INSTRUCTION N° 93/DEF/DGA/INSP/AUD relative aux missions, à l'organisation et au fonctionnement de la cellule d'audit interne de la direction générale de l'armement.
Abrogé le 02 juin 2014 par : INSTRUCTION N° 556/DEF/DGA/SMQ/BAG relative aux missions et à l'organisation de l'administration centrale du service central de la modernisation et de la qualité. Du 04 janvier 2010NOR D E F A 1 0 5 0 1 2 7 J
1. OBJET.
La présente instruction définit les missions, l\'organisation et le fonctionnement de la cellule d\'audit interne de la direction générale de l\'armement.
2. DOMAINE D'APPLICATION.
La cellule d\'audit interne de la DGA assiste l\'inspecteur de l\'armement chef de l\'inspection pour procéder à des audits et des enquêtes de régularité et de gestion.
Cette mission s\'exerce dans le respect de l\'instruction citée en référence d) qui définit les différentes formes d\'audit interne à la DGA, étant précisé que, dans la suite de la présente instruction, le terme « audit interne » recouvre uniquement les « audits de régularité et de gestion ».
Les modalités de réalisation d\'une mission d\'audit interne sont précisées par la procédure de référence e).
3. MISSIONS DE LA CELLULE D'AUDIT INTERNE.
La cellule d\'audit interne a vocation à conduire des audits internes dans l\'ensemble des directions, services et organismes de la DGA, selon les normes internationales relatives à la profession.
Un programme annuel d\'audit interne est décidé par le délégué général pour l\'armement.
Des audits non programmés peuvent également être effectués à la demande du délégué général pour l\'armement, de l\'un de ses adjoints, de l\'inspecteur de l\'armement chef de l\'inspection ou des directeurs centraux intéressés.
La fonction d\'audit interne a pour objet d\'apprécier l\'aptitude des directions, services et organismes à conserver la maîtrise des risques liés à leurs activités et de proposer des améliorations de fonctionnement.
Ceci implique d\'évaluer la conformité, l\'efficacité et la pertinence de leur dispositif, puis de susciter les améliorations qui feront progresser leur performance :
- par les recommandations émises dans les rapports d\'audit ;
- en effectuant un suivi des actions mises en œuvre localement pour répondre aux recommandations formulées ;
- en effectuant éventuellement des suivis d\'audits afin d\'évaluer la mise en œuvre des plans d\'actions retenus suite aux recommandations formulées.
Ainsi, l\'audit combine deux préoccupations :
- donner aux dirigeants de la DGA une assurance raisonnable :
- du respect des règles et directives par les différents acteurs ;
- de l\'existence d\'un dispositif de maîtrise des risques ;
- de l\'efficacité et de la pertinence des processus de ces deux points de vues ;
- conseiller les directions, services et organismes lors de la démarche d\'audit interne.
Il constitue donc un élément du dispositif de contrôle interne de la DGA tel qu\'il est décrit dans l\'instruction et le guide cités, respectivement, en références g) et h).
4. ORGANISATION DE LA CELLULE D'AUDIT INTERNE.
La cellule d\'audit interne de la DGA est rattachée à l\'inspection de l\'armement. Elle relève de l\'inspecteur de l\'armement chef de l\'inspection.
Elle est composée :
- d\'un chef de cellule ;
- d\'un personnel assistant ;
- d\'un animateur « méthodes - qualité » ;
- d\'auditeurs internes.
5. FONCTIONNEMENT DE LA CELLULE D'AUDIT INTERNE.
5.1. Référentiel.
Les audits internes à la DGA sont conduits conformément à l\'ensemble du corpus doctrinal de la profession représenté par :
- la déclaration de responsabilités de l\'audit interne (1), qui définit la nature, l\'objectif et le champ d\'action de l\'audit interne. Publiée en 1947, puis révisée en 1981 et 1991, cette déclaration a été approuvée par le conseil d\'administration de l\'Institute of Internal Auditor (IIA) ;
- le code de déontologie (2), qui énumère les principes moraux qui s\'imposent aux auditeurs internes. Ce code, publié en 1968, révisé le 17 juin 2000 sous l\'autorité du conseil d\'administration de l\'IIA, a été adopté par l\'institut français des auditeurs et consultants internes (IFACI) auquel adhère la cellule d\'audit interne de la DGA ;
- les normes pour la pratique professionnelle de l\'audit interne, qui précisent le rôle et la responsabilité de l\'audit interne vis-à-vis des autres acteurs de l\'entreprise, définissent des critères d\'organisation en vue d\'améliorer la pratique de l\'audit interne. Ces normes ont été publiées en 2001 sous l\'autorité du conseil d\'administration de l\'IIA.
5.2. Démarche.
5.2.1. Donneur d'ordre et bénéficiaires de l'audit.
Le donneur d\'ordre d\'audits internes est le délégué général pour l\'armement.
Les bénéficiaires des audits sont :
- le délégué général pour l\'armement ;
- le directeur général adjoint ;
- les adjoints du délégué général pour l\'armement ;
- l\'inspecteur de l\'armement chef de l\'inspection ;
- les directeurs centraux ;
- les entités auditées ;
- les autres autorités concernées par la mission.
Toutes les directions et tous les services et organismes de la DGA sont susceptibles d\'être audités.
5.2.2. La mission d'audit interne.
La lettre de mission est le document qui apporte la preuve de la légitimité d\'une mission d\'audit interne. Elle est signée de l\'inspecteur de l\'armement chef de l\'inspection.
La préparation permet d\'élaborer le plan d\'audit.
Pour sa mission, l\'auditeur a accès à toute personne, à tout lieu et à tout document, en respectant les consignes de sécurité en vigueur. Une réunion d\'ouverture est prévue avec l\'autorité ou le représentant de la direction, du service ou de l\'organisme audité, cette réunion est préalable à l\'audit proprement dit.
La réunion de restitution est l\'occasion pour les audités de s\'exprimer sur leur perception du déroulement de l\'audit ainsi que sur ses conclusions provisoires.
Au terme de la phase d\'investigation, un rapport provisoire d\'audit est rédigé et diffusé uniquement au responsable de la direction, du service ou de l\'organisme audité et à tout service qui serait concerné par, au moins, une des recommandations émises.
Le responsable de la direction, du service ou de l\'organisme audité, ainsi que le responsable de tout service concerné par, au moins, une des recommandations émises, destinataires du rapport provisoire, disposent d\'un délai d\'un mois pour faire connaître leur avis et produire tous justificatifs supplémentaires avant la rédaction du rapport final.
Le rapport définitif, enrichi des réponses est diffusé - avec une protection minimum « Diffusion restreinte » - sous le timbre de la cellule d\'audit interne de la DGA, accompagné, le cas échéant, d\'une note de commentaires.
Il est adressé :
- au délégué général pour l\'armement ;
- au directeur général adjoint ;
- aux adjoints du délégué général pour l\'armement ;
- à l\'inspecteur de l\'armement chef de l\'inspection ;
- à la sous-direction des systèmes de management du service central de la modernisation et de la qualité ;
- au responsable de la direction, du service ou de l\'organisme audité ;
- aux autres autorités concernées par la mission.
5.3. Programme des actions de progrès d'audit interne.
Les recommandations formulées par l\'auditeur n\'ont pas valeur de décision. En effet, la mise en œuvre des actions de progrès résultant des constats figurant dans les rapports d\'audits conduits par la cellule d\'audit interne de la DGA incombe intégralement au responsable de l\'organisme objet de l\'audit ou de tout service concerné par au moins une des recommandations.
Ceux-ci peuvent ainsi décider d\'intégrer certaines de ces recommandations dans leur plan d\'actions de progrès en matière de qualité interne ou de contrôle interne, voire les proposer à d\'autres entités de la DGA ou élaborer des actions jugées plus appropriées que les recommandations formulées par l\'auditeur. Pour autant, ils modifient leur cartographie des risques en prenant en compte l\'analyse des risques effectuées lors de l\'audit et précisée dans le rapport (cf. procédures et guides cités en références g), h) et i)).
Dans tous les cas, l\'organisme audité et tout service concerné par au moins une des recommandations émises, transmettent à la cellule d\'audit interne de la DGA avec copie à la sous-direction des systèmes de management du service central de la modernisation et de la qualité, le relevé des dispositions et mesures prises, chacun pour ce qui le concerne, pour mettre en œuvre les recommandations retenues.
Dans le cas où la recommandation n\'est pas retenue par l\'entité auditée et qu\'elle ne donne pas lieu à une action, cette dernière justifie sa décision dans le plan d\'actions. La cellule d\'audit en informe l\'inspecteur en charge pour suite éventuelle.
5.4. Suivi des actions de progrès d'audit interne.
Le suivi des actions de progrès décidées comme suite aux audits conduits par la cellule d\'audit interne de la DGA exige une collaboration entre auditeurs et audités.
Ce suivi se fait par échanges d\'informations entre la direction, le service ou l\'organisme audité et la cellule d\'audit interne de la DGA. Il fait l\'objet d\'un suivi des recommandations et des actions quant à leur réalisation. Il peut également faire l\'objet d\'un audit de suivi.
L\'auditeur décide la clôture de la mission d\'audit lorsqu\'il constate que les dispositions prises par la direction, le service ou l\'organisme audité, sur les recommandations retenues, donnant lieu à des actions, ont atteint l\'objectif d\'amélioration préconisé.
5.5. Diffusion du bilan annuel.
Le bilan annuel des travaux de la cellule d\'audit interne fournit au délégué général pour l\'armement et aux autres autorités bénéficiaires à caractère institutionnel une information de synthèse sur les missions de réalisation et de suivi d\'audits effectuées dans l\'année et informe la sous-direction des systèmes de management du service central de la modernisation et de la qualité des actions relatives au contrôle interne.
Ce bilan peut faire apparaître des missions initialement prévues, mais non réalisées. Il est alors proposé au délégué général pour l\'armement, si du moins elles restent d\'actualité, de les reporter dans le programme prévisionnel d\'activité de l\'année suivante.
6. DOCUMENT ABROGÉ.
La deuxième édition de l\'instruction DGA n° 93 fixant les missions et l\'organisation de la cellule d\'audit interne de la délégation générale pour l\'armement, approuvée par note n° 087325/DGA/INSP du 18 mars 2009 (3) est abrogée.
Le chef de la cellule d\'audit interne de la direction générale de l\'armement est chargé, sous l\'autorité de l\'inspecteur de l\'armement chef de l\'inspection, de l\'application de la présente instruction qui sera publiée au Bulletin officiel des armées.
Notes
Pour le ministre de la défense et par délégation :
L\'ingénieur général de l\'armement de classe exceptionnelle,
délégué général pour l\'armement,
Laurent COLLET-BILLON.
Annexes
Annexe I. DÉCLARATION DES RESPONSABILITÉS DE L'AUDIT INTERNE.
1. OBJECTIFS ET CHAMP D'ACTION.
L\'audit interne est, à l\'intérieur d\'une entreprise (ou d\'un organisme), une fonction indépendante d\'appréciation au service de celle-ci ; il est responsable de l\'examen et de l\'évaluation de ses activités.
Son objectif est d\'assister les dirigeants de l\'entreprise afin de leur permettre d\'exercer efficacement leurs responsabilités, en leur apportant des analyses, des appréciations, des recommandations, des avis et des informations sur les activités qu\'il examine. Parmi les bénéficiaires de l\'assistance de l\'audit interne figurent notamment la direction générale et le conseil d\'administration.
Le champ d\'action de l\'audit interne doit comprendre l\'examen et l\'évaluation, d\'une part, du système de contrôle de l\'entreprise, en termes d\'adéquation et d\'efficacité et, d\'autre part, de l\'exécution des responsabilités assignées en termes de qualité.
L\'auditeur interne doit :
- examiner la fiabilité et la rectitude des informations financières et opérationnelles, et les moyens et méthodes utilisés pour identifier, mesurer, classer et diffuser ces informations ;
- examiner les systèmes mis en place pour garantir la conformité avec les politiques, plans, procédures, lois et règlements pouvant avoir un impact significatif sur les opérations et les compte rendus ; il doit déterminer si la direction, le service ou l\'organisme considéré est bien « en conformité » ;
- examiner les moyens de sauvegarde des actifs et, si nécessaire, vérifier l\'existence de ceux-ci ;
- apprécier si les ressources de toutes sortes sont bien utilisées, avec économie et efficacité ;
- examiner les opérations et les programmes pour s\'assurer que les résultats en sont cohérents avec les objectifs et les buts poursuivis, et que ces opérations et programmes ont été menés à bien comme prévu.
2. RESPONSABILITÉ ET AUTORITÉ.
Le département d\'audit interne fait partie intégrante de l\'entreprise et il exerce son action dans le cadre des politiques établies par la direction générale et par le conseil d\'administration.
Son objet, son autorité et sa responsabilité doivent être clairement établis par un document écrit, dont le responsable de la fonction doit rechercher l\'approbation par la direction générale et l\'acceptation par le conseil d\'administration.
La charte doit indiquer clairement les buts de l\'audit interne, préciser que le travail ne connaît de limite et mentionner que l\'auditeur n\'a ni autorité ni responsabilité à l\'égard des activités qu\'il audite.
À travers le monde, l\'audit interne s\'exerce dans des environnements différents et au sein d\'entreprises dont l\'objet, la taille et la structure sont variables ; de plus, les lois et usages diffèrent d\'un pays à l\'autre. Par conséquent, la mise en œuvre des normes pour la pratique professionnelle de l\'audit interne doit tenir compte du contexte dans lequel l\'audit interne exerce sa responsabilité. La conformité avec les idées générales énoncées dans les normes est essentielle pour que cette responsabilité soit active.
Comme mentionné dans le code de déontologie, les adhérents de l\'IIA doivent utiliser des moyens et méthodes compatibles avec les normes.
3. INDÉPENDANCE.
L\'auditeur doit être indépendant des activités qu\'il audite ; il l\'est lorsqu\'il peut accomplir librement son travail et avec objectivité.
L\'indépendance permet à l\'auditeur interne de porter un jugement libre et sans idée préconçue, ce qui est indispensable pour conduire convenablement ses audits. Elle s\'obtient par sa place dans l\'organigramme et par l\'objectivité.
Le positionnement de l\'audit interne doit lui permettre un exercice normal de ses responsabilités. Le responsable de la fonction doit être rattaché à quelqu\'un disposant d\'une autorité suffisante pour promouvoir son indépendance, lui garantir un champ d\'investigation suffisamment large et une mise en œuvre appropriée de ses recommandations.
L\'objectivité est liée à l\'adoption, par l\'auditeur interne, d\'une attitude d\'esprit indépendante lorsqu\'il effectue ses audits ; l\'auditeur interne ne doit pas, subordonner son jugement à celui des autres.
La définition, la mise en place et l\'exercice de la responsabilité de fonctionnement des systèmes ne sont pas des activités d\'audit ; il en est de même pour la rédaction de procédures s\'intégrant dans ces systèmes. Se livrer à de telles activités est de nature à compromettre son objectif.
Annexe II. CODE DE DÉONTOLOGIE.
1. OBJET.
La marque distinctive d\'une profession étant l\'acceptation par ses membres de leur responsabilité à l\'égard de ceux qu\'elle sert, les adhérents de l\'Institue of International Auditors (IIA) doivent respecter, pour s\'acquitter effectivement de leur responsabilité, des normes relatives aux exigences de comportement.
2. RÈGLES D'APPLICATION.
Le présent code de déontologie adopté par l\'IIA s\'impose à ses adhérents dans la mesure où l\'adhésion est un acte volontaire ; en la sollicitant, ils se reconnaissent une obligation d\'auto-discipline supérieure et plus large que le simple respect des lois et règlements.
Les normes de conduite instituées ici établissent les règles essentielles pour la pratique de l\'audit interne ; les adhérents doivent prendre conscience que l\'application de ces règles nécessite un effort personnel d\'interprétation.
Les adhérents qui seraient reconnus coupables de violation de ces normes perdraient le bénéfice de leur adhésion à l\'institut.
3. NORMES DE CONDUITE.
I | Tout adhérent s\'oblige dans l\'accomplissement de sa mission et de ses responsabilités à faire preuve d\'honnêteté, d\'objectivité et de diligence |
II | Tout adhérent doit faire preuve de loyauté à l\'égard des affaires de son employeur ou de qui que ce soit à qui il viendrait à rendre service. Pour autant, il ne doit pas prendre part en connaissance de cause à une activité illégale ou malhonnête. |
III | Tout adhérent doit éviter de s\'engager, en connaissance de cause, dans des actions ou activités qui seraient déshonorantes pour la profession d\'audit interne ou pour son employeur. |
IV | Tout adhérent doit s\'abstenir de s\'engager dans une activité qui pourrait créer un conflit d\'intérêt avec son employeur, ou l\'empêcher de remplir ses obligations et de faire face à ses responsabilités avec l\'objectivité qui convient. |
V | Tout adhérent doit refuser de recevoir tout ce qui peut avoir une valeur et lui serait offert par un employeur, un client, un consommateur, un fournisseur ou quelqu\'un en affaires avec son employeur : cela pourrait compromettre, ou paraître compromettre, son discernement professionnel. |
VI | Tout adhérent ne doit s\'engager à rendre que les services dont il peut raisonnablement espérer s\'acquitter avec toute sa compétence professionnelle. |
VII | Tout adhérent doit utiliser des moyens ou méthodes conformes aux normes pour la pratique professionnelle de l\'audit interne. |
VIII | Tout adhérent doit utiliser avec prudence les informations qu\'il obtient à l\'occasion de l\'exercice de son activité professionnelle. Il ne doit en aucun cas utiliser des informations confidentielles pour en retirer un bénéfice personnel, ni en aucune manière, contrevenir aux dispositions légales ou porter préjudices aux intérêts de son employeur. |
IX | Tout adhérent doit, en permanence, s\'efforcer d\'améliorer sa compétence, l\'efficacité et la qualité de son travail. |
X | Tout adhérent doit, dans la pratique de sa profession, être conscient, à tout moment, de son obligation d\'observer le haut niveau de compétence, de moralité et de dignité édicté par l\'IIA. Il doit se conformer aux statuts de l\'IIA et apporter son concours à la réalisation des objectifs de cet institut. |