1. Enjeux et contexte.

1.1. Les objectifs de la réforme.

1.1.1. Les textes interministériels.

Le protocole d'accord du 21 novembre 2006 (n.i. BO) relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie et la loi n° 2007-148 du 2 février 2007 de modernisation de la fonction publique ont pour objectif de donner un nouvel élan à la formation.

Le décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 régit la formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires de l'État. Le décret n° 2007-1942 du 26 décembre 2007, quant à lui, encadre la formation professionnelle tout au long de la vie des agents civils non titulaires de l'État ainsi que celle des ouvriers de l'État.

Enfin, la circulaire interministérielle du 19 décembre 2007 (n.i. BO) définit les principales modalités d'application de ces deux décrets.

Le but de la présente circulaire ministérielle est donc de transposer, dans le contexte spécifique au ministère de la défense, l'ensemble des mesures liées à cette réforme. Elle concerne l'ensemble des agents civils du ministère, qu'ils soient fonctionnaires, agents contractuels ou ouvriers de l'État.

1.1.2. Les agents, acteurs de leur formation tout au long de leur parcours professionnel.

L'un des buts essentiels de cette réforme consiste à rendre chaque agent pleinement acteur de son évolution professionnelle et l'incite à s'appuyer sur la formation pour la réaliser.

1.1.3. Mieux articuler formation et parcours professionnel.

La formation doit, le plus possible, accompagner les parcours professionnels des agents et leur donner les compétences les préparant à occuper des emplois de niveau supérieur dans une logique de gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences.

1.2. Un enjeu stratégique pour le ministère de la défense.

1.2.1. Poursuivre la politique volontariste déjà engagée.

Le ministère de la défense, engagé depuis plusieurs années dans la valorisation des compétences de son personnel civil, se trouve conforté dans sa démarche par la mise en œuvre de cette réforme.

En effet, le plan de formation, l'entretien de formation, le document ministériel d'orientation à moyen terme concernant la formation (accord-cadre sur la formation) ou le passeport formation (transformation de la fiche individuelle de formation) constituent de longue date le socle de la politique de formation du personnel civil du ministère.

1.2.2. Donner un nouvel élan pour s'inscrire pleinement dans les objectifs de la réforme.

La politique de formation s'articulera, au cours de la période d'application du 5^e accord-cadre de la formation, signé le 29 mai 2008 par le ministre et cinq organisations syndicales autour des axes suivants :

• mettre en œuvre pour tous une formation professionnelle tout au long de la carrière fondée sur les projets professionnels et personnels des agents et sur les besoins des services ;
  
• aider l'agent à bâtir son projet professionnel, accompagner la réalisation des parcours professionnels et mieux prendre en compte l'expérience professionnelle acquise antérieurement ;
  
• renforcer le rôle des acteurs de la formation et rénover le dispositif de pilotage et d'évaluation.

2. Une nouvelle typologie des actions de formation.

 (Modifié : Circulaire du 15/04/2011.)

La formation professionnelle tout au long de la vie comprend  les actions suivantes :

• formation professionnelle statutaire (FAE, FIPP, formation statutaire des chefs d\'équipe, ...) ;
  
• formation continue :
  
• formation continue liée à l\'adaptation immédiate au poste de travail (a) ;
  
• formation continue liée à l\'adaptation à l\'évolution prévisible des métiers (b) ;
  
• formation continue liée au développement ou à l\'acquisition de qualifications (c).
  
• préparation aux examens et concours ;
  
• bilan de compétences ;
  
• validation des acquis de l\'expérience ;
  
• congé de formation professionnelle.

2.1. Formation professionnelle statutaire.

(Modifié : Circulaire du 15/04/2011.)

La formation professionnelle statutaire est destinée à donner les connaissances théoriques et pratiques nécessaires à l\'exercice de leurs fonctions et la connaissance de l\'environnement dans lequel elles s\'exercent aux agents accédant à un corps de fonctionnaires (recrutement, détachement entrant, avancement au choix, ...).

Au ministère de la défense, cette formation professionnelle statutaire a, jusqu\'à présent, pour appellation  formation d\'adaptation à l\'emploi (FAE) ou formation d\'intégration et de prise de poste (FIPP). Définie par un arrêté ministériel particulier pour chaque corps de fonctionnaires du ministère de la défense, elle est adaptée périodiquement afin de correspondre au mieux à la fois aux besoins des personnels accédant à un nouveau corps et à ceux des employeurs. Cet arrêté peut prévoir une modulation des obligations de formation en fonction des acquis de l\'expérience professionnelle des agents.

2.2. Formation continue.

S'adressant à l'ensemble des agents civils du ministère, la formation continue vise à parfaire ou à maintenir une compétence, compte tenu du contexte professionnel dans lequel ces agents exercent leurs fonctions.

Elle se décline selon les trois catégories suivantes :

2.2.1. Formation continue liée à l'adaptation immédiate au poste de travail. (a)

Destinée à faciliter l'exercice de nouvelles fonctions après une mobilité ou après une promotion, c'est une formation qui intervient dans le cadre de la prise de fonctions et qui permet à l'agent d'être rapidement opérationnel. Elle permet aussi d'adapter l'agent aux évolutions du poste de travail ou à l'environnement professionnel en raison de l'introduction immédiate d'une réforme (structures, organisation du travail, réglementation) ou de la mise en place d'un nouveau système d'informations, de nouveaux matériels ou d'un nouvel applicatif métier. Elle se distingue d'une formation statutaire par le fait qu'elle n'est pas prévue dans les statuts particuliers d'un corps de fonctionnaires.

Ce type de formation continue, obligatoirement à l'initiative de l'administration, ne permet pas de mobiliser des heures au titre du droit individuel à la formation (DIF).

2.2.2. Formation continue liée à l'adaptation à l'évolution prévisible des métiers. (b)

Ces actions de formation doivent permettre d'anticiper une évolution prévisible des métiers ou des conditions de travail.

2.2.2.1. Elles visent à approfondir les compétences techniques de l'agent pour le maintenir au niveau d'exigence nécessaire à l'exercice de son métier. Ce cas de figure correspond au besoin, pour les agents, d'actualiser régulièrement leurs savoir-faire professionnels, sans que ce besoin d'actualisation soit directement lié à une réforme précise et immédiate.

2.2.2.2. Elles visent aussi à préparer aux changements induits par la mise en place d'une réforme à venir (structures, organisation du travail, réglementation), d'un nouveau système d'information ou de nouvelles technologies. Il s'agit de changements dont la probabilité est forte ou certaine mais dont les effets sur l'emploi de l'agent ne seront pas immédiats ou ne peuvent pas encore être traduits sous forme de nouveaux savoir-faire opérationnels.

2.2.2.3. La formation permet ainsi à l'agent d'acquérir les « fondamentaux » nécessaires pour faire face aux changements ou répond à des besoins de requalification ou de remise à niveau.

La formation continue qui vise à préparer les agents à l'évolution prévisible des métiers est proposée, de façon générale, par l'administration. Toutefois, dans certains cas, ce type de formation continue peut être à l'initiative des agents et permet alors l'utilisation du droit individuel à la formation.

2.2.2.4. Les actions de formation continue qui visent à préparer les agents à l'évolution prévisible des métiers peuvent de façon exceptionnelle, dûment justifiée, avoir lieu en dépassement des horaires de service dans la limite de 50 heures par an.

Ces heures de formation, si elles sont effectuées à la demande de l'administration, sont considérées comme du travail effectif.

Si ces actions de formation mobilisent le DIF, l'agent peut bénéficier de l'allocation de formation (cf  3.1.1.5.).

Dans tous les cas, l'accord écrit de l'agent est indispensable.

2.2.3. Formation continue liée au développement des qualifications ou à l'acquisition de nouvelles qualifications. (c)

Les actions d'amélioration ou d'acquisition de nouvelles compétences visent deux cas de figure :

2.2.3.1. L'agent approfondit sa culture professionnelle ou son niveau d'expertise pour élargir ses compétences. Il s'agit du cadre habituel des actions de formation destinées aux agents.

2.2.3.2. L'agent construit un projet personnel à caractère professionnel. Il peut, par exemple, chercher à acquérir les bases utiles pour se présenter à terme à un concours. Cette formation peut être aussi la préparation d'un changement d'orientation (changement de famille professionnelle) en vue d'une mutation au sein du ministère, ou préparant à une mobilité hors du ministère.

2.2.3.3. Les actions de formation continue liées au développement des qualifications ou à l'acquisition de nouvelles qualifications peuvent de façon exceptionnelle, dûment justifiée, avoir lieu en dépassement des horaires de service dans la limite de 80 heures par an.

Ces heures de formation, si elles sont effectuées à la demande de l'administration, sont considérées comme du travail effectif.

 Si ces actions de formation mobilisent le DIF, l'agent peut bénéficier de l'allocation de formation (cf  3.1.1.5.).

Dans tous les cas, l'accord écrit de l'agent est indispensable.

2.2.4. Quelques exemples.

Une même action de formation pourra ainsi réunir des agents qui la suivent au titre de l\'une ou l\'autre des trois catégories de formation continue décrites ci-dessus (a, b ou c). C\'est le contexte de chaque demande individuelle de formation qui conditionne sa typologie exacte.

Prenons l\'exemple d\'un stage relatif à une formation de premier niveau sur les marchés publics, visant à préparer à des évolutions sensibles dans ce domaine :

Ex 1 : Monsieur F., nouvellement affecté sur un poste lié aux marchés publics, effectuera cette formation au titre de l\'adaptation immédiate au poste de travail (2.2.1), sur demande de sa hiérarchie (pas d\'utilisation de DIF).

Ex 2 : Madame G., affectée sur un poste lié aux marchés publics, effectuera cette formation sur demande de sa hiérarchie qui souhaite que cet agent réactualise ses connaissances. Il s\'agira alors d\'une formation au titre de l\'adaptation à l\'évolution des métiers (2.2.2) (pas de DIF).

Ex 3 : Mademoiselle H., très performante sur son poste "marchés publics", effectuera cette formation à sa demande, pour se préparer à un futur changement de réglementation. Il s\'agit là encore d\'une formation liée à l\'adaptation à l\'évolution prévisible des métiers (2.2.2). L\'utilisation du DIF est possible, car la demande est formulée à l\'initiative de l\'agent. Si, par contre, c\'est le supérieur hiérarchique de Mlle H. qui lui demande de suivre cette formation, alors le DIF ne peut pas être mobilisé car la demande est à l\'initiative de l\'administration.

Ex 4 : Monsieur I., travaillant dans un domaine voisin des marchés publics, désire élargir son champ de compétences en demandant cette formation. La formation sera effectuée au titre du développement des qualifications ou de l\'acquisition de nouvelles qualifications (2.2.3). C\'est l\'agent qui demande cette formation, donc la mobilisation du DIF est possible. Si c\'était le supérieur hiérarchique de monsieur I. qui lui demandait de suivre cette formation pour avoir plus de polyvalence au sein de son équipe, alors le DIF ne pourrait pas être utilisé.

Ex 5 : Mademoiselle J., secrétaire, désire changer d\'orientation professionnelle pour travailler dans le domaine des marchés publics au sein du même établissement. Si sa demande est validée dans le cadre du plan de formation (besoins de l\'administration), cette formation s\'effectuera aussi au titre du développement des qualifications ou de l\'acquisition de nouvelles qualifications (2.2.3). Le DIF pourra être mobilisé. Cette formation pourrait s\'inscrire dans le cadre d\'une période de professionnalisation ( voir 3.1.2 ) qui permettrait à l\' agent d\'opérer cette mutation fonctionnelle.

2.3. Préparation aux examens et concours.

Ces actions de formation, organisées ou agréées par l\'administration, ont pour but de préparer les agents aux examens ou concours mis en place ou relayés au sein du ministère. Ces formations peuvent s\'exercer en présence des bénéficiaires ou par correspondance, ou par voie électronique ou encore par voie télématique.

Sans préjudice des dispositions ministérielles en vigueur (notamment de l\'instruction 1214 du 27 juillet 1982), ces préparations aux examens et concours peuvent être prises en compte sur la durée de service des agents dans une limite maximale de 5 journées de service (cf art 21 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 et art 6 du décret n° 2007-1942 du 26 décembre 2007) à temps complet pour une année donnée si elles s\'effectuent en présence des bénéficiaires. Le DIF peut être mobilisé pour effectuer une formation de ce type en complément de ces 5 jours.

Ex : En 2009, un agent pourrait bénéficier de 90 h de décharge de service à ce titre : 30 h ( 5 journées de service) + 30 h de DIF capitalisé + 30 h de DIF par anticipation.

Par contre, les formations par correspondance, par voie électronique ou télématique ne permettent pas d\'utiliser le DIF. Elles ne permettent pas non plus de bénéficier de décharges de service.

2.4. Bilan de compétences.

La réalisation d\'un bilan de compétences permet aux agents d\'analyser leurs compétences, leurs aptitudes et leurs motivations. Il est réalisé en vue de définir un projet professionnel. Ce bilan de compétences, s\'il est validé dans le plan de formation, est pris en charge financièrement par l\'administration. Un agent ne peut demander à bénéficier d\'un bilan de compétences qu\'après avoir accompli au moins dix ans de service effectif. Il ne peut prétendre qu\'à un seul autre bilan de compétences, cinq ans au moins après le précédent.

Un congé de 24 heures, éventuellement fractionnable, est désormais accordé pour la réalisation du bilan de compétences (art 22. du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 et art 8. du décret n° 2007-1942 du 26 décembre 2007).

Ce congé peut être complété par la mobilisation d\'heures au titre du DIF. Le résultat de ce bilan de compétences reste la propriété entière de l\'agent.

2.5. Validation des acquis de l'expérience.

La validation des acquis de l\'expérience (VAE) permet l\'acquisition d\'un diplôme, d\'un titre à finalité professionnelle ou d\'un certificat de qualification inscrit au répertoire national des certifications professionnelles (article L. 335-6. du code de l\'éducation ⁽¹⁾).

Le ministère de la défense s\'est engagé à accompagner complètement 1500 parcours de validation des acquis de l\'expérience, à raison d\'un seul parcours par agent. Les demandes de VAE supplémentaires sont traitées dans le cadre général de la fonction publique, décrit dans le paragraphe suivant.

Un congé de 24 heures, éventuellement fractionnable, est désormais accordé dans le cadre d\'une démarche de validation des acquis de l\'expérience (art 23. du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 et art 8. du décret n° 2007-1942 du 26 décembre 2007).

Ce congé peut être complété par la mobilisation d\'heures au titre du DIF.

2.6. Congé de formation professionnelle.

Celui-ci permet l\'approfondissement de la formation d\'un agent en vue de satisfaire à ses projets personnels ou professionnels (6° de l\'article 34. de la loi du 11 janvier 1984). Ses modalités demeurent inchangées, si ce n\'est que l\'obligation de ne recourir qu\'à des établissements agréés par l\'État est désormais supprimée.

3. Les outils.

3.1. De nouveaux outils.

3.1.1. Le droit individuel à la formation.

3.1.1.1. Généralités sur le droit individuel à la formation.

Tous les agents civils du ministère bénéficient désormais d\'un droit individuel à la formation professionnelle (DIF). Ce droit individuel à la formation est obligatoirement lié à une action de formation inscrite au plan de formation et réalisée en fonction de la typologie décrite dans le point 2 de la présente circulaire. Il peut ainsi être utilisé par rapport à des actions de formation continue [(b) ou (c)] demandées à l\'initiative de l\'agent. Il peut aussi être mobilisé en complément des congés prévus pour les préparations aux concours et examens professionnels (5 jours + DIF), pour la réalisation d\'un bilan de compétences (24 h + DIF), pour la validation des acquis de l\'expérience (24h + DIF) ou encore dans le cadre d\'une période de professionnalisation (voir 3.1.2. : c\'est le seul cas où la demande peut aller jusqu\'à 240 h).

Aucune formation par correspondance, par voie électronique ou télématique ne permet l\'utilisation du DIF.

3.1.1.2. Décompte et suivi du droit individuel à la formation.

Tout agent bénéficie depuis le 1^er juillet 2007 (date d\'entrée en vigueur de la loi de modernisation de la fonction publique du 2 février 2007) d\'un droit individuel à la formation (DIF) de 20 heures par an. Ce droit est annuel, compté en année civile et capitalisable au 31 décembre de chaque année.

Le décompte de ce droit s\'effectue pour une année civile entière travaillée à temps complet. Il est calculé au prorata du temps travaillé pour les agents travaillant à temps partiel lorsque ce temps partiel n\'est pas de droit. Le calcul final est toujours arrondi à l\'heure supérieure.

Ex 1 : Madame W. intègre le ministère le 16 avril 2008, sans avoir bénéficié de DIF auparavant. Elle travaille à 80% du 1^er septembre au 31 décembre. L\'année se décompose ainsi en 3 périodes

- du 01/01 au 15/04   :            DIF = 0

- du 16/04 au 31/08   :            DIF = (20*4,5)/12 = 7,5

- du 01/09 au 31/12   :            DIF = (20*4*0,8)/12 = 5,33

Madame W. bénéficiera donc de 0 + 7,5 + 5,33 = 12,83 , arrondi à 13 heures, au titre du DIF.

Ex 2 : Monsieur V. intègre le ministère le 8 avril 2009, sans avoir bénéficié de DIF auparavant. Il travaille à temps complet. En fin d\'année 2009, son capital DIF s\'élèvera à :

- DIF = (20*8,5)/12 = 14,16  arrondi à 15 heures au titre du DIF

Les agents intégrant le ministère en provenance d\'une autre administration, ou même du secteur privé, pourront transférer leur capital d\'heures au titre du DIF. De même, un agent effectuant une mobilité au sein du ministère de la défense ou vers un autre département ministériel conservera son capital DIF.

Le suivi du capital (en heures) DIF sera effectué par le responsable de formation de l\'établissement. Ce suivi sera réalisé manuellement sur la fiche individuelle de formation (futur passeport formation) tant que le module formation n\'aura pas été intégré dans le SIRH ALLIANCE. L\'administration informera annuellement, à l\'occasion de l\'entretien de formation, les agents des droits qu\'ils ont acquis au titre du DIF.

Ce droit est de 10 heures au titre de 2007 (loi du 2 février 2007), utilisables à partir du 1^er janvier 2008. Pour l\'année 2008, 20 nouvelles heures de DIF, utilisables à compter du 1^er janvier 2009, seront créditées à chaque agent. Un agent qui n\'aura pas utilisé de DIF en 2008 disposera donc d\'un capital de 30 heures au 1^er janvier 2009.

Pour le calcul des droits ouverts au titre du DIF, sont prises en compte les périodes d\'activité (y compris les congés qui en relèvent), les périodes de mise à disposition, de détachement, ainsi que les périodes de congé parental.

Lorsqu\'une action de formation mobilise du DIF, dès réalisation de l\'action de formation, les heures utilisées pour cette formation sont décomptées du capital DIF de l\'agent.

Les droits acquis annuellement peuvent être cumulés jusqu\'à une durée de 120 heures. En cas de non utilisation, les heures de DIF seront plafonnées à 120 heures et maintenues à ce niveau jusqu\'à mobilisation totale ou partielle de ces heures capitalisées.

Pour éviter l\'effet de cumul d\'heures de DIF, le recours à ce nouveau droit doit être encouragé et le refus par l\'administration d\'une demande de DIF doit être systématiquement motivé.

Ex 1 : Monsieur X mobilise pour la première fois des heures au titre du DIF lors d\'une formation de 2 jours (2 x 6 heures) se déroulant courant 2009. En début d\'année 2009, son capital DIF est de 30 heures (10 h 2007 + 20 h 2008). À l\'issue de cette formation, son compteur DIF marquera donc 18 heures (30 -12). Si aucune autre formation n\'est demandée au titre du DIF en 2009, ce compteur passera à 38 heures au 31-12-2009.

Ex 2 : Madame Y. souhaite mobiliser pour la première fois des heures au titre du DIF lors d\'une formation de 10 jours (10 x 6 heures) se déroulant courant 2010. En début d\'année 2010, son capital DIF est de 50 heures (10 h 2007 + 20 h 2008 + 20 h 2009). Madame Y. ne pourra donc utiliser ses heures de DIF pour cette formation en 2010 qu\'en utilisant 10 heures par anticipation ( voir 3.1.1.4 ).

Ex 3 : Monsieur Z. utilise le DIF pour une formation d\'une journée (6 heures) en 2008. Il utilise une seconde fois son DIF pour une formation de 3 jours (3 x 6 h) en 2009. Début 2010, son capital DIF sera donc de 26 heures (10 h [2007] - 6 h + 20 h [2008] - 18 h + 20 h [2009]).

3.1.1.3. Recueil et validation des demandes de droit individuel à la formation.

Lors de l\'entretien de formation, l\'agent peut exprimer son souhait de mobiliser le DIF pour une action de formation. Cette pré-demande, visée par le supérieur hiérarchique, est notée dans le compte-rendu d\'entretien de formation (annexe I.).

Dans un second temps, un mois avant la validation du plan de formation au niveau régional (ou au niveau central pour la DGA : c\'est le niveau où l\'engagement financier est pris), le responsable de formation formalise la demande de DIF de l\'agent en lui faisant remplir la première partie du formulaire cité en annexe II et il transmet aussitôt cette demande officielle au conseiller coordonnateur en formation (CCF). C\'est à partir du moment où l\'agent a signé cette demande officielle que court le délai de 2 mois pour obtenir une réponse à cette demande de DIF.

Dès que le plan de formation a été validé, le CCF en informe l\'établissement, notamment par rapport aux demandes d\'utilisation du DIF. Le chef d\'établissement (par l\'intermédiaire du responsable de formation) retourne alors à l\'agent la réponse à sa demande de DIF (seconde partie du formulaire).

3.1.1.4. Mobilisation du droit individuel à la formation par anticipation.

À compter du 1^er janvier 2009, il sera possible d\'utiliser, par anticipation, un nombre d\'heures de DIF égal ou inférieur au nombre d\'heures déjà capitalisées. Le « compteur » DIF peut donc être négatif.

Le cumul des heures capitalisées et de celles prises par anticipation ne peut toutefois pas dépasser 120 heures, sauf dans le cadre d\'une période de professionnalisation (c\'est le seul cas où la demande peut aller jusqu\'à 240 heures).

L\'utilisation anticipée du droit individuel à la formation ne peut intervenir qu\'en application d\'une convention entre l\'administration et l\'agent (annexe III.) qui précise également la ou les actions de formation retenues, les modalités de contrôle de l\'assiduité de l\'agent et, le cas échéant, la part de ces actions se déroulant hors temps de service. Cette convention précise aussi la durée de l\'obligation de servir à laquelle s\'astreint l\'agent intéressé (durée égale au temps de service nécessaire pour obtenir les heures de DIF prises par anticipation).

Ex 1 : Monsieur L. a besoin d\'utiliser 42 heures de DIF en 2009. S\'il n\'a jamais utilisé d\'heures à ce titre, son compteur DIF marquera 30 heures en début d\'année. Il devra donc prendre 12 heures par anticipation. Son compteur marquera donc -12 heures après la formation et il repassera à 8 heures début 2010.

Ex 2 : Madame M. utilise 96 h de DIF en 2010. Elle n\'en a jamais utilisé auparavant. Son compteur est donc à 50 h en début d\'année 2010. Par anticipation, elle pourrait donc mobiliser jusqu\'à 50 heures. Son compteur marquera donc -46 heures après la formation, il repassera à -26 heures début 2011, puis à -6 heures début 2012 et reviendra à 14 heures début 2013. C\'est donc seulement en 2013 qu\'elle pourrait de nouveau mobiliser des heures au titre du DIF. Elle sera donc astreinte à une obligation de servir jusqu\'à fin 2012.

3.1.1.5. Utilisation du droit individuel à la formation hors temps de travail.

(Modifié : Circulaire du 08/02/2010.)

Les actions de formation retenues au titre du DIF peuvent, dans certaines situations particulières dûment justifiées, se dérouler hors du temps de service de l\'agent. Elles donnent alors droit au paiement d\'une allocation de formation égale à 50 p.100 du traitement horaire de l\'agent. Cette allocation de formation est versée par l\'employeur, sur les crédits du titre 2 (rémunérations et charges sociales).

Toute action de formation hors temps de travail doit faire l\'objet d\'une convention (annexe V.) entre l\'agent et l\'administration.

3.1.2. Les périodes de professionnalisation.

Les périodes de professionnalisation, engagées à l\'initiative de l\'administration ou sur demande des agents, sont des périodes d\'une durée maximale de 6 mois comportant une activité de service et des actions de formation en alternance. Elles permettent surtout de favoriser l\'accès des agents à des emplois exigeant des compétences nouvelles ou correspondant à des qualifications différentes. Elles peuvent se dérouler dans un emploi différent de l\'affectation antérieure.

Les périodes de professionnalisation n\'ont aucunement vocation à remplacer le dispositif spécifique d\'accompagnement des réorganisations du ministère de la défense.

Pour les fonctionnaires, elles peuvent donner accès à un autre corps ou cadre d\'emplois de même niveau dans une autre filière professionnelle. Cette période de professionnalisation serait alors suivie d\'une période de détachement, puis d\'une intégration.

Ces périodes de professionnalisation s\'adressent surtout aux agents comptant 20 ans de services effectifs ou âgés d\'au moins 45 ans ainsi qu\'aux agents en situation de reconversion professionnelle, de reclassement ou d\'inaptitude physique.

La mise en œuvre d\'une période de professionnalisation donne lieu à une convention entre l\'agent et les administrations intéressées. Cette convention définit les fonctions auxquelles l\'agent est destiné, la durée de la période de professionnalisation, les qualifications à acquérir et les actions de formation prévues. Cette convention peut prévoir un complément pouvant aller jusqu\'à 120 heures de DIF prises par anticipation en plus par rapport à l\'utilisation du DIF dans d\'autres situations (art 18. du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 et art 5. du décret n° 2007-1942 du 26 décembre 2007).

Les actions de formation incluses dans la période de professionnalisation peuvent se dérouler pour tout ou partie hors du temps de service et s\'imputer sur le DIF, après accord écrit de l\'agent.

3.2. Des outils existants, mais rénovés.

3.2.1. Le document d'orientation à moyen terme concernant la formation.

(Modifié : Circulaire du 15/04/2011.)

Au ministère de la défense, c\'est l\'accord-cadre sur la formation professionnelle tout au long de la vie qui constitue le document d\'orientation à moyen terme dans le domaine de la formation. Cet accord-cadre est élaboré en étroite collaboration avec les employeurs et en concertation avec les organisations syndicales représentatives.

L\'accord cadre sur la formation fixe les lignes directrices de la politique de formation du personnel civil pour une période déterminée.

Il est complété par des orientations annuelles ou axes stratégiques de formation ⁽²⁾ élaborés par la DRH-MD et examinés par le groupe central de coordination de la formation (GCCF).

Il est décliné, par employeur, dans des schémas directeurs de la formation.

L\'ensemble de ces documents de cadrage définit la politique de formation du personnel civil du ministère de la défense.

3.2.2. Le plan de formation.

Les dispositions des décrets précités confortent la notion de plan de formation. Celui-ci est pratiqué au ministère de la défense depuis de nombreuses années. Le plan de formation doit être envisagé au sens large : il s'agit de toutes les formations validées par l'administration, qu'elles aient été programmées ou non (sens donné par la fonction publique). Il est d'ailleurs nécessaire de faire évoluer la construction du plan de formation afin de gagner en réactivité en raccourcissant les délais entre la demande de formation et la réalisation effective de cette formation.

3.2.3. L'entretien de formation.

(Modifié : Circulaire du 15/04/2011.)

Depuis de nombreuses années, chaque agent bénéficie annuellement d\'un entretien de formation.

Celui-ci doit être préparé tant par l\'agent que par le supérieur hiérarchique.

Il est précisé que l\'entretien de formation constitue, pour certains corps, l\'un des volets de l\'entretien professionnel.

Moment privilégié de dialogue entre l\'agent et son supérieur hiérarchique, l\'entretien de formation doit permettre de mettre en relief les compétences acquises par l\'agent ainsi que celles lui restant à développer pour l\'exercice de ses fonctions mais aussi dans une perspective de parcours professionnel.

Cet entretien doit aussi être l\'occasion d\'évoquer le projet professionnel de l\'agent ainsi que les moyens à mettre en œuvre pour sa réalisation : préparations aux examens ou concours, VAE, utilisation du DIF, périodes de professionnalisation etc...

Il ne peut en aucun cas être exclusivement axé sur la mise en œuvre de formations concourant à la réalisation des objectifs fixés lors de l\'entretien professionnel.

Le compte-rendu de l\'entretien de formation (annexe I.) est rédigé lors de l\'entretien (il en constitue le fil directeur) puis exploité par le responsable de formation qui élabore le plan local de formation.

L\'entretien de formation fait désormais partie intégrante de l\'évaluation dont il constitue le volet « formation ». Le formulaire utilisé pour l\'entretien de formation (pour les agents ne bénéficiant pas de l\'entretien professionnel) est donc le même que celui du volet formation de l\'entretien professionnel. Comme le reste de l\'entretien professionnel, ce volet « formation » doit être préparé tant par l\'agent que par son supérieur hiérarchique, notamment en consultant préalablement l\'offre de formation proposée et en préparant pour chaque demande l\'intitulé exact et le code du stage.

Dans le cadre de l\'entretien professionnel, une fois l\'entretien terminé, ce formulaire devra être dupliqué afin qu\'un exemplaire reste avec le compte rendu d\'entretien professionnel (pour garder une cohérence d\'ensemble du document). L\'autre exemplaire sera transmis au responsable de formation en charge de la programmation de formation de l\'établissement dont dépend l\'agent.

Ce formulaire a été extrêmement simplifié et il prend en compte la mise en place du module formation dans le SIRH Alliance. Une partie des informations est d\'ailleurs directement incrémentée par les données contenues dans le SIRH. Il est conçu pour servir de « fil rouge » à la conduite de cette partie de l\'entretien professionnel. Les formations d\'intégration et de prise de poste statutaires définies par arrêté peuvent être abordées lors de l\'entretien, dans le cours du dialogue, mais n\'apparaissent pas dans ce formulaire.

1. Identification de l\'agent.

Ce « bloc » d\'identification, nécessaire puisque ce formulaire sera isolé du reste du document pour être traité par le responsable de formation, sera incrémenté directement par les données d\'Alliance.

2. Bilan des formations demandées lors de l\'entretien (N-2).

Là encore, les données contenues dans Alliance permettent d\'incrémenter le libellé et le code de chacune des demandes de formation formulées lors de l\'entretien (N-2). La case « Réalisée » sera automatiquement cochée si la formation a été effectivement suivie. Il ne restera plus à l\'agent et à l\'évaluateur qu\'à cocher la case « Mise en pratique » si les compétences acquises lors de cette formation ont pu être effectivement mises en pratique sur le poste depuis la réalisation de la session de formation.

3. Demandes de formation continue à l\'initiative de l\'administration.

Les demandes au titre de l\'administration doivent refléter les priorités de formation définies par le chef d\'établissement et communiquées aux différents cadres menant les entretiens. Ces priorités constituent elles-mêmes la déclinaison, en fonction des spécificités de l\'établissement, du schéma directeur de formation élaboré par l\'autorité centrale d\'emploi. C\'est donc au travers de cette priorisation des demandes de l\'administration que la politique de formation de l\'employeur se traduit.

Ces formations relèvent obligatoirement de la formation continue. Le code de leur typologie (formation à l\'adaptation immédiate au poste de travail : A1, formation liée à l\'évolution prévisible des métiers : B1 ou formation liée au développement des qualifications : C1) est donc à inscrire dans la case en début de ligne.

Le cadre a préparé l\'entretien. Il a donc consulté l\'offre de formation. Si la formation qu\'il désire faire suivre à l\'agent existe dans cette offre, il a noté le libellé exact et le code de cette formation. Il suffit donc de retranscrire ces informations dans les cases correspondantes.

Trois demandes de formation au maximum peuvent être à l\'initiative de l\'administration et elles sont obligatoirement priorisées avec une seule P1, une seule P2 et une seule P3.

Si le cadre ne demande qu\'une formation pour l\'agent qu\'il reçoit en entretien et qu\'il estime que cette formation n\'est pas prioritaire, il peut très bien ne lui donner qu\'une priorité P2 ou P3.

Si aucune demande n\'est formulée par l\'administration, il faut le formaliser et inscrire le code Z0 dans la typologie et « aucune demande » dans le libellé de la formation.

Les stages proposés dans l\'offre de formation indiquent souvent le niveau de compétences qui est à atteindre à l\'issue de la formation : (S)ensibilisation - (A)pplication) - (M)aîtrise - (E)xpertise.

Il suffit d\'indiquer dans la case « Niveau » la lettre qui correspond : S, A, M ou E.

Il est bien évident que l\'on ne demandera pas à un agent qui possède un niveau « S » dans une compétence donnée d\'atteindre directement le niveau « E ». C\'est le niveau immédiatement supérieur à celui que possède l\'agent qui doit être visé.

Le fait qu\'une formation soit nécessaire à un agent pour qu\'il puisse atteindre les objectifs qui lui ont été assignés ne doit pas être systématisé et doit même rester relativement exceptionnel. Une seule demande de formation peut donc raisonnablement concourir à l\'atteinte des objectifs fixés à l\'agent (s\'il en faut plus, c\'est que les objectifs n\'ont pas été correctement définis) et elle doit obligatoirement être la P1 de l\'administration. Cocher dans ce cas la case « Objectifs ».

4. Demandes de formation continue à l\'initiative de l\'agent et autres modalités de mise en œuvre du projet professionnel.

Le code de la typologie de la formation demandée (voir légende) est à inscrire dans la case en début de ligne.

L\'agent a préparé l\'entretien. Il a donc consulté l\'offre de formation. Si la formation qu\'il désire suivre existe dans cette offre, il a noté le libellé exact et le code de cette formation. Il suffit donc de retranscrire ces informations dans les cases correspondantes. Un code stage indéfini est utilisé lorsqu\'un besoin de formation n\'a pas trouvé de formalisation dans le référentiel de stages. L\'agent doit dans ce cas exprimer clairement sa demande.

Trois demandes de formation au maximum peuvent être à l\'initiative de l\'agent et elles sont obligatoirement priorisées avec une seule P1, une seule P2 et une seule P3.

Si l\'agent ne demande qu\'une formation et qu\'il estime que cette formation n\'est pas prioritaire, il peut très bien ne lui donner qu\'une priorité P2 ou P3.

Si aucune demande n\'est formulée par l\'agent, il faut le formaliser et inscrire le code Z0 dans la typologie et « aucune demande » dans le libellé de la formation.

Les stages proposés dans l\'offre de formation indiquent souvent le niveau de compétences qui est à atteindre à l\'issue de la formation : (S)ensibilisation - (A)pplication) - (M)aîtrise - (E)xpertise.

Il suffit d\'indiquer dans la case « Niveau » la lettre qui correspond : S, A, M ou E.

Il est bien évident que l\'agent qui possède un niveau « S » dans une compétence donnée ne cherchera pas à atteindre directement le niveau « E ». C\'est le niveau immédiatement supérieur à celui qu\'il possède qui doit être visé.

Si l\'agent envisage de mobiliser des heures au titre du droit individuel à la formation (DIF) pour suivre une formation, il suffit de cocher la case. Il s\'agit ici seulement d\'une indication, mais qui est nécessaire pour que le responsable de formation puisse re-contacter ultérieurement l\'agent afin de formaliser la demande d\'utilisation des heures de DIF.

Les cases « Capital DIF ... » sont pré-remplies par le responsable de formation préalablement à l\'entretien. La case « Estimation de la durée ... » est à renseigner si, pour une formation pour laquelle l\'agent envisage de mobiliser son DIF, le nombre d\'heures de cette formation est indiqué dans le descriptif du stage dans l\'offre de formation.

3.2.4. Le passeport formation.

La fiche individuelle de formation (FIF), retraçant l'ensemble des formations suivies par un agent, sera complétée dans le SIRH ALLIANCE par un volet retraçant les compétences acquises par cet agent. L'ensemble de ces éléments constituera le passeport formation de l'agent.

3.2.5. Les statistiques de la formation.

La nouvelle typologie des actions de formation induit une adaptation des remontées statistiques, tant au niveau prévisionnel que lors du bilan de l'année écoulée. D'un point de vue statistique, l'axe de formation retenu, selon la nouvelle typologie interministérielle, sera désormais complété (à la suite de chaque demande de formation) par la famille professionnelle MORGANE à laquelle cette formation se rattache (annexe IV.). Cette nouvelle méthode permettra de disposer de données plus fines que précédemment sur les domaines professionnels dans lesquels s'effectuent les formations.

Je compte sur la mobilisation de tous pour accompagner cette réforme d'envergure de la formation professionnelle et en relayer les principales modalités d'application par un effort particulier de communication et d'information auprès de l'ensemble des agents dans chaque entité du ministère. Vous voudrez bien me tenir informé, sous le présent timbre, des éventuelles difficultés rencontrées dans sa mise en œuvre.