soutien (GSBdD).

En phase transitoire, et jusqu'à la création de l'ensemble des bases de défense, les antennes locales restent localisées au sein de leur formation actuelle.

2.1.2.2. Les antennes régionales de placement.

Les pôles peuvent disposer d\'antennes régionales de placement implantées dans certaines régions économiques de leur zone de compétence. Ces antennes sont principalement dédiées au reclassement. Leur mission vise la prospection d\'offres d\'emploi et la mise en relation du personnel en reconversion avec les entreprises. Les offres d\'emploi collectées sont également transmises, en fonction des profils recherchés, aux conseillers à l\'emploi des CAEC, avec lesquels sont organisées des prospections communes.

2.1.2.3. L'antenne « cadres supérieurs d'entreprise ».

L\'antenne « cadres supérieurs d\'entreprise » du pôle « Défense Mobilité » de Paris a pour mission de répondre aux spécificités des actions d'orientation et d'accompagnement vers l'emploi des militaires en reconversion recherchant un poste de cadre supérieur dans le secteur privé. Cette antenne, implantée à la caserne Reuilly, est compétente pour l'ensemble du territoire métropolitain. Animée par des conseillers en emploi et des chargés de relations entreprises ayant reçu une formation adaptée, elle développe des actions individualisées répondant à l'ensemble des besoins du parcours de reconversion.

Ses attributions et l'articulation de son rôle avec celui de l'association pour la reconversion civile des officiers et des sous-officiers (ARCO) font l'objet d'une note particulière.

2.2. Les attributions du personnel.

2.2.1. Le chef de pôle.

Le pôle est placé sous l\'autorité d\'un chef de pôle. Le chef de pôle exerce, dans les limites des pouvoirs délégués par le directeur de l\'agence, les prérogatives de commandant de formation administrative. Il est responsable, dans sa zone de responsabilité et pour les antennes :

• de la bonne organisation interne, de l\'encadrement du personnel du pôle et des antennes ;
  
• de la mise en œuvre, au niveau régional et local, de la politique de reconversion et d\'accompagnement vers l\'emploi définie par l\'échelon central ;
  
• de la gestion du budget alloué ;
  
• de la communication régionale interne et externe, en application des directives de l\'échelon central ;
  
• de la liaison avec les autorités régionales et locales, les partenaires institutionnels et les acteurs de l\'emploi ;
  
• de la délivrance de l\'avis technique à destination des directions du personnel dans le cadre d\'une demande de congé de reconversion ;
  
• du comité d\'évaluation des projets professionnels et des réunions d\'échanges de pratiques pour lesquels il est assisté du coordonnateur fonctionnel régional et du conseiller référent « Pôle emploi » ;

de l\'organisation des forums emploi et assimilés autorisés par la direction de l\'agence.

2.2.2. L'adjoint au chef de pôle.

L\'adjoint au chef de pôle seconde le chef de pôle dans tous les actes relatifs à l'organisation et au fonctionnement du pôle et des antennes. Il assure la suppléance du chef de pôle et est particulièrement chargé :

• de l\'animation de la cellule coordination-évaluation-synthèse ;
  
• de la conduite de la fonction « analyse » du contrôle de gestion ;
  
• de participer à l\'organisation interne, à l\'encadrement du personnel du pôle et des antennes ;
  
• du contrôle de gestion et de la tenue à jour des indicateurs ;
  
• des relations avec la base de défense pour les affaires courantes ;
  
• de l\'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail de l\'organisme.

2.2.3. Le conseiller référent « Pôle emploi ».

Issu du pôle emploi, il est chargé :

• d\'assurer les relations fonctionnelles avec les services de Pôle emploi dans le cadre de la convention signée entre le ministère de la défense et le ministère chargé de l\'emploi ;
  
• du pilotage de la formation continue des acteurs de la reconversion des pôles, des antennes et des CAEC ;
  
• de l\'organisation du tutorat des nouveaux conseillers en emploi, chargés de relations entreprises et conseillers à l\'emploi des CAEC ;
  
• de participer aux comités d'évaluation des projets professionnels ;
  
• du suivi des dossiers pédagogiques ;
  
• de participer aux réunions d\'échanges de pratiques ;
  
• de l\'animation d\'ateliers spécifiques ;
  
• de participer à l'évaluation des prestataires.

2.2.4. Le coordonnateur fonctionnel régional.

Consultant expérimenté, issu d\'un des deux métiers de l'accompagnement ou du placement, il est désigné par l\'échelon central sur proposition du chef de pôle et est chargé :

• de coordonner la pratique professionnelle des équipes « accompagnement » et « placement » du pôle et des antennes rattachées ;
  
• de veiller à la bonne mise en œuvre des process d\'accompagnement et de placement ;
  
• d'animer le comité d\'évaluation des projets professionnels ;
  
• de participer aux réunions d\'échanges de pratiques des conseillers en emploi, des conseillers à l\'emploi des CAEC et des chargés de relations entreprises ;
  
• de participer à l\'évaluation des prestataires ;
  
• de participer aux actions de validation des acquis de l\'expérience (VAE).

2.2.5. L'assistant « contrôle de gestion ».

Il est chargé :

• de la diffusion des directives « contrôle de gestion » de l\'échelon central et du pôle vers les acteurs de la reconversion de la zone de responsabilité ;
  
• de la collecte et de l\'analyse des éléments nécessaires à l\'élaboration des indicateurs du contrôle de gestion ;
  
• de la gestion courante du budget de fonctionnement du pôle ;
  
• de répondre aux requêtes de l\'échelon central et de l\'équipe de direction du pôle en matière de contrôle de gestion ;
  
• de réaliser les bilans périodiques de la reconversion ;
  
• du rôle de correspondant des systèmes d\'information de la direction de l\'agence ;
  
• de superviser la bonne tenue à jour de la base de données par les acteurs locaux de la reconversion.

2.2.6. Le chef de la cellule prestations.

Responsable des aspects logistiques du fonctionnement du pôle, le chef de la cellule prestations est plus particulièrement chargé de :

• l'accueil du public ;
  
• l'élaboration et la gestion du planning de l'équipe ;
  
• l'organisation et le soutien des sessions d'orientation et d'accompagnement confiées à des prestataires externes ou réalisées en régie ;
  
• la programmation des prestations, la gestion des inscriptions et le suivi des stagiaires en formation ;
  
• la mise en œuvre et de la gestion des moyens généraux, en liaison avec le GSBdD.

2.2.7. Le conseiller en emploi et le chargé de relations entreprises.

La mission et les activités permanentes du conseiller en emploi (CE) et du chargé de relations entreprises (CRE) sont décrites dans  les référentiels métiers correspondants. Le CE et le CRE bénéficient de formations adaptées et disposent d'outils, de processus et de prestations pour assurer leur mission. Les plus expérimentés d'entre eux assurent, au sein de leur équipe, le travail de tutorat des opérateurs reconversion nouvellement affectés.

Le CE est, en particulier, chargé de l'accueil, de l'information et de l'accompagnement des candidats à la reconversion. Il détient une expertise insertion professionnelle pour l'accompagnement des militaires de moins de 4 ans de service.

Le CRE est particulièrement chargé d'actualiser en permanence ses informations sur les bassins d'emploi de sa zone de compétence, d'entretenir et de développer le réseau des entreprises partenaires, d'accompagner et de placer le public en recherche active d'emploi, jusqu'à 3 ans après le départ de l'institution. Il travaille en synergie avec les conseillers pour l'emploi des CAEC.

3. FONCTIONNEMENT.

3.1. Administration du personnel.

Le directeur de l\'agence de reconversion de la défense exerce toutes les prérogatives de l\'autorité d\'emploi sur l\'ensemble du personnel de l'agence.

Il a la qualité de notateur juridique à l\'égard des personnels de l'agence. Cette notation s\'effectue sur proposition des chefs de pôle concernant les personnels affectés au sein des pôles et des antennes relevant de leur autorité.

Il assure la prise en compte des résultats et mérites des personnels de l\'agence dans le cadre de la procédure d\'avancement applicable à chaque catégorie de personnel.

Une note technique visant à préciser les principes de gestion propres à chaque catégorie de personnel complète la présente instruction.

3.2. Soutien général.

Les modalités de soutien des structures de reconversion des niveaux intermédiaire et local dans les différentes configurations de rattachement (en et hors BdD) ont fait l'objet de la note n° 434012/DEF/SGA/DRH-MD/SA2P/ARP du 7 avril 2009 (n.i. BO).

À partir de l\'exercice budgétaire 2010, les dépenses de fonctionnement des structures de reconversion seront prises en charge soit par le groupement de soutien des bases de défense (GSBdD) en ce qui concerne les dépenses de soutien et d'administration générale, soit par le niveau central de l\'agence en ce qui concerne les dépenses liées à la reconversion.

Jusqu\'à l\'achèvement de la montée en puissance des bases de défense, certaines structures de l\'agence de reconversion de la défense ne seront pas soutenues par un GSBdD. Pour ces structures, le principe de prorogation des mesures antérieures sera appliqué dans le cadre de conventions établies localement.

4. DIVERS.

L'instruction n° 613968/DEF/SGA/DFP/DIR du 17 décembre 1999 modifiée relative à l'organisation des centres interarmées de reconversion est abrogée.