La présente instruction a pour objet de définir les différents types de sceaux de l'Etat utilisés par les organismes de l'administration centrale et les règles relatives à leur emploi.

1. Description des sceaux de l'Ét at.

Les timbres métalliques conformes au modèle dit « sceau de l'Etat » du décret du 25 septembre 1870 sont décrits ci-après :

1.1. Timbre humide officiel.

Timbre en laiton de forme ronde, gravure en relief, avec, au centre la figure de la « Liberté » telle qu'elle est déterminée pour le sceau de l'Etat et, au-dessous, l'inscription horizontale « République française ».

1.2. Timbre à cacheter.

La description de ce timbre est semblable à la précédente ; toutefois, la gravure est en creux.

1.3. Timbre sec.

Timbre en acier de même description que le timbre humide officiel.

2. Emploi.

Les autorités de l'administration centrale ayant qualité pour faire usage des timbres officiels sont celles ayant reçu délégation de signature du ministre soit par décret, soit par arrêté publiés au Journal officiel.

2.1. Timbre humide officiel.

Il est recommandé d'apposer l'empreinte du timbre humide officiel au côté gauche de la signature en empiétant légèrement sur celle-ci de manière à ce qu'elle reste parfaitement lisible.

Cette empreinte ne doit pas être apposée sur la correspondance échangée entre les bureaux, directions et services relevant d'une même autorité.

Il est précisé que, pour un même document, l'apposition du timbre humide n'est effectuée que sur l'original.

2.2. Timbre à cacheter et timbre sec.

En règle générale, le timbre à cacheter est utilisé avec de la cire pour sceller les enveloppes. La presse à timbre sec est employée pour authentifier des pièces dont l'origine doit être indiscutable, pièces d'identité notamment.

3. Fourniture des timbres.

3.1. Réalisation des timbres.

Conformément aux dispositions de l'arrêté du 16 juin 1986, la direction de l'administration générale (sous-direction des immeubles et du matériel) met en place les sceaux de l'Etat et est seule habilitée à le faire.

Dans le but de maintenir l'uniformité dans l'emploi des timbres et de contrôler leur répartition, les autorités qui en sont dotées ne doivent détenir et faire usage que des timbres qui leur sont fournis par l'intermédiaire de la DAG.

3.2. Demandes de timbres.

Les organismes de l'administration centrale adressent directement leur commande à la direction de l'administration générale (sous-direction des immeubles et du matériel) en se conformant au modèle figurant dans l'annexe de la présente instruction.

4. Contrôle et suivi.

4.1. Numérotation lors de la mise en circulation.

La direction de l'administration générale (sous-direction des immeubles et du matériel) est chargée d'attribuer un numéro à chaque sceau. Ce numéro qui identifie le sceau, est pris dans une suite unique et continue.

4.2. Responsabilité de l'apposition des timbres.

Toute autorité qui, de par ses fonctions, est habilitée à utiliser des timbres officiels assure sous son entière responsabilité le bon emploi des timbres : elle surveille ou fait surveiller notamment leur apposition sur les documents qu'elle estime nécessaire d'authentifier.

Tout abus constaté en ce qui concerne l'emploi des sceaux de l'Etat tombe sous le coup des pénalités édictées par la loi du 18 mars 1918 (BO/M, p. 413) réglementant la fabrication et la vente des sceaux, timbres et cachets officiels, sans préjudice des pénalités édictées par les articles 139 à 143 du code pénal.

4.3. Conservation des timbres.

Toute autorité détenant des sceaux de l'Etat est responsable de leur conservation. Les sceaux doivent, en dehors des périodes d'utilisation, être enfermés dans des coffre-forts ou des armoires fortes à combinaisons multiples, si possible de fabrication nationale et de fiabilité reconnue. Il est également souhaitable d'utiliser des coffres équipés d'un système d'alarme ou d'un compteur d'ouverture.

La combinaison des coffres-forts ne doit être connue que des seuls utilisateurs, et doit présenter des garanties suffisantes : complexité pour être fiable, silence de fonctionnement, résistance maximale à la manipulation frauduleuse. Une copie de cette combinaison est à conserver sous enveloppe opaque, fermée, dans le coffre-fort d'une autorité spécialement désignée, la clef correspondante devant être mise dans un coffre distinct. Les combinaisons doivent être changées au moins tous les six mois, lors des mutations des personnels utilisateurs et en cas de risque ou d'éventualité de compromission.

Les clefs doivent être mises en sécurité, notamment en dehors des heures ouvrables, suivant une procédure clairement définie par chaque autorité responsable (coffre mural à combinaisons, garde permanente avec système d'alarme). En aucun cas, le personnel n'est autorisé à emporter à l'extérieur des lieux de travail les clefs des coffres ou armoires où sont conservés les sceaux de l'Etat. Dans la mesure du possible, il convient d'utiliser des coffres muraux, sans clef, à combinaison et à commande unique ou avec ouverture par lecteur de badge.

4.4. Timbres perdus ou volés.

En cas de perte ou de vol de timbre, le remplacement de ce dernier est demandé et s'effectue suivant la procédure décrite au paragraphe 3.2.

Toutefois, le chef de poste de protection et de sécurité de la défense auquel est rattachée l'autorité qui formule la demande (PPSD cité guerre, PPSD cité de l'air, PPSD COMAR Paris) doit être immédiatement avisé par celle-ci de la perte ou du vol du timbre.

4.5. Timbres usagés, pémimés ou devenus sans emploi.

Les timbres usagés, qui doivent être retirés du service dès qu'ils ont été remplacés, ou sont devenus sans emploi par dissolution de l'organisme ou changement d'appellation, sont reversés à la direction de l'administration générale (sous-direction immeubles et du matériel) aux fins de dénaturation (meulage des inscriptions) ou d'aliénation.

5. Mesures d'application.

Le directeur de l'administration générale est chargé de l'application de la présente instruction.