1. PRÉAMBULE.

L'organisation, les règlements et les processus de la marine sont définis par des textes signés du chef d'état-major de la marine (CEMM), du major général de la marine (MGM), ou de leurs grands adjoints, généralement par délégation du ministre. Ils complètent les textes législatifs (lois et ordonnances) et réglementaires (décrets et arrêtés) ou les textes issus d'autres autorités du ministère de la défense (état-major des armées, secrétariat général pour l'administration, etc…).

Ces actes, en principe dépourvus de valeur réglementaire, revêtent pour la marine un caractère normatif par l'énumération des principes d'une politique générale, la fixation de règles de fonctionnement et d'organisation, en complétant et orientant l'application des textes amonts, ou par la définition de procédures d\'exécution qui s\'imposent aux organismes de la marine et à leurs personnels. Leur mode normal de publication est donc l\'insertion au Bulletin officiel des armées (BOA) [référence c)]. Ce caractère appelle également la plus grande rigueur dans leur tenue à jour et leur accessibilité.

Il est nécessaire de pouvoir identifier l'ensemble des textes constituant le référentiel documentaire de l'état-major de la marine (EMM) et d'en assurer un accès aisé [références a) et b)].

L'objectif est de disposer en permanence d\'un corpus, formé de ces textes en vigueur produits sous timbre EMM, à la fois exhaustif, consolidé (présenté dans une version à jour où les textes en ligne intègrent les modifications successives apportées) et accessible à tous.

La présente instruction en fixe le périmètre et décrit l'organisation qui y concourt.

2. PÉRIMÈTRE.

La « documentation de base » du niveau de l'état-major de la marine (DBEMM) comprend les textes normatifs à caractère permanent ou temporaire (directives, instructions, circulaires). La correspondance usuelle telle que les lettres, notes ou notes-express est hors de son périmètre. Les décisions, en raison de leur nature particulière, en sont également exclues (même si la plupart d'entre elles sont insérées au BOA).

Cet ensemble de textes se place dans la continuité du corpus législatif et réglementaire et respecte la hiérarchie de normes. Un texte de base EMM nouveau :

• doit respecter les règles édictées dans un texte de niveau supérieur ;
  
• peut modifier les règles antérieures de même niveau ;
  
• entraîne l\'abrogation des règles inférieures contraires.

Le périmètre de la DBEMM n'est pas tracé de manière définitive. Il évolue selon la contribution de chaque bureau. Mais il doit respecter les exigences suivantes :

• nécessité (apport d'une réelle plus-value) : elle se réfère autant que possible aux textes supérieurs sans les recopier ni en diverger et prévoit, si nécessaire, d'être déclinée par des documents de rang inférieur, élaborés au niveau des commandements, services et autorités organiques, le cas échéant à titre d'autorité transverse ;
  
• suffisance : elle contient toutes les dispositions du niveau de l'EMM ;
  
• cohérence : les textes qui la composent ne se contredisent pas et présentent effectivement un caractère normatif ;
  
• actualité : elle demeure toujours en conformité avec les dispositions législatives ou réglementaires en vigueur et les évolutions au sein de la marine.

3. ORGANISATION.

L'instruction citée en référence e) définit l'organisation de l'EMM. Les dispositions particulières pour le suivi des textes de base EMM sont précisées ici.

3.1. Les bureaux de l'état-major de la marine.

L'EMM a adopté depuis 2006 un fonctionnement décentralisé et une méthode de travail collaborative. Chaque bureau est responsable de la rédaction des textes de base relatifs aux domaines qui relèvent de ses attributions. Ils sont signés par délégation du ministre, généralement par le sous-chef d'état-major responsable du domaine fonctionnel dans lequel il œuvre plus particulièrement. Sa responsabilité s'étend à la modification voire l'abrogation des textes en vigueur dont les dispositions deviennent caduques.

3.2. Le bureau organisation, réglementation et affaires juridiques.

Compte tenu de ses attributions, le bureau « organisation, réglementation et affaires juridiques » (EMM/ORJ) veille à la cohérence de la DBEMM. Le cas échéant, il donne les impulsions pour les travaux de mise à jour.

Son expertise en matière légistique lui permet de conseiller les rédacteurs et d'assurer un contrôle de forme systématique, dans le respect des principes de subsidiarité rappelés dans le point 3.1. [référence d)].

3.3. Le secteur « bulletin officiel ».

Tout texte de base est publié au BOA ou au bulletin diffusion restreinte (BDR) [référence f)]. À ce titre, le secteur « bulletin officiel » (EMM/SEC/BO), rattaché au bureau EMM/ORJ, est le gardien de la DBEMM.

Les textes classifiés « confidentiel défense » ne sont pas publiés mais diffusés auprès des seuls organismes qui ont à en connaître. Ils peuvent toutefois apparaître dans la DBEMM, sans être consultables.

Il tient à jour le plan de classement des éditions méthodiques du BOA (BOEM) relevant de la marine et la liste des bureaux de l'EMM responsables pour chacun d'eux.

Il assure la veille des textes publiés au BOA et au BDR.

4. LES OUTILS.

4.1. Le bulletin officiel des armées.

Le BOA comprend :

• une édition chronologique hebdomadaire (BOC) composée de textes réglementaires permanents, temporaires ou techniques et de textes nominatifs ;
  
• une édition méthodique (BOEM) constituée de la totalité des textes à caractère permanent et de certains textes techniques publiés au BOC, répartis suivant un plan de classement thématique.

Le BOA est désormais dématérialisé. L'application « Boréale » (bulletin officiel des armées réalisé sous format électronique), disponible sur l'intranet défense (intradef), offre des fonctionnalités de recherche indexée et rend accessibles tous les états d\'un texte, de sa création à son abrogation en passant par ses différentes modifications. Un texte publié au BOC est assuré de ne pas se « perdre » et d'être en permanence consolidé.

Plus qu\'un outil de publication, « Boréale » est aussi un outil documentaire. La DBEMM, sans mention de protection, sera un sous-ensemble de cette base de données. Pour faciliter l'accès à des thèmes, « Boréale » propose également des fonctionnalités permettant de faire évoluer le plan de classement. L'EMM peut donc adapter à ses besoins les BOEM dont il est responsable : revoir la hiérarchie de ceux existant déjà, en créer d\'autres, voire en supprimer certains. À terme, un titre complet de BOEM sera dédié à la DBEMM.

4.2. Le bulletin diffusion restreinte.

La page intranet marine (intramar) d'EMM/SEC/BO sur le portail Royale.nav offre un accès à la version électronique du BDR.

4.3. Documentation de base EMM.

Une page intitulée « documentation de base de l'EMM » est éditée par SEC/BO sur son site intramar pour offrir dans un sommaire unique l'ensemble des textes de base EMM, non protégé ou diffusion restreinte en vigueur. Un lien pointe vers le document sous « Boréale » ou dans la page BDR. Une simple mention est faite pour les documents classifiés confidentiel défense qui ne sont pas publiés mais uniquement diffusés auprès des seuls organismes qui ont à en connaître.

De façon transitoire, cette page a permis également d\'insérer dans la DBEMM des textes qui, contrairement aux principes exposés au point 3.3., n\'ont pas été publiés.

Les directives, instructions et circulaires antérieures à la publication de la présente instruction, non inscrites au BO ou non répertoriées dans la DBEMM, sont caduques.